PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DEL FORMATO DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES DE LAS ENTIDADES DEL SECTOR PUBLICO

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1 Sub Dirección de Platafrma PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DEL FORMATO DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES DE LAS ENTIDADES DEL SECTOR PUBLICO Versión May 2012

2 1. Cntenid 1. Cntenid Intrducción Requerimients Técnics Pass para ingres de dats en el dcument Pass para el enví del Plan Anual al OSCE Página : 2 de 23

3 2. Intrducción Tdas las Entidades sujetas a la Ley de Cntratacines del Estad están en la bligación de registrar la infrmación relacinada cn sus cntratacines en el Sistema Electrónic de Cntratacines del Estad - SEACE. En ese sentid, se ha elabrad el presente manual cm instrument de ayuda que tiene pr finalidad facilitar el registr de infrmación del Archiv ExcelPAC Este Manual está dirigid de manera primrdial a ls usuaris-funcinaris de las entidades públicas que deben registrar la infrmación de sus prcess prgramads en el Módul de PAC del SEACE, en ese sentid este dcument cnstituye un dcument de ayuda básica para el registr de infrmación en este módul. Cabe resaltar las últimas mdificacines realizadas al 24 de may 2012, tales cm: Ls elements del CUBSO serán identificads de acuerd al bjet de cntratación. En cas se incluya prcess al PAC utilizand el archiv Excel, se deberá descargar la última versión del archiv Excel PAC2012 desde el Prtal Públic del SEACE (www.seace.gb.pe). Página : 3 de 23

4 3. Requerimients Técnics Para pder trabajar en el archiv Excel del Frmat del Plan Anual de Cntratacines, se debe tener en cuenta que se debe de cntar cn ls siguientes requerimients de sftware: Sistema Operativ Windws 2000 superir. Micrsft Excel 98, 2000 superir. Sprte de Excel para trabajar cn macrs y frmularis. La cnfiguración reginal y del Idima de su PC debe cnfigurarse para las Opcines Reginales: Españl-Perú, de la siguiente manera: Menú Inici / Cnfiguración / Panel de Cntrl / Cnfiguración Reginal y de Idima. Elegir de la lista Españl-Perú / Btón Persnalizar / Ficha Númers. Cnfigurar según se muestra en la pantalla. Además, en l referente al hardware, se recmienda: Cnexión permanente a Internet. 128 MB de RAM mínim. Reslución de víde de 800 x 600. Página : 4 de 23

5 A. PASOS PARA TRABAJAR CON EL ARCHIVO EXCEL 1. Descargar el dcument desde la dirección Internet: lueg haga click en la pción Dcuments y Otrs y de la pción seleccine una página seleccine Manuales y Dcuments (Entidades) A cntinuación visualizará 3 pcines: a) Archiv Excel para el Registr del Plan Anual 2012 b) Instructiv para el Registr del Plan Anual c) Manual de Usuari del Módul del Plan Anual 2012 Seleccine Archiv Excel para el Registr del Plan Anual 2012 El sistema visualiza la siguiente ventana para que descargue el frmat del archiv Excel para el Plan Anual 2012 Fig. 1 Descarga de Archiv Página : 5 de 23

6 NOTA: Al descargarl, se recmienda cpiarl en un directri del disc dur de su cmputadra. 2. Lueg de ingresar la infrmación en el archiv Plan2012.xls, debe grabar ls cambis en el archiv. Nta: Se sugiere imprimir el Plan Anual. 3. Exprtar el Plan Anual al frmat DBF, usand las teclas CTRL + Q. 4. Enviar el Plan Anual, desde la pción Dats generales, ubicad en la página Web del sistema SEACE: para l cual necesitará un certificad SEACE prprcinads pr OSCE a partir del enví de la slicitud del mism. El frmat de slicitud de usuari se puede descargar desde el Prtal Web del SEACE, sección Dcuments y Otrs pción: SEACE(Frmularis). El archiv a descargar se denmina Frmulari de slicitud de creación y/ desactivación de usuari para el acces al Sistema Electrónic de Cntratacines del Estad B. INGRESO AL ARCHIVO EXCEL Esta guía está diseñada para facilitar al usuari el manej de las diversas pcines del frmat Excel: " Plan2012.xls". Al abrir el archiv Plan2012.xls en la pantalla de su cmputadr, se mstrará el siguiente mensaje: Fig. 3 Ingres al archiv Excel Debe escger la pción Habilitar macrs, haciend clic en el btón respectiv. NOTA IMPORTANTE SI TRABAJA CON OFFICE XP, 2003, 2007: Página : 6 de 23

