Manual para la Administración de los Almacenes

Transcripción

1 Manual para la, 2004

2 Índice Pág. I. II. III. IV. V. Introducción Objetivos del Manual Base Legal..... Consideraciones preliminares... Políticas Generales IV.1 Ingreso de bienes a la CDI IV.2 Registro, guarda y distribución de bienes IV.3 Aprovechamiento de los inmuebles destinados como Almacenes... IV.4 Arrendamiento temporal de inmuebles... IV.5 Toma de inventarios... Indicadores Página 2 de 15

3 Introducción En la actualidad, el uso transparente y eficiente de los recursos en la Administración Pública Federal es una actividad de máxima prioridad. Además de favorecer un ambiente de control dentro de la gestión pública, se enmarca perfectamente en las disposiciones de Racionalidad y Austeridad presupuestaria del Programa de Ahorro Federal Vigente. La Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas, como entidad no sectorizada de la Administración Pública Federal, tiene como tareas principales las de promover el desarrollo integral y sustentable de los pueblos indígenas de México e impulsar la nueva relación Estado-pueblos indígenas-sociedad. Para cumplir con este cometido, una de las condiciones indispensables es precisamente la de eficientar el uso de los bienes y recursos disponibles, de manera particular los espacios destinados para el depósito, guarda y custodia de los bienes. El día 11 de noviembre de 2004, fueron publicados en el Diario Oficial de la Federación los Lineamientos Generales para la Administración de Almacenes de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, cuya finalidad fue establecer las disposiciones que deberán observar las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal para la optimización de la administración de los almacenes y la operación centralizada de éstos. De lo anterior se desprende la necesidad de buscar mecanismos que faciliten la administración eficaz de los almacenes de la CDI, que aseguren: 1) Que las diferentes Unidades Administrativas y Operativas cuenten con los insumos necesarios para su adecuada operación, 2) La utilización eficiente de los espacios físicos de almacenamiento disponibles y, 3) Dar cumplimiento a uno de los 4 objetivos del Sistema de Control Interno Proteger los activos de la organización. Es conveniente destacar que aunque no forman parte integrante de este Manual, el complemento necesario para la ejecución de las actividades propias del control de los almacenes son los procedimientos administrativos, ya que contienen entre otras secciones, las políticas específicas, la descripción de actividades, el diagrama de flujo y los anexos, que en su conjunto integran la documentación esencial para el debido cumplimiento a lo establecido en los Lineamientos de referencia. Página 3 de 15

4 I. Objetivos del Manual General Establecer los mecanismos de control para el mejor aprovechamiento de los espacios denominados Almacenes propios o arrendados de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas, que permitan eficientar el control, resguardo y distribución de los bienes muebles ingresados. Específicos Fortalecer el ambiente de control de los Almacenes de la Comisión. Contribuir a la optimizar el aprovechamiento de los recursos disponibles, tanto físicos como materiales, en la medida de lo posible. Página 4 de 15

5 II. Base legal Ley de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas, publicada en el D.O.F. el 21-V Ley General de Bienes Nacionales, publicada en el D.O.F. el 20-V Ley Federal de las Entidades Paraestatales, publicada en el D.O.F. el 14-V-1986 y reformada el 24-VII-1992, 24-XII-1996, 23-I-1998 y 4-I Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, publicada en el D.O.F. el 4-I Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, 20-VIII Decreto del Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal 2004, publicado en el D.O.F. el 31-XII Programa de ahorro del Ejercicio Fiscal correspondiente en apego a lo establecido en las disposiciones de Racionalidad y Austeridad presupuestaria. Acuerdo por el que se expide el Clasificador por Objeto de Gasto para la Administración Pública Federal, publicado en el D.O.F. el 13-X-2000, y reformado por última vez el 1-X Normas para la Administración y Baja de Bienes Muebles de las Dependencias de la Administración Pública Federal, actualización al mes de abril de 2004, Secretaría de la Función Pública. Manual para la Desincorporación Patrimonial y Baja de Bienes Muebles de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, actualización al 30 de mayo de 2003, Secretaría de la Función Pública. Estatuto Orgánico de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas, publicado en el D.O.F. el 23-IV Lineamientos Generales para la Administración de Almacenes de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, publicados en el D.O.F. el 11-XI Oficio-Circular No. SRMS.-003/2004 signada por la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales el 30 de marzo de Página 5 de 15

