UNIDAD 2: ELEMENTOS PATRIMONIALES, INVENTARIO Y BALANCE DE SITUACIÓN

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1 PROCESO INTEGRAL DE LA ACTIVIDAD COMERCIAL UNIDAD 2: ELEMENTOS PATRIMONIALES, INVENTARIO Y BALANCE DE SITUACIÓN 1.- ELEMENTOS PATRIMONIALES EL INVENTARIO CONCEPTO CLASES DE INVENTARIO CÓMO SE REALIZA UN INVENTARIO: ESTRUCTURA DEL INVENTARIO: EL BALANCE DE SITUACIÓN

2 1.- ELEMENTOS PATRIMONIALES Cada uno de los bienes, derechos de cobro, deudas que posee la empresa y que forman parte de su patrimonio, son elementos patrimoniales, así que podemos decir que un elemento patrimonial es un bien, un derecho o una obligación que posee una empresa en un momento determinado. Por ejemplo: Imagen del patrimonio empresarial de la empresa FOTO PLANET Estos elementos del patrimonio empresarial tienen una denominación normalizada, oficial o específica en contabilidad, para así poder identificarlos de una forma eficaz, comparar su evolución a lo largo del tiempo, compararlos con otras empresas, etc. El Plan General de Contabilidad (P.G.C.) en su proceso de normalización le asigna a cada elemento patrimonial una denominación estandarizada, a la vez que le asigna un código numérico. Algunos ejemplos muy comunes son las siguientes denominaciones: - (300) Mercaderías, valor de los productos en almacén. - (213) Maquinaria, conjunto de máquinas requeridas para el proceso de producción de la empresa. - (211) Construcciones, conjunto de edificios y construcciones que posee la empresa. - (218) Elementos de transporte, son los vehículos y sistemas de transporte externo de la empresa. - (216) Mobiliario, conjunto de muebles de la empresa. - (570) Caja, dinero efectivo en billetes y monedas en euros. - (572) Bancos, c/c, depósitos en dinero en entidades bancarias en c/corrientes en euros. - (430) Clientes, derechos de cobro sobre otras empresas o personas que han comprado nuestros productos o servicios. - (400) Proveedores, las deudas por compras de productos, materias primas, servicios, etc. - (520) Deudas con entidades de crédito a c/p, deudas con entidades bancarias, normalmente por préstamos recibidos, con plazo de devolución de hasta un año (a corto plazo se considera hasta un año, el resto sería a largo plazo).. 2

3 Utilizar siempre estos términos para denominar cada elemento patrimonial de la empresa presenta las siguientes ventajas: Nos permitirá comparar el patrimonio de diferentes empresas. Identificar de forma homogénea los elementos por diferentes personas. Comparar el patrimonio de una empresa en dos momentos diferentes, permitiendo así ver su evolución en el tiempo. Los elementos patrimoniales a su vez se agruparán en masa homogéneas, que tienen características similares, denominadas masas patrimoniales. Así los elementos patrimoniales de Activo formarán la Masa patrimonial de Activo, los elementos patrimoniales de Pasivo formarán la Masa patrimonial de Pasivo y los elementos patrimoniales de Neto formarán la masa patrimonial de Neto. 2.- EL INVENTARIO Ya hemos estudiado el patrimonio de la empresa y los distintos elementos que lo componen. Ahora vamos a plasmar dicho patrimonio en un documento denominado inventario CONCEPTO. El inventario es una relación exhaustiva, detallada y valorada de todos los elementos que componen el patrimonio de la empresa en un momento determinado. Patrimonio e inventario no son conceptos equivalentes. Patrimonio es un conjunto de bienes, derechos y obligaciones e Inventario es la relación detallada de los mismos. Una empresa tiene patrimonio aunque no haga inventario. CONFECCIÓN DE UN INVENTARIO. Comprende los siguientes aspectos: - Identificar y relacionar de forma detallada los diversos bienes, derechos y obligaciones que constituyen el patrimonio en una fecha