7 Si trabaja cn Micrsft Office 2003 anterires, cuand abra el archiv Excel n le pedirá habilitar macrs, pr l que ls macrs se iniciarán deshabilitads. Para habilitarls debe seguir ls siguientes pass: Ir al Menú Herramientas / Macrs / Seguridad. Seleccinar nivel de seguridad Medi. Cerrar el Excel y lueg abrir el archiv nuevamente. Si trabaja cn Micrsft Office 2007 superir debe habilitar ls macrs de la siguiente frma: Ir al btón ffice al btón pcines de Excel. Ficha Centr de Cnfianza Cnfiguración de macrs. Habilitar tdas las macrs. Cerrar el Excel y lueg abrir el archiv nuevamente. A cntinuación visualizará el siguiente mensaje: Página : 7 de 23

8 Fig. 4 Mensaje al abrir el dcument Si presina el btón Aceptar se le mstrará la infrmación crrespndiente al Listad de Bienes Cmunes. Fig. 5 Listad de Bienes Cmunes Para trabajar cn el archiv Excel es necesari que ubique la pantalla principal del dcument (Hja de cálcul plan_print ). Puede ayudarse de la barra de navegación pantalla. que se encuentra en la parte inferir izquierda de su La pantalla principal del archiv es la que se muestra a cntinuación: Página : 8 de 23

9 Página : 9 de 23

10 Esta pantalla es la hja de cálcul en la que se registrarán ls dats del Plan Anual, asimism es la pantalla de impresión del Plan Anual. Para registrar ls dats deberá tener en cuenta las siguientes cnsideracines: El rden de ingres de dats para ls prcess prgramads se realiza siguiend el rden de las clumnas; es decir se debe empezar pr la clumna Nº Ref., lueg Ítem Únic y las clumnas subsiguientes. NOTA: Si n se seleccina un valr en la clumna Ítem Únic n pdrá registrar dats en el rest de las clumnas. Ls prcess de selección se empiezan a registrar desde la fila 12 del archiv, es decir inmediatamente debaj de ls encabezads, n debiend dejar espacis entre ls prcess. Las clumnas cn encabezad azul indican que se debe llamar a un frmulari de selección usand las teclas CTRL + H. Este frmulari de selección le ayudará a seleccinar entre ls valres crrects psibles. Ests buscadres, retrnarán a la celda un text que cmienza pr el códig del element, seguid pr un guión ( - ), y lueg la descripción. Las clumnas dnde se debe usar CTRL + H sn: Ítem Únic. Antecedente. Tip de Prces. Catálg únic de bienes, servicis y bras Prces. Objet de cntratación. Catálg únic de bienes, servicis y bras Ítem. Unidad de Medida. Tip de Mneda. Fuente de Financiamient. Fecha prevista de la cnvcatria. Tip de Cmpra selección. Mdalidad de selección. Nmbre de la Entidad Cnvcante de la Cmpra Crprativa Encargada. Códig de ubicación gegráfica del lugar de la prestación. Difusión del PAC pr las Fuerzas Armadas. NOTAS: Para registrar el nmbre de la Entidad en la cabecera del dcument también se debe presinar las teclas CTRL + H. En cada clumna se registrará ls valres necesaris del Plan Anual, siguiend ls pass descrits en la siguiente sección. Página : 10 de 23

