N 1. Fundamentos de Comunicación Empresaria Habilidades y Estrategias de Comunicación Empresarial. Para uso exclusivo Curso de Ingreso

Transcripción

1 Para uso exclusivo Curso de Ingreso Fundamentos de Comunicación Empresaria Habilidades y Estrategias de Comunicación Empresarial N Profesor: Lic. Alejandro Lanuque

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3 UNIVERSIDAD DE BELGRANO Curso de Ingreso Fundamentos de Comunicación Empresaria by Lic. Alejandro Lanuque

4 Objetivos Conocer, aprehender y aplicar los distintos lenguajes que componen un proceso de comunicación y las competencias que hacen a un comunicador eficaz. Entender la diferencia entre comunicación e información. Aplicar las competencias de una buena comunicación al desempeño profesional, ya sea dentro y fuera del área de trabajo, así como también con clientes y proveedores. Optimizar la utilización de herramientas para mejorar los procesos de comunicación dentro de la empresa, distinguiendo los canales fundamentales y brindando herramientas para su elaboración y redacción.

5 Actividad 1 Nombre Edad Área de estudio Experiencia profesional Fortalezas y debilidades Qué espero de la materia?

6 Comunicación Comunicación es un proceso por el el cual se intercambia información entre personas a través de un sistema común de símbolos, signos o comportamientos Es un proceso bidireccional y dinámico en el el que dos o más personas se influyen mutuamente Incluye dos aspectos: La transmisión La comprensión

7 El mensaje es realmente significativo sólo en la medida en la que hay un código compartido Elementos de la Comunicación La voz Los distintos lenguajes en la comunicación El cuerpo La palabra Conforman MENSAJE El contexto

8 Proceso de la Comunicación CONTEXTO Feedback Codificar Emisor Mensaje Receptor Canal / Medio Decodificar Ruidos Feedback Internos Externos

9 Algunas acciones fundamentales en la Comunicación Dialogar Escuchar Preguntar

10 Dialogar Es la capacidad de pensar juntos. Permite: La mutua comprensión. La vinculación, el conocimiento mutuo y la confianza. La aclaración de malentendidos y confusiones. La prevención de conflictos. El acuerdo entre dos o mas personas para que actúen como una unidad. Lo opuesto del dialogo es la manipulación de una persona o grupo a otra u otros.

11 Sugerencias para dialogar mejor Considerar los objetivos del receptor. Ponerse en el lugar del otro. Buscar primero comprender y luego ser comprendidos. Expresarse con sencillez y lenguaje apropiado. Aceptar las diferencias. Evitar los prejuicios. Obtener feedback.

12 Los demás ven como una muestra de valoración el hecho de que se los tenga en cuenta y se les pregunte con interés por las respuestas. Los que no preguntan son los que creen que lo que saben es suficiente, no admiten que desconocen muchos temas. No hay nada mas peligroso que presuponer sin chequear nuestras suposiciones. Si nos preguntan y no tenemos respuestas, no estamos obligados a responder. Preguntar Preguntar no es una muestra de vulnerabilidad. Se debe pedir información adicional, verificar si entendimos bien.

13 Tipo de preguntas Abiertas No pueden contestarse con un sí o un no. Obligan a desarrollar una respuesta. Cerradas Buscan una respuesta no desarrollada. Producen una pausa en la conversación.

14 Es enterarse de lo que nos están diciendo, estar atento a los intereses de los demás. Escuchar activamente no es lo mismo que aceptar todo lo que nos dicen, es saber discernir. No se debe interrumpir, mientras se aguarda que el emisor concluya el mensaje, se debe demostrar interés por lo que nos está diciendo. Escucha Activa Muchos están mas pendientes de ser comprendidos que de comprender.

15 Oír es distinto a escuchar. Escuchar y saber lo que esta pasando es esencial para conocer las circunstancias. A veces se oye y se escucha, pero falta coincidencia en la interpretación del mensaje. Oír es menos que escuchar. Oír

16 Informar o Comunicar? Comunicar se diferencia de informar en que, lo primero supone un intercambio, un enriquecimiento mutuo entre quienes participan del hecho. La comunicación supone dejar espacios para que el otro participe y haga sus interpretaciones, sugerencias y conexión de ideas y datos propios. Por eso en todo proceso de comunicación es importante verificar, chequear el rebote o respuesta de la persona que recibe el mensaje.

17 Circuito de Comunicación eficaz Los distintos lenguajes en la comunicación Lenguaje Verbal La voz La palabra Resultado Esperado Lenguaje no Verbal El cuerpo El rol Muchas veces creemos que con esto basta Chequeo de lo comunicado Feedback MENSAJE

18 Las reacciones emocionales dificultan escuchar con concentración, evaluar con lógica y captar lo esencial de los mensajes. Las razones culturales, las diferencias semánticas, de idioma, de acentos, y de niveles educativos, los prejuicios o las predisposiciones. Falta de sensibilidad, o de interés para escuchar y para hacerse escuchar. A medida que pasa el tiempo la imaginación comienza a distorsionar o exagerar los hechos, y la precisión va disminuyendo. Brecha entre el significado de las palabras que se dicen y el significado que le da al mensaje el que lo recibe. Algunas causas de los Ruidos en la Comunicación

19 Muchos conflictos surgen como respuesta a comunicaciones que provocaron reacciones hostiles, porque despertaron sentimientos o actitudes opuestas a lo esperado. Cada uno interpreta el mensaje que recibe de acuerdo a su universo de acción. Internos: propios de cada uno de los participantes del proceso Externos: del lugar dentro del cual se encuentran las personas que se están comunicando (contexto) Ruidos en la Comunicación En general las comunicaciones se ven afectadas por algún elemento distorcionador, por lo tanto los ruidos pueden ser:

20 Actividad 2 Lo más complejo de la Comunicación en mi área es: Mis mayores fortalezas en la Comunicación son: Mis mayores debilidades en la Comunicación son:

21 En cuanto al entorno En qué momento? Qué, de lo que está sucediendo, influirá en el mensaje? Factores que intervienen en la Comunicación En cuanto al mensaje Qué voy a decir? En cuanto al código Cómo? Cuál es el modo más adecuado? En cuanto al destinatario A quién está dirigido?