determinada. - Medición en unidades físicas o expresión cuantitativa de los diferentes elementos patrimoniales (litros, kilogramos, metros, etc). - Valoración de dichos elementos patrimoniales aplicando los criterios que correspondan. El inventario recoge la situación patrimonial de la empresa en un momento determinado, pero no cómo se ha llegado a ella. La confección del inventario exige el recuento físico de los elementos que aparecerán muy detallados, siendo el Inventario una pieza fundamental para poner en marcha una contabilidad o para poner al día una contabilidad mal llevada. Debe formularse antes de iniciar cualquier actividad y siempre que se desee conocer la composición y cuantía del patrimonio y el capital efectivo de la empresa. El inventario forma parte del libro de Inventarios y Cuentas anuales, que es un libro contable obligatorio y debe presentarse en el Registro Mercantil para su legalización (antes de empezar el libro o dentro de los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio.) por lo que su realización es obligatoria 2.2. CLASES DE INVENTARIO Los inventarios pueden ser clasificados en base a diferentes criterios: Por su extensión: - GENERAL: comprende "todo" el patrimonio, activo y pasivo. - PARCIAL: comprende una parte del patrimonio (Inventario de mercaderías, inventario de tesorería, etc..) Por el momento en que se realizan: - INICIAL: se redacta al comenzar el negocio. - DE GESTIÓN: o de fin de ejercicio que se redacta al finalizar el año económico - DE LIQUIDACIÓN: para liquidar el negocio - DE INTERVENCIÓN: se hacen en caso de suspensión de pagos o quiebra. 3

4 Por el motivo de su realización: - ORDINARIO: el que se realiza con carácter habitual según la normativa. - EXTRAORDINARIO: se realiza debido a una circunstancia especial distinta a la anterior (robo, fusión de empreas, situación concursal, etc) 2.3. CÓMO SE REALIZA UN INVENTARIO: Deben seguirse los siguientes pasos: INVESTIGACIÓN: consiste en determinar los elementos patrimoniales de la empresa, inspeccionando directamente el almacén, oficinas, talleres...; examinando documentos, contratos, escrituras, etc. VALORACIÓN: una vez determinados los elementos componentes del patrimonio, se valorarán según criterios y normas establecidas. Esta fase es delicada ya que habrá que respetar las normas legales de valoración, de lo contrario, podríamos incurrir en un subjetivismo que no refleje la imagen fiel del patrimonio. ESTRUCTURACIÓN: Clasificación de los elementos en cuentas y masas patrimoniales. A la hora de estructurarse suelen ordenarse en orden inverso al establecido en otro documento contable denominado Balance. Así el Inventario suele ordenar las partidas en orden contrario al establecido en el Balance, en concreto: - En cuanto al activo: en el inventario se ordenan de mayor a menor liquidez, en el Balance al contrario. - En cuanto al neto y pasivo: en el inventario se ordenan de menor a mayor exigibilidad y en el Balance al contrario. DISPOSICIÓN: en el "Libro de Inventarios y Cuentas Anuales", formando parte del libro junto a otros documents que se conocerán a lo largo del módulo. 2.4 ESTRUCTURA DEL INVENTARIO: El inventario consta de varias partes: 1) ENCABEZAMIENTO: contiene el número de orden, la fecha, el nombre del comerciante o razón social, el domicilio y una mención sobre si es "general" o "parcial". Si no se expresa nada se entiende que es el inventario ordinario o periódico. Ejemplo: Inventario nº 15 general de la empresa FOTO PLANET, SA, a 1 de enero de 2015, expresado en euros. 