MANUAL USUARIO DEPORWIN ALTAS, BAJAS, NÚMERO DE ABONADOS V /04/2014 [DEPORWIN]

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1 MANUAL USUARIO DEPORWIN ALTAS, BAJAS, NÚMERO DE ABONADOS V /04/2014 [DEPORWIN]

2 INDICE 1. PROBLEMÁTICA Y SOLUCIONES 2 CONSISTENCIA +ALTAS -BAJAS 2 COHERENCIA HISTÓRICA 2 2. OPERATIVA 3 DESHACER BAJA 4 MODIFICACIÓN DE LA FECHA DE ALTA 5 DESACTIVAR ABONOS CON PAGOS PENDIENTES 5 HISTORIAL 6 3. QUÉ CUENTAN LOS LISTADOS? 7 ABONOS (CONTRATOS) O INTEGRANTES (SOCIOS, ABONADOS) 7 ACTUAL O DE UN DÍA DETERMINADO 7 ALTAS Y BAJAS, REALES O POR CAMBIO 8 CONJUNTOS DE LISTADOS DEL CATÁLOGO (RÁPIDO, COMPLETO, BÁSICO) 8 FECHAS PARA LOS LISTADOS DE ALTAS, BAJAS, NÚMERO DE ABONOS/ABONADOS 8 4. INSTANTÁNEAS ABONOS 9 Manual Usuario v3.0 1

3 1. Problemática y soluciones Durante el control del número de abonos o abonados, las altas y las bajas, podemos encontrar dos problemáticas básicas, para las cuales se han desarrollado unos controles que permiten modificar los datos de forma limitada, manteniendo la coherencia. Estos cambios son operativos desde la versión de deporwin del 29/11/2013. Consistencia +altas -bajas Problemática: El número de abonados al inicio del periodo, más las altas, menos las bajas del periodo, no da el número de abonados al final de periodo Solución 1: Mejoras en los procesos de contratación de abonados para garantizar una coherencia estadística en las altas y bajas de abonados. Estas mejoras, en general, son transparentes al usuario. No afectan a la operativa, pero sí que se ven los resultados en los datos, que cuadran. Solución 2: Nueva operativa para eliminar una baja programada de un abonado: se usará la nueva opción dentro del botón "Baja" -> "Eliminar Baja" en vez de tocar directamente sobre la fecha de baja. Coherencia histórica Problemática: En días distintos se extrae la misma información (el número de abonados un día determinado, por ejemplo) y la información obtenida es distinta. Solución 1: Nuevo sistema de cierre de periodos para estadística de abonados. Se informa del día del mes a partir del cual se considerarán cerrados los datos de cara a las estadísticas de abonados. Esto significa que no se permitirá modificar fechas de alta / baja / renovación del mes anterior a partir de ese día, de manera que se garantiza que no se modifican los resultados de los listados hasta esa fecha de cierre. Solución2: Se puede configurar si se permiten fechas de alta anteriores a la fecha actual. Si se permiten, un cambio de este tipo afectará a los datos históricos, pero puede ser interesante permitirlo si la fecha de alta real no coincide con la fecha en la que se introducen los datos o de cara a calcular la ponderación de la cuota en función del día de alta. Manual Usuario v3.0 2

4 La configuración de estas opciones se hace desde Mantenimiento -> Parámetros, tal como se ve aquí: 2. Operativa Los listados de altas, bajas y número de abonos / abonados, se basan en las fechas de alta y de baja, así que cualquier cambio en estas fechas modificará los resultados de los listados. Los controles incorporados, en general, solo van a permitir cambios en las fechas de altas, baja, próxima renovación y antigüedad si estos no producen inconsistencias. Pero todavía hay algunas operativas permitidas que pueden introducir inconsistencias en los datos. Las detallamos aquí. Manual Usuario v3.0 3

5 Deshacer baja Esta operación se permite siempre y cuando la fecha de baja que deshacemos sea posterior a la fecha de cierre para las estadísticas de abonados. Consecuencias: Se modifican los datos de bajas y número de abonos activos anteriores al día de hoy. Se registra la modificación en el historial Manual Usuario v3.0 4

