SESIÓN 9 - CONTROLES DEL ALMACÉN CONTROLES DEL ALMACÉN CHEQUEOS TOMA DE INVENTARIOS Clase de toma de inventarios...

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1 INDICE INDICE... 1 TEMARIO... 3 BIBLIOGRAFÍA... 4 SESIÓN 1 - INTRODUCCIÓN... 5 INTRODUCCIÓN... 5 EL ALMACÉN Y LA LOGÍSTICA... 5 LA PROGRAMACION... 6 LAS COMPRAS... 6 ALMACENES...7 OBJETIVO DEL ALMACÉN... 7 ORGANIZACIÓN AL ALMACÉN... 8 SESIÓN 2 - PROGRAMACIÓN Y CONTROL MATERIALES PROGRAMACIÓN Y CONTROL MATERIALES ALMACENAMIENTO EL CATÁLOGO EL CÓDIGO UBICACIÓN CLASIFICACIÓN DE LOS STOCKS SESIÓN 3 - CLASES DE ALMACENAMIENTO CLASES DE ALMACENAMIENTO Almacenes Financieros o Warrants Almacenes autorizados de Aduana Almacenes de importación temporal Almacenes de exportación temporal De consignación Tipos de almacenes SESIONES 4 Y 5 - GESTIÓN DE STOCKS MÉTODOS DE PROGRAMACIÓN PRM Máximos y Mínimos MÉTODO DE LOTE ECONÓMICO DE COMPRAS METÓDO ESTACIONAL O FECHAS FIJAS MÉTODO GRÁFICO SESIÓN 6 - EXAMEN PARCIAL SESIÓN 7 - EL PEDIDO DE COMPRAS EL PEDIDO DE COMPRAS LA RECEPCIÓN SESIÓN 8 ALMACENAMIENTO - EL ALMACENAMIENTO PROPIAMENTE DICHO ÁREAS DE ALMACENAMIENTO UBICACIÓN DE LOS ALMACENES DISTRIBUCIÓN DE LOS MATERIALES SEGURIDAD DEL ALMACÉN MEDIOS DE ALMACENAMIENTO LOS DESPACHOS RESPONSABILIDADES DEL JEFE Y DEL PERSONAL DEL ALMACÉN EL KARDEX EL ALMACÉN... 51

2 SESIÓN 9 - CONTROLES DEL ALMACÉN CONTROLES DEL ALMACÉN CHEQUEOS TOMA DE INVENTARIOS Clase de toma de inventarios Preparación SESIÓN 10 CONTROL DE GESTIÓN CONTROL DE GESTIÓN SESIÓN 11 EVALUACIÓN FINAL... 59

3 TEMARIO No. SESION ES TEMARIO 1 Introducción: El almacén y la logística Funciones del almacén Objetivo del almacén Organización 2 Conceptos básicos: Clasificación de los materiales El catálogo Clasificación de stocks 3 Clases de Almacenamiento Tipos de almacenes ACTIVIDADES 4 y 5 Gestión de Stocks- Métodos de programación de stocks: PRM Máximos y mínimos Método estacional o fechas fijas Método gráfico Método del lote económico 6 EXAMEN PARCIAL 7 Pedido de compras Requisición Recepción 8 Almacenamiento Seguridad del almacén Distribución Interna Medios del almacenaje Despacho y distribución Documentos Métodos 9 Controles del Almacén Chequeos Toma de inventarios 10 Control de gestión 11 EVALUACIÓN