11 4. Pass para ingres de dats en el dcument Para identificar ls camps numerads indicads a cntinuación deberá revisar la Figura 6. Pantalla principal del archiv del Plan Anual Vista en ds partes mstrad en el presente dcument. Ingres de Dats Generales del Dcument 1. Ingrese Nmbre de la Entidad: Para ingresar el nmbre de la entidad debe presinar las teclas CTRL + H, lueg de l cual se mstrará la siguiente ventana: Fig. 7 Ingres de la Entidad Digite en la casilla Entidad Códig, el nmbre parte del nmbre de su Entidad y lueg pulse el btón Buscar. A cntinuación aparecerá el nmbre de su entidad una lista cn ls nmbres de entidades cincidentes, seleccine el nmbre crrect y pulse Aceptar. 2. Ingrese el añ. 3. Ingrese las Siglas de la Entidad. 4. Ingrese la Unidad Ejecutra. 5. Ingrese el númer de RUC de la entidad. 6. Ingrese el Plieg. 7. Ingrese el Instrument que aprueba mdifica el PAC. Página : 11 de 23

12 Ingres de Dats para ls Prcess de Selección 8. Ingrese Nº de Referencia: Se registrará cn un númer crrelativ pr cada prces de selección. 9. Ingrese ls dats en la clumna Ítem Únic: Para ingresar la infrmación de esta clumna, previamente debe haber ingresad el nmbre de su Entidad. Presine las teclas CTRL+ H y aparecerá la siguiente ventana: Fig. 8 Indicadr de Ítem Únic La clumna Ítem Únic puede cntener el valr 1 - SI (el prces cnsta de un sl ítem) el valr 0 - NO (el prces cnsta de al mens 2 ítems). 10. Ingrese ls dats en la clumna Antecedente: Para ingresar dats en esta clumna debe presinar las teclas CTRL + H, lueg de l cual se mstrará una ventana similar a la de la figura 8: Indicadr de Ítem Únic. La clumna Antecedente tiene también ds valres: 1 - SI (el prces fue cnvcad el añ fiscal anterir y sigue en curs) ó el valr 0 - NO (el prces es nuev). 11. Ingrese Descripción del Antecedentes: En cas que en la clumna Antecedente se haya escgid el valr 1- SI, en esta clumna deberá ingresar el numer de prces de selección que qued desiert en el añ fiscal anterir. También debe registrarse el númer de prces de selección que fue declarad nul y retrtraj hasta la etapa de cnvcatria, cuya nueva cnvcatria se realice este añ. 12. Ingrese Tip de Prces: Presina las teclas CTRL + H y bservará la siguiente ventana: Página : 12 de 23

13 Fig. 9 Tip de Prces Seleccine si el prces prgramad se trata de una licitación pública, cncurs públic, adjudicación directa pública, adjudicación directa selectiva, adjudicación de menr cuantía, cnveni, etc. y pulse Aceptar. 13. Ingrese Catálg únic de bienes, servicis y bras - Prces: Presine las teclas CTRL + H para que aparezca la siguiente ventana: Fig. 10 Catálg Únic de Bienes, Servicis y Obras - Prces Para Buscar el catálg a nivel de Prces, digite en la casilla Catálg Códig una palabra que crrespnda que, en su defect, más se aprxime al prces de selección prgramad y lueg pulse el btón Buscar, seleccine el códig crrect y pulse Aceptar. 14. Ingrese Objet de Cntratación: Para ingresar el bjet del prces presine las teclas CTRL + H, y se mstrará la siguiente ventana: Página : 13 de 23