22 Obstáculos para una buena Comunicación El deseo de imponerse a los otros. Una actitud defensiva. Tomar las opiniones contrarias como amenazantes. La tendencia a interpretar negativamente a los demás. Desconfiar de las intenciones ajenas. Pensar mal de los demás sin corroborarlo. Pedir sugerencias, pero no tenerlas en cuenta.

23 Tenés que comunicar a un miembro de tu equipo una felicitación de la gerencia debido al desempeño del mes. Tenés que comunicar a tus colaboradores la adquisición de nueva tecnología. Tenés que comunicarle a un colaborador que por decisión de la fundación pasará a desarrollar otras actividades. Tenés que comunicar el ingreso de un nuevo integrante al equipo de trabajo. Actividad 3 Tenés que comunicarle a tu equipo que recibirá una capacitación.

24 Los canales de la Comunicación Verbales Teléfono Entrevista Reunión informal Reunión formal Grupos de trabajo Grupos de capacitación Personales (Nota, mail, carta, fax) Grupales (Circulares, buzón de ideas) Abiertos (Cartelera, noticias, revista, manuales, encuestas) Escritos Gráficos y Audiovisuales Videos y Films ing interno Intranet Gráficos Afiches Carteles y carteleras

25 Los canales de la Comunicación Ventajas Desventajas Verbales Escritos Gráficos y Audiovisuales Compromiso personal Sinergia Valor agregado Calidez Feedback inmediato Registro y archivo Compromiso por firma Permite relectura Ordena Puede estandarizarse Canales múltiples Acceso a distancia Acceso a no lectores Atractivo-estimulante Permite repetición Consumen tiempo Pueden dispersar Exigen habilidades interpersonales Registro no garantizado Feedback escaso o diferido Acceso a terceros no controlado Distancia Aclaraciones difíciles Costo producción Exige habilidades técnicas Exige recursos técnicos

26 Los canales de la Comunicación Medios de comunicación Entrevista Reunión formal Mail Gráficos Audiovisuales Propósitos Se aconseja cuando es importante: Confidencialidad Reducir barreras Negociar, acordar Tomar decisiones con participación coordinar Aunar al equipo Transmitir normas o pautas Informar Dejar constancia de resoluciones y su recepción Facilitar comprensión Transmitir información contable o datos cuantitativos Entrenar Despertar interés o promover

27 Cuáles son los canales de comunicación interna que se usan en su área? Qué frecuencia de reuniones ud. maneja con los integrantes de su área? Actividad 4 Describa tres fortalezas y debilidades de cada uno de ellos. Qué canal cambiaría y cuáles agregaría? Por qué? Qué comunicaciones emiten habitualmente? Qué comunicaciones reciben desde su gerencia?

28 Tipos de Comunicación en la empresa Según los sujetos que se comunican Verticales: Descendente y Ascendente. Horizontales (mismo nivel jerárquico). Según los canales que se utilizan Formales: Verticales y Horizontales. Informales: Rumores internos. Es espontánea y de difícil control. Según su alcance Personales Grupales Abiertas

29 Permite comprobar si la comunicación descendente se ha producido de forma eficaz y fidedigna. Que todos los colaboradores del equipo se sientan protagonistas de la actividad y de los objetivos de la institución. Objetivos de la Comunicación Vertical Ascendente Favorecer el dialogo social en la organización. Proporcionar a la gerencia el feedback adecuado. Ser una fuente primaria de retorno informativo para sus superiores. Favorecer el auto análisis y la reflexión, y estimular el consenso.

30 Fortalece la comprensión entre los miembros del equipo y con los clientes internos. Facilita la sincronización de actividades y la garantía de llegar en tiempo y forma a los objetivos del trabajo. Aumenta la información y el conocimiento sobre los acontecimientos internos y externos de la organización. Beneficios de una buena Comunicación Interna Facilita la colaboración de otras personas.

31 Fases del Plan de Comunicación Interna Estudio del estado de la comunicación, auditoria de comunicación. Desarrollo de una política estratégica de comunicación interna para la empresa. Elaboración de un plan de comunicación interna. Establecer un programa de aplicación con fases. Ejercicio del Control.

32 Itinerario de la Comunicación Función Origen Objetivos Mensaje Recorrido/proceso real Dirección Segmentación de públicos Medio/soporte Destinatarios Control de la recepción Resultados operativos Mantenimiento del sistema

33 Cómo implementaría un plan de canales de comunicación departamental para la empresa? Describa un listado de acciones (mínimo cinco) Del listado de acciones confeccionado, seleccione tres e indique su desarrollo e implementación en el corto plazo. Describa. Actividad 5

34 Muchas gracias! Lic. Alejandro Lanuque