UNIDAD ADMINISTRATIVA DE MIGRACIÓN COLOMBIA INVITACIÓN PÚBLICA 086 DE 2012 PROCESO DE SELECCIÓN DE MINIMA CUANTÍA

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1 UNIDAD ADMINISTRATIVA DE MIGRACIÓN COLOMBIA INVITACIÓN PÚBLICA 086 DE 2012 PROCESO DE SELECCIÓN DE MINIMA CUANTÍA OBJETO: Contratar la prestación del servicio de mantenimiento general preventivo y correctivo con suministro de repuestos para la planta eléctrica de emergencia a cargo de la Regional Occidente de la UAEMC ubicada en la ciudad de Cali. Bogotá D. C., 11 de mayo de 2012

2 PROCESO DE CONTRATACIÓN MODALIDAD SELECCION DE MINIMA CUANTÍA 1. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR: Contratar la prestación del servicio de mantenimiento general preventivo y correctivo con suministro de repuestos para la planta eléctrica de emergencia a cargo de la Regional Occidente de la UAEMC ubicada en la ciudad de Cali. 2. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO El plazo de ejecución del contrato que se derive de este proceso de selección será hasta el 30 de diciembre de 2012, contados a partir de la suscripción del Acta de Inicio, previo cumplimiento de los requisitos de ejecución, es decir expedición del registro presupuestal. 3. FORMA DE PAGO: Una vez perfeccionado el contrato y cumplidos los requisitos de ejecución, la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia pagará al contratista el valor pactado de acuerdo con los servicios de mantenimiento preventivo y/o correctivo efectivamente realizados liquidados a los precios ofrecidos, previa presentación de la factura acompañada de sus respectivos soportes, tales como: certificado del cumplimiento y recibo a satisfacción expedido por el supervisor del contrato, certificación expedida por el representante legal o por el revisor fiscal según sea el caso del pago de sus obligaciones a los sistemas de salud, riesgos profesionales y aportes a las cajas de compensación familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y servicio de aprendizaje SENA. PARÁGRAFO 1: Si las facturas no han sido correctamente elaboradas o no se acompañan los documentos requeridos para el pago, el término para éste sólo efecto empezará a contarse desde la fecha en que se haya aportado el último de los documentos. PARÁGRAFO 2: Se entienden incluidos como parte del precio todos los impuestos, derechos, tasas, gastos directos o indirectos y contribuciones que se generen con ocasión o como efecto del presente contrato, los cuales corren a cargo del CONTRATISTA. PARÁGRAFO 3: Los pagos quedan sujetos igualmente al cumplimiento de los trámites administrativos a que haya lugar, a la expedición de la obligación y orden de pago SIIF, y a la aprobación del Programa Anual mensualizado de Caja PAC, por parte de la Dirección del Tesoro Nacional. Los documentos soportes para el pago deberán ser avalados por el supervisor del contrato.

3 PARÁGRAFO 4: Si la Entidad recibe la cuenta de cobro dentro de los cinco (5) últimos días hábiles del mes, se tramitarán para efectos de pago, el primer día hábil del mes siguiente. 4. CAUSALES DE RECHAZO Y/O DECLARATORIA DESIERTO DEL PROCESO Las propuestas se rechazarán en cualquiera de los siguientes eventos: Cuando no se hubiere presentado en el lugar indicado en la invitación pública y/o cuando se hubiere presentado después de la fecha y hora e señaladas en la misma. Cuando frente a los requisitos habilitantes jurídicos, financieros y técnicos, y previo requerimiento de la Unidad Administrativa de Migración Colombia, no se presenten los documentos o aclaraciones solicitadas, o cuando habiéndose presentado, no logre subsanar, aclarar o no cumplan con las condiciones para participar. Cuando la propuesta presentada no cumpla frente a la totalidad de las especificaciones técnicas exigidas por la Entidad. Cuando el proponente no se encuentre a paz y salvo, por concepto de pagos parafiscales y no tenga suscrito acuerdo de pago vigente de los aportes a Cajas de Compensación y sistemas de seguridad social en pensiones y salud de conformidad con las normas vigentes en la materia. Cuando el proponente aparezca registrado en el Boletín de responsables fiscales de la Contraloría General de la República. Cuando el valor total de la propuesta supere el presupuesto oficial estimado para el presente proceso. Cuando el objeto social de la firma incluido en el Certificado de Existencia y Representación Legal, no le permita cumplir o desarrollar la actividad materia de la futura contratación. Cuando una persona natural o jurídica, por sí o por interpuesta persona, forme parte de más de un Consorcio o Unión Temporal que presenten propuesta para este proceso de selección, así mismo, cuando una persona presente más de una oferta para éste proceso. Cuando en la propuesta se encuentre información o documentos que no correspondan respondan a la realidad que le permita cumplir un requisito mínimo. Cuando existan motivos o causas que impidan la escogencia objetiva Cuando no se presente ninguna propuesta Cuando ninguna propuesta se ajuste a las especificaciones técnicas requeridas de la invitación pública, en sus respectivos estudios previos o condiciones jurídicas y financieras.

