ESTATUTO ORGÁNICO POR PROCESOS DEL CENTRO PANAMERICANO DE ESTUDIOS E INVESTIGACIONES GEOGRÁFICAS CEPEIGE

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1 CEPEIGE ESTATUTO DE PROCESOS Páginas FECHA Marzo 2013 INSTITUCIÓN Centro Panamericano de Estudios e Investigaciones Geográficas REVISIÓN: DOCUMENTO FINAL ESTATUTO ORGÁNICO POR PROCESOS DEL CENTRO PANAMERICANO DE ESTUDIOS E INVESTIGACIONES GEOGRÁFICAS CEPEIGE ELABORADO: Ing. Marco Jaramillo Jefe Administrativo Financiero APROBADO: Ing. Filemón Valencia Director FECHA: Marzo 2013 FECHA: Marzo 2013 FIRMA: FIRMA:

2 RESOLUCIÓN No. DIR INSTITUCIÓN: CENTRO PANAMERICANO DE ESTUDIOS E INVESTIGACIONES GEOGRÁFICAS CEPEIGE CONSIDERANDO: Que, Que, mediante Convenio entre el Gobierno del Ecuador y el Instituto Panamericano de Geografía e Historia, publicado en Registro Oficial No. 460 del miércoles 26 de diciembre de 1973, se creó el Centro Panamericano de Estudios e Investigaciones Geográficas CEPEIGE, ratificado mediante Convenio Sustitutivo publicado en Registro Oficial No. 563 del viernes 03 de abril de 2009,, como una institución académica del IPGH, con autonomía propia y con toda la libertad de acción inherente a una organización internacional, estableciendo su sede en la ciudad de Quito, Ecuador.; es necesario que el Centro Panamericano de Estudios e Investigaciones Geográficas CEPEIGE, cuente con una Estatuto Orgánico por Procesos, que regule su organización y funcionamiento alineada con la naturaleza y especialización de la misión consagrada.; En ejercicio de las facultades y atribuciones de su Convenio de Creación: RESUELVE: Expedir el siguiente ESTATUTO DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL POR PROCESOS del Centro Panamericano de Estudios e Investigaciones Geográficas CEPEIGE.

3 TÍTULO I DE LA MISIÓN Y OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Art. 1.- De la misión institucional.- Difunde el conocimiento de las Ciencias Geográficas en el continente americano, mediante la organización de cursos de especialización geográfica, realización de investigaciones, organización de eventos científicos especializados, edición de documentos geográficos y la cooperación con organismos nacionales o internacionales a fin de mantener una permanente actualización de las Ciencias Geográficas. Art. 2.- De los objetivos estratégicos: Para el cumplimiento de su misión institucional y la satisfacción de la demanda de servicios de sus clientes externos, se establece los siguientes objetivos estratégicos: Fortalecer la educación de profesores, estudiantes y técnicos participantes en los cursos y eventos nacionales e internacionales, con la aplicación de técnicas modernas de geografía para el cumplimiento de su misión institucional. Impulsar la investigación geográfica mediante el fortalecimiento de la institución para el desarrollo de proyectos. Fortalecer el área Académica y Administrativa Financiera mediante la búsqueda de fuentes de financiamiento para complementar el Presupuesto Institucional. TÍTULO II DE LA ESTRUCTURA POR PROCESOS Art. 3.- De la estructura organizacional por procesos.- La estructura del Centro Panamericano de Estudios e Investigaciones Geográficas CEPEIGE., se alinea con su misión institucional consagrada en Convenio de Creación. Art. 4.- De los procesos del Centro Panamericano de Estudios e Investigaciones Geográficas CEPEIGE - Los procesos que permiten el logro de los objetivos estratégicos, productos y servicios del Centro Panamericano de Estudios e Investigaciones Geográficas CEPEIGE., se ordenan y clasifican en función de su grado de contribución o valor agregado al cumplimiento de la misión institucional. El Centro Panamericano de Estudios e Investigaciones Geográficas CEPEIGE., para el cumplimiento de su misión y objetivos institucionales, desarrolla su gestión a través de sus procesos internos que están conformada por: 1. Procesos gobernantes.- Monitorean la demanda de los clientes externos y orientan la gestión institucional a través de la formulación de políticas y la expedición de normas e instrumentos para poner en funcionamiento la capacidad operativa de la organización, están integrados por los procesos de: 1.1. Direccionamiento Estratégico 1.2. Gestión Estratégica 2. Procesos agregadores de valor.- Generan, administran y controlan los productos y servicios destinados a usuarios externos y permiten cumplir con la misión institucional, denotan la especialización de la misión consagrada, están integrados por los procesos de: 2.1. Macro proceso: Gestión Académica Proceso de Capacitación y Adiestramiento Proceso de Cooperación y Asistencia Técnica.

