ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN

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1 ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN

2 ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN 1 Sesión No. 11 Nombre: Administración del proyecto Contextualización Para cerrar esta unidad, esta semana abordaremos la forma en la que se programa un proyecto y las técnicas que se utilizan para su administración. Es importante reconocer que en la actualidad se tiene acceso a diversos software que facilitan la administración del proyecto a través de las opciones con las que se cuenta. La administración del proyecto es una tarea fundamental después de la planeación, pues es lo que nos permite dar seguimiento a las actividades señaladas, así como al logro de los objetivos establecidos.

3 ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN 2 Introducción al Tema Sabes que debe tener una planeación lógica de acuerdo con los objetivos fijados por la empresa? El tema de programar el proyecto indica la serie de actividades que debemos de realizar. Para iniciar, es necesario ordenar todas las actividades de tal manera que se logren definir los tiempos lógicos que existen entre ellas logrando así establecer el calendario y los instantes en que se debe de realizar cada tarea. La programación debe tener una planeación lógica de acuerdo con los objetivos fijados y cumplir con todas las restricciones que puede existir (recursos, costos, etcétera). En esta el alumno analizará las técnicas que se utilizan para programar y administrar proyectos.

4 Explicación VII.3 Programación del proyecto ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN 3 La programación consiste en definir de modo tentativo los tiempos de inicio y conclusión de cada una de las actividades planteadas. En algunos casos las actividades pueden tener cierta libertad y no ser tan rígidas en cuanto a su cumplimiento, mientras que otras deben de cumplirse estrictamente en el tiempo fijado, a estas actividades se les denomina críticas. Los pasos que se siguen para obtener el proyecto son: 1. Construcción de diagrama. Desde la planeación tenemos definidas las tareas a efectuar durante el proceso. 2. Establecimiento de la duración de cada tarea. Cada tarea deberá indicar una duración en horas, días, semanas o meses (dependiendo de la producción).en este momento se deben definir aquellas actividades críticas que no pueden aplazarse en tiempo y aquellas en las que se puede dar más holgura. 3. Establecimiento de tiempos cada tarea. Con base en la duración de cada tarea se determinarán tiempos de inicio y fin para cada una. 4. Establecimiento de inicio y fin del proyecto. Completando la duración de cada tarea, conoceremos la duración final del proyecto y se señalará fecha de inicio y fin. Una de las formas de lograr realizar esta programación es mediante el uso del gráfico de Gantt, que es la representación del plan de ejecución del proyecto y básicamente están relacionados los tiempos totales que se están manejando y la duración de cada actividad planeada. En este tipo de diagrama se muestra la representación gráfica de los tiempos de duración de cada una de las actividades, las cuales van a permitir un mejor manejo de la información y desempeño de las actividades. Este tipo de diagrama nos es útil si se añaden los recursos y la disponibilidad que se tiene de éstos.

5 ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN 4 Existe la ventaja de tener facilidad de construcción y comprensión de la información del proyecto. Sin embargo, la información en este tipo de gráficos no es total ya que no muestra la relación entre tareas ni la dependencia entre ellas, así como el porcentaje de avance que se tiene es un dato subjetivo. A continuación mostramos un gráfico para ejemplificar mejor este tema. Uso de herramientas Informáticas De la misma manera, se puede hacer uso del programa Microsoft Project de la suite de Office para generar diagramas de Gantt. Una de las principales ventajas que ofrece el programa es reportar porcentaje de avances de cada una de las tareas, cuáles van ligadas unas con otras, y generar informes eficaces para su lectura y presentación. En el siguiente diagrama se puede ver la manera de ir reportando el porcentaje de avance en cada una de las tareas programadas: A su vez, también pueden indicarse los recursos que se ocuparán en cada una de las tareas:

6 ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN 5 El programa ofrece una tabla para proveer información necesaria sobre cada uno de los recursos. Observa en la siguiente imagen la información que puede incorporarse: El programa permite llevar un inventario de cada uno de los materiales que se requieren, generar códigos, etiquetas, iniciales, grupos y señalar los costos que se generan a partir del uso de los mismos. Como puedes ver, la herramienta de Microsoft Project puede ser de gran ayuda para generar la programación del proyecto, brindándote beneficios propios del uso de la tecnología. Si bien ya vimos de forma general el modo de realizar un gráfico para lograr concluir un proyecto, éste debe de ser realizado para definir el rumbo de éste. Los diagramas están aprobados como técnicas de administración de proyectos. Una vez que se tiene el diagrama se debe de realizar la programación de actividades del proyecto. Posterior se debe de estimar el tiempo qué se va a ocupar en cada una de las actividades y en consecuencia calendarizar las actividades generales del proyecto, y así se obtiene la fecha final del proyecto.

7 ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN 6 Conclusión En la actualidad las empresas deben tener una estupenda administración de proyectos, necesitan darles seguimiento a todas las actividades y logros establecidos. Existe toda una estructura que les permite la adecuada organización, es necesario que manejen un orden de tal manera que logren definir los tiempos lógicos que permitan generar la estructura de un calendario, consiste en definir los tiempos de inicio y conclusión de cada una de las actividades. Para la obtención del programa hay ciertos pasos que se deben seguir como: la construcción de un diagrama, establecer la duración y los tiempos de cada tarea, con su inicio y fin. Todo esto podría resultar tedioso, pero hoy en día existen la facilidad de acceder a diversos programas que facilitan la administración como el software Microsoft Project.

8 ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN 7 Para aprender más Técnicas de administración Cuando se tiene el calendario se debe de comparar con las metas fijadas y se debe de ajustar lo necesario para que cuadre adecuadamente. Algunas técnicas que pueden aplicarse para administrar el proyecto son: Carta constitutiva del proyecto y alcances. Esta técnica integra los elementos que dan validez al proyecto. Se señala la gestión, ejecución y seguimiento que se efectuará a cada una de las tareas señaladas en el proyecto. Diagramas PERT. La técnica de evaluación y revisión de programas se utiliza para asegurarse que el proyecto se llevará a cabo de una manera efectiva. Método de ruta crítica. cpm por sus siglas en inglés, frecuentemente se emplea en la administración de proyectos para determinar tiempos mínimos y máximos en los que puede efectuarse una tarea. Diagrama de Gantt. Se utiliza para planear el proyecto pero además, facilita dar seguimiento al cumplimiento de las tareas señaladas Técnica del valor ganado. Integra los parámetros técnicos y los costos de la implantación del proyecto. Permite considerar tiempos, asignar responsabilidades, considerar el costo para iniciar la ejecución de las tareas definidas. Para completar el proyecto satisfactoriamente, se debe de aclarar el alcance del proyecto y debe de incluir todo el material de trabajo necesario para lograr concluir el proyecto. Aquí debemos de tener como se planea alcanzar la meta y definir los alcances.

9 ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN 8 Actividad de Aprendizaje Instrucciones: Con el propósito de consolidar los conocimientos adquiridos a lo largo de ésta sesión, realiza un reporte donde expongas con ideas claras todo sobre la programación del proyecto, el gráfico de Gantt y el programa Microsoft Project de la suite de Office. Puedes realizarlo en cualquier programa especializado, al final tendrás que guardarlo como PDF para subirlo a la plataforma de la asignatura. Recuerda que esta actividad te ayudará realizar una adecuada programación de tus proyectos. Esta actividad representa tu calificación y se tomará en cuenta lo siguiente: Tus datos generales 3 puntos Referencias bibliográficas 7 puntos Ortografía y redacción 10 puntos Propósito de su Reporte 5 puntos Procedimiento. 15 puntos Resultados 40 puntos Juicio personal 20 puntos Total: 100

10 ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN 9 Bibliografía Ministerio de Agricultura y Ganadería, San José (Costa Rica). Banco Central de Costa Rica, San José (Costa Rica). Universidad de Costa Rica, San José (Costa Rica). Facultad de Agronomía (1972). Ciclo de adiestramiento en preparación y evaluación de proyectos de desarrollo agrícola. San José: Universidad de Costa Rica. Técnicas de programación. Consultado en enero 22, 2011 en

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