MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS Y CONTRATACIONES M.CC.01

Transcripción

1 Versión 2.0 Septiembre 2014

2 PÁG. 1 INTRODUCCIÓN Este manual ha sido diseñado con la finalidad de que el Departamento Aeroportuario cuente con una guía de políticas y procedimientos de compras como herramienta de control, que le permita lograr la máxima eficiencia en los procesos de compras y contrataciones y en el manejo de los fondos públicos. La normativa que se detalla a continuación regula todas las actividades realizadas por el Departamento Aeroportuario para la adquisición y contratación de obras, bienes y servicios, desde la planificación, adjudicación, contratación, seguimiento, hasta su liquidación. Describe además, el establecimiento de métodos, planificación y programación en el uso de los recursos públicos, para ser aplicados de conformidad a las necesidades y requerimientos de la entidad y a las disponibilidades presupuestarias y de financiamiento del Departamento Aeroportuario. Es deber de los funcionarios, así como de los oferentes y contratistas, velar por el fiel cumplimiento de las normativas legales y complementarias vigentes en la materia. Este manual está sustentado en un marco jurídico que incorpora las mejores prácticas nacionales e internacionales en materia de compras y contrataciones públicas como son: la Ley No sobre Compras y Contrataciones modificada por la Ley No y su Reglamento de aplicación No que sustituye al No

3 PÁG. 2 General: OBJETIVOS Estandarizar los Procedimientos de Compras y Contrataciones Públicas de Bienes, Servicios y Obras, mejorando y agilizando los trámites de los procesos, procurando siempre la transparencia, eficiencia, eficacia, economía y demás principios establecidos en la normativa. Específicos: 1.- Establecer un método estándar para ejecutar las operaciones rutinarias del área de administración de compras. Lo que significa dotar a la institución de una descripción detallada de cada una de las etapas en que se descompone la tarea del manejo de las compras. 2.- Ofrecer al personal una guía descriptiva de la secuencia a seguir en el proceso. Esta guía servirá de base para orientar a los nuevos empleados. 3.- Proporcionar a los niveles de supervisión una herramienta para medir la eficiencia de las operaciones que sirva a la vez para controlar la uniformidad en la ejecución de la labor administrativa. 4.-Eficientizar el control interno de compras para evitar la duplicidad de funciones y lograr ejecutar esta acción con la menor dedicación de tiempo y esfuerzo. 5.- Facilitar la continuidad de las operaciones, asegurando que las tareas sean realizadas de manera uniforme y estándar

4 PÁG. 3 ESTRUCTURA DEL MANUAL El contenido del manual se ha dividido en secciones, donde cada una representa el detalle del tema tratado. 1.- Las políticas orientan sobre las acciones a tomar en determinadas situaciones. 2.- El procedimiento está dedicado a ordenar, en forma lógica, todos los pasos que se deben ejecutar secuencialmente. 3.- En este esquema se realiza una descripción narrativa donde se específica la acción a ejecutar y el responsable de realizar dicha acción

5 PÁG. 4 MANTENIMIENTO DEL MANUAL Se recomienda que periódicamente sea revisado el manual para incorporarle los nuevos estándares y permanezca actualizado para lograr una adecuada utilización del mismo. La edición, actualización y distribución de este manual es responsabilidad de la Administración y el Auditor Interno velará por el cumplimiento del procedimiento establecido. Cualquier modificación sustancial al manual será ratificada por la Dirección Ejecutiva

6 PÁG. 5 NORMATIVAS QUE REGULAN EL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Referencias Normativas: - Constitución de la República Dominicana. - RD-CAFTA - Ley No , sobre Compras y Contrataciones Públicas de Bienes, Servicios, Obras y concesiones, y sus modificaciones contenidas en la Ley No Reglamento de Aplicación de la Ley, aprobado mediante Decreto No Ley No , de Libre Acceso a la Información Pública - Normas emitidas por Órgano Rectores del Sistema Nacional de Compras y Contrataciones Públicas

7 PÁG. 6 ÁMBITO DE APLICACIÓN El presente manual que tiene por objeto establecer los principios y normas generales que rigen la contratación pública está integrado por principios, normas, órganos y procesos que rigen y son utilizados por este Departamento Aeroportuario para adquirir bienes y servicios, contratar obras públicas y otorgar concesiones; así como sus modalidades. Todo lo anterior, de conformidad con lo que establece el párrafo 3 del Artículo 2 de la Ley No , el cual señala: Las empresas públicas no financieras, las instituciones descentralizadas y autónomas financieras y las empresas públicas financieras deberán aplicar las disposiciones de la presente ley. La adquisición de insumos, materiales y repuestos que requieran estas instituciones estarán sujetas a disposiciones especiales que establezca el reglamento de la presente ley. De igual manera, podrán tener acceso a los sistemas de información de precios previstos en la misma

8 PÁG. 7 PRINCIPIOS RECTORES a) Principio de eficiencia: Se procurara seleccionar la oferta que más convenga a la satisfacción del interés general y el cumplimiento de los fines y cometidos de la administración. Los actos de las partes se interpretarán de forma que se favorezca al cumplimiento de objetivos y se facilite la decisión final, en condiciones favorables para el interés general; b) Principio de igualdad y libre competencia: En los procedimientos de contratación administrativa se respetará la igualdad de participación de todos los posibles oferentes. Los reglamentos de esta ley y disposiciones que rijan los procedimientos específicos de las contrataciones, no podrán incluir ninguna regulación que impida la libra competencia entre los oferentes; c) Principio de transparencia y publicidad: Las compras y contrataciones públicas comprendidas en esta ley se ejecutarán en todas sus etapas en un contexto de trasparencia basado en la publicidad y difusión de las actuaciones derivadas de la aplicación de esta ley. Los procedimientos de contratación se darán a la publicidad por los medios correspondientes a los requerimientos de cada proceso. Todo interesado tendrá libre acceso al expediente de contratación administrativa y a la información complementaria. La utilización de la tecnología de información facilita el acceso de la comunidad a la gestión del Estado en dicha materia; d) Principio de economía y flexibilidad: Las normas establecerán reglas claras para asegurar la selección de la propuesta evaluada como la más conveniente técnica y económicamente. Además, se contemplarán regulaciones que contribuyan a una mayor economía en la preparación de las propuestas y de los contratos;

