Manejo de Datos Operativos

Transcripción

1 Manejo de Datos Operativos Sección 3.10 Temas: Obtención de Información a partir de los Datos Fuentes de datos y problemas Diseño de un Sistema de recolección para Datos Operativos Fundamentos de Gestión de la Migración Volumen Tres: Gestión de la Migración

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3 Manejo de Datos Operativos Manejo de Datos Operativos Sección 3.10 La recolección y manejo de datos operativos respalda las metas de políticas en materia de migración y su instrumentación. Esta Sección trata sobre los elementos de un sistema ideal de manejo de datos operativos, y los problemas y desafíos que los Estados pueden abordar para cerrar la brecha entre la práctica del Estado y lo ideal. El Tema Uno perfila la información que se puede recolectar a partir de los datos operativos en los procesos de migración. El Tema Dos habla de las fuentes de datos y diversos problemas y desafíos que rodean la recolección de datos, su agregación y su análisis. El Tema Tres describe dos situaciones para un sistema de recolección de datos. Objetivos de Aprendizaje comprender los conceptos relacionados en el uso de datos operativos para fines de la gestión de la migración comprender los beneficios de un enfoque cooperativo para compartir e interpretar datos operativos mejorar su capacidad para identificar el potencial de mejorar los datos compartidos en su entorno Antecedentes Los datos se utilizan para describir, reflexionar y obtener una mejor comprensión de las tendencias de migración y tomar decisiones de políticas más informadas en relación con todas las facetas de la migración. Se recaban, procesan y analizan los datos con el fin de extraer información significativa que sea útil para las autoridades y funcionarios en materia de migración. Sin embargo, los datos exactos y actualizados en materia de migración están muy incompletos. 3

4 Sección 3.10 Los datos operativos más precisos se recaban como un subproducto de los procesos automatizados para la gestión de la migración. Los datos recolectados a partir de los procesos operativos que manejan la migración pueden ofrecer una valiosa fuente de información para: desplegar recursos escasos de la manera más eficiente y económica (el producto de asignación de recursos) establecer y mantener normas de servicio para funciones operativas (el producto de medición de desempeño) análisis (el producto de la inteligencia) validar la efectividad de las políticas (el producto de evaluación) comprender y abordar el impacto de la migración a nivel del Estado (el producto de la política). Preguntas Guía Qué sistemas de recolección de datos operativos se utilizan para la gestión de la migración 1 en su entorno? Cuáles son las características del sistema o sistemas de recolección de datos operativos utilizados en la gestión de la migración en su entorno? 2 Los legisladores y las autoridades operativas en su entorno trabajan en un grupo completo de datos que refleje de manera total lo que está sucediendo? En qué medida los datos están confinados por sistemas rígidos y anticuados en su entorno 3 que carecen de interoperabilidad y no están abiertos a acceso por otras partes del sistema de manejo de la migración? 4 Qué medidas se deben tomar para abordar las deficiencias en la recolección de datos operativos y el sistema de presentación de informes en su entorno? 4

5 Manejo de Datos Operativos La recolección de datos operativos confiables y útiles requiere de una cuidadosa atención para que exista congruencia entre los métodos de definiciones de datos y de recolección de datos. Los datos deben ser coherentes de manera que puedan intercambiarse correctamente entre diferentes sistemas de datos. Se requieren datos operativos para: asignar y manejar los recursos aplicados a la gestión de la migración respaldar el análisis de inteligencia en materia de migración determinar la medida en la cual las políticas están haciendo lo que supuestamente deben hacer determinar la medida en la cual se están evitando las consecuencias negativas no intencionales. Es importante recordar que los datos operativos no son exclusivamente un recurso nacional. Intercambiar y compartir datos entre los Estados puede agregar de manera importante a la capacidad de cualquiera de ellos para manejar la migración. Términos y Conceptos Método de recolección de datos El método mediante el cual se reúnen los elementos de datos individuales y se ingresan al sistema. Línea continua de datos Un modelo conceptual de un conjunto de operaciones con un inmigrante individual dentro del proceso de gestión de la migración de manera de que los datos recolectados en las primeras etapas de esta línea continua se utilicen para la toma de decisiones en etapas posteriores y la validación o modificación puede tener lugar en la operación individual de cada cliente Definición de datos Delineación precisa del significado de cada partida individual de datos. Integridad de datos La medida en la cual los datos recolectados son congruentes con las definiciones utilizadas por el sistema de manejo de datos y reflejan de manera precisa la actividad a partir de la cual se generan 5

