Smart Suite ERP, CRM and SCM

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1 Esta obra esta bajo una licencia reconocimiento-no comercial 2.5 Colombia de creativecommons. Para ver una copia de esta licencia, visite o envié una carta a creative commons, 171second street, suite 30 San Francisco, California 94105, USA ADEMPIERE Politécnico Colombo Andino Autor: Camilo Andrés Urbina Ramírez Director de tesis: Carlos Quijano Narvaez POLITÉCNICO COLOMBO ANDINO FACULTAD DE ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS BOGOTÁ D.C. AGOSTO

2 TABLA DE CONTENIDO 1. ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) 3 1. Que son? Soluciones ERP Beneficios Etapas de la tecnología de información y los ERP CONCEPTO 5 1. Historia de Adempiere Descripción del software Arquitectura de la aplicación REQUISITOS DEL SISTEMA 7 1. Hardware Software INSTALACION 8 1. Instalación de PostgreSQL Instalación de Java JDK y JRE Instalación de Webmin Creación del usuario y la base de datos de Adempiere Instalación del servidor Adempiere CONFIGURACION Instalación del paquete de lenguaje es_co Instalar Localización Colombia Instalar datos de configuración en GardenWorld Instalar datos de configuración en otras compañías Geografía Crear una nueva empresa (PUC Colombia) Días Festivos ADMINISTRACION Creación del menú personalizado Creación de Roles Creación de Usuarios BIBLIOGRAFIA AGRADECIMIENTOS 60 2

3 ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) 1. Que son? En castellano significa Planeamiento de los Recursos de la Empresa. Los ERP (Enterprise Resource Planing), son sistemas de planeación de recursos que se encuentran ya en su tercera etapa, sus etapas posteriores son los MRP (Manucfacturing Resource Planning) I y II, cuya objetivo primordial era mejorar la información y planeación en el proceso productivo. Las suite ERP son software que proveen aplicaciones de control y contables, administración de producción y materiales, administración de calidad y mantenimiento de fábricas, distribución de ventas, administración de recursos humanos y administración de proyectos, dejando a un lado la heterogeneidad de los sistemas MRP y vinculando todos los sectores de la organización. La característica más significativa es que todas las aplicaciones están integradas, por lo que comparten un mismo conjunto de datos que es almacenado en una base de datos común. Las empresas se benefician de esta información debido a que el sistema ERP relaciona los procesos de negocios y los maneja como un todo en forma integrada. Al igual que la mayoría de tecnologías de información los ERP proveen herramientas para mejorar el control y la planeación y principalmente la toma de decisiones. 2. Soluciones ERP En el mercado se encuentran diferentes soluciones ERP, es decir, empresas proveedoras, entre las que se encuentran a nivel mundial, SAP, Oracle, QAD, PeopleSoft, SSA, IBM entre otras, en general todas presentan los mismos módulos (aplicaciones específicas dentro de la suite)/ la diferencia radica en la experiencia de la empresa proveedora en determinadas áreas, por ejemplo QAD es líder en manejo de manufactura y PeopleSoft en manejo de personal. Otro diferencial importante es el servicio complementario, como tiempo de implementación, capacitación empleados, mantenimiento y algunas otros servicios que se relacionan directamente con el precio. En Colombia las soluciones ERP se han guiado específicamente a empresas grandes, debido principalmente a su costo, SAP a sido una de las proveedoras líderes en Latinoamérica, y ha proveído soluciones a más de 50 empresas colombianas entre las que se encuentran, PanamcoIndega (Coca-Cola), Avianca, Seguros La Previsora, Colseguros, Cervecería Leona y Comcel. Aunque los elevados costos impiden que las Pymes vinculen estas herramientas a sus organizaciones, existen soluciones ERP algo más modestas, entre las que se conocen, NAVISION, Dimoni, SP software, Aqua ERP, Logic Control entre otros. 3. Beneficios Implementar una solución ERP en la empresa aportará grandes benéficos, como una mayor productividad, información integrada y a tiempo para una mejor toma de decisiones, etc. Sin embargo, algunos directivos comentaron que lo primero es considerar cuándo una empresa está lista para utilizar un sistema tipo ERP. 3

