SISTEMA UNICO DE PLANILLAS MODULO DE MESA DE AYUDA COMPONENTE MANTENIMIENTO DE TERCEROS

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1 SISTEMA UNICO DE PLANILLAS MODULO DE MESA DE AYUDA COMPONENTE MANTENIMIENTO DE TERCEROS MANUAL DE USUARIO Módulo de Mesa de Ayuda

2 Módulo de Mesa de Ayuda MDA Versión: Módulo de Mesa de Ayuda AOP Área de Operaciones Página 2 de 30

3 HISTORIAL DE REVISIONES Fecha Versión Descripción Autor Revisor 03/06/ Elaboración de Manual YCV LV Iniciales YCV Autor(es) Nombres Yajaira Canal Vega Iniciales LVA Revisor(es): Nombres Luis Velásquez Alvarez Iniciales GCG Autorizado por: Nombres Grover Cerquera Guevara Módulo de Mesa de Ayuda AOP Área de Operaciones Página 3 de 30

4 Tabla de Contenidos 1. OBJETIVO DEL SISTEMA 2. DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA 2.1. MANTENIMIENTO DE TERCEROS 3. IMPLEMENTACION DEL SISTEMA 3.1. REQUERIMIENTOS DE HARDWARE 3.2. REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE 4. DICCIONARIO DE TERMINOS 5. DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS POR ETAPAS 5.1. ESQUEMA GRAFICO 5.2. DESCRIPCION POR ETAPAS 6. FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA 6.1. ACCESO AL SISTEMA 6.2. BUSQUEDA DE UNA ENTIDAD TERCERA 6.3. MODIFICACION DE REGISTROS MODIFICAR UNITARIAMENTE LA ENTIDAD TERCERA MODIFICAR MASIVAMENTE ASIGNAR UGEL 6.4 CREACION DE UN TERCERO QUE NO EXISTE EN LA BASE DE DATOS LOCAL PERO SI EXISTE EN LA CENTRAL 6.5 CREACION DE UN TERCERO NUEVO Módulo de Mesa de Ayuda AOP Área de Operaciones Página 4 de 30

5 1. OBJETIVO DEL SISTEMA El Módulo de Mesa de Ayuda - MDA versión (versión desktop), ha sido desarrollado por la Oficina de Informática del Ministerio de Educación para ser utilizado por la Mesa de Ayuda -Soporte Nivel 1 de la Sede del Ministerio de Educación, siendo de ámbito nacional donde cuentan con acceso al Sistema Único de Planillas instalado El Módulo MDA versión es un software de apoyo para dar soporte en el Sistema Único de Planillas a Nivel Nacional. El módulo en esta Etapa permite el registro y modificación de manera descentralizada a nivel nacional de los atributos de las Entidades Terceras gestionadas por el Sistema Único de Planillas, el uso del aplicativo está a cargo de la Mesa de Ayuda Soporte 1 2. DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA El Módulo de Mesa de Ayuda - MDA versión cuenta con las siguientes opciones: 2.1 MANTENIMIENTO DE TERCEROS Opción diseñada para Crear Terceros, Modificar Terceros (vigencias, ruc), agregar UGELS según convenio por empresa, tipo de planilla y UGEL. Esta opción del módulo sólo es accesible y administrada por Soporte Nivel 1 de la Mesa de Ayuda del Ministerio de Educación. 3. IMPLEMENTACION DEL SISTEMA Para la implementación del Módulo de Mesa de Ayuda MDA versión se requiere contar con la siguiente especificación de requerimiento mínimo: 3.1 REQUERIMIENTOS DE HARDWARE Computadora personal. Conexión de su red LAN con la red WAN del Ministerio de Educación (mediante Línea Dedicada o VPN) 3.2 REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE Sistema Operativo Windows 32 bits Sybase 11.5 (Open Client) Módulo de Mesa de Ayuda AOP Área de Operaciones Página 5 de 30

6 4. DICCIONARIO DE TERMINOS Entidad Tercera Es el nombre o la razón social de la entidad que suscribe convenio con la DRE/UGEL para descuento por planillas a los trabajadores del Sector Educación Convenio Es el acuerdo suscrito por escrito (tipo contrato) entre la Entidad Tercera y la DRE/UGEL Vigencia Es el periodo de tiempo por el cual se suscribe un convenio entre la Entidad Tercera y la DRE/UGEL Inicio Es el periodo de Inicio (año y mes) en el cual entra en vigencia un convenio Termino Es el periodo de Término (año y mes) en el cual caduca la vigencia de un convenio Glosa Es el Nombre corto de un convenio. Nombre abreviado Empresa Represente la codificación del Centro de Proceso o Región donde se encuentra instalado el Sistema Único de Planillas Planilla Es el Tipo de Planilla (Activo o Cesante) al cual se cuenta convenio UGEL Es la identificación de La Unidad de Gestión Educativa Local Documento Identifica el documento sustentatorio para la creación o modificación de Entidad Tercera con el Módulo MDA Módulo de Mesa de Ayuda AOP Área de Operaciones Página 6 de 30

