Esquema conceptual: Unidad IV

Transcripción

1 Unidad IV

2 Proceso Administrativo Esquema conceptual: Unidad IV Concepto Planeación formal e informal Importancia de la planeación Críticas a la planeación 1. Definición de planeación Concepto de objetivos Características de los objetivos Los proyectos y los planes 2. Establecimiento de objetivos organizacionales Misión Visión Comunicando la misión y visión Toma de decisiones Responsables de la toma de decisiones Modelo para la toma de decisiones Premisas del modelo Incertidumbre y riesgo Creatividad Análisis cuantitativo Procesos de identificación 7. Análisis FODA UNIDAD IV Planeación 6. Planeación estratégica Definición Responsables Proceso para la planeación estratégica Procedimientos Reglas 3. Misión y visión 4. Fundamentos y etapas de la planeación 5. Herramientas y técnicas de la planeación Gráficas de Gantt PERT Manuales

3 Unidad IV. Planeación Semana 6 Presentación Como recordarás, en la primera unidad analizamos lo que es el proceso administrativo, es decir las actividades básicas que realiza todo administrador al interior de una organización. En esta unidad iniciaremos la revisión de la primera función básica del proceso administrativo: la planeación. Cuando una persona u organización asume un proceso de planeación, significa que definen objetivos y realizan un esfuerzo coordinado para alcanzarlos. En esta unidad vamos a valorar la importancia de la planeación, su proceso y cómo sirve de base para una adecuada toma de decisiones. Se resaltará la importancia de planear a largo plazo y de instrumentar la administración por objetivos, con el fin de mejorar los resultados de las empresas. Objetivos específicos El alumno explicará el concepto de planeación, reconociendo y valorando su importancia dentro de una organización. El alumno definirá el concepto de objetivo y analizará su relación en el proceso de la planeación. El alumno analizará la importancia de definir la misión y la visión de una organización y sus implicaciones en el ambiente interno y externo de una organización. 79 Tema y subtemas IV Planeación IV.1 Definición de planeación IV.2 Establecimiento de objetivos organizacionales IV.3 Misión y visión IV.4 Fundamentos y etapas de la planeación

4 IV.1 Definición de planeación Proceso Administrativo Concepto de planeación La planeación es el proceso de prever el futuro y proponer estrategias para desarrollarse y crecer en el contexto futuro. En administración está relacionada con la definición de los objetivos de la organización y la determinación de las formas en que pueden alcanzarse. Un buen plan se establece en función de las siguientes preguntas: Dónde estamos? A dónde queremos ir? Qué debemos hacer para lograrlo? Planeación formal e informal La planeación puede ser formal e informal. Algunos ejemplos de planeación informal son las propuestas o ideas que tiene un directivo para mejorar o cambiar determinados procesos, sin determinar líneas de acción específicas. La planeación formal, por el contrario, sigue un procedimiento, se hace por escrito y sigue un programa específico de acción. La planeación abarca la definición de las metas, el establecimiento de estrategias para alcanzarlas y el desarrollo de una jerarquía amplia de los planes para integrar y coordinar las actividades. Se relaciona con los fines (qué debemos hacer) y también con los medios (cómo debo hacerlo). 80 Importancia de la planeación El por qué de la planeación La planeación se convierte en un elemento importante dentro de toda organización porque: Indica hacia dónde debemos dirigirnos. Reduce el impacto del cambio. Minimiza el desperdicio y la superfluidad. Establece estándares para facilitar el control. Permite desarrollar estrategias frente a la competencia. Permite integrar todas las decisiones de la organización. Ventajas de la planeación La planeación es una forma de disminuir la incertidumbre dentro de una organización, además indica a los empleados mirar siempre hacia delante y anticipar cambios. También clarifica las consecuencias de las acciones que el personal responsable podría tomar en respuesta al cambio. Es importante hacer notar los siguientes puntos: La planeación prevé cambios y orienta su destino. Traduce los objetivos en acciones. Qué cosas planeas en tu vida?