6 Sección 3.10 Informe de datos El producto final de un sistema de recolección de datos operativos y de manejo de datos mediante el cual se presentan datos volumétricos o de otro tipo de manera formal y estructurada según lo requieran los usuarios del sistema para manejar el sistema de manera eficaz y eficiente. Transferencia de datos El proceso de mover los datos de un lugar (el punto de recolección) a otra ubicación dentro del proceso de gestión de la migración o de un sistema de recolección de datos a otro Armonización de métodos de recolección Un proceso para garantizar los elementos de datos recolectados por diferentes autoridades y no distorsionados mediante variaciones en el método de recolección de datos Sistema de datos integrados Un sistema de recolección de datos que recaba elementos de datos congruentes a partir de una gama de actividades de trabajo a lo largo de la línea recta de un proceso operativo, almacena los datos de manera coherente, y está abierto al acceso por parte de todas las actividades de trabajo que lo requieren Interoperabilidad La medida en la cual los diferentes sistemas de manejo de datos pueden intercambiar y comparar elementos de datos con un nivel conocido y aceptable de garantía de que los elementos de datos son lo suficientemente similares en definición y método de recolección para permitir que se llegue a conclusiones significativas a partir del análisis del producto de datos agregados Sistema heredado Un sistema de recolección de datos y manejo de datos que viene de una fecha previa al realineado organizativo de las funciones de gestión de la migración o que ha perdido actualidad en relación con todo el sistema o planes informáticos para su evolución y desarrollo Datos operativos Información recolectada durante la instrumentación operativa de un proceso de trabajo de gestión de la migración Medida de desempeño El uso de datos operativos para medir el desempeño de diversas partes del sistema de entrega operativa. Algunos ejemplos serían los tiempos de proceso para las solicitudes de visa, tiempos de espera para inspecciones en frontera, o la oportunidad para la toma de decisiones sobre peticiones para cambio de condición. 6

7 Manejo de Datos Operativos Datos de operación Los datos de operación derivados de una o más operaciones discretas con un inmigrante individual Datos volumétricos El nivel más bajo de datos operativos formado por un conteo aproximado de volúmenes de operación. Algunos ejemplos serían la cantidad de visas emitidas, cantidad de personas inspeccionadas en la frontera, cantidad de personas retiradas del Estado, etc. 7

8 Sección 3.10 Tema Uno Obtención de información a partir de los datos Los datos operativos derivados de procesos de trabajo de gestión de la migración son fuente de información esencial para cualquier sistema de gestión de la migración. Se utilizan para una serie de fines diferentes que van desde actividades micro de gestión de la migración, hasta el respaldo de una comprensión integral del impacto de la migración a nivel del Estado. Las aplicaciones de datos operativos en la gestión de la migración, en términos generales, se encuentran a nivel de la autoridad gubernamental individual, o autoridades, responsables de instrumentar una política específica o un conjunto de políticas. Al más alto nivel, el del Estado en sí, los datos operativos también tienen un valor. Cuando se combinan con datos operativos obtenidos de otras dependencias, pueden contribuir a una comprensión del impacto de la migración en el Estado que no está limitada por el mandato o la perspectiva de cualquier departamento o dependencia gubernamental. Esta agregación a alto nivel de datos operativos es esencial en Estados donde la responsabilidad de instrumentar políticas de manejo de la migración se distribuye a lo largo de una cantidad de ministerios o dependencias. En otros entornos, donde se instrumentan las políticas de migración mediante un solo departamento, una comparación cuidadosa de datos operativos con datos operativos recolectados por departamentos que no están directamente involucrados en la gestión de la migración puede proporcionar puntos de vista en el impacto de la migración en los programas educativos, de salud o bienestar social de un Estado. Esto puede conducir a una armonización más estrecha de las políticas de migración en estas otras áreas de la administración pública. La Sección 1.9, Desarrollo de un Marco Administrativo, trata sobre los modelos para organizar un enfoque administrativo del Estado para la gestión de la migración. Los siguientes puntos importantes ofrecen un breve resumen de cuatro formas de utilización de datos operativos que van desde el análisis volumétrico de bajo nivel, a un análisis de alto nivel y complejidad. Puntos Importantes 1 En el primer nivel, se necesitan los datos operativos para respaldar el manejo cotidiano de las diversas actividades individuales que permiten al Estado manejar la migración. Esto generalmente 8