4 Héctor Eminence de IBM señaló tres factores principales que determinan si una empresa que está lista para utilizar un sistema ERP, o no: 1) La necesidad de crecimiento, un factor fundamental; saber que la empresa crece, que sus pedidos aumentan, si existen nuevos proveedores, etc. 2) La necesidad de información actualizada. 3) La urgencia de mantener un nivel competitivo respecto a otro tipo de empresas. 4. Etapas de la tecnología de información y los ERP Podemos hablar de una primera etapa vinculada a la época de los 80's, donde todas las áreas de la organización se manejaban de forma heterogénea, al igual que los sistemas eran complejos funcionalmente y en su interfaz, pocos automatismos y su principal logro fue la reducción de los costos y el aumento de la productividad vinculado a la automatización de los procesos. Con el surgimiento de nuevas necesidades de información y la evolución tecnológica de la computación, se mejoró en la flexibilidad de los sistemas y a su ve z se disminuyó en la complejidad de la interfaz. La aparición de Windows convirtió la manipulación de éstas herramientas en algo mas amigable; sin embargo no existían redes y los paquetes eran poco integrados. Finalmente, nos encontramos en una tercera etapa donde se reconocen los sistemas de gestión integrada, en donde se encuentran los ERP, cuya idea es mantener la información centralizada, generando posteriormente flujos de la misma según necesidades. Son sistemas mas flexibles que presentan un interfaz único de trabajo, sin importar el modulo que se este manejando, y la calidad de la información es mejor. La principal característica de los sistemas de gestión integrada es la homogenización de la información, logrando con esto manipular los datos de las diferentes áreas de la empresa como un todo. 4

5 CONCEPTO 1. Historia de Adempiere Adempiere es un sistema basado en Compiere. La primera versión de Compiere fue diseñada en los años 80 utilizando Smalltalk, fue uno de los primeros lenguajes con el concepto orientado a objetos. Las raíces de proyecto estaba basado en la arquitectura de Next Generation un proyecto de ADV/ Org, que tenía principios similares al del proyecto inicial de R/3 de SAP. Adempiere tiene una arquitectura denominada Object Architecture que es comparada con Orientado a Objeto ObjectOriented, Object-like o las arquitecturas tradicionales, en la cual cada Objeto es tan independiente de los otros Objetos como sea posible. Todo esto da como resultado una excelente integración: Arquitectura MVC de Smalltalk (desconectado del Model-View-Controller) Desconexión a sincrónica de procesos vía mensajes Motor de reglas explícito, para implementar la lógica compleja Transacciones seguras de fallas y recuperación Hoy en día con la utilización tecnología de punta con las últimas versiones de Java le da la flexibilidad de ser una aplicación Cliente-Servidor de área Local como una aplicación Web sin necesidad de cambiar nada en el código. 2. Descripción del software Una de las características más relevantes de Adempiere es que desde su concepción tuvo en cuenta todos los parámetros que puede necesitar un software orientado al crecimiento cambiante de los negocios de hoy y del futuro, por eso no trabajó con el concepto de módulos como lo hacen la mayoría de los programas ERP que hay en el mercado, Adempiere lo maneja con el concepto de Procesos de Negocios, lo que da una funcionalidad más lógica. Con Adempiere el negocio puede administrar los recursos, finanzas, clientes y proveedores de forma consistente y efectiva, dada la integridad de las funcionalidades del Software. Porque es un sistema unitario, integrado y completo, que brinda información unificada del negocio, con procesos que involucran a todas las áreas de la organización y permite tener así el control de ella. Le permite controlar cada aspecto de la aplicación y al mismo tiempo adaptar, actualizar, agregar características, y extenderse para ajustarse a las necesidades crecientes del negocio y a las exigencias del mercado. La integración en Adempiere se aplica tanto al CRM (Administración de Relaciones con el Cliente), el Web Store (tienda Web), como a la información del ERP (Planeación de Recursos Empresariales). 5

