OTHOS - Head Office System. Propuesta Comercial

Transcripción

1 OTHOS - Head Office System Propuesta Comercial

2 Alcance Funcional Introducción El objetivo es presentar la funcionalidad ofrecida para un Sistema de Control de Gestión de Grupos de EESS (HO) y sus módulos integrados. Componentes de la Solución Gestor de Interfaces (IM): Consolidación de información de las EESS e informe a Oficina Central Distribución de Precios (PM): Monitoreo de aplicación de interfaces de precios Wet Stock Manager (WSM): Reconciliación de combustibles en los diferentes esquemas de operación: Ej; CORS, Consignados, etc. Tablero de Control (KPI): Provisión de un Tablero de Control para monitoreo de performance de las Estaciones a través de un componente de Business Intelligence.

3 Premisas de la Solución Información ingresada a la BASE de DATOS es 100% validada. Los datos son exportados al ERP sólo cuando se confirman las reglas de integridad. Las Reglas de verificación de integración son configurables. La información que no cumpla las reglas de integridad es retenida hasta ser ajustada manualmente. Seguimiento de trazabilidad de los ajustes manuales vía logs de excepción. Procesamiento automático, intervención manual por diferencias. Alertas automáticas identifican requerimientos de ajustes.

4 Gestor de Interfaces (IM) Proceso automático de interfaces. Alimenta Sistemas externos con información consistida. Generación de: Alertas. Ajustes manuales. Administra niveles de aprobación. Unidad de medida = Período lógico. Período lógico = día operación EESS Adiciona Plugins Ej.: Reconciliación Stocks.

5 Diagrama operación del sistema La información recibida es procesada en forma automática recibiendo sucesivas validaciones Sistema de Precios Ingreso de información Salida de la información aceptada Control M OTHOS Información histórica para estadísticas TAREAS MANUALES Se verifica, aprueba o corrige manualmente la información que falla los controles automáticos B. INTELLIGENCE Panorama presenta el tablero de control

6 Diagrama operación del sistema La información recibida es procesada en forma automática recibiendo sucesivas validaciones Sistema de Precios Ingreso de información Archivo Integro WSM OK OK Salida de la información aceptada Control M OTHOS ERR Hist Información histórica para estadísticas Interfaz de Usuario WSM Tareas Manuales Business Intelligence Se verifica, aprueba o corrige manualmente la información que falla los controles automáticos Panorama presenta el tablero de control

7 Interfaces a ser procesadas -1- Interface Origen/Destino Descripción Resumen Ventas Diario Operaciones Diferenciales EESS->OTHOS EESS->OTHOS Contiene ventas reportadas de la ES por pico y la informacion de blenders + los stocks finales por tanque. Incluye operaciones especiales, a saber: pruebas de surtidor, handling y tarjeta flota. Eventos EESS->OTHOS Recibe los eventos del surtidor, NO serán exportados y en función de ellos el sistema genera alarmas. Mediciones de Stock Recepciones de Combustible EESS->OTHOS EESS->OTHOS Informa los stocks al cierre de cada período. Informa las recepciones de combustible descargdas en las Estaciones de Servicio.

8 Interfaces a ser procesadas -2- Interface Origen/Destino Descripción Solicitud cambio de precios Sist Precios -> OTHOS Contiene los pedidos de cambios de precios para un grupo de estaciones. Cambio precios OTHOS->EESS Solicitud de cambio de precios por estación. Recepcion Precios EESS->OTHOS Contiene el aviso de recepción del pedido de cambio de precios en cada ES. Confirmación Precios EESS->OTHOS Contiene el aviso de la aplicación del cambio de precios enviado o indica cambio manual. Ventas x producto OTHOS->SIS.CENT. Detalle de las ventas x producto para cada ES. Ventas de Blenders OTHOS->SIS.CENT. Detalle de las ventas x blenders para cada ES. Stocks por producto OTHOS->SIS.CENT. Stock final de producto x tanque Despachos de Combustible SIS.CENT.>OTHOS Indica despachos de combustibles realizados a las ES. Las mismas se matchean con las recepciones informadas por las estaciones.

9 Validaciones del IM Corrupción de archivo. Completitud del archivo. Alteración del mapa de la estación. Ventas no nulas por estación, producto, bomba y manguera. Información correspondiente al período corriente. Información no duplicada ni ingresada manualmente. No razonabilidad de volumen de ventas recibidas: Menores o mayores en un % (configurable por MOSO) al promedio del mes previo. Excesiva cantidad de pruebas de surtidor. Existencia de operaciones especiales a aprobar: Handling, pruebas de surtidor o ventas flota.

