Definición del modelo funcional transversal integrado para las Secretarías

Transcripción

1 Definición del modelo funcional transversal integrado para las Secretarías Mapas de procesos resultantes a Tercer nivel Macroproceso Proceso Subproceso Recursos Financieros FECG- Ejecutar y controlar el gasto FECG-020 presupuesto (A) = Automatizable a través de SIPAR 1

2 Índice 1 Introducción Objetivo del documento Arquitectura del Proceso Descripción del Descripción general del subproceso Descripción de las actividades realizadas en el subproceso FECG-020 presupuesto Recibir documentación / solicitud en ventanilla única Emitir contra recibo (A) Clasificar y distribuir documentación Revisar documentación justificativa y comprobatoria para el pago Elaborar volante de devolución para turnar a la ventanilla única (A) Informar la devolución de documentación y entregarla al cliente (interno/externo) (A) Emitir reporte y cargar en Cadenas Productivas (A) Cambiar beneficiario de pago (A) Generar CLC (A) Corregir CLC en sistema (A) Generar interfaz de la CLC al Sistema Integral de Administración Financiera Federal (SIAFF) (A) Revisar la carga de la CLC en el SIAFF Autorizar la CLC cargada en el SIAFF Corregir la CLC cargada en el SIAFF Verificar estatus del depósito en la cuenta del beneficiario Enterar impuestos, derechos y aprovechamientos Capturar y autorizar las declaraciones de impuestos, derechos y aprovechamientos Imprimir CLC pagada del SIAFF e integrar al expediente (Expediente de CLC, documento anexo 5.14) Entregar expediente de la CLC a contabilidad para su custodia Turnar a ventanilla única Entregar por ventanilla única Integrar acuse de recibo al expediente de la CLC Emitir constancia de retención de impuestos e integrar al expediente (A) Extraer archivo de retenciones del sistema (A) Emitir y conciliar declaración informativa (A) Transmitir y autorizar la declaración informativa en el Sistema de Administración Tributaria (SAT) (A) (A) = Automatizable a través de SIPAR 2

3 Monitorear SICOM Revisar si en la documentación entró el soporte del adeudo Rechazar aviso en SICOM Identificar CLC sujeta de modificación (A) Validar suficiencia presupuestal (A) Registrar el oficio de rectificación en el Sistema Integral de Procesos de Administración de Recursos (SIPAR) (A) Corregir rectificación en sistema (A) Generar interfaz de rectificación en el SIAFF (A) Revisar la carga de la rectificación en el SIAFF Autorizar la rectificación cargada en el SIAFF Corregir rectificación en el SIAFF Imprimir la rectificación de SIAFF Recibir y revisar solicitud de reintegro Emitir y entregar volante de devolución de solicitud de reintegro (A) Capturar y validar el reintegro en el SIPAR (A) Corregir reintegro a la CLC en el SIPAR (A) Generar interfaz de reintegro al SIAFF (A) Revisar la carga del reintegro a la CLC en el SIAFF Autorizar el reintegro a la CLC cargado en el SIAFF Corregir reintegro a la CLC cargado en el SIAFF Actualizar registro de reintegro en el SIPAR (A) Imprimir el reintegro a la CLC del SIAFF Diagrama del subproceso Anexo de formatos Contra recibo Volante de devolución de solicitud de pago Cuenta por liquidar certificada Entero de impuestos, derechos y aprovechamientos Constancia de retenciones Declaración informativa mensual de impuestos retenidos Declaración informativa anual de impuestos y derechos Oficio de rectificación Volante de solicitud de devolución de reintegro Aviso de reintegro Documentos anexos Archivo de retenciones Relación de documentación turnada al archivo Resumen de nómina Archivo de dispersión de nómina Solicitud de reintegro (A) = Automatizable a través de SIPAR 3

4 5.6 Solicitud de rectificación Documentación justificativa Documentación comprobatoria (Comprobante que reúna los requisitos fiscales) Relación de CLCs para capítulo 4000 (subsidios y transferencias) (sin referencia) Comprobante del pago de penalizaciones Copia de las fianzas de proveedores (sin referencia) Comprobante del pago de declaraciones de impuestos, derechos y aprovechamientos Comprobante de pago de reintegros Expediente de CLC aprobado y calendarizado de la Secretaría (A) = Automatizable a través de SIPAR 4

5 1 Introducción 1.1 Objetivo del documento. El documento de subproceso tiene como objetivo principal documentar y describir las actividades y escenarios comunes para las Secretarías para el subproceso FECG-020 presupuesto. 1.2 Arquitectura del Proceso El subproceso FECG-020 presupuesto forma parte del proceso FECG-Ejecutar y controlar el gasto dentro del modelo funcional de procesos común del macro proceso de Recursos Financieros Recursos Financieros Programar y Presupuestar FPP Desarrollar Pronósticos y Planear s FPP-010 Administrar Recursos Financieros FARF Administrar Fondos FARF-010 Ejecutar y Controlar el Gasto FECG Gestionar y Controlar la Reserva y Registro de Compromiso de Recursos FECG-010 Rendir Cuentas FRC Procesar Transacciones Contables FRC-010 Preparar s FPP-020 Ministrar Viáticos y Pasajes FARF-020 FECG-020 Realizar la Contabilidad de Activos Fijos FRC-020 Revisar y Aprobar s FPP-030 Administrar Crédito Externo FARF-030 Realizar Cierre Contable FRC-030 Adecuar FPP-040 Elaborar y Analizar Reportes Financieros, Contables y Presupuestales FRC-040 (A) = Automatizable a través de SIPAR 5