6 3. Arquitectura de la aplicación Adempiere adelantándose a la gran velocidad de los cambios tecnológicos actuales y las necesidades cambiantes de los clientes, es completamente dinámico. El gran apoyo de la comunidad, que todo el tiempo está dando nuevas ideas y aportando nuevos desarrollos, mejorando los procesos en términos de funcionalidad y desempeño, y corrigiendo aquellas posibles fallas que pueda presentarse en un momento determinado. El concepto vanguardista que tiene Adempiere desde sus inicios ha sido el eje de la solidez de la aplicación, adicional al uso del lenguaje orientado a objetos y la incorporación del Diccionario de Datos. 6

7 REQUISITOS DEL SISTEMA Adempiere tiene la capacidad de operar en una variada gama de redes y sistemas operativos. Esta flexibilidad le da al usuario la libertad de escoger el hardware y sistemas operativos que mejor se adapten a sus necesidades individuales. 1. Hardware Para la instalación y ejecución de Adempiere se recomiendan las siguientes características: Procesador Pentium IV o superior 2Gb de memoria RAM. Monitor SVGA color. Unidad de CD ROM. Espacio libre en el disco duro: 5 Gb o mas. Los Terminales o maquinas cliente se recomienda un mínimo de: Procesador Pentium IV o superior MB de memoria RAM. Monitor SVGA color. Unidad de CD ROM. Espacio libre en el disco duro: 1 Gb o mas. 2. Software Adempiere se puede instalar en sistemas operativos como Windows, Mac y Linux, se recomienda este utilizar este ultimo. El software necesario para la instalación es el siguiente: Java JDK 1.5 o Superior. Motor de bases de datos PostgreSQL u Oracle. Webmin es una herramienta que permite la administración de servidores Linux y resulta ser una herramienta muy util que puede acompañar el funcionamiento de Adempiere (este software es opcional, no es obligatorio para la instalación de la aplicación). 7

8 INSTALACION El proceso de instalación de Adempiere requiere de ciertas configuraciones y dependiendo del sistema operativo que se utilice este proceso puede cambiar. La siguiente es la instalación de Adempiere sobre un equipo con: Memoria: 2.0 GB. Procesador: Intel(R) Core(TM)2 Duo CPU 2.20GHz. Disco duro: 200 GB. Sistema operativo: Ubuntu 9.04 x 86_64 Servidor de Bases de Datos: PostgreSQL 8.3 Usuario: adempiere Password: adempiere 1. Instalación de PostgreSQL Abrimos un Terminal y digitamos: 8

9 Nos muestra la siguientes pantalla. Le damos S y enter. 9

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11 Ahora vamos a configurar el archivo pg_hba.conf. Nos sale la siguiente ventana. 11

12 Vamos al final del archivo. Editamos el archivo cambiando las palabras md5 por trust y agregamos una linea en donde colocamos nuestra dirección IP; para saber que IP tenemos solo hay que escribir en otro terminal ifconfig y hay nos muestra la IP que tenemos. Guardamos los cambios y cerramos la ventana. 12

13 Ahora vamos a configurar el siguiente archivo postgresql.conf. Nos muestra la siguiente pantalla. 13

14 Vamos y buscamos la parte que dice connections and autentication. Y descomentariamos la linea que dice listen_addresses = 'localhost', y además cambiamos la palabra localhost que esta entre comillas sencillas por un *. 14

15 Ahora vamos y buscamos la linea que dice #password_encryption = on y la descomentariamos. 15

16 Guardamos los cambios y cerramos la pantalla. Ahora vamos a reiniciar el servidor PostgreSQL. Reinicia satisfactoriamente el servicio y con esto terminamos de configurar el servidor de bases de datos PostgreSQL. 16

17 2. Instalación de Java JDK y JRE Abrimos un Terminal y escribimos. Nos muestra el siguiente mensaje. 17

18 Le damos S y enter. Nos mostrara luego la siguiente pantalla. 18

19 Le damos aceptar, nos muestra esta otra pantalla a la que damos la opción Si. Con esto termina la instalación de java JDK y JRE. Ahora vamos a la configuración, para esto vamos a editar el archivo.profile en donde colocaremos una variable de entorno, tenemos que tener en cuenta que este archivo se encuentra en nuestro home. 19

