Asociación de Municipios de Honduras (AMHON) Gerencia de Descentralización y Desarrollo Municipal TÉRMINOS DE REFERENCIA

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1 Asociación de Municipios de Honduras (AMHON) Gerencia de Descentralización y Desarrollo Municipal TÉRMINOS DE REFERENCIA Asistencia Técnica para Instalación e Implementación del Sistema de Administración Financiero y Tributario SAFT en 6 Municipios de la Mancomunidad de MANCURISJ y los municipios de San Pedro Zacapa y Ceguaca de la CODEMUSSBA La Asociación de Municipios de Honduras (AMHON), a través del Proyecto Fortalecimiento de la Estrategia de Gestión Descentralizada de los Municipios y Mancomunidades con Enfoque de Género, informa del proceso de selección para la contratación de los servicios profesionales de un Técnico /a para desarrollar procesos de: Instalación e implementación de programa informático Sistema Administrativo Financiero y Tributario (SAFT), capacitación técnica del personal en el uso y manejo de los módulos que conforman el sistema y la actualización de la base de datos de 6 municipios que conforman las mancomunidades de MANCURISJ y dos municipio de la mancomunidad de CODEMUSSBA (San Pedro de Zacapa y Ceguaca). El Proyecto es ejecutado por la AMHON con el apoyo financiero de la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID). I. ANTECEDENTES / JUSTIFICACIÓN La Asociación de Municipios de Honduras (AMHON), como instancia gremial que agrupa a las doscientos noventa y ocho (298) municipalidades del país, tiene entre sus principales objetivos, el facilitar los procesos de interlocución e incidencia política con los actores sociales e instituciones del sector público y cooperación internacional, a fin de contribuir a la descentralización del estado, el fortalecimiento de los gobiernos locales y el desarrollo de los municipios. Por su parte la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID), ha colaborado con diferentes beneficiarios, entre ellos la AMHON, para impulsar procesos de fortalecimiento del régimen municipal y la descentralización, por medio de actores de intervención local, como las municipalidades y mancomunidades, desarrollando metodologías e instrumentos en busca de preparar las condiciones para fortalecer el proceso de descentralización hacia los gobiernos locales. Con base en lo anterior, AMHON ha recibido una subvención de parte de la AECID, para la ejecución del Proyecto: Fortalecimiento de la Estrategia de Gestión Descentralizada de los Municipios y Mancomunidades con Enfoque de Género, expediente n 2014/SPE/ Con el cual, se potenciarán las capacidades institucionales, locales por medio de instrumentos técnicos tendientes a generar las condiciones para el ordenamiento del territorio, el desarrollo económico local y la descentralización, a su vez, se sumará al logro de los objetivos enmarcados en el Plan de Nación y el Marco de Asociación de País (MAP) , entre los gobiernos de Honduras y España. 1/9

2 De esta forma, AMHON y la AECID aspiran a continuar contribuyendo a fortalecer las capacidades de los gobiernos locales para la formulación y ejecución de políticas y programas orientados a disminuir la pobreza. En el marco de tales actuaciones, el Proyecto a través del Componente de Desarrollo Local, incluye la modernización de la administración financiera municipal para la implementación, actualización y la capacitación en sistemas financieros de los municipios del área de influencia de la mancomunidad de MANCURISJ y dos municipios de la mancomunidad de CODEMUSSBA. Al respecto, el Programa contratará los servicios de Asistencia Técnica, dirigida a la instalación e implementación de un programa informático: Sistema Administrativo Financiero y Tributario (SAFT), capacitación técnica del personal en el uso y manejo de los módulos que conforman el sistema y la actualización en el sistema de la base de datos de contribuyentes naturales y jurídicos y servicios públicos que tienen registrados cada municipio, a fin de contribuir a fortalecer a las municipalidades en su gestión, de tal manera que el proceso de la administración financiera sea mucho más ágil, eficiente y transparente. Actualmente en los municipios que conforman la MANCURISJ, existen municipalidades con su sistema financiero desactualizado al igual que su base de datos de contribuyentes incompletas y desordenadas, lo que genera una serie de problemas como ser la baja recaudación tributaria, una mora tributaria irreal y un desorden en la información administrativa financiera, por lo que en conclusión se necesita de un apoyo técnico especializado que les permita mejorar esta debilidad y por otra parte los municipios de San Pedro de Zacapa y Ceguaca no cuentan con un sistema financiero automatizado desarrollando sus procesos de información en hojas Excel lo que afecta el buen desarrollo de los procesos administrativos financieros. II. OBJETIVOS: 2.1 Objetivo General: Fortalecer la capacidad técnica y operativa del personal responsable de la Administración Financiera Tributaria Municipal de 6 municipios y de la Unidad Financiera Mancomunada (UFIM) de la mancomunidad de MANCURISJ y las municipalidades de San Pedro Zacapa y Ceguaca de la mancomunidad de CODEMUSSBA, mediante la instalación e implementación de un programa informático para simplificar los procesos administrativos y financieros incorporando procesos de capacitación para el uso y funcionamiento adecuado de los módulos que conforman el sistema SAFT. 2.2 Objetivos Específicos: 2/9