4 BIBLIOGRAFÍA Gestión de Almacenes: David de la Cruz Ponce Gestión de Stocks : Santiago Segura

5 SESIÓN 1 - INTRODUCCIÓN INTRODUCCIÓN Almacén es el lugar, interno ó externo, propio ó contratado, en donde tenemos los materiales de stock que son necesarios para las operaciones, ya sean de ventas, producción o servicios. También el almacén es el lugar obligatorio por donde deben pasar física y/o administrativamente TODOS los materiales que por cualquier motivo ingresen a la empresa. Las personas que trabajamos en el almacén, tenemos un desafío: demostrar que éste es capaz de obtener utilidades para la empresa y no es simplemente un gasto inútil; tenemos que lograr que el costo del almacenamiento es mucho menor que los beneficios que se obtienen al satisfacer en forma oportuna y económica los requerimientos del usuario y/o cliente. Para este fin, la principal labor que le corresponde al almacén, es ADMINISTRAR en forma óptima los stocks, de lo contrario, será una carga costosa. EL ALMACÉN Y LA LOGÍSTICA Nosotros sabemos que el objetivo logístico es el abastecimiento eficiente de los materiales para las operaciones de una empresa o institución, en: - Calidad - Oportunidad y - Cantidad, - al menor costo posible. Para poder conseguir este objetivo, es necesario realizar las siguientes funciones: Control de materiales Programación Compras Almacenes

6 El control de materiales determina Qué es lo que debemos adquirir?. Señala las especificaciones mínimas necesarias que debe reunir un material para satisfacer las necesidades de la empresa. El control de materiales también se encarga de Estudio de Materiales y de la determinación y mantenimiento del Catálogo de Materiales. El control de materiales se encarga de que la calidad (determinada por un conjunto de especificaciones) de cada uno de los materiales esté bien definida. Cuando no existe control de materiales, es decir, no se especifica bien lo que se compra, en la empresa existirán muchos Materiales Inactivos, que incrementan innecesariamente los costos de almacén. Para cumplir este cometido, control de materiales, debe coordinar con el usuario, control de calidad, ingeniería, compras y en muchos casos, solicitar asistencia de los proveedores y con empresas amigas. LA PROGRAMACION Es la base del ordenamiento que debe existir en todo proceso logístico. La programación determina la Cantidad y la Oportunidad en que deben estar los materiales en el almacén. Cuando no existe la programación, Compras se convierte en un Mandadero de la empresa. Si se programan adecuadamente las necesidades de materiales, se tendrá el tiempo suficiente para Administrar las compras, de lo contrario, todo será urgente, y ya sabemos, que muchas veces, los proveedores se aprovechan de las emergencias, encareciendo los productos. LAS COMPRAS Compras es el encargado de buscar la mejor oferta que cumpla con la calidad, cantidad y oportunidad, previamente determinados.

7 Compras es pues el encargado de obtener el menor Costo, pero que cumpla con los requerimientos anteriormente citados. Para este fin, compras debe conocer perfectamente el mercado de proveedores. ALMACENES Luego de compras, el proveedor entrega la mercadería al almacén, el cual es responsable de la recepción, almacenamiento y distribución. Ya hemos mencionado que: Control de materiales determina la Calidad Programación de materiales determina la Cantidad y Oportunidad Compras determina el Costo Cómo contribuye almacenes al objetivo logístico? Almacenes debe ser responsable del CONTROL DE MATERIALES y de la PROGRAMACIÓN. OBJETIVO DEL ALMACÉN Por qué almacenamos? Almacenamos para: - Garantizar la continuidad de las operaciones - Prever épocas de escasez - Obtener en algún momento, compras por oportunidad u ofertas Estos motivos por los que almacenamos, deben ser compatibles con los objetivos del almacén, que son:

8 - Mantener niveles adecuados de stock - Mantener la mercadería en perfectas condiciones desde que ingresa hasta que es requerida, minimizando las mermas - Minimizar los costos de posesión - Llevar un control eficiente de los materiales a su cargo, eliminando las pérdidas. - Llevar un control de consumos de los materiales, de acuerdo a los objetivos de la empresa y de los ratios establecidos. - Normalización y estandarización de los materiales, racionalizando el número de items. - Creación y/ó mantenimiento del catálogo de materiales - Estudio de materiales, buscando permanentemente nuevos items que reemplacen con ventajas a los existentes. ORGANIZACIÓN AL ALMACÉN Es muy relativo hablar de Organización, pues cada empresa es un Universo que tiene problemas y situaciones muy diferentes de otras. El almacén debe organizarse de tal manera que cumpla con las funciones básicas y los objetivos de la empresa, algunos de los cuales hemos enumerado en el capítulo anterior. A continuación podríamos señalar como ejemplo la siguiente organización: G. OPERAC. Producción Mantenim. Logística C. Calidad Compras Almacenes Transportes

9 JEFATURA DE Recepción Programación de Stocks y Control Mat. Almacén 1 Almacén 2 Almacén 3 RECEPCIÓN: La función de recepción debe ser independiente de la función específica de almacenamiento ya que ésta le corresponde al responsable de cada uno de los almacenes que pueda tener la empresa. Es necesario que exista esta independencia para que pueda existir el control cruzado.