4 Proceso de Investigación y Estudios. 3. Procesos habilitantes.- Los procesos habilitantes de asesoría y apoyo, están encaminados a generar productos y servicios para los procesos gobernantes, agregadores de valor y para sí mismos, viabilizando la gestión institucional, están integrados por los procesos de: 3.1 De apoyo Proceso de Gestión Financiera; Proceso de Gestión Administrativa; y; Proceso de Servicios Generales. Art. 5.- De las representaciones gráficas.- La estructura organizacional por procesos del Centro Panamericano de Estudios e Investigaciones Geográficas CEPEIGE, se definen de acuerdo a las siguientes representaciones gráficas: 1. Cadena de valor.- Es la representación gráfica del proceso de producción del Centro Panamericano de Estudios e Investigaciones Geográficas CEPEIGE, definida sobre la base de la misión institucional y los objetivos estratégicos, que se orienta a la construcción de productos y servicios que demandan los clientes/usuarios externos. Direccionamiento Estratégico Capacitación y Adiestramiento Gestión Estratégica Cooperación y Asistencia Técnica Habilitantes de Apoyo Investigación y Estudios Entidades Públicas y Privadas, ONG s, Estudiantes de universidades públicas y privadas, Funcionarios del IGM, IEE, Ministerios, Personas particulares. 2. Mapa de procesos.- Es la representación gráfica de la interacción de los procesos que intervienen en la gestión institucional del Centro Panamericano de Estudios e Investigaciones Geográficas CEPEIGE, responsables de la generación de productos y servicios que demandan los clientes/usuarios internos y externos.

5 CLIENTES EXTERNOS Entidades Públicas y Privadas, ONG s, Estudiantes de universidades públicas y privadas, Funcionarios del IGM, IEE, Ministerios, Personas particulares. PROCESOS AGREGADORES DE VALOR PROCESOS GOBERNANTES Gestión Académica. Consejo Superior Consejo Académico Dirección PROCESOS HABILITANTES De Apoyo Gestión Administrativa y Financiera. 3. Organigrama estructural.- Es la representación gráfica jerarquizada de las unidades administrativas intervinientes en gestión de los procesos institucionales del Centro Panamericano de Estudios e Investigaciones Geográficas CEPEIGE. Consejo Superior Consejo Académico Dirección Departamento Académico Departamento Administrativa Financiera Coordinación Académica Asistencia Académica Contabilidad Pagaduría Asistencia Administrativa Servicios Generales

6 TITULO III DE LA ESTRUCTURA ORGANICA DESCRIPTIVA Art. 6.- De los niveles funcionales.- Los procesos gobernantes, habilitantes de asesoría, habilitantes de apoyo y agregadores de valor se gestionarán a través de unidades administrativas establecidos en los siguientes niveles funcionales: 1. Nivel Directivo 1.1. Consejo Superior 1.2. Consejo Académico 1.3. Dirección 2. Nivel Operativo 2.1. Departamento Académico Coordinación Académica Asistencia Académica 3. Nivel Habilitante de Apoyo 3.1. Departamento Administrativo Financiero Contabilidad Pagaduría Asistencia Administrativa Servicios Generales 1. Nivel Directivo 1.1. Consejo Superior a. Misión.- Dirige la política general del CEPEIGE mediante la coordinación del Consejo Académico y la Dirección de la institución para el cumplimiento de los objetivos institucionales. El Consejo Superior, está representada por Presidente de la Sección Nacional del Ecuador, quien lo presidirá; por el Presidente de la Comisión de Geografía del IPGH y por un profesional de la geografía de país diferente, preferentemente vinculado al medio académico y la investigación, cuya especialidad y experiencia incluya diferentes ramas de la geografía, designado por el Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración del Ecuador (Dirección General de Política Multilateral) a partir de una terna que surja del Consejo Directivo del IPGH. b. Atribuciones y Responsabilidades.- A más de las atribuciones y responsabilidades establecidas en el Art. del Reglamento, le corresponde: 1. Dirigir la política general del CEPEIGE. 2. Velar por el cumplimiento del presente Convenio; 3. Coordinar la labor del Consejo Académico; 4. Mantener informado al Gobierno del Ecuador y al Consejo Directivo del IPGH, sobre el funcionamiento del CEPEIGE; 5. Aprobar el Programa Presupuestario anual del CEPEIGE propuesto por el Director, y; 6. Aprobar el Reglamento General del CEPEIGE y sus reformas Consejo Académico a. Misión.- Asesora al Consejo Superior y a la Administración en los programas y eventos académicos para la aplicación de la Geografía en América. El Consejo Académico está integrado por el Presidente de la Comisión de Geografía del IPGH o por su delegado, un profesional de la geografía con experiencia académica e investigativa, quien lo presidirá, y por dos geógrafos de distintos países, uno de los cuales será ecuatoriano, cuyas especialidades, en conjunto, cubran diversas ramas de