3 En coordinación estrecha con autoridades municipales beneficiarias y el personal de UFIM/UTI de las mancomunidades se realizará: Un diagnóstico previo que se requiere para facilitar el proceso de implementación y/o actualización de un sistema informático en 6 municipios de la mancomunidad de MANCURISJ y en dos municipios de la mancomunidad de CODEMUSSBA Instalación de la última versión de un programa informático (versión del SAFT) en 6 municipios de la mancomunidad de MANCURISJ en donde solo está funcionando el módulo de Administracion Tributaria y la implementación completa del SAFT en las municipalidades de San Pedro Zacapa y Ceguaca de la mancomunidad de CODEMUSSBA Desarrollar procesos de capacitación sobre manejo de la herramienta informática SAFT, dirigido a técnicos responsables de la Administración Financiera Municipal y la Unidad Financiera Mancomunada (UFIM) y de los municipios Actualizar en el sistema informático, la base de datos de contribuyentes de los municipios que conforman la MANCURISJ y las municipalidades de San Pedro Zacapa y Ceguaca, beneficiarios del programa informático SAFT Actualizar información financiera municipal y otra de carácter administrativo de las mancomunidades y municipios beneficiarios al Apoyar a las municipalidades en el proceso de la rendición de cuentas Capacitar a un técnico municipal como administrador del SAFT (actualizaciones, respaldo, instalaciones y manejo del módulo de seguridad). III. PRODUCTOS: 3.1 Realizado un diagnóstico para identificar las características técnicas del equipo informático que soporten la implementación de un programa informático en 6 municipios de la mancomunidad de MACURISJ y las municipalidades de San Pedro Zacapa y Ceguaca de la CODEMUSSBA. 3.2 Actualizado el sistema informático (SAFT) última versión en 6 municipios de la mancomunidad de MANCURISJ y las municipalidades de San Pedro Zacapa y Ceguaca (Módulos de Control Tributario, Presupuesto, Catastro, Tesorería, Contabilidad, Servicios Públicos, Gerencia y Seguridad), refrendado por certificación de las mancomunidades. 3.3 Instalado e implementado sistema informático SAFT y capacitado el personal técnico responsable del área financiera municipal en el uso y manejo de los módulos correspondientes que conforman el sistema informático. 3.4 Sistema instalado bajo garantía de sostenibilidad capacitando el personal técnico del área financiera UFIM/UTI de la mancomunidad de MANCURISJ y CODEMUSSBA, para realizar acompañamiento y seguimiento al funcionamiento del sistema SAFT en todos sus módulos con los responsables en cada municipio con base en un Plan de Seguimiento. 3/9