6 III. Consideraciones preliminares Antes de iniciar con el desarrollo de Manual que nos ocupa, es conveniente exponer las consideraciones que a nuestro juicio son fundamentales para facilitar el entendimiento de las circunstancias y alcance del mismo: Este Manual es preliminar, debido a que aún no se han publicado dos documentos esenciales, que son complemento de la nueva Ley General de Bienes Nacionales vigente: - Normas para la administración y Baja de Bienes Muebles de las Dependencias de la Administración Pública Federal. - Manual para la desincorporación patrimonial y baja de bienes muebles de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. Lo anterior para el caso en que se requiera proceder a desincorporar bienes muebles no útiles o los desechos de éstos, a fin de evitar su acumulamiento en los Almacenes de la CDI. La Dirección de cuenta con un sistema monousuario desarrollado en software básico limitado, que no permite opciones que en la actualidad son un estándar en materia de control de almacenes, tales como la operación en red multiusuario, previsualización en pantalla de reportes, existencias reales, rotación de inventarios y código de barras, entre otras. Como consecuencia del punto anterior, se encuentran en proceso de análisis los procedimientos administrativos relativos al control de los bienes muebles depositados en los Almacenes y se tiene contemplado que durante 2005 la CDI adquiera o desarrolle un software que cubra las necesidades actuales, tales como la operación en red multiusuario y toma de inventarios con base al código de barras. Se cuenta con un plan de sustitución gradual de los procedimientos que son complemento del presente manual, para alinearlos a las políticas generales que en el apartado siguiente se establecen. Página 6 de 15

7 Los indicadores que se presentan no cuentan con base histórica, es decir se encuentran en la etapa de implantación, conforme se inicie la operación de los mismos, se podrá contar con información que sirva de base para redefinirlos o reorientarlos. Página 7 de 15

8 IV. Políticas Generales Las normas del presente Manual, serán de observancia obligatoria para los servidores públicos que laboren en la Comisión y regulan lo relativo al control de los Almacenes, ya sea propios o arrendados. Serán sujetos de registro, todos los bienes muebles y los actos relacionados con su administración. El Director de Recursos Materiales y Servicios, dependiente de la Coordinación General de Administración y Finanzas, o las personas que expresamente estén autorizadas, serán las responsables de verificar y supervisar que todos los bienes muebles que ingresen al Almacén del Nivel Central (General o Proveeduría), sean resguardados de manera eficiente. Esta misma función en el ámbito foráneo será responsabilidad del Jefe del Departamento Administrativo de la Delegación Estatal y de los Jefes Administrativos en los CCDI s. Para el adecuado cumplimiento del presente Manual, se hace necesario definir la figura de Responsable del Almacén, quien será el servidor público designado por el Titular de la unidad administrativa central o foránea, encargado del control de los bienes depositados en el Almacén de Nivel Central o Foráneo (Delegación / CCDI), según sea el caso. En las Delegaciones y CCDI s, en caso de no existir este nombramiento o persona específica para tal fin, esta función recaerá en el Administrador de la Unidad foránea de que se trate. Si como resultado del diagnóstico de la ocupación de espacios destinados al Almacenamiento de bienes, fuese necesario ejecutar un plan emergente para la desincorporación patrimonial y baja de bienes muebles, el Director de Recursos Materiales y Servicios Generales, a través del Responsable de Bajas, asesorará y coordinará las acciones tanto a Nivel Central (General y Proveeduría) como a nivel foráneo (Delegación/CCDI). Página 8 de 15

9 IV.1 Ingreso de bienes a la CDI IV.1.1 Por ningún motivo el Responsable del Almacén podrá recibir bienes que no coincidan con el pedido o factura. IV.1.2 El Responsable del Almacén será en encargado de verificar que la totalidad de los bienes Instrumentales y de consumo adquiridos y que ingresen al Almacén, estén en buenas condiciones y solo en casos donde el volumen de los bienes no lo permita, verificará su estado mediante muestreo. En el caso de donaciones y depósitos de terceros, IV.1.3 Cuando se reciban bienes muebles solicitados por las áreas técnicas de la CDI, cuyas especificaciones no sean conceptos comunes tales como papelería, material de oficina o de limpieza, el Responsable del Almacén deberá requerir invariablemente la presencia del personal adscrito a las mismas, con la finalidad de que verifique que los bienes cumplen cabalmente con las características solicitadas en el pedido o factura. Los bienes cuyas especificaciones deberán ser avalados por el área técnica son: Bienes informáticos (computadoras, impresoras y demás dispositivos periféricos) Bienes que corresponden a la operación de las Radiodifusoras Culturales Indigenistas Bienes relacionados con la producción editorial o de imprenta Esta acción dará certeza al ingreso de bienes que efectivamente requiera la CDI, sin correr el riesgo de registrar y almacenar bienes que no cumplen con las especificaciones de las áreas solicitantes. Página 9 de 15