6 2 Descripción del Subproceso FECG-020 presupuesto 2.1 Descripción general del subproceso Describe las actividades relacionadas con cuentas por liquidar certificadas (CLC), administración de pagos y gestión de los reintegros, garantizando que los recursos financieros autorizados a la Secretaría se operen de acuerdo a la normatividad vigente. 2.2 Descripción de las actividades realizadas en el subproceso FECG-020 presupuesto Recibir documentación / solicitud en ventanilla única ID (1) FARF-020 Ministrar viáticos y pasajes: Solicitud de CLC para reembolso Comprobante del pago de penalizaciones (Comprobante del pago de penalizaciones, documento anexo 5.10) FARF-010 Administrar fondos: CLC para revolvencia de fondos solicitada FARF-020 Ministrar viáticos y pasajes: Recepción de boleto registrada MAB-020 Administrar la flota vehicular: Pago de derechos vehiculares solicitado FARF-030 Administrar crédito externo Proyecto ejecutado MABS-050 Administrar legalidad de contratos Contrato/Convenio modificatorio formalizado HPSP-030 Procesar la nómina y prestaciones Reporte de nómina generado (Resumen de nómina, documento anexo 5.3 y Archivo de dispersión de nómina, documento anexo 5.4) FARF-010 Administrar fondos: Fondos solicitados a SHCP FARF-010 Administrar fondos: (A) = Automatizable a través de SIPAR 6

7 Transferencia de pago de fondos solicitada Factura FARF-020 Ministrar viáticos y pasajes: Transferencia de fondos para comisión programada solicitada MAB-030 Actualizar pólizas y administrar siniestros Pago de deducible solicitado FPP-030 Revisar y aprobar presupuestos calendarizado comunicado (información de referencia) ( aprobado y calendarizado de la Secretaría, documento anexo 5.15) MABS-060 Recibir, revisar y aceptar bienes y servicios Recepción de bien o servicio para pago registrada Recibir la siguiente documentación justificativa (Contrato, pedido, orden de trabajo, convenio, acto jurídico, escritura pública) (Documentación justificativa, documento anexo 5.7) y comprobatoria (recibo, factura, estimación) (Documentación comprobatoria, documento anexo 5.8) original de la operación para pagos en ventanilla única. Para establecer un solo canal de recepción de documentos, tener un control de la documentación y lograr transparencia en el servicio al cliente interno y externo, cada vez que se presente documentación para revisión y trámite de pago. 1.- Proveedores Recibir documentos sólo en los días y horarios definidos, que deberán ser establecidos por las Secretarías involucradas. Documentación recibida (A) = Automatizable a través de SIPAR 7

8 ejercer presupuesto Emitir contra recibo (A) ID (2) Emitir, a partir de los datos registrados en el sistema, un contra recibo (ver formato 4.1) para dar certeza al proveedor de la recepción de sus documentos y de la fecha de pago, para mejorar el servicio al cliente interno y externo. Donde se estipule: - Fecha de recepción de la factura/ recibo y fecha de pago (generado automáticamente) - Datos del compromiso (clave presupuestal, importes y calendarios) extraídos del sistema o estipular en su caso si es pago directo - Datos del proveedor/beneficiario (nombre, RFC, CLABE), extraídos del catálogo de proveedores - Capturando número(folio), importe del documento comprobatorio e importe total de las retenciones y el detalle de las mismas (ISR, IVA, otros), así como el Impuesto al Valor Agregado (IVA) trasladado (para la declaración anual) y la tasa impositiva aplicable 1.- Proveedores: En el caso de proveedores estipular el importe neto a pagar y los impuestos retenidos. Contra recibo emitido (A) = Automatizable a través de SIPAR 8

9 Contra recibo ejercer presupuesto Clasificar y distribuir documentación ID (3) No Aplica Clasificar la documentación según capítulo de gasto y distribuir a las áreas correspondientes, para facilitar el control y manejo de documentación y que las áreas financieras puedan verificar que la documentación reúna los requisitos establecidos para tramitar el pago, según la normatividad aplicable al capítulo de gasto. Documentación distribuida ejercer presupuesto (A) = Automatizable a través de SIPAR 9

10 2.2.4 Revisar documentación justificativa y comprobatoria para el pago ID (4) No Aplica Revisar que la documentación justificativa y comprobatoria y en su caso los soportes necesarios para que el pago, cumplan los requisitos fiscales, legales, normativos y administrativos aplicables a la operación de que se trate. Documentación de pago correcta descontable en Cadenas Productivas, continua con actividad # 7 Documentación de pago correcta no descontable en Cadenas Productivas, continua con actividad # 9 Resumen de nómina validado, continua con actividad # 9 Resumen de nómina no validado: FPP-040 Adecuar presupuesto Documentación del Sistema Integral de Compensación de Adeudos (SICOM) entregada, continua con actividad # 28 Documentación incorrecta recibida Supervisor de ejercer presupuesto (A) = Automatizable a través de SIPAR 10

11 2.2.5 Elaborar volante de devolución para turnar a la ventanilla única (A) ID (5) Documentación incorrecta recibida, viene de la actividad # 28 Elaborar el volante de devolución preestablecido (ver formato 4.2) indicando las causas de rechazo (por ejemplo errores aritméticos) a través de medios electrónicos y turnar a ventanilla única, para solicitar las correcciones necesarias a la documentación y asegurar un solo canal de devolución de la misma. 1.- SICOM En caso de recibir un aviso de SICOM donde no coincidan los importes del aviso y la factura, objetar el aviso en el sistema. Volante de devolución turnado Volante de devolución de solicitud de pago Supervisor de ejercer presupuesto Informar la devolución de documentación y entregarla al cliente (interno/externo) (A) ID (6) No Aplica (A) = Automatizable a través de SIPAR 11

12 Informar al cliente (interno/externo) el rechazo de su trámite, entregar la documentación original y el volante de rechazo, recabando el contra recibo original y obteniendo el acuse de recibo del volante y de la documentación original, para asegurar un solo canal de devolución de documentación. Volante de devolución y documentación entregados, termina. ejercer presupuesto Emitir reporte y cargar en Cadenas Productivas (A) ID (7) Documentación de pago correcta descontable en Cadenas Productivas, viene de la actividad # 4 Emitir en el sistema el reporte de contra recibos emitidos [especificando el número de contra recibo) a favor de proveedores a quienes aplica Cadenas Productivas (según la clasificación de catálogo de proveedores)], revisar el reporte, generar la interfaz correspondiente, accesar al Módulo de Nacional Financiera y cargar el archivo a Cadenas Productivas. La carga a Cadenas Productivas se realizará una vez al día considerando los días de recepción de documentación de proveedores, para que éstos estén en opción de descontar su contra recibo. (A) = Automatizable a través de SIPAR 12

