AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Transcripción

1 AUDITORIA ADMINISTRATIVA 5. Papeles de trabajo Fernando Rada Barona.

2 FASES DE UNA AUDITORIA Papeles de trabajo ACEPTACION Y RETENCION DE CLIENTES PLANEACION DE LA AUDITORIA Y EVALUACION DEL RIESGO PRUEBAS DE AUDITORIA EVALUACION DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS COMUNICACIÓN DE LOS RESULTADOS

3 ESTADOS FINANCIEROS GRUPO CUENTA LA AUDITORIA FCRA. Y SUS P/T S SE ELABORAN LAS SUMARIAS MAYORES CON BASE EN LOS ESATDOS FINANCIEROS A NIVEL DE GRUPO ESTADO DE RESULTADOS E/R BALANCE GENERAL B/G A /R DESCRIPCION REF. AÑO1 ANO2 Do. Cr. SALDO A /R INGRESO A/R DESCRIPCION REF. AÑO1 ANO2 Do. Cr. SALDO COSTOS DE V. A/R DISPONIBLE A GTOS ADMO. A/R INVERSIONES B GTOS VENTAS A/R DUEDORES C INVENTARIOS D SUBCUENTA SE ELABORAN LAS SUMARIAS A NIVEL DE CUENTA CONCLUSION POR COMPONENTE DE E/F S OPINION DE ESTADOS FINANCIEROS A AJUSTES Y RECLASIFICACIONES DEUDORES C A /R INVERSIONES B DESCRIPCION REF. AÑO1 ANO2 Do. Cr. SALDO DISPONIBLE A A /R CARTERA C DESCRIPCION REF. AÑO1 A ANO2 /R Do. Cr. SALDO SOCIOS C DESCRIPCION PARTICIPAC. REF. AÑO1 B-10 ANO2 20 Do. Cr. 5 SALDO ANTICIPOS C CAJA ACCIONES A B TOTALES BANCOS CDT A B TOTALES TOTALES INFORME DE CON- TROL INTERNO A GERENCIA PRUEBAS DE RAZONABILIDAD DE SALDOS POR COMPONENTE SI ES ADECUADO EL CONTROL INTERNO. CUESTIONARIO DE CONTROL A-1 INTERNO PARA TESORERIA NO FIN AMPLITUD DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS 3

4 MARCAS DE AUDITORIA E INDICES DE REFERENCIA MARCAS DEL TRABAJO REALIZADO PAPELES DE TRABAJO Para facilitar la trascripción e interpretación del trabajo realizado en la auditoria, usualmente se acostumbran a usar marcas que permiten transcribir de una manera práctica y de fácil lectura algunos trabajos repetitivos. Por ejemplo; la actividad de cotejar cifras que provienen de los registros auxiliares contra los auxiliares mismos, se pueden dejar transcrita en los papeles de trabajo, anotando una marca cuyo significado fuera justamente el de haber verificado las cifras correspondiente contra el auxiliar relativo. La forma de las marcas deben ser lo mas sencillas posibles pero a la vez distintiva, de manera que no haya confusión entre las diferentes marcas que se usen en el trabajo. Normalmente las marcas se transcriben utilizando color rojo o azul, de tal suerte que a través del color se logre su identificación inmediata en las partidas en las que fueron anotadas

5 PAPELES DE TRABAJO MARCAS DE AUDITORÍA Reglas básicas: Deben ser de fácil explicación en los papeles de trabajo (pt). Deben facilitar la revisión de los pt. Deben ser claras, simples y distinguibles. Resumir la explicación de marcas en una cédula. La explicación de las marcas debe ser precisa y describir el trabajo realizado. Deben usarse marcas diferentes para cada prueba. Las marcas deben ser colocadas al lado derecho de la cantidad o debajo de ella.

6 PAPELES DE TRABAJO MARCAS COMUNES Cotejado con contrato de trabajo Cotejado con planilla de pagos Suma conforme Circularizado Confirmado Cotejado con Estado de Cuenta Corriente Cotejado con Mayor Visto Contrato y condiciones establecidas Tipo de cambio utilizado Visto documentación sustentatoria Inspeccionado físicamente Cotejado con informe del año anterior

7 DOCUMENTACION De acuerdo a la Norma 230, El auditor deberá documentar los asuntos que son importantes para apoyar la opinión de auditoria y dar evidencia de que la auditoria se llevo a cabo de acuerdo con las normas internacionales.. El auditor deberá registrar en papeles de trabajo la planeación, la naturaleza, oportunidad y el alcance de los procedimientos de auditoria desarrollados, y por lo tanto los resultados y, las conclusiones extraídas de la evidencia en la auditoria obtenida