4 3.5 Conformación de un Comité de Seguimiento Intermunicipal funcionando a nivel mancomunado para garantizar la sostenibilidad del programa informático en todos los municipios beneficiarios. 3.6 Actualizada la Base de datos de contribuyentes naturales y jurídicos en el sistema informático de 6 municipios que forman parte de la mancomunidad de MANCURISJ en lo referente a Bienes Inmuebles, Servicios Públicos, Impuesto personal e Industria, Comercio y Servicios e igual en los municipios de San Pedro Zacapa y Ceguaca. 3.7 Informes y reportes administrativos y financieros generados por el sistema informático SAFT, colectada al 2015 en los municipios de la mancomunidad de MANCURISJ. IV. PRINCIPALES ACTIVIDADES A REALIZAR, en coordinación con responsable del Proyecto PFGD/AMHON y Técnicos de la AMHON, técnicos de Campo del PFGD, Responsable financiero de la UFIM/UTI y autoridades y técnicos municipales beneficiarios: 4.1 Clarificación y discusión de TdR. 4.2 Formular y acordar un cronograma de trabajo general que permita el seguimiento y la coordinación de actividades por municipio, según los productos finales acordados, la asistencia técnica será permanente en los municipios y mancomunidades durante el tiempo estipulado para la asistencia técnica. 4.3 Coordinar con personal de AMHON responsable para la obtención de la versión actualizada del programa informático a implementar (SAFT). 4.4 Realizar proceso de socialización a nivel de autoridades municipales acerca de los beneficios y requerimientos del Sistema Informático para su sensibilización, apropiamiento y propiciar el seguimiento y compromiso de aportes a este nivel (tiempo del personal responsable, materiales de oficina, equipo, instalaciones, redefinición de funciones, otros). 4.5 Revisar y facilitar la implementación y/o actualización del sistema en todos los módulos que se requieran en municipios de la mancomunidad de MANCURISJ y dos municipios de CODEMUSSBA, aprovechando las economías de escala, durante el tiempo que dure la consultoría, mediante el establecimiento y concertación de metas y compromisos con el personal directamente responsable y con la respectiva comunicación a la autoridad municipal. 4.6 Previo a cualquier acción, realizar diagnóstico de la situación actual para el funcionamiento del sistema en cada uno de los municipios. Aprovechar para colectar información financiera municipal generada por el sistema (hasta el 2015) y otra de carácter administrativo. 4.7 Capacitar al personal técnico y operativo responsable en cada una de las áreas de la administración financiera de los municipios, así como el técnico de la UFIM, en la utilización del sistema SAFT en su última versión en 4/9

5 todos sus módulos, incluido el de Gerencia y Seguridad, estableciendo y concertando compromisos sobre metas y avances con base a cronograma, tanto con personal municipal bajo el conocimiento del alcalde (sa), como a nivel de la UTI. 4.8 Complementar proceso de implementación en los municipios con reforzamiento básico en los procedimientos financiero-tributarios, cuando así sea requerido para el adecuado funcionamiento del SAFT. 4.9 Actualización de la base de datos de contribuyentes en los municipios que integran la mancomunidad de MANCURISJ y las municipalidades de San Pedro Zacapa y Ceguaca en lo referente a Bienes Inmuebles, Impuesto personal, Servicios Públicos, Industria, Comercio y Servicios, según la información existente en cada municipio Conformar un Comité de Seguimiento Intermunicipal para la sostenibilidad de la herramienta informática en los municipios beneficiarios de la mancomunidad de MANCURISJ y CODEMUSSBA Entregar en forma escrita las instrucciones de reforzamiento y/o implementación del Sistema según cada área (incluida la de seguridad) que correspondan a los responsables de cada proceso modular y a técnico de UFIM/UTI, incluido el CD de aplicación, con la respectiva evidencia del caso Presentar en forma escrita, las recomendaciones acerca de necesidades de equipo para el adecuado funcionamiento del Sistema Asesorar a las autoridades municipales y supervisar con relación al proceso de instalación de la red para que contraten el servicio más adecuado y eficiente, durante el proceso de instalación e implementación del SAFT Desarrollar un instrumento de evaluación del personal municipal responsable de cada proceso que ha sido capacitado e integrar el resumen respectivo a los informes de avance y final, realizando previamente la comunicación correspondiente a la autoridad municipal Elaborar y presentar informes de avance y/o resultados con el respectivo aval de los responsables técnicos a nivel de cada mancomunidad, según lo establecido sobre Monto y Forma de Pago. V. ENFOQUE METODOLÓGICO El desarrollo de la Asistencia Técnica se prevé bajo un enfoque altamente participativo que deberá fundamentarse bajo los siguientes términos: Proceso es vía la gestión mancomunada para aprovechar las economías de escala, principalmente en proceso de capacitación y de transferencia de conocimientos y habilidades al personal municipal responsable, lo que también significa un involucramiento directo e integración con responsabilidades específicas, del personal a cargo a nivel de las UFIM/UTI, particularmente para fines de asistencia futura a los municipios bajo un mecanismo de seguimiento intermunicipal (Comités de Seguimiento). 5/9

