Domiciliación SEPA. Carlos Gomáriz 15/07/2014 V02 rev08

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1 Domiciliación SEPA Carlos Gomáriz 15/07/2014 V02 rev08

2 Página 1 de 15 Introducción SEPA ( Single Euro Payments Area ) regula los procedimientos y normas para realizar pagos en euros (domiciliaciones, transferencias, etc.) en todos los países de la zona euro. Se sustituye el cuaderno de domiciliación C19 por C19.14 TXT. Las cuentas bancarias deberán tener formato IBAN y las entidades bancarias deben identificarse con el código BIC. DeporWin se adapta a los cambios y facilita la migración de cuentas a la nueva norma. A partir de la migración, los nuevos clientes o para nuevas cuentas se deberá firmar una orden de domiciliación ( Mandato ) que incluye un código de referencia necesario para la domiciliación SEPA. Este documento es una guía para realizar la migración en DeporWin y es válido para todas las versiones: - v2.9 (Motor de base de datos MS Access) - v3.x y NET (Motors de base de datos MS SQL). Lea el documento para disponer de toda la información necesaria antes de proceder. Incluye: ANTES DE o Configuración Parámetros Parámetros SEPA Cuenta o cuentas del centro Confirmación de la configuración o Impresión de mandato PROCESO DE MIGRACIÓN SEPA DESPUES DE o Datos cuenta cliente y mandato o Código BIC de entidades o Domiciliación formato SEPA o Domiciliación en formato tradicional ANEXO: Actualizador de CCC NOTA IMPORTANTE: DeporWin tiene que estar actualizado con una versión de 2014

3 Página 2 de 15 ANTES DE Configuración Parámetros Se realiza desde la pantalla Mantenimiento Parámetros, pasando por diferentes pestañas. No es necesario validar en cada pestaña, la validación se hará con la última configuración. Parámetros SEPA 1. Formato/tipo de fichero de domiciliación C TXT Pantalla Mantenimiento Parámetros Domiciliación (pantalla en v2) (pantalla en v3) 2. Formato de datos bancarios IBAN Pantalla Mantenimiento Parámetros Personas (pantalla en v2) (pantalla en v3) 3. Tipo de plazo de presentación (negociado con la entidad bancaria) Pantalla Mantenimiento Parámetros Domiciliación

4 Página 3 de 15 (pantalla en v2) (pantalla en v3) Reducido = 1 día antes de la fecha de vencimiento, Normal = 7 días Al realizar la domiciliación se propone una fecha de vencimiento según el plazo indicado. La fecha puede ser modificada. En esta pantalla también se define la descripción que se incluye en los recibos, campo Formato Recibo. No es un requisito modificar este formato, pero tenga en cuenta que la nueva norma SEPA ha reducido el tamaño de la descripción desde los 640 caracteres hasta los 140. Si el texto es superior quedará truncado.

5 Página 4 de 15 Cuenta o cuentas del centro 4. Datos de la cuenta de proveedor Pantalla Mantenimiento Parámetros Centro Deportivo / Empresa (pantalla en v2) (pantalla en v3) Pantalla Mantenimiento Parámetros Cuentas Bancarias (pantalla en v2) (pantalla en v3) Importante cumplimentar en los datos de la cuenta el sufijo presentador y ordenante con el suministrado por la entidad bancaria, y para todas las cuentas que estén definidas

6 Página 5 de Validar la pantalla de Parámetros. 6. Sólo para v2.9. Revisión de Formas de Pago. Pantalla Mantenimiento Formas de Pago Revisar cada una de las Formas de Pago disponibles y si tienen asignado Cuaderno 19, modificar por el valor 0. Confirmación de la configuración Antes de proseguir con el proceso, CIERRE DEPORWIN para permitir la carga de los nuevos parámetros al iniciar de nuevo el programa.