20 Nos abre la siguiente ventana. Vamos al final y agregamos las siguientes lineas. Guardamos, cerramos la ventana y cerramos sesión para que nos tome los cambios. 20

21 3. Instalación de Webmin Webmin es una herramienta que nos permite administrar nuestro servidor vía web, cuenta con muchas utilidades entre ellas el manejo del servidor apache y el administrador del motor de bases de datos PostgreSQL y es para ello que lo vamos a utilizar. Vamos a la pagina principal de webmin donde descargaremos la versión debian. Guardamos el archivo. 21

22 Vamos a buscarlo donde lo guardamos y le damos doble clic. Le damos instalar el paquete y nos muestra la siguiente ventana para iniciar el proceso de instalación. 22

23 Cerramos las ventanas y vamos a configurar el webmin, para esto editaremos el archivo miniserv.conf. Buscamos la linea que dice ssl=1 23

24 Cambiamos el 1 por 0 24

25 Guardamos y cerramos. Ahora reiniciamos el webmin. 25

26 Ahora abrimos nuestro navegador y colocamos localhost:10000 El usuario y contraseña son los del administrador del sistema, entramos y vamos a configurar el tema y el idioma. 26

27 Le damos clic en webmin y en la opcion change language and theme. Y lo configuramos a nuestro gusto. Con esto terminamos con la configuración de webmin. 27

28 4. Creación del usuario y la base de datos de Adempiere Ahora nos dispondremos a crear la base de datos de Adempiere y el usuario adempiere en PostgreSQL, lo haremos por medio del webmin. Vamos a la opción servidores damos clic en Servidor de Base de Datos PostgreSQL. Vamos ahora crear el usuario adempiere, para esto damos clic en la opción usuarios de PostgreSQL 28

29 Damos clic en crear un nuevo usuario.. Colocamos el nombre del usuario que es adempiere, la clave de acceso que es adempiere y le decimos que puede crear bases de datos y usuarios. Damos clic en crear. 29

30 Damos clic en salvar. Ahora vamos a crear la base de datos para ello le damos en crear nueva base de datos. 30

31 El nombre de la base de datos es adempiere, el usuario es adempiere también y el resto de valores es por defecto, le damos clic en crear. Ahora vamos a configurar la contraseña del administrador de PostgreSQL, para esto vamos al link configuración del Módulo. 31

32 La contraseña que colocaremos sera adempiere, vamos al final de la pagina y le damos salvar. Nos regresamos a la pagina principal de PostgreSQL y aquí utilizaremos la opción de Parar Servidor PostgreSQL, nos saldrá la siguiente pagina. 32

33 Le damos Arrancar Servidor PostgreSQL y con esto terminamos esta parte de creación del usuario y la base de datos de Adempiere. 33

34 5. Instalación del servidor Adempiere Bueno vamos a descargar el paquete Adempiere que lo encontramos en la pagina sourceforge, Buscamos la carpeta que dice Adempiere Official Release. 34

35 Damos clic en la versión de Adempiere que deseemos, en mi caso utilice la ultima que es Laura Edition lanzada en junio. Guardamos el archivo, en mi caso lo hice en el escritorio y vamos a extraer su contenido. 35

36 Damos clic derecho y Extraer aquí. Se crea una carpeta en el escritorio que se llama Adempiere. 36

37 Vamos a copiar esta carpeta a /opt Vamos a la carpeta /opt/adempiere 37

38 Ahora vamos a dar permisos a los archivos ejecutables. Vamos a copiar el siguiente archivo que nos ayudara a configurar Adempiere. 38

39 Ahora vamos a editar algunos parámetros del archivo que copiamos. Nos mostrara la siguiente ventana. 39

40 Vamos a editar las siguientes lineas: ADEMPIERE_HOME=/opt/Adempiere JAVA_HOME=/usr/lib/jvm/java-6-sun ADEMPIERE_KEYSTORE=/opt/Adempiere/keystore/myKeystore ADEMPIERE_WEB_PORT=8088 ADEMPIERE_SSL_PORT=8443 ADEMPIERE_APPS_SERVER=Tu nombre de dominio o dirección IP ADEMPIERE_CERT_CN= Tu nombre de dominio o dirección IP ADEMPIERE_CERT_ORG=Nombre de la compañía ADEMPIERE_CERT_ORG_UNIT=IT ADEMPIERE_CERT_LOCATION=Passau Guardamos los cambios y cerramos. Ahora vamos a escribir en el terminal lo siguiente. 40

