Guía de Inicio V2.0 Fev 2015

Transcripción

1 Guía de Inici Siga ests pass para cnfigurar y empezar a utilizar su cmpañía inmediatamente. Cntenid Generalidades... 2 Funcinalidad... 2 Cóm marc ingres?... 2 Para que sirven ls btnes?... 2 Necesit ayuda... 3 Aún necesit ayuda... 3 Crear departaments... 3 Crear rles... Errr! Marcadr n definid. Agregar empleads... 5 Crear crngramas... 7 Aprbar tarjetas de tiemp... 8 Exprtar planillas de pag... 9 Funcinalidades adicinales... 9 Mensajes... 9 Ausencias... 9 Dispnibilidad... 9 Perids de Gracia Cnfigure la planilla de pags Mi perid de prueba está a punt de caducar, y ahra que? P a g e

2 Guía de Inici Generalidades TimeWellScheduled es una slución web de tiemps y asistencia. Est significa que n necesita nada más que un navegadr (recmendams Firefx para el md ffline) para utilizar TODAS las funcines dentr de TimeWellScheduled. Simplemente necesita entrar al siti web enviad pr cuand se registra y lueg insertar su nmbre de usuari y cntraseña. Funcinalidad La funcinalidad principal del prgrama es la siguiente: 1. Crear un crngrama 2. El emplead marca ingres/salida de acuerd al crngrama 3. El gerente/rrhh aprueban la tarjeta de tiemp 4. RRHH exprtan ls dats a la planilla de pags Existen características adicinales cm planificación de ausencias, dispnibilidad, seguimient de pryects que pueden ser utilizads de manera adicinal. Cóm marc ingres? Primeramente, se debe crear un crngrama, lueg usar un de ls 4 btnes (descrits a cntinuación). Para qué sirven ls btnes? Ingres/Salida Una vez que se crea un crngrama, use el btón INGRESO cuand su turn empiece, y lueg SALIDA cuand el turn acabe. Merienda/Break Una vez que el turn cmience, use ests btnes cuand salga regrese de su merienda break. Estas accines n sn bligatrias, per si resta el tiemp de merienda de la planilla de pags, entnces se recmienda a ls empleads tmar su merienda. Si n l hacen entnces usted deberá restar manualmente la merienda de cada tarjeta de tiemp. Administración este btón se utiliza para acceder a tdas las tras funcinalidades cm el crngramadr, tarjetas de tiemp y planillas de pag. 2 P a g e

3 Guía de Inici Necesit ayuda Si necesita ayuda, utilice nuestr sprte en línea (btón de ayuda verde en el menú una vez que inicia sesión) que tiene vides de reslución de prblemas y preguntas cmunes. Aún necesit ayuda Cntáctens a supprt@timewellscheduled.cm dnde nuestr equip será capaz de ayudar respnder de manera prnta a sus prblemas. Crear departaments Clic en el btón de AVANZADOS. Clic en ADMINISTRAR NEGOCIO Clic en ADMINISTRAR MIS DEPARTAMENTOS (arriba a la derecha). Agregue tants departaments cm sea necesari, asigne un nmbre y un códig de departament. Sugerims que también asigne un clr, ya que este se utiliza en la ventana de crngramación para recncer rápidamente crngramas dividids. Si cmete un errr, seleccine la fila y lueg escja EDITAR 3 P a g e

