DOCUMENTACIÓN DE AUDITORÍA - INCLUYE REFERENCIACIÓN (NIA 230).

Transcripción

1 DOCUMENTACIÓN DE AUDITORÍA - INCLUYE REFERENCIACIÓN

2 FASES DE UNA AUDITORIA Papeles de trabajo ACEPTACION Y RETENCION DE CLIENTES PLANEACION DE LA AUDITORIA Y EVALUACION DEL RIESGO PRUEBAS DE AUDITORIA EVALUACION DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS COMUNICACIÓN DE LOS RESULTADOS

3 PROCEDIMIENTOS Y TÉCNICAS DE AUDITORÍA Procedimientos de auditoría Papeles de trabajo NIA 230 Evidencias Hallazgos NIA 500/520/530 Informe de Auditoría Carta a la Gerencia NIA 700/580

4 La norma internacional de auditoría 230 presenta la responsabilidad del auditor de preparar la documentación necesaria de la auditoría de estados financieros. La documentación de la auditoría que cumple los requisitos establecidos por las normas de auditoría provee la evidencia sobre la que se basó para que el auditor emitiera su dictamen y reporte del logro de los objetivos generales, así como la evidencia de que la auditoría se planeó y desarrollo de acuerdo a las normas internacionales de auditoría, y requisitos legales y de regulación aplicables. Con base en esta documentación, el equipo de trabajo puede planear y desempeñar la auditoría, dirigir y supervisar el trabajo de auditoría teniendo en cuenta el sistema de control de calidad realizando las revisiones e inspecciones necesarias, e inspecciones externas de acuerdo a la regulación establecida. Además la documentación le facilita la presentación del trabajo al equipo del trabajo, y le permite llevar un registro de asuntos importantes, información útil para el desarrollo de auditorías futuras.

5 OBJETIVO El objetivo del auditor es preparar la documentación que presente la información suficiente y apropiada que sustenta el dictamen del auditor y la evidencia de que la auditoría se planeó y desarrollo apropiadamente de acuerdo a las normas internacionales de auditoría y requisitos legales y regulatorios relevantes DEFINICIONES Documentación de la auditoría: Es el registro adecuado de los procedimientos llevados a cabo durante la auditoría, evidencia relevante y conclusiones a las que llego el auditor durante su trabajo. Esta documentación soporta las representaciones del auditor, además de facilitar la planeación, desempeño y supervisión de la auditoría, y sirve como base para la revisión de la calidad del trabajo, debido a que provee al revisor la documentación escrita de la evidencia que soportan el dictamen del auditor. Archivo de auditoría: Medios de almacenamiento físico y electrónico de la documentación de la auditoría. Auditor con experiencia: Profesional con la experiencia práctica en auditoría y conocimiento y entendimiento adecuado de los procesos de auditoría y entornos en que se desarrollan de acuerdo a las entidades, las normas internacionales de auditoría y demás regulaciones pertinentes.

6 REQUISITOS El auditor debe preparar oportunamente la documentación de la auditoría. Documentación suficiente y apropiada que facilite la revisión y evaluación de la evidencia y conclusiones antes de la presentación del dictamen del auditor; y mejora la calidad de la auditoría. El auditor debe preparar la documentación suficiente y apropiada para que un auditor con experiencia pueda entender la naturaleza y extensión de los procedimientos de la auditoría llevados a cabo, los resultados y evidencia obtenida en la auditoría, asuntos importantes, conclusiones y juicios profesionales alcanzados; debido a que la documentación puede estar sujeta a revisiones externas, para cumplir con las normas internacionales de auditoría, y demás normas y requisitos legales relevantes. El auditor debe completar y compilar el archivo final de la documentación de la auditoría de manera oportuna después del dictamen del auditor. En caso de que el auditor juzgue necesario modificar o añadir documentación después de la compilación deberá documentar sus razones específicas y cuándo y por quien se hicieron y revisaron

7 Los papeles de trabajo regularmente incluyen: Información referente a la estructura de la entidad Extracto o copias de documentos legales importantes Información concerniente a la industria en torno económico Programas de auditoria Evidencia de la comprensión de los sistemas de contabilidad y control interno Evidencia de las evaluaciones del riego inherente y de control

8 Consideraciones de la auditoria interna Análisis de transacciones y balances Análisis de tendencias e indicadores Evidencia de supervisión del trabajo de los auxiliares Copias de comunicaciones de otros auditores o expertos Copias de cartas sobre asuntos de auditoria discutidos con la entidad Cartas de representación recibidas de la entidad Copias de los estados financieros y dictamen del auditor

