Sistemas y Métodos Administrativos. Qué significa Planificación? Problemas asociados a la falta de planeamiento. Capítulo 3.

Transcripción

1 Licenciatura en Organización Industrial Universidad Tecnológica Nacional Sistemas y Métodos Administrativos Capítulo 3. Planificación Profesor: Juan M.C. Larrosa 1 Qué significa Planificación? Es la tarea de definir los objetivos o las metas de la organización, establecer una estrategia general para alcanzar dichas metas y desarrollar una jerarquía completa de planes para integrar y coordinar las actividades. Se refiere tanto a los fines (qué se hará) como a los medios (cómo se hará). Comprende una estructura adaptativa de periodicidad irregular, que utiliza tanto la extrapolación como la predicción, se realiza en tiempo real, comprende a toda la organización, permite el aprendizaje empresario, es participativo y descentralizado. qué ocurre si no hay planificación? 2 Problemas asociados a la falta de planeamiento 1. No se conoce el rumbo de la organización. 2. Los recursos y las energías se utilizan para solucionar situaciones imprevistas. 3. No es posible controlar y no hay medida para conocer el éxito y el fracaso. 4. Siempre se trabaja en el corto plazo. 5. No hay guías para la acción. 6. No existen criterios para tomar decisiones. 7. No es posible proyectar para el futuro la organización. 8. Las situaciones críticas salen de control. 3

2 Concepto de Planificación Proviene de Henri Fayol: Comprende la definición de opciones para alcanzar objetivos, el concepto de visión y la necesidad de una capacidad para la creatividad. Es necesario comprender la evolución del entorno para que la organización alcance el máximo beneficio y tenga la mejor posición competitiva. 4 Concepto de Planificación (Ackoff) Las partes de un plan son: 1. Los fines, la especificación de objetivos y metas; 2. los medios, la selección de políticas, programas, procedimientos y prácticas para conseguirlos. 3. los recursos; 4. la implementación, que es el diseño de procedimientos para la toma de decisiones y cómo se organizan para ejecutar el plan, 5. el control. 5 Concepto de Planificación Este es un ciclo que se inicia con un plan, luego continúa con la decisión y el control. Debemos distinguir entre el pasado y el futuro. En el primer caso, podemos planificar de acuerdo al pasado mientras que en el segundo lo hacemos de acuerdo al futuro independientemente del pasado (prospección). Constantemente se mantienen los objetivos y la elección entre alternativas. 6

3 Concepto de Planificación 1. Tiene que contribuir al logro de los objetivos de la organización 2. La dirección tiene que iniciar el proceso con el fin de diseñar la organización, tener bases para dirigir y controlar 3. La alta dirección es la responsable 4. Hay diferentes niveles de planeamiento en toda la organización 5. Existe un proceso que comprende objetivos, estrategias, políticas, planes, programas, presupuestos, procedimientos y normas 6. La naturaleza es adaptativa y los planes deben ser flexibles 7 Concepto de Planificación 7. La estrategia de una empresa se fundamenta en la relación entre sus productos y servicios y en las necesidades presentes y futuras del mercado. 8. El plan se basa en el uso de recursos escasos para lograr ciertos objetivos. 9. La retroalimentación es el proceso por el cual se pueden ajustar los planes en forma permanente. Cuáles son los propósitos de la planificación? 8 Los propósitos de la Planificación 1. La Planificación es el mejor seguro contra la incertidumbre 2. La planificación permite fijar y alcanzar los objetivos 3. Todo plan contribuye a los fines de la organización 4. El plan ajusta a la acción de los objetivos 5. El plan antecede a todos los pasos del proceso administrativo 9

4 Los propósitos de la Planificación 6. La gerencia necesita el plan para dirigir los esfuerzos del grupo a cargo 7. El plan supone la consideración y evaluación de diferentes alternativas 8. El proceso de planificación se fundamenta en pronósticos lo más precisos posibles 9. El plan se ajusta a las condiciones cambiantes del medio 10. Existen distintos grados de planificación de acuerdo al nivel donde se la aplique 10 Hay factores limitantes como: La existencia de un entorno cambiante Situaciones particulares que se presentan pero son irrepetibles La resistencia al cambio en las organizaciones Los resultados se ven sólo a través del tiempo Normalmente iniciar un plan sistemático implica aumentar los gastos 11 La intensidad del planeamiento Niveles de dirección Alto grado de planeación ALTA MEDIA BAJA Bajo grado de planeación 12