10 SESIÓN 2 - PROGRAMACIÓN Y CONTROL MATERIALES PROGRAMACIÓN Y CONTROL MATERIALES Ya hemos mencionado que el almacén debe administrar los stocks, por eso, es responsable de la programación de los materiales de stock y también de realizar el control de materiales. A través de este última función, el almacén debe realizar: a) Control de pedido de materiales de stocks y no stocks : Esta labor consiste en revisar que los pedidos que realizan los usuarios, sean compatibles con las necesidades reales de la empresa. Generalmente, con los pedidos de reposición de stocks, no existen mayores problemas porque ya se conocen y consumen constantemente pero son los pedidos de no stock los que nos ocasionan las mayores dudas en cuanto a su real necesidad, cantidad que se solicite y si las especificaciones están completas. Para realizar este control, de acuerdo al tipo de empresa y materiales que consume, la empresa debe tener personal técnico y que realice una función de campo, es decir In- Situ, en donde se requiere el material. b) Estudio de materiales : El personal técnico debe estar permanentemente en búsqueda de materiales nuevos que reemplacen con ventajas a los existentes, en cuanto a: - Costo - Rendimiento - Obtención - Disponibilidad en el mercado - Procedencia - Integración nacional - Desarrollo de proveedores, etc. c) Catalogación : El catálogo, como vamos a ver posteriormente es una herramienta indispensable para la empresa. El encargado de crearlo y mantenerlo actualizado es control de materiales.

11 ALMACENAMIENTO El almacenamiento propiamente dicho, consiste en ingresar el material al almacén y entregarlo en perfectas condiciones, cuando sea requerido por el usuario o cliente. Es responsable del control físico y del control contable de la mercadería y de la generación de la documentación administrativa. Todos los materiales de la empresa deben ser controlados directa o indirectamente por almacenes. Para poder realizar un control eficiente de cada uno de ellos, debemos tener un catálogo. EL CATÁLOGO El catálogo es la relación ordenada de los diferentes materiales que existen en la empresa. Consta de: - Código - Descripción - U/M (Unidad de medida o manejo) - Ubicación El catálogo es la base del sistema de control, pues sin él, no podremos tener un buen kardex y por consiguiente tampoco podremos Administrar los materiales. Sin un buen catálogo, tampoco podremos mecanizar los almacenes, ni las compras, por consiguiente la información contable será deficiente. EL CÓDIGO Es la identificación de todos y cada uno de los items de la empresa. Así mismo es la base de todo sistema de control. Todo a nuestro alrededor está codificado: Nombre (código alfabético), # de L.E o DNI., # de carnet de seguro, # de teléfono, # de brevete, placa del carro, # de L. Militar, dirección, cta. cte, talla de ropa, etc., etc.

12 El código puede ser: 1. Alfabético (A-Z) 2. Numérico (0-9) 3. Alfa numérico (A-9) A continuación vanos a ver un ejemplo de codificación de artículos de una ferretería: Primero tenemos que realizar un levantamiento de información en los almacenes para saber los materiales que tenemos: RELACIÓN SEGÚN LEVANTAMIENTO perno cab. Hex. Fga. 1/2" x 1 1/2" pintura esmalte sint.blanco anyp x 1 gl papel granate N. 60 ASA taladro c/perc. 1/2" - 3/4" De Walt brochas de nylon 1" Tumi stove bolt 1/4" x 2" c/t Pintura supermate Vencedor x 1 gl barniz DD juego de llaves mixta x 20, Bahco candados león de 2" thinner acrílico envasado x 1 gl laca acrílica perlada S W masking tape x 1" válvula de globo x 1/2" italiana cemento portland "El sol" x 42.5 kg cemento blanco x 1kg cera al agua emperatriz x 330 ml tela de esmeril ASA NO. 60 pinza pela cable cable thw 12 awg En segundo lugar, establecemos el patrón codificador. Es la forma en que vamos a estructurar nuestro código. Luego del levantamiento de información, ya sabemos la cantidad y variedad a artículos ó items que existen en el almacén. En ésta base, establecemos el número de dígitos que debe tener nuestro catálogo, y la composición de éste. Por ejemplo:

13 XX - XX - XX FAMILIA GRUPO ARTICULO Luego, para cada artículo, le buscamos una familia. El nombre de la familia depende de cada empresa. Por ejemplo, para el primer artículo, perno de cabeza hexagonal, le asignamos la familia Pernos de cabeza hexagonal, ala pintura latex,la familia de Pinturas y solventes y así sucesivamente. Para cada familia, según nuestro patrón codificador le corresponden 2 dígitos. Se los asignamos, teniendo en cuenta que siempre hay que dejar espacios para poderm intercalar algunas familias nuevas. 39 PERNOS CAB. HEXAGONAL 45 PINTURAS Y SOLVENTES 03 ABRASIVOS FLEXIBLES 15 HERRAMIENTAS ELECTRICAS 18 HERRAMIENTAS MANUALES 05 CERRAJERIA 36 PEGAMENTOS Y ADHESIVOS 70 VALVULAS 28 MATERIALES P/CONSTRUCCIÓN 25 MATERIALES DE LIMPIEZA 09 CONDUCTORES ELECTRICOS Por último, ordenamos en forma ascendente a todas las familias, y les buscamos grupos que contengan a los artículos determinados en el levantamiento. 03 ABRASIVOS FLEXIBLES 10 PAPEL GRANATE PAPEL GRANATE ASA No. 60 PLG 20 TELA ESMERIL TELA ESMERIL ASA No. 60 PLG 05 CERRAJERIA 5 ARMELLAS 10 CERRADURAS 15 CANDADOS CANDADO LEÓN 2" PZA 09 CONDUCTORES ELECTRICOS 5 CABLES Y ALAMBRES DESNUDOS 10 CABLES Y ALAMBRES THW

14 CABLE THW 12 AWG MTR 15 CABLES Y ALAMBRES TW 15 HERRAMIENTAS ELECTRICAS 5 ESMERILES 10 LIJADORAS 15 TALADROS TALADRO CON PERCUTOR 1/2" - 3/4" DE WALT PZA 18 HERRAMIENTAS MANUALES 10 AJUSTE LLAVES MIXTA 1/4" - 1" X 20 PZA JGO 15 PARA ELECTRICISTA PINZA PELACABLE PZA 20 PARA PINTOR BROCHA NYLON 1" TUMI PZA 25 MATERIALES DE LIMPIEZA 06 CERAS CERA AL AGUA EMPERATRIZ X 330 ML COJ 12 DETERGENTES 18 INSECTICIDAS Y VENENOS 28 MATERIALES P/CONSTRUCCIÓN 06 CEMENTO CEMENTO PORTLAND "EL SOL" X 42.5 KGM BOL CEMENTO PORTLAND "EL SOL" GRANEL KGM CEMENTO BLANCO X 1 KGM BOL 10 PORCELANA 36 PEGAMENTOS Y ADHESIVOS 10 COLAS 20 MASKING TAPE CINTA MASKING TAPE 3M 1" X 60 YD PZA 39 PERNOS CAB. HEXAGONAL 10 DE ACERO 20 DE FIERRO NEGRO 30 GALVANIZADOS PERNO CAB. HEX. FGALV. RC 1/2" X 1 1/2" PZA 45 PINTURAS Y SOLVENTES 10 BARNICES BARNIZ DD TEKNO JGO 20 LACAS LACA ACRILICA PERLADA SW AZUL BÁLTICO GLN 30 LATEX PINTURA SUPER MATE VENCEDOR ROJO TEJA GLN 70 VALVULAS 03 DE COMPUERTA 06 DE GLOBO VALVULA GLOBO CR. 1/2" ITALIANA PZA

