MANUAL ENLACE A3ERP / A3CON

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1 MANUAL ENLACE A3ERP / A3CON

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3 CONTENIDO ENLACE ONLINE A3ECO Y A3ERP 1 INTRODUCCIÓN... 1 ESCENARIOS... 2 SELECCIÓN DEL TIPO CONTABLE... 2 CONFIGURACIÓN ENLACE 5 INTRODUCCIÓN... 5 ACTIVAR ENLACE DESDE A3ERP... 5 VALIDACIÓN USUARIO DESDE A3ECO... 5 SINCRONIZACIÓN INICIAL... 7 ELIMINAR EL ENLACE... 9 GESTIÓN DEL PLAN CONTABLE 11 INTRODUCCIÓN SELECCIÓN DE CUENTAS ALTA DE CUENTAS CLIENTES Y PROVEEDORES EN A3ERP ALTA DE CLIENTES/PROVEEDORES DATOS SINCRONIZADOS CONCEPTO DE CUENTA FISCAL CAMBIOS EN CLIENTES/PROVEEDORES CLIENTE/PROVEEDOR GENÉRICO MODIFICACIÓN DE CUENTA BORRADO DE CUENTAS CAMBIO EN NIF ASOCIADO A CUENTA GESTIÓN DE CARTERA 19 INTRODUCCIÓN TESORERÍA VENCIMIENTOS CONSULTA VENCIMIENTOS DESDE FACTURA CONTABILIZACIÓN DE FACTURAS 23 INTRODUCCIÓN INFORMACIÓN DE LA FACTURA FECHA FACTURA/FECHA ASIENTO NUMERACIÓN FACTURAS CUENTAS DE VENTAS/COMPRAS TIPO DE OPERACIÓN TIPO DE FACTURA TIPO DE IRPF/CLAVE/SUBCLAVE CASILLA ARRENDAMIENTO DEDUCIBLE/NO DEDUCIBLE... 26

4 PRORRATA FACTURA DE ANTICIPO FACTURA RECTIFICATIVA SUSTITUTIVA MODIFICACIÓN DE UNA FACTURA PERIODOS CERRADOS GESTION DE ASIENTOS 29 INTRODUCCIÓN OPERACIONES CONSULTA FACTURA A3ERP CONSULTA ASIENTOS POR ORIGEN BLOQUEO PERÍODOS MODIFICAR APUNTE DE FACTURA DESLIGAR ASIENTOS CUENTAS CONTABLES EQUIVALENCIAS A3ERP-A3ECO 35 INTRODUCCIÓN TIPOS DE OPERACIÓN TIPOS DE FACTURA TIPO DE IRPF MODELO OPERATIVA SINCRONIZACIÓN 39 INTRODUCCIÓN CAMBIOS GENERALES EN EMPRESA DESDE A3ECO CAMBIOS DESDE A3ERP CAMBIOS EN FICHEROS CONSULTAS FRECUENTES 45 INTRODUCCIÓN ÍNDICE 47

5 ENLACE ONLINE A3ECO Y A3ERP INTRODUCCIÓN Este enlace, permite que el usuario pueda disponer de los datos compartidos entre ambas aplicaciones. Pueden existir diferentes escenarios y para ello necesitará distintas opciones de enlace, en este manual tratamos el enlace online. En este escenario, el usuario puede tener a3erp facturación y a3eco/con, el enlace es en tiempo real, es decir cualquier factura creada en erp, se creará su repercusión contable en a3con, así como cualquier alta de clientes se darán de alta a su vez en la contabilidad. La integración se realizará entre empresas de A3ERP y sus tipos contables, sobre empresas de A3ECO. En la pantalla siguiente, vemos que hay dos empresas enlazadas (se indica con el check) y hay una (en este ejemplo Demo9), que no está enlazada con la contabilidad. Cuando una empresa de A3ERP está enlazada con A3ECO, se activan una serie de mecanismos de sincronización que permiten, como resumen destacamos lo siguiente: Compartir los datos fiscales e identificativos de las fichas de empresa. Utilizar el plan contable de A3ECO. Compartir los datos fiscales de clientes, proveedores y organizaciones, de la facturación, con la tabla de Clientes/Proveedores de la contabilidad. Sustituir la gestión de Tesorería de la contabilidad por la de la facturación. Contabilizar de forma online en A3ECO las facturas y movimientos de cartera del A3ERP. Analítica de a3eco enlace online a3eco y a3erp 1

6 ESCENARIOS FACTURACIONES > CONTABILIDADES El siguiente escenario SI es posible: 4 terminales y un servidor, en el que hay 4 licencias a3erp y 2 licencias a3con. El único requisito es que la aplicación de a3con, debe estar instalada (aunque no se use), en los terminales que tengamos a3erp. CONTABILIDADES >FACTURACIONES Este escenario NO es posible. Cada ordenador que use a3con, necesita una licencia de ERP aunque el usuario no use la facturación. SELECCIÓN DEL TIPO CONTABLE Todas las operaciones de acceso al plan contable de a3eco, donde no viene implícito el tipo contable, irán precedidas de una ventana de selección del tipo contable. enlace online a3eco y a3erp 2

7 Por ejemplo, al crear una factura de venta, ya se le indica el tipo contable, por lo que esta ventana no aparecerá, sin embargo si damos de alta una cuenta en el plan contable, si que se deberá indicar a qué empresa y ejercicio de a3eco se accede. La selección se puede dejar fijada mediante el check Recordar selección actual para la sesión. Si deseamos cambiar la selección de tipo contable, buscaremos la opción Selección de empresa a3eco/a3con por defecto. enlace online a3eco y a3erp 3