8 DOCUMENTACION PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo regularmente incluyen: Información referente a la estructura de la entidad Extracto o copias de documentos legales importantes Información concerniente a la industria en torno económico Programas de auditoria Evidencia de la comprensión de los sistemas de contabilidad y control interno Evidencia de las evaluaciones del riego inherente y de control

9 DOCUMENTACION PAPELES DE TRABAJO Consideraciones de la auditoria interna Análisis de transacciones y balances Análisis de tendencias e indicadores Evidencia de supervisión del trabajo de los auxiliares Copias de comunicaciones de otros auditores o expertos Copias de cartas sobre asuntos de auditoria discutidos con la entidad Cartas de representación recibidas de la entidad Copias de los estados financieros y dictamen del auditor

10 PAPELES DE TRABAJO DEFINICIÓN Documentos elaborados por el auditor durante el curso de la auditoría que respaldan y fundamentan su informe. También se le conoce como el conjunto de cédulas y documentos en los que el auditor registra los datos e información obtenidos, así como los resultados de las pruebas realizadas durante su examen.

11 PAPELES DE TRABAJO PROPÓSITO 1. Registro del trabajo realizado. 2. Registro de los resultados. 3. Sustento del informe del auditor. 4. Grado de confianza del Control Interno. 5. Base de información. 6. Facilita la revisión y supervisión. 7. Respalda la opinión del auditor ante un proceso judicial

12 PAPELES DE TRABAJO PROPÓSITO 1. Registro del trabajo realizado. Deben proporcionar un registro sistemático y detallado del trabajo efectuado por el auditor. 2. Registro de los resultados. Deben proporcionar un registro de la información obtenida y desarrollada, respaldando los hallazgos, conclusiones y recomendaciones que resulten de la auditoría. 3. Sustento del informe del auditor. El contenido de los P/T debe ser suficiente para respaldar las opiniones, conclusiones y en general el contenido del informe. El informe bajo ninguna circunstancia debe contener información o datos que no sean respaldados por los papeles de trabajo. Estos papeles deben fundamentar la evidencia o la falta de ella, en la que se basa el criterio del auditor y constituyen prueba de la validez de las operaciones y registros examinados y del contenido del informe.

13 PAPELES DE TRABAJO 4. Grado de confianza del Control Interno. Los P/T deben incluir los resultados del examen y evaluación del sistema de control interno revisado y el vigente a la fecha del examen, así como las conclusiones sobre el mismo. 5. Base de información. Los datos utilizados por el auditor para redactar su informe se encuentran en los papeles de trabajo. Muchas veces sirven como fuentes de consulta en el futuro 6. Facilita la revisión y supervisión. Permiten la revisión del informe antes de su emisión. Una persona ajena al equipo de campo (supervisor o gerente) puede revisar con un total entendimiento los detalles del examen registrados en dichos papeles. En caso de cualquier pregunta o duda sobre el contenido del borrador del informe, los papeles de trabajo están para dar respuesta o las aclaraciones necesarios..

14 PAPELES DE TRABAJO 7. Respalda la opinión del Auditor ante un proceso judicial. En casos extraordinarios en que el auditor es llamado a los tribunales, principalmente por asuntos relacionados a fraudes u otros delitos encontrados, los papeles de trabajo son de gran importancia para respaldar el contenido del informe de auditoría. En varias oportunidades el auditor tiene que presentarse como testigo y los papeles de trabajo pueden ayudarlo a recordar la situación y su examen, a pesar de haber transcurrido varios años de su ejecución (05). Entonces, los P/T sirven para defender la posición del auditor de haber realizado su trabajo de acuerdo con las normas de auditoría. Asimismo, es importante reconocer que los papeles de trabajo también ayudan a mejorar la calidad del examen y ayudan al desarrollo profesional de los integrantes del equipo de auditoría, ya que escribir los procedimientos empleados y las conclusiones a las que se lleguen, exigen al auditor expresar con claridad sus ideas y pensamientos. El auditor no sólo debe planificar y realizar su examen, así como redactar su informe, sino que también su trabajo le exige la elaboración, durante todo el proceso de la auditoría, de documentos que expresen los procedimientos efectuados, hallazgos y la evidencia en la que se respaldará su informe.

15 PAPELES DE TRABAJO ÍNDICE Y REFERENCIACIÓN Una técnica que permite al auditor aplicar un ordenamiento lógico y adecuado del contenido de los papeles de trabajo es determinar un índice; permite la fácil y rápida identificación de la información y los resultados obtenidos. Todos los papeles de trabajo deben ser codificados (referenciados e identificados) para relacionar con facilidad la información contenida en los mismos y lograr una búsqueda eficiente de cualquier parte o segmento del examen de auditoría.