15 UBICACIÓN Forma de Codificar un estante o andamio Código de Ubicación Código A0108C Almacen A Estante 01 Fila C Columna 08 Código A0103B almacen A Estante 01 Fila B Columna 03 CLASIFICACIÓN DE LOS STOCKS 1. Por su procedencia - Local - Nacional - Importado 2. Por su demanda - Regulares - Irregulares - Eventuales 3. Por su importancia operativa - Estratégico - Normal - No operativos

16 4. Por su existencia - De stock - De no stock 5. Por su obtención - Preparados - Fabricación 6. Por su movimiento - Activos: Son aquellos que tienen movimiento dentro de un periodo previamente establecido. - Inactivos: Son los que no tienen movimiento dentro de un periodo establecido. - Agotados: Son los que tienen movimiento, pero en el momento de hacer la clasificación, se encuentran sin stock. Estos materiales, previo análisis, debemos reponerlos con premura porque podrían estar causando desabastecimiento. - Códigos muertos: Son items que existen en el catálogo pero no tienen stocks y ya no se utilizarán. Estos materiales debemos eliminarlos. Muchas veces, se quiere guardar Historia, en ése caso, podríamos guardarlos en un back up. (borrador). Cómo determinamos la Inactividad de un material? 7. Por su importancia económica Llamada también: Ley de Pareto Curva Clasificación ABC

17 A fines del siglo pasado un economista italiano llamado Pareto, realizó un estudio socio económico de la realidad de su país y encontró que un gran porcentaje de la riqueza del país (80%) estaba concentrado relativamente en una pequeña minoría (20%), siguiendo con su estudio, determinó que el siguiente 15% de las riquezas, estaba en manos del 30% de los habitantes y el 5% se distribuía entre la gran mayoría (50%). No fue sino hasta después de la 2da Guerra Mundial en que un ingeniero de la General Electric, llamado Dickens (por eso se conoce también como clasificación Dickeniana), aplicó esta teoría a los items de su empresa, viendo que se cumplía la ley. Primero en resumen y luego graficado : % item (acumulado) % económico (acumulado) A B C B A A B C C % acumulado item Esta clasificación es una de las más importantes en el campo administrativo, pues nos ayuda a identificar los items más importantes, cuya atención nos será muy útil para controlar los aspectos que sean necesarios.

18 En el caso logístico hay muchas aplicaciones, como por ejemplo: Compras: - Clasificación ABC por volumen de compra - Clasificación ABC por proveedores Almacenes: - Clasificación ABC valor consumo - Clasificación ABC de materiales inactivos Ventas - Clasificación ABC por volumen de venta - Clasificación ABC por margen de utilidad - Clasificación ABC por clientes La más importante en nuestro caso es la de valor consumo. Así, por ejemplo, si tenemos los siguientes materiales de los que conocemos su valor unitario y su consumo anual: Valor Consumo anual 1 30, , , ,000 0 Cuál será el más importante? Será el primero si nos basamos por su precio unitario, el segundo si nos basamos en el consumo anual; pero anualmente. en cual invertimos y gastamos más? Si calculamos el valor consumo anual de cada uno de ellos, tendremos:

19 1 30, , , , Es decir, la importancia económica de un material no se calcula por su valor unitario, ni por su consumo anual, sino por el VALOR DE SU CONSUMO ANUAL. Para confeccionar un cuadro que nos permita llegar a determinar la clasificación ABC, debemos calcular el valor consumo anualizado de cada item y luego clasificarlos de mayor a menor. En el punto superior quedarán los A, en el intermedio los B, y al final los C. No debemos limitarnos estrictamente por la ley de Pareto, sino, utilizar nuestro criterio para definir la clasificación; es decir nosotros decidimos cuáles son A, cuáles son B y cuáles son C. Entonces como conclusión podemos definir: Materiales A son muy importantes económicamente Materiales B son medianamente importantes económicamente Materiales C no tienen mayor importancia económica. Utilizamos el ABC para establecer nuestra política de stocks. Así tenemos que el stock que debemos mantener para cada clase de materiales es: A Lo mínimo necesario, tendiendo a cero (JIT Just in Time o JAT Justo a tiempo) Porque en estos materiales, una economía en el costo de posesión o en el precio de compra o ventajas en la forma de pago, serán muy significativos para la empresa, lo que no ocurre para los otros materiales, por lo que para ellos decidiremos:

20 B Stocks para un tiempo mediano; (4 meses por ejemplo). C Lo máximo posible (8 ó 12 meses) porque son materiales de un valor consumo no significativo. Esta política de stocks es modificada por 2 factores importantes: - Duración del bien - Capacidad del almacenamiento Así mismo, para comprar, debemos tener más dedicación para los materiales A, pues una ventaja en la adquisición de los insumos, será importantísimo para la empresa.

21 SESIÓN 3 - CLASES DE ALMACENAMIENTO CLASES DE ALMACENAMIENTO Podemos considerar los siguientes tipos: 1. Almacenes financieros o warrant 2. Almacenes autorizados de Aduana 3. Almacenes de importación temporal 4. Almacenes de exportación temporal 5. Almacenes de consignación. Almacenes Financieros o Warrants Son aquellos en que se almacena mercadería que se entrega en garantía (warrants) por un préstamo, generalmente bancario. Estos pueden ser alquilados a almaceneras o se puede negociar para que se utilice un almacén dentro de la empresa, pero al cual tiene acceso únicamente la empresa financiera acreedora. Bien utilizado, puede ser un medio importante de financiamiento. Se pueden warrantear mercaderías o insumos o productos terminados. Los materiales warranteados se pueden liberar parcialmente pagando al banco, el valor del material más los intereses correspondiente. Almacenes autorizados de Aduana Los terminales marítimos y aéreo, tienen los siguientes inconvenientes: 1. Son inseguros por pérdidas y robos. 2. Existen plazos para retirar la totalidad de la mercadería, en cuyo defecto es declarada en abandono. 3. No se puede retirar parcialmente la mercadería.

22 Para evitar estos inconvenientes, podemos gestionar que apenas se desembarque la mercadería importada, sea depositada en almacenes autorizados de aduanas con el fin de eliminar los problemas mencionados pues, nuestra mercadería estará: 1. Segura. 2. No se declarará en abandono mientras paguemos los derechos de almacenamiento. 3. Se puede desaduanar parcialmente. Almacenes de importación temporal Las empresas que exporten productos, pueden solicitar la importación de insumos que sean productivos, liberados de los derechos de aduana y del IGV. El Estado es muy riguroso en el control de los materiales que ingresan al país con esta facilidad, que es necesaria para poder competir con productos de otros países. La falta de materiales que no corresponden al balance importación temporal exportación, puede ser asumido como contrabando, con las penalidades correspondiente. Almacenes de exportación temporal En el caso que tengamos que remitir un material para su reparación al extranjero, que deba volver a internarse, o de devoluciones al proveedor con cargo a reingreso, por los que ya se pagaron los derechos de aduana correspondiente, pueden ser solicitados como exportación temporal para no duplicar el pago de los derechos. Dentro de estos, podemos considerar también, los TIC: terminales interiores de carga, creados por la Ley N Normas sobre el transporte multimodal internacional de mercaderías, que se dio para facilitar el comercio internacional de zonas que no dispongan de servicios de embarque desembarque de cargas en contenedores ni otras formas análogas.