7 la Geografía y son nombrados por el Consejo Superior, de acuerdo con el reglamento respectivo. b. Atribuciones y Responsabilidades.- Le compete ejercer las siguientes atribuciones y responsabilidades: 1. Asesorar al Consejo Superior y a la Administración en los asuntos de su especialidad; 2. Planificar el programa académico para los cursos internacionales del CEPEIGE en lo que se refiere a currículum y profesorado, y; 3. Evaluar los cursos internacionales ofrecidos en el CEPEIGE en términos de su nivel académico, estructura, interés generado e importancia para la conceptualización y aplicación de la Geografía en América Dirección a. Misión.- Representar legalmente a la institución, tiene a su cargo la dirección y administración del mismo b. Atribuciones y Responsabilidades.- Le compete ejecutar las siguientes atribuciones y responsabilidades 1. Representar legalmente al CEPEIGE; 2. Ejecutar y hacer cumplir las resoluciones de los consejos Superior y Académico; 3. Actuar como Secretario de los consejos Superior y Académico del CEPEIGE; 4. Preparar el Presupuesto del CEPEIGE de acuerdo con el programa académico; 5. Velar porque el presupuesto anual contemple el financiamiento de los proyectos nacionales de investigación; y, 6. Asegurar fuentes adicionales de financiamiento para los cursos internacionales y los proyectos de financiación del CEPEIGE. 2. Nivel Operativo 2.1. Departamento Académico a. Misión.- Supervisa la Planificación Académica y Ejecución de la misma, asegurando que las actividades se complemente para alcanzar los objetivos propuestos. Este órgano administrativo está representado por el Jefe Académico. b. Atribuciones y Responsabilidades.- Le compete ejercer las siguientes atribuciones y responsabilidades: 1. Dirige los planes y programas de estudio para los cursos a través de la Planificación Anual para el cumplimiento de las actividades anuales. 2. Define y organiza los contenidos académicos con la participación de los profesores invitados, instituciones participantes para la efectividad de la Coordinación Académica. 3. Coordina permanentemente a través de Procesos Contractuales los aspectos académicos para instituciones y organizaciones. 4. Supervisa las necesidades de apoyo académico a través de la modernización tecnológica (software, hardware) para el cumplimiento de la gestión académica. 5. Recomienda acciones estratégicas con una Programación Anual para el Cumplimiento de Planes Académicos; 6. Coordina las actividades de la Dirección con una Gestión de Promoción Anual para el establecimiento de Convenios Académicos. 7. Suscribe informes sobre Actividades Académicas con evaluaciones de los diferentes eventos para Retroalimentación, y; 8. Participa en la Programación de Publicaciones como miembro del Consejo Editorial para la impresión de ediciones.

8 El Departamento Académico del Centro Panamericano de Estudios e Investigaciones Geográficas CEPEIGE, se gestionará a través de los siguientes procesos o unidades administrativas: - Coordinación Académica - Asistencia Académica Coordinación Académica a. Misión.- Colaborar directamente con la Dirección Académica en la Planificación y Ejecución de los eventos y otras actividades académicas desarrolladas por la institución. b. Productos y Servicios.- 1. Informe de planificación de actividades académicas 2. Control de ejecución de actividades académicas 3. Elaboración de horarios 4. Actualización de fuentes de información geográfica 5. Informe de registros de docentes y alumnos 6. Actualización de base de alumnos y ex alumnos 7. Apoyo en proyectos de investigación 8. Informe de documentos de evaluación 9. Informe de necesidades de materiales 10. Informe de inventarios de equipo Asistencia Académica a. Misión.- Atender las labores concernientes a la Dirección y Coordinación Académica con una adecuada comunicación y apoyo tecnológico. b. Productos y Servicios.- 1. Actualización de archivo académico 2. Atención a clientes internos y externos 3. Organización de documentación de eventos 4. Transcripciones de informes y evaluaciones 5. Tabulación de notas y calificaciones 6. Actualización de direcciones de alumnos y ex alumnos 7. Informe de registros académicos 8. Levantamiento y armado de publicaciones 9. Informe de reparaciones de equipos audiovisuales 10. Administración de la pagina web 11. Manejo de internet 12. Monitoreo de convenios de cooperación 13. Contratos de facilitadores 14. Registro de inscripciones 15. Elaboración de Certificados de Aprobación 16. Reproducción digital de materiales de apoyo 17. Solicitudes para pago 18. Informe de actividades anuales 3. Nivel Habilitante de Apoyo 3.1. Departamento Administrativo Financiero a. Misión.- Le corresponde planificar, conducir, coordinar y controlar las operaciones administrativas y financieras, asegurando un apoyo oportuno a las actividades