9 Manejo de Datos Operativos se describe como datos volumétricos puesto que reflejan los volúmenes de operaciones específicas, como visas emitidas, personas inspeccionadas en la frontera, o solicitantes de asilo en el proceso de determinación de refugiados. 2 Los datos primer nivel se utilizan para determinar los recursos humanos y financieros necesarios para instrumentar políticas de gestión de la migración y el despliegue óptimo de estos recursos. Este uso de los datos contribuye a la asignación de recursos, producto del manejo de datos operativos. La cantidad de solicitudes de visas recibida cada mes, o los volúmenes de inspección en frontera, pueden identificar patrones de carga de trabajo que reflejan variaciones de temporada. Esto puede requerir adiciones temporales al personal en ciertos lugares o en ciertos momentos. A nivel de micro administración, subgrupos de estos datos se pueden utilizar para determinar el despliegue de personal en diversas funciones subordinadas, por ejemplo, solicitudes de visa de visita, o tareas de inspección primarias/secundarias. Obtención de información a partir de los datos 3 En el segundo nivel, los datos operativos miden cualquier brecha entre el desempeño de actividades seleccionadas dentro del proceso de gestión de la migración y normas predeterminadas de servicio que se establecen para estas actividades. Los recursos no son ilimitados, y deben tomarse decisiones sobre el nivel adecuado de recursos a aplicarse a cualquier función determinada en el grupo de actividades de gestión de la migración. Este uso de los datos contribuye con el producto de medición del desempeño así como el producto de asignación de recursos del manejo de datos operativos. Los directores de un proceso de inspección de frontera deben determinar la cantidad óptima de personal de las mesas de inspección en un aeropuerto internacional importante. Esto se puede hacer mejor mediante el establecimiento de un estándar de servicio que los directores consideren aceptables, y que los clientes consideren razonable, y que los directores y su personal estén preparados para la responsabilidad de mantenerlos. Los datos de procesamiento operativo se pueden utilizar para determinar la medida en la cual se está cumpliendo el estándar de manera de que se puedan tomar las medidas correctivas si esto no sucede. Una operación eficiente de un sistema de gestión de la migración requiere una serie de medidas de este tipo respaldadas por la recolección de datos operativos específicos. Esto ofrece a los directores, a niveles diferentes en la organización de la entrega, tomas precisas regulares de la salud del sistema de entrega operativo. 9

10 Sección Es mejor seleccionar una cantidad relativamente más pequeña de medidas cuando se diseñan medidas de desempeño. Cada medida debe estar respaldada por datos operativos confiables que se pueden recolectar fácilmente. En ocasiones, existe la tentación de generar una gran cantidad de indicadores de medidas de desempeño para cubrir cada aspecto del proceso operativo. Sin embargo, esto puede conducir a una sobrecarga de datos y a una pérdida de credibilidad en el sistema de medición de desempeño. 5 Los indicadores de medición de desempeño no están diseñados para ofrecer una explicación de todo lo que está sucediendo en el sistema operativo; son, como su nombre lo implica, indicadores de cómo está funcionando el sistema operativo en una serie de medidas clave. La información de datos operativos fuera del rango establecido no es una explicación de cuál puede ser el problema. Es una indicación de que un aspecto específico del sistema operativo requiere de atención y se necesita un diagnóstico adicional antes de que se puedan tomar las medidas correctivas adecuadas. Lo importante es que cada función de gestión de la migración se divide en una serie de medidas clave que reflejan las expectativas y normas para la función. El indicador es una pieza simple, susceptible de informarse, generalmente numérica de datos operativos o un cálculo derivado de una o más piezas de datos operativos. Se puede establecer a un nivel que refleje un nivel aceptable de desempeño operativo. La desviación de esta norma o los cambios en el patrón de presentación de información se convierten entonces en indicadores de que esta función necesita un examen más estrecho para determinar la naturaleza del problema y determinar una respuesta adecuada. 10