9 PÁG. 8 e) Principio de equidad: El contrato se considerará como un todo en donde los intereses de las partes se condicionan entre sí. Entre los derechos y obligaciones de las partes habrá una correlación con equivalencia de honestidad y justicia; f) Principio de responsabilidad, moralidad y buena fe: Los servidores públicos estarán obligados a procurar la correcta ejecución de los actos que conllevan los procesos de contratación, el cabal cumplimiento del objeto del contrato y la protección de los derechos de la entidad, del contratista y de terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato. Las entidades públicas y sus servidores serán pasibles de las sanciones que prevea la normativa vigente; g) Principio de reciprocidad: El gobierno procurara un trato justo a los oferentes dominicanos cuando participen en otros países, otorgando similar trato a los participantes extranjeros en cuanto a condiciones, requisitos, procedimientos y criterios utilizados en las licitaciones; h) Principio de participación: El Estado procurará la participación del mayor número posible de personas físicas o jurídicas que tengan la competencia requerida. Al mismo tiempo, estimulará la participación de pequeñas y medianas empresas, no obstante reconocer su limitada capacidad financiera y tecnológica, con el objetivo de elevar su capacidad competitiva; i) Principio de razonabilidad: Ninguna actuación, medida o decisión de autoridad competente en la aplicación e interpretación de esta ley deberá exceder lo que sea necesario para alcanzar los objetivos de transparencia, licitud, competencia y protección efectiva del interés y del orden público, perseguidos por esta ley. Dichas actuaciones, medidas o decisiones no deberán ordenar o prohibir más de lo que es razonable y justo a la luz de las disposiciones de la presente ley

10 PÁG. 9 DEFINICIONES Administración Pública: La denominación genérica que abarca las instituciones, entidades u organismos del Estado dominicano definidas en el Artículo 3 de la Ley No , sobre Compras y Contrataciones, así como las dependencias de dichas instituciones y entidades. Bienes: Los objetos de cualquier índole, incluyendo las materias primas, los productos, los equipos, otros objetos en estado sólido, líquido o gaseoso, así como los servicios o accesorios al suministro de esos bienes, siempre que el valor de los servicios no exceda del de los propios bienes. Comité de Compras: El comité de compras es la instancia que congrega a representantes y funcionarios del Departamento Aeroportuario, que tiene la responsabilidad de aprobar procedimientos de selección y aprobación del dictamen emitido por la comisión evaluadora previo a la firma de la adjudicación por parte de la autoridad competente. Concedente: Entidad pública que otorga un contrato de concesión. Concesión o Contrato de Concesión: Según se define por el Artículo 46 de la Ley de Contratación Pública de Bienes, Obras, Servicios y Concesiones. Concesionario: Toda persona física o jurídica beneficiaria de un contrato de concesión. Consultor: Personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, incluyendo firmas consultoras, firmas de ingeniería, gerentes de construcción, agentes de procuración, agentes de inspección, las agencias de las Naciones Unidas y otras organizaciones multinacionales, bancos de inversión, universidades, instituciones de investigación, agencias de gobierno, asociaciones, sin fines de lucro, e individuos, en fin, proponente o contratista de servicios, conforme la definición dada en la Ley No , sobre Compras y Contrataciones. Constructor: Es el proponente o contratista de obras, conforme la definición dada en Ley No , sobre Compras y Contrataciones.

11 PÁG. 10 Contratista: Toda persona física (natural) o moral (jurídica) a la que se haya adjudicado y con quien se haya celebrado un contrato, siendo la otra parte el estado. Contratación Pública: La obtención, mediante contrato, por cualquier método de obras, bienes, servicios u otorgamiento de concesiones, por parte de las entidades del sector público dominicano. Contrato Principal: Es el documento o instrumento legal suscrito entre los representantes autorizados de la autoridad contratante y del contratista para la adquisición de bienes, concesiones y la ejecución de proyectos, obras o servicios en que se fijan las obligaciones y derechos de ambas partes en armonía con la Ley No , sobre Compras y Contrataciones, su reglamento, los pliegos de condiciones y demás disposiciones legales vigentes. Convocatoria: Llamado público y formal a participar en algún proceso de contratación pública. Entidad Contratante: El organismo, órgano o dependencia del sector público, del ámbito de esta ley, que ha llevado a cabo un proceso contractual y celebra un contrato. Fondos Públicos: Los obtenidos a través de la recaudación de las personas físicas o jurídicas que tributan en la República Dominicana, del Presupuesto General de la Nación, de financiamientos nacionales o internacionales, o cualquier otra modalidad lícita de obtención de fondos por parte de la Administración Pública, con un propósito o finalidad de carácter estatal. Funcionario Público: Según se define en la Ley sobre Servicio Civil y Carrera Administrativa. Ley: Esta, la Ley de Contrataciones Públicas de Bienes, servicios, obras y concesiones. Máxima Autoridad Ejecutiva: El titular o representante legal de la entidad contratante o quien tenga la autorización para celebrar contratos.