5 Unidad IV. Planeación Críticas a la planeación Varios autores han realizado críticas hacia la actividad de planeación, sustentándose en los siguientes argumentos: La planeación crea demasiada rigidez. No es posible planear cambios en un ambiente turbulento, quienes son suficientemente flexibles pueden convertir una turbulencia en una gran oportunidad; sin embargo, si nos encontramos atados de manos debido a los planes formales, cada cambio impredecible será visto como un problema. Los sistemas no pueden reemplazar la intuición ni la creatividad. Limitan el crecimiento. Argumentos en contra de la planeación Qué opinas al respecto? IV.2 Establecimiento de objetivos organizacionales 81 Los objetivos son los fines hacia donde debe dirigirse toda actividad, dan direccionalidad a los esfuerzos que realiza la organización en conjunto, así como cada uno de los departamentos que la componen. Para que los objetivos sean eficaces deben de tener las siguientes características: Deben de ser realistas y factibles, es decir que se puedan llevar a la práctica. Deben estar basados en recursos y limitaciones. Suponen un compromiso para cumplirlos. Son flexibles y pueden adaptarse a las condiciones cambiantes del entorno. Sus logros y resultados pueden medirse y evaluarse. Deben especificar qué acción se va emprender. Especifican el tiempo de las acciones (tiempo limitado). Deben especificar el costo. Son tangibles. Deben estar de acuerdo con las políticas, procedimientos y planes de la organización. Concepto de objetivo Características de los objetivos Cómo estableces tus objetivos?

6 Proceso Administrativo La redacción de los objetivos Un objetivo debe presentarse por escrito y definir con claridad: Qué se va hacer. Quién lo va hacer. Cuándo se va hacer (temporalidad). Dónde (especificar si es para toda la organización o sólo para parte de ella). Cuánto se quiere lograr. Los proyectos y los planes 82 Definición de proyecto Definición de plan Tipos de planes Una vez que se han definido los objetivos de trabajo, se establecen una serie de actividades encaminadas a alcanzar las metas. Para ello, las organizaciones elaboran lo que conocemos como planes o proyectos. Un proyecto es una serie de actividades cuyo objetivo está delimitado por el tiempo; por ejemplo, la construcción de un edificio. Un plan es una serie de actividades que perduran en la organización, en donde no existe una fecha límite para concluirse o que provoque su caducidad; por ejemplo, un programa de capacitación. Existen diferentes tipos de planes que pueden generarse para diversos fines, a continuación mencionamos algunos: Planes estratégicos. Determinan los propósitos principales de una organización, generalmente se fundamentan en una visión a largo plazo. Implican considerar las oportunidades y los problemas en el ambiente, junto con sus fortalezas y limitaciones. Un plan estratégico es planear las necesidades de los recursos humanos para mantener la competitividad de la organización. Planes operativos o tácticos. Constituyen el apoyo necesario de los planes estratégicos porque atienden a su aplicación a corto plazo. Se orientan hacia actividades específicas, asignando recursos y definiendo estándares de actuación. Por ejemplo, un plan operativo es disminuir 10% la rotación de personal, poniendo en marcha programas de capacitación, implantación de un sistema de incentivos y otorgamiento de prestaciones. Planes a corto y largo plazo. En los planes a corto plazo las variables son controladas por la administración de la empresa, en tanto que en los de largo plazo todas las condiciones se plantean como posibilidades sujetas a variación. Un plan de un año o menos es a corto plazo, uno de más de un año es a largo plazo. Planes específicos o direccionales. Son específicos cuando no admiten ninguna interpretación, deben realizarse tal y como se definieron. Los planes direccionales, por el contrario, marcan lineamientos generales y pueden ser adaptados de acuerdo con las circunstancias y el criterio de quienes los llevan a cabo.