2) CUERPO: contiene las cuentas con detalle de unidades, precio por unidad, cantidades parciales y totales, dividido en activo y pasivo, detallando al final del mismo, en el resumen, el valor del NETO. Es la parte más extensa ya que recoge el patrimonio de la empresa de forma exhaustiva y detallada. No existe un modelo oficial, quedando a criterio de la empresa su realización, que suele utilizar herramientas informáticas para su confección (HOJAS DE CÁLCULO, ETC) (ver ejemplo página siguiente) nº Unidades Precio unitario CONCEPTO SUBTOTAL TOTAL ACTIVO (BIENES Y DERECHOS) (570) CAJA, Billetes de 100 Billetes de 50.. PASIVO (OBLIGACIONES) NETO ) PIE: Contiene una diligencia, firmada por el propietario de la empresa ( en caso de autónomo), o por los miembros del consejo de administración, o administrador único (en el caso de sociedades) en la que se certifica el neto patrimonial, expresándolo en letra, y en número. Ejemplo; CERTIFICO: que el patrimonio neto de la empresa FOTO PLANET, SA, a 1 de enero de 2015 asciende a noventa y siete mil setecientos setenta ( ) euros

5 Ejemplo de inventario: INVENTARIO GENERAL NÚMERO: XXX que presenta la Empresa ELECTRODOMÉSTICOS SANCHÍS, al terminar el ejercicio 2.XX, propiedad del Sr. D. Manuel Sanchís, que se dedica al comercio de electrodomésticos, expresado en euros. ACTIVO BIENES Y DERECHOS (570) Caja, Billetes de curso legal 1.781,61 Monedas metálicas 47,51 Dinero depositado en c/c del Banco Sur ,45 Dinero depositado en c/c del Banco Meridional , ,97 (300) Mercaderías 10 vídeos televisores de ,40 20 calculadoras 237,55 50 teléfonos portátiles 4.454,03 10 cadenas musicales 4,750, ,94 (216) Mobiliario 3 sillas y 2 sillones 356,32 2 estanterías 1.187,74 1 mesa de despacho 148, ,53 (218) Elementos de transporte: Furgoneta Citroën c-15, 2329 BBK ,40 Motocicleta Vespa BDF 1.781, ,01 VALOR TOTAL DEL ACTIVO ,45 PASIVO Y NETO OBLIGACIONES CON TERCEROS (170) Deudas con entidades de de crédito a largo plazo Préstamo obtenido del banco Sur a devolver en 2 años ,40 Préstamo del banco Meridional para devolver en 3 años , ,15 VALOR TOTAL DEL PASIVO EXIGIBLE ,15 APORTACIONES DEL SR. SANCHÍS (102) Capital Aportación inicial ,60 Aportaciones posteriores 2.868, ,30 IMPORTE APORTACIONES DEL PROPIETARIO ,30 Resumen: Activo: ,45 Pasivo: ,15 Patrimonio neto: ,30 Certifico que los datos contenidos corresponden fiel y verazmente con la realidad. Montijo, 31 de diciembre de 2.0XX Sello Firma 5

6 3.- EL BALANCE DE SITUACIÓN Tanto los Inventarios como los Balances son representaciones del patrimonio empresarial en un momento concreto, por tanto, en una misma fecha, el contenido de ambos documentos deberá ser coincidente. Sin embargo, ambos documentos adoptan formas distintas de representación del patrimonio porque pretenden dar informaciones distintas sobre el mismo. El inventario suele ser analítico, es decir, que detalla unidades, precios unitarios, cantidades, etc.; el balance siempre es sintetizado. Claro que puede haber inventarios sin detalle, pero también es cierto que nunca en un balance aparecerá un desglose de unidades en las existencias, ni un detalle nominal de los clientes o proveedores. Qué diferencias existen entre un inventario y un Balance? INVENTARIO Suele ser analítico, con detalle de unidades, precios, etc. Se realiza al comienzo del ejercicio El patrimonio neto aparece en resumen, después de detallar activo y pasivo. Las cuentas no figuran agrupadas por masas y submasas patrimoniales. Los datos para su confección se obtienen extracontablemente. Si se pretende informar sobre la composición y valoración detallada del patrimonio, deberemos redactar un inventario. BALANCE Siempre es sintético, sin detalle. Se realiza una vez al año, al cierre. El patrimonio neto aparece incluido en la columna del pasivo, representando los recursos propios. Las cuentas aparecen agrupadas en masas y submasas patrimoniales. Los datos para confeccionarlo se obtienen de los libros y registros contables. Si