5 IDEAS CLAVES El planeamiento, dirección y control conforman una unidad El planeamiento se interesa en establecer los objetivos de la organización El planeamiento es el mejor seguro frente la incertidumbre La intensidad de la planificación dependerá de diferentes factores a considerar 13 Horizonte de planeamiento Dependerá del tipo de organización, el comportamiento de los recursos y el tipo de actividad que se trate. En el caso de una heladería, el corto plazo puede ser 6 meses, para una empresa de ingeniería el corto plazo puede ser 4 años. En general el ciclo operativo de una empresa (1 año fiscal) se considera el corto plazo y cuando se supera dicho período es largo plazo. 14 Horizonte de planeamiento El largo plazo abarca rubros de planificación como los productos, las utilidades, el rendimiento de la inversión, el flujo de fondos, la I&D y los planes de capacitación de personal. El largo plazo (LP) permite conocer la dirección futura de la organización. 15

6 Horizonte de planeamiento El mediano plazo es el período en el cual los planes de LP se expresan en detalles: los planes de utilidades, de ventas, de producción, de inventarios, de gastos, compras y estados financieros. En el corto plazo (CP) se llega al máximo grado de detalle en todos los rubros sujetos a planificación: niveles de capacidad instalada, los costos fijos, los costos variables y otros. 16 Planeamiento como proceso totalizadora Hay tres niveles de planeamiento que conforman una totalidad. Se trata de un planeamiento global compuesto por un nivel estratégico, un nivel directivo y un nivel operativo. El sistema de planeamiento global esta formado por los tres niveles, entre los que hay procesos de comunicaciones a través de los límites de cada subsistema, entre cada subsistema y con el entorno y de retroalimentación controladora. 17 Planeamiento como proceso totalizadora Niveles de planeamiento Plan estratégico Plan directivo Plan operativo 18

7 Sistema de planeamiento global Plan de LP Productos y mercado Modelos de organización Asignación de recursos MISIÓN OBJETIVOS POLÍTICAS ESTRATEGIAS MANAGEMENT VISIÓN Análisis interno y externo de la organización Estudio del entorno Hipótesis de 10 a 20 años Estudios prospectivos Escenarios Recursos Humanos Financieros Técnicos Productivos Comerciales Estructura Cultura Posición competitiva Costos Planes funcionales en años Plan estratégico Presupuesto Proyecto Programas: Organización Recursos Humanos Comercial Posición competitiva Finanzas Tecnología Producción Planes operativos Planes directivo PLAN ESTRATÉGICO PLAN DIRECTIVO PLAN OPERATIVO 19 Los niveles de planeamiento El nivel estratégico Busca posicionar a la empresa de manera ventajosa en el entorno Debe hacer un despliegue general y total de los recursos para alcanzar los objetivos a través de programas de acción específicas para enfrentar a la competencia, los cambios tecnológicos, cambios en las necesidades de los clientes y cambios sociales. 20 Los niveles de planeamiento Qué es PE entonces? No es planificar, porque esto es hacer planes para cumplir objetivos establecidos. No es planeamiento a LP, ya que en un economía de mercado es imposible. No es administración por objetivos, ya que ésta es una técnica para el nivel directivo y operativo, No es planeamiento táctico, dado que éste optimiza una sección especifica, no toda la organización. 21

8 Los niveles de planeamiento El PE es un componente de la dirección estratégica, es una metodología de pensamiento participativo, con vistas a definir la dirección que la organización debe seguir: negocios, actividades, misión, a través del descubrimiento de los objetivos globales, políticas generales y específicas, las estrategias y la forma de ejecutar el PE. Entonces, el PE ofrece un marco general para orientar el pensamiento y la acción de los directivos. 22 Ventajas del PE Permite a los directivos descubrir los objetivos. Le da a la organización una dirección cierta. Deja de lado las subjetividades a la hora de direccionar la empresa. Permite detectar los problemas internos y externos de la empresa y las prioridades. 23 Ventajas del PE A partir de este método se pueden desarrollar herramientas administrativas. Se logra conjuntamente eficiencia y eficacia. Es la base para elaborar los planes tácticos y los planes operativos. Representan la planificación básica de toda organización dado que provee de objetivos y políticas. 24