13 Contra recibo no descontado en Cadenas Productivas, continua con actividad # 9 Contra recibo descontado en Cadenas Productivas ejercer presupuesto Cambiar beneficiario de pago (A) ID (8) No Aplica Cambiar el beneficiario a favor del agente financiero que operó el factoraje cuando el proveedor descontó el contra recibo emitido a su nombre, para cubrir las obligaciones de la dependencia. Beneficiario de pago cambiado (A) = Automatizable a través de SIPAR 13

14 Supervisor de ejercer presupuesto Generar CLC (A) ID (9) Contra recibo no descontado en Cadenas Productivas, viene de la actividad # 7 Documentación de pago correcta no descontable en Cadenas Productivas, viene de la actividad # 4 FPP-040 Adecuar presupuesto: Adecuación presupuestal actualizada Documentación correcta recibida, viene de la actividad # 28 Generar la CLC (ver formato 4.3), extrayendo del sistema los datos del contra recibo, para cubrir los compromisos y obligaciones de la dependencia. 1.- Comprometido Extraer los datos del sistema en función del número de compromiso. 2.- Pago directo Extraer del sistema la clave presupuestaria. 3.- Retenciones Generar una CLC por cada tipo de retención en adición a la generada para el pago al proveedor. 4.- Cheques En caso de servidores públicos que no cuenten con cuenta bancaria para el depósito de sueldos y salarios, generar la CLC a favor de la dependencia (A) = Automatizable a través de SIPAR 14

15 (Pagador Habilitado) quien posteriormente emite cheque a favor del servidor correspondiente. CLC generada para pago a cliente (interno/externo), continua con actividad # 11 CLC generada para pago a cliente (interno/externo) FRC-010 Procesar transacciones contables CLC generada para entero de retenciones, continua con actividades # 11 y # 23 CLC generada para entero de retenciones FRC-010 Procesar transacciones contables CLC incorrecta CLC ejercer presupuesto Corregir CLC en sistema (A) ID (10) No Aplica Corregir en el sistema la CLC correspondiente. Registro de CLC corregido (A) = Automatizable a través de SIPAR 15

16 ejercer presupuesto Generar interfaz de la CLC al Sistema Integral de Administración Financiera Federal (SIAFF) (A) ID (11) CLC generada para pago a cliente (interno/externo), viene de la actividad # 9 CLC generada para entero de retenciones, viene de la actividad # 9 Generar en forma automática archivo plano cada vez que se genera una CLC para afectar el presupuesto y transferir al SIAFF para cubrir las obligaciones a cargo de la dependencia. CLC cargada en el SIAFF ejercer presupuesto (A) = Automatizable a través de SIPAR 16

17 Revisar la carga de la CLC en el SIAFF ID (12) CLC corregida en el SIAFF, viene de la actividad # 14 Revisar la carga de la CLC en el SIAFF, con base en el expediente de la misma, validando clave programática, importe, beneficiario y CLABE, y en la documentación original correspondiente, para asegurar la concordancia de la información antes descrita. 1.- Servicios Personales En el caso de Servicios Personales, al salir de la charola del Revisor cargar en el SIAFF el archivo de dispersión de nómina. CLC revisada en el SIAFF Supervisor de ejercer presupuesto Autorizar la CLC cargada en el SIAFF ID (13) No Aplica Autorizar la CLC cargada en el SIAFF, con base en el expediente de la misma, validando clave programática, importe, beneficiario y CLABE, y en la (A) = Automatizable a través de SIPAR 17

18 documentación original correspondiente. Cada vez que se recibe una CLC para su autorización se afecta el presupuesto y el recurso se deposita en la cuenta de destino del beneficiario. 1.- Servicios Personales: Validar el archivo de dispersión de nómina contra el importe de la CLC en el SIAFF. CLC autorizada en el SIAFF, continua con actividad # 15 CLC autorizada en el SIAFF FARF-030 Administrar crédito externo CLC no autorizada en el SIAFF Autorizador de ejercer presupuesto Corregir la CLC cargada en el SIAFF ID (14) No Aplica Corregir en el SIAFF la CLC correspondiente. (A) = Automatizable a través de SIPAR 18

19 CLC corregida en el SIAFF, regresa a actividad # 12 ejercer presupuesto Verificar estatus del depósito en la cuenta del beneficiario ID (15) CLC autorizada en el SIAFF, viene de la actividad # 13 Verificar diariamente en el SIAFF el estatus de la CLC correspondiente para dar seguimiento al pago y contar con información para la toma de decisiones. Estatus de depósito verificado, continua con actividad # 16 y # 18 ejercer presupuesto (A) = Automatizable a través de SIPAR 19

20 Enterar impuestos, derechos y aprovechamientos ID (16) Transferir electrónicamente en forma mensual los fondos a la Tesorería de la Federación (TESOFE) para el entero de los impuestos y derechos retenidos, así como para los aprovechamientos obtenidos en el período. Para cumplir con las obligaciones fiscales y los tratados internacionales. 1.- Pagos al extranjero Hacer el entero tomado como base la fecha convenida de pago y considerando si el gravamen se debe retener o pagar por cuenta de. Se deben además revisar los tratados internacionales para evitar la doble tributación. 2.- Correcciones En caso de detectar errores, se debe formular una declaración complementaria para corregir los datos originalmente presentados. En caso de detectar omisiones, se debe generar una CLC complementaria para enterar los importes omitidos. En este caso se debe revisar la actualización y recargos de los impuestos omitidos. Impuestos, derechos y aprovechamientos enterados Entero de impuestos, derechos y aprovechamientos (ver formato 4.4) Supervisor de ejercer presupuesto (A) = Automatizable a través de SIPAR 20

