Proceso Administrativo

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1 Proceso Administrativo

2 PROCESO ADMINISTRATIVO 1 Lectura No. 6 Nombre: Planeación Contextualización Como recordarás, en la primera sesión analizamos lo que es el proceso administrativo, es decir las actividades básicas que realiza todo administrador al interior de una organización. En esta sesión iniciaremos la revisión de la primera función básica del proceso administrativo: la planeación. Cuando una persona u organización asume un proceso de planeación, significa que definen objetivos y realizan un esfuerzo coordinado para alcanzarlos. En esta unidad vamos a valorar la importancia de la planeación, su proceso y cómo sirve de base para una adecuada toma de decisiones. Se resaltará la importancia de planear a largo plazo y de instrumentar la administración por objetivos, con el fin de mejorar los resultados de las empresas.

3 PROCESO ADMINISTRATIVO 2 Introducción al Tema Es importante conocer el concepto de planeación, reconociendo y valorando su importancia dentro de una organización, también es importante el concepto de objetivo y su relación con el proceso de la planeación, así como definir la misión y la visión de una organización y sus implicaciones en el ambiente interno y externo de una organización. La planeación es el proceso de prever el futuro y proponer estrategias para desarrollarse y crecer en el contexto futuro. En administración está relacionada con la definición de los objetivos de la organización y la determinación de las formas en que pueden alcanzarse. Un buen plan se establece en función de las siguientes preguntas: Dónde estamos? A dónde queremos ir? Qué debemos hacer para lograrlo?

4 PROCESO ADMINISTRATIVO 3 Explicación IV.1 Definición de planeación La planeación puede ser formal e informal. Algunos ejemplos de planeación informal son las propuestas o ideas que tiene un directivo para mejorar o cambiar determinados procesos, sin determinar líneas de acción específicas. La planeación formal, por el contrario, sigue un procedimiento, se hace por escrito y sigue un programa específico de acción. La planeación abarca la definición de las metas, el establecimiento de estrategias para alcanzarlas y el desarrollo de una jerarquía amplia de los planes para integrar y coordinar las actividades. Se relaciona con los fines (qué debemos hacer) y también con los medios (cómo debo hacerlo). Importancia de la planeación La planeación se convierte en un elemento importante dentro de toda organización porque: 1. Indica hacia dónde debemos dirigirnos. 2. Reduce el impacto del cambio. 3. Minimiza el desperdicio y la superfluidad. 4. Establece estándares para facilitar el control. 5. Permite desarrollar estrategias frente a la competencia. 6. Permite integrar todas las decisiones de la organización. La planeación es una forma de disminuir la incertidumbre dentro de una organización, además indica a los empleados mirar siempre hacia delante y anticipar cambios. También clarifica las consecuencias de las acciones que el personal responsable podría tomar en respuesta al cambio. Es importante hacer notar los siguientes puntos: La planeación prevé cambios y orienta su destino. Traduce los objetivos en acciones.

5 PROCESO ADMINISTRATIVO 4 Qué cosas planeas en tu vida? IV.2 Establecimiento de objetivos organizacionales Los objetivos son los fines hacia donde debe dirigirse toda actividad, dan direccionalidad a los esfuerzos que realiza la organización en conjunto, así como cada uno de los departamentos que la componen. Para que los objetivos sean eficaces deben de tener las siguientes características: Deben de ser realistas y factibles, es decir que se puedan llevar a la práctica. Deben estar basados en recursos y limitaciones. Suponen un compromiso para cumplirlos. Son flexibles y pueden adaptarse a las condiciones cambiantes del entorno. Sus logros y resultados pueden medirse y evaluarse. Deben especificar qué acción se va emprender. Especifican el tiempo de las acciones (tiempo limitado). Deben especificar el costo. Son tangibles. Deben estar de acuerdo con las políticas, procedimientos y planes de la organización. Cómo estableces tus objetivos? Un objetivo debe presentarse por escrito y definir con claridad: Qué se va hacer. Quién lo va hacer. Cuándo se va hacer (temporalidad). Dónde (especificar si es para toda la organización o sólo para parte de ella). Cuánto se quiere lograr.