12 PÁG. 11 Oferente, Proponente, Ofertante o Postor: Persona natural o jurídica, legalmente capacitada para participar presentando oferta o propuesta en las licitaciones de bienes, obras, servicios o concesiones. Obras: Son los trabajos relacionados con la construcción, reconstrucción, demolición, reparación o renovación de edificios, vialidad, transporte, estructuras o instalaciones, la preparación del terreno, la excavación, la edificación, la provisión e instalación de equipo fijo, la decoración y el acabado, y los servicios accesorios a esos trabajos, como la perforación, la labor topográfica, la fotografía por satélite, los estudios sísmicos y otros servicios similares estipulados en el contrato, si el valor de esos servicios no excede del de las propias obras. Obra Adicional o Complementaria: Aquella no considerada en los documentos de licitación ni en el contrato, cuya realización resulta indispensable y/o necesaria para dar cumplimiento a la meta prevista de la obra principal y que dé lugar a un presupuesto adicional. Órgano Rector de las Contrataciones Públicas u Órgano Rector: Según se define por el Artículo 35, Párrafo I de esta ley. Pliego de Condiciones: documentos que contienen las bases de un proceso de selección y contratación, en las cuales se indican los antecedentes, objetivos, alcances, requerimientos, planos para el caso de obras, especificaciones técnicas o términos de referencia, y más condiciones que guían o limitan a los interesados en presentar ofertas. Proponente: Ver definición de Oferente. Proveedor: Es el proponente o contratista de bienes, servicios, incluyendo el servicio de construcción de obras conforme la definición dada en esta ley. Reglamento de aplicación de la ley o reglamento: Es el reglamento que preparará el Órgano Rector y que dictará el Poder Ejecutivo por decreto. Servicios de Consultoría: Constituyen servicios profesionales especializados, que tengan por objeto identificar, planificar, elaborar o evaluar proyectos de desarrollo, en sus niveles de prefactibilidad, factibilidad, diseño u operación. Comprende además, la supervisión, fiscalización y evaluación de proyectos,

13 PÁG. 12 así como los servicios de asesoría y asistencia técnica, elaboración de estudios económicos, financieros, de organización, administración, auditoría e investigación. Es decir, son aquellos de índole estrictamente intelectual, cuyos resultados no conducen a productos físicamente medibles. Servicios de apoyo a la consultoría u otros servicios: Son aquellos servicios auxiliares con resultados físicamente medibles que no implican dictamen o juicio profesional, tales como los de contabilidad, topografía, cartografía, aerofotogrametría, la realización de ensayos y perforaciones geotécnicas sin interpretación, la computación, el procesamiento de datos y el uso auxiliar de equipos especiales. Subcontrato: Toda contratación efectuada por el contratista a una tercera persona natural o jurídica, para la ejecución de una parte del contrato principal. Términos de referencia: Los términos de referencia son a los servicios de consultoría, lo que las especificaciones técnicas son a los bienes y obras; esto es condiciones técnicas a ser cumplidas para alcanzar los objetivos con la calidad exigida

14 PÁG. 13 POLÍTICAS DE COMPRAS COMPRAS DE ARTÍCULOS, BIENES Y SERVICIOS - Los bienes y servicios a comprar deberán estar incluidos en el presupuesto aprobado de la institución. - Los bienes y servicios a adquirir, que no estén incluidos en el presupuesto, deberán cumplir con las exigencias establecidas para estos casos, por las instituciones competentes. - Las compras de artículos, bienes y servicios, serán realizadas, previo análisis de la administración con la aprobación de la Dirección Ejecutiva. - La administración será responsable de determinar los renglones de material gastable, formularios y material de limpieza que requieran reabastecimiento

15 PÁG. 14 PROCESOS DE SELECCIÓN Los procesos y personas sujetos a la presente normativa son: - PROCESOS: a) Compra y contratación de bienes, servicios, consultoría y alquileres con opción de compra y arrendamiento, así como todos aquellos contratos no excluidos expresamente o sujetos a un régimen especial; b) Contratación de obras públicas y concesiones. - PERSONAS: a) Las personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras que hagan oferta de bienes y servicios requeridos por las instituciones de la administración pública o contraten obras o concesionen obras o servicios o ambos. b) Dos o más personas que presenten oferta como un conjunto actuando como una sola, estableciendo en un acto notarial que actúan bajo esa condición, que no son personas diferentes, las obligaciones de cada uno de los actuantes y su papel o funciones y el alcance de la relación de conjunto y las partes con la institución objeto de la oferta

16 PÁG. 15 PROCEDIMIENTOS DE SELECCIÓN Los procedimientos de selección a los que se sujetarán las contrataciones son las siguientes: 1- Licitación Pública: Es el procedimiento administrativo mediante el cual el Departamento Aeroportuario realiza un llamado público y abierto, convocando a los interesados para que formulen propuestas, de entre las cuales seleccionará la más conveniente conforme a los pliegos de condiciones correspondientes. Las licitaciones públicas podrán ser internacionales o nacionales. Las licitaciones públicas serán internacionales en los siguientes casos: 1. Cuando la compra o contratación este cubierta por un tratado o acuerdo en vigor entre la República Dominicana y otro Estado u organismo multilateral o bilateral de crédito. 2. Cuando, previamente, una evaluación técnica indique que los oferentes nacionales no tienen suficiente capacidad para proveer los bienes o servicios o ejecutar los proyectos u obras. 3. Cuando una licitación pública nacional previa se haya declarada desierta. 2- Licitación Restringida: Es la invitación a participar a un número limitado de proveedores que pueden atender el requerimiento, debido a la especialidad de los bienes a adquirirse, de las obras a ejecutarse o de los servicios a prestarse, razón por la cual solo puede obtenerse un número limitado de participantes. En todo caso los proveedores, contratistas de obras o consultores, estarán registrados conforme a lo previsto en la presente ley su reglamento, de los cuales se invitara un mínima de cinco (5) cuando el registro sea mayor. No obstante ser una licitación restringida sea ahora de conocimiento público por los medios previstos.