23 Estos almacenes están bajo el control de la Sunad y toda la mercadería que se interne en ellos se consideran Exportadas para todos sus efectos. De consignación Es cuando el proveedor nos da los materiales que serán pagados con la condición de ser consumidos o vendidos por nosotros. Como es lógico, son aplicables para materiales A, pues no vale la pena hacerlo para materiales B ó C. Este sistema es importantísimo porque minimiza la inversión necesaria y porque baja considerablemente el costo de posesión. Es muy útil pero hay que tener un buen sistema de control de los stocks y de los consumos, pues este tiende a aumentar por el sólo hecho de tener los materiales disponibles o porque puede ser incentivado por el proveedor. Tipos de almacenes Estos son los lugares de almacenamiento que debemos considerar dentro de una empresa. - De insumos - De productos terminados - De recuperos - De mercadería - Sub almacenes o bodegas Estos pueden ser únicos o varios, según sea necesario. 1. De insumos.- Son aquellos que contienen los materiales que se consumen en la empresa, ya sea para uso interno o producción pueden ser especializados o tener 1 sólo, general: Por ejemplo: - Almacén de materias primas

24 - Almacén de repuestos - Economato - Almacén de materiales pesados, etc. 2. De productos terminados.- Como su nombre lo indica, son los que contienen los materiales que produce la empresa. En este almacén, podríamos tener también los semi-terminados. 3. De recuperos.- Están los materiales usados, susceptibles de ser reparados o para su venta donde estén y como estén o para ser eliminados. 4. De mercadería: Es donde están los materiales que compramos para comercializar directamente. Podrían también estar junto con los productos terminados. 5. Bodegas o sub-almacenes: Son almacenes pequeños, en los que tenemos materiales de uso frecuente y/o emergencia, que son necesarios cuando los usuarios están muy alejados del almacén o cuando este no cubre todos los turnos de trabajo que tiene la producción.

25 SESIONES 4 Y 5 - GESTIÓN DE STOCKS MÉTODOS DE PROGRAMACIÓN La programación es indispensable en cualquier actividad, especialmente en la logística. Programar es prever, es adelantarnos a los requerimientos de los usuarios para tener los materiales en la cantidad necesaria y en el momento oportuno. Es decir, mediante ella vamos a determinar Cuánto necesitamos? y Cuándo debe estar disponible?, Existen varios métodos de programación. 1. PRM (Programa de Requerimiento de Materiales). Se aplica a los materiales productivos directos. 2. Máximos y Mínimos. Se aplica para materiales B y C 3. Estacional o fechas fijas. Se usa para materiales de demanda irregular. 4. Gráfico. Se aplica para materiales A 5. Lote económico de compras. Se aplica a materiales A. PRM En Inglés, sus siglas son MRP. Este método, si bien es cierto, existe como principio desde tiempos muy antiguos, pero en la década del 70 fue sistematizado, con la ayuda de la nueva generación de computadoras 360/20. Se basa en el concepto de RATIO DE CONSUMO: Cantidad de material Ratio de consumo = Producto terminado Es la cantidad de materiales que se requieren para fabricar un producto terminado.

26 Es un concepto que utilizamos a diario en muchos de nuestros actos. Por ejemplo, para fabricar un pantalón talla L utilizamos 1.20 mt de tela. El ratio será : 1.20 mt/pantalón Nos sirve para calcular el consumo necesario de tela y también para controlarlo. Pero para fabricar 1 pantalón no sólo necesitamos tela, sino otros materiales. Indicando solo los materiales productivos directos, con sus ratios que necesitaremos para fabricar el pantalón, tenemos: Ratio Talla L Ratio para niños Ratio para short Tela principal 1.20 mt 0.70 mt 0.60 mt Hilo 0.10 cono 0.07 cono 0.06 cono Botones 2.00 unid 2.00 unid -- Cierre 1.00 unid 1.00 unid unid. Broches 1.00 unid 1.00 unid unid. Tela/p/bolsillos 0.30 mt 0.20 mt -- Etiqueta 1.00 unid unid unid. Bolsa 1.00 unid 1.00 unid unid. El conjunto de materiales con sus respetivos ratios, son necesarios para fabricar una unidad, se llama árbol de estructuras. Cada producto que se fabrique en una empresa debe tener su árbol de estructuras. Por supuesto que para fabricar 1 pantalón necesitamos otros materiales que no son productivos directos (no dependen de la producción) tales como: agujas, repuestos máquinas, útiles de oficina, materiales de limpieza, tijeras, etc., etc.) que serán programados de acuerdo a los otros métodos.