4 Guía de Inici Crear rles Ls rles sn utilizads para alertas, entnces cuand un emplead necesita tiemp libre, está retrasad, tdas las persnas en el rl al que reprtan reciben un mensaje. Pr defect, creams ls rles más cmunes per si usted desea puede agregar trs: Haga clic en el btón ADMINISTRAR MI NEGOCIO. Haga clic en el enlace de ADMINISTRAR ROLES (lad izquierd). Clic en AGREGAR UN NUEVO ROL. Cmplete ls siguientes camps: i. Nmbre crrespnde al nmbre del rl ii. Nivel es usad para la jerarquía, para saber que en la parte superir se encuentra el dueñ del negci, lueg ls gerentes y así sucesivamente. iii. Las alertas se pueden usar para que ls empleads en este rl que van pr encima debaj, sean marcads en la pantalla de crngramación (pcinal). iv. La ntificación secundaria permite alertar a una persna en tr rl cuand las alertas regulares llegan a este rl. Se usa primrdialmente cuand ls dueñs de negci gerentes desean ser alertads cuand alguien 2-3 rles pr debaj realiza alguna acción. 4 P a g e

5 Guía de Inici Agregar empleads Clic en el btón BÁSICA. Clic en el btón ADMINISTRAR MIS EMPLEADOS Clic en AGREGAR NUEVO EMPLEADO. Para editar un emplead, marque la fila y seleccine EDITAR Cuand agregue a un emplead, tme en cuenta ests punts imprtantes i. Escger el departament primari del emplead ii. Escger tds ls departaments en ls que puede trabajar iii. Si el emplead es un supervisr que usted desea administre tarjetas de tiemp, cambie su cnfiguración de seguridad a supervisr manager y lueg marque que es supervisr y escja ls departaments a supervisar iv. Defina sus rles 5 P a g e

6 Guía de Inici v. Escja el tip de crngramación Crngramad y debe marcar ingres/salida este es el tip más cmún, usted puede crear un crngrama y marcar ingres/salida basad en ese crngrama. En días sin crngrama, puede HABILITAR la pción de permitir un crngrama abiert, vea debaj para más detalles Crngramad per NO necesita marcar ingres/salida nrmalmente utilizad para la gerencia, puede mstrar su crngrama para que tds sepan que está presente, per n necesitan marcar ingres/salida. NO crngramad y NO necesita marcar ingres/salida use esta pción para dueñs del negci u tras persnas que usted requieren que accedan al siti, per n deben aparecer en la pantalla de crngramación NO crngramad y puede marcar ingres/salida en cualquier mment usar est para empleads que n tienen un crngrama fij. Sl nte que cm n pdems determinar cuánt tiemp trabajarán, n pdems insertar restriccines en el númer de breaks/meriendas que tienen permitid tmar. Además sl es psible trabajar en el departament primari, prque cuand ls empleads marcan ingres, nstrs verificams el crngrama para determinar el departament ya que n existe un crngrama, sl puede ser el departament primari. 6 P a g e

7 Guía de Inici Crear crngramas Clic en el btón de CRONOGRAMACIÓN Escja el departament que desea crngramar La pantalla cargará cn la lista de tds ls empleads que pueden trabajar en el departament Punts imprtantes: Muestra ls dats dentr del perid seleccinad - Permite cpiar td un departament de un perid de fechas a tr - imprime el crngrama, pr departament, grup de departaments una vez publicad, ls empleads pueden ver el crngrama cuand inician sesión. utilizad para administrar valres de presupuest, mstrar valres, validacines, y plantillas semanales Las hras y csts sl sn visibles para administradres/gerentes, n para empleads 7 P a g e