9 PROPÓSITO 1. Registro del trabajo realizado. Deben proporcionar un registro sistemático y detallado del trabajo efectuado por el auditor. 2. Registro de los resultados. Deben proporcionar un registro de la información obtenida y desarrollada, respaldando los hallazgos, conclusiones y recomendaciones que resulten de la auditoría. 3. Sustento del informe del auditor. El contenido de los P/T debe ser suficiente para respaldar las opiniones, conclusiones y en general el contenido del informe. El informe bajo ninguna circunstancia debe contener información o datos que no sean respaldados por los papeles de trabajo. Estos papeles deben fundamentar la evidencia o la falta de ella, en la que se basa el criterio del auditor y constituyen prueba de la validez de las operaciones y registros examinados y del contenido del informe.

10 4. Grado de confianza del Control Interno. Los P/T deben incluir los resultados del examen y evaluación del sistema de control interno revisado y el vigente a la fecha del examen, así como las conclusiones sobre el mismo. 5. Base de información. Los datos utilizados por el auditor para redactar su informe se encuentran en los papeles de trabajo. Muchas veces sirven como fuentes de consulta en el futuro 6. Facilita la revisión y supervisión. Permiten la revisión del informe antes de su emisión. Una persona ajena al equipo de campo (supervisor o gerente) puede revisar con un total entendimiento los detalles del examen registrados en dichos papeles. En caso de cualquier pregunta o duda sobre el contenido del borrador del informe, los papeles de trabajo están para dar respuesta o las aclaraciones necesarios..

11 7. Respalda la opinión del Auditor ante un proceso judicial. En casos extraordinarios en que el auditor es llamado a los tribunales, principalmente por asuntos relacionados a fraudes u otros delitos encontrados, los papeles de trabajo son de gran importancia para respaldar el contenido del informe de auditoría. En varias oportunidades el auditor tiene que presentarse como testigo y los papeles de trabajo pueden ayudarlo a recordar la situación y su examen, a pesar de haber transcurrido varios años de su ejecución (05). Entonces, los P/T sirven para defender la posición del auditor de haber realizado su trabajo de acuerdo con las normas de auditoría. Asimismo, es importante reconocer que los papeles de trabajo también ayudan a mejorar la calidad del examen y ayudan al desarrollo profesional de los integrantes del equipo de auditoría, ya que escribir los procedimientos empleados y las conclusiones a las que se lleguen, exigen al auditor expresar con claridad sus ideas y pensamientos. El auditor no sólo debe planificar y realizar su examen, así como redactar su informe, sino que también su trabajo le exige la elaboración, durante todo el proceso de la auditoría, de documentos que expresen los procedimientos efectuados, hallazgos y la evidencia en la que se respaldará su informe.

12 ÍNDICE Y REFERENCIACIÓN Una técnica que permite al auditor aplicar un ordenamiento lógico y adecuado del contenido de los papeles de trabajo es determinar un índice; permite la fácil y rápida identificación de la información y los resultados obtenidos. Todos los papeles de trabajo deben ser codificados (referenciados e identificados) para relacionar con facilidad la información contenida en los mismos y lograr una búsqueda eficiente de cualquier parte o segmento del examen de auditoría.

13 INFORMACIÓN REQUERIDA EN UN PAPEL DE TRABAJO Base de Selección (en los casos necesarios). Referencias cruzadas. Conclusiones. Firma o iniciales del auditor. Fecha de elaboración de la cédula. Evidencia de revisión o supervisión. ARCHIVOS DE AUDITORÍA Nombre Abreviatura Permanente PF De Planificación APA Resumen de Auditoría ARA Corriente AC De Inventarios AIA De Circularización ACI De Arqueos AR

14 ARCHIVO PERMANENTE Contenido Organigrama general y por áreas. Copias o extractos de actas de accionistas, del directorio, del comité de auditoría y cualquiera que se considere importante. Escrituras de constitución de la empresa y modificaciones posteriores. Estatuto inicial y vigente. Escritura del incremento de capital. Contratos importantes o significativos. Convenios de deudas a largo plazo. Relación de propiedades y gravámenes sobre las mismas. Plan de cuentas de la empresa. Pactos sindicales.

15 ARCHIVO DE PLANEAMIENTO Contenido Historia del Cliente. Negocio principal y líneas de producción y/o distribución. Principales clientes y proveedores. Factores de riesgo. Referencias a Auditoría Interna (personal, organización e informes que elabora). Descripción del Sistema de Control Interno de los principales componentes: Narrativos, cuestionarios o flujogramas. Acompañado de los documentos fuente de cada uno de los componentes y las pruebas de seguimiento o walkthrough, para corroborar el funcionamiento de los sistemas como se describen.

