APSI-PRENOMINA EN EXCEL, IMPORTABLE.

Transcripción

1 APSI-PRENOMINA EN EXCEL, IMPORTABLE. Es un frmat, en hja de cálcul, diseñad para permitir el registr manual de incidencias y cncepts variables de pag y descuent, de un perid nminal a prcesar y ser imprtad una vez cncluid el registr de ls events mencinads. Para activar la aplicación, debe accesar a la Función S - Prenómina -> Opcines y marcar la casilla "Prenómina Imprtable (Xls)" Hech l anterir, en la función -S-, seleccine en Reprtes el 01.-Prenómina y lueg el btón Iniciar del Menú Vertical del lad izquierd que le exhibirá ds pcines: Generar Prenómina: Crea el archiv en excel cn ls dats de ls empleads y el calendari del perid nminal. Leer y prcesar Prenómina: Carga del archiv de incidencias capturadas en el perid nminal de la prenómina. GENERAR PRENOMINA. Se crea el archiv cn ls empleads de un varis departaments pr supervisres, se pueden incrprar cncepts agregads pr la empresa de percepción deducción cn frmula de una variable y de captura manual.

2 Si seleccina el registr de Tiemp Extra, se creara un calendari de ese perid nminal para cada un de ests cncepts (un pr cada cncept que seleccine) para capturar pr fecha las hras del tiemp extra labrad. Si desea que el sistema analice y determine el tip de tiemp extra, slamente capture el tiemp extra dble n integrable (Cpt 11) y al mment de cargar el archiv marque la pción de "Realizar análisis del tiemp extra" y se aplique el criteri de las 3 hras hasta 3 veces pr semana para el tiemp extra dble n integrable y de esa manera separar el dble integrable así cm el triple, si hubiera. En el calendari del perid nminal en prces, se capturaran las incidencias de ausentisms, incapacidades, retards, vacacines y cualquier tr cncept de pag descuent y calcul manual que exista en el sistema. Se pueden crear archivs de prenmina pr un varis departaments supervisres, el rden de la impresión es la que se defina en la función S, pe: Ordenad pr (Códig, Nmbre, Dept y códig, Dept y nmbre, Dept supervisr y nmbre, Dept, supervisr y códig). Adicinalmente, pdra generar un archiv pr cada departament supervisr de frma autmática seleccinand la pción "Generar archivs individuales". Es imprtante que el rden de la impresión este definid cm: Dept y códig, Dept y nmbre, Dept supervisr y nmbre Dept, supervisr y códig para que se active esta pción. Para evitar que aparezcan trabajadres dads de baja y que ya han sid finiquitads, deberá marcar la pción de "Sl incluir empleads vigentes" NOTA: Es IMPORTANTE n mdificar encabezads eliminar mver clumnas que tiene el archiv de la prenómina prque el sistema está cnfigurad para leer la infrmación de acuerd a cm se generó el archiv.

3 Pr default, al generar el archiv, el sistema l ubicara baj el directri de la nmina cn el nmbre : PRENOM+tip de nmina+#del perid+el añ a 4 dígits, cn la extensión XLS. Pr ejempl: la semana 38 de la nmina semanal del añ 2015, será: PRENOMSEM XLS. Puede reubicar el archiv en cualquier tra carpeta haciend us de la pción examinar (icn de la lupa) y asignarle el nmbre que desee sin lvidar incluir la extensión XLS. CALENDARIO INCIDENCIAS: Registrar ls días de ausencia del emplead pr faltas, permiss, suspensión, incapacidades, retards, prima dminical, días en labres en descans y vacacines. Se deben capturar en la fecha que crrespnda a la incidencia dentr del perid nminal, utilizand la nmenclatura siguiente: Variable Descripción Variable Descripción F Falta injustificada VAC Vacacines (Únicamente días hábiles) P Permis sin gce de sueld DL Descans labrad S Suspensión disciplinaria DL-PD Descans labrad y Prima dminical T Par técnic PD Prima Dminical EGtipNúmerincapacidad Incapacidad de Enfermedad general

4 Ejempl: EG1VG Tip(1 = Única, 2 = Inicial, 3 = Subsecuente) RE999 Retards (999 = Minuts) MTtipNúmerincapacidad Ejempl: MT7RT Incapacidad de Maternidad Tip(7 = Prenatal, 8 = Enlace, 9 = Psnatal) RTabcNúmerincapacidad Ejempl: RT211TG Incapacidad de Riesg trabaj ABC: (a) Cntrl de incapacidad, 1 = Única 2 = Inicial 3 = Subsecuente 4 = Alta medica (b) Tip de riesg, 1 = Accidente de trabaj, 2 = Accidente en trayect, 3 - Enfermedad prfesinal (c) Secuela cnsecuencia, 1 = Incapacidad tempral, 5 = Recaída Es imprtante cnsiderar que las incapacidades largas cm las de maternidad RT que amparen mas días del perid, se capturen directamente en el sistema NminaTISS-SAR, función E, para que se administren autmáticamente de l cntrari, deberá capturar en cada prenómina sl ls días de incapacidad que cmprenda el perid nminal en prces. Las vacacines se deben capturar pr día y sl cn días hábiles, el trabajadr debe cntar cn sald de vacacines en NminaTISS-SAR de l cntrari, aunque las registre, n se hará la carga de las mismas. Si en un perid nminal necesitara capturar más de una prima dminical y sl tuvieran un día dming, pdra hacerl en cualquier tr día del calendari de incidencias (ilógic per curre). A cntinuación se muestra un ejempl de la captura del calendari de incidencias.

