La implantación de un sistema de inteligencia de negocio

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1 La impantación de un sistema de inteigencia de negocio 30

2 [.estrategiafinanciera.es ] Para que a impantación de un sistema de Business Inteigence tenga éxito, a organización debe mostrar una motivación innovadora orientada a a gestión y buscar souciones que a ayuden en as tareas inherentes a proceso de toma de decisiones. Unas sencias pautas nos ayudarán a avanzar por e buen camino, Juan Caros García Acázar Director de Desarroo de Negocio Bitam Europa U no de os principaes probemas que aquejan a os sistemas de Business Inteigence (BI) en nuestro país es a escasa repercusión que su impantación tiene en e modeo de gestión de as compañías en as que se pone en marcha: os sistemas de gestión de información acaban, en muchos casos, siendo meros sistemas de representación, de utiización puntua por un número reducido de personas y para un conjunto mínimo de información. Sin embargo, os sistemas de han evoucionado en os útimos tiempos para posicionarse como sistemas de gestión, generaizados y de utiización masiva en as organizaciones. Qué hace que su utiización no haya sido acorde a desarroo tecnoógico? Desde nuestro punto de vista, tres son os ejes en os que se debería soportar un sistema de gestión de información y que, en muchos casos, faan: Qué espera mi entidad de sistema de BI, para qué se quiere? Qué es más importante en un sistema de BI, qué funcionaidades debe tener? Cómo vamos a gestionar e Proyecto de BI? 1) Qué espera a empresa de un sistema de BI? Para qué se busca impantar una herramienta de BI en a organización?, qué carencia se pretende cubrir con un sistema de estas características? Varias pueden ser nuestras motivaciones, que, por simpificar, agruparemos en dos boques: Motivación tradiciona - orientada a a visuaización. Se busca disponer de una forma atractiva de visuaizar a información, así como faciidad para eaborara por parte de os encargados de estas tareas, más aá de a forma estándar que tienen os apicativos de área utiizados. Motivación innovadora - orientada a a gestión. Se quiere incorporar eementos que faciiten a toma de decisiones en toda a compañía y a gestión; precisamos un sistema que unifique a información utiizada y a forma de aprovechara; debemos dotar a todos os directivos de mayores capacidades de gestión. Si se siente más identificado con as respuestas de primer boque, probabemente tendrá dificutades para poner en marcha un sistema de BI fundamentamente porque e costará convencerse de que vae a pena (son caros para e objetivo perseguido) y, más aún, convencer a sus pares en a organización-; o que obtendrá, en caso de impantaro, será un sistema de representación, de utiización por un número reducido de personas y para un conjunto pequeño de información. Si, por e contrario, se identifica con as respuestas de segundo boque, es decir, quiere poner en marcha un auténtico sistema de gestión de a información, ya ha sorteado a primera barrera. 2) Qué funcionaidades queremos de a herramienta de BI? Qué estamos buscando, qué necesitamos que nos dé a herramienta a impantar? Si ha decidido que necesita mejorar su gestión, basándose en un sistema de información, tiene que decidir qué es o que espera de sistema; a igua que en e caso anterior, podemos encontrarnos dos tipos de respuesta: Requerimientos basados en a utiización. 3 Queremos una herramienta de visuaización de a información en e formato deseado (pantaa, istado, etcétera). 3 Que como usuario me permita navegar por a información; que faciite, a mis departamentos de soporte, e anáisis de a información y a preparación de a misma. Ficha Técnica Au t o r : García Acázar, Juan Caros. Tí t u o: Fu e n t e :, nº 270. Marzo Lo c a i za d o r : 24/2010 Re s u m e n: Saber qué espera a empresa de un sistema de Business Inteigence, qué funcionaidades se quieren de a herramienta de BI y cómo poneras en marcha son os tres piares fundamentaes en a impantación de un sistema de. Su éxito dependerá de que sepamos trataro como un proceso decisorio en sí mismo y no como una simpe herramienta de visuaización que faciite e acceso fáci a a información existente. De s c r i p t o r e s: Business Inteigence, sistema de gestión, toma de decisiones. 31