16 ARCHIVO DE PLANEAMIENTO Contenido Relación y documentos de los procedimientos de diagnóstico empleados. Análisis de los estados financieros. Personal de contacto del cliente. Plan Estratégico de Auditoría. Memorándum del Plan Detallado de Auditoría. Cambios a la planificación inicial. Copias de los programas de trabajo, detallando cada procedimiento de auditoría por componente. Presupuesto de tiempo.

17 ARCHIVO CORRIENTE Contenido Balance de comprobación. Puntos de atención para el gerente y/o socio. Cédulas de ajustes y reclasificaciones. Notas sobre reuniones. Carta de abogados. Control de solicitudes de confirmación. Programa de eventos subsecuente. Programa de contingencias. Programa de seguros. Control de tiempo empleado.

18 ARCHIVO CORRIENTE Contenido Principales, Matrices, Cuadre de sumarias. Por cada componente Cédula sumaria, Sub-cédula, Secundaria. Conclusión del trabajo. Programas de auditoría. Cédulas de detalle de pruebas sustantivas. Cédulas de detalle de pruebas de cumplimiento. Cédulas de observaciones y recomendaciones. Listado de verificación del trabajo de auditoría (check list).

19 ARCHIVO RESUMEN DE AUDITORÍA Contenido Relación de puntos pendientes hasta su aclaración. Informe de auditoría. Puntos de atención para el socio y gerente. Memorándum resumen de auditoría. Cédulas de ajustes y/o reclasificaciones. Carta de representación de la gerencia. Carta de respuesta de los abogados. Carta de Control Interno o de Observaciones y Recomendaciones.

20 ARCHIVO RESUMEN DE AUDITORÍA Contenido Puntos para ser revisados en exámenes posteriores. Listado de verificación (check list). Comparación de las horas utilizadas versus las presupuestadas y las explicaciones de las variaciones importantes. Resumen de circularización.

21 PROCEDIMIENTOS BÁSICOS DE AUDITORÍA POR COMPONENTE (A SER DESARROLLADO DE ACURDO A LAS FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO O ÁREA BAJO EXAMEN) Elaborar Programas de Auditoría MARCAS DE AUDITORÍA Marcas de Auditoría: Son signos particulares y distintivos que efectúa el auditor para indicar el trabajo realizado o prueba efectuada.

22 MARCAS DE AUDITORIA E INDICES DE REFERENCIA MARCAS DEL TRABAJO REALIZADO Para facilitar la trascripción e interpretación del trabajo realizado en la auditoria, usualmente se acostumbran a usar marcas que permiten transcribir de una manera práctica y de fácil lectura algunos trabajos repetitivos. Por ejemplo; la actividad de cotejar cifras que provienen de los registros auxiliares contra los auxiliares mismos, se pueden dejar transcrita en los papeles de trabajo, anotando una marca cuyo significado fuera justamente el de haber verificado las cifras correspondiente contra el auxiliar relativo. La forma de las marcas deben ser lo mas sencillas posibles pero a la vez distintiva, de manera que no haya confusión entre las diferentes marcas que se usen en el trabajo. Normalmente las marcas se transcriben utilizando color rojo o azul, de tal suerte que a través del color se logre su identificación inmediata en las partidas en las que fueron anotadas

23 MARCAS DE AUDITORÍA Reglas básicas: Deben ser de fácil explicación en los papeles de trabajo (pt). Deben facilitar la revisión de los pt. Deben ser claras, simples y distinguibles. Resumir la explicación de marcas en una cédula. La explicación de las marcas debe ser precisa y describir el trabajo realizado. Deben usarse marcas diferentes para cada prueba. Las marcas deben ser colocadas al lado derecho de la cantidad o debajo de ella.