se pretende informar sobre la situación económico-financiera de la empresa, redactaremos un balance de situación. Se puede decir, que ambos documentos son la fotografía del patrimonio de la empresa, pero tomada con lente distinta, ya que ambos documentos pretenden dar una información distinta, aunque sea sobre el mismo patrimonio y en la misma fecha El Balance de situación presenta los elementos patrimoniales en forma de balanza: en la zona de la izquierda la parte positiva (lo que tiene la empresa) y en la zona derecha la parte negativa (lo que debe la empresa). Ambos lados deben sumar igual. El modelo contable de balance aparece ordenado en dos grandes masas patrimoniales: Activo y Pasivo 6

7 Como podemos apreciar, el balance de situación sigue la estructura de la ecuación: Activo(A) = Pasivo (P) +Patrimonio neto (N) A= P + N es la ecuación fundamental del patrimonio Como ya se dijo en la unidad anterior el patrimonio neto y pasivo representa la estructura financiera, es decir, de dónde proceden los recursos. Estos recursos proceden de dos fuentes: Aportaciones del dueño/s, que constituyen para la empresa una deuda que no tendrá que devolver hasta tanto no se liquide la empresa y que por tanto se considera no exigible (Patrimonio neto). Forma parte de la financiación de la empresa, concretamente es la financiación propia o recursos propios, es decir, aquella que no hay que devolver. Recoge los recursos propios de la empresa. Es la parte residual de los activos de la empresa una vez deducidos todos sus pasivos. Lo que la empresa debe a otras personas ajenas a la propia empresa, que constituye la deuda real de la empresa y que tendrá que devolver, y que por tanto es exigible por terceros (Pasivo). Se distinguen dos tipos de deudas según el plazo de vencimiento o devolución de las mismas: o Pasivo no corriente o exigible a largo plazo (créditos de financiación): recoge las deudas de la empresa con un vencimiento superior a un añoo Pasivo corriente o exigible a corto plazo (créditos de funcionamiento): recoge las obligaciones cuyo vencimiento es inferior a un año: El Activo del balance representa la estructura económica, es decir, los elementos en los que ha empleado los recursos financieros recibidos del dueño (Patrimonio neto) o de terceros (Pasivo). Todo lo que recibe la empresa (Patrimonio neto y Pasivo) lo emplea en algo (Activo). Por eso las dos partes del balance deben coincidir: Activo (estructura económica) = Pasivo (estructura financiera) +.P. Neto El balance de situación presenta las siguientes características: - Origen contable: tanto los elementos patrimoniales como su valoración proceden de los registros contables. - Presenta los elementos patrimoniales agrupados en masas patrimoniales. - Las masas patrimoniales de Activo se ordenan de menor a mayor liquidez. - Las masas patrimoniales de Patrimonio Neto y Pasivo se ordenan de menor a mayor exigibilidad. En la siguiente tabla vemos algunas subdivisiones del Activo, Pasivo y Neto, a las que nos iremos aproximando. 7

8 Vamos a analizar el balance de forma más detallada: ACTIVO ACTIVO NO CORRIENTE:=INMOVILIZADO= ACTIVO FIJO= ACTIVO A LARGO PLAZO Intangible: Elementos intangibles o inmateriales susceptibles de valoración económica: marcas, patentes, nombres comerciales,... Material Bienes tangibles que la empresa posee de forma permanente Inversiones financieras a L.P. o Inmovilizado financiero Inversiones financieras (valores negociables, préstamos,...) con vencimiento mayor de un año. PASIVO EXIG Y NETO PATRIMONIO NETO= FINANCIACIÓN PROPIA = NO EXIGIBLE Capital: formado por las aportaciones de los propietarios de la empresa. Reservas: son los beneficios obtenidos por la empresa que no se distribuyen y que permanecen en la misma para