6 Es fundamental socializar el proceso a seguir con las autoridades municipales a fin de que asuman el compromiso de apoyo a la implementación y seguimiento al funcionamiento del sistema, según lo que corresponda en cada caso. La transferencia de conocimientos y habilidades deberá basarse en la modalidad de Aprender Haciendo, combinando en todo momento la teoría y la práctica, con la depuración y transcripción de la información propia de cada municipalidad y verificando con la impresión de los respectivos reportes de prueba y finales. En cada caso particular, según la situación de la mancomunidad, el/la consultor/a deberá concertar un cronograma de trabajo que deberá ser agendado por cada uno de los responsables de la UTI, con asignación clara de tareas y el respectivo seguimiento a fin de evitar demoras en el proceso de implementación o reforzamiento. Para complementar la implementación del sistema, es necesario realizar visitas de supervisión y monitoreo, de al menos dos días, tres veces al mes en nuevos municipios y presentar copia de la respectiva bitácora municipal como parte de los informes de avance y final. Se realizara una selección de técnicos a nivel municipal, de los cuales se escogerá uno por municipio con los mayores conocimientos técnicos sobre SAFT, con ellos se conformara un Comité de Seguimiento Intermunicipal para la sostenibilidad y funcionamiento del sistema. Informar al PFGD para que se realice la comunicación en aquellos temas y acciones importantes con las autoridades municipales, para que se tomen las decisiones necesarias en el proceso de fortalecimiento del SAFT, en términos de cambios de personal, equipos, adecuación de oficinas y otros relacionados. Identificar y reportar otras áreas complementarias que estén débiles en el funcionamiento de la administración municipal y que no puedan ser soportadas por la consultoría. VI. VII. PERFIL DEL CONSULTOR Y EXPERIENCIA Técnico municipal con experiencia comprobada de al menos cinco (5) años en procesos de implementación del Sistemas Administrativos Financieros y Tributarios (SAFT). Experiencia comprobada en el uso de la herramienta informática RENDICION GL y la elaboración de informes sobre Rendición de Cuentas Municipal. Conocimiento básico de la lógica de los procesos de la administración financiera tributaria municipal y mancomunada. Habilidad para el manejo y análisis de sistemas de información financiera (informes y reportes) y con amplia experiencia en la redacción de informes. Capacidad de comunicación, coordinación y transferencia de conocimientos en el subsistema de educación no formal (combinación con la práctica). DURACIÓN Y LOCALIZACIÓN DE LA CONSULTORÍA 6/9

