2011 Guía de Auditoría Interna

Transcripción

1 2011 Guía de Auditoría Interna Fase 2: Ejecución del Plan de Auditoría Parte 1 Red de Conocimientos en Auditoría y Control Interno 01/07/2011

2 Tabla de contenido Introducción... 3 Planificación del Trabajo... 4 Preparación para el entendimiento del proceso

3 INTRODUCCIÓN La metodología de Auditool se divide en cinco fases y en esta etapa revisaremos la Fase III. Fase I: Lineamientos de Auditoría Interna Fase II: Planeación de la Auditoría Interna Fase III: Ejecución del Plan de Auditoría Interna Fase VI: Emisión de Informes y seguimiento Fase V: Control de Calidad Fase III, Ejecución del Plan de Auditoría Interna La tercera fase de la metodología Auditool, se fundamenta en las siguientes normas: 2200 Planificación del Trabajo 2210 Objetivos del Trabajo 2220 Alcance del trabajo 2230 Asignación de Recursos para el trabajo 2240 Programa de Trabajo 2300 Desempeño del Trabajo 2310 Identificación de la Información 2320 Análisis y Evaluación 2330 Documentación de la Información 2340 Supervisión del Trabajo Una vez finalizada la etapa de planeación y aprobación del correspondiente plan de Auditoría por parte del Comité de Auditoría, iniciamos con la etapa de Ejecución de dicho Plan. 3

4 2200 Planificación del Trabajo Según la definición establecida en la Norma Internacional de Auditoría 2200: Los auditores internos deben elaborar y documentar un plan para cada trabajo, que incluya su alcance, objetivos, tiempo y asignación de recursos De acuerdo al cronograma de procesos a ser auditados según el plan de auditoría, el Director de Auditoría debe dar inicio al desarrollo del plan de trabajo que corresponde a cada uno de los procesos a revisar y para lo cual detallamos algunas actividades que permiten formalizar el inicio de la auditoría según nuestra fase de lineamientos y lo establecido en la siguiente norma: 2201 Consideraciones sobre la planificación: Al planificar el trabajo, los auditores internos deben considerar: Los objetivos de la actividad que esta siendo revisada y los medios con los cuales la actividad controla su desempeño; Los riesgos significativos de la actividad, sus objetivos, recursos y operaciones, y los medios con los cuales el impacto potencial del riesgo se mantiene a un nivel aceptable; La adecuación y eficacia de los procesos de gestión de riesgos y control de la actividad comparados con un enfoque o modelo de control relevante. La oportunidad de introducir mejoras significativa en los procesos de gestión de riesgos y control de la actividad. Para poder dar cumplimiento a las consideraciones establecidas en la norma internacional sobre la planificación del trabajo, debemos empezar por realizar la reunión de apertura de formalización de la Auditoría, continuar con la etapa de entendimiento del proceso, realizar la correspondiente evaluación de riesgos vs controles claves del proceso, así como evaluar la inclusión de oportunidades de mejoras que se puedan aportar al proceso. Apertura de la Auditoría 1 Es fundamental que se realice una reunión de inicio con el dueño del proceso en donde se sigan los correspondientes protocoles de comunicación, formalizando así el inicio de la auditoría y ofreciendo nuestro acompañamiento como un área de apoyo, de tal forma que nos puedan compartir los aspectos que el dueño del proceso considera son críticos en su trabajo. Nuestra actitud como auditores debe orientarse a brindar confianza al auditado, pues nuestro objetivo es contribuir al cumplimiento de sus objetivos y así a los de la organización. 1 El Auditor de acuerdo al proceso y a la estructura de la organización, debe evaluar si es necesario hacer más de una reunión con el dueño del proceso durante la etapa de inicio. 4