11 Manejo de Datos Operativos A continuación se presenta un ejemplo de un Sistema de Medición del Desempeño para procesos de gestión de la migración. Muestra un indicador para las dos medidas clave de Oportunidad y Calidad en la Toma de Decisiones en cuatro funciones de dirección. FUNCIÓN MEDIDA CLAVE INDICADOR Emisión de visas Oportunidad Tiempo de trabajo transcurrido entre la recepción de la solicitud y la emisión de la visa. Calidad en la toma Proporción de estancias excesivas para las visas de visitantes de decisiones emitidas por puestos individuales de emisión. Obtención de información a partir de los datos Inspección en puerto de ingreso Oportunidad Calidad en la toma Tiempo promedio tomado para la entrevista de inspección en la línea de inspección primaria Porcentaje de personas adecuadamente referidas a una de decisiones inspección secundaria Procesos internos Oportunidad Tiempo de trabajo transcurrido entre la recepción de aplicación para el cambio de condición y la toma de una decisión sobre esta Calidad en la toma petición Proporción de investigaciones realizadas que tienen como de decisiones resultado una correcta aplicación de la ley Detención y retiro Oportunidad Tiempo transcurrido entre la emisión de la orden de deportación y Calidad en la toma la partida de la persona en cuestión Proporción de retiros realizados sobre los retiros intentados. de decisiones 6 En el tercer nivel, los datos operativos se utilizan en el área de inteligencia de la migración. Los datos operativos son la fuente principal de información sobre el impacto del movimiento migratorio irregular o ilegal en el Estado. Esto contribuye con el producto de inteligencia del manejo de datos operativos. La naturaleza y requisitos de un sistema de inteligencia en materia de migración se tratan en la Sección 3.11, Sistemas de Inteligencia en Materia de Migración. 7 Los datos aproximados no hacen nada para ayudar a los funcionarios a entender el impacto de la migración irregular o ilegal. 11

12 Sección 3.10 Los datos volumétricos sobre la cantidad de personas identificadas por permanecer en el Estado sin una condición legal no dice nada a los funcionarios sobre la ruta que pudieron haber tomado para llegar al Estado, los métodos que pueden haber utilizado para burlar la revisión de visa o la inspección en la frontera, o la naturaleza de los procesos utilizados para ocultar su presencia o para obtener los beneficios ofrecidos por el Estado de manera inadecuada. Para alcanzar este nivel de comprensión, se requiere un análisis cuidadoso de los datos operativos si se desea una respuesta de política u operativa dirigida por la inteligencia. 8 En un cuarto nivel, los datos operativos se utilizan para evaluar la efectividad de las políticas desarrolladas por el Estado para la gestión de la migración. Esto contribuye al producto de la política del manejo de datos operativos. El desarrollo de políticas en el campo de la migración es un ejercicio extraordinariamente complejo y difícil. No es inusual encontrar que políticas, diseñadas de buena fe y sobre la mejor inteligencia disponible y comprensión de los hechos, no logren sus objetivos debido a factores nuevos o imprevistos. Peor aún, las políticas pueden tener consecuencias imprevistas que deben abordarse. 9 Es esencial para un Estado tener la capacidad de evaluar formal y regularmente la efectividad de sus políticas de gestión de la migración. Esto contribuye con el producto de la política del manejo de datos operativos. En el área de selección y asentamiento de refugiados, los funcionarios deben saber cuán eficaz es el proceso de selección en lo que respecta a cumplir con los objetivos de política para los cuales se diseñó, y cuán eficaces son las políticas de asentamiento para integrar al refugiado en el Estado. En el área de administración de las fronteras, los funcionarios deben saber cuán efectivo es el proceso de inspección en frontera para identificar personas a quienes se les debe negar el ingreso al Estado. 12