21 Capturar y autorizar las declaraciones de impuestos, derechos y aprovechamientos ID (17) No Aplica Capturar mensualmente en el sistema Pago Electrónico de Contribuciones (PEC), con base en el archivo de retenciones del sistema, los importes correspondientes a cada uno de los impuestos y derechos retenidos, así como los aprovechamientos obtenidos en el período a enterar. Capturando: - Clave del RFC de la dependencia o entidad - Impuesto que se entera - Importe, número y fecha de la transferencia a la TESOFE Generando el comprobante del pago (Comprobante del pago de declaraciones de impuestos, derechos y aprovechamientos, documento anexo 5.12) correspondiente que se integra al expediente de la CLC. Para cumplir con las obligaciones y normas fiscales vigentes aplicables, así como con los tratados internacionales. 1.- Detección de errores u omisiones En caso de detectar errores se debe formular una declaración complementaria modificando los datos originales correspondientes. En caso de detectar omisiones se debe generar una CLC complementaria para enterar los importes omitidos. Declaración de impuestos, derechos y aprovechamientos autorizada transmitida al PEC, termina. (A) = Automatizable a través de SIPAR 21

22 Supervisor de ejercer presupuesto Imprimir CLC pagada del SIAFF e integrar al expediente (Expediente de CLC, documento anexo 5.14) ID (18) Estatus de depósito verificado, viene de la actividad # 15 Ingresar diariamente al SIAFF y seleccionar e imprimir las CLC correspondientes e integrarlas al expediente de las mismas, para tener constancia del pago y soporte contable para cualquier revisión o auditoria. CLC impresa e integrada al expediente CLC impresa ejercer presupuesto Entregar expediente de la CLC a contabilidad para su custodia ID (19) No Aplica (A) = Automatizable a través de SIPAR 22

23 Entregar diariamente al área de contabilidad, los expedientes de las CLCs con toda la documentación justificativa y comprobatoria, para su resguardo y custodia en el archivo físico. (Relación de documentación turnada al archivo, documento anexo 5.2) Expediente entregado ejercer presupuesto Turnar a ventanilla única ID (20) Obtener del expediente de la CLC la constancia de retención de impuestos y turnar a ventanilla única, posterior al depósito de los recursos en la cuenta del beneficiario, para cumplir con obligaciones fiscales de la dependencia y para que el proveedor esté en posibilidad de cumplir con sus obligaciones fiscales y asegurar un solo canal de entrega de documentación. (A) = Automatizable a través de SIPAR 23

24 Documentación turnada a ventanilla única ejercer presupuesto Entregar por ventanilla única ID (21) No Aplica Entregar al proveedor la constancia de retención de impuestos, recabando acuse de recibo en la copia de la misma, para cumplir con las obligaciones fiscales y compromisos de la dependencia y para que el proveedor esté en posibilidad de cumplir con sus obligaciones fiscales y asegurar un solo canal de entrega de documentación. Documentación entregada (A) = Automatizable a través de SIPAR 24

25 ejercer presupuesto Integrar acuse de recibo al expediente de la CLC ID (22) No Aplica Integrar los acuses de recibo al expediente de la CLC para su resguardo en el archivo físico. Acuse de recibo integrado al expediente, termina. ejercer presupuesto Emitir constancia de retención de impuestos e integrar al expediente (A) ID (23) CLC generada para entero de retenciones, viene de la actividades # 9 (A) = Automatizable a través de SIPAR 25

26 Emitir la constancia de retenciones (ver formato 4.5) de manera automática, cada vez que se genera una CLC con retenciones, extrayendo del sistema la información correspondiente a los impuestos retenidos y los datos del retenedor, e integrándola al expediente físico de la CLC, para cumplir con obligaciones fiscales. Constancia de retenciones emitida Constancia de retenciones ejercer presupuesto Extraer archivo de retenciones del sistema (A) ID (24) No Aplica Extraer mensualmente del sistema la información de retenciones efectuadas para cumplir con las obligaciones fiscales. (A) = Automatizable a través de SIPAR 26

27 Archivo de retenciones extraído (Archivo de retenciones, documento anexo 5.1) ejercer presupuesto Emitir y conciliar declaración informativa (A) ID (25) No Aplica Emitir las declaraciones informativas correspondientes con base en el archivo de retenciones del sistema y verificar las cifras contra los enteros y constancias de retenciones, mensual y anualmente para cumplir con las obligaciones fiscales vigentes aplicables. 1.- Declaración informativa mensual de impuestos y derechos (ver formato 4.6) La declaración mensual se refiere al IVA retenido. 2.- Declaración informativa anual de impuestos y derechos (ver formato 4.7) La declaración anual se refiere a todos los impuestos retenidos y enterados y se concilia contra las declaraciones y los enteros mensuales. Declaración emitida y conciliada (A) = Automatizable a través de SIPAR 27

28 Declaración informativa mensual de impuestos y derechos Declaración informativa anual de impuestos y derechos Supervisor de ejercer presupuesto Transmitir y autorizar la declaración informativa en el Sistema de Administración Tributaria (SAT) (A) ID (26) Extraer del sistema la información de las declaraciones correspondientes y generar interfaz automáticamente para su transmisión al SAT, para cumplir con las obligaciones fiscales aplicables. Declaración informativa autorizada transmitida al SAT, termina Autorizador de ejercer presupuesto (A) = Automatizable a través de SIPAR 28

29 Monitorear SICOM ID (27) Necesidad de monitoreo Monitorear diariamente el SICOM para verificar la existencia de avisos de adeudo, con el objeto de asegurar el pago en tiempo y forma de los saldos a su cargo. Avisos no identificados, termina Aviso recibido ejercer presupuesto Revisar si en la documentación entró el soporte del adeudo ID (28) Documentación del Sistema Integral de Compensación de Adeudos (SICOM) entregada, viene de la actividad # 4 Aviso de SICOM sin documentación dentro del ciclo compensatorio, viene de la actividad # 28 Revisar diariamente si en la documentación de ventanilla única entró el (A) = Automatizable a través de SIPAR 29