aumentar sus recursos. Resultado del ejercicio: si la empresa ha obtenido beneficio irá sumando y si ha obtenido pérdida irá restando. Los beneficios de la empresa permanecen en el neto hasta que se decida la forma de distribuirlos: dividendos a socios, constitución de reservas,... ACTIVO CORRIENTE = ACTIVO CIRCULANTE = ACTIVO A CORTO PLAZO Existencias: Mercancías, materias primas,... existentes en el almacén Realizable: Derechos de cobro Inversiones financieras a c/p Inversiones financieras a menos de un año. Disponible: Dinero en efectivo y cuentas corrientes PASIVO EXIGIBLE PASIVO NO CORRIENTE:= EXIGIBLE A LARGO PLAZO = CRÉDITOS DE FINANCIACIÓN Deudas con los proveedores de inmovilizado a largo plazo. Deudas a largo plazo. Obligaciones y bonos. PASIVO CORRIENTE= EXIGIGLE A CORTO PLAZO = PASIVO CIRCULANTE= CRÉDITOS DE FUNCIONAMIENTO Deudas a corto plazo con entidades de crédito como bancos y cajas. Deudas con los proveedores de inmovilizado a corto plazo (proveedores de inmovilizado a corto plazo). Deudas con los suministradores de mercancías documentadas en factura (proveedores). Deudas con los suministradores de mercancías documentadas en letra (proveedores, efectos comerciales a pagar). Deudas con Hacienda: Hacienda pública, acreedor por c.fiscales. Anticipo de un cliente. 8

9 Existencias Intangible Corriente Inv fin c/p Realizable Material Efectivo y o a l NO Corrietnte ALGUNAS DE LAS CUENTAS MÁS IMPORTANTES DE ACTIVO, PASIVO Y NETO SON: ACTIVO CORRIENTE (570) Caja, euros: Disponibilidades de medios líquidos en la caja de la empresa en moneda nacional (572) Bancos C/C. Saldos a favor de la empresa, en cuentas corrientes a la vista, de disponibilidad inmediata en Bancos e instituciones de crédito. (430) Clientes: Facturas pendientes de cobro por la venta de bienes que constituyen el objeto actividad de la empresa. (431)Clientes, efectos comerciales a cobrar: representa los mismos derechos de cobro que la cuenta anterior, pero formalizados con letras de cambio. (543) Crédito C/P por enajenación del Inmov: Dcho de cobro (menos 12 meses), con origen en la venta de bienes del inmovilizado (300)Mercaderías: Cosas adquiridas por la empresa y destinadas a la venta sin transformación. (310) Materias primas cosas adquiridas destinadas a la transformación posterior. (328)Material de oficina: Material destinado a la finalidad que indica su nombre ACTIVO ACTIVO NO CORRIENTE (210) Terrenos y Bienes naturales Solares de naturaleza urbana, fincas rústicas, minas y canteras. (211) Construcciones: Edificios, cualquiera que sea su destino. (213) Maquinaria: Máquinas, elementos e instrumentos, utilizados para la fabricación. (216) Mobiliario: Muebles de cualquier tipo. A efectos contables, se consideran también mobiliario las máquinas de oficina, exceptuando los ordenadores y similares (217) Equipos para proceso de información: Ordenadores y demás elementos electrónicos. (218) Elementos de Transporte: Vehículos de toda clase, para el transporte terrestre de personas, animales, materiales o mercaderías, excepto aquellos elementos de transporte interno que se destinen a la misma finalidad dentro de las factorías, talleres, etc, sin salir al exterior. (203) Propiedad industrial: Patentes, marcas y procedimientos de fabricación. (206) Aplicaciones informáticas: Programas informáticos PASIVO EXIGIBLE (170) Deudas L/P con entidades de crédito: Préstamos recibidos con vencimiento superior a un año. (173) Proveedores de inmov a L/P: Deudas por compra de inmovilizado con vencimiento superior a un año. (175) Efectos a pagar a L/P Deuda anterior en letras OPERACIONES COMERCIALES: (400) Proveedores: Deudas por la compra de existencias, documentada en factura. (401) Proveed efectos comerciales a pagar: Las mismas deudas