16 INFORMACIÓN REQUERIDA EN UN PAPEL DE TRABAJO Base de Selección (en los casos necesarios). Referencias cruzadas. Conclusiones. Firma o iniciales del auditor. Fecha de elaboración de la cédula. Evidencia de revisión o supervisión. ARCHIVOS DE AUDITORÍA Nombre Abreviatura Permanente PF De Planificación APA Resumen de Auditoría ARA Corriente AC De Inventarios AIA De Circularización ACI De Arqueos AR PAPELES DE TRABAJO

17 PAPELES DE TRABAJO ARCHIVO PERMANENTE Contenido Organigrama general y por áreas. Copias o extractos de actas de accionistas, del directorio, del comité de auditoría y cualquiera que se considere importante. Escrituras de constitución de la empresa y modificaciones posteriores. Estatuto inicial y vigente. Escritura del incremento de capital. Contratos importantes o significativos. Convenios de deudas a largo plazo. Relación de propiedades y gravámenes sobre las mismas. Plan de cuentas de la empresa. Pactos sindicales.

18 PAPELES DE TRABAJO ARCHIVO DE PLANEAMIENTO Contenido Historia del Cliente. Negocio principal y líneas de producción y/o distribución. Principales clientes y proveedores. Factores de riesgo. Referencias a Auditoría Interna (personal, organización e informes que elabora). Descripción del Sistema de Control Interno de los principales componentes: Narrativos, cuestionarios o flujogramas. Acompañado de los documentos fuente de cada uno de los componentes y las pruebas de seguimiento o walkthrough, para corroborar el funcionamiento de los sistemas como se describen.

19 PAPELES DE TRABAJO ARCHIVO DE PLANEAMIENTO Contenido Relación y documentos de los procedimientos de diagnóstico empleados. Análisis de los estados financieros. Personal de contacto del cliente. Plan Estratégico de Auditoría. Memorándum del Plan Detallado de Auditoría. Cambios a la planificación inicial. Copias de los programas de trabajo, detallando cada procedimiento de auditoría por componente. Presupuesto de tiempo.

20 PAPELES DE TRABAJO ARCHIVO CORRIENTE Contenido Balance de comprobación. Puntos de atención para el gerente y/o socio. Cédulas de ajustes y reclasificaciones. Notas sobre reuniones. Carta de abogados. Control de solicitudes de confirmación. Programa de eventos subsecuente. Programa de contingencias. Programa de seguros. Control de tiempo empleado.

21 PAPELES DE TRABAJO ARCHIVO CORRIENTE Contenido Principales, Matrices, Cuadre de sumarias. Por cada componente Cédula sumaria, Sub-cédula, Secundaria. Conclusión del trabajo. Programas de auditoría. Cédulas de detalle de pruebas sustantivas. Cédulas de detalle de pruebas de cumplimiento. Cédulas de observaciones y recomendaciones. Listado de verificación del trabajo de auditoría (check list).

22 PAPELES DE TRABAJO ARCHIVO RESUMEN DE AUDITORÍA Contenido Relación de puntos pendientes hasta su aclaración. Informe de auditoría. Puntos de atención para el socio y gerente. Memorándum resumen de auditoría. Cédulas de ajustes y/o reclasificaciones. Carta de representación de la gerencia. Carta de respuesta de los abogados. Carta de Control Interno o de Observaciones y Recomendaciones.

23 PAPELES DE TRABAJO ARCHIVO RESUMEN DE AUDITORÍA Contenido Puntos para ser revisados en exámenes posteriores. Listado de verificación (check list). Comparación de las horas utilizadas versus las presupuestadas y las explicaciones de las variaciones importantes. Resumen de circularización.

24 PAPELES DE TRABAJO PROCEDIMIENTOS BÁSICOS DE AUDITORÍA POR COMPONENTE (A SER DESARROLLADO DE ACURDO A LAS FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO O ÁREA BAJO EXAMEN) Elaborar Programas de Auditoría MARCAS DE AUDITORÍA Marcas de Auditoría: Son signos particulares y distintivos que efectúa el auditor para indicar el trabajo realizado o prueba efectuada.