17 PÁG Sorteo de Obras: Es la adjudicación al azar o aleatoria de un contrato entre participantes que cumplen con los requisitos necesarios para la ejecución de obras sujetas a diseño y precios predeterminados por este Departamento Aeroportuario. 4- Comparación de Precios: Es una amplia convocatoria a las personas naturales o jurídicas inscritas en el registro respectivo. Este proceso solo aplica para la compra de bienes comunes con especificaciones estándares, adquisición de servicios y obras menores. Un procedimiento simplificado, establecido por un reglamento de la presente ley, será aplicable al caso de compras menores. 5- Sección para compras hasta el monto de RD$4, : No requiere cotizaciones escritas. El Departamento de Compras y Contrataciones elige el proveedor tomando en consideración la calidad de producto, precios, servicios y condiciones de pago. El Departamento de Compras y Contrataciones prepara la orden de compra y firma en el espacio asignado como solicitado. Dirección Administrativa firma Orden de Compra en señal de aprobación. 6- Subasta Inversa: Cuando la compra de bienes comunes con especificaciones estándares se realice por medios electrónicos, se seleccionará el oferente que presente la propuesta de menor precio. Este procedimiento debe posibilitar el conocimiento permanente el precio a que realizan las ofertas todos los participantes, así como del momento en que se adjudica y debe estar basado en la difusión de la programación de compras y contrataciones. 7- Urgencia: Se realiza ante una situación imprevisible, inmediata, concreta y probada, en el cual no es posible la aplicación de los procedimientos de Selección establecidos en la Ley en tiempo oportuno, bajo un procedimiento excepcional, que permita agilizar la compra o contratación, fundamentada en razones objetivas e inaplazables.

18 PÁG Emergencia: Como su nombre lo indica, es un procedimiento que excluye del ámbito de aplicación Ley núm , del 18 de agosto de 2006, modificada por la Ley , sobre Compras y Contrataciones de Bienes, Servicios, Obras y Concesiones; y su Reglamento de Aplicación núm , del 6 de Septiembre del 2012, las compras que por razones de emergencia nacional pudieran afectar el interés público, vidas o la economía del país, tales como terremotos, inundaciones, sequías, grave conmoción interna, agresión externa, guerra internacional, catástrofes naturales y otras que provengan de fuerza mayor en el ámbito nacional y regional, previa declaratoria y sustentación del Poder Ejecutivo mediante Decreto, el cual indicará la causa de la emergencia y la región del país afectado si corresponde y publicará la misma en la página del portal Web del Órgano Rector y del portal institucional. Para determinar la modalidad de selección a aplicar en un proceso de compra o contratación se utilizarán los umbrales topes establecidos por el Ministerio de Hacienda

19 PÁG. 18 PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE ÓRDENES DE COMPRA Y/O CONTRATOS 1. Órdenes de Compras de Bienes y Servicios: Documento o Formulario elaborado por el Departamento de Compras para requerir mercancía a un suplidor o proveedor del Estado Deberá ser llenado y enviado por el departamento solicitante a la administración, quien controla el presupuesto de compras y solicita cotizaciones El formulario o documento deberá contener la descripción y las especificaciones claras de los materiales, productos y servicios a ser adquiridos Las órdenes de compras deben especificar claramente lo siguiente: - Los datos relativos al proveedor - Las especificaciones generales de los artículos a comprar con la descripción o referencias completas - Las condiciones en que se ejecute la compra - La forma de pago - Lugar y fecha de entrega de las mercancías - Se debe verificar que las cotizaciones tengan el sello de la casa proveedora, el Registro Nacional del Contribuyente (RNC), el Número de Comprobante Gubernamental y el Registro de Proveedor del Estado (RPE). - Se prohíbe realizar pedidos verbales. Todas las compras se harán de una forma práctica, abierta y en libre competencia. - Cuando se realizan compras mediante la celebración de concursos públicos, deberán observarse todas las disposiciones contenidas en la Ley No y sus Reglamentos.

20 PÁG Deberá especificar a qué renglón del presupuesto se hará el cargo correspondiente Las órdenes deben estar pre-numeradas y llevar el sello de la Institución Serán preparadas por una persona diferente a la que aprueba y a la que realiza los registros contables Deberán ser distribuidas de la manera siguiente: a. Original para el proveedor. b. Copia para la Encargada de Servicios Administrativos / Anexar a la factura de pago al proveedor. c. Copia para el cronológico de contabilidad / para el registro contable Las requisiciones y órdenes de compra dañadas o anuladas serán selladas como Cancelada, devolviéndose el original y las copias a Contabilidad para ser archivadas Los criterios para la adjudicación de las Órdenes de Compra, se fundamentarán principalmente en la calidad, precios, descuentos, transporte y entrega oportuna Para seleccionar la firma ganadora, se utilizará un formulario de comparación de cotizaciones que incluya especificación, precio y tiempo de entrega, así como otros criterios que se consideren necesarios En el caso de que no se lleve a cabo el procedimiento de cotizaciones, la Encargada de Compras y Contrataciones preparará un memorándum de justificación que quedará en archivo. (Por ejemplo, en el caso de suplidor exclusivo) El memorándum estará basado en los siguientes criterios: (Distribuidores exclusivos y Extensión de un contrato existente).