3 La incorporación pauatina y, sobre todo, controada, de usuarios permite asegurar que e sistema es interiorizado por a organización 3 Que facii te a departamento de informática a eaboración de informes de manera rápida y ági. Requerimientos orientados a a gestión. 3 Queremos reforzar as capacidades de gestión de nuestros directivos, dotándoes de herramientas que es ayuden a mejorar su proceso de gestión de a información, ta y como se recoge en e Gráfico 1: panificación, definición de objetivos, cuantificación, comunicación, estabecimiento y seguimiento de responsabiidades, formación, visuaización, anáisis, gestión de a experiencia y adopción y seguimiento de as medidas correctivas necesarias para devover a nuestra entidad a a senda correcta. Gráfico 1. Cico de toma de decisiones ampiado análisis acción planifi- CaCIÓN PROCESO DE TOMA DE DECISIONES EXpErIENCIa visualiza- CIÓN FOrMaCIÓN responsa- BILIDaDEs COMuNI- CaCIÓN 3 Para estabecer un auténtico sistema de gestión corporativo que garantice a ejecución de os procesos de decisión de acuerdo a unas pautas comunes. Si en una herramienta de BI está buscando básicamente o primero, probabemente vea cubiertas sus aspiraciones sin demasiados probemas y termine poniendo en marcha un sistema de visuaización, cuya principa virtud radicará en e acortamiento de os tiempos para acceder a a información y en a faciitación de as abores de anáisis a os departamentos técnicos. Sin embargo, esto no supone una mejora en su proceso de decisión, sino, tan sóo, un mejor acceso a a información, pero sin cambios en a gestión Por e contrario, si busca souciones que e ayuden a reaizar todas as tareas inherentes a un proceso de toma de decisiones o as más posibes-, a tecnoogía actua ya e permite mejorar sus procesos de toma de decisiones operando un cambio cutura en su organización. Si sabemos qué estamos buscando como organización y e tipo de funcionaidades que demandaremos a sistema, estaremos en a senda correcta para impantar un sistema de que nos ayude a a mejora en a gestión. Ya sóo nos fatará ponero en marcha de manera adecuada! 3) Cómo vamos a ponero en marcha? Tradicionamente os proyectos de BI se han evado a cabo de manera simiar en todos os casos: partimos de a definición de modeo de información que se quiere impementar (es decir, de a definición de os indicadores y sus dimensiones), y de as estructuras de as tabas de data arehouse en su caso ; se reaizan os procesos de extracción, transformación y carga, y se desarroan as estructuras mutidimensionaes que van a soportar nuestra visuaización; y finamente se construye a interface que va a utiizar e usuario fina (informes, pantaas, cuadros de mando, etcétera) (Gráfico 2). Este modeo estuvo en e origen de a tecnoogía de BI, cuando a información comienza a ser accesibe no sóo para os informáticos, sino para usuarios finaes. En aqueos momentos, o fundamenta era conocer qué parte de a información se quería anaizar, montar un modeo capaz de presentar a información en un tiempo reducido y mostrara de acuerdo con as diferentes interfaces disponibes. Sin embargo, este modeo no nos es suficiente si queremos montar un sistema de gestión de a información, incrementando as capacidades existentes en os gestores e impementando una forma de gestionar a información y tomar decisiones. Para eo es necesario incorporar dos etapas en e proceso: 32