30 soporte del adeudo operado a través del SICOM, para asegurar que el pago se realice en tiempo y forma evitando la generación de recargos. Aviso de SICOM sin documentación dentro del ciclo compensatorio, vuelve a empezar actividad # 28 Documentación correcta recibida, regresa a actividad # 9 Documentación incorrecta recibida, regresa a actividad # 5 Aviso de SICOM sin documentación próximo a vencimiento del ciclo compensatorio ejercer presupuesto Rechazar aviso en SICOM ID (29) Ingresar al SICOM y rechazar el aviso de adeudo en el sistema, cada vez que exista un adeudo próximo a vencerse de acuerdo al calendario de ciclos del SICOM y que no se cuente con la documentación soporte del mismo, para evitar la generación de recargos e informar al acreedor el rechazo del adeudo. (A) = Automatizable a través de SIPAR 30

31 Aviso rechazado, termina Supervisor de ejercer presupuesto Identificar CLC sujeta de modificación (A) ID (30) Solicitud de rectificación (Solicitud de rectificación, documento anexo 5.6) FPP-040 Adecuar presupuesto: Adecuación presupuestal actualizada FPP-030 Revisar y aprobar presupuestos: calendarizado comunicado Identificar en el sistema la CLC que se debe rectificar y los datos a modificar, cada vez que se reciba una solicitud de rectificación, para corregir los errores detectados en cualquiera de los elementos de la clave presupuestaria y contar con información oportuna para la toma de decisiones. Reserva de recursos solicitada: FECG-010 Gestionar y controlar la reserva y registro de compromiso de recursos (A) = Automatizable a través de SIPAR 31

32 ejercer presupuesto Validar suficiencia presupuestal (A) ID (31) FECG-010 Gestionar y controlar la reserva y registro de compromiso de recursos: Recurso reservado FECG-010 Gestionar y controlar la reserva y registro de compromiso de recursos: Insuficiencia presupuestal comunicada Validar la suficiencia presupuestal. Adecuación presupuestal solicitada: FPP-040 Adecuar presupuesto Suficiencia validada ejercer presupuesto (A) = Automatizable a través de SIPAR 32

33 Registrar el oficio de rectificación en el Sistema Integral de Procesos de Administración de Recursos (SIPAR) (A) ID (32) Registrar en el SIPAR el oficio de rectificación de la CLC especificando estatus "en trámite", cada vez que se reciba documentación correcta, para corregir los errores detectados en cualquiera de los elementos de la clave presupuestaria y contar con información oportuna para la toma de decisiones. Registro de rectificación correcto, continua con actividad # 34 Registro de rectificación incorrecto Oficio de rectificación (ver formato 4.8) ejercer presupuesto Corregir rectificación en sistema (A) ID (33) (A) = Automatizable a través de SIPAR 33

34 Corregir en el SIPAR la rectificación correspondiente. Registro de rectificación corregido ejercer presupuesto Generar interfaz de rectificación en el SIAFF (A) ID (34) Registro de rectificación correcto, viene de la actividad # 32 Generar archivo plano automáticamente y transferir al SIAFF, cada vez que se genera una rectificación de CLC en el SIPAR, para corregir los errores detectados en cualquiera de los elementos de la clave presupuestaria y contar con información oportuna para la toma de decisiones. Rectificación cargada en el SIAFF (A) = Automatizable a través de SIPAR 34

35 ejercer presupuesto Revisar la carga de la rectificación en el SIAFF ID (35) Rectificación corregida en el SIAFF, viene de la actividad # 37 Revisar la carga de la rectificación de la CLC en el SIAFF, validando la clave presupuestaria, el importe y que tenga la documentación soporte, para asegurar la concordancia de la información. Rectificación revisada en el SIAFF Supervisor de ejercer presupuesto (A) = Automatizable a través de SIPAR 35

36 Autorizar la rectificación cargada en el SIAFF ID (36) No Aplica Autorizar la rectificación a la CLC cargada en el SIAFF, validando la clave presupuestaria, el importe y que tenga la documentación soporte, para que se afecte el presupuesto. Rectificación autorizada en SIAFF FRC-010 Procesar transacciones contables Rectificación autorizada en SIAFF, sigue con actividad # 38 Rectificación no autorizada en SIAFF Autorizador de ejercer presupuesto Corregir rectificación en el SIAFF ID (37) No Aplica Corregir la rectificación a la CLC cargada en el SIAFF. (A) = Automatizable a través de SIPAR 36

37 Rectificación corregida en el SIAFF, continua con actividad # 35 ejercer presupuesto Imprimir la rectificación de SIAFF ID (38) Rectificación autorizada en SIAFF, viene de la actividad # 36 Ingresar al SIAFF e imprimir la rectificación a la CLC para integrarla al expediente de la misma para su resguardo en el archivo físico, cada vez que se autorice una rectificación. Rectificación impresa e integrada al expediente Rectificación impresa (A) = Automatizable a través de SIPAR 37

38 ejercer presupuesto Recibir y revisar solicitud de reintegro ID (39) FARF-010 Administrar fondos: Reintegro solicitado (Solicitud de reintegro, documento anexo 5.5) FARF-020 Ministrar viáticos y pasajes: Reintegro solicitado FPP-030 Revisar y aprobar presupuestos: calendarizado comunicado (información de referencia) Recibir la solicitud de reintegro y revisar que reúna los requisitos necesarios para su aplicación: - Número de la CLC a la que se aplicará el reintegro - Clave(s) presupuestaria(s) - Importe(s) - Transferencia electrónica en la cuenta de TESOFE o en su caso ficha de depósito Solicitud de reintegro revisada correcta, continua en actividad # 41 Solicitud de reintegro revisada incorrecta (A) = Automatizable a través de SIPAR 38