41 Nos muestra lo siguiente. 41

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43 Vamos a exportar la base de datos, para esto nos trasladamos al directorio utils. Vamos a ejecutar el siguiente archivo. 43

44 Nos mostrara el siguiente mensaje. Oprimimos enter y el comenzara la creación de tablas, índices etc. 44

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46 Ahora vamos a arrancar el servicio para ejecutamos el siguiente programa. 46

47 Ahora ejecutaremos Adempiere, para esto vamos a /opt/adempiere en esta ocasión lo hice por el explorador de archivos. Nos pregunta si queremos ejecutarlo y le damos ejecutar. 47

48 Se ejecuta y nos muestra la siguiente imagen. Nos muestra enseguida la siguiente ventana. 48

49 Aceptamos la licencia y nos mostrara la siguiente ventana. Puede que no este configurado así que nosotros tenemos que colocarle los parámetros indicados en cada casilla. Le damos clic en el chulito verde y nos mostrara la siguiente ventana. 49

50 Le damos clic en el chulito de nuevo y nos mostrara la siguiente ventana. Aceptamos de nuevo, nos mostrara la siguiente ventana. Y con esto terminamos la instalación de Adempiere. 50

51 CONFIGURACION En esta parte realizaremos las configuraciones del software para Colombia, dependiendo del pais en el que estemos podemos encontrar distintas formas para configurar adempiere. 1. Instalacion del paquete de lenguaje es_co Todos los archivos requeridos para esta instalación se encuentran en sourceforge en el folder Adempiere Localization Colombia, las instrucciones presentan el enlace individual para cada archivo. Descargue el script Change_language_to_es_CO.sql y ejecútelo en su base de datos Descargue los archivos xml de la traducción, puede descargarlos todos como un único archivo es_co_ zip Descomprima es_co_ zip en un directorio Ingrese a Adempiere con rol System Administrator (preferible con lenguaje English pues las instrucciones son con los nombres de procesos en inglés) Abra la ventana "Translation Import/Export" Seleccione en Language la opción Spanish (Colombia) Deje los campos Client y Table en blanco Oprima el botón Import y seleccione el directorio donde se descargó o descomprimió los archivos xml de la traducción es_co Cuando este proceso finalice puede cerrar la ventana Ejecute ahora el proceso Synchronize Terminology Listo, ya puede disfrutar de Adempiere Colombianizado 2.. Instalar Localización Colombia 1. Descargue el archivo packages_lco360lts_ jar 2. Cree el directorio $ADEMPIERE_HOME/packages/LCO/lib 3. Copie en este directorio el archivo packages_lco360lts_ jar renombrandolo a packages_lco.jar 4. Descargue el archivo zkpackages_lco360lts_ jar 5. Cree el directorio $ADEMPIERE_HOME/zkpackages/LCO/lib 6. Copie en este directorio el archivo zkpackages_lco360lts_ jar renombrandolo a zkpackages_lco.jar 51