7 La duración de la consultoría es de tres (3) meses. El/la consultor/a realizará la consultoría en los municipios de la mancomunidad de MAMJURISC con sede en el departamento de Intibucá y en las municipalidades de San Pedro Zacapa y Ceguaca de la mancomunidad CODEMUSSBA, con su propio equipo y logística con interacciones en la oficina sede del PFGD/AMHON y la Unidad de Desarrollo Municipal, particularmente con el Coordinador del Proyecto y el Jefe de la Unidad en coordinación y comunicación local autoridades municipales y personal de la UTI/UFIM (Coordinador y técnico de la UFIM) de la MAMJURISC y CODEMUSSBA. VIII. MONTO Y FORMA DE PAGO El PFGD/AMHON realizará pagos según la presentación de productos en los informes de avance y final, para cuyo trámite administrativo, la mancomunidad deberá certificar los avances derivados de la presente consultoría, en tres pagos distribuidos de la siguiente forma: Pago y Monto Primer pago, de un 30% sobre el total, Lps. Segundo pago, de un 35% sobre el total, Lps. Tercer pago de un 35% sobre el total, Lps. Nivel de Avances/Resultados Con la firma del contrato y contra la presentación y aceptación del Cronograma de Trabajo general y un preliminar por Mancomunidad a ser validado con la mancomunidad en el proceso de socialización y toma de acuerdos específicos. Con la presentación de Informe de avance (copia física y en digital) que dé cuenta de los avances así: Realizado un diagnóstico para identificar las características técnicas del equipo informático que soporten la implementación de un programa informático en 6 municipios de la mancomunidad de MANCURISJ y las municipalidades de San Pedro Zacapa y Ceguaca. Actualizada última versión del SAFT en 6 municipios de la mancomunidad de MANCURISJ e instalar e implementar la misma versión en los municipios de San Pedro Zacapa y Ceguaca (Módulos de Control Tributario, Presupuesto, Catastro, Tesorería, Contabilidad, Servicios Públicos, Gerencia y Seguridad), refrendado por certificación de la mancomunidad y técnicos de Campo del PFM. Implementado sistema informático y capacitado el personal técnico responsable del área financiera municipal en el uso y manejo de los módulos correspondientes que conforman el sistema informático SAFT. Con la presentación de Informe Final (copia física y en digital) que dé cuenta de los Productos alcanzados así: Sistema instalado bajo garantía de sostenibilidad capacitando el personal técnico del área financiera 7/9

8 UFIM/UTI de las mancomunidades de MANCURISJ y CODEMUSSBA, para realizar acompañamiento y seguimiento al funcionamiento del sistema SAFT en todos sus módulos con los responsables en cada municipio con base en un Plan de Seguimiento. Conformación de un Comité de Seguimiento Intermunicipal funcionando a nivel mancomunado para garantizar la sostenibilidad del programa informático en todos los municipios beneficiarios. Actualizada la Base de datos de contribuyentes naturales y jurídicos en el sistema informático de 6 municipios que forman parte de la mancomunidad de MAMJURISC en lo referente a Bienes Inmuebles, Servicios Públicos, Impuesto personal e Industria, Comercio y Servicios e igual en los municipios de San Pedro Zacapa y Ceguaca. Informes y reportes administrativos y financieros generados por la herramienta informática SAFT que den cuenta del funcionamiento del sistema informático. IX. DEDUCCIONES Corresponde a cada consultor la responsabilidad de declarar y efectuar el pago ante la Dirección Ejecutiva de Ingresos DEI, el Impuesto sobre Renta por honorarios profesionales, por lo que se deberá presentar a la AMHON la constancia de pagos a cuenta vigente durante la ejecución de la consultoría. X. GARANTIA DE CUMPLIMIENTO Para garantizar el cumplimiento del contrato EL CONTRATANTE hará retenciones del 10% de cada pago que se haga de los honorarios profesionales, el cual será devuelto a más tardar a los 30 días siguientes de recibido a satisfacción el informe final de la consultoría. Así mismo, en el caso de existir retraso en la presentación del informe final, se realizará una penalización de quinientos lempiras (L ) por cada día hábil de retraso imputable al consultor/a. XI. XII. PROCESO DE SELECCIÓN Se constituirá un Comité de Selección formado por personal de AMHON, que establecerá los criterios de selección y valorará las candidaturas. Las personas pre-seleccionadas serán convocadas para la realización de una entrevista personal en la sede la AMHON. La contratación se adjudicará a las que OBTENGAN LA CALIFICACION MAS ALTA. PRESENTACIÓN DE CANDIDATURAS 8/9