7 Unidad IV. Planeación IV.3 Misión y visión Una visión clara y emprendedora es un requisito previo para un liderazgo estratégico efectivo. Un administrador no puede funcionar de manera efectiva, ya sea como líder o como creador de una estrategia, sin un concepto de negocios orientado hacia el futuro; es decir, sin haberse planteado antes qué necesidades de sus clientes debe satisfacer, qué actividades de negocio debe buscar o qué tipo de posición de mercado a largo plazo debe generar. La misión y la visión no son sólo lemas atractivos, sino conceptos pensados cuidadosamente, de acuerdo con la dirección que debe tomar la empresa para tener éxito. Implica seleccionar los mercados en los que se participará, colocar a la empresa en una senda estratégica y comprometerse a seguir dicha ruta. La importancia de la misión y la visión Misión La misión pretende determinar qué se debe hacer para llegar al futuro. Es definir el rumbo y generar los compromisos necesarios para lograrlo. Aquí debemos de contestar la siguiente pregunta: Para qué existimos? Una misión expresa la propia identidad de una organización de manera que pueda diferenciarse de otras compañías. Una misión que sea estratégicamente reveladora incluye tres elementos: Las necesidades del cliente o lo que se quiere satisfacer. Los grupos de clientes o a quién se está tratando de satisfacer. Las actividades, tecnologías y capacidades de la empresa, o cómo las compañías se ocupan de la creación o suministro de valor a los clientes, así como de la satisfacción de sus necesidades. Por ejemplo, la misión de una casa constructora puede ser: construir viviendas de interés social, que mejoren la calidad de vida de los trabajadores. Una declaración de la misión debe de ser lo suficientemente específica para precisar el verdadero ámbito de negocios de una empresa. Características de la misión Aspectos básicos para crear la misión 83 Imagina tu propia empresa, cuál sería su misión? Visión La visión en una organización determina a dónde queremos llegar. Los administradores llevan a cabo tres tareas al crear una visión estratégica: Características de la visión 1. Proponer una declaración de la misión que defina en qué negocios está actualmente la empresa y que exprese la esencia de quiénes somos, qué hacemos y dónde estamos ahora.

8 Proceso Administrativo Utilizar la declaración de la visión como base para decidir el curso a largo plazo, elegir hacia dónde vamos y planear una ruta estratégica que la empresa debe recorrer. Comunicar la visión estratégica en términos claros, apasionantes que propicien el compromiso en toda la organización. Cuál sería la visión de tu empresa? Aspectos básicos para crear la visión Como regla general, la visión debe tener un horizonte de tres a cinco años, tomando en cuenta el tipo de mercado al que se está dirigiendo; si es un mercado volátil la visión debe definirse en un tiempo más corto. La elección de la mejor ruta requiere que se hagan las siguientes preguntas: 84 Qué cambios están ocurriendo en los mercados donde estamos presentes y qué implicaciones tienen éstos para la dirección hacia la cual necesitamos movernos? Qué nuevas o diferentes necesidades del cliente debemos satisfacer? En qué nuevos segmentos de compradores debemos concentrarnos? De qué nuevos mercados geográficos o productos debemos estar al tanto? Cuál debe ser la estructura de la compañía en los próximos cinco años? Qué tipo de empresa nos esforzaremos por ser? Comunicando la misión y la visión Dar a conocer la misión y la visión La forma de comunicar la misión y la visión es casi tan importante como el establecimiento de la dirección a largo plazo de la organización. Los empleados necesitan saber la dirección que tomará la organización y cuáles son los cambios que se esperan en el futuro. Se debe transmitir en un lenguaje claro, que logre llegar a todos, que cree una imagen vívida en sus mentes y que provoque emoción y expectativa; por ejemplo, construir un orfanato inspira más que colocar piedras. IV.4 Fundamentos y etapas de la planeación Pasos de la planeación Los pasos propios de la planeación son los siguientes: Establecer una o varias metas para determinar con claridad cuáles son las prioridades de la empresa. Definir la situación actual y determinar con qué recursos se cuenta. Identificar los apoyos y los obstáculos de las metas; es decir, detectar qué aspectos pueden ayudar o impedir que se logren los objetivos. Desarrollar un plan para alcanzar las metas, para evaluar las posibilidades de conseguirlas y los medios que se deben emplear para alcanzarlas.