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9 CONFIGURACIÓN ENLACE INTRODUCCIÓN A continuación se detallan los pasos a realizar para enlazar ambas aplicaciones. A3ERP será el encargado de relacionar las empresas del entorno A3ERP-A3ECO. Activar enlace desde a3erp Validación usuario desde a3eco Sincronización inicial ACTIVAR ENLACE DESDE A3ERP Al arrancar la aplicación a3erp, se realizarán las siguientes comprobaciones con el fin de determinar si a3eco/a3con está instalado, en caso afirmativo, en el gestor de empresas, tendremos el botón Enlace Eco que permitirá acceder a la configuración. Pulsar el botón Enlace a3eco Por defecto ya propone la ruta donde está instalada la contabilidad, bastará con pulsar Activar. VALIDACIÓN USUARIO DESDE A3ECO Para relacionar los usuarios entre las dos aplicaciones, se deberá informar el usuario y contraseña de A3ERP asociado a cada usuario de A3ECO. Para ello hay que realizar los siguientes pasos: Configuración enlace 5

10 Entrar en la aplicación a3eco. Seleccionar el menú Utilidades Confidencialidad Responsables/Usuarios Al entrar en esta opción tendremos la lista de los usuarios existentes en a3eco. En nuestro ejemplo sólo existe el supervisor, será necesario dar de alta a todos los usuarios que van a usar la aplicación. Como ejemplo, veremos cómo enlazar el usuario Supervisor de a3eco con el usuario SA de a3erp. Seleccionar el usuario Supervisor y pulsar el botón Confiden. Una vez en la ficha del usuario, pulsar el botón A3ERP. Configuración enlace 6

11 Se solicitará el usuario y contraseña de a3erp con el que queremos relacionarlo, en nuestro ejemplo será el SA. Hay que realizar los mismos pasos para todos los usuarios que entren en las aplicaciones. Ya podemos acceder de nuevo a A3ERP para iniciar la sincronización inicial de los datos. SINCRONIZACIÓN INICIAL En este punto ya podemos entrar en la empresa de a3erp que se desea enlazar. Una empresa de A3ERP se sincroniza con otras de A3ECO mediante los tipos contables que tengan definidos. El esquema sería el siguiente: Nota: A3ERP tiene ya creado por defecto un tipo contable, pero si es necesario se pueden dar de alta los tipos contables en función de las empresas que se quieran enlazar. A continuación se detallan los pasos para realizar el enlace de la sincronización: Seleccionar el menú Configuración Configuración enlace a3eco / A3CON. Configuración enlace 7

12 Al entrar en la opción veremos la relación de todos los tipos contables disponibles en la empresa. Seleccionar el tipo contable deseado. Pulsar el botón Nuevo enlace En este punto, se decide que acción realizar, en función de donde están los datos originales. Exportar datos: Si somos nuevos en a3eco (contabilidad), los datos están en a3erp, por lo que la acción a realizar será la Exportación. Importar datos: Si los datos están en a3eco y disponemos por primera vez a3erp, deberemos escoger la segunda opción que permitirá importar los datos de contabilidad a la facturación. Configuración enlace 8

13 No importar: La tercera opción, normalmente no se usará, pero nos serviría si por algún motivo, se ha tenido que desactivar el enlace, por lo que desde esta opción podríamos volver a enlazarlas. Nota: Este punto hay que tener claro, que si durante el tiempo que ambas aplicaciones han estado desenlazadas, cualquier operación no estará actualizada. ELIMINAR EL ENLACE Puede darse el caso, de tener la necesidad de borrar el enlace de ambas aplicaciones. Para realizar esta operación, debe tenerse claro las consecuencias. Durante el tiempo que estén sin enlazar, cualquier entrada de datos en ambas aplicaciones puede provocar descuadres cuando se enlacen con posterioridad, además de que dichos datos no se podrán volver a sincronizar. Si aún así desea realizar la eliminación del enlace, será necesario realizar los siguientes pasos: Seleccionar el menú Configuración Configuración enlace a3eco / A3CON. Al entrar en la opción veremos la relación de todos los tipos contables disponibles en la empresa. Seleccionar el tipo contable deseado. Después del Pulsar el botón Enlace a3eco Por defecto ya propone la ruta donde está instalada la contabilidad, bastará con pulsar Activar. Configuración enlace 9

14 Pulsar el botón Eliminar enlace. Desde el gestor de empresas, pulsar el botón Enlace a3con y pulsar el botón desactivar. Configuración enlace 10

15 GESTIÓN DEL PLAN CONTABLE INTRODUCCIÓN En empresas sincronizadas, el mantenimiento del plan contable se realizará desde a3eco. A pesar de ello, desde a3erp se podrán crear, modificar y eliminar cuentas, por ejemplo en el caso de clientes/proveedores que se crearán al dar de alta desde a3erp las fichas correspondientes. Las modificaciones realizadas en a3eco, se notificarán a a3erp, con el objetivo de tener replicado en facturación el plan contable. En a3eco, la modificación o alta de una cuenta afecta a todos los ejercicios contables de las empresas asociadas con la sincronizada de a3erp. Nota: La sincronización de cuentas se controla por el NIF en el caso de clientes/proveedores. SELECCIÓN DE CUENTAS El mantenimiento del plan contable, así como la selección de las cuentas, aún siendo desde a3erp, se accede a la ventana de alta de cuentas situados en la empresa, actividad y ejercicio de a3eco seleccionado en a3erp. Nota: Sólo se ven las cuentas de detalle, las cuentas de balance (nivel 2,3,4,5), no se tiene acceso desde a3erp, ya que los balances se obtienen desde la contabilidad. Para acceder a la selección de cuentas, se utilizará el botón F12 o la lupa asociada a la cuenta. La aplicación, solicitará el tipo contable /Empresa en Eco. Una vez seleccionada, la ventana del plan de cuentas será de a3eco. gestión del Plan contable 11

