BASC. Perfil del Conferencista EL MANEJO DE PROVEEDORES CONFIABLES. UN ASUNTO DE COMPETITIVIDAD TENDENCIAS GLOBALES EN LA RELACIÓN EMPRESA PROVEEDORES

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1 EL MANEJO DE PROVEEDORES CONFIABLES. UN ASUNTO DE COMPETITIVIDAD BASC CAPITULO COLOMBIA Perfil del Conferencista LILIANA MONTERO Magíster en Administración de Empresas (MBA) de la Universidad Externado de Colombia. Especialista en Pensamiento Estratégico y Prospectiva de la Universidad Externado de Colombia, Especialista en Mercadeo con estudios en negociación profesional. Psicóloga de la Universidad Santo Tomas con estudios de profundización en psicología clínica, Poligrafísta certificada. Docente Universitaria en diferentes asignaturas de pos grado de las Universidades Rosario Central y América, directora de la firma POLYGRAPH TECHNOLOGY dedicada a la investigación del engañó y la mentira por medio de la prueba del polígrafo y a la selección de Capital Humano con énfasis en la seguridad y protección de la empresa. Además ha laborado como miembro del grupo de Consultores del Centro de Investigación y Desarrollo Empresarial de la Universidad del Rosario, (CIDEM) en el programa EXPOPYME de PROEXPORT, programa dedicado al manejo del diagnóstico, investigación, plan de mejoramiento y formulación del Plan Exportador además de la coordinación de proyectos de internacionalización para medianas empresas con potencial exportador TENDENCIAS GLOBALES EN LA RELACIÓN EMPRESA PROVEEDORES Reducción en el número de proveedores Cambios drásticos en la duración de los contratos Cambios en la definición del tema calidad. Necesidades del cliente Calidad como compromiso conjunto 1

2 PREMISAS BÁSICAS EN LA RELACIÓN CLIENTE PROVEEDOR 1. Ambos son responsables en la cooperación comprensión y consecución entre los respectivos sistemas de calidad 2.Tanto cliente como proveedor deben ser independientes y respetuosos de la individualidad reciproca 3. El cliente está en la obligación de proporcionar información en extremo clara al proveedor acerca de sus especificaciones requerimientos y estándares mínimos. PREMISAS BÁSICAS EN LA RELACIÓN CLIENTE PROVEEDOR 4. El proveedor tiene la obligación de entregar la calidad que satisfaga al cliente previo los acuerdos. 5. Es primordial al inicio de la relación comercial firmar un contrato con las condiciones de entrega, plazos, calidad, forma de pago etc. 6.El sistema de evaluación de servicios es ineludible y debe ser acordado entre las partes de conformidad. PREMISAS BÁSICAS EN LA RELACIÓN CLIENTE PROVEEDOR 7. Cliente y proveedor deben incluir en su contrato de manera formal acuerdos y procedimientos que orienten a las partes sobre la forma de llegar a acuerdos en caso de conflicto o inconformidades de tal manera que se preserve la relación. 8. Las partes acordaran procedimientos para mejorar sus respectivos sistemas de calidad 2

3 PREMISAS BÁSICAS EN LA RELACIÓN CLIENTE PROVEEDOR 9.Cliente y proveedor deben siempre controlar sus actividades tales como pedidos, planeación de la producción y de los inventarios de manera que sus relaciones se mantengan sobre la base de relaciones amistosas y satisfactorias 10.Las partes cliente proveedor velaran siempre por defender los intereses del consumidor. NORMAS DE SEGURIDAD EL SELECCIÓN DE PROVEEDORES Y CLIENTES 1.Estandarizar un proceso para la selección de clientes y proveedores 2. Disponer de la información necesaria acerca de la legalidad de las actividades tanto de clientes como de proveedores 3.Practicar visita a las instalaciones de los proveedores y dejar constancia de las mismas 4.Verificar los antecedentes y referencias comerciales y bancarias 5. Los acuerdos y estándares de seguridad deberán estar pactados por escrito entre las partes. PUNTAJE CRÍTICO El abastecimiento es clave en la cadena de valor Alta incidencia en el tema de costos Si representa un hito en el proyecto Si la relación de largo plazo es estratégica 3