5 CALENDARIO TIEMPO EXTRA: Para incluir el tiemp extra en la prenmina, seleccine una tdas las pcines de: tiemp extra dble n integrable, integrable triple para que se adicine el calendari del perid nminal. Existen ds pcines para el análisis del tiemp extra: Manual: Se captura la cantidad de hras extras labradas, pr fecha y pr tip (dble n integrable, dble integrable y triple), el usuari de la prenómina debe realizar el análisis de 3hrs. 3 veces pr semana para la integración del cncept. Análisis cn la prenómina: Se captura el ttal del tiemp extra en el calendari del tiemp extra n integrable y al mment de la carga del archiv se debe seleccinar la pción "Realizar análisis del tiemp extra" para que la aplicación NminaTISS-SAR genere el desglse crrespndiente a la integración. A cntinuación se muestra un ejempl de la captura del calendari de tiemp extra. MANUAL: ANALISIS CON LA PRENOMINA.

6 CONCEPTOS VARIABLES: Para incluir trs cncepts en la prenmina, deberá seleccinarls en el recuadr inferir izquierd de "Cncepts adicinales a cnsiderar", ya sean ests de pag y/ descuent. En la prenómina sl deberá captura el imprte a pagar descntar en la clumna crrespndiente al cncept y al trabajadr. A cntinuación se muestra un ejempl de la captura de trs cncepts: LEER Y PROCESAR PRENOMINA: Al reclectar ls archivs de las prenóminas se debe cargar la infrmación recibida, para est, seguir ls pass siguientes: Accesar a la Función S Seleccinar la pción de Prenómina Hacer clic en " Iniciar" que se encuentra en la parte superir izquierda Aparecerá la ventana de Prenómina Seleccinar la pción "Leer y prcesar Prenómina" Aparecerá la ventana "Análisis e imprtación de Prenómina" Hacer clic en el icn de examinar "La lupita cn el flder" para buscar y seleccinar el archiv a cargar (si tuviera tr frmat de excel, seleccinar de lad inferir izquierd la pción "Archiv Excel 2007 " u "Hja de cálcul" ). Clic en "Abrir" Si va a "realizar el análisis del tiemp extra" activar la casilla que se encuentra en la parte superir. Clic en "Leer Archiv". En este mment el sistema prcederá a leer la infrmación registrada y realizar ls cálculs crrespndientes de las incidencias de la prenómina, al finalizar aparecerá reflejada la infrmación en la parte central de la ventana. Tds ls mvimients estarán seleccinads, cn una palmita en la casilla de la primer clumna del lad izquierd, except las incidencias que estuvieran erróneas pr duplicidad de ausentism incapacidades vacacines que n tienen días de sald en la nmina. Si n desea cargar algún mvimient de ls exhibids, sl necesitara desmarcar la casilla crrespndiente, dand clic sbre ella.

7 Si hub captura de vacacines en la prenómina, el sistema le exhibirá el siguiente mensaje infrmativ, después de analizar la infrmación: Imprima las incidencias, cn el btón "Imprimir" que se encuentra en la parte inferir izquierda. Se generara un reprte cn las incidencias y las bservacines que se detectarn en el prces y al final se incluye el apartad de firmas para dejar cnstancia de quien "Autrizó y Revisó".

8 Para cargar las incidencias en la nmina debe dar clic en el btón "Afectar nmina" En cas que el archiv que se imprt n fuera el crrect y desea brrar las incidencias cargadas debera realizar l siguiente: Función F E (dependiend del tip de cncept: Percepción Deducción) Captura Masiva Clic derech sbre ls trabajadres Seleccinar la pción "Desmarcar tds" Clic en la pción "Grabar y salir" Se brrará tda la infrmación que se encuentra en la captura masiva, el sistema n distingue si antes de cargar la prenmina usted había cargad trs cncepts, pr ell es imprtante hacer la carga de la prenmina, antes de cualquier tra carga calcul masiv dentr de esta pción. Cn esta nueva herramienta pdrá llevar un cntrl y ptimizar tiemps de prcess de nminas, también pdrá incluir a ls jefes supervisres de cada área para la captura de la prenómina y que el departament de RH Nminas sean ls que supervisen ls mvimients al mment de la carga.