16 En otros puntos donde al editar la cuenta nos aparecerá la ventana de a3eco, son: Pestaña cuentas en Datos generales Parametrización Pestaña cuentas en clientes/proveedores Pestaña ventas / compras en artículos Columna cuenta en detalle de líneas en documentos de venta y compra. ALTA DE CUENTAS Desde a3erp se puede dar de alta cuentas, aunque lo más habitual será realizar esta operación desde a3eco. De todas formas, al crear una nueva cuenta de a3erp, la ficha que se da de alta es en el propio a3eco. Al pulsar el botón Nuevo, veremos que la ventana que se abre es la ficha de cuentas de la contabilidad. gestión del Plan contable 12

17 Aunque una vez creada en a3eco, dicha cuenta se verá reflejada en la selección de cuentas. CLIENTES Y PROVEEDORES EN A3ERP ALTA DE CLIENTES/PROVEEDORES Al aceptar la creación de un cliente o proveedor, se nos solicitará un nuevo código para asignarle. Por defecto, el código propuesto será el del último más uno. El código asignado al cliente o proveedor se utilizará para generar las diferentes cuentas asociadas a la ficha. De ese modo, las cuentas creadas para el cliente o proveedor finalizarán con el código asociado al cliente o proveedor. Para cada una de las cuentas, a excepción de la primera y siempre y cuando el cliente o proveedor no sea genérico, en cuyo caso funcionará como el resto, se seguirá el siguiente procedimiento: Se tomará el prefijo asociado más el código de cliente o proveedor, notificando a a3eco, para crear la cuenta resultante. Si la cuenta no existe en a3eco, se creará con la descripción indicada por a3erp. Si la cuenta existe, se creará con la descripción indicada por a3erp. Las cuentas creadas en a3eco, a su vez, serán también creadas en DATOS SINCRONIZADOS La ficha de los clientes / proveedores los datos que se comparten son los fiscales. Es decir si se cambia una dirección, si esta no se modifica también en los datos fiscales no tendrá efecto en a3eco. gestión del Plan contable 13

18 FICHA DE A3ERP (DATOS FISCALES) FICHA DE A3ECO Cualquier cambio en estos datos, tanto desde a3eco, como en a3erp, serán sincronizados en ambas aplicaciones. gestión del Plan contable 14

19 CONCEPTO DE CUENTA FISCAL A la primera cuenta de la ficha de cliente o proveedor, en caso de no ser una ficha genérica, se le asociará en a3eco el NIF que tenga la ficha. La codificación de la cuenta fiscal, en el tratamiento de las funciones de a3eco, tiene una serie de matices a la hora de generarse. Paso a exponerlos: Si la cuenta no existe, se generará asociándole el NIF indicado por a3erp. Si la cuenta existe: Se dejará la misma si el NIF de la ficha de cliente o proveedor coincide con el de la cuenta existente. Si dicha cuenta no coincide con el NIF, se buscará un nuevo código de cuenta, tomando la última cuenta más uno del prefijo de cliente o proveedor. CAMBIOS EN CLIENTES/PROVEEDORES En la ficha de cliente o proveedor, se deberán considerar una serie de validaciones o controles con el fin de simular el funcionamiento que tiene A3ECO con respecto a la relación de cuentas con sus datos fiscales. Paso a detallarlos: Cambio de NIF: Si se cambia el NIF en una ficha de cliente o proveedor, implica cambiar para todos los clientes o proveedores que tengan la misma cuenta, que la ficha en la que se realiza la modificación. Por ejemplo: Tenemos el cliente código 1 con el Nif A que está asociada a la cuenta contable Esta cuenta también está asignada al cliente 2 y 3. Por lo tanto, al cambiar el NIF en el cliente 1, se cambiará a su cuenta y a su vez, al cliente 2 y 3. Además, implica notificar a a3eco del cambio en los datos fiscales. Cambio en los datos fiscales: el cambio en los datos fiscales, tanto en cliente, proveedor como en organización, comportará la modificación de todas las fichas que tengan el mismo NIF. Cambio de Cuenta: Si se cambia la cuenta en una ficha de cliente o proveedor, implica cargar los datos fiscales, si existieran, de otra ficha que tenga la misma cuenta seleccionada. Por ejemplo supongamos el siguiente escenario: Cliente nº 1 - Cliente de prueba con el NIF T y su cuenta contable que a su vez está asignada al mismo NIF y datos fiscales gestión del Plan contable 15

20 Si cambiamos la cuenta de la ficha por la que tiene otro NIF y otros datos fiscales, nos aparecerá un aviso de confirmación: En el caso de aceptar, se cambia el NIF, Nombre del cliente, la cuenta contable de la ficha del cliente. CLIENTE/PROVEEDOR GENÉRICO Un cliente o proveedor genérico es aquél que no tiene datos fiscales asociados. Para ello se deberá marcar la casilla Genérico, dentro de la pestaña Otros. Un cliente o proveedor genérico no tiene NIF asociado, al crear la factura se solicitará la cumplimentación de los datos fiscales, siendo éstos propios de cada factura. Al contabilizar la factura sobre a3eco, con un cliente o proveedor genérico, se realizarán las siguientes acciones: Se creará la ficha de Cliente/Proveedor con los datos fiscales informados en la factura. La factura se marcará con datos fiscales particularizados. Es decir, el NIF de la pestaña de IVA será modificable y no corresponderá con el de la cuenta, que normalmente será una genérica ( ). gestión del Plan contable 16