anteriores pero formalizadas con letras de cambio. (410) Acreedores por prestación de servicios: Deudas con suministradores de servicios que no tienen la condición estricta de proveedores. OPERACIONES FINANCIERAS (520) Deudas a c/p con entidades de crédito Préstamos recibidos, con vencimiento no superior a un año. (523) Proveedores de inmovilizado a c.p.: Deudas con suministradores de maquinaria, mobiliario, ordenadores, etc., a un plazo inferior a un año Cuando esta deuda está documentada en letras de cambio: (525) Efectos a pagar a c.p. La deuda anterior, documentada en efectos comerciales. PATRIMONIO NETO (102) Capital: Valor de las aportaciones dinerarias o no aportadas por el empresario individual. Generalmente está constituido por la diferencia entre activo y pasivo. (100) Capital social: El mismo caso anterior pero en lugar de empresario individual, para el caso de sociedades. (11) Reservas: Beneficios no distribuidos por a empresa y que permanece para autofinanciación. Pueden ser obligatorias, voluntarias o estatutarias. 9

10 Una vez determinadas las masas patrimoniales y sus divisiones podemos hacer un estudio de su FONDO DE MANIOBRA o CAPITAL CIRCULANTE, que gráficamente viene representado como la zona de Activo corriente financiada con Recursos a Largo plazo. El cálculo del Fondo de maniobra o capital circulante se realiza con las siguientes magnitudes AF AC PF PC ACTIVO FIJO= ACTIVO NO CORRIENTE ACTIVO CIRCULANTE= ACTIVO CORRIENTE = NETO PATRIMONIAL+ PASIVO NO CORRIENTE PASIVO CIRCULANTE= PASIVO CORRIENE El fondo se maniobra (FM) o capital circulante (CC) sería : FM= PF AF CC= AC - PC Las empresas suelen tener un fondo de maniobra positivo, lo que se denomina situación de estabilidad financiera, que supone un margen de seguridad en cuanto a su capacidad de pago de sus deudas a corto plazo. Si el fondo de maniobra llegara a ser negativo se trataría de una situación de inestabilidad financiera que podría llevar a la empresa a una posible suspensión de pagos, y en último extremo a la quiebra de la empresa si va acompañada de pérdidas que provoquen un desequilibrio patrimonial. Ejemplo: La empresa Mabel, dedicada a la elaboración y distribución a domicilio de comida casera tradicional, cuenta al final de este ejercicio con la siguiente información de su patrimonio: El dinero en efectivo asciende a La amortización acumulada es de El local donde se ubica la empresa costó La maquinaria de cocina fue adquirida por Existen letras a proveedores pendientes de pago por valor de Tiene pagos pendientes con hacienda por impuestos por Se constituyó con un capital social de Posee dos vehículos para el reparto adquiridos por Tiene existencias en su almacén por valor de Debe a sus proveedores Están pendientes de cobro facturas de clientes por Las reservas voluntarias de la empresa ascienden a Existen letras pendientes de cobro por Hay un préstamo bancario a 5 años de Debe devolver dentro de 6 meses un préstamos de Los beneficios del ejercicio pendientes de distribuir ascienden a El balance de situación obtenido sería: ACTIVO PATRIMONIO NETO Y PASIVO A) ACTIVO NO CORRIENTE ,00 A) PATRIMONIO NETO ,00 (211) Construcciones ,00 (100) Capital social ,00 (213) Maquinaria ,00 (113) Reservas voluntarias ,00 (218) Elementos de transporte ,00 (129) Resultado del ejercicio ,00 (281) Amort acumulada del Inm Mat ,00 B) PASIVO NO CORRIENTE ,00 B) ACTIVO CORRIENTE ,00 (170) Deudas con Ent cto a L/P ,00 (310) Materias primas ,00 C) PASIVO CORRIENTE ,00 (430) Clientes ,00 (401) Proveedores, Efectos com a pagar ,00 (431) Clientes, Efectos com a cobrar ,00 (475) Hacienda Pública acreedora ,00 (570) Caja, 4.000,00 (400) Proveedores ,00 (520) Deudas con Ent de Cto a c/p ,00 TOTAL ACTIVO (A+B) ,00 TOTALNETO Y PASIVO (A+B+C) ,00 10