39 ejercer presupuesto Emitir y entregar volante de devolución de solicitud de reintegro (A) ID (40) No Aplica Emitir a través de medios electrónicos el volante de devolución de solicitud de reintegro (ver formato 4.9) preestablecido indicando las causas de rechazo, cada vez que se reciba documentación incorrecta para solicitar las correcciones necesarias a la misma. Volante de devolución de solicitud entregado Volante de devolución de solicitud de reintegro Supervisor de ejercer presupuesto Capturar y validar el reintegro en el SIPAR (A) ID (41) Solicitud de reintegro revisada correcta, viene de la actividad # 39 (A) = Automatizable a través de SIPAR 39

40 Capturar en el SIPAR el reintegro correspondiente especificando estatus "en trámite" cada vez que se reciba documentación correcta para reintegrar los recursos al techo presupuestal y contar con información oportuna para la toma de decisiones. Registro de reintegro correcto capturado, continua con actividad # 43 Registro de reintegro incorrecto capturado Aviso de reintegro (ver formato 4.10) ejercer presupuesto Corregir reintegro a la CLC en el SIPAR (A) ID (42) No Aplica Corregir en el SIPAR el reintegro a la cuenta CLC correspondiente. (A) = Automatizable a través de SIPAR 40

41 Registro de reintegro corregido ejercer presupuesto Generar interfaz de reintegro al SIAFF (A) ID (43) Registro de reintegro correcto capturado, viene de la actividad # 41 Reintegro corregido en SIAFF, viene de la actividad # 46 Generar archivo plano en forma automática y transferir al SIAFF para reintegrar los recursos al techo presupuestal y contar con información oportuna para la toma de decisiones. Reintegro cargado en el SIAFF ejercer presupuesto (A) = Automatizable a través de SIPAR 41

42 Revisar la carga del reintegro a la CLC en el SIAFF ID (44) No Aplica Revisar la carga del reintegro a la CLC en el SIAFF validando la clave presupuestaria, el importe y que tenga la documentación soporte, para asegurar la concordancia de la información. Reintegro revisado en el SIAFF Supervisor de ejercer presupuesto Autorizar el reintegro a la CLC cargado en el SIAFF ID (45) No Aplica Autorizar el reintegro a la CLC cargado en el SIAFF, validando la clave presupuestaria, el importe y que tenga la documentación soporte, para afectar el presupuesto y restituir los recursos al techo presupuestal. (A) = Automatizable a través de SIPAR 42

43 Reintegro autorizado, continua con actividad # 47 Reintegro no autorizado en el SIAFF Autorizador de ejercer presupuesto Corregir reintegro a la CLC cargado en el SIAFF ID (46) No Aplica Corregir en el SIAFF el reintegro a la CLC correspondiente. Reintegro corregido en SIAFF, regresa a actividad # 43 (A) = Automatizable a través de SIPAR 43

44 ejercer presupuesto Actualizar registro de reintegro en el SIPAR (A) ID (47) Reintegro autorizado, viene de la actividad # 45 Actualizar el estatus del reintegro en el SIPAR de "en trámite" a "autorizado", cada vez que se autorice un reintegro por parte del SIAFF, para regresar los recursos al techo presupuestal y contar con información oportuna para la toma de decisiones. Registro de reintegro actualizado FRC-010 Procesar transacciones contables Registro de reintegro actualizado, continua con la actividad # 48 ejercer presupuesto (A) = Automatizable a través de SIPAR 44

45 Imprimir el reintegro a la CLC del SIAFF ID (48) No Aplica Ingresar al SIAFF e imprimir el reintegro a la CLC para integrarlo al expediente de la misma para su resguardo en el archivo físico. Reintegro impreso e integrado al expediente de la CLC Reintegro impreso (Comprobante de pago de reintegros, documento anexo 15.13) ejercer presupuesto (A) = Automatizable a través de SIPAR 45

46 3 Diagrama del subproceso Ministrar viáticos y pasajes Comprobante del pago de penalizaciones Administrar fondos Ministrar viáticos y pasajes Administrar la flota vehicular Administrar crédito externo Administrar legalidad de contratos Procesar la Nómina y prestaciones Administrar fondos Administrar fondos Factura Ministrar viáticos y pasajes Actualizar pólizas y administrar siniestros Revisar y aprobar presupuestos Recibir, revisar y aceptar bienes y servicios Solicitud de CLC para rembolso Fondos solicitados a SHCP Transferencia de pago de fondos solicitada CLC para revolvencia de fondos solicitada Recepción de boleto registrada Transferencia de fondos para comisión programada... Pago de derechos vehiculares solicitado Pago de deducible solicitado Proyecto ejecutado calendarizado comunicado Contrato/Convenio modificatorio formalizado Recepción de bien o servicio para pago registrada Reporte de nómina generado Recibir documentación / solicitud en ventanilla... Documentación recibida Contra recbo Emitir contra recibo Contra recibo emitido Clasificar y distribuir documentación Documentación distribuida Revisar documentación justificativa y comprobatori... Supervisor de Adecuar presupuesto Documentación de pago correcta descontable en Cadenas... Emitir reporte y cargar en Cadenas Productivas Documentación de pago correcta no descontable en Cadenas... Resumen de nómina validado Documentación incorrecta recibida Resumen de nómina no validado Adecuar presupuesto Necesidad de monitorear Monitorear SICOM Documentación del SICOM entregada Adecuación presupuestal actualizada Volante de devolución de solicitud de pago Elaborar volante de devolución para turnar a ventanilla única Supervisor de Contra recibo no descontado en Cadenas Productivas Contra recibo descontado en Cadenas Productivas Volante de devolución turnado Avisos no identificados Aviso recibido Cambiar beneficiario de pago Beneficiario de pago cambiado Supervisor de Informar la devolución de documentación y entregarla al... Volante de devolución y documentación entregados Revisar si en la documentación entró el soporte del adeudo CLC Generar cuenta por liquidar certificada (CLCs) Aviso de SICOM sin documentación dentro del ciclo compensatorio Aviso de SICOM sin Documentación documentación correcta recibida próximo a vencimiento del... Documentación incorrecta recibida Rechazar aviso en SICOM Supervisor de Aviso rechazado (A) = Automatizable a través de SIPAR 46