4 5. CRONOGRAMA DEL PROCESO OBJETO FECHA Y HORA SITIO Publicación Invitación Plazo para presentación de propuestas Plazo para generación de Adendas Cierre del proceso, vencimiento del plazo para presentación de propuestas Evaluación de las propuestas y verificación de requisitos a la propuesta de menor precio Publicación informe de evaluación de las propuestas y verificación de requisitos a la propuesta de menor precio Presentación de observaciones al informe de evaluación de las propuestas y verificación de requisitos a la propuesta de menor precio Aceptación propuesta de menor precio 18 de mayo de 2012 Del 18 al 23 de mayo de :00 p.m. Hasta el 22 de mayo de :00 p.m. 23 de mayo de 2012 a las 4:00 p.m. 24 y 25 de mayo de de mayo de 2012 a las 8:30 a.m. 28 de mayo de 2012 a las 5:30 p.m. 29 de mayo de Personalmente en la Regional Occidente ubicada en la Av 3A No de la ciudad de Cali o en Bogotá Calle 100 No. 11 B - 27 Edificio Platinum Piso 6 Coordinación de Contratos o a través de correo electrónico contratos@migracioncolombia.gov.co Personalmente en la Regional Personalmente en la Regional Occidente ubicada en la Av 3A No de la ciudad de Cali. Calle 100 No. 11B - 27 Piso 6 Edificio Platinum Coordinación Contratos. A través del correo electrónico contratos@migracioncolombia.gov.co y/o personalmente en la Calle 100 No. 11B - 27 Edificio Platinum Piso 6 Coordinación Contratos. NOTAS Los plazos anotados anteriormente podrán ser prorrogados por la Entidad de acuerdo con sus necesidades. De cada ampliación se dejará constancia en documento escrito y se publicará en la página y Cualquier modificación a los términos de la invitación se efectuara a través de Adenda, las cuales se incorporaran ran a la invitación que se encuentra en la página WEB del portal único de contratación

5 y la de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia Si dentro del plazo establecido para la presentación de propuestas se llegaré a requerir la expedición de adendas cuando la Entidad lo estime conveniente, en dicho documento se aclarará lo respectivo y adicionalmente, se modificara el cronograma del proceso atendiendo lo señalado en el numeral 5 del artículo 734 de En el evento en el que se modifique los plazos y términos del proceso de selección, la Adenda deberá incluir el l nuevo cronograma, estableciendo los cambios que ello implique en el proceso. Asimismo las modificaciones a la Invitación Pública que puedan surgir durante el desarrollo del proceso, por necesidad de la Entidad o por observaciones de los interesados, serán realizadas antes del cierre del proceso. En todo caso se dejará constancia en documento escrito y se publicará en la página y 6. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA DE FORMA PERSONAL Y FÍSICA. Las propuestas entregadas de manera personal deberán entregarse en original en sobre sellado, debidamente identificados con los datos de la presente Invitación Pública, descripción del objeto a contratar, el nombre del oferente, la dirección y el teléfono. Dicho sobre debe contener los documentos que acrediten los requisitos habilitantes, jurídicos y financieros, así como su ofrecimiento técnico (punto a punto) de acuerdo a las condiciones técnicas requeridas por la entidad, y su oferta económica Occidente ubicada en la Av 3A No de la ciudad de Cali o en Bogotá en la Calle 100 No. 11B-27 Edificio Platinum Piso 6 Coordinación Contratos. EN ARCHIVO MAGNÉTICO A TRAVÉS DE CORREO ELECTRÓNICO. Las propuestas enviadas en archivo magnético a través del correo electrónico contratos@migracioncolombia.gov.co y deberán ser entregadas en formato PDF, archivo debidamente identificado con el número de la Invitación Pública, el cual debe contener escaneado los documentos que acrediten los requisitos habilitantes, jurídicos, financieros y técnicos, así como su ofrecimiento técnico (punto a punto) de acuerdo a las condiciones técnicas requeridas por la entidad, y su oferta económica. Cabe anotar que la capacidad máxima de recibo del buzón de correo electronico es de 10 MB, por tanto se solicita a los oferentes comprimir y seccionar tantas veces sea necesario el archivo magnético, para que este pueda ingresar a la bandeja de entrada y no presente inconvenientes en el envió del mismo.