6 PROCESO ADMINISTRATIVO 5 IV.3 Misión y visión Una visión clara y emprendedora es un requisito previo para un liderazgo estratégico efectivo. Un administrador no puede funcionar de manera efectiva, ya sea como líder o como creador de una estrategia, sin un concepto de negocios orientado hacia el futuro; es decir, sin haberse planteado antes qué necesidades de sus clientes debe satisfacer, qué actividades de negocio debe buscar o qué tipo de posición de mercado a largo plazo debe generar. La misión y la visión no son sólo lemas atractivos, sino conceptos pensados cuidadosamente, de acuerdo con la dirección que debe tomar la empresa para tener éxito. Implica seleccionar los mercados en los que se participará, colocar a la empresa en una senda estratégica y comprometerse a seguir dicha ruta. Misión La misión pretende determinar qué se debe hacer para llegar al futuro. Es definir el rumbo y generar los compromisos necesarios para lograrlo. Aquí debemos de contestar la siguiente pregunta: Para qué existimos? Una misión expresa la propia identidad de una organización de manera que pueda diferenciarse de otras compañías. Una misión que sea estratégicamente reveladora incluye tres elementos: 1. Las necesidades de un cliente o lo que se quiere satisfacer. 2. Los grupos de clientes o a quién se está tratando de satisfacer. 3. Las actividades, tecnologías y capacidades de la empresa, o cómo las compañías se ocupan de la creación o suministro de valor a los clientes, así como de la satisfacción de sus necesidades. Por ejemplo, la misión de una casa constructora puede ser: construir viviendas de interés social, que mejoren la calidad de vida de los trabajadores. Una declaración de la misión debe de ser lo suficientemente específica para precisar el verdadero ámbito de negocios de una empresa.

7 PROCESO ADMINISTRATIVO 6 Imagina tu propia empresa, cuál sería su misión? Visión La visión en una organización determina a dónde queremos llegar. Los administradores llevan a cabo tres tareas al crear una visión estratégica: 1. Proponer una declaración de la misión que defina en qué negocios está actualmente la empresa y que exprese la esencia de quiénes somos, qué hacemos y dónde estamos ahora. 2. Utilizar la declaración de la visión como base para decidir el curso a largo plazo, elegir hacia dónde vamos y planear una ruta estratégica que la empresa debe recorrer. 3. Comunicar la visión estratégica en términos claros, apasionantes que propicien el compromiso en toda la organización. Cuál sería la visión de tu empresa? Como regla general, la visión debe tener un horizonte de tres a cinco años, tomando en cuenta el tipo de mercado al que se está dirigiendo; si es un mercado volátil la visión debe definirse en un tiempo más corto. La elección de la mejor ruta requiere que se hagan las siguientes preguntas: Qué cambios están ocurriendo en los mercados donde estamos presentes y qué implicaciones tienen éstos para la dirección hacia la cual necesitamos movernos? Qué nuevas o diferentes necesidades del cliente debemos satisfacer? En qué nuevos segmentos de compradores debemos concentrarnos? De qué nuevos mercados geográficos o productos debemos estar al tanto? Cuál debe ser la estructura de la compañía en los próximos cinco años? Qué tipo de empresa nos esforzaremos por ser?

8 PROCESO ADMINISTRATIVO 7 IV.4 Fundamentos y etapas de la planeación Los pasos propios de la planeación son los siguientes: Establecer una o varias metas para determinar con claridad cuáles son las prioridades de la empresa. Definir la situación actual y determinar con qué recursos se cuenta. Identificar los apoyos y los obstáculos de las metas; es decir, detectar qué aspectos pueden ayudar o impedir que se logren los objetivos. Desarrollar un plan para alcanzar las metas, para evaluar las posibilidades de conseguirlas y los medios que se deben emplear para alcanzarlas.

9 PROCESO ADMINISTRATIVO 8 Conclusión El proceso de planeación es indispensable como fundamento para iniciar el proceso administrativo porque esto significa que cualquier empresa que toma el proceso de planeación debe de plantearse objetivos y posteriormente llevarlos a la práctica para alcanzarlos, también es muy importante en la toma de decisiones ya que sirve como base y respaldo de la cultura y los valores de cada empresa todo esto con el fin de mejorar resultados y acrecentar metas dentro de las empresas..