5 En esta reunión se deberá indagar a un mayor nivel de detalle los objetivos del área, los riesgos identificados, los proyectos tecnológicos en los que trabaja, el nivel de componentes tecnológicos del proceso, la estructura del área, entre otros. Es importante no confundir la reunión sostenida en la etapa de planeación con la reunión de apertura a la ejecución de auditoría, pues si bien en la primera conocimos el área para analizar el nivel de riesgo que representa para la organización, en la segunda estamos formalizando el inicio de nuestro trabajo en dicha área, así como también puede ocurrir que entre el tiempo transcurrido de la etapa de planeación y la ejecución de la auditoría se hayan presentado cambios que no se encuentran registrados en nuestro conocimiento obtenido en la etapa de planeación. A dicha reunión debemos ir lo suficientemente documentados, por lo cual podemos acudir a fuentes tales como: Resumen de la reunión de planeación Organigrama Informes de Auditoría de años anteriores Políticas y procedimientos Noticias de la industria Igualmente durante esta primera reunión podemos entender como funciona el proceso en su nivel básico, identificando los funcionarios claves en el proceso y con quienes posteriormente nos debemos entrevistar para conocer en mayor detalle el proceso auditado. Durante dicha reunión se puede realizar la presentación únicamente de los funcionarios que lideran el equipo de Auditoría, sin realizar la presentación oficial de todo el equipo de trabajo, pues de acuerdo al nivel de riesgos y complejidad del proceso, la asignación de recursos se debe realizar una vez se tiene el entendimiento de todo el proceso. Sin embargo la metodología Auditool sugiere que el Director de Auditoría evalué si de acuerdo al proceso auditado, es viable en la primera reunión realizar la presentación de todo el equipo asignado a dicho proyecto, o si es necesario realizar una segunda reunión antes de la ejecución formal de las pruebas de auditoría. En todo caso lo más importante es propender por dar cumplimiento a la siguiente norma: 2230 Asignación de recursos para el trabajo. Los auditores internos deben determinar los recursos adecuados y suficientes para lograr los objetivos del trabajo, basándose en una evaluación de la naturaleza y complejidad de cada trabajo, las restricciones de tiempo y los recursos disponibles. Así mismo durante esta primera reunión es fundamental para el Auditor explicarle al dueño del proceso y a los funcionarios claves, el método utilizado para el requerimiento de información (funcionario al que se le hace el requerimiento, medio de solicitud, forma de entrega, entrega de la información que efectivamente se esta solicitando y no de otra) así como incluir los acuerdos de tiempos para la entrega de la información solicitada y los cuales deberán ser razonables para las dos partes, de tal forma que se pueda dar cumplimiento con los programas de auditoría a realizar. Igualmente se sugiere revisar los horarios más favorables para realizar las reuniones de entendimiento y validación a las que haya lugar. 5

6 La anterior coordinación de actividades es clave para el éxito del trajo del auditor, dado que en muchas ocasiones hemos escuchado nosotros no trabajamos solo para la auditoría, por lo cual realizar dichos acuerdos hará que el auditado sienta que efectivamente estamos respetando la operación de su proceso, que entendemos las múltiples labores del día a día, pero que también requerimos la colaboración de todo su equipo de trabajo para el éxito de nuestra vista y el cumplimiento de nuestros objetivos, pues es claro que si no nos entregan la información de forma oportuna, nos entregan lo que no es o sin ningún orden, deberemos incurrir en mayores tiempos a los inicialmente programados. Al finalizar la reunión debemos tener claramente identificados los objetivos del proceso, la normatividad que regula sus operaciones, los niveles de reporte que debe tener y el nivel de salvaguarda de los activos. Así mismo puede ocurrir que dentro de esta reunión solicitemos el apoyo en la generación de reportes que pueden contribuir como fuente de información en la definición del alcance que podemos tener; ejemplo, ventas del último año y devoluciones realizadas en el mismo período de tiempo. Lo anterior nos permitiría conocer el porcentaje de las devoluciones sobre las ventas y poder visualizar un posible problema en dicho proceso que requiera una mayor atención en el trabajo a realizar. La anterior reunión deberá documentarse para formalizar los acuerdos establecidos con el cliente. Preparación para el entendimiento del Proceso Una vez identificados los funcionarios claves del proceso y teniendo como único fin entender el funcionamiento del proceso a revisar dentro del marco de controles definidos por la organización, así como de acuerdo a la evaluación de riesgos realizada por auditoría, los funcionarios lideres proceden a realizar la programación de entrevistas para obtener el entendimiento del proceso con los funcionarios claves. Para dicho entendimiento es recomendable documentarnos con: 6 Las Políticas y procedimientos de la organización Las mejores prácticas definidas para el proceso objeto de nuestra reunión. Estadísticas del proceso Con la anterior información es recomendable preparar un cuestionario de preguntas claves, que consideramos debemos validar para tener un mejor entendimiento del proceso. La etapa de entendimiento nos debe permitir comprender los objetivos del proceso, los riesgos asociados a dichos objetivos, los controles establecidos por la organización para mitigar el riesgo, la ausencia de controles, la identificación de controles con debilidades en su diseño, así como los problemas que presenta el proceso en su funcionamiento. Solicitar la reunión: De acuerdo a la identificación de los funcionarios claves que intervienen en el proceso, procedemos a programar la reunión con cada uno, por lo cual es recomendable contactarlos primero telefónicamente o personalmente cuando por alguna razón no haya sido posible