6 7. REQUISITOS HABILITANTES DOCUMENTOS PARA ACREDITAR CAPACIDAD JURÍDICA: Carta de presentación de la propuesta. Siguiendo el modelo que para tal efecto se suministra en documento Anexo, debidamente firmado por el proponente o en caso de ser persona jurídica por el Representante legal o por la persona que se encuentre debidamente facultada o autorizada para ello. Certificado de existencia y representación legal si es persona jurídica o registro mercantil si es establecimiento de comercio o persona natural, expedido por la Cámara de Comercio. En caso de que el proponente sea Consorcio o Unión Temporal, cada uno de los l integrantes que lo conforman, deben anexar la certificación. Cuando el Representante Legal de la firma proponente, de conformidad con el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio tenga limitada su capacidad para licitar o contratar, deberá acompañar la correspondiente autorización del órgano directivo de la sociedad, autorizándolo para estos fines. La misma condición aplica para los que integren el consorcio o la unión temporal. Cuando se actúe en calidad de apoderado, deberá acreditarse tal condición mediante documento legalmente otorgado ante autoridad competente y de conformidad con la normatividad vigente El objeto social de la firma proponente debe estar en concordancia con el objeto de la contratación. En caso de consorcios y/o uniones temporales todos los integrantes deberán estar en concordancia con el objeto a contratar. Si se trata de consorcios o uniones temporales, los proponentes deberán anexar documento de constitución del mismo,, donde indicaran si su participación es a título de consorcio o unión temporal y señalarán los términos, condiciones y porcentajes de participación en la propuesta y en la ejecución del contrato, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo de la Unidad Administrativa de Migración Colombia. Así mismo, se debe indicar la designación de la persona que para todos los efectos los representará, señalando las reglas básicas que regulen las relaciones entre ellos y su responsabilidad. También se establecerá la forma como se adoptarán las decisiones, en caso contrario, la Entidad se atendrá a lo decidido por el representante legal designado. Cuando el Representante Legal de las personas jurídicas que integren el Consorcio o Unión Temporal, de conformidad con el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio tenga limitada su capacidad para contratar, deberá acompañar a la propuesta la correspondiente autorización del órgano directivo o Asamblea de Socios de las personas jurídicas u órgano competente, a través de la cual lo autoriza para tales fines.

7 Certificación aportes parafiscales y a los sistemas de seguridad social. Los proponentes deberán acreditar el pago de los aportes de sus empleados a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes cajas de compensación familiar, ICBF y SENA, si a ello hubiere lugar, durante los seis (6) meses anteriores a la presentación de las propuestas. Igual obligación deberá cumplir y acreditar durante la ejecución del contrato si el proponente fuere favorecido, conforme al artículo 50 de la ley 789 de 2002 y el artículo 23 de la Ley 1150 de Las personas jurídicas lo harán mediante certificación expedida por el Revisor Fiscal si la sociedad cuenta con éste o por el representante legal. Las personas naturales deberán acreditar el pago correspondiente. Cuando se trate de consorcios o uniones temporales, cada uno de los integrantes deberá aportar, según corresponda, la certificación o la declaración. En caso de que el proponente no esté obligado a efectuar el pago, deberá indicar esta circunstancia. Certificación de Antecedentes Disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación. Antecedentes en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de República. Certificación Mipymes.. Tratándose de mipymes, el proponente deberá anexar la certificación expedida por contador o revisor fiscal, según corresponda. Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía. DOCUMENTOS PARA ACREDITAR CAPACIDAD FINANCIERA: Certificación expedida por Entidad Bancaria: : en la que conste: nombre del titular de la cuenta, identificación, número de cuenta del proponente, el tipo de cuenta y si a la fecha está activa, de conformidad con el Decreto 4318 del 30 de Noviembre de Formulario diligenciado de creación de terceros en el SIIF (se adjunta formato) Registro Único Tributario (RUT): Anexar fotocopia del Registro Único Tributario, expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Oferta Económica: El proponente deberá presentar su oferta de conformidad con las cantidades mínima requerida por la entidad y en pesos colombianos, indicando el precio total con IVA sin centavos, teniendo en cuenta las exenciones que aplique, totalizando cada ítem y el total de la propuesta, de acuerdo al siguiente formato:

8 ITEM 1 DESCRIPCION DEL SERVICIO CANTIDAD RUTINA Servicio de mantenimiento general preventivo y correctivo con suministro de repuestos para la planta eléctrica de 1 3 emergencia ubicada en Cali, perteneciente a la Regional Occidente. V. SUBTOTAL MANTENIMIENTO PREVENTIVO $ IVA $ SUBTOTAL $ V. TOTAL MANTENIMIENTO CORRECTIVO $ V. TOTAL MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO $ V. TOTAL DE LA OFERTA $ VALOR UNITARIO TOTAL SIN IVA El valor ofertado por parte del proponente, debe incluir todos los gastos, costos, derechos, impuestos, tasas, transporte y demás contribuciones que se causen con ocasión de la presentación de la oferta, de la suscripción y ejecución del contrato, de acuerdo con las normas legales vigentes, ya que los mismos se entienden por cuenta del contratista. NOTA: : Estarán a cargo del proponente todos los costos asociados a la preparación, elaboración y presentación de la oferta. Por lo tanto, la Unidad Administrativa de Migración Colombia, no reconocerá ningún reembolso por este concepto. EVALUACIÓN ECONÓMICA Se adjudicará a la oferta con el menor valor presentado, previo cumplimiento de los requisitos habilitantes establecidos y condiciones técnicas exigidas. Criterios de desempate: en virtud del parágrafo del artículo del Decreto 0734 del 13 de Abril de 2012, en caso de empate a menor precio, la entidad adjudicará a quien haya entregado primero la oferta entre los empatados, según el orden de entrega de las mismas. Para tal fin la entidad tomará los datos registrados en la planilla de control de entrega de ofertas correspondiente al presente proceso. DOCUMENTOS PARA ACREDITAR CAPACIDAD TÉCNICA: Propuesta Técnica. El Proponente debe presentar su oferta técnica atendiendo la totalidad de las especificaciones mínimas técnicas, condiciones, cantidades y demás requerimientos establecidos en el Anexo 1. Certificaciones de experiencia. La experiencia del proponente se acreditará mediante la presentación de máximo tres (3) certificaciones de experiencia, expedidas por empresa privadas, entidades públicas o

9 personas contratantes nacionales, debidamente acreditadas en contratos ejecutados por el proponente, en un período comprendido entre el 1 de enero del año 2008 a la fecha de presentación de la propuesta, cuyo objeto sea La prestación de los servicios objeto de la presente invitación, cuya sumatoria sea igual o superior al 100% del presupuesto oficial estimado. Estas certificaciones deben tener como mínimo la siguiente información: Objeto, valor, fecha de suscripción, fecha de terminación y concepto sobre el cumplimiento del ó los contratos certificados, el cual no puede ser inferior a BUENO. Cuando el proponente sea un CONSORCIO O UNIÓN TEMPORAL, serán válidas las certificaciones de contratos donde el contratista sea cualquiera de los integrantes del consorcio o unión temporal constituidos para esta contratación. De las anteriores certificaciones se debe expedir una por cada contrato ejecutado. No se tendrá en cuenta para la evaluación fotocopias de contratos ni facturas cuando no estén acompañadas de la respectiva certificación de cumplimiento, excepto para aquellas certificaciones que sean expedidas por el DAS o su Fondo Rotatorio, caso en el cual se acepta solamente la copia del contrato. Requisitos que deben cumplir las certificaciones En caso que la certificación sea expedida por una entidad estatal y no contenga la totalidad de la información solicitada, se deberá adjuntar copia del acta de liquidación, recibo final a satisfacción del contrato o cualquier otro documento que haga parte de la ejecución del contrato debidamente suscrito. No se tendrán en cuenta para evaluación de la experiencia del proponente las copias de contratos, actas de iniciación o cualquier otro documento, cuando estos estén acompañados de su respectiva certificación. En caso de que el proponente sea consorcio o unión temporal, serán válidas las certificaciones de contratos donde el Contratista tista sea cualquiera de los integrantes del consorcio o unión temporal constituida para esta contratación, cada integrante deberá informar su experiencia por separado. Cuando los integrantes del consorcio o unión temporal presenten la misma certificación por separado, de contratos realizados en consorcios o uniones temporales anteriores en las cuales hayan participado juntos, sólo se tendrá en cuenta la experiencia acreditada para uno de los integrantes. Para las certificaciones de los contratos ejecutados realizados en Consorcios o Uniones temporales, estas deberán relacionar a cada uno de los integrantes del Consorcio o Unión Temporal, si la certificación no contiene esta información el proponente podrá complementarla mediante la presentación del acta de constitución del Consorcio o Unión Temporal. 8. GARANTÍAS De conformidad con lo dispuesto en el Decreto 734 de 2012, las garantías no serán obligatorias en los contratos cuyo valor sea inferior al 10% de la menor cuantía a que se refiere esta Ley, caso en el cual corresponderá a la entidad determinar la necesidad de exigirla, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago, así como en los demás que señale el reglamento.