24 MARCAS COMUNES Cotejado con contrato de trabajo Cotejado con planilla de pagos Suma conforme Circularizado Confirmado Cotejado con Estado de Cuenta Corriente Cotejado con Mayor Visto Contrato y condiciones establecidas Tipo de cambio utilizado Visto documentación sustentatoria Inspeccionado físicamente Cotejado con informe del año anterior

25 DEFINICIÓN DE TÉCNICA DE AUDITORIA Son los métodos prácticos de investigación y prueba que utiliza el auditor para obtener la evidencia necesaria que fundamente sus opiniones y conclusiones, su empleo se basa en su criterio o juicio, según las circunstancias. Es un método o detalle de procedimiento, esencial en la práctica acertada de cualquier ciencia o arte. En la auditoria. Las técnicas son métodos accesibles para obtener material de evidencia. 25

26 TIPOS DE TÉCNICAS DE AUDITORIA Técnica de la Observación Técnica de la Indagación Técnicas de Inspección Técnica de la Confirmación Técnicas de Cálculo Técnicas de Revisión Analítica Análisis de Tendencias Análisis de Índices Análisis de Razonabilidad Técnicas Asistidas por Computador 26

27 DEFINICIÓN DE PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA Los procedimientos de auditoria son: el conjunto de técnicas de investigación aplicables a una partida o a un grupo de hechos o circunstancias relativas a los estados financieros. DIFERENCIA ENTRE TECNICA Y PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA Las técnicas son las herramientas de trabajo del auditor y los procedimientos la combinación que se hace de esas herramientas para un estudio particular. Las técnicas y los procedimientos están estrechamente relacionados. Si las técnicas son desacertadas, la auditoria no alcanzará las normas aceptadas de ejecución. 27

28 CLASES DE PREBAS DE AUDITORÍA Revisión del sistema de C.I.para determinar los procedimientos prescritos. Conocimiento de CI PRUEBAS DE RECORRIDO Auditoría Operativa, de C.I.,de Cumplimiento. Pruebas para determinar si se siguen los procedimientos prescritos PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO Evaluación del sistema para ayudar a determinar las bases de confiabilidad y la naturaleza, alcance y fecha de las pruebas sustantivas. PRUEBAS DE CONTROL Auditoría Financiera Revisión de la veracidad y razonabilidad de los estados financieros PREUBAS SUSTANTIVAS 28 Prueba de saldos Revisión Analítica

29 PRUEBAS DE AUDITORIA CUMPLIMIENTO SUSTANTIVAS Obtiene evidencia de si las técnicas de control están operando Observación Examen Averiguación Obtiene evidencia referente a: Validez del tratamiento contable Error en el tratamiento Contable

30 Evidencia suficiente Se entinde por evidencia suficiente, aquel nivel de evidencia que el auditor debe obtener a traves de sus pruebas para llegar a conclusiones razonables sobre las cuentas que se someten a su examen. Bajo este contexto el auditor no pretende obtener toda la evidencia existente sino aquella que cumpla, a su juicio profesional, con el objetivo de su examen. Evidencia competente. El concepto de competente de la evidencia es la caracteriostica cualitativa, en tanto que el concepto suficiencia tiene carácter cuantitativo. La influencia de ambos elementos, debe proporcionar al auditor el conocimiento necesario para alcanzar una base objetiva de juicio sobre los hechos sometidos al examen.

31 ESTADOS FINANCIEROS GRUPO CUENTA LA AUDITORIA FCRA. Y SUS P/T S SE ELABORAN LAS SUMARIAS MAYORES CON BASE EN LOS ESATDOS FINANCIEROS A NIVEL DE GRUPO ESTADO DE RESULTADOS E/R BALANCE GENERAL B/G A /R DESCRIPCION REF. AÑO1 ANO2 Do. Cr. SALDO A /R INGRESO A/R DESCRIPCION REF. AÑO1 ANO2 Do. Cr. SALDO COSTOS DE V. A/R DISPONIBLE A GTOS ADM O. A/R INVERSIONES B GTOS VENTAS A/R DUEDORES C INVENTARIOS D SUBCUENTA SE ELABORAN LAS SUMARIAS A NIVEL DE CUENTA CONCLUSION POR COMPONENTE DE E/F S OPINION DE ESTADOS FINANCIEROS A AJUSTES Y RECLASIFICACIONES DEUDORES C INVERSIONES B A /R DESCRIPCION REF. AÑO1 ANO2 Do. Cr. SALDO DISPONIBLE A A /R CARTERA C DESCRIPCION REF. AÑO1 A ANO2 /R Do. Cr. SALDO SOCIOS C DESCRIPCION PARTICIPAC. REF. AÑO1 B-10 ANO2 20 Do. Cr. 5 SALDO ANTICIPOS C CAJA ACCIONES A B TOTALES BANCOS CDT A B TOTALES TOTALES INFORME DE CON- TROL INTERNO A GERENCIA PRUEBAS DE RAZONABILIDAD DE SALDOS POR COMPONENTE SI ES ADECUADO EL CONTROL INTERNO. CUESTIONARIO DE CONTROL A-1 INTERNO PARA TESORERIA NO 31 FIN AMPLITUD DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS

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