4 Una previa: e estabecimiento de as necesidades y os requerimientos de gestión. Una posterior: a impantación de modeo de gestión. Vamos a desarroaras de manera independiente: Requerimientos de modeo de gestión. E objetivo de esta fase es determinar qué características han de tener nuestros procesos de gestión de a toma de decisiones. Para eo tendremos que profundizar en varias actividades: a. Anáisis de a situación. No vamos a describir a manera de reaizar un anáisis de situación existen mútipes formas y casi todas pueden servir ; como resutado de mismo deberemos obtener un conocimiento razonabe de a entidad y de os aspectos reacionados con a toma de decisiones: reaciones formaes e informaes, canaes de comunicación, reaciones de poder y si existe aguna normaización de proceso decisorio y e grado de descentraización y autonomía existente. b. Definición de proceso de toma de decisiones deseado. Antes de empezar a montar nada deberemos definir cómo queremos que funcione a empresa: A quién y para qué vamos a dar acceso a a información? Queremos descentraizar a toma de decisiones o dejara en unas pocas manos? Qué necesitamos para tomar decisiones: información a argo/corto pazo, información rea/objetivos, datos/situación de proyectos, etcétera? Cómo debe fuir a información? Quién y cómo asigna responsabiidades, y cómo se gestionan? c. Anáisis de cambios necesariosen e mode- o de gestión. Poner negro sobre banco as diferencias entre e modeo existente y e deseado nos permitirá estabecer as barreras a a impantación de un modeo de gestión nuevo y/o os eementos a os que puede ser conveniente renunciar. En definitiva, e objetivo de esta etapa es determinar os probemas de a impantación y a mejor forma de haceros frente. d. Finamente, y como consecuencia de o anterior, deberemos estabecer a estrategia de proyecto, es decir, cómo evar a cabo e desarroo de nuevo modeo de gestión de a información y cómo impantaro en a compañía. Esta fase, habitua en otro tipo de proyectos informáticos, es ignorada competamente en os proyectos de BI, siendo fundamenta para que a impantación de este tipo de tecnoogía sirva para ago. Se incuirán todos os aspectos de proyecto. Impantación de modeo de gestión. Si queremos que e sistema impantado sea ago más que una mera herramienta, utiizada o no, en función de as características de gestor, debemos pantearnos una estrategia de impantación, que, a menos, debe tener as siguientes actividades: a. Revisión de a estrategia de impantación, a objeto de acomodara a os cambios surgidos durante a fase de desarroo; debe incuir un pan de incorporación de usuarios que determine quién va accediendo, a qué, y con qué seguimiento. La estrategia de impantación debe estar vincuada con os objetivos iniciaes de proyecto y supeditada a os mismos. b. Formación, en dos vertientes: Sobre e modeo de gestión de a información y de a toma de decisiones decidido: común a toda a organización. Gráfico 2. Proyecto de BI tradiciona MODELO conceptua estructura físico-ógica ETL DESAROLLO estructura mutidimensiona DESAROLLO interface de visuaización 33

5 Gráfi co 3. Proyecto BI Situación de Partida Definición de Modeo Anáisis de Impacto Estrategia de Impantación DEsarrOLLO Modeización Definición DW ETL Desaroo Metadata Desaroo Interfaces IMpLaNtaCIÓN Revisión Estrategia Impantación Formación Puesta en Marcha Incorporación Usuarios Seguimiento Cambio Sobre a/s souciones y herramientas impementadas: a cada usuario en función de o que vaya a utiizar según e primer apartado. c. Puesta de sistema en producción, es decir, arranque de proceso de gestión, desde e punto de vista tecnoógico. d. Incorporación de os usuarios, de acuerdo con a estrategia definida, es decir, arranque de proceso de gestión, desde e punto de vista organizativo. La incorporación pauatina y, sobre todo, controada, permite asegurar que e sistema es interiorizado por a organización y no, simpemente, puesto a su disposición. e. Seguimiento de a impantación, de conformidad con os sistemas definidos en a fase de definición estratégica de proyecto. Debemos asegurarnos de que e sistema impantado cumpe con os objetivos y que genera un cambio en e modeo de gestión de a información. En decir, habremos pasado a un esquema de proyecto como e recogido en e Gráfico 3. CONCLUSIONES Si queremos que un sistema de BI tenga éxito, tenemos que trataro como ta y no como una simpe herramienta de visuaización que faciite e acceso fáci a a información existente. E proyecto de impantación de un sistema de gestión de a información y a toma de decisiones debe contemparse como un proceso decisorio en sí mismo, y gestionado, a ser posibe, de a misma forma: Estabeciendo por qué y para qué queremos impantaro. Definiendo objetivos, metas, eementos a controar, acciones a desarroar. Panificando y asignando responsabiidades. Seeccionando as herramientas y souciones más adecuadas para cada usuario (visuaización, anáisis, panificación, etcétera). Comunicando os objetivos a a organización. Formando sobre os objetivos perseguidos, os cambios necesarios y, en útimo ugar, en as herramientas y souciones seeccionadas. Generando un proceso decisorio basado en información y experiencia. Con una fiosofía de supervisión y acción permanente, para conseguir evar a buen puerto e nuevo sistema, verificando e cumpimiento de os objetivos iniciamente estabecidos. Si por e contrario, tan sóo queremos incorporar una herramienta de visuaización (e incuso, de anáisis), podremos seguir ejecutando e proyecto de a manera tradiciona; pero seamos conscientes, entonces, de que no conseguiremos pasar de dicho estadio una vez impantada a herramienta. 9 34