47 CLC incorrecta CLC generada para pago a cliente (interno/externo) CLC generada para entero de retenciones Corregir CLC en sistema Procesar transacciones contables Registro de CLC corregido Generar interfaz de la CLC al SIAFF Procesar transacciones contables Constancia de retenciones Emitir constacia de retención de impuestos e integrar al... CLC cargada en el SIAFF Constancia de retenciones emitida Revisar la carga de la CLC en el SIAFF Supervisor de Extraer archivo de retenciones del sistema CLC revisada en el SIAFF Archivo de retenciones extraído Autorizar la CLC cargada en el SIAFF Autorizador de CLC no autorizada en el SIAFF CLC autorizada en el SIAFF Administrar crédito externo Corregir la CLC cargada en el SIAFF Verificar estatus del depósito en la cuenta del beneficiario CLC corregida en SIAFF Estatus de depósito verificado CLC impresa Imprimir CLC pagada del SIAFF e integrar al expediente Entero de Enterar impuestos, impuestos derechos y derechos y aprovechamientos aprovechamientos Supervisor de Declaración informativa mensual de impuestos... Emitir y conciliar declaración informativa Supervisor de CLC impresa e integrada al expediente Impuestos, derechos y aprovechamientos entreados Declaración informativa anual de impuestos y derechos Declaración emitida y conciliada Entregar expediente de la CLC s contabilidad para su custodia Capturar y autorizar las declaraciones de impuestos,... Supervisor de Transmitir y autorizar la declaración informativa en e... Autorizador de Expediente entregado Declaración de imp, derechos y aprovechamientos autorizada... Declaración informativa autorizada transmitida al SAT Turnar a ventanilla única Documentación turnada a ventanilla única Entregar por ventanilla única Documentación entregada Integrar acuse de recibo al expediente de la CLC Acuse de recibo integrado al expediente (A) = Automatizable a través de SIPAR 47

48 Revisar y aprobar presupuestos Adecuar presupuesto calendarizado comunicado Solicitud de rectificación Adecuación presupuestal actualizada Identificar CLC sujeta de modificación Reserva de recursos solicitada Gestionar y controlar la reserva y registro de compromiso de recursos Gestionar y controlar la reserva y registro de compromiso de recursos Gestionar y controlar la reserva y registro de compromiso de recursos Insuficiencia presupuestal comunicada Recurso reservado Validar suficiencia presupuestal Adecuación presupuestal solicitada Suficiencia validada Adecuar presupuesto Oficio de rectificación Registrar el oficio de rectificación en el SIPAR Registo de rectificación correcto Registo de rectificación incorrecto Corregir rectificación en sistema Registo de rectificación corregido Generar interfaz de rectificación en el SIAFF Rectificación cargada en el SIAFF Revisar la carga de la rectificación en el SIAFF Supervisor de Rectificación revisada en el SIAFF Autorizar la rectificación cargada en el SIAFF Autorizador de Rectificación no autorizada en SIAFF Rectificación autorizada en SIAFF Corregir rectificación en el SIAFF Rectificación corregida en el SIAFF Procesar transacciones contables Rectificación impresa Imprimir la rectificación de SIAFF Rectificación impresa e integrada al expediente (A) = Automatizable a través de SIPAR 48

49 Revisar y aprobar presupuestos Administrar fondos Ministrar viáticos y pasajes calendarizado comunicado Reintegro solicitado Reintegro solicitado Recibir y revisar solicitud de reintegro Solicitud de reintegro revisada incorrecta Solicitud de reintegro revisada correcta Volante de devolución de solicitud de reintegro Emitir y entregar volante de devolución d... Volante de devolución de solicitud de reintegro... Supervisor de Aviso de reintegro Capturar y validar en el SIPAR Registo de reintegro correcto capturado Registo de reintegro incorrecto capturado Corregir reintegro de CLC en el SIPAR Generar interfaz de reintegro al SIAFF Reintegro cargado en el SIAFF Registo de reintegro corregido Revisar la carga del reintegro a la CLC en el SIAFF Supervisor de Reintegro revisado en el SIAFF Autorizar el reintegro a la CLC cargado en el SIAFF Autorizador de Reintegro no autorizado en el SIAFF Reintegro autorizado Corregir reintegro a la CLC cargado en el SIAFF Actualizar registro de reintegro en el SIPAR Reintegro corregido en SIAFF Registo de reintegro actualizado Reintegro impreso Imprimir el reintegro a la CLC del SIAFF Procesar transacciones contables Reintegro impreso e integrado al expediente de l... (A) = Automatizable a través de SIPAR 49

50 4 Anexo de formatos 4.1 Contra recibo Objetivo del formato Formato (Electrónico (SIPAR), Papel o correo electrónico) Principal contenido del formato Comprobar que el proveedor entregó los documentos que ahí se amparan para permitirle en su caso el descuento en Cadenas Productivas Formato Electrónico (SIPAR) El formato contiene los siguientes datos: - Fecha de emisión - Folio - Nombre del proveedor - RFC del proveedor - CLABE - Número de referencia del compromiso - Concepto - Número de documento (factura o recibo) - Importe del bien o servicio - Impuesto al Valor Agregado trasladado - Impuestos a retener - Importe neto a pagar - Fecha de pago - Tasa impositiva - Detalle de impuestos retenidos: o IVA o ISR o Otros - Firma (elaboración) 4.2 Volante de devolución de solicitud de pago Objetivo del formato Formato (Electrónico (SIPAR), Papel o correo electrónico) Principal contenido del formato Regresar al proveedor la documentación original indicando el error u omisión que debe corregir. Formato Electrónico (SIPAR) El formato contiene los siguientes datos: - Fecha de emisión - Nombre del proveedor - Número de contra recibo (A) = Automatizable a través de SIPAR 50

51 - Detalle de causas de devolución 4.3 Cuenta por liquidar certificada Objetivo del formato Formato (Electrónico (SIPAR), Papel o correo electrónico) Principal contenido del formato Cubrir las obligaciones a cargo de la dependencia. Formato Electrónico (SIPAR) El formato contiene los siguientes datos: - Fecha de emisión - Folio - Importe a liquidar (en número y letra) - Número de secuencia - Clave presupuestaria - Tipo de documento - Nombre del beneficiario - CLABE - Importes parciales - Total - Concepto - Número de referencia del compromiso - Firmas (elaboración, revisión y autorización) 4.4 Entero de impuestos, derechos y aprovechamientos Objetivo del formato Formato (Electrónico (SIPAR), Papel o correo electrónico) Principal contenido del formato Contar con los datos necesarios para su registro en el PEC Formato Electrónico (SIPAR) El formato contiene los siguientes datos: - Nombre de la dependencia - Registro Federal de Contribuyentes (RFC) de la dependencia - Período a enterar - Tipo de declaración (Normal / complementaria) - Número de complementaria - Monto a enterar - Datos de la transferencia: o Número o Fecha o Importe (A) = Automatizable a través de SIPAR 51

52 4.5 Constancia de retenciones Objetivo del formato Formato (Electrónico (SIPAR), Papel o correo electrónico) Principal contenido del formato Entregar al proveedor el documento oficial que ampare el impuesto, derecho o aprovechamiento retenido. Formato Electrónico (SIPAR) El formato contiene los siguientes datos: - Fecha de emisión - Nombre de la dependencia - Período que ampara la constancia - RFC de la dependencia - Nombre del proveedor - RFC del proveedor - Domicilio fiscal - Concepto de retención (honorarios, arrendamiento, enajenación de bienes o servicios, etc.) - Importe del bien o servicio o base de cálculo de la retención (sin IVA) - Tipo de impuesto - Importe del impuesto retenido - Nombre del representante de la dependencia - RFC del representante de la dependencia 4.6 Declaración informativa mensual de impuestos retenidos Objetivo del formato Formato (Electrónico (SIPAR), Papel o correo electrónico) Principal contenido del formato Informar a la SHCP los impuestos retenidos y enterados mensualmente. Papel El formato contiene los siguientes datos: - Nombre de la dependencia - RFC de la dependencia - Nombre del proveedor - RFC del proveedor - Importe del bien o servicio - IVA trasladado - Tasa (15%, 10%, 4%, 0%, exento) - Retención del impuesto (A) = Automatizable a través de SIPAR 52

53 4.7 Declaración informativa anual de impuestos y derechos Objetivo del formato Formato (Electrónico (SIPAR), Papel o correo electrónico) Principal contenido del formato Informar a la SHCP los impuestos retenidos y enterados mensualmente. Papel El formato contiene los siguientes datos: - Nombre de la dependencia - RFC de la dependencia - Ejercicio que se informa - Nombre del proveedor - RFC del proveedor - Importe del bien o servicio - IVA trasladado - Tasa (15%, 10%, 4%, 0%, exento) - Retención del impuesto - ISR retenido - IVA retenido - 5 al millar retenido por obra pública o servicios relacionados con la misma - Neto pagado al proveedor 4.8 Oficio de rectificación Objetivo del formato Formato (Electrónico (SIPAR), Papel o correo electrónico) Principal contenido del formato Rectificar un movimiento operado erróneamente en una CLC Electrónico (SIPAR) El formato contiene los siguientes datos: - Folio de CLC - Secuencia a corregir - Clave presupuestaria a corregir ( dice ) - Importe - Clave presupuestaria correcta ( debe decir ) - Firmas (elaboración, revisión y autorización) 4.9 Volante de solicitud de devolución de reintegro Objetivo del formato Regresar a la unidad responsable la solicitud de reintegro indicando el error u omisión para que proceda a su corrección. (A) = Automatizable a través de SIPAR 53

54 Formato (Electrónico (SIPAR), Papel o correo electrónico) Principal contenido del formato Formato Electrónico (SIPAR) El formato contiene los siguientes datos: - Fecha de emisión - Unidad responsable - Folio de solicitud - Detalle de causas de devolución - Firmas (elaboración) 4.10 Aviso de reintegro Objetivo del formato Formato (Electrónico (SIPAR), Papel o correo electrónico) Principal contenido del formato Reintegrar recursos no utilizados al techo presupuestal Formato Electrónico (SIPAR) El formato contiene los siguientes datos: - Fecha de emisión - Folio de solicitud - Número de la CLC - Clave presupuestaria - Importe - Concepto - Firmas (elaboración, revisión y autorización) (A) = Automatizable a través de SIPAR 54

55 5 Documentos anexos 5.1 Archivo de retenciones 5.2 Relación de documentación turnada al archivo 5.3 Resumen de nómina 5.4 Archivo de dispersión de nómina 5.5 Solicitud de reintegro 5.6 Solicitud de rectificación 5.7 Documentación justificativa Contrato Pedido Orden de trabajo Convenio Acto jurídico Escritura pública 5.8 Documentación comprobatoria (Comprobante que reúna los requisitos fiscales) Recibo Factura Estimación (con requisitos fiscales) 5.9 Relación de CLCs para capítulo 4000 (subsidios y transferencias) (sin referencia) 5.10 Comprobante del pago de penalizaciones 5.11 Copia de las fianzas de proveedores (sin referencia) Para garantizar el cumplimiento del contrato Para garantizar anticipos (A) = Automatizable a través de SIPAR 55

56 5.12 Comprobante del pago de declaraciones de impuestos, derechos y aprovechamientos 5.13 Comprobante de pago de reintegros 5.14 Expediente de CLC 5.15 aprobado y calendarizado de la Secretaría (A) = Automatizable a través de SIPAR 56