52 ADVERTENCIA: En los directorios lib solo debe existir un único jar en este directorio, no saque backups con nombre.jar Integrar 1. Ejecute RUN_setup.[bat/sh] o RUN_silentsetup.[bat/sh] - este paso debe integrar en el Adempiere.jar las clases de la localización Colombia Soporte Retenciones Colombia 1. Descargue el paquete 2pack LCO_Retenciones_ zip 2. Ingrese en Adempiere con Rol System Administrator y ejecute el programa PackIn con los siguientes valores: 1. Type: File 2. Source: [directorio_donde_descargo]/lco_retenciones_ zip 3. Package dir: /temp -- cualquiera con permiso de escritura, es temporal 4. NO MARCAR Override Dict ADVERTENCIA!! Importar el package LCO_Retenciones_ zip - adiciona un model validator para todas las empresas existentes al momento de importar. Soporte Medios Magnéticos (DIAN) 1. Descargue el paquete 2pack LCO_MediosMagneticos_ zip 2. Ingrese en Adempiere con Rol System Administrator y ejecute el programa PackIn con los siguientes valores: 1. Type: File 2. Source: [directorio_donde_descargo]/lco_mediosmagneticos_ zip 3. Package dir: /temp -- cualquiera con permiso de escritura, es temporal 4. NO MARCAR Override Dict Correr cuatro procesos finales NOTA IMPORTANTE: Después de importar paquetes con 2pack es recomendable (algunas veces necesario) correr cuatro procesos: 1. En la ventana Lenguaje (Language) seleccionar los lenguaje del sistema (debe ser es_co si siguió las instrucciones aquí) 1. Cuando tenga el registro del lenguaje seleccionado en pantalla oprimir el botón "Verificar lenguajes" (Language Maintenance) 2. Y seleccionar "Añade traducciones faltantes" (Add missing translations) 2. Proceso "Sincronizar Terminología" (Synchronize Terminology) 3. Proceso "Comprobar Secuencia" (Sequence Check) 52

53 4. Proceso "Actualización de Rol" (Role Access Update) - tener en cuenta que se debe dejar el rol en blanco para que los tome todos. 3. Instalar datos de configuración en GardenWorld Soporte Retenciones Colombia Despues de esto puede importar también el package LCO_RetencionesBaseDataGardenWorld_ zip Este importa los datos básicos de tipos de contribuyente, CIIU, tipos de retención, etc EN GARDENWORLD Soporte Medios Magnéticos (DIAN) Al instalar el package LCO_MediosMagneticosBaseData_ zip se instala un ejemplo con cuatro conceptos del formato 1002 en la compañía GardenWorld. 4. Instalar datos de configuración en otras compañías Actualmente no se puede indicar a 2pack que cargue un archivo en un cliente diferente al configurado en el archivo.xml. Si se desea cargar los datos en una empresa diferente debe: 1. descomprimir el archivo LCO_RetencionesBaseDataGardenWorld_ zip 2. editar el archivo LCO_RetencionesBaseData/dict/PackOut.xml 3. cambiar las ocurrencias de GardenWorld por un valor apropiado dependiendo de su instalación 4. volver a comprimir el archivo creando el.zip para instalar Si se desea cargar el ejemplo del formato 1002 (solo 4 conceptos) en una empresa diferente debe: 1. descomprimir el archivo LCO_MediosMagneticosBaseData_ zip 2. editar el archivo LCO_MediosMagneticosBaseData/dict/PackOut.xml 3. cambiar las ocurrencias de GardenWorld por un valor apropiado dependiendo de su instalación 4. cambiar las cuentas contables (marcadas con Colombia en el archivo) 5. volver a comprimir el archivo creando el.zip para instalar 53

54 5. Geografía Instalar Geografía Colombia 1. Descargue el paquete 2pack GeografiaColombiaCapitales_ zip 2. Ingrese en Adempiere y ejecute el programa PackIn con los siguientes valores: 1. Type: File 2. Source: [directorio_donde_descargo]/geografiacolombiacapitales_ zip 3. Package dir: /temp -- cualquiera con permiso de escritura, es temporal 4. NO MARCAR Override Dict También puede instalar la geografía completa (1119 ciudades) instalando el archivo GeografiaColombiaCompleta_ zip en vez del archivo de solo capitales. 6. Crear una nueva empresa (PUC Colombia) Una vez instalado puede crear una nueva empresa utilizando el PUC colombiano provisto para este fin, lo puede descargar desde AccountingCO360_ zip. No olvide descomprimirlo y seleccionar el csv resultante cuando esté creando un nuevo cliente 7. Días Festivos Instalar Días Festivos Colombia 1. Descargue el paquete 2pack FestivosColombia_2006_2010.zip 2. Descomprima el archivo descargado 3. Edite el archivo FestivosColombia/dict/PackOut.xml 4. Busque y reemplace todas las cadenas GardenWorld Calendar por el nombre que haya dado al calendario de su empresa, puede verlo en la ventana Calendario 5. Busque y reemplace la cadena GardenWorld (después de clientname) por el nombre que le haya dado a su compañía, puede verlo en la ventana Compañía 6. Ingrese en Adempiere y ejecute el programa PackIn con los siguientes valores: 1. Type: File 2. Source: [directorio_donde_descargo]/festivoscolombia_2006_2010.zip 3. Package dir: /temp -- cualquiera con permiso de escritura, es temporal 4. NO MARCAR Override Dict 54