13 Manejo de Datos Operativos Usted qué opina? En algunos casos, el uso cuidadoso de los datos operativos puede servir para eliminar las percepciones inadecuadas o mitos que pueden haberse desarrollado respecto a algunas cosas tales como la contribución económica de los inmigrantes, la incidencia de criminalidad de los inmigrantes, o el impacto de la migración en áreas urbanas o metropolitanas. Aplique lo aprendido 1 Qué tipos de datos recaba su Estado con el fin de evaluar el impacto de la migración? Obtención de información a partir de los datos 2 Cuál de los cuatro usos de datos operativos se puede mejorar en su entorno? Cómo se puede lograr esto? 3 Cuáles son las características del sistema o los sistemas de recolección de datos operativos utilizados en la gestión de la migración en su entorno? 4 Cómo evalúa su Estado la brecha entre la práctica de la gestión de la migración estándar y real? 13

14 Sección 3.10 Tema Dos Fuentes de datos y problemas Los datos operativos se derivan de una gama de actividades de trabajo que tienen lugar dentro de una cantidad de diferentes procesos de gestión de la migración. Los principales procesos operativos de los cuales se derivan estos datos operativos incluyen: procesamiento de visas inspección en fronteras determinación de refugiados asentamiento de inmigrantes operaciones de cumplimiento con la ley. Estos procesos operativos incluyen una amplia variedad de categorías de migración en una línea recta de operaciones, muchas de las cuales incluirán a una sola persona. Por ejemplo, el solicitante de visa a quien se le otorga la visa está sujeto posteriormente a la inspección en frontera y, si no se observa los términos y condiciones de ingreso, a una acción de aplicación de la ley. Un sistema ideal para recabar datos operativos reconoce la naturaleza de esta variedad y línea continua, y garantiza que los datos recabados al primer contacto con un inmigrante sean accesibles en cada etapa posterior en operaciones posteriores con la persona. Este sistema de manejo de datos operativos respalda la toma de decisiones eficaz e informada en cada paso de la línea continua, y también ofrece la oportunidad de validar o modificar los datos a medida que el proceso avanza. Los puntos importantes a continuación exploran algunos de los problemas y desafíos que rodean la recolección, operaciones y manejo de los datos en sistemas que no alcanzan a ser lo ideal. Si esto fuese posible, estos problemas potenciales deben abordarse en las primeras etapas del diseño de procesos de trabajo operativo, porque una vez que afloran los problemas relacionados con los datos, puede ser demasiado tarde o costoso modificar los procesos de trabajo a partir de los cuales se generan. Puntos Importantes 1 Para la mayoría de los Estados la realidad es muy diferente del sistema ideal para el manejo de datos operativos. La realidad con frecuencia consiste en un enfoque rígido o anticuado, mediante el cual cada proceso operativo tiene su propio sistema para la recolección, almacenamiento y presentación de los datos pertinentes a sus operaciones específicas. 14

15 Manejo de Datos Operativos En algunos casos, esto puede asumir la forma de sistemas heredados desarrollados en formas tempranas de organización gubernamental. En otros casos, los procesos no los lleva a cabo una sola dependencia gubernamental. Por ejemplo, la emisión de visas es responsabilidad del secretario de Relaciones Exteriores, la inspección en fronteras es responsabilidad de otro departamento o dependencia, y los procesos de aplicación del país internos son responsabilidad de una tercera entidad. En estos entornos, bastante comunes, la recolección de datos y el uso de datos operativos se pueden complicar adicionalmente mediante actitudes de propiedad respecto a quien es el propietario de los datos. En algunos entornos, existen dificultades para desligar los datos relacionados con la migración de otros datos ajenos a la migración en un sistema de recolección y almacenamiento mucho más amplio. 2 Los datos operativos deben verse como un recurso nacional y no como un producto propiedad de la dependencia gubernamental que los genera. Compartir e intercambiar datos operativos entre dependencias y/o entre Estados puede mejorar de manera importante la capacidad del Estado para comprender la naturaleza e impacto de la migración y desarrollar respuestas operativas y políticas adecuadas. Mantener un enfoque rígido y anticuado de los datos operativos le hace un serio daño a las autoridades y a los directores de todo el sistema de gestión de la migración. A éstos rara vez se les presenta todo el panorama y se les requiere que tomen decisiones operativas y recomendaciones de políticas con base en una información parcial. Fuentes de datos y problemas 3 No existe, o si existe está muy limitada, la capacidad de extraer datos operativos de una forma horizontal o en agregado para sacar conclusiones en un sistema de manejo de datos concentrado en el cliente. En un sistema de este tipo sólo puede ser posible conocer todo lo que uno necesita saber sobre un cliente específico. Por ejemplo, este sistema podría confirmar la deportación de una persona determinada, pero podría no identificar el número de personas deportadas a un país específico durante un tiempo establecido. 4 Las técnicas y softwares de data-mining (extracción de datos) ofrecen algunas soluciones a este problema pero pueden encontrarse en dificultades si existe variación en los métodos de definición o recolección de datos. Además, los datos pueden: ser útiles para el procesamiento de casos individuales pero no ser lo que necesitan los directores del sistema recabarse de tal manera que no tengan significado para un análisis o toma de decisiones no se almacenen o informen de manera que faciliten comparaciones significativas con datos obtenidos a partir de otras actividades o procesos operativos. 15