4 ESTRATEGIA La eficacia del aprovisionamiento contribuye a la rentabilidad de las empresas. ENTORNO DEL MERCADO MACRO Recesión Inflación Desempleo Disponibilidad de crédito y interno y externo Influencia de las monedas duras Tratados Comerciales MICRO Políticas Corporativas Procedimientos Internos AUTO ABASTECIMIENTO VRS OUTSOURSING Falta calidad en proveedores Falta confiabilidad de proveedores Necesidad de garantía en la provisión Mantener actividad en Planta Secretos diseño o proceso Especialización Patentes Flexibilidad Control Pequeñas cantidades Capacidad 4

5 Conocer al Proveedor Áreas Críticas Antecedentes Posición Competitiva Posición de Liderazgo Alta Dirección Orientación al cliente o al producto Capacidad respuesta: global y particular Compromiso con la Calidad Situación Financiera Manejo RRHH Relaciones Cliente Proveedor Calificación del Proveedor Información Financiera Información Operativa Información Gerencial Información de Desempeño Información Financiera FUENTES Balances Estados Contables Bolsa Informes: financieros, solvencia Prensa ASPECTOS A EVALUAR Situación financiera Estabilidad de la operación Expectativas futuras Fortalezas y Debilidades Oportunidades y amenazas Exitos y fracasos más importantes 5

6 Información Operativa FUENTES Visitas a Planta Inspecciones Entrevistas con: Alta Dirección Gerencias Supervisión Operativos ASPECTOS A EVALUAR Nivel Actividad Capacidad Operativa Clima de Trabajo Condiciones de operación Gestión de Calidad Actualización tecnológica Esfuerzo Innovativo Información Gerencial FUENTES Información Visitas a Planta Entrevistas con: Alta Dirección Gerencias Supervisión Operativos ASPECTOS A EVALUAR Valores Liderazgo Capacidad conducción Competencias Antecedentes Laborales Educación Experiencia Información de Desempeño FUENTES Visitas a Planta Inspecciones Entrevistas Charlas entre áreas similares Información de sus proveedores Información de sus clientes ASPECTOS A EVALUAR Marcha del negocio Confiabilidad Actitud de Servicio Relaciones de lealtad interna y externa Estabilidad en los resultados Logros más importantes 6

7 Evaluación de Proveedores Características de un buen sistema Orientado al cliente que evalúa Confiable Que cubra todos los aspectos de desempeño Claro para el evaluador y el evaluado Que brinde resultados representativos Que posibilite la oportunidad de mejorar el desempeño del proveedor Fácil de procesar Costo razonable Alianzas con Proveedores Compromiso Compatibilidad Flexibilidad Complementariedad Credibilidad Voluntad de agregar valor durante toda la relación Realista Mutuo conocimiento Riesgos compartidos Apertura en la comunicación Manejo equilibrado de situaciones no previstas Relación Cliente Proveedor Importancia del proveedor en la consecución de los objetivos de la organización. Relaciones de mutuo beneficio. Conducta de permanente confianza y honestidad. 7

8 Adquisición de productos o servicios Contratación Plazos de los contratos Planificación tecnológica de la interacción con los proveedores Actividades de cooperación Selección de proveedores UN BUEN PROVEEDOR Provee productos o servicios con la calidad requerida Entrega a tiempo Entregas completas Buen precio Buen servicio pos venta Seleccionar un Proveedor Confiable Comprobar la reputación en el mercado Verificar la experiencia de otros clientes Realizar visitas a los candidatos a proveedores para comprobar la información Búsqueda de información con diferentes fuentes como: -Publicaciones científicas catálogos Internet etc Corroborar capacidad instalada 8

9 Cuantos Proveedores Consideraciones Varios podría significar aseguramiento del suministro, mejor precio, mayor músculo de negociación. Economías de escala A mayor número de proveedores mayor problemas de gestión. Criterios Financieros Solidez económica capacidad de inversión Sistemas de plazos y descuentos Pólizas de cumplimiento Liquidez Alcance de responsabilidad financiera Criterios Técnicos Sistema de producción y distribución Sistema de calidad certificación Capacidad de planta Control de procesos Documentación de los procesos Garantía de calidad métodos de inspección y ensayo Servicio técnico Especificaciones de productos y servicios Velocidad de respuesta. 9

10 INDICADORES DE DESEMPEÑO PARA CADA PROVEEDOR Porcentajes de lotes rechazados Porcentajes de unidades defectuosas Costos por calidad deficiente Tiempo promedio para resolver un problema Porcentaje de pedidos incompletos Porcentaje de compras al precio mas bajo Calidad del servicio de entrega de productos (tiempo calidad forma) Numero de visitas o asistencia en terreno para resolver reclamos 10