6 Modificación de la fecha de alta Al realizar una alta nueva, o bien en un abono activo, se permite modificar la fecha de alta si: se ha marcado la opción Permitir fecha de alta anterior a la fecha actual en Mantenimiento Parámetros, y la nueva fecha de alta es posterior a la fecha de cierre para las estadísticas de abonados Consecuencias: Se modifican los datos de altas y número de abonos activos anteriores al día de hoy Afecta a la ponderación, si la hay (a veces, es precisamente eso lo que buscamos) Se registra la modificación en el historial Desactivar abonos con pagos pendientes Existe un proceso de actualización que permite dar de baja los abonos/abonados que tienen pagos pendientes: Mantenimiento -> Procesos de actualización -> Abonos -> Borrar abonos con pagos pendientes Si se escoge Fecha de Baja = Vencimiento, en la mayoría de los casos se producirán incoherencias ya que la fecha de vencimiento del pago pendiente será anterior a la actual. Incluso si la fecha de vencimiento es anterior a la fecha de cierre para las estadísticas de abonados, el cambio se permite. Consecuencias: Manual Usuario v3.0 5

7 Se modifican los datos de bajas y número de abonos activos anteriores al día de hoy Se registra en el historial, pero sin indicar la fecha de baja. Solución: Usar siempre Fecha de Baja = Hoy Historial Todas estas modificaciones se registran en el historial, con lo que pueden consultarse mediante un listado: C Historial de uso de deporwin Manual Usuario v3.0 6

8 Aunque hay un listado más concreto que muestra específicamente las operaciones que crean incoherencias: C Cambios de fecha alta / fecha baja en abonos 3. Qué cuentan los listados? Abonos (contratos) o integrantes (socios, abonados) Un abono o contrato corresponde a una cuota y puede ser individual o familiar, es decir que puede incluir una persona (individual) o más de una (familiar). Generalmente usaremos estos términos como sinónimos desde el punto de vista de deporwin: Abono = Contrato = Cuota Integrante = Socio = Abonado = Persona Hay listados de abonos, que incluyen información sobre el abono y sobre el cabeza de familia del abono (la persona principal del abono, la primera persona en formar parte de él); además nos indican quien es el titular (la persona que paga, que puede formar parte del abono o no). de integrantes, que incluyen información sobre el abono y sobre cada una de las personas que forman parte de él. Cabeza de familia = Integrante principal del abono Titular = Persona que paga el abono Actual o de un día determinado Un listado puede contar los abonos o integrantes que había o habrá un día determinado (según las fechas de alta y baja) que existen ahora mismo (según si el abono o integrante está activo o no) Deporwin puede mostrar el número de integrantes (no el número de abono), y cuenta lo que hay ahora más lo que habrá en el futuro. Se puede ver de esta forma: En Fichas -> Personas, con el botón secundario del ratón sobre la lista, seleccionando Personas con abono Manual Usuario v3.0 7

9 Altas y bajas, reales o por cambio Al realizar un cambio de abono (con el botón Cambio desde la pestaña del abono), deporwin en realidad hace una baja más una alta, aunque las marca como cambios. Estos cambios, puede interesar que aparezcan en la lista de altas y bajas, o no. En los filtros de listados de altas y bajas tenemos la pregunta Alta por cambio? o bien Baja por cambio?. Las posibles respuestas generan estos resultados: No Solo contará las altas / bajas puras, que no provienen de un cambio Sí Solo contará los cambios Sin respuesta Cuenta tanto las altas / bajas puras, como los cambios Conjuntos de listados del catálogo (rápido, completo, básico) Hay tres conjuntos de listados de abonos (número de abonos, altas o bajas) y tres conjuntos de listados de integrantes (número de integrantes, altas o bajas), que son estos: Básico Rápido Completo Abonos Abonos activos en una fecha C1142 C1443 C1681 Altas en un periodo C1086 C1444 C1679 Bajas en un periodo C1135 C1445 C1680 Integrantes Integrantes activos en una fecha C1109 C1479 C1505 Altas en un periodo C1087 C1478 C1486 Bajas en un periodo C1189 C1477 C1504 Los conjuntos se distinguen por el grupo de datos que proporcionan para cada abono o integrante. El conjunto básico contiene los datos estándar de los abonos /integrantes: tipo, categoría, datos del cabeza de familia, del titular y de los integrantes (si es un listado de integrantes), fechas (de alta, de baja, de antigüedad ), El conjunto rápido contiene menos datos pero es mucho más rápido que los otros dos conjuntos, es ideal para hacer cálculos, cuando no se necesitan datos detallados de cada abono/integrantes El conjunto completo incluye datos no tan directos sobre los abonos /integrantes: último acceso, franja de edad (configurable), importe pendiente, campaña crm, operador que creó el abono, antigüedad, si es un reingreso (la persona ya había tenido antes un abono) (Nota: La información que proporciona cada listado se puede consultar en la descripción del mismo) Pero se escoja el conjunto que se escoja, los números que dan (de altas, de bajas, de abonos/integrantes a una fecha) son siempre los mismos. Fechas para los listados de altas, bajas, número de abonos/abonados Para hacer el cálculo básico de: número de abonos/integrantes al inicio de un periodo Manual Usuario v3.0 8