27 Si tenemos todos los árboles de estructura grabados en el computador, bastará indicar la cantidad que tengamos que producir de cada uno de ellos y automáticamente el computador calculará la cantidad necesaria para confeccionar cada producto y sumará la cantidad total. Además comparará este total con la cantidad disponible (no es igual al stock) y calculará la cantidad a comprar. Máximos y Mínimos Este método se utiliza para materiales B y C, es decir aquellos que no tienen mayor importancia económica. Puede incluir a materiales productivos directos. Como su nombre lo indica, este método se basa en que cuando tengamos una cantidad mínima, debemos adquirir la cantidad máxima permitida. Para programar, necesitamos los siguientes datos: - Consumo - Tiempo de reposición (es el tiempo que transcurre desde que surge la necesidad hasta que el material está disponible en el almacén). - Stock inicial - Política de stocks (para saber cuánto o para cuánto tiempo debemos solicitar el material) Veamos este método con un ejemplo. Si un Item cualquiera tiene los siguientes datos: Consumo anual : 1200 unidades Tiempo de reposición : 30 días Stocks inicial : 400 unidades Política de stocks : Si el item es B => Solicitamos para 6 meses Si el item es C => Solicitamos para 12 meses

28 Veamos cómo varía el stocks con respecto al tiempo: C B A Punto de Repedido Stock de seguridad EN FB MZ AB MA JN JL AG ST OC Tiempo El consumo anual es 1200 unidades, mensual será 100. Si partimos de un stock inicial de 400 unidades, al cabo de 1 mes, ya habremos consumido 100, o sea nuestro stocks será 300. A fines de febrero, será 200, a fines de marzo, será 100 y a fines de abril, se habrá producido una rotura de stock, es decir, llegaremos a stock cero. Si nosotros realizamos nuestro pedido a fines de abril, tendremos que esperar 30 días (tiempo de reposición) para que nuestro pedido llegue, es decir, estaríamos 30 días sin stock. Como esto no es deseable, en 1ra instancia, decidimos adelantarnos para realizar nuestro pedido; cuánto nos adelantamos?: 30 días, porque ese es el tiempo de reposición, es decir vamos a pedir cuando tengamos stocks para 1 mes, que es igual a 100 unidades. Probemos ahora: cuando nuestro stock llegue a 100 (fines de marzo) realizamos nuestro pedido, que debe llegar en 30 días, a fines de abril, cuando estamos llegando a cero. Pero siempre llegan a tiempo nuestros pedidos y si aún llegando a tiempo, nuestro consumo o venta, aumenta?

29 Para poder evitar quedarnos sin stocks, por los motivos anteriormente anotados: - MAYOR CONSUMO o DEMANDA - DEMORAS EN EL ABASTECIMIENTO Debemos tener una cantidad que los proteja de estas contingencias, que lo vamos a llamar stock de seguridad. Uno de lo errores que frecuentemente se cometen, es tratar de hacer el cálculo del stock de seguridad, en forma científica, exacta. Recordemos que este método de programación es aplicable para materiales B y C, que no tienen mayor importancia económica. Debemos asumirlo en forma aproximada; si no es correcto, lo corregimos y si es acertado, lo dejamos. Tracemos una línea en el punto de 100 unidades que señala nuestro stocks de seguridad (para 1 mes), a partir de este momento, esta línea será nuestro cero aparente, tratamos de que nuestro stock no llegue a este nivel. El stock de seguridad es conocido también con el nombre de stock de protección y desde mi punto de vista, como stock mínimo. A partir de esta cantidad (100 unidades) nos adelantamos un periodo igual al tiempo de reposición (30 días), que equivale a 100 unidades, nos da 200 unidades. ESTE PUNTO CONSTITUYE EL PUNTO DE REPEDIDO (REORDER POINT) O STOCK DE REPOSICIÓN. En consecuencia, el punto de repedido, es: LA CANTIDAD en que debemos ordenar la reposición de un material. El punto de repedido es independiente del tiempo pues nuestro consumo no siempre es ideal, parejo, es muy variable, por lo que debemos considerar hacer nuestro pedido cuando lleguemos a 200 unidades (en el caso del ejemplo).