16 Sección 3.10 Aplique lo aprendido En qué medida los datos confinados por sistemas rígidos y anticuados en su 1 entorno carecen de interoperabilidad o no están abiertos para que otras partes del sistema de la gestión de la migración tengan acceso a ellos? 2 Qué medidas se deben tomar para abordar las deficiencias en la recolección de datos operativos y sistema de presentación de informes en su entorno? 3 Qué puede remediar las desventajas de un sistema concentrado en el cliente identificado en este Tema? 4 Describa una brecha entre el sistema ideal sugerido en este Tema y la práctica en su entorno. 16

17 Manejo de Datos Operativos Tema Tres Diseño de un sistema de recolección para datos operativos En el diseño de un sistema para recabar y manejar datos operativos, existen dos situaciones generales. Cualquiera de ellas, aplicada en un entorno dado, determinará el enfoque para desarrollar un sistema de manejo de datos eficaz, las medidas que deben tomarse para hacerlo, y la inversión de tiempo y recursos financieros requeridos para lograr el resultado deseado. La primera situación es la ideal. Describe las medidas que puede realizar un Estado cuando presenta nuevas políticas y procedimientos que requieren cierto nivel de respaldo automatizado para tener la capacidad de informar datos volumétricos o de otro tipo. La segunda situación es más común cuando un Estado desea desarrollar un sistema de manejo de datos completo e integrado. En esta situación, el Estado ya está trabajando con una serie de sistemas de recolección de datos heredados y con procesos de trabajo establecidos que sólo están abiertos a modificaciones menores. En esta situación se requiere un enfoque diferente. Las bases de datos existentes o heredadas pueden ocultar diferencias en la forma en que se definen los elementos de datos clave o en la forma en que se derivan o ingresan los datos. Los siguientes puntos ilustran las diferencias entre estas situaciones al presentar listas de verificación de decisiones paso a paso. También identifican los desafíos que los Estados pueden abordar para cerrar la brecha entre un sistema existente y un sistema ideal. Lo que usted debe saber en materia de... Diseño de un sistema ideal de recolección de datos Identificar el tiempo requerido para desarrollar las especificaciones de un sistema de este tipo en términos de identificación de datos, definición de datos, recolección congruente de datos y procedimientos de transferencia de datos y coherencia. Diseño de un sistema de recolección para datos operativos Identificar a los usuarios de los datos y los fines para los cuales utilizarán los datos. 17