21 PÁG Bajo ningún concepto deberá destruirse una Orden de Compra Se mantendrá un registro y archivo por cada Orden de Compra emitida, que contendrá todo lo relativo a la solicitud de compra La administración será la responsable de preparar las Órdenes de Compras Prenumeradas Para elaborar órdenes de compra o contratos, es necesario llevar a cabo el proceso de cinco pasos, los cuales detallamos a continuación: solicitud de compra, trámite de compra, cotizaciones de compra, adjudicación y contrato de compra. a) Solicitud de compras: Comunicación de solicitud o requerimiento aprobado por la Máxima Autoridad Ejecutiva de acuerdo a las necesidades de la institución. b) Trámite de compras: Una vez realizado lo anterior, se da continuidad al proceso preparándolo para luego recibir las cotizaciones. En este paso se Incluyen los proveedores invitados a cotizar para el proceso en cuestión, los plazos para recibir sus ofertas, el lugar de entrega de la mismas y los criterios de evaluación. c) Cotizaciones de compras: Se reciben las cotizaciones requeridas a los proveedores tanto de servicios como de bienes. Contenido de las solicitudes de las cotizaciones: - Todas las cotizaciones deben presentarse por escrito en original, sin borrones ni tachaduras, deben poseer el RNC (Registro Nacional del Contribuyente), Número de Comprobante gubernamental y el RPE (Registro de Proveedores del Estado). - El Departamento de Compras y Contrataciones debe cotizar directamente y no se permite que un proveedor envíe con su cotización otras cotizaciones de otros proveedores con la finalidad de que se le adjudique a la compra.

22 PÁG Las cotizaciones deberán especificar claramente la descripción de la mercancía tales como: Nombre Marca Tamaño Dimensiones Serie Color Servicios Post-venta Garantías Tipo Modelo, etc. - En base a los requisitos descritos, el encargado de compras evaluará las cotizaciones, llenando el formulario de evaluación para ser anexada a la orden de compra que se genere, enviando estas al Comité de Compras para fines de elegir al proveedor que ofrezca los mejores precios, calidad, servicios y garantías. - Si las cotizaciones se rechazan, se debe especificar los motivos del rechazo en un documento institucional. d) Comité de Compras: El Comité de Compra es la instancia que congrega a representantes y funcionarios del Departamento Aeroportuario que tiene la responsabilidad de aprobar procedimientos de selección y aprobación del dictamen emitido por la comisión evaluadora previo a la firma de la adjudicación por parte de la autoridad competente. e) Adjudicación: La adjudicación se hará a favor del oferente cuya propuesta cumpla con los requisitos y sea calificada como la más conveniente para los intereses institucionales y del país, teniendo en cuenta el precio, la calidad, la idoneidad del oferente y demás condiciones que se establezcan en la reglamentación, de acuerdo con las ponderaciones puestas a

23 PÁG. 22 conocimiento de los oferentes a través de los pliegos de condiciones respectivos. Se notificará la adjudicación, a todos los oferentes, dentro de un plazo de cinco (5) días hábiles a partir de la expedición del acto administrativo de adjudicación. La resolución de adjudicación se cursará a la Máxima Autoridad Ejecutiva del Departamento Aeroportuario quien aprobará o rechazará ordenando por escrito su revisión con la indicación de los desacuerdos que formule. Los funcionarios responsables del análisis y evaluación de las ofertas podrán confirmar, complementar o modificar, si fuere el caso, sus recomendaciones. f) Contenido y forma de los contratos Los contratos que se realicen para la adquisición de bienes o la contratación de obras y servicios, podrán formalizarse indistintamente, por escrito en soporte papel o formato digital, en las condiciones que establezca la reglamentación, con las modificaciones aprobadas hasta el momento de la adjudicación, ya sea a través de una orden de compra u orden de trabajo o servicios. Las contrataciones efectuadas a través de estas modalidades quedarán perfeccionadas en el momento de notificar la recepción de conformidad de las mismas. El reglamento establecerá las características formales del contenido las órdenes de compra y de servicio. g) Gestión de contratos y de proveedores: La Gestión de Contratos significa definir las reglas de negocio entre la entidad compradora y los proveedores-minimizando los riesgos del proceso- y manejar eficaz y eficientemente su cumplimiento. Comprende la creación del contrato, su ejecución, la gestión de las entregas de los productos o servicios y la relación con los proveedores. de

24 PÁG. 23 h) Plazo para la suscripción de los contratos: Los contratos deberán celebrarse en el plazo que se indique en los respectivos pliegos de condiciones; no obstante, deberá hacerse en un plazo máximo de veinte (20) días hábiles, desde la fecha de notificación de la adjudicación. La decisión quedará plasmada en el Acta de Licitación que levante el Comité de Compras, a través de un Notario Público

25 PÁG. 24 PROCEDIMIENTO DE PLANIFICACIÓN DE COMPRAS Cada Unidad o Departamento de la Institución debe elaborar un Plan Anual de compras que debe contener los procesos de compras de bienes y servicios que se realizarán durante el año siguiente con indicación de la especificación a nivel de artículo, producto o servicio, cantidad, periodo y valor estimado. Procedimiento elaboración Plan Anual de Compras. 1. El Departamento de Presupuesto envía Instrucciones acerca de la formulación del Anteproyecto Presupuestario. 2. La Dirección Financiera recibe esta información. 3. El Encargado de Presupuestos, durante el mes de junio, solicita los requerimientos de bienes y servicios a contratar del año siguiente a todas las unidades demandantes a nivel nacional. 4. Las Unidades Demandantes reciben la solicitud, completan formulario de bienes y servicios a contratar el año siguiente y lo envían a la Dirección Financiera. Para lograr una mejor planificación de las compras referidas a material común y fungible, se debe considerar por lo menos las siguientes variables: No. de personas que componen la unidad La cantidad de producto que ocupa cada persona La frecuencia del uso del producto La información histórica del consumo de bienes y servicios Proyectos nuevos planificados durante el periodo a detallar Disponibilidad presupuestaria

26 PÁG. 25 Para el caso de material estratégico, se deben considerar las siguientes variables: Consumos históricos Stock de reserva Disponibilidad Presupuestaria Para la contratación de servicios y proyectos, se deben considerar las siguientes variables: Proyectos planificados a ejecutar en el período Carta Gantt de proyectos Cuantificación de servicios de apoyo en función de proyectos 5. La Dirección Financiera durante el mes de julio, recepciona información de requerimientos y la analiza a través de la evaluación de las siguientes variables: Análisis histórico de consumo, por tipo de materiales de uso habitual Análisis histórico de consumo, por tipo de materiales de uso contingencial y excepcional Stock de bodega Unidades que comprometan en su gestión nuevos consumos, productos, etc. CONTROL INTERNO DE LAS COMPRAS Aplicados los controles internos al proceso de compras, detallados anteriormente, y de cumplir con las normas, reglamentos y disposiciones legales requeridas, se debe tomar en cuenta, para lograr un efectivo control, lo siguiente:

27 PÁG Todas las compras deben estar amparadas por órdenes de compras pre-numeradas, además debe llevar el sello gomígrafo de la Institución. 2- Debe verificarse la recepción del producto o servicio adquirido y completar con los datos requeridos en el formulario de Entrada de Almacén, por una persona especializada, independiente del que compra la mercancía. 3- El recibimiento debe ser supervisado por un representante del Departamento de Compras. Cuando el valor de la mercancía sobrepase los RD$50, un Auditor Interno debe participar en la supervisión. 4- Ninguna actividad de compra debe iniciarse hasta que la existencia correspondiente alcance el punto mínimo fijado. 5- Solo deberá comprarse aquellos artículos que la Institución necesita y que cumplan con los niveles de calidad requeridos. 6- Los precios de las mercancías compradas deberán ser los mejores que la Institución pueda razonablemente obtener bajo la misma circunstancia. 7- Toda Orden de Compra estará amparada por una Requisición o pedido originado por el departamento que lo necesite, firmada por el titular del mismo o por el encargado de almacén, en caso de que se tratare de completar el stock máximo pre-establecido. 8- La Dirección Financiera y la Gerencia de Auditoría Interna deberán verificar que el pago por materiales, equipos y servicios se corresponda a la compra que se ha autorizado y que se haya recibido a satisfacción de la Institución. 9- Deberá verificarse que las cotizaciones de los proveedores estén correctas, conteniendo los artículos solicitados. 10- Deberá comprarse a proveedores conocidos, con dirección conocida y solicitarles cotizaciones de mercancías que los mismos realmente vendan o distribuyan.

28 PÁG. 27 CONTROL INTERNO Y SUS OBJETIVOS - Control No. 1 Recibir las Solicitudes de Compras a través del formulario de requisición de compras. Objetivo Mantener control de los pedidos realizados por personal autorizado de cada unidad, departamento o proyecto. - Control No. 2 Obtener Cotizaciones de dos o tres suplidores con anticipación a ejecución de cada compra. Objetivo Depurar adecuadamente a los suplidores para realizar compras bajo las mejores condiciones del mercado, en cuanto a precios, calidad y servicios. - Control No. 3 Expedir una Orden de Compra pre-numerada de imprenta por cada requisición de compras procesadas. Objetivo Establecer el control numérico de los pedidos realizados por concepto de compras. Mantener control de las órdenes asignadas a los proveedores. Establecer un documento oficial de la institución para solicitar las adquisiciones a los proveedores. - Control No. 4 Segregar las siguientes funciones: Aprobación de Cotizaciones Preparación de Ordenes de Compras la

29 PÁG. 28 Aprobación de Ordenes de Compras Recepción de Mercancías Registro Contable de las Compras. Objetivos SECCIONES Establecer verificaciones cruzadas de los artículos o servicios solicitados en cuanto a cantidad y valor. Dificultar la intención de poder realizar fraudes. El Procedimiento de Compras se ha dividido en secciones dependiendo del tipo de compra y de los límites discrecionales establecidos para la adquisición de los bienes y servicios a adquirir

30 PÁG. 29 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS El Procedimiento de compras incluye: 1. Solicitud de compras Unidad o departamento solicitante: 1.- Prepara una Requisición de compras en original y copia (Formulario 1) especificando claramente detalles de los artículos o servicios solicitados. 2.- Firma el Formulario 1 en el espacio de SOLICITADO POR: en señal de autorización para iniciar el proceso de la adquisición. Responsable procedimiento: Encargada Compras y Contrataciones 1.- Recibe el (Formulario 1) debidamente autorizado. 2.- Verifica si la compra está incluida en el presupuesto del solicitante. 3.- Solicita la aprobación de la compra a la Dirección Ejecutiva. 2. Cotización Responsable procedimiento: Encargada Compras y Contrataciones Solicita cotizaciones según los límites discrecionales establecidos. Nota: Si existe un proveedor exclusivo, no será necesario efectuar cotizaciones y la compra debe estar amparada con un memo de la Encargada de Servicios Administrativos que justifique la ausencia de cotizaciones Analiza las cotizaciones y recomienda la mejor opción referente a precio, calidad y responsabilidad en la entrega Remite a la Dirección Administrativa las cotizaciones para su aprobación según los límites discrecionales. Para tales fines utiliza el formulario de cotización (Formulario 2).

31 PÁG Recibe el formulario de cotizaciones, analiza los documentos y si está de acuerdo con el proceso y siguiendo el dictamen de los límites discrecionales procede a recomendar el proveedor y firma en señal de aprobación al proceso de compras. 3. Comité de Compras Este Comité será permanente y estará constituido por cinco miembros: el Director Ejecutivo o quien este designe como su representante, quien lo presidirá, el Director Administrativo, el Director Financiero, el Consultor Jurídico quien actuará en calidad de Asesor Legal y un funcionario del mayor nivel posible en la institución, que tenga conocimiento en la especialidad. Responsable procedimiento: Director Ejecutivo o quien este designe como su representante Recibe Formulario de Cotización junto al de Requisición de Compra. a) Si está de acuerdo firma el Formulario de Cotizaciones en señal de aprobación. b) Si no está de acuerdo la devuelve a la Dirección Ejecutiva con sus observaciones Recibe las Cotizaciones superiores a los RD$100, a) Si está de acuerdo firma el Formulario de Cotizaciones en señal de aprobación. b) Si no está de acuerdo la devuelve a la Dirección Ejecutiva Una vez aprobada la cotización por el Comité de Compras, se envía a la Encargada de Compras y Contrataciones: Recibe la Requisición de compra junto con el Formulario de Cotización. a) Si está aprobada la cotización procede a preparar la orden de compra (original y dos copias).