10 más altas del periodo menos bajas del periodo para obtener el número de abonos/integrantes al final del periodo Hay que escoger si se van a contar abonos o bien integrantes y en función de eso, escoger los listados. Lo que no se puede hacer es escoger una mezcla de listados de abonos con integrantes, ya que los resultados no tendrán sentido y no cuadrarán. Si es cuentan abonos, todos los listados tienen que ser de abonos (de cualquier conjunto), si es cuentan integrantes, todos los listados tienen que ser de integrantes (de cualquier conjunto). Lo mismo respecto a altas/baja puras o por cambio. Si en las altas se incluyen los cambios, en las bajas también. Si no se incluyen los cambios, en las bajas tampoco. Si no se hace así, los resultados no tienen sentido. Los periodos escogidos pueden tener cualquier duración, aunque generalmente se usan meses, y pueden empezar cualquier día del mes, siempre y cuando se mantenga el mismo día de inicio para cada periodo. Por ejemplo, para contar abonos por periodos naturales mensuales: Número de abonos/integrantes Altas Bajas Parámetros Fecha: Último día del mes anterior Fecha +1 día: Primer día del mes Desde fecha: Primer día del mes Hasta fecha: Último día del mes Desde fecha: Primer día del mes Hasta fecha: Último día del mes Ejemplo Fecha: 31/07/2013 Fecha + 1 día: 01/08/2013 Desde fecha: 01/08/2013 Hasta fecha: 31/08/2013 Desde fecha: 01/08/2013 Hasta fecha: 31/08/2013 Resultado El número de abonos/integrantes al finalizar el último día del mes anterior, antes de empezar el primer día del mes El número de altas desde el primer hasta el último día del mes, los dos incluidos El número de bajas desde el primer hasta el último día del mes, los dos incluidos Y un ejemplo concreto de cálculo de abonos, usando el conjunto rápido: C1443 Fecha: 31/12/2013 Fecha +1 día: 01/01/2014 C1443 Fecha: 31/01/2014 Fecha +1 día: 01/02/2014 C1443 Fecha: 28/02/2014 Fecha +1 día: 01/03/2014 Resultado:900 Resultado: 924 Resultado: 963 C1444 Altas Desde: 01/01/2014 Hasta: 31/01/2014 C1444 Altas Desde: 01/02/2014 Hasta: 28/02/2014 Resultado: 72 Resultado: 54 C1445 Bajas Desde: 01/01/2014 Hasta: 31/01/2014 C1445 Bajas Desde: 01/02/2014 Hasta: 28/02/2014 Resultado: 48 Resultado: 15 Se comprueba que: Se comprueba que: = = Instantáneas abonos Se pueden activar las instantáneas de abonos y abonados. Estas instantáneas, son "retratos" de los datos referentes a abonos y abonados en un momento determinado. Se pueden crear con la periodicidad que se desee: mensualmente, semanalmente, diariamente. Manual Usuario v3.0 9

11 Con ellas se puede ver exactamente como estaban los datos el día que se tomaron, de manera que podemos extraer listados de: abonos activos (c1667), abonos activos con cuotas y descuentos (c1546 integrantes activos (c1544) altas (c1668) o bajas (c1669) de abonos desde la instantánea anterior hasta el día que se realizó la instantánea actual Nos mostrarán los mismos datos que nos habrían mostrado los listados habituales de haberlos sacado el día que se realizó la instantánea. En estos listados, además de los parámetros habituales hay que introducir la fecha o el Id del lote instantánea. Manual Usuario v

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