10 PROCESO ADMINISTRATIVO 9 Para aprender más Críticas a la planeación Varios autores han realizado críticas hacia la actividad de planeación, sustentándose en los siguientes argumentos: La planeación crea demasiada rigidez. No es posible planear cambios en un ambiente turbulento, quienes son suficientemente flexibles pueden convertir una turbulencia en una gran oportunidad; sin embargo, si nos encontramos atados de manos debido a los planes formales, cada cambio impredecible será visto como un problema. Los sistemas no pueden reemplazar la intuición ni la creatividad. Limitan el crecimiento. Qué opinas al respecto? Los proyectos y los planes Una vez que se han definido los objetivos de trabajo, se establecen una serie de actividades encaminadas a alcanzar las metas. Para ello, las organizaciones elaboran lo que conocemos como planes o proyectos. Un proyecto es una serie de actividades cuyo objetivo está delimitado por el tiempo; por ejemplo, la construcción de un edificio. Un plan es una serie de actividades que perduran en la organización, en donde no existe una fecha límite para concluirse o que provoque su caducidad; por ejemplo, un programa de capacitación. Existen diferentes tipos de planes que pueden generarse para diversos fines, a continuación mencionamos algunos: Planes estratégicos. Determinan los propósitos principales de una organización, generalmente se fundamentan en una visión a largo plazo.

11 PROCESO ADMINISTRATIVO 10 Implican considerar las oportunidades y los problemas en el ambiente, junto con sus fortalezas y limitaciones. Un plan estratégico es planear las necesidades de los recursos humanos para mantener la competitividad de la organización. Planes operativos o tácticos. Constituyen el apoyo necesario de los planes estratégicos porque atienden a su aplicación a corto plazo. Se orientan hacia actividades específicas, asignando recursos y definiendo estándares de actuación. Por ejemplo, un plan operativo es disminuir 10% la rotación de personal, poniendo en marcha programas de capacitación, implantación de un sistema de incentivos y otorgamiento de prestaciones. Planes a corto y largo plazo. En los planes a corto plazo las variables son controladas por la administración de la empresa, en tanto que en los de largo plazo todas las condiciones se plantean como posibilidades sujetas a variación. Un plan de un año o menos es a corto plazo, uno de más de un año es a largo plazo. Planes específicos o direccionales. Son específicos cuando no admiten ninguna interpretación, deben realizarse tal y como se definieron. Los planes direccionales, por el contrario, marcan lineamientos generales y pueden ser adaptados de acuerdo con las circunstancias y el criterio de quienes los llevan a cabo. Comunicando la misión y la visión La forma de comunicar la misión y la visión es casi tan importante como el establecimiento de la dirección a largo plazo de la organización. Los empleados necesitan saber la dirección que tomará la organización y cuáles son los cambios que se esperan en el futuro. Se debe transmitir en un lenguaje claro, que logre llegar a todos, que cree una imagen vívida en sus mentes y que provoque emoción y expectativa; por ejemplo, construir un orfanato inspira más que colocar piedras.

12 PROCESO ADMINISTRATIVO 11 Actividad de Aprendizaje Instrucciones: Con la intención de reforzar lo aprendido en la sesión, realiza una actividad en la cual a través de un cuadro sinóptico extraigas los temas de ésta como la planeación, los objetivos organizacionales, la misión y la visión. Puedes realizarlo en cualquier programa, al final tendrás que guardarlo como PDF, con la finalidad de que no existan modificaciones y así subirlo a la plataforma de la asignatura. Esta actividad representa el 5% de tu calificación final y se tomará en cuenta lo siguiente: Tus datos generales 3 puntos Referencias bibliográficas 7 puntos Ortografía y redacción 10 puntos Titulo 2 puntos Resumen 30 puntos Representación gráfica 48 puntos Total: 100

13 PROCESO ADMINISTRATIVO 12 Referencias Garza, J. (2002). Administración contemporánea. México: McGraw Hill. Hampton, David (1989). Administración. México: McGraw Hill. Robbins, S. (1998). La administración en el mundo de hoy. México: Pearson Educación. Thompson, Stricklan (2004). Administración estratégica. México: Mc Graw Hill. Tomasini, Alfredo Acle (1989). Planeación estratégica. Control total de calidad. México: Grijalbo.