32 PÁG. 31 b) Si la Cotización no fue aprobada lo informa al solicitante. 4. Orden de compra Responsable procedimiento: Encargada de Compras y Contrataciones 4.1. Firma la Orden de Compra en el espacio de preparado por y la remite anexa con el Formulario de Cotización ya autorizado y el de Requisición Interna, a la Dirección Ejecutiva para su aprobación Prepara Orden de Compra en original y dos copias Firma la Orden de Compra en el espacio de Preparado Por y la remite anexa con el formulario de cotizaciones ya autorizado y el de Requisición Interna a la Dirección Ejecutiva para su aprobación Dirección Ejecutiva: Recibe la Orden de Compra con sus anexos y revisa si todo está correcto. a) Si tiene observaciones se comunica con la Dirección Administrativa. b) Si todo está correcto firma la Orden de Compra en el espacio de autorizado y la devuelve al Encargado de Compras y Contrataciones a través de la Dirección Administrativa Dirección Administrativa Recibe la Orden de Compra con sus anexos. a) Si fue rechazada imprime la palabra anulada en toda la documentación de la compra y lo informa al solicitante. b) Si fue aprobada distribuye la Orden de Compra como sigue: - Original al proveedor para realizar la compra. - Copia a contabilidad para el registro contable.

33 PÁG Registro de compra - Copia a administración para recibir el bien o servicio y anexarla a la factura junto a la cotización y a la requisición para fines trámite de pago. Responsable procedimiento: Encargado de Compras y Contrataciones Recibe el bien o servicio del proveedor. Firma conduce y/o original de la factura como constancia de recibido conforme. 6. Contador Entrega mercancía al solicitante Solicitante Recibe mercancía, verifica y firma conduce y/o copia de la factura del proveedor como constancia de haber recibido conforme Entrega conduce y copia de la factura al Encargado de Compras y Contrataciones El Encargado de Compras y Contrataciones recibe documentos y remite el expediente completo de la compra al contador para fines de pago Recibe copia de la Orden de Compra para fines de cronológico y registro contable de la compra Codifica contablemente la copia de la Orden de Compra de acuerdo a la naturaleza de la misma. 7. Registro de mercancía Responsable procedimiento: Departamento de Almacén Al llegar la mercancía es recibida por el Encargado de Almacén: Conduce y/o copia de la factura del proveedor anexa a la copia de la Orden de Compra de administración.

34 PÁG Compara los datos contenidos en la Orden de Compra con el Conduce y/o copia de la factura del proveedor Prepara la entrada de almacén y envían la factura original al Depto. de Compras y Contrataciones

35 PÁG. 34 OBJETIVO FORMULARIO SOLICITUD DE COMPRAS Formulario F.CC.01 El Formulario de Solicitud de Compras es utilizado por el departamento solicitante para dar a conocer al área de compras, su necesidad de adquirir un bien o servicio. Dicho formulario debe ser llenado correctamente para cumplir con los requerimientos necesarios y de esta forma dar inicio al proceso de compra. Es un documento de respaldo que le asegura a la Dirección Ejecutiva que la compra está justificada y que la misma será realizada de acuerdo a lo requerido por el solicitante. El Departamento solicitante es el responsable de llenar dicho formulario. El contenido de este formulario debe ser claro y preciso, porque dependiendo de la información que contenga será la agilidad con que se realice la compra. El formulario contiene los siguientes renglones: 1. Fecha de solicitud 2. Unidad solicitante 3. Para ser utilizado en 4. Autorizado por 5. Aprobado por 6. Cantidad solicitada 7. Unidad de presentación o empaque del bien solicitado 8. Descripción del artículo, bien o servicio Solicitado 9. Renglón del Presupuesto donde se cargará la compra

36 PÁG Sección de observaciones para en caso de ser necesario ser utilizada como nota en acciones a tomar con respecto a la compra solicitada. 11. Firma de Autorización del solicitante 12. Firma de la persona autorizada a recibir los formularios de Requisición de Compras. 13. Fecha de recepción de la solicitud en el Dirección Administrativa. Ver: Anexo

37 PÁG. 36 FORMULARIO DE COMPARACIÓN DE COTIZACIONES OBJETIVO El Formulario de Comparación de Cotizaciones es utilizado como instrumento de análisis para seleccionar la mejor opción recibida referente a precio, calidad del producto, bien o servicio y de los beneficios que ofrece el proveedor en cuanto a garantía, forma de pago y sobre todo tiempo de entrega. Con este formulario la Dirección Ejecutiva, el Departamento de Compras y Contrataciones y el Comité de Compras, según los límites discrecionales, se aseguran que el costo de la compra es competitivo. El Departamento de Compras y Contrataciones es el responsable de llenar dicho formulario. Este formulario contiene los siguientes renglones: 1. Fecha de análisis de compras 2. Descripción del artículo, bien o servicio 3. Cantidad a comprar 4. Unidad de medida 5. Nombre de las casas suplidoras 6. Precio unitario y precio total cotizado por los ofertantes 7. Sub-total 8. Descuento 9. Impuesto 10. Total general 11. Garantía 12. Tiempo de entrega 13. Forma de pago 14. Proveedor elegido