25 INDICE ARCHIVO GENERAL REF PT DESCRIPCION A Estados Financieros año B Revisión Analítica. C Evaluación Control Interno. D Memorando de Planeación. E Procesos de la Empresa. F Matriz de Riesgos. G Cronograma de Actividades. H Resumen Actas Junta Directiva. I Resumen Actas Asamblea de Accionistas J Abogados y Asesores Externos K Procesos Jurídicos L Declaraciones Tributarias y Requerimientos. M Acuerdos Financieros. N Contratos O Informes del Revisor Fiscal. P Informes para Entidades de Vigilancia y Control Q Eventos Subsecuentes R Programa Legal Revisoría Fiscal S Transacciones entre Partes Relacionadas

26 ARCHIVO DE ANÁLISIS INDICE ARCHIVO DE ANALISIS REF. P/T DESCRIPCION 11 Disponible 12 Inversiones 13 Deudores 14 Inventarios 15 Propiedad Planta y Equipo 17 Cargos Diferidos 19 Valorizaciones 21 Obligaciones Financieras. 22 Proveedores 23 Cuentas por pagar. 24 Impuestos sobre las ventas. 25 Obligaciones Laborales. 26 Provisiones. 28 Anticipos Recibidos. 30 Patrimonio 40 Ingresos 50 Gastos 60 Costos 80 Cuentas de Orden Deudoras 90 Cuentas de Orden Acreedoras

27 ÍNDICES Y MARCAS DE LOS PAPELES DE TRABAJO DEL AUDITOR NOMBRE DE LA CÉDULA TIPO DE CÉDULA ÍNDICE ALFABETICO DOBLE NUMERICO INDICE NUMERICO PUC Balance General Activo Hoja de Trabajo BG/1 1 Balance General Pasivo Hoja de Trabajo BG/2 2 Balance General Patrimonio Hoja de Trabajo BG/3 3 Estado de Resultados Ingresos Hoja de Trabajo PyG/1 4 Estado de Resultados Egresos Hoja de Trabajo PyG/2 5 Estado de Resultados Costo de Ventas Hoja de Trabajo PyG/3 6 DISPONIBLE Sumaria A 11 CAJA GENERAL Analítica A Caja General Oficina Principal Sub-analítica A1/ Caja General Sucursal A Sub-analítica A1/ CAJAS MENORES (Fondos Fijos) Analítica A Caja Menor Oficina Principal Sub-analítica A2/ Caja Menor Sucursal A Sub-analítica A2/ BANCOS Analítica A Banco X Cuenta nnnnn1 Sub-analítica A3/ Banco X Cuenta nnnnn2 Sub-analítica A3/ Banco Y Sub-analítica A3/ INVERSIONES Sumaria B 12 ACCIONES Analítica B Acciones Z Sub-analítica B1/ DEUDORES Sumaria C 13 CLIENTES Analítica C Cliente A Sub-analítica C1/ Cliente B Sub-analítica C1/ INVENTARIOS Sumaria D 14 MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA E. Analítica D1 1435

28 ARCHIVO DE ANALISIS COMPONENTE : DEUDORES - 13 REF. P/T DESCRIPCION 13-1 Programa de Auditoria Sumaria a Diciembre 31/ Papeles de trabajo Análisis cartera por antigüedad y Provisiones Conciliación saldo contable vs. módulo de cartera Circularización clientes Cuenta Circularización compañías vinculadas Revisión cartera en poder de abogados Revisión cartera con tarjetas de crédito devueltas Notas crédito pendiente de elaborar Reclamos cartera Anticipo para Impuestos Cuenta Anticipos para Proveedores Cuenta Anticipo para Empleados Cuenta Otras Cuentas por Cobrar.

29 MARCAS DE AUDITORIA Marca Significado Confrontado con libros Cotejado con documento µ Corrección realizada Comparado en auxiliar Sumado verticalmente Confrontado correcto ^ Sumas verificadas «Pendiente de registro Ø No reúne requisitos S Solicitud de confirmación enviada SI Solicitud de confirmación recibida inconforme Solicitud de confirmación recibida inconforme pero SIA aclarada SC Solicitud de confirmación recibida conforme S Totalizado ã Conciliado Æ Circularizado Y Inspeccionado

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35 CLASES DE PREBAS DE AUDITORÍA Revisión del sistema de C.I.para determinar los procedimientos prescritos. Conocimiento de CI PRUEBAS DE RECORRIDO Auditoría Operativa, de C.I.,de Cumplimiento. Pruebas para determinar si se siguen los procedimientos prescritos PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO Evaluación del sistema para ayudar a determinar las bases de confiabilidad y la naturaleza, alcance y fecha de las pruebas sustantivas. PRUEBAS DE CONTROL Auditoría Financiera Revisión de la veracidad y razonabilidad de los estados financieros PREUBAS SUSTANTIVAS Prueba de saldos Revisión Analítica 35