10 Con el fin de minimizar los riesgos de la etapa contractual se fija la forma de pago contra el recibo a satisfacción de los bienes solicitados. 9. VALIDEZ DE LA OFERTA. La validez de la oferta será de dos (2) meses contados a partir de la fecha del cierre del proceso y en ningún caso podrá ser inferior a la fecha de vencimiento de la garantía de seriedad de la propuesta. 10. MULTAS: La mora por parte del CONTRATISTA en el cumplimiento de alguna o algunas de las obligaciones del contrato, dará lugar a la aplicación de multas sucesivas por una suma equivalente al uno por ciento (1%) del valor del contrato por cada día de atraso y que, sumadas no superen el veinte por ciento (20%) del valor total del mismo. EL CONTRATISTA y MIGRACION COLOMBIA acuerdan que el valor de las multas se descontará por MIGRACION COLOMBIA del saldo a favor del CONTRATISTA si lo hubiere, previa comunicación escrita a éste. 11. PENAL PECUNIARIA En caso de mora o retardo en el cumplimiento de cualquiera de las obligaciones señaladas en el presente contrato a cargo del CONTRATISTA, MIGRACION COLOMBIA podrá exigir a título de pena al CONTRATISTA y éste acepta que así sea, una suma equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato. Esta cláusula se aplicará sin perjuicio de las demás acciones que correspondan a MIGRACION COLOMBIA para el cobro de los valores totales o perjuicios ocasionados por el no cumplimiento de las obligaciones a cargo del CONTRATISTA. EL CONTRATISTA autoriza a MIGRACION COLOMBIA a que le descuente los valores que a título de pena se exijan, directamente del saldo a su favor, si lo hubiere. 12. INDEMNIDAD DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA El contratista mantendrá indemne a la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA contra todo reclamo, demanda, acción legal y costo que pueda causarse o surgir por daños o lesiones a personas o propiedades de terceros, ocasionados por aquél, sus subcontratistas o proveedores. En el evento en que EL CONTRATISTA no asuma debida y oportunamente la defensa de la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA, éste podrá hacerlo directamente, previa notificación escrita al CONTRATISTA y éste pagará todos los gastos en que incurra por tal motivo. En caso de que así no lo hiciere el contratista, la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA tendrá derecho a descontar el valor de tales erogaciones de cualquier suma que adeude al CONTRATISTA por razón de los trabajos motivo del contrato. (ORIGINAL FIRMADO) ILBA MILADY VARGAS GUIZA ORDENADORA DEL GASTO UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA Fecha: 11 de mayo de 2012

11 CARTA DE PRESENTACIÓN Bogotá D.C., de de 2012 Señores UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA Ciudad. REF. PROCESO DE SELECCIÓN MINIMA CUANTIA No Estimados señores: De acuerdo con las condiciones que se estipulan en la invitación Mínima Cuantía de la referencia, presento la siguiente oferta para Contratar la prestación del servicio de mantenimiento general preventivo y correctivo con suministro de repuestos para la planta eléctrica de emergencia a cargo de la Regional Occidente de la UAEMC ubicada en la ciudad de Cali. En mi calidad de proponente declaro: 1. Que conozco el Pliego de Condiciones del Proceso de Mínima Cuantía 086 de 2012, que he estudiado cuidadosamente los documentos del mismo, incluidas sus aclaraciones, así como los demás documentos relacionados con el proceso, acogiéndome y aceptando las condiciones plasmadas en la Invitación pública y los estudios previos, no existiendo de nuestra parte observación alguna. 2. Declaro bajo la gravedad del juramento que toda la información presentada en mi propuesta, es veraz y susceptible de comprobación. 3. Con la firma de la presente carta, manifiesto bajo la gravedad del juramento que no me encuentro incurso en ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad establecidas en la Ley 80 de 1993, y demás normas que la adicionen o complementen. 4. Que esta propuesta y el contrato que llegare a celebrar en caso de adjudicación, solo me comprometen como persona natural o a la sociedad que represento. Atentamente, c.c. de Representante legal Dirección: Telefax: E. Mail: Celular:

12 Calle 100 No. 11b - 27 Edificio PlatinumBogotá Conmutador ; contratos@migracioncolombia.gov.co

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