14 Fig. 11 Objet del Prces Seleccine el bjet del prces crrect y pulse Aceptar. 15. Ingrese Nº de Ítem: Si el prces está cnfrmad pr varis ítems, esta clumna permite agregar una fila para registrar un nuev ítem en el prces prgramad. 16. Ingrese Descripción de ls Bienes, Servicis y Obras a Cntratar: La síntesis es la descripción del prces del ítem que se está prgramand en el Plan Anual. Debe cnsiderar que n están permitids ls siguientes caracteres: ; % $? ^ Ç _ ª ~ ' ` ç 17. Ingrese Catálg Únic de Bienes, Servicis y Obras Ítem: Para ingresar ls dats de esta clumna presine las teclas CTRL + H. Aparecerá la siguiente ventana: Fig. 12 Catálg Únic de Bienes, Servicis y Obras Ítem Página : 14 de 23

15 Para el registr de este camp se requiere que tenga cnexión permanente a Internet de l cntrari se mstrar la pantalla siguiente: Para buscar un códig de catálg, digite en la casilla Catálg Códig, una más palabras relacinada al ítem y lueg pulse el btón Buscar, aparecerá una lista cn ls nmbres del catálg cincidentes cn el bjet del prces y cn la búsqueda, seleccine el crrect y pulse Aceptar, tal cm se muestra en el ejempl: 18. Ingrese Unidad de Medida: Presina las teclas CTRL + H y bservará la siguiente ventana: Página : 15 de 23

16 Fig. 14 Unidad de Medida Seleccine la unidad de medida crrecta y pulse Aceptar. 19. Ingrese Cantidad: Ls dats ingresads deben cntener sól valres numérics y, de ser necesari, el punt decimal. 20. Ingrese Valr Estimad de la Cntratación: Ls dats ingresads deben cntener sól valres numérics y, de ser necesari, el punt decimal. En cas de cnsiderar que el valr estimad debe ser reservad y n mstrarse el valr, deberá registrar la palabra RESERVADO (es indistint la mayúscula minúscula). NOTA: Es imprtante que ingresen dats cn punt (.) cm separadr de decimales. 21. Seleccine Tip de Mneda: Para seleccinar el Tip de Mneda presine las teclas CTRL + H, lueg de l cual se mstrará la siguiente ventana: Fig. 15 Tip de Mneda Seleccine la mneda crrecta y pulse Aceptar. 22. Seleccine Fuente de Financiamient: Para ingresar dats en esta clumna debe presinar las teclas CTRL + H y bservará la siguiente ventana: Página : 16 de 23

17 Fig. 16 Fuentes de Financiamient Seleccine la(s) fuente(s) de financiamient para el prces y pulse Aceptar. NOTA: En este cas se pueden seleccinar varias fuentes. 23. Seleccine Fecha Prbable de la Cnvcatria: Presine las teclas CTRL + H para que aparezca la siguiente ventana: Fig. 17 Fecha prbable de Cnvcatria Seleccine el mes crrect y pulse Aceptar. 24. Seleccine Tip de Cmpra Selección: Presine las teclas CTRL + H y bservará la siguiente ventana: Página : 17 de 23

18 Fig. 18 Tip de Cmpra selección Seleccine el tip de cmpra selección y pulse Aceptar. 25. Seleccine Mdalidad de Selección: Para ingresar la mdalidad de selección presine las teclas CTRL + H, lueg de l cual se mstrará la siguiente ventana: Fig. 19 Mdalidad de selección Seleccine la mdalidad de selección y pulse Aceptar. 26. Ingrese Nmbre de Entidad Cnvcante de la Cmpra Crprativa Encargada: Si el Tip de Cnvcatria es Cmpra Crprativa Facultativa, Pr Encarg Cmpra Crprativa Obligatria es bligatri ingresar el nmbre de la entidad. Para est presine las teclas CTRL + H. La ventana que verá es similar a la de la figura 7: Ingres de la Entidad que se encuentra ubicada en el pas númer Ingrese Órgan encargad de la Cntratación: Es el Órgan que se encargará de la realización de la Cmpra. Este camp es pcinal. Página : 18 de 23

