DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROGRAMA... 3 ABRIR UNA BASE DE DATOS... 5 MANTENIMIENTO DE CÓDIGOS... 5 LOS CLASIFICADORES GENERALES... 6 Entidades...

Transcripción

1 1 CONTENIDO CONTENIDO... 1 BIEN VENIDO A CONTABILIDAD VISUAL!... 3 DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROGRAMA... 3 ABRIR UNA BASE DE DATOS MANTENIMIENTO DE CÓDIGOS... 5 LOS CLASIFICADORES GENERALES... 6 Entidades... 6 Fondos de financiamiento... 8 CONTABILIDAD Tablas y clasificadores de contabilidad Creación y edición del plan de cuentas...10 Cuentas auxiliares...15 Documentos de contabilidad Comprobante integrado...18 Creación de reportes contables Sumas y saldos, Balance general, Estado de resultados...28 Estado de Variación del Patrimonio Neto, Origen y aplicación de fondos y Determinación del capital de trabajo...29 Libros mayores...30 Detalle de saldos de cuentas auxiliares...32 Cédula de morosidad...34 Comprobantes contables y libros diarios, Flujo de efectivo...36 PRESUPUESTOS Los clasificadores presupuestarios Clasificador institucional del sector publico...38 Clasificadores de recursos...38 Rubros de recurso...39 Categorías programáticas...41 Partidas presupuestarias...45 Fuentes de financiamiento...47 Organismos financiadores...49 Entidades de transferencia...51 Clasificador económico del gasto...53 Clasificador económico del recurso...55 Clasificador tesorería...58 Relacionador contabilidad gasto...60 Relacionador contabilidad recurso...62 Documentos de presupuestos Creación de reportes presupuestarios Resumen de ejecución presupuestaria...64 Resumen ejecución presupuesto gasto...66 Resumen ejecución presupuesto recurso...68 Mayor ejecución presupuesto gasto...70 Mayor ejecución presupuesto recurso...72

2 2 Operaciones efectivas de caja...74 Exportar archivos para la contaduría...75 BANCO INTERAMERICANO DE DESARROLLO (B.I.D.) Los clasificadores Banco Interamericano de Desarrollo Categorías...76 Componentes...78 Actividades...80 Tablas de Banco Interamericano de Desarrollo Solicitudes de desembolso Documentos de Banco Interamericano de Desarrollo Contratos...86 Planificación de gastos...93 Creación de reportes BID Inversiones Acumuladas...98 Uso de los fondos, Fuentes y uso de los fondos Estado de gastos o pagos Control de desembolsos y aportes locales Estado general de gastos Estado del fondo rotatorio Estado de efectivo recibido y desembolsos efectuados Resumen de solicitud de desembolsos Informe de gastos incluidos en contratos Informe gerencial de contratos Informe de seguimiento de contratos Informe de kardex y vencimientos de contratos Mayor de gastos ACTIVOS FIJOS Tablas de Activos Fijos Itemes de activos fijos Ubicaciones Custodios Tipos de activo fijo Documentos de Activos fijos Reportes de Activos Fijos Resúmenes de activos fijos Detalle de activos fijos INDICE

3 3 Bien venido a Contabilidad visual! Descripción General del Programa Contabilidad Visual es un programa integrado de información financiera, activos fijos, almacenes y documentación, diseñado para elaborar estados Contables, Presupuestarios y otros, de una manera armónica y fácil. El programa como cualquier aplicación de Windows, puede manejar varias bases de datos, en los cuales estarán contenidos datos financieros para la elaboración de informes. El programa está diseñado para trabajar en una red cliente/servidor Windows NT 4.0 o superior, y es capaz de utilizar todas las capacidades de compartir archivos y recursos como impresoras y unidades de almacenamiento. Cada archivo puede contener muchas entidades y fondos, esto con el fin de obtener información específica de entidad(es) relacionando fondo(s). Informes El programa proveerá la siguiente información: Lista de todas las tablas con estructura de lista y con estructura de árbol (jerárquica). Comprobantes y todo tipo de documentos. Plan de Cuentas. Clasificadores (contables, presupuestarios y Banco Interamericano de Desarrollo). Comprobante Integrado. Reportes contables. Libro diario. Detalle de saldos de cuentas auxiliares. Cédula de morosidad. Libros de cuentas mayores y auxiliares. Balanza de comprobación de sumas y saldos. Estado de situación financiera (Balance General). Estado de Resultados. Estado de variación del patrimonio neto.

4 4 Determinación del capital de trabajo Origen y Aplicación de fondos. Presupuestarios Resumen de ejecución presupuestaria. Resumen ejecución presupuesto gasto Resumen ejecución presupuesto recurso Mayor ejecución presupuesto gasto Mayor ejecución presupuesto recurso. Operaciones efectivas de caja. Exportación de archivos para la contaduría. Disponibilidad presupuestaria. Banco Interamericano de Desarrollo Inversiones Acumuladas Solicitudes Control de desembolso y aportes locales. Estado general de gastos. Estado del fondo rotatorio. Estado de efectivo recibido y desembolsos realizados. Estado de solicitud de desembolsos. Explicación de diferencias con el fondo rotatorio. Uso de los fondos. Fuentes y uso de los fondos Procedimientos Previsiones de caja Informe de gastos incluidos en contratos Informe de seguimiento de contratos. Informe gerencial de contratos. Informe de kardex y vencimiento de contratos. Mayor de gastos La unidad básica de información es el comprobante contable(módulo de contabilidad presupuestaria), documento de activo fijo, etc(dependiendo del módulo), el mismo que se encuentra formado por dos estructuras: las contables y presupuestarias. Las estructuras contables están formadas por el plan de cuentas y auxiliares; las estructuras presupuestarias por las partidas, categorías de inversión y fuentes financieras. El