21 MODIFICACIÓN DE CUENTA Al modificar una cuenta desde a3eco, quedará actualizada también en a3erp: Si a3erp actualiza los datos, se procederá a actualizar la cuenta en todos los ejercicios y empresas de a3eco asociadas con la de a3erp. Si a3erp no puede actualizar los datos, se mostrará el error devuelto y además, no se modificará o creará la cuenta. BORRADO DE CUENTAS Al borrar una cuenta, tanto si tiene o no datos fiscales asociados, se procederá del siguiente modo: Se verificará que la cuenta no tenga saldo en ninguna de las empresas y ejercicios asociados con la sincronizada de a3erp. Si a3eco permite borrar la cuenta, se notificará a a3erp, para que proceda a borrar la cuenta. Si a3erp borra la cuenta, se procede a borrar, dentro de a3eco, la cuenta en todas las empresas y ejercicios asociados con la empresa sincronizada de a3erp. Si a3erp no puede borrar la cuenta, se mostrará el error y no se borrará la cuenta. CAMBIO EN NIF ASOCIADO A CUENTA Al actualizar una cuenta, si se detecta cambio entre el NIF cargado y el que se va a guardar, se realizarán las siguientes acciones: Se notificará a a3erp, para que actualice el NIF y los datos fiscales, en los clientes y proveedores, además de en las organizaciones asociadas que tengan asociadas dicha cuenta contable. Si a3erp ejecuta correctamente los cambios, a3eco procederá a realizar el cambio en todas las empresas y ejercicios sincronizados con la empresa de a3erp. Si a3erp no puede actualizar los datos, se mostrará el error no se realizarán los cambios. gestión del Plan contable 17

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23 GESTIÓN DE CARTERA INTRODUCCIÓN La cartera de cobros y pagos se gestionará íntegramente desde a3erp. La primera vez que sincronizamos ambas aplicaciones, si la sincronización elegida es importar en a3erp los datos de a3eco, como la cartera inicial está en la contabilidad, se traspasará todos los efectos pendientes. Una vez enlazadas, la opción de TESORERÍA en a3eco, quedará desactivada. Los vencimientos sólo se podrán generar desde las facturas introducidas en a3erp. Nota: Por tanto, las facturas introducidas desde a3eco no generarán nada en la cartera. TESORERÍA Desde la ficha del la empresa en a3eco, la casilla Tesorería estará siempre activada, pero no se podrá modificar, la casilla se dejará sin edición. Al acceder al menú Tesorería Gestión de cobros Mantenimiento de cobros. gestión de cartera 19

24 La opción que se abrirá será la del a3erp. Esta pantalla permite consultar la cartera de clientes, pero cualquier acción de cobrar, devolver, remesar, etc. debe realizarse desde la aplicación de a3erp. Nota: El mismo procedimiento es para pagos de proveedores. VENCIMIENTOS En la ficha de cuentas en a3eco, se deshabilitarán las opciones correspondientes con vencimientos, dado que toda la generación se realizará desde el a3erp. En la sincronización inicial, si se importan los datos de a3eco a a3erp, se pasarán los vencimientos pendientes, todos aquellos efectos ya cobrados/pagados no se traspasarán a a3erp. Para ver el historial de los cobros/pagos ya realizados, se deberá consultar el mayor o extracto del cliente/proveedor, ya que la opción de cartera de a3con, al estar enlazado se desactiva. CONSULTA VENCIMIENTOS DESDE FACTURA Al crear una factura desde a3erp, se generan los vencimientos correspondientes. Consultar el manual del usuario de a3erp para más información. Al crear una factura desde A3erp, se genera el asiento correspondiente. gestión de cartera 20

25 Desde la consulta y edición de apuntes, en la parte inferior, el botón Vtos. mostrará los vencimientos asociados a la factura posicionada. gestión de cartera 21

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27 CONTABILIZACIÓN DE FACTURAS INTRODUCCIÓN En este capítulo veremos las operaciones que se pueden realizar con la facturación y su repercusión en la contabilidad a3eco. INFORMACIÓN DE LA FACTURA La generación de facturas o los movimientos de cartera, generan, por defecto, los asientos contables asociados. En empresas sincronizadas, se activa la contabilización automática siempre. Por tanto, no se mostrarán las casillas de configuración tanto en datos generales como en la factura. FECHA FACTURA/FECHA ASIENTO En la cabecera de la factura, se informa la fecha de factura y la fecha de asiento. La correspondencia se detalla en la siguiente imagen: El asiento generado se ha registrado con la fecha contable, en nuestro ejemplo es 20/08/2012. La fecha de la factura que en a3erp es fecha a 19/08/2012, en a3eco corresponde a la fecha expedición: Contabilización de facturas 23