7 5. DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS POR ETAPAS El proceso contempla 05 etapas 5.1 ESQUEMA GRAFICO A continuación se describe gráficamente las etapas del Módulo de Entrada / Salida de docentes Ley de Reforma Magisterial ESLRM versión DRE/UGEL (Parte Administrativa - Documental) OFIN-MED DRE/UGEL ETAPA 1 ETAPA 2 ETAPA 3 ETAPA 4 ETAPA 5 Firma de CONVENIO Arma Expediente Envía Documentaci ón a UPER y OFIN MAD SOPORTE1 Proceso de Planillas 5.2 DESCRIPCION POR ETAPAS Las actividades a efectuar en cada etapa se describen a continuación: ETAPA 1 A 3 (Parte Administrativa - Documental) ACCIONES RESPONSABLE Firma de Convenio DRE/UGEL Armar Expediente para remitir a UPER Envío de documentación a UPER y OFIN ACCIONES Búsqueda, selección, modificación y/o creación de entidades terceras con el Módulo ETAPA 4 Validación de datos SOPORTE1 MED-OFIN RESPONSABLE Módulo de Mesa de Ayuda AOP Área de Operaciones Página 7 de 30

8 ETAPA 5 Proceso de Planillas ACCIONES Lectura y Carga de Terceros, procesamiento y DRE/UGEL producción de planillas RESPONSABLE 6. FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA 6.1 ACCESO AL SISTEMA Para acceder al módulo, se hace necesario efectuar la instalación del aplicativo Posterior a ello se accederá mediante el uso de credenciales de acceso al MAP, las cuales serán las mismas con que cuentan actualmente. Al ingresar al sistema se podrá visualizar la ventana principal y elegimos Mesa de Ayuda Dentro de Mesa de Ayuda se selecciona Mantenimiento de Terceros Módulo de Mesa de Ayuda AOP Área de Operaciones Página 8 de 30

9 6.2 BUSQUEDA DE UNA ENTIDAD TERCERA Al ingresar a la opción de Mantenimiento de Terceros se abrirá la siguiente ventana en donde podremos realizar la búsqueda del tercero puede ser por Nombre de la Entidad, Código de la Entidad y por último se puede realizar la búsqueda por Ruc de la Entidad Por ejemplo vamos a realizar la búsqueda por Código de Entidad Tercera. La primera búsqueda que realiza es en el mismo Centro de Proceso, en el caso que lo encuentre le saldrá una ventana que dice Encontrado en Base de Datos Local Módulo de Mesa de Ayuda AOP Área de Operaciones Página 9 de 30

10 En el caso que el tercero no se encuentre en la Base de Datos Local mostrara la siguiente ventana donde indica que No encontrado en Base de Datos Local Al no encontrar el tercero realizara la búsqueda en la Base de Datos Central como muestra en la siguiente ventana Módulo de Mesa de Ayuda AOP Área de Operaciones Página 10 de 30

11 6.3 MODIFICACION DE REGISTROS Después de realizar la búsqueda del tercero procedemos a realizar la modificación de la fecha de vigencia. Pulsamos el botón Aceptar y nos mostrara la siguiente ventana: Módulo de Mesa de Ayuda AOP Área de Operaciones Página 11 de 30

12 6.3.1 MODIFICAR UNITARIAMENTE LA ENTIDAD TERCERA Pulsamos el boton Modificar Unitarimente, esta opcion nos va permitir modificar la fecha de vigencia y el documento con el cual estan solicitando dicha modificación por registro en decir uno a la vez. Módulo de Mesa de Ayuda AOP Área de Operaciones Página 12 de 30

13 En la parte inferio se va habilitar lo campos que vamos a modificar para esto primero seleccionamos el registro. Solo la parte que esta en amarillo es modifcable Módulo de Mesa de Ayuda AOP Área de Operaciones Página 13 de 30

14 Pulsamos el boton Modificar para realizar lo cambios respectivos y pulsamos el boton Grabar Detalle Como se puede observar en la parte superior se puede ver los cambios realizados Módulo de Mesa de Ayuda AOP Área de Operaciones Página 14 de 30

15 En el caso que el RUC este de color celeste se ingresa el RUC correcto, pulsamos el botón Grabar Maestro lo hará tanto en la Base de Dato Local como Central. Este mismo procedimiento se realizara para la Fecha de Convenio, se podra editar siempre y cuando la fecha no sea una fecha vigente MODIFICAR MASIVAMENTE Después de pulsar el botón Modificar Masivamente nos va mostrar en la parte inferior los campos que son editables. Módulo de Mesa de Ayuda AOP Área de Operaciones Página 15 de 30