9 académicas, financieras, administrativas y de Dirección. Este órgano administrativo está representado por el Jefe Administrativo Financiero. b. Atribuciones y Responsabilidades.- Le compete ejercer las siguientes atribuciones y responsabilidades: 1. Gestiona ante instituciones el apoyo logístico y económico, a través de una programación periódica, que permitan el cumplimiento de actividades. 2. Elabora informes de la administración del personal, mediante el análisis de los registros y documentos para evaluar el cumplimiento de las actividades. 3. Supervisa los procesos de pagaduría, a través de monitoreo y control de la documentación de ingresos y gastos para mantener un registro ordenado de las operaciones. 4. Coordina la organización de los diferentes eventos con una programación oportuna de requerimiento de recursos para asegurar el cumplimiento de la planificación anual. 5. Establece soluciones a los problemas eventuales, a través del monitoreo y control de las operaciones, para asegurar el apoyo oportuno a las actividades del centro. 6. Evalúa el cumplimiento de las disposiciones reglamentarias, administrativas y financieras, a través de la aplicación del reglamento del personal para asegurar una gestión eficaz. 7. Coordina las actividades mensuales del Personal de la unidad, a través de un control diario, para cumplir con la planificación institucional, y; 8. Coordina que el registro de las transacciones se realicen basándose en las normas internacionales de información financiera para la presentación oportuna de los estados financieros. La Unidad Administrativa Financiera se gestionará a través de las siguientes unidades integradas en: - Contabilidad - Pagaduría - Asistencia Administrativa - Servicios Generales Contabilidad a. Misión.- Ejecutar y mantener actualizado el sistema integrado de contabilidad y presupuesto requeridos por la institución de acuerdo a la legislación e instructivos vigentes. b. Productos y Servicios 1. Proforma presupuestaria; 2. Informe de evaluación y ejecución presupuestaria; 3. Informe de evaluación y ejecución de las reformas presupuestarias; 4. Liquidaciones presupuestarias; 5. Manejo del Sistema Contable; 6. Respaldo del Sistema Contable; 7. Cédulas presupuestarias; 8. Registros contables, 9. Informes financieros; 10. Estados financieros; 11. Conciliaciones bancarias; 12. Liquidación de haberes; 13. Declaraciones de impuestos; 14. Anexos transaccionales;

10 15. Actas de Entrega Recepción 16. Administración de Archivos contables y de presupuesto Pagaduría a. Misión.- Manejar los fondos de la institución, elaboración y control de los documentos financieros. b. Productos y Servicios.- 1. Inventario de Bienes muebles valorados 2. Inventario de Suministros de materiales valorados 3. Roles de Pago 4. Comprobantes de Pago 5. Cheques elaborados 6. Plan Periódico de Caja 7. Retenciones y aportaciones 8. Pagos 9. Depósitos 10. Transferencias Bancarias 11. Informes de pagos 12. Libro de Bancos Asistencia Administrativa a. Misión.- Apoyar de forma oportuna a todas las actividades administrativas, responsable de biblioteca y difusión de publicaciones. b. Productos y Servicios.- 1. Controles de Asistencia 2. Informe de Catalogación de textos 3. Base de Datos de Biblioteca 4. Canje de Publicaciones 5. Recorte de datos de prensa 6. Atención de clientes externos 7. Exposición de publicaciones 8. Promoción de ventas 9. Informes de ventas 10. Informes de donaciones 11. Informes de biblioteca 12. Informes de inventarios 13. Administración de archivos de biblioteca 14. Informe de vacaciones, licencias Servicios Generales a. Misión.- Operación y mantenimiento de las instalaciones, edición de publicaciones y vehículos de la institución. b. Productos y Servicios.- 1. Recorrido de alumnos y profesores 2. Revisión de vehículos 3. Reporte de averías de vehículos 4. Recorridos en salidas de campo 5. Registros de control de vehículo 6. Gestiones de mensajería 7. Reproducción de documentos 8. Impresión de publicaciones

11 9. Compaginación de documentos 10. Encuadernación de documentos 11. Limpieza de instalaciones 12. Arreglo de locales para eventos 13. Prevención de los equipos de impresión y reproducción 14. Inventario de imprenta 15. Servicio de cafetería 16. Limpieza general de áreas 17. Mensajería interna y externa 18. Pequeñas instalaciones eléctricas y de mantenimiento 19. Informe sobre necesidades de reparaciones La presente resolución entrará en vigencia a partir de su publicación en el Registro Oficial. Dado en la ciudad de San Francisco de Quito, Distrito Metropolitano a los siete días del mes de marzo del dos mil trece.