28 NUMERACIÓN FACTURAS TIPO CONTABLE Mediante el tipo contable, se determina la empresa y, en caso de Persona Física, la actividad de a3eco donde contabilizar. El cambio de tipo contable en la factura implica volver a contabilizar la factura. SERIE/NÚMERO DE FACTURA En a3erp, para utilizar una serie en la factura se debe definir en la opción Series. Su tamaño puede ser de hasta 8 posiciones. El número de factura se determina automáticamente, correlativo a la serie informada, al guardar la factura o cambiar la serie. Su longitud es de 15 caracteres numéricos. El usuario puede cambiar el número. En el ejemplo la factura tiene la serie T1 y el nº de factura es el 1. En a3eco, se traspasará esta información en la columna documento (10 posiciones) de la siguiente forma: Se toma la serie más separador /, si estuviera definida, más el número de factura formateado con ceros por la izquierda, que en nuestro ejemplo sería T1/ Si la longitud resultante supera la permitida por a3eco, se mostrará un mensaje informativo indicando tal circunstancia. En el ejemplo propuesto, el numero de la factura es de 10 dígitos, por lo que al traspasar esta información a a3eco, se corta la información en la columna documento, si se informa correctamente en la descripción del concepto. Contabilización de facturas 24

29 CUENTAS DE VENTAS/COMPRAS La contrapartida del cliente o proveedor se configura para cada línea de detalle introducida. Al contabilizar, se detallarán todas las cuentas utilizadas en el detalle de factura agrupadas por sus porcentajes de IVA asociados. TIPO DE OPERACIÓN El tipo de operación determina, a nivel de cada factura, el tratamiento fiscal que debe aplicarse. A cada tipo se le indica la naturaleza de la operación, que dependerá de si son facturas de venta o de compra, y si se aplica IVA, Recargo o IGIC. Al detalle del tipo de operación se accede mediante la tecla F11. En los apartados referentes a las facturas de ventas y compras se detallan las equivalencias entre las operaciones de a3erp con respecto a las de a3eco. A continuación, se detallan los elementos que intervienen en la contabilización de la factura de a3erp sobre a3eco. TIPO DE FACTURA El tipo de factura determina, a efectos de a3eco, si la factura es expedida, recibida o de bien de inversión. Los tipos varían según la factura, si es de ventas o de compras. Contabilización de facturas 25

30 TIPO DE IRPF/CLAVE/SUBCLAVE La retención sólo afecta a las facturas de compra y, desde a3erp, sólo se puede contabilizar sobre el modelo 180 y 190. CASILLA ARRENDAMIENTO Tener activada la casilla no implica nada especial en el asiento contable. DEDUCIBLE/NO DEDUCIBLE En el detalle de entrada de la factura, se informa si la partida se considera IVA deducible o no deducible. A efectos de la operación en a3eco, la parte deducible dependerá del tipo de operación. La parte no deducible se considera siempre operación 7 (IVA no deducible). PRORRATA Existen diferencias en el modo de aplicar la prorrata entre a3erp y a3co. En a3erp la prorrata se puede aplicar a nivel de detalle y a nivel de factura. En a3co la prorrata se aplica sobre la toda la factura. Además, se diferencia entre dos tipos: general, que se aplica sobre todas las facturas; y especial, que se aplica o no sobre la factura dependiendo de si se le debe aplicar o no. Para que la facturación y la contabilidad, en un escenario de sincronización, funcionen del mismo modo, se realizarán las siguientes adaptaciones en el a3erp: A nivel general: no se podrá configurar prorrata a nivel de detalle (ver campo Carácter cuota en pestaña Líneas ). Para prorrata general: no se podrá configurar prorrata a nivel de factura (ver campo Carácter cuota en pestaña Pie ). Para prorrata especial: se podrá configurar prorrata a nivel de pie, adaptando la generación de asientos sobre a3erp para indicar si a la factura se le aplica o no. Contabilización de facturas 26

31 FACTURA DE ANTICIPO Las facturas marcadas con la casilla Anticipo, funcionan de la misma forma que cualquier otra factura, genera el asiento contable y sus vencimientos. FACTURA RECTIFICATIVA SUSTITUTIVA En a3erp para realizar una factura rectificativa, es mediante la opción de abonar. Una vez creada la factura, se generan los asientos en contabilidad con la información necesaria. Por ejemplo la factura nº 5 de fecha 20/08/2012 rectifica la factura nº 3 de fecha 19/08/2012. En a3eco, se genera el asiento correspondiente, quedando marcando la casilla Rectificativa. Si se pulsa el Ampliar factura, en el modelo 340, veremos el detalle de la factura a la que rectificamos, que en nuestro ejemplo es la factura nº 3. Contabilización de facturas 27

32 MODIFICACIÓN DE UNA FACTURA Cualquier cambio que se realiza en la factura, que implique una modificación en el asiento, será actualizado automáticamente, por ejemplo, si en la factura anterior, cambiamos el número de factura y el importe de 365 pasa a ser de 350, veremos como automáticamente se cambia su asiento correspondiente. PERIODOS CERRADOS Si desde a3eco, se cierra o bloquea un periodo determinado, hay que tener en cuenta que al entrar una factura con fecha contable perteneciente a ese periodo, aparecerá un aviso y no dejará guardar la factura. Por ejemplo, se cierra el mes de agosto El intentar guardar una factura con esa fecha, da el siguiente aviso: Bastará con abrir el mes en a3eco o cambiar la fecha contable y ya podremos entrar la factura. Contabilización de facturas 28