18 Sección 3.10 Identificar los datos que serán necesarios para satisfacer las necesidades de estos usuarios. Desarrollar especificaciones para el sistema de manejo de datos. Decidir si será o no un sistema de datos integrados en el cual la información recolectada y almacenada en un lugar será accesible para otros lugares que realicen la misma función. Decidir si otras dependencias tendrán acceso a los datos y, en su caso, bajo qué circunstancias y protocolo. Determinar el método más eficaz para recolectar datos operativos e ingresarlos en el sistema. Este es un punto de decisión importante. En algunos modelos de recolección y almacenamiento de datos, la recolección y captura de los datos se considera una función especializada que ocurre a la par con, o posterior a, el proceso operativo que genera los datos. Por ejemplo, puede consistir en la solicitud a un funcionario de tomar anotaciones por escrito para posteriormente capturarlas en el sistema de datos. La dificultad con este modelo es que el personal operativo no tiene inversión en la precisión y oportunidad de los datos, y las funciones de recolección de los datos, o de captura de los mismos, con frecuencia se deterioran durante períodos de presión operativa o de carencia de personal. Por tanto, siempre que sea posible, y especialmente a medida que se automatizan los procesos de trabajo, es más eficaz generar datos operativos como un subproducto de la instrumentación de procesos de trabajo. Así, por ejemplo, la inspección de documentos de viaje en un punto de ingreso puede proporcionar datos completos y constantes si el procedimiento automatizado para leer un pasaporte o visa también captura los datos. Determinar el diseño del hardware utilizado en diversos puntos en el sistema de entrega operativa. Esta es una cuestión que se origina en la recolección automatizada de datos operativos. En los primeros días de procedimientos automáticos, las terminales no inteligentes en estaciones de trabajo capturaban los datos y las transferían a una base de datos mantenida en un servidor central. Las consideraciones de costo con frecuencia decidieron la adopción de este modelo. La debilidad del modelo es que, si el servidor central deja de funcionar durante un período, los datos para ese período no se recaban, o se reúnen manualmente y se capturan de tal manera que se incrementa el riesgo de distorsión. Por tanto, se debe tomar en consideración el establecimiento de un sistema mediante el cual se pueda continuar y almacenar la recolección de datos sobre las operaciones, en la terminal de la estación de trabajo y posteriormente, subirla a un servidor restablecido sin pérdida de integridad. Diseñar y validar formatos de presentación de informes para los datos a recolectar. Esto permitirá cualquier posterior afinación, ajuste o identificación de vacíos en los datos que deban abordarse antes de la instrumentación del proceso operativo, y su gasto de atención de recursos materiales y de capacitación. 18

19 Manejo de Datos Operativos Lo que usted debe saber en materia de... Mejorar un sistema existente de recolección de datos Llevar a cabo una revisión metódica de fuentes de datos existentes. Identificar las bases de datos existentes que se incorporarán en el sistema. Examinar los métodos de definición de datos y recolección y agregación de datos empleados por cada una de estas bases de datos. Convenir en un medio para armonizar los procedimientos de recolección de datos. Si esto no es posible, entonces existe la necesidad de desarrollar enunciados de calificación para los datos con el fin de reducir la posibilidad de malas interpretaciones, o de llegar a conclusiones inadecuadas. Los Estados Europeos abordaron esta cuestión de bases de datos incompatibles cuando comenzaron a compartir información con el fin de obtener más conocimientos de los patrones y tendencias del tráfico de inmigrantes. El intercambio inicial de información estadística y analítica sobre rutas de viaje y documentos de viaje utilizado por inmigrantes ilegales identificaban una serie de dificultades para comparar los datos. Estas dificultades eran resultado de diferentes métodos de cálculo, y de discrepancias respecto de definiciones de los elementos de la información. También se observó que donde había datos recolectados desde diversos departamentos y dependencias, el riesgo de diferir en la interpretación de los elementos de la información se multiplicaba por la cantidad de partes relacionadas. Se logró el desarrollo de un sistema de intercambio de información más eficaz siguiendo un proceso similar al que se presenta en el siguiente punto. EURODAC es un ejemplo de una iniciativa de cooperación regional respaldada por la legislación. La recolección de huellas digitales de solicitantes de asilo para evitar la repetición de solicitudes en cada uno de los estados integrantes de la UE tiene el potencial de reducir la incertidumbre en lo tocante a quien ha estado donde. De manera similar, el Sistema de Información Schengen (SIS) ofrece apoyo vital para la operación del sistema sin fronteras entre los estados Schengen. Actúa como una lista de alerta sobre personas que han cometidos infracciones. Si el nombre de un solicitante de visa aparece en SIS, por lo general se niega la visa. Los estados integrantes alimentan el sistema con información mediante redes nacionales conectadas a un sistema central. Diseño de un sistema de recolección para datos operativos 19

20 Sección 3.10 Aplique lo Aprendido 1 Qué medidas contribuirían a armonizar la recolección de datos en su entorno? 2 Qué pasos se podrían tomar para mejorar el sistema de recolección de datos en su Estado? 3 Cuán serios son los problemas del sistema de recolección de datos heredado en su entorno? Qué se puede hacer para abordarlos? 20