7 conocerlos en la reunión de apertura. En cualquiera de los dos casos debemos comunicarles cual es el objetivo de la reunión, así como validar la disponibilidad de tiempo para realizarla, acordando con el auditado la fecha. Una vez acordada la reunión, procedemos a realizar su formalización, realizando el correspondiente agendamiento vía correo electrónico y por lo cual es recomendable tener en cuenta lo siguiente: Objetivo: En el agendamiento de la reunión siempre debemos ser muy claros en informar que nuestro objetivo es entender el funcionamiento del proceso, así como realizar la prueba de recorrido a dicho proceso, del tal forma que nuestro entrevistado este preparado para la reunión. Lugar: Se recomienda que sea en la oficina del funcionario, de tal forma que al momento de realizar la prueba de recorrido podamos tener acceso a la documentación y archivos que se tengan del proceso, así como a la evidencia de los controles. Fecha: Si bien en nuestra comunicación telefónica pudimos haber acordado una fecha, es importante que siempre programemos la reunión con varios días de anticipación, preferiblemente una semana. Hora: Los expertos consideran que el mejor horario para realizar las reuniones es a las 9:00 am. y a las 3:00 pm., sin embargo es recomendable que nos ajustemos a la disponibilidad del funcionario. Duración: Teniendo en cuenta que nuestro objetivo es entender el funcionamiento del proceso de acuerdo a sus actividades y realizar la prueba de recorrido, recomendamos programar la reunión para 2 horas 2, dicho tiempo depende de lo complejo que sea el proceso. Asistentes: Del equipo de auditoría se recomienda que asistan los líderes y/o coordinadores del trabajo, sin embargo se recomienda que para aquellos procesos que tienen un alto componente tecnológico ( lo cual identificamos en la reunión de apertura), asista un funcionario de tecnología, de tal forma que solo citemos a las dueños del proceso una sola vez con los funcionarios de auditoría, y no dos veces para explicar el proceso con funcionarios diferentes, pues esto incomoda al auditado y no trasmite la mejor imagen de nuestra parte. Por parte del Auditado en algunas ocasiones los funcionarios solicitan la participación de colaboradores que tienen un mayor involucramiento en la parte operativa, por lo cual dichas personas pueden asistir, si a bien lo considera nuestro entrevistado principal. El día de la reunión Debemos transmitir una buena imagen a nuestro entrevistado, y en donde una buena imagen es la combinación tanto de la parte interior como de la parte exterior de una persona. Ser amable, educado, agradable y vestir de forma elegante nos proyectará como profesionales integrales y ayudará a que nuestro entrevistado tome interés durante el transcurso de la reunión. Es necesario tener en cuenta los siguientes puntos antes de iniciar formalmente la reunión: 2 El Auditor debe evaluar si el entendimiento del proceso se puede llevar acabo en menos tiempo ó si por el contrario requiere mayor tiempo, debiendo programar más de una reunión. 7

8 Vestir de forma elegante y prestando atención al cuidado personal. Sea puntual tanto en la hora de inicio como la de finalización En caso que no alcance a llegar a tiempo a la reunión realice una llamada y antes del inicio de la reunión comente la situación y solicite excusas por la demora. Salude mirando a los ojos, con un apretón de manos moderado y con una sonrisa sincera. Apague su celular o póngalo en silencio antes de iniciar la reunión, y en lo posible trate que el entrevistado perciba esta acción con el fin de animarlo de forma indirecta a que igualmente el haga lo mismo. Si la reunión es en la oficina del entrevistado, solicite permiso para apoyar su computador en el escritorio del entrevistado. Antes de iniciar con el desarrollo de la agenda, rompa el hielo de tal forma que el entrevistado se relaje. Ejemplo: Se puede iniciar la reunión comentando una Noticia de último momento. Explique cual es el objetivo de la reunión. Recuerde que su responsabilidad es controlar, dirigir y centrar continuamente la reunión. No olvide pedir siempre el Favor y dar las Gracias No debemos ser arrogantes, petulantes. La sabiduría no se impone, simplemente se manifiesta y los demás la perciben 8