10 Módulo de incidencias Permite un manejo por excepción. Analistas ajustarán solo la información de archivos con desviaciones Genera listado de tareas indicando problemas identificados. Permite la identificación de soluciones a problemas recurrentes. Hacer un seguimiento de las soluciones y escalamiento en caso de falta de solución en los plazos perentorios. Maneja alertas e incidencias que se generan a partir de las primeras. Permite el cierre de la incidencia generada.

11 Módulo de Reportes Facilidad de programación de reportes repetitivos. Generación de reportes en schedule con envío vía mail. Repositorio compartido de documentos y reportes. Caducidad y depuración automática de los reportes. Monitoreo del estado de generación de los reportes. Generación en formato PDF y Excel. Implementación conjunta con gestor de interfaces.

12 Ingreso manual de volúmenes El sistema permite la posibilidad de ingreso manual de volúmenes x manguera, cuando no se recibe interfaz. Ante NO recepción, podrá ingresarse el volumen por producto, con menor cantidad de verificaciones. El ingreso manual deberá ser aprobado por el autorizador correspondiente, para autenticar su validez.

13 Distribución de Precios (PM) Componente PM permite procesar las tres interfaces de precios. Recibe solicitud de cambio de precios.» OTHOS valida la solicitud.» Genera archivo de precios por ES.» Guarda en directorio para distribución vía Control-M. Genera planilla de estado de avance del cambio efectuado. Controla determinado tiempo.» Genera incidencia con ES que confirmaron recepción del cambio de precios.» Facilidad de re envío de precios a ES. Genera alarmas por la NO aplicación de precios en ES. Genera alarmas por aplicación manual de precios en ES. Dispone de pantalla de ingreso manual de cambios de precios.» Cualquier acción genera cambio de precios pendiente de aprobación.» Requiere nivel de aprobación para su distribución.

14 Validaciones Módulo PM Validaciones Adicionales. Ventas realizadas a precios sugeridos. Aplicación de precios en las ES. Reportes Precios por ES. Precios NO recibidos por ES. Precios NO aplicados por ES. Ventas a precios diferentes de los sugeridos. Ajustes de información. Contabilización de ventas a precios reales o sugeridos. Se realizará en forma automática cuando es activado. El sistema permitirá seleccionar por MOSO la regla a ser utilizada.

15 Componente de WSM Totalizadores de bombas son utilizados para calcular las ventas. Rutinas de exportación obtienen información de los reportes de reconciliación. Valida la información a aceptada con los siguientes controles: Reconciliación de volúmenes enviados vs. recibidos en la ES. Reconciliación de ventas vs. diferencias de totales. Verificar la contabilización correcta de ventas. Reconciliación de ventas reportadas vs. ventas totales. Garantiza totales de ventas iguales al transaccional. Reconciliación financiera con el SITE. Garantiza integridad de información al ERP. Verificación de los precios de ventas respecto de lo enviado.

16 Reconciliación inventario - Ajustes Determinación reglas de reconciliación de inventarios. Establece tolerancias aceptadas. Reconciliación por defecto vía diferencia de totales vs. cierre período anterior. Detección automática de vueltas de aforador. Resets de aforadores con nivel de aprobación. De NO disponer de información del período anterior. Reconcilia utilizando totalizadores de apertura y cierre del período. Ajustes superiores a un determinado valor. Requiere de nivel de aprobación para su aceptación.

17 Reportes de WSM Volúmenes despachados de planta vs. recibidos en la ES. Reconciliación de ventas por manguera. Diferencias de totales vs. volúmenes informados. Ajustes realizados. Reconciliación de stocks por tanque. Volumen inicial/despachos/retornos a tanque/recepciones de combustible/stock final. Control mermas por período.

18 Tablero de Control (KPI) Permite efectuar el cruce de información en forma dinámica. Utiliza herramienta de BI llamada Panorama, obteniendo: Extracción de información Generación de un tablero de comando» Identifica los principales desvíos respecto de las metas» Facilita análisis de indicadores de negocios eficientemente» Visualiza la información con diferentes niveles de detalle» Rápida detección de causas raíz de los desvíos Ejemplos de indicadores a ser implementados: Mermas, Ajustes realizados, Volúmenes despachados y vendidos Prevé implementar hasta 10 indicadores con sus dimensiones.