9 Ventajas del PE Se refieren al comportamiento de las variables externas a la organización, tales como la política económica, el mercado, la tecnología y la competencia. De acuerdo a cómo se prevean que se comportarán estas variables se formularán cursos de acción alternativos para enfrentar dicho comportamiento. 25 La metodología para formular e implantar el proceso de PE 1. Concientización sobre la importancia del PE 2. Definición del ámbito de los negocios de la organización o formulación de la misión 3. Establecimiento de los objetivos globales o estratégicos 4. Análisis del entorno para el cuestionamiento estratégico y evaluación de oportunidades y amenazas 26 La metodología para formular e implantar el proceso de PE 5. Evaluación interna de la organización 6. Evaluación de alternativas 7. Formulación de políticas y estrategias 8. Implementación del planeamiento estratégico 27

10 Nivel del PE En empresas tradicionales que venden o producen un solo producto pueden utilizar una sola estrategia que abarque toda su operatoria. En las empresas multiproductos más modernas, la globalización y la unificación de mercados hace que estas estrategias sean diversas y más complejas. La diversificación de las empresas hace que éstas tengan PE amplias y multiobjetivos. 28 El objetivo del PE Es la competitividad, que es la posición ideal de la firma que le garantice su supervivencia en el tiempo. El nivel de competitividad depende del sector en que se encuentre la firma, de la eficacia de su estrategia y de la eficiencia con la que opere dentro del sector contra otros competidores. La metodología por la cual la organización logra aplicar y mantener su competitidad es su PE. Por este camino la organización busca competitividad de manera consciente. 29 El objetivo del PE El PE permite aprovechar el potencial del negocio. Se especifica la brecha y acciones concretas para cerrarla. Dada su crucial importancia, el proceso de PE Volumen de negocios Potencial de realización Tendencias debe ser concientizado a todos los niveles de la organización. Brecha de Planeamiento Tiempo 30

11 Definir el ámbito de negocios La definición del (de los ) ámbito(s) del (de los) negocio(s) es conocida como la misión de la organización:... fines que pretende obtener de la misma sus propietarios,... imagen que pretenden proyectar en su entorno, dentro de una perspectiva territorial... En definitiva, en qué negocio/s estamos hoy y en qué negocio/s estaremos mañana? Cuál es la finalidad de la empresa, cuáles son sus clientes. cuáles productos o servicios, cuáles mercados y qué técnología La misión y el PE Los objetivos, las políticas y las estrategias se basan en la misión. En el caso de que una empresa tenga varios productos-mercados, la misión describe los diversos productos-mercados y define unidades estratégicas de negocios. Cada unidad de la empresa opera un mercado que es diferente al resto de la empresa, por lo que las políticas particulares a cada una. 32 Algunos ejemplos de misión Chrysler Inc.: Entregar a nuestros clientes el más alto nivel de satisfacción con nuestros productos y servicios. Mc Donald s: Satisfacer el apetito del mundo con buena comida, bien servida y a precios que la gente pueda pagar... la misión puede distinguir a una organización de todas las demás... 33

12 Establecimiento de objetivos globales Los objetivos personales y los organizacionales. El fin de las organizaciones se halla en una intencionalidad colectiva y es extraorganizacional por su origen Cuál es la imagen futura que deben perseguir las organizaciones? La de sus dirigentes? La de sus miembros? La de un grupo de miembros? La experiencia dice que es el nivel directivo quién estipula estos objetivos. 34 Establecimiento de objetivos globales Los objetivos globales son determinados, impuestos o consensuados por los directivos o un grupo de ellos. Hay una secuencia, a partir de los fines y la misión, luego siguen el o los objetivos de la organización para luego definir la estructura de la misma. El objetivo definido en el órgano de alto nivel debe ser subdividido en objetivos parciales respecto a los cuales deben definirse actividades para lograrlos. 35 Establecimiento de objetivos globales Se establece una estructura de tareas y un orden jerárquico entre ellas, aplicando el concepto de división de trabajo, dando lugar a los procesos organizacionales. La relación entre el objetivo y la estructura esta definido por factores sociales, legales y tecnológicos. Las actividades asumidas por las personas hacen de la estructura un ente vivo, pleno de interacciones. Dicha interacción es posible dada la existencia de un objetivo cuál? El de la organización. 36