55 ADMINISTRACION 1. Creación del menú personalizado Adempiere permite la creación de menús personalizados para los usuarios del sistema, de acuerdo a su funcionalidad se le asignan las ventanas, los procesos y documentos a los cuales va a tener acceso. Esto se hace a partir de la creación y definición de árboles, desde el menú de Adempiere en la siguiente ruta. Es necesario ingresar al sistema como administrador. Una vez se ha creado el árbol, es necesario personalizarlo, esto se hace desde la opción Mantenimiento del árbol. El menú se selecciona en la parte superior izquierda, este se ubica al lado izquierdo de la pantalla, mientras que sobre el lado derecho están los posibles menús que se pueden elegir, utilizando las flechas sobre la parte superior de la pantalla para agregar o remover estas de su menú. Para mover ítems hacia arriba o abajo en su menú, simplemente arrastre y suelte un ítem mientras tiene el cursor posicionado sobre el ítem que aparece directamente arriba del menú. Para poner los ítems dentro de una carpeta, simplemente arrástrelos dentro de la carpeta deseada. Una vez que el menú se ve correcto, salga de esta pantalla e ingrese en la pantalla de Rol, a fin de asignar el menú a un determinado rol. Note como nuestro nuevo menú aparece en la lista. Selecciónelo y grabe su registro para que su nuevo menú pueda ser utilizado. 2. Creación de Roles Adempiere trae dos usuarios estándar definidos, estos son el usuario System y el usuario SuperUser. El usuario System tiene perfil de administrador del sistema. Mientras que el usuario SuperUser hereda todos los roles del sistema, incluido el rol de administrador del sistema, este usuario puede resolver problemas o situaciones de emergencia. Debería asignarse este rol a algunos usuarios de alto nivel. Un Rol permite tener control de acceso sobre ventanas, tareas y reportes. Es posible definirle más de un rol a un usuario. Adempiere trae predefinidos los siguientes roles: System Administrator (Administrador del Sistema): este Rol tiene acceso a registros a nivel del sistema, como: los formatos de impresión y tipos de documentos. No tiene acceso a información de las compañías. Este rol no se puede modificar y mucho menos eliminar. Administrador de la compañía: tiene acceso a todos los datos y pantallas del sistema para una compañía especifica. Este rol puede modificarse. Usuario de la Compañía: tiene acceso básico a la información de la compañía, no se le da acceso a la contabilidad ni a los reportes. Además de los roles ya definidos, usted podrá definir roles de acuerdo a las tareas que realizan los usuarios del sistema, por ejemplo: el rol de compras, ventas, cartera, depósito o almacén, etc. Esta opción se encuentra desde el menú de Adempiere en la siguiente ruta: Administración del Sistema > Reglas Generales ->Rol. Es necesario iniciar sesión como Administrador del Sistema. 55