9 Las personas interesadas en presentar candidaturas al puesto ofertado deberán presentar la documentación requerida en las instalaciones de la Asociación de Municipios de Honduras - AMHON, según se indica en el numeral XIV. La documentación a presentar será la siguiente: La hoja de vida actualizada. Carta de presentación Copia de la tarjeta de identidad. Copia del RTN. Constancia original de pagos a cuenta a la DEI. Estar adscrito al procedimiento de facturación de la DEI. Documentación acreditativa de los méritos expresados en la hoja de vida. Presentar una constancia de trabajo que demuestre su capacidad en el manejo de los temas solicitados. Ofertas económica firmada aparte de los demás documentos. La oferta económica presentada será por un valor mensual, no por el valor total de la consultoría y deberá ser desglosada por los dos conceptos: honorarios profesionales y costos directos. Aquellas candidaturas que no presenten la documentación requeridas y/o que no sean presentadas dentro del plazo señalado, serán excluidas del proceso de selección. Los postulantes deberán llenar el siguiente formulario de currículum El siguiente formulario deberá llenarse por el/la Consultor/a principal y para cada uno de los profesionales que apoyará la consultoría. Este formato es de obligatorio cumplimiento, no se considerarán las propuestas que se presenten en formatos diferentes. GENERALIDADES Nombre completo Fecha de nacimiento Nacionalidad Número de identidad Dirección física y/o postal Teléfono / celular Correo electrónico ESTUDIOS UNIVERSITARIOS Y/O TÉCNICOS Carrera/curso Grado Institución Fecha (inicio-fin) especificar mes año 9/9

10 NOTA: Presentar documentos probatorios de los estudios universitarios y/o técnicos ESTUDIOS EN CURSO O INCONCLUSOS Carrera/curso Institución Fecha (Desdehasta) especificar mes año Experiencia Profesional del / los Consultores Se indica a los proponentes que se limiten a la descripción de trabajos/proyectos relacionados con esta asistencia técnica, no se valorará experiencias diferentes a lo solicitado, para cada trabajo/experiencia deberá diligenciarse un cuadro con la siguiente información: Empresa/institución contratante Nombre del proyecto Productos Elaborados Nombre de la persona que aprobó el producto final/ Cargo dentro de la Institución / Teléfono Período de ejecución (inicio fin - indicar mes y año) NOTA: Presentar documentos probatorios: cartas de referencia o copias de contratos. XIII. CONSIDERACIONES FINALES Los productos que se generen en el proyecto como ser informe, trabajo, estudio u obra producida tienen carácter privado y sobre ellos recae propiedad intelectual, en consecuencia los derechos de autor o de cualquier otra naturaleza, derivados del mismo, serán propiedad exclusiva de AMHON. La AMHON no será responsable de pérdidas, accidentes, daños o lesiones sufridas por el contratado, derivados del contrato o por cualquier otra razón, por lo que se recomienda que adquiera por su propia cuenta un seguro de accidentes. Se efectuarán los pagos establecidos, previa entrega y aceptación de los informes y productos esperados, aprobados por la Coordinación del Proyecto y la Gerencia de Descentralización de la AMHON. XIV. PLAZO PARA LA PRESENTACIÓN DE LA OFERTA: 10/9

11 La fecha máxima de recepción de las ofertas y la documentación solicitada es el 02 de diciembre, 2015, hasta las 03:00 pm en la oficina y dirección abajo indicada. Los (las) proponentes deberán presentar los documentos solicitados en un sobre completamente sellado y rotulado de la siguiente forma: Oferta: Consultoría para Instalación e Implementación de un Sistema Informático en 6 Municipios de la Mancomunidad de MANCURISJ y los municipio de San Pedro Zacapa y Ceguaca de la CODEMUSSBA. Proyecto Fortalecimiento de la estrategia de gestión descentralizada de los municipios y mancomunidades con enfoque de género AMHON/AECID. Atención: Advertencia: Director Ejecutivo de AMHON Asociación de Municipios de Honduras (AMHON) Colonia Matamoros, paseo La Campaña, Casa 721, Tegucigalpa M.D.C., Honduras, C.A. NO ABRIR HASTA LA REUNION DE EVALUACION DE LA COMISION 11/9