8 Guía de Inici Existen 5 maneras de crear un crngrama: arrastre y suelte el tiemp en el camp de edición, pr decir 9AM 5PM (si el recuadr está en rj, alg n está bien) haga clic en el btón + y cmplete ls detalles. Bandas de tiemp una banda de tiemp es un crngrama (de un sl día) predefinid, al que le da un nmbre real cm ser Primer Turn y cn el hrari 7AM a 3PM. Las bandas de tiemp se cnfiguran en el btón de CONFIGURACIÓN y puede agregar trs presinand el btón +. Plantillas Una plantilla funcina cm una banda de tiemp, per puede definir una semana cmpleta. Pr decir Turn de L - V y se puede definir la semana labral de 9AM a 5PM. Las plantillas se crean dentr de CONFIGURACIÓN al presinar el btón (+). Si la semana ya cmenzó, n es psible agregar una plantilla. - clic acá para cpiar el perid de tiemp de un departament a trs. Entnces si cnfiguró las últimas 2 semanas, puede recrear est cn uns cuants clics. Aprbar tarjetas de tiemp Clic en el btón Tarjetas de Tiemp y Planillas de Pag Clic en el enlace Revisar, Actualizar y Aprbar Tarjetas de Tiemp (parte superir izquierda) Cuand las tarjetas de tiemp cargan, SOLO mstrará tarjetas de tiemp NO APROBADAS. Una tarjeta de tiemp necesita ser aprbada si el emplead NO marcó su ingres salida dentr de ls perids de gracia. Nuestr sistema calculará el menr tiemp para el emplead. Sl las tarjetas de tiemp aprbadas aparecerán en ls reprtes exprtacines a planillas de pag. Ejempl de tarjeta de tiemp aprbada: Ejempl de tarjeta de tiemp n aprbada: Ícn de alerta Este muestra alertas que necesitan su atención Ícn de edición usad para editar la tarjeta de tiemp: Crngramad númer de hras que se esperan pagar Efectiv l que efectivamente currió 8 P a g e

9 Guía de Inici Pagad este camp puede ser editad, haga clic en el ícn de edición para realizar cambis en el TOTAL DE HORAS para que este cincida cn el valr final de pag al emplead. Además puede agregar meriendas y breaks cm sea necesari Aprbar y cerrar cuand esté list, haga clic para guardar sus cambis y aprbar la tarjeta de tiemp Exprtar a planillas de pag Clic en el btón Tarjetas de Tiemp & Planillas de Pag Clic en el enlace de Reprte Preliminar de Hras y Turns (arriba derecha) Insertar el perid de fechas requerid, departaments y empleads. Clic en VER REPORTE Este reprte incluye las hras finales APROBADAS. Puede imprimir el reprte usar el enlace de EXPORTAR A para exprtar a su sistema de planilla de pags. Funcinalidades adicinales Mensajes Permite enviar/recibir mensajes dentr del sistema. Alertas cm slicitudes de ausencia de ingres retrasad pr parte de empleads. Tds ls mensajes se envían pr (prnt pr mensajes de text/vz) y es necesari cnfirmar su recepción para saber que fuern leíds. Ausencias Esta pción ayuda a sus emplead a slicitar tiemp libre. Tdas las slicitudes están pendientes hasta que se aprueben pr el gerente. Las slicitudes aprbadas y pendientes aparecen en la página de crngramación cm recrdatri de que n están trabajand. Dispnibilidad Ls empleads pdrán insertar ls perids en ls que están ( n) dispnibles. Al igual que las ausencias deben ser aprbads y aparecerán en la pantalla de crngramación. Estas slicitudes NO aparecerán en ls reprtes de ausencia. 9 P a g e

10 Guía de Inici Perids de Gracia Si desea cambiar ls perids de gracia para cada btón (este es el tiemp en el que un emplead puede marcar ingres/salida in generar una alerta) puede hacerl desde ADMINISTRAR MIS DEPARTAMENTOS. Cnfigure la planilla de pags Haga clic en ADMINISTRAR MI NEGOCIO Clic en Gestinar mi Planilla de Pags de Pags y Reglas Labrales La primera pción es la de seleccinar el sistema de planilla de pag que utiliza. Alguns cm Ceridian requieren que ingrese un valr únic para su cmpañía. Mi perid de prueba ya casi acaba... Ahra qué? 5 días antes de que su perid de prueba acabe, verá un mensaje en su panel de cntrl para registrar la infrmación de su tarjeta de crédit. Una vez que ingrese ls detalles, el mensaje desaparecerá y pdrá cntinuar sin interrupcines. Si n ingresa la infrmación, el perid de prueba acabará y n pdrá acceder al siti. 10 P a g e