13 Establecimiento de objetivos globales Estos objetivos deben coincidir con los objetivos personales de los individuos que laboran en la organización, de lo contrario, pierden interés. Los objetivos personales no siempre coinciden con los de la organización. Es función del directivo hacer que ello ocurra, convergiendo los intereses personales con los de la organización (persuasión). 37 Características de los objetivos Los objetivos son la esencia de la planificación, fundamentan las decisiones y dirigen la actividad de la organización. De allí la necesidad que sean posibles y realizables en un tiempo y espacio determinados. Deben ser coherentes entre sí. Guían el comportamiento de la organización y a cada uno de sus miembros. En una empresa hay tres objetivos fundamentales: 38 Características de los objetivos LA RENTABILIDAD LA SUPERVIVENCIA EL CRECIMIENTO 39

14 Características de los objetivos Los objetivos representan los estados deseados a los que una organización quiere llegar. Son el fundamento del planeamiento y la base de control. No puede existir control sin plan. Los objetivos cuando pueden ser cuantificados se definen operativamente. El inconveniente de los objetivos cualitativos consiste en su falta de precisión. Por ello se les exige: claridad cuantificabilidad verificabilidad temporalidad 40 Características de los objetivos Hay varias clases de objetivos: Objetivos estratégicos: objetivos de LP, relativos a la organización y a su medio. Objetivos específicos de gestión: estratégicos relativos a mercado, competencia, productos, organización, tecnología, etc. Objetivos funcionales: establecen las divisiones funcionales de una empresa comercialización, producción, finanzas. Objetivos intermedios: los necesarios para obtener los más generales. Objetivos individuales o personales 41 Características de los objetivos La importancia central de los objetivos consiste en que, a través de ellos, comienza el proceso de planeamiento. Luego se estructura la organización para lograrlos. Los objetivos para ser tales deben poder ser evaluados. Por lo tanto, deben fijarse criterios de evaluación, basados en la eficiencia y la economía, con el fin de llevar a cabo todas las operaciones de la organización y medir sus rendimientos. Deben estar orientados a resultados específicos, realistas y alcanzables. 42

15 Condiciones fundamentales de los objetivos 1. Estar orientados a brindar servicios. 2. Deben satisfacer a todas las personas de la organización. 3. Es responsabilidad de la gerencia son los objetivos de servicio y satisfacción de los miembros de la organización. 4. La gerencia es responsable de la evaluación de los objetivos. 5. La definición de objetivos debe hacerse en base a una jerarquía. 43 Condiciones fundamentales de los objetivos 6. Los objetivos se distribuyen y se compatibilizan a través de los niveles de la organización. 7. Los objetivos se establecen a corto, mediano y largo plazo. 8. Los objetivos deben ser aceptados por todos los miembros de la organización. 44 Objetivos generales El objetivo principal de las empresas es el objetivo económico: Rentabilidad Supervivencia Crecimiento 45

16 Objetivos específicos La productividad es el primer objetivo específico de la empresa (qué se produce con cuántos recursos). Objetivos presupuestarios: evaluación constante de la marcha de la organización. Otros: monto de ventas, unidades a producir, montos de facturación, disminución de cantidad de productos rechazados... etc. 46 IDEAS CLAVES La importancia central de los objetivos consiste en que a través de ellos comienza el proceso de planificación. Los objetivos pueden ser generales o específicos. Una clasificación interesantes es entre objetivos estratégicos y financieros (a continuación los vemos) El sentido de los objetivos Objetivos Directivos Misión Objetivos Globales Objetivos Directivos Objetivos operativos Jerarquía de objetivos Objetivos Directivos Conocimiento de la situación Problemas a resolver Posibilidades de solución Cambio a producir Objetivo a lograr Control Cómo establecer objetivos 48

17 Objetivos estratégicos y financieros Arthur Thompson y A. J. Strickland afirman que se necesitan objetivos para todos los resultados claves. Hay dos áreas de resultados claves: el resultado financiero y el resultado estratégico Dirección y Administración Estratégica, Addison-Wesley Iberoamericana, Objetivos financieros 1. Rentabilidad 2. Capacidad para generar fondos 3. Aumento de beneficios 4. Aumento de márgenes 5. Mejorar calificación en mercado financiero 6. Aumentar volumen de negocio 7. Diversificar ingresos 8. Desarrollar capacidad anticíclicas 9. Aumentar productividad empresaria Objetivos estratégicos Supervivencia, adaptación, crecimiento y desarrollo Penetración en el mercado Posición destacada en la industria Calidad superior Costos bajos Líneas de productos Liderazgo en tecnología Internacionalización de la empresa Actualización Inversión contínua Satisfacer las necesidades del cliente Modificar el entorno competitivo Modificar responsabilidades sociales y éticas 50