33 GESTION DE ASIENTOS INTRODUCCIÓN La gestión de apuntes, puede darse desde ambas aplicaciones, por un lado cuando desde a3erp se contabilicen facturas, estas generarán el asiento contable en a3eco obligatoriamente. Nota: Desde la factura no se puede decidir el generar o no repercusión contable. Del mismo modo, cualquier modificación en la factura provoca que se regenere de nuevo el asiento. Desde a3eco, podremos dar de alta aquellos asientos, que no impliquen a la facturación, por ejemplo un traspaso de saldos entre cuentas, la contabilización de las nóminas, pago de impuestos, etc. OPERACIONES CONSULTA FACTURA A3ERP En el mantenimiento de Apuntes en A3ECO, si seleccionamos el asiento de una factura, se mostrará o no, dependiendo de si el origen es de A3ERP, un botón a3erp. Al pulsar este botón, se abrirá la ventana de la factura entrada desde a3erp. gestion de asientos 29

34 CONSULTA ASIENTOS POR ORIGEN Desde a3eco, al entrar en la búsqueda del diario, se podrán consultar los apuntes generados desde a3erp, de esta forma se agiliza la localización de apuntes generados por la facturación. BLOQUEO PERÍODOS A3ECO consultará si una empresa, ejercicio, actividad y período determinado está o no bloqueado. En el caso de intentar entrar un movimiento en dicho periodo aparecerá un aviso. Se verificarán los siguientes bloqueos: Bloqueo del período contable: ver opción Estadísticas en ficha de empresa. Bloqueo por presentación del modelo 340: al igual que los diarios de a3eco, no se permitirá contabilizar en períodos con modelo 340 liquidado. Se utilizará dependiendo de la acción a realizar sobre el asiento contable asociado a la factura: Al borrar o crear una factura: se comprobará si está bloqueado el período asociado a la fecha del asiento, en caso afirmativo no se dejará realizar la operación. gestion de asientos 30

35 Al modificar una factura: se comprobará si está bloqueado el período asociado a la fecha original del asiento, caso de que se haya producido un cambio, y el período asociado a la fecha actual sobre la que contabilizar. MODIFICAR APUNTE DE FACTURA En el caso de intentar editar un asiento que ha sido generado por a3erp, por ejemplo el de una factura, aparecerá un mensaje de aviso de si seguimos con la modificación. En el caso de aceptar, el asiento quedará desligado de la factura origen y por lo tanto a partir de ahora, cualquier modificación no tendrá la repercusión en la otra aplicación. Por ejemplo, en este caso, se ha modificado el importe del asiento. Pero al consultar la factura origen, vemos que este cambio no ha sido reflejado. El procedimiento correcto hubiera sido modificar la factura desde a3erp. gestion de asientos 31

36 DESLIGAR ASIENTOS En la aplicación de facturación a3erp, se puede configurar, a nivel de perfil de usuario, si se puede desligar o no el asiento asociado a un documento. Por requerimientos funcionales, se precisa que en la contabilidad a3eco se actúe del mismo modo. Por tanto, y siendo el único punto de confidencialidad que se comparte entre ambas aplicaciones, al arrancar a3eco se solicitará a a3erp. Para configurar los permisos en a3erp, seguir los siguientes pasos: Entrar en la opción Seguridad a3erp. Entrar en el perfil asociado a nuestro usuario; por defecto Invitado. Entrar en Permisos de perfil. CUENTAS CONTABLES Al realizar un movimiento en a3erp que implica la generación de un asiento contable, por ejemplo la entrada de una factura, un cobro, un pago, etc. hay que conocer de donde se obtienen las cuentas contables correspondientes. A continuación vemos un asiento de una factura de venta, en la que se ha contabilizado a las cuentas , y la cuenta Veamos de donde se obtienen cada una de ellas: CUENTA DE CLIENTE/PROVEEDOR Las cuentas del cliente o proveedor, se obtienen de a3erp de las fichas del cliente o proveedor. gestion de asientos 32

37 Por ejemplo vemos que el asiento de una factura de este cliente, está a la cuenta CUENTA DE IVA La cuenta del IVA que en nuestro ejemplo es la , depende de a3eco. Aunque en a3erp cuando no está sincronizado, si que se pueden configurar en la tabla de TIPOS DE IVA. En la parametrización de la empresa, hay la opción de determinar qué tipo de cuentas deseamos para el IVA. En este caso no se desglosa, por lo que va a la cuenta genérica. CUENTA DE VENTA/COMPRA La contrapartida de la factura la determina a3erp, y esta va en función de la ficha del artículo, que a su vez la carga en las líneas de la factura. El usuario puede editar y cambiar dicha cuenta en la propia factura y esta cuenta será la que se usará para generar el asiento contable. gestion de asientos 33

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39 EQUIVALENCIAS A3ERP-A3ECO INTRODUCCIÓN En este capítulo veremos con detalle la información existente en a3erp y su equivalente en a3eco: TIPOS DE OPERACIÓN VENTAS En el siguiente cuadro, se detallan los tipos de operación y su equivalente en a3eco: A3ERP A3ECO Observaciones Operación Operaciones interiores no sujetas Operación Modelo Operaciones exentas sin derecho a deducción Operación Será exenta. Entregas intracomunitarias Operación Bienes Será exenta. Exportaciones Operación -6- Será exenta. Otras operaciones exentas con derecho a deducción Op. No sujetas por aplicación de reglas de localización Operación Será exenta. Operación Será exenta. Otras operaciones no sujetas Operación Será exenta. Las operaciones con fondo gris deberían revisarse entre los equipos de a3eco y a3erp. En principio, los cambios que han de realizarse serían los siguientes: Otras operaciones exentas con derecho a deducción Op. No sujetas por aplicación de reglas de localización. Nota: se debería consensuar el significado de la operación, a efectos de saber si corresponde con las operaciones 4 y 8 de a3eco. Otras operaciones no sujetas La operación debería ser la 9. La operación puede ser la 4 o la 8 y, además, se puede marcar el modelo 347, 349B y 349S. Será operación 7 u 8 en función de si tiene o no repercusión fiscal. Quedaría pendiente de estudio incluir algunas operaciones de a3eco no soportadas por a3erp: COMPRAS Entregas intracomunitarias triangulares. Operaciones con Canarias, Ceuta y Melilla. EQUIVALENCIAS A3ERP-A3ECO 35