10 IV.2 Registro, guarda y distribución de bienes IV.2.1 Los bienes que sean ingresados al Almacén, invariablemente deberán ser registrados mediante el formato denominado Nota de Entrada, y dados de alta en el sistema instalado para el control de existencias, conforme los siguientes criterios: - Los bienes propios, a valor de adquisición; - Los bienes de terceros, con valor de un peso; - Los bienes donados, para integrar al patrimonio de la CDI, con el valor que aparece en el Acta de Donación respectiva, o en su defecto con valor de un peso, - Los bienes donados, para entrega a las comunidades y pueblos indígenas, con valor de un peso, y - Los libros y publicaciones en general, a valor de adquisición En caso de no conocer el valor de adquisición de un bien mueble, el mismo podrá ser determinado para fines administrativos de inventario por el Director de, considerando el valor de otros bienes con características similares, o en su defecto el que se obtenga a través de otros mecanismos que se juzgue pertinentes. IV.2.2 En caso de los bienes de tipo instrumental, el alta se hará de conformidad a Lo que establezca el Manual para el Control de Bienes Muebles de la CDI. IV.2.3 El Responsable del Almacén implementará medidas para conservar los bienes bajo su custodia en las mejores condiciones físicas posibles. IV.2.4. El Responsable del Almacén invariablemente elaborará el formato denominado Orden de Cargo, por toda salida de bienes muebles depositados en el Almacén. Asimismo, las áreas solicitantes de los bienes muebles, serán corresponsables en su distribución, con la finalidad de fomentar esquemas de eficiencia en el almacenaje y aprovechamiento de los recursos disponibles. Página 10 de 15

11 IV.3 Aprovechamiento de los inmuebles destinados como Almacenes IV.3.1 El Coordinador General de Administración y Finanzas, a través de la Dirección de, deberá realizar un diagnóstico de los inmuebles destinados al almacenamiento, determinando como resultado del mismo el cierre de aquellos que no se consideren necesarios. IV.3.2 La Dirección de deberá instrumentar medidas que impidan la creación de bodegas o el almacenamiento de bienes muebles en lugares diferentes a los Almacenes General y Proveeduría. IV.3.3 Los Responsables de los Almacenes General y Proveeduría deberán informar por escrito al Director de, la relación pormenorizada de los bienes muebles inútiles o deshechos de éstos que se encuentren depositados en esos espacios por una antigüedad mayor de tres meses, a efecto de que se ejecute un plan emergente de desincorporación patrimonial y baja de bienes muebles en la CDI. En el caso de los Almacenes ubicados en las Delegaciones y CCDI s, el escrito de referencia se dirigirá al Delegado Estatal con copia al Jefe del Departamento Administrativo. La relación pormenorizada de bienes muebles inútiles o deshechos de éstos contendrá los siguientes datos mínimos: número consecutivo, descripción, fecha de ingreso, nota de entrada, cantidad y estado del bien. Dicho reporte constará de fecha de emisión, y deberá integrarse un expediente de control de los mismos. Página 11 de 15

12 IV.4 Arrendamiento temporal de inmuebles IV.4.1 Salvo casos debidamente justificados y autorizados por la Directora General de la CDI, queda prohibido el arrendamiento de inmuebles para el almacenamiento de bienes muebles útiles y no útiles, así como los deshechos de éstos. IV.4.2 En los casos en que la CDI requiera contar con almacenes o bodegas temporales, su control deberá ser incorporado al sistema que para tal efecto se tenga instalado en el Almacén para el adecuado control de las existencias. Cuando estos almacenes o bodegas temporales sean cerrados deberán formularse las actas de entrega-recepción correspondientes, comprendiendo tanto los bienes muebles aún en existencia como toda la documentación que se generó durante la existencia del Almacén o bodega transitoria. Página 12 de 15

13 IV.5 Toma de inventarios IV.5.1 La toma física de los inventarios será cuando menos una vez al año y por muestreo físico cada tres meses. IV.5.2 El Responsable del Almacén, en coordinación con el(las) área(s) solicitante(s) de los bienes de consumo o instrumentales, deberán implementar controles que permitan determinar los bienes de lento y nulo movimiento, con el objeto de simplificar los problemas de almacenamiento y en lo posible reducir los riesgos del inventario, tales como mermas, obsolescencia y pérdida de bienes muebles. Página 13 de 15

14 V.5 Indicadores Debido a las características propias de la operación de los Almacenes en la CDI, donde las existencias están en razón directa de la operación de los programas y proyectos de la Institución, y cuyo comportamiento no es consistente durante los meses del año calendario, se establecerán los indicadores siguientes: Indicador No. 1: Confiabilidad de los inventarios de bienes de consumo Frecuencia de cálculo: Semestral Forma de cálculo: Número de Toma de Inventarios realizados Número de Toma de Inventarios físicos programados X 100 Información requerida: Variables: Actas de conclusión de la toma de inventarios físicos globales Fuentes: Inventario de bienes de consumo semestral (Juniodiciembre) Responsable: Almacenista Página 14 de 15

15 Indicador No. 2: Compras directas a través de fondos revolventes Frecuencia de cálculo: Mensual Forma de cálculo: Monto mensual de compras directas Monto asignado al fondo revolvente X 100 Información requerida: Variables: Montos de las compras directas de bienes de consumo o instrumentales Fuente: Registros de control de los Fondos Fijos asignados Responsable: En el Nivel Central, Responsables de los Fondos Fijos asignados A nivel Foráneo, Administrador de la Delegación/CCDI Página 15 de 15