38 PÁG Firma de autorizado por 16. Observaciones Ver: Anexo

39 PÁG. 38 OBJETIVO FORMULARIO ÓRDENES DE COMPRAS Tomando como base los datos aprobados en el formulario de comparación de cotizaciones, se emite la orden de compra, la cual constituye el documento que formaliza el acuerdo entre el proveedor y la institución, para esta última realizar su transacción de compras, sobre todo si la misma se realiza bajo la condición de ser pagada después de la recepción de la mercancía. Para que las transacciones de compras estén debidamente documentadas, las órdenes de compras deben estar pre-numeradas y anexas a los formularios que les dieron origen. El Departamento de Compras y Contrataciones es el responsable de llenar dicho formulario, previa autorización de la Dirección Ejecutiva. Este formulario contiene los siguientes renglones: 1. Número secuencial 2. Fecha 3. Nombre del proveedor 4. Dirección del proveedor 5. Condiciones de pago 6. Cantidad solicitada 7. Unidad de medida 8. Descripción del artículo, bien o servicio 9. Costo unitario por ítem 10. Costo total por ítem 11. Costo total general de la compra 12. Renglón del presupuesto a ser afectado

40 PÁG Observaciones para indicar especificaciones o condiciones especiales de la compra a realizar. 14. Firma de solicitado 15. Firma de autorización Ver: Anexo

41 PÁG. 40 OBJETIVO CONTRATO DE COMPRA El Contrato de Compras constituye el documento donde la institución formaliza un acuerdo con el proveedor, en el cual se especifican las obligaciones que contraen ambas partes. En el mismo el proveedor se compromete a ejecutar una obra o prestar un servicio a cambio de una remuneración pagada bajo las condiciones acordadas con la institución. Para su confección se sigue el mismo procedimiento que la Orden de Compras. La Dirección Jurídica es la responsable de elaborar dicho contrato, con la previa autorización de la Dirección Ejecutiva. Este formulario contiene los siguientes renglones: 1. Nombre del proveedor 2. Nombre de la Dirección Ejecutiva o funcionario apoderado 3. Descripción del tipo de servicio al cual se compromete el proveedor 4. Descripción de las condiciones de pagos y de facilidades a las cuales se compromete la institución. 5. Duración del contrato 6. Período que abarca el contrato 7. Fecha de la firma del acuerdo 8. Firma de la Dirección Ejecutiva o funcionario apoderado 9. Firma del proveedor

42 PÁG. 41 FUNDAMENTACIÓN DE LA DECISIÓN DE COMPRA Cada decisión de compra debe ser fundamentada en el Informe o Acta de según corresponda, documento que debe dar cuenta, en forma clara y ajustándose a los criterios previamente establecidos en las receptivas Bases o TDR, del resultado final de los procesos y de la decisión final de la Institución, y que debe ser anexado a la Resolución que establece la decisión final. La Resolución que da cuenta del resultado final del proceso debe estar en concordancia con el Informe o Acta de Evaluación, y establecer claramente las condiciones en las cuales se contratará con los proveedores adjudicados, o de lo contrario, las condiciones que hacen necesario declarar desierto todo o parte del proceso

43 PÁG. 42 COMUNICADO DE RESULTADOS Y CARTA DE AGRADECIMIENTO A LOS PARTICIPANTES Cada decisión de compra debe ser fundamentada en el Informe o Acta de Evaluación según corresponda, documento que debe dar cuenta, en forma clara y ajustándose a los criterios previamente establecidos en las receptivas Bases o TDR, del resultado final de los procesos y de la decisión final de la Institución, y que debe ser anexado a la Resolución que establece la decisión final. La Resolución que da cuenta del resultado final del proceso debe estar en concordancia con el Informe o Acta de Evaluación, y establecer claramente las condiciones en las cuales se contratará con los proveedores adjudicados, o de lo contrario, las condiciones que hacen necesario declarar desierto todo o parte del proceso

44 PÁG. 43 RESOLUCIÓN DE INQUIETUDES Las inquietudes que los proveedores manifiesten, respecto de los procesos de adquisición que la institución realice, serán recibidas por el Encargado del Departamento de Compras y Contrataciones. En caso de que otro funcionario de la institución reciba directamente consultas o inquietudes respecto de algún proceso de adquisición de la institución, deberá derivar esa consulta al Encargado de Compras y Contrataciones, quien gestionará las respuestas a cada una de las inquietudes y derivará las consultas al responsable de cada uno de los procesos. El responsable de cada proceso deberá preparar la respuesta a la inquietud del proveedor, la que deberá remitir directamente al Encargado de Compras y Contrataciones, quien previamente consultará a la máxima autoridad y dará respuesta al proveedor en un plazo no superior a 48 horas hábiles

45 PÁG. 44 MANEJO DE INCIDENTES El Departamento Aeroportuario siempre dará solución a todos los problemas que se pudieran generar, producto de los procesos de adquisición que realiza. INCIDENTES INTERNOS Los incidentes internos son todas las situaciones irregulares, que involucren solo a funcionarios del Departamento Aeroportuario, no contenidas en el presente manual, que afecten la transparencia y eficiencia de los procesos de compra y contrataciones. Para dar respuesta a un incidente interno relacionado con una adquisición la Encargada de Compras y Contrataciones enviará informe al Comité de Compras, quien deberá determinar las acciones a seguir. INCIDENTES EXTERNOS Los incidentes externos son todas las situaciones irregulares, que involucren a funcionarios del Departamento Aeroportuario, proveedores o ciudadanos, no contenidas en el presente manual, que afecten la transparencia y eficiencia de los procesos de compra o contratación. Para dar respuesta a un incidente externo relacionado o no con una adquisición, la Encargada de Compras y Contrataciones enviará informe al Comité de Compras, quien deberá determinar las acciones a seguir. AUTORIDAD QUE RESULVE LOS INCIDENTES Cualquier conducta apartada de las buenas prácticas de abastecimiento o dolosas, que atente contra los principios y valores de la Institución, será calificada por el Comité de Compras, el que podrá instruir las indagaciones o Sumario Administrativo que correspondan y/o conforme a su gravedad hará la denuncia pertinente al Comité de Ética Institucional y si fuere de lugar a los Tribunales Ordinarios de Justicia