7 Página 6 de 15 Impresión de mandato Introducción El mandato es el documento mediante el cual un titular autoriza la domiciliación de cualquier cargo por parte de la empresa. Es distinto a la domiciliación que se firmaba hasta ahora en que no va asociado a un tipo determinado de cargo (por ejemplo, una cuota de un abono determinado, o de cursillo concreto), sino que se asocia a cualquier cargo que la empresa cargue en la cuenta de un titular. El titular que ya ha firmado un mandato no es necesario que firme uno nuevo cuando contrate un nuevo servicio. Si la empresa tiene más de un sufijo, es necesario que el titular firme más de un mandato (se imprimirán varias copias). La configuración incluye: Eliminar la impresión del anterior comprobante de introducción o cambio de datos bancarios. Configurar la impresión del mandato Respecto a los comprobantes actuales de alta de servicios que incluyan la de domiciliación En el caso de que sean comprobantes del catálogo (los que vienen por defecto de deporwin y a los que no se les ha modificado nada): En la versión actual de deporwin se mantiene la domiciliación, aunque no es necesario firmarla (aparece solo a título informativo). En próximas actualizaciones de deporwin saldrán sin orden de domiciliación En el caso de comprobantes personalizados: Las actualizaciones no los modifican, si se quieren modificar se tiene que hacer una petición a T-Innova. Existe la posibilidad de configurar la impresión del mandato cuando se dé de alta algún servicio (bajo petición a T-Innova), aunque ya no es necesario dado que el mandato no está asociado a un servicio, sino a un titular, para todos los pagos que le generemos.

8 Página 7 de 15 Configuración Menú Mantenimiento Listados Automáticos Seleccionar el proceso COMPROBANTE DATOS BANCARIOS y clicar sobre el botón de eliminación de listado. Botón NUEVO para crear Proceso: Se introduce el nombre del proceso en el espacio a la derecha de Proceso. Este nombre tiene que ser exactamente: MANDATO. Clicar sobre el botón Validar Seleccionar el nuevo proceso creado MANDATO y asignarle el listado correspondiente: Botón de selección de listado: seleccionar Catálogo Personas Comprobantes Comprobante de datos bancarios IBAN (SEPA), o teclear directamente c1615 (para versión 2.9) o c1710 (versión 3). Clicar sobre el botón Validar

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10 Página 9 de 15 PROCESO DE MIGRACIÓN SEPA Proceso de migración SEPA Menú Mantenimiento Procesos de Actualización Personas Migración cuentas SEPA Al ejecutar este proceso se realizarán las siguientes acciones: Migración de cuentas a formato IBAN. Se calculan automáticamente los dígitos de control IBAN en las cuentas existentes Migración de mandato (orden de domiciliación). Para aquellas cuentas que ya tengan recibos domiciliados se creará automáticamente una referencia de mandato y una fecha de firma conforme a las reglas de migración de SEPA. Una incompletos cuenta a la que (ver aún pantalla no se en ha siguiente domiciliado apartado ningún Datos recibo cuenta no se migra, cliente por y mandato) tanto tendrá el AVISO de datos incompletos (ver pantalla en siguiente apartado Datos cuenta cliente y mandato) Este proceso puede tardar incluso más de una hora en función del rendimiento del servidor y del volumen de datos a procesar. DURANTE LA EJECUCIÓN NO deben modificarse datos bancarios de clientes, podrían provocarse errores que se mostrarían en pantalla. En ese caso, debe ejecutarse de nuevo el proceso.

11 Página 10 de 15 DESPUÉS DE Datos cuenta cliente y mandato Para considerar completos los datos bancarios de un cliente: 1. Se debe completar correctamente el número de cuenta IBAN (los dígitos de control de la cuenta ahora deberán informarse y se validarán). En las cuentas españolas, si no se dispone del código de control que sigue al país, desplegando y seleccionando ES, se calculará el campo 2. Se deben informar los datos del mandato (si la cuenta procede de migración SEPA ya estarán informados). Se propondrá un código de referencia por defecto. (pantalla en v2) (pantalla en v3) En los mandatos nuevos no se podrá poner un titular en los datos bancarios que no tenga ficha. Una vez completados los datos del mandato y aceptar, se imprimirá.