19 28. Seleccine Códig de Ubicación Gegráfica del lugar de la prestación: Para ingresar dats en estas clumnas presine las teclas CTRL + H. Aparecerá la siguiente ventana: Fig. 19 Ubicación Gegráfica del lugar de la prestación. Seleccine primer el Departament, lueg la Prvincia y, finalmente, el Distrit; lueg pulse Aceptar. 29. Ingrese Observacines: Sirve para registrar algún detalle adicinal del prces de selección. 30. Ingrese el Tip de Cambi: Registrar el Tip de Cambi ficial (publicad en el Diari Oficial El Peruan) utilizad al mment de determinar el valr estimad de la cntratación si la mneda es diferente a Nuevs Sles. 31. Difusión del PAC pr las Fuerzas Armadas; Sl en cas sean las fuerzas Armadas, Plicía Nacinal del Perú y rganisms cnfrmantes del Sistema Nacinal de Inteligencia, para ingresar dats en estas clumnas presinarán las teclas CTRL + H y aparecerá la siguiente ventana: Fig. 20 Difusión del PAC Página : 19 de 23

20 Seleccine una de las pcines mstradas y pulse Aceptar. Esta clumna está habilitada pr defect en 0 SI-LA CONTRATACION SERA DIFUNDIDA, para tds ls tips de entidades. Al finalizar el registr de ls dats del Plan Anual, use las teclas CTRL + Q para que se graben ls dats y se genere un archiv cn el nmbre Plan2012.dbf. NOTA: El archiv Plan2012.dbf estará ubicad en el mism directri dnde está el archiv Plan2012.xls A cntinuación, para una mejr cmprensión de l indicad en este Instructiv visualizarems la pantalla de registr del Archiv Excel, crrectamente registrada. Página : 20 de 23

21 Página : 21 de 23

22 5. Pass para el enví del Plan Anual al OSCE Una vez que se ha terminad cn el registr del Plan Anual en el archiv Excel se deben seguir ls siguientes pass: 1. En el archiv Excel presinar las Teclas CTRL + Q, est hará que el archiv Excel revise la infrmación registrada y pinte de rj scur las celdas cn errr, en cas de éxit se generará un archiv llamad Plan2012.dbf, el cual se usará para realizar la transferencia al Módul del Plan Anual del SEACE. 2. Dentr del Módul del PAC, presine cn un clic sbre la pestaña Dats generales: A cntinuación, visualizará la siguiente pantalla: Fig. 22 Pantalla de dats generales Seleccine el btón para lcalizar el archiv: Plan2012.dbf que fue generad en el pas 1 y use el btón: para cargar el archiv. Fig. 23 Pantalla de resultad de enví Si existiera algún prblema cn el frmat, el Sistema mstrará un reprte de errres, en cas de estar crrect se le mstrará la cnsla de Plan Anual cn sus prcess cargads. 3. Ingresar ls dats que se piden sbre el dcument de aprbación (Reslución de aprbación del Plan Anual), el aprbadr y la fecha de la reslución. 4. Adjuntar el archiv que cntiene el instrument que aprueba el Plan Anual. Página : 22 de 23

23 5. Finalmente, una vez revisads ls prcess y registrada la infrmación requerida, usar el btón "Publicar en el SEACE" para terminar cn el enví del Plan al sistema. Para mayr detalle sbre el registr del Plan anual en este Módul, debe cnsultar el Manual de Usuari para el manej del Módul del Plan Anual del SEACE. Para cualquier cnsulta sbre el Plan Anual puede revisar el dcument Preguntas frecuentes sbre la utilización del Módul de Plan anual en el SEACE (Para usuaris-funcinaris de entidades públicas cntratantes). Asimism, puede cntactarse al OSCE en la Sede Lima, acercándse al Edifici El Regidr, sit: Av. Punta del Este s/n, Residencial San Felipe (Altura de la cuadra 23 de la Av. Salaverry), Jesús María, Lima Perú, de lunes a viernes de 8:30 am. a 5:30 pm llamar en el mism hrari a la Central de Cnsultas También puede acercarse a cualquiera de muestras Oficinas Descncentradas Página : 23 de 23

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