9 Unidad IV. Planeación Reactivos de autoevaluación Instrucciones: Selecciona la respuesta correcta. 1. La planeación puede ser: a. corta o larga b. abierta o cerrada c. formal o informal 2. Una característica de los objetivos es que: a. todos los miembros de una organización deben redactarlos en equipo b. deben especificar el tiempo en el cual se lograrán c. no deben ser más de dos 3. Un ejemplo de un plan es: a. un curso de inducción para los nuevos elementos de una organización b. la venta de una línea de productos perecederos c. la fabricación de una línea de ropa 4. La misión de una organización responde a la pregunta: a. Cuándo lo vamos a hacer? b. Para qué existimos? c. Cómo existimos? Como regla general, se sugiere que una visión tenga un horizonte de: a. menos de un año b. de tres a cinco años aproximadamente c. más de cinco años Instrucciones: Relaciona las columnas anotando en el paréntesis el número de la opción correcta. 1. Fines que se establecen para determinar hacia donde dirigir las actividades. ( ) Planeación 2. Serie de actividades, sin fecha límite, que se establecen de manera perdurable en una organización. ( ) Objetivos 3. Texto que define el rumbo a seguir de una organización. ( ) Proyecto 4. Proceso de prever el futuro y proponer estrategias para crecer. ( ) Plan 5. Determina a dónde queremos llegar y el tiempo que nos tomará lograrlo. ( ) Misión 6. Serie de actividades que se determinan en un tiempo específico. ( ) Visión

10 Proceso Administrativo Glosario 86 Plan: Es el conjunto coordinado de metas, directrices, acciones y disposiciones que, relacionadas con las estrategias y tácticas requeridas para el desarrollo de un determinado modelo económico-social, instrumenta un proceso para alcanzar objetivos predeterminados. El plan es un proceso dinámico que requiere de la interacción entre los sectores considerados en él, así como de la coherencia y coordinación interinstitucional. Proyecto: Conjunto de actividades interrelacionadas que tienen un objetivo común, alcanzable autónomamente como unidad de acción en un período de tiempo determinado, a los que están asignados personas y medios materiales, informativos y financieros. Misión: Razón de ser de la organización. Específica el rol funcional que la organización va a desempeñar en su entorno e indica con claridad el alcance y dirección de sus actividades. Visión: Es la descripción de cómo se vería la institución si se llevan a cabo con éxito sus estrategias de desarrollo y alcanza su mayor potencial. Al interior de esa descripción se deben encontrar la misión, las estrategias básicas, los criterios de desempeño, las más importantes normas para la toma de decisiones y los estándares éticos y técnicos que se esperan de todos los funcionarios. Fuentes de información Robbins, S. (1998). La administración en el mundo de hoy. México: Pearson Educación. Garza, J. (2002). Administración contemporánea. México: McGraw Hill. Hampton, David (1989). Administración. México: McGraw Hill. Thompson, Stricklan (2004). Administración estratégica. México: Mc Graw Hill. Tomasini, Alfredo Acle (1989). Planeación estratégica. Control total de calidad. México: Grijalbo.

11 Unidad IV. Planeación Panel de verificación Instrucciones: Selecciona la respuesta correcta. 1. La planeación puede ser: a. corta o larga b. abierta o cerrada c. formal o informal 2. Una característica de los objetivos es que: a. todos los miembros de una organización deben redactarlos en equipo b. deben especificar el tiempo en el cual se lograrán c. no deben ser más de dos 3. Un ejemplo de un plan es: a. un curso de inducción para los nuevos elementos de una organización b. la venta de una línea de productos perecederos c. la fabricación de una línea de ropa 4. La misión de una organización responde a la pregunta: a. Cuándo lo vamos a hacer? b. Para qué existimos? c. Cómo existimos? Como regla general, se sugiere que una visión tenga un horizonte de: a. menos de un año b. de tres a cinco años aproximadamente c. más de cinco años Instrucciones: Relaciona las columnas anotando en el paréntesis el número de la opción correcta. 1. Fines que se establecen para determinar hacia donde dirigir las actividades. ( 4 ) Planeación 2. Serie de actividades, sin fecha límite, que se establecen de manera perdurable en una organización. ( 1 ) Objetivos 3. Texto que define el rumbo a seguir de una organización. ( 6 ) Proyecto 4. Proceso de prever el futuro y proponer estrategias para crecer. ( 2 ) Plan 5. Determina a dónde queremos llegar y el tiempo que nos tomará lograrlo. ( 3 ) Misión 6. Serie de actividades que se determinan en un tiempo específico. ( 5 ) Visión