16 Se pulsa el botón Modificar, en la parte izquierda se muestra la empresa y a la derecha el tipo de planilla el cual podemos seleccionar ambas o solo una planilla, en los campos que están de amarillo tenemos que poner la fecha de inicio y la fecha der término del convenio así como el Documento de referencia. Módulo de Mesa de Ayuda AOP Área de Operaciones Página 16 de 30

17 Despues de ingresar los datos pulsamos Grabar Detalle Se puede observar en la parte superior se realizó la modificación masivamente a todos los registros ASIGNAR UGEL Ahora vamos a ver la asignación de las ugeles, para esto seleccionamos la opción Asigna Ugel Módulo de Mesa de Ayuda AOP Área de Operaciones Página 17 de 30

18 En la parte inferior podemos observar el listado de las ugeles Pulsamos el boton Seleccionar Ugel y nos ponemos en el registro de la ugel que vamos asignar, en la parte superior aparece los datos de la ugel en color rojo, ingresamos la fecha de inicio y termino del convenio asi como el documento. Módulo de Mesa de Ayuda AOP Área de Operaciones Página 18 de 30

19 Pulsamos el boton Asignar Ugel y se puede observar que la ugel se ha asignado en la parte superior como se muestra en la siguiente imagen. Módulo de Mesa de Ayuda AOP Área de Operaciones Página 19 de 30

20 En el caso que quieran realizar una asignacion a la empresa 103 que es una Municipalidad, le mostrara la siguiente ventana en donde indica que no se puede realizar para Municipios. Módulo de Mesa de Ayuda AOP Área de Operaciones Página 20 de 30

21 6.4 CREACION DE UN TERCERO QUE NO EXISTE EN LA BASE DE DATOS LOCAL PERO SI EXISTE EN LA CENTRAL Al buscar la entidad tercera lo vamos a encontrar en la base de datos central Se va habilitar el boton Nuevo el cual pulsamos. En la parte superior de la ventana salen los datos de la entidad tercera que han sido traidos da la base central, en el caso que no tenga Ruc lo ingresamos y pulsamos el boton Grabar Maestro Módulo de Mesa de Ayuda AOP Área de Operaciones Página 21 de 30

22 Se habrá grabado tanto en el local como en la central. Ahora lo que tenemos que hacer es asignar las ugeles, ingresamos el periodo de vigencia, así como el documento de referencia, seleccionamos la ugel y pulsamos el botón Agregar Módulo de Mesa de Ayuda AOP Área de Operaciones Página 22 de 30

23 En la parte de inferior se mostrara la ugel que hemos asignado. En el caso que tengamos que asignar más ugeles los datos de la fecha de vigencia y el documento de referencia quedan pegados y solo seleccionaríamos la ugel y pulsamos el botón Agregar Módulo de Mesa de Ayuda AOP Área de Operaciones Página 23 de 30

24 En el caso que se hayan equivocado de asignar la ugel, seleccione la ugel y pulse el botón Quitar Módulo de Mesa de Ayuda AOP Área de Operaciones Página 24 de 30

25 Cuando salga de la ventana y busque la entidad tercera ya lo podrá visualizar 6.5 CREACION DE UN TERCERO NUEVO Cuando el tercero es nuevo, lo primero que realizamoes es la busqueda para asegurarnos que no se haya creado en otro Centro de Proceso, como no ha encontrado el tercero en la base da datos local ni en la base de datos central se va habiliar la opcion de Nuevo Módulo de Mesa de Ayuda AOP Área de Operaciones Página 25 de 30

26 Ingresamos los datos del concepto de la parte superior de la ventana y luego pulsamos el boton Grabar Maestro Módulo de Mesa de Ayuda AOP Área de Operaciones Página 26 de 30

27 En el caso que al momento de grabar el RUC ya exista nos mostrara la siguiente ventana. Después del pulsar grabar Maestro se habrá autogenerado el Nro del casillero Ahora lo que toca hacer es agregar la ugel, para esto pulsamos el botón Asignar UGEL y mostrara todas las ugeles de este Centro de Proceso. Ingresamos el periodo de vigencia, asi como el documento de referencia y seleccionamos la ugel como muestra la siguiente ventana y pulsamos el botón Agregar Módulo de Mesa de Ayuda AOP Área de Operaciones Página 27 de 30

28 Después de pulsar el botón Agregar, se habrá agregado la ugel en la parte inferior como muestra la siguiente ventana. Módulo de Mesa de Ayuda AOP Área de Operaciones Página 28 de 30

29 En el caso que se requiera agregar mas ugeles, sin salir de la ventana, los datos generales se quedan pegados para que puedan seguir asignando ugeles. En el caso que se hayan equivocado en la asignacion de la ugel. Seleccione el registro y pulse el boton quitar. Al cerrar la ventana, y buscar al tercero ya podra visualizar la entidad tercera nueva: Módulo de Mesa de Ayuda AOP Área de Operaciones Página 29 de 30

30 Módulo de Mesa de Ayuda AOP Área de Operaciones Página 30 de 30

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