PM Webinar Buenas Practicas para una Gestión del Cronograma

Transcripción

1 PM Webinar Buenas Practicas para una Gestión del Cronograma Inga. Adriana Rodriguez, PMP Guatemala, 19 de Marzo de 2015

2 Patrocinadores Evento: PM Webinar Marzo 2015 Agradecimiento especial a nuestros Patrocinadores 5 minutes

3 Felicitaciones! PMI Guatemala Chapter

4 Miembros y Certificados Certificados Miembros

5 468 Redes Sociales Red de directores de proyectos de Guatemala PMI Guatemala Chapter FB Fan IN t 5 17 Marzo 2015

6 BUENAS PRACTICAS PARA UNA GESTIÓN DEL CRONOGRAMA INGA. ADRIANA RODRIGUEZ, PMP

7 Inga. Adriana Rodriguez, PMP PMP (Project Management Profesional) Experiencia Ingeniera de Sistemas Certificada PMP con 13 años de experiencia profesional Especialista en Gestión de Portafolio, Gestión de Proyectos de software, gerencia de oficina de proyectos, implementación de metodologías y madurez de procesos y proyectos de software, calidad y mejoramiento continuo de soluciones de software; Especialidades: Gerencia de PMOs PMP certified RUP certified CMMI 5, 3, 1 TI Methodologies (RUP, Scrum, Cascada) IFPUG-Function Points

8 GESTION DE PROYECTOS

9 MITOS DE LA GESTION DE CRONOGRAMA El Cronograma es muy dificil Hay muchos problemas en el Proyecto Siempre está desviado Debo estar actualizando el Cronograma todo el tiempo No hay tiempo Lo tengo en Excel Qué el mismo plan de trabajo?

10 TRIPLE RESTRICCION Tiempo EXITO DEL PROYECTO Satisfacción Cliente

11 GESTION DE TIEMPO según PMI

12 UN BUEN CRONOGRAMA Planeación Seguimiento Tareas (Padre, Hijo, Recurrentes) Recursos (Nombres/Roles) Duración Esfuerzo Dependencias (Tipos) Restricciones Calendario Hitos Tareas Completas: Planeación, Ejecución (Relevamiento, Diseño, Desarrollo, Pruebas I, UAT, Pta Producción, Migración, Parametrización), Seguimiento, Cierre Inactivar / Vincular Proyectos Línea base %Completitud %Esperado Semáforo Indicador de Progreso Desviaciones Vistas Filtros Estado vs Fecha Estado Actualización Fechas Reales Modificación a fechas Actualización LB Ruta Crítica Análisis de desvíos Escenarios de Cronograma

13 TECNICAS DE COMPRESION Intensificar Ejecución Rápida Revisar los Riesgos Cero Tolerancia a los cambios Cambiar o Reducir el Alcance Adicionar recursos Desplazar las fechas Mover gente más experimentada a las actividades de la ruta crítica. Retrasando o extendiendo cierto trabajo que no está en ruta crítica y moviendo sus recursos a la misma permitirá ponerla nuevamente a tiempo Ejecutar actividades en paralelo. También llamada Fast tracking. Examinar las estimaciones y examinar qué actividades contienen riesgos ocultos. Reduciendo los riesgos, la estimación puede ser disminuida y el proyecto terminaría más rápido. Volver a estimar. Los proyectos comienzan a retrasarse porque se está haciendo más trabajo de lo que estaba comprometido. Es el resultado de la mala gestión de cambios. Si está en riesgo de no cumplir la fecha límite, deberá trabajar con el cliente y los miembros del equipo para asegurarse de que ningún trabajo imprevisto sea solicitado sin pasar por el proceso de gestión del cambio. En algunos casos y con el objeto de cumplir el contrato se debería congelar cualquier cambio. Mirar el trabajo restante y negociar con el sponsor la eliminación de parte del alcance del proyecto. Cuando vemos que es imposible cumplir la fecha límite asignada, negociar con el cliente una modificación al alcance del proyecto, recortando el mismo en las funciones más importantes y dejando el resto para otra iteración es una opción válida. No debe ser la primera opción! No es la primera opción! Debe ser la Ultima Opción! y de darse, se debe realizar a través de un control de cambios.

14 MEJORES PRACTICAS 1. Antes de empezar ejecución se debe consensuar la línea base con el cliente e involucrados internos. 2. Si hay controles de cambio se debe analizar el impacto en el Cronograma y solo cuando se encuentre aprobado, actualizar la línea base del Cronograma. 3. Realizar Seguimiento y actualizar % completado basado en estrategia de % o datos cuantitativos, no basado en la opción actualizar proyecto de Ms Project. 4. Evitar planear Tareas de más de 3 días. 5. Evitar ejecutar actividades que no están en el cronograma. 6. Evitar ajustar fechas del cronograma cada vez que hay desvíos. 7. Evitar asignar recursos y predecesoras a tareas Padre. 8. Debe contener todas las tareas a realizar en el proyecto 9. Realizar gestión de riesgos. Prevenir desvíos e issues.

15 La Meta del Proyecto

16 Muchas Gracias Preguntas y Respuestas

17 Es un gusto contar con tu presencia Reporta tu PDU con el código: pmgtwbr Preparate desde ya para nuestro próximo evento PM Update en Abril Redes Sociales: Red de Directores de Proyectos en Guatemala (PMI Guatemala Chapter) Quieres ser voluntario en alguna de nuestras comisiones: Comisión de Atención a Miembros Comisión de Atención a Voluntarios Comisión de Relaciones con Terceros Comisión de Desarrollo Profesional y Eventos Comisión de Comunicaciones y Mercadeo Comisión de Tecnología y procesos Comisión Especial Congreso Anual - Julio 2015 Escribe a: voluntarios@pmi.org.gt