12 Página 11 de 15 Titulares de servicios activos sin mandato Una vez hecha la migración de cuentas, los titulares que todavía no hayan domiciliado ningun recibo no tendrán mandato. Pueden ser nuevas altas o bien cambios de cuenta. Estos casos se pueden revisar con los siguientes listados: Listado Carpeta v2 v3 Abonos activos, titulares y mandato SEPA Abonados -> Económico c1625 c1730 Cursillistas activos, titulares y mandato SEPA Cursillos -> Económico c1626 c1731 Servicios activos, titulares y mandato SEPA Servicios -> Económico c1628 c1732 Servicios nms activos, titulares y mandatos SEPA Nuevos servicios (v3.3) -> Económico - c1732 Código BIC de entidades El sistema ya incluye una tabla con las entidades existentes españolas y su código BIC. En caso de tener que realizar un mantenimiento de la tabla, por ejemplo al dar de alta nuevas entidades, se hará desde la pantalla habitual. Mantenimiento Tablas Auxiliares Agencias Bancarias

13 Página 12 de 15 Domiciliación formato SEPA El proceso de domiciliación no varía. En los datos de los recibos a domiciliar podrán verse los datos de cuenta IBAN, mandato y código BIC de la entidad bancaria. Y si alguno de estos datos falta se mostrará en incidencias de la domiciliación (pantalla en v2) (pantalla en v3) Al domiciliar, se propondrá una fecha de vencimiento según el parámetro tipo plazo de presentación configurado. El plazo y la fecha se pueden modificar.

14 Página 13 de 15 Domiciliación en formato tradicional Se puede domiciliar en formato tradicional aun habiendo ejecutado la migración SEPA. Se trabajará en el día a día con la configuración SEPA, introduciendo códigos IBAN y generando nuevos mandatos. Cuando se tenga que realizar la domiciliación: 1. Cambiar el formato/tipo de fichero de domiciliación a Estándar ESPAÑOL C-19 desde la pantalla de Parámetros Domiciliación (pág 2 de este tutorial). 2. Salir y volver a entrar en Deporwin para que cargue el parámetro en la sesión que estamos ejecutando. 3. Realizar domiciliación siguiendo los pasos habituales. 4. Al finalizar volver a cambiar el formato/tipo de fichero de domiciliación a Estándar EUROPEO SEPA C TXT 5. Salir y volver a entrar en Deporwin.

15 Página 14 de 15 ANEXO Actualización de CCC Actualmente, cuando hay cambios en las cuentas de los clientes principalmente por procesos de fusión bancaria, las entidades financieras redireccionan los adeudos de forma automática. Esta operativa puede dejar de ser válida, la nueva normativa SEPA exige a las entidades financieras cargar el adeudo en la cuenta especificada en el fichero de adeudos (norma 19.14). Consulte con su entidad financiera. Algunas entidades bancarias están enviando ficheros a los ordenantes comunicando cambios en algún dato del Código Cuenta Cliente (CCC) en el que se realizan los adeudos. Si ha recibido esos ficheros, y son en el formato establecido por la norma C19, Anexo V, "Comunicación de datos informativos de las entidades de depósito a los clientes ordenantes", podrá procesarlos para actualizar los datos bancarios de los clientes. En este fichero se informa de la cuenta nueva asociada a una referencia de domiciliación, no se incluye la cuenta anterior. Procesar ficheros no recientes podría modificar cambios de cuenta comunicados por el cliente. Este proceso respeta los mandatos existentes, aunque cambie la cuenta se mantiene el mandato. El proceso se encuentra en el menú Gestión Económica Facturación Actualización CCC. Si no dispone de esta opción en el menú, puede utilizar directamente el ejecutable desde la carpeta de instalación de Deporwin en el servidor, habitualmente será x:\deporwin\actualizadorccc.exe. Copie el fichero C19 que haya recibido en una ubicación accessible desde el servidor. La aplicación permitirá seleccionarlo y actualizar las cuentas que se incluyan calculando también su código IBAN.