56 Cuando se crea un nuevo registro desde la pestaña rol, se requiere definir la siguiente información de configuración del ROL. Nombre: con el cual se va a describir el Rol. Nivel de Usuario: brinda las siguientes opciones: Cliente: Acceso solamente a datos de referencia (por ejemplo puede configurar Socios de Negocio, Términos de Pago, etc.) Organización: Solo acceso a datos transaccionales (por ej. Ordenes, Pagos, etc.) Cliente + Organización: Acceso a ambos datos (referencias y transacciones) Sistema: Acceso a datos de referencia solamente (por ej. Tipos de Documento). Manual: si no está seleccionada esta opción indica que el rol se actualizara automáticamente cuando se realice migración de los datos. En caso contrario se debe seleccionar. Monto de Aprobación: indica que un documento requiere de una aprobación. Aprobar sus propios Documentos: indica que los usuarios con ese rol tendrán permitido aprobar los documentos que ellos han creado. Mantener esta opción deshabilitada indica que la aprobación debe ser efectuada por un usuario diferente. Árbol de Menú: permite indicar el menú que le aparecerá a los usuarios con dicho rol. Sobrescribir Precio Límite: indica que el usuario podrá ingresar precios en órdenes y facturas que son menores a los precios límite definidos. Nivel de Preferencia: determina si los Usuarios con este Rol pueden configurar Preferencias de Usuario o Valores de Preferencia. Ninguno: No puede configurar preferencias en Adempiere. Usuario: Puede solamente configurar preferencias para él mismo. Organización: Puede configurar preferencias que otros utilizarán en la misma organización. Cliente: Puede establecer preferencias en cualquier nivel en Adempiere. Mantenimiento de Cambios de Log: Cuando esta opción está seleccionada todos los cambios efectuados por los usuarios serán registrados en el log. Solo los usuarios con un rol cuyo Nivel de Preferencia está establecido como Cliente pueden ver este log. Como Adempiere registra en el log toda la información referente a cualquier transacción, nuestra recomendación es que esta opción no sea seleccionada, excepto cuando desee localizar fallas. Muestra Contabilidad: le permite mostrar u ocultar automáticamente las pantallas y pestañas de Contabilidad para ese rol. Acceso a todas las Org: Los Usuarios con esta opción seleccionada accederán automáticamente a todas las organizaciones en su sistema, a menos que usted establezca otras restricciones en otras pestañas. Usuario usa Acceso a Organización: En el caso que usted tenga muchas organizaciones podría no querer establecer una organización resumen, sino administrar los derechos entre usuarios y organizaciones directamente. 56

57 Puede hacer Informes: Determina cuando los usuarios con este Rol pueden generar reportes. Puede Exportar: Determina cuando el usuario puede exportar datos fuera de Adempiere. Bloqueo Personal: Los registros en Adempiere pueden ser bloqueados, en cuyo caso solo los usuarios con un acceso especial pueden verlos. Cuando esta opción está activada, el usuario puede marcar un registro como bloqueado, mientras que seleccionando Acceso Personal le permite al usuario ver los registros que se encuentran bloqueados. Perfil de Conexión:Seleccione entre LAN, WAN, VPN o Terminal Server. Desde la pestaña acceso a la organización se definen las organizaciones a las cuales tendrá acceso este perfil. la ventana de configuración de acceso a la organización, es donde debe definirse en el campo Organización aquella a la cual tendrá acceso. En las pestañas de acceso a formularios y acceso a las ventanas, se define aquellos ítems a los cuales se les va a dar acceso al rol que se está definiendo. Nótese que la opción lectura y escritura está habilitada, al deshabilitarla se estará indicando que el rol no tendrá más derechos de acceso a este formulario. Si usted desea remover el ítem del menú, puede deshabilitar la opción Activa que se encuentra al lado de la de Lectura Escritura. Cuando se está accediendo al sistema, se muestra el listado de roles con que cuenta el sistema de acuerdo al usuario especificado. 3. Creación de Usuarios Es necesario definir los usuarios del sistema en la compañía, un usuario puede ser cualquier empleado de la compañía, los vendedores o clientes, a quienes se les definen roles y se le asigna una contraseña de acceso al sistema. Agregando Registros de Usuarios Lo primero antes de asignarle un registro a un empleado, es verificar si existe en el sistema como tercero, en caso de no existir debe agregarse el tercero. Si el usuario es un vendedor debe verificarse el registro de contacto desde la pestaña Contacto Usuario de la ventana Terceros. Debe definirse la siguiente información: Nombre: desde aquí se define el nombre de usuario para ingresar a Adempiere Dirección de debe definirse la dirección de mail para enviarle flujos de trabajo o documentos. Contraseña: desde aquí se ingresa la contraseña para el usuario, el texto aparecerá enmascarado y es sensible a mayúsculas y minúsculas. Es posible cambiar la contraseña posteriormente. El resto de la información es opcional. 57