40 A3ERP A3ECO Oper. A3ECO Modelo Observaciones Operaciones interiores Adquisiciones intracom Bienes Inversión del sujeto pasivo Importaciones, agentes de aduanas Compensaciones agrarias Se aplican tipos de IVA especiales: 8,5 y 10. Operaciones no sujetas Operación Esta operación siempre está exenta. Las operaciones con fondo gris deberían revisarse entre los equipos de a3eco y a3erp. En principio, los cambios que han de realizarse serían los siguientes: Adquisiciones intracom. Inversión del sujeto pasivo. Se puede enviar al 349 de bienes como al de servicios. A3ERP debe determinar de qué forma distingue bienes de servicios. Se puede enviar al 347 como al 349 de servicios. Importaciones, agentes de aduanas Está operación en a3eco se combina con una operación - 6-, por el importe de la importación exenta de IVA, más una operación -1- correspondiente a la factura de aduana. Además, si entendemos que la factura corresponde a la de aduana, el proveedor de la factura correspondería al aduanero. Por tanto, se requiere enviar el número de DUA y la cuenta del proveedor (ver ventana de ampliación en las facturas de a3eco) Quedaría pendiente de estudio incluir algunas operaciones de a3eco no soportadas por a3erp: IVA no deducible. Adquisiciones intracom.de servicios. TIPOS DE FACTURA VENTAS En el siguiente cuadro, se detallan los tipos de factura y su equivalente en a3eco: A3ERP Otras entregas de bienes y pres. servicios Entrega de bienes inmuebles y oper. Finan. Entrega de bienes de inversión A3ECO Factura expedida Factura expedida Factura expedida La retención sólo afecta a las facturas de compra y, desde a3erp, sólo se puede contabilizar sobre el modelo COMPRAS En el siguiente cuadro, se detallan los tipos de factura y su equivalente en a3eco: A3ERP A3ECO EQUIVALENCIAS A3ERP-A3ECO 36

41 Bienes corrientes Servicios corrientes Factura recibida Factura recibida Bienes de inversión Factura bien de inversión Al contabilizarse una factura tipo Bien de Inversión, no se abrirá la ficha de bien de inversión asociada al apunte; deberá ser el usuario, desde el apunte en a3eco, el encargado de generar la ficha. TIPO DE IRPF En el siguiente cuadro, se detallan los tipos de IRPF y su equivalencia en a3eco: A3ERP A3ECO Observaciones Ninguna IRPF Modelo 110/111 Modelo 190 Requiere clave y subclave. A3ERP sólo soporta dinerario. IRPF Modelo 115/180 Modelo 180 A3ERP sólo soporta dinerario. Otros modelos MODELO 190 En el siguiente cuadro, se muestran todas las claves y subclaves soportadas por facturación y el funcionamiento en a3eco: Claves a3erp A3ECO F Subclaves 01 y 02 Soporta sólo subclave 02 G Subclaves 01, 02 y 03 H Subclaves 01, 02, 03 y 04 I Subclaves 01 y 02 J No tiene subclaves. K Subclaves 01 y 02 Soporta todo. Soporta todo. No soporta la clave. No soporta la clave. No soporta la clave. Las claves y subclaves no soportadas, al generar la factura en a3eco se llevarán sin impreso. EQUIVALENCIAS A3ERP-A3ECO 37

42

43 OPERATIVA SINCRONIZACIÓN INTRODUCCIÓN Todas las empresas de a3eco sincronizadas con una empresa de a3erp se comportarán como si fueran una única empresa. Por tanto, ciertos cambios en una empresa de la relación, como puedan ser los datos fiscales o el nivel de plan contable, implican modificaciones en todas las sincronizadas con la empresa de a3erp, independientemente de donde se realice (a3eco o a3erp). Por ejemplo, siguiente el siguiente esquema: Si se modifica la empresa B de A3ECO, implica que también se deberán modificar las empresas A y C. CAMBIOS GENERALES EN EMPRESA DESDE A3ECO ACTUALIZACIÓN DATOS FISCALES Y DE ENVÍO Al salir de la ficha de empresa en a3eco, se procederá a realizar las siguientes acciones: operativa sincronización 39

44 Si se ha detectado cambio en los datos fiscales o de envío, se procederá a notificar a a3erp, de dichas modificaciones con el fin de actualizarlos en la base de datos de la empresa sincronizada con la de a3eco. Si a3erp actualiza los datos correctamente, se procederá a actualizar los datos en a3eco en todas las empresas que están sincronizadas con la empresa de a3erp (ver tipos contables). Si a3erp no puede actualizar su base de datos, se mostrará error y, además, no se actualizarán los datos en a3eco. BORRADO DE EMPRESA Al borrar una empresa en a3eco, se procederá del siguiente modo: Se notificará a a3erp, la empresa de a3eco que se procede a eliminar. En a3erp, se procederá a realizar una serie de acciones sobre el tipo contable asociado a la empresa que se pretende eliminar en a3eco: Eliminación de todas las referencias a apuntes de a3eco en las facturas y en los vencimientos. Eliminación de la relación con a3eco de la empresa/tipo contable de a3erp. Si a3erp no puede realizar las acciones del punto anterior, se mostrará el error y no se borrará la empresa. BORRADO DE ACTIVIDAD Al borrar una actividad, en empresas de tipo Persona Física, se procederá del siguiente modo: Se notificará a a3erp, mediante función NAX, el ejercicio y actividad que se procede a eliminar. En a3erp, se procederá a eliminar todas las referencias a apuntes de a3eco en las facturas y vencimientos que corresponden con el tipo contable de la empresa de a3eco. Si a3erp no puede realizar lo indicado en el punto anterior, se mostrará el error y, además, no se borrará la actividad. BORRADO DE EJERCICIO Al borrar un ejercicio contable, se procederá del siguiente modo: Se notificará a a3erp, mediante función NAX, el ejercicio que se procede a eliminar. En a3erp, se procederá a eliminar todas las referencias a apuntes de a3eco en las facturas y vencimientos que corresponden al tipo contable y ejercicio de a3eco. Si a3erp no puede realizar las acciones del punto anterior, se mostrará el error y, además, no se borrará el ejercicio. CAMBIO CÓDIGO DE EMPRESA Nota importante: si se borra una empresa con un solo ejercicio, se procede a borrar la empresa. Al cambiar el código de empresa de a3eco, se procederá del siguiente modo: Se notificará a a3erp, mediante función NAX, el código actual y nuevo de empresa que se procede a cambiar. En a3erp, se procederá a cambiar el código de empresa actual por el nuevo en las relaciones de empresa. operativa sincronización 40

45 Si a3erp no puede realizar el punto anterior, se mostrará el error y, además, no se realizará el cambio de código. NIVEL PLAN CONTABLE Nota importante: lo indicado anteriormente no afecta si el cambio de código es copiando la empresa. En a3erp el plan contable es el mismo para todos los ejercicios. Por tanto, en las empresas de a3eco sincronizadas se deberá simular el modo de funcionar de a3erp. Al cambiar el nivel de plan contable, se procederá del siguiente modo: Si es posible realizar el cambio en a3eco -será suficiente con comprobar la empresa posicionada-, se notificará a a3erp, mediante función NAX, el nuevo nivel de plan contable. En a3erp, se procederá a cambiar las cuentas para adaptarlas a la nueva longitud. Si a3erp no puede realizar el punto anterior, se mostrará el error y, además, no se realizará el cambo de nivel de plan contable. CAMBIOS EN PRORRATA Nota importante: el cambio del nivel de plan contable implica añadir o quitar ceros por la derecha. En empresas sincronizadas, la definición de la prorrata será la utilizada en a3eco, no estando disponible en los menús de a3erp. Al cambiar la prorrata, tanto inicial como final, se procederá del siguiente modo: Se notificará a a3erp, mediante función NAX, el ejercicio, porcentaje de prorrata y si es la inicial o la final. En a3erp, se procederá del siguiente modo: Si la prorrata es la inicial, se recalculará la cuota deducible y no deducible de todas las facturas que estén enlazadas con la empresa de a3eco. Tanto para la prorrata inicial como para la final, se actualizará la definición de prorrata. Si a3erp no puede realizar las acciones del punto anterior, se mostrará el error y, además, no se realizará el cambio de la prorrata. CAMBIOS DESDE A3ERP ACTUALIZACIÓN DATOS FISCALES Y DE ENVÍO DESDE A3ERP Al actualizar los datos de la empresa en a3erp, se procederá a realizar las siguientes acciones: Se procederá a comunicar con a3eco, los datos fiscales y de envío para actualizarlos en la aplicación de contabilidad. Los datos se actualizarán en todas las empresas relacionadas con la modificada de a3erp. Si a3eco actualiza los datos correctamente, se procederá a actualizar en a3erp. Si a3eco no puede actualizar los datos de empresa, se mostrará error devuelto y, además, no se actualizarán los datos en a3erp. Los datos que se sincronizan, tanto identificativos como fiscales, son los marcados en rojo en las siguientes imágenes: Datos identificativos: operativa sincronización 41

46 NIF, dirección, tipo, nº, Calificación, bloque, portal, escalera, piso, pta., datos complementarios, municipio, población, provincia, país, teléfono 1, 2, extensión, . Nota: El nombre de la empresa no se sincroniza, ya que el valor a enlazar corresponde a la Razón Social. Datos fiscales, se sincronizan todos los damos mostrados en la siguiente ventana. BORRADO DE EMPRESA Al proceder a borrar una empresa de a3erp sincronizada con a3eco, se procederá a mostrar un mensaje de confirmación y realizará las mismas operaciones que al borrarla desde a3eco. operativa sincronización 42

47 PESTAÑA DATOS FISCALES En empresas sincronizadas con a3eco, se entiende que la pestaña de Datos hacienda pierde el sentido, dado que toda la fiscalidad se lleva desde la contabilidad. Por tanto, la ventana Datos Hacienda se convierte en Datos Instrastat, eliminándose todo el bloque referente a Datos para declaraciones. GESTIÓN PRORRATA En empresas sincronizadas con a3eco, no aparecerá la opción Impuestos Prorrata, que permite configurar los porcentajes de prorrata por ejercicios, dado que la definición de prorrata se realizará exclusivamente desde la contabilidad. NIVEL PLAN CONTABLE En empresas sincronizadas con a3eco, no aparecerá la opción Cambio de niveles contables, dado que el control del plan contable se realizará exclusivamente desde la contabilidad. CAMBIOS EN FICHEROS Que ocurre cuando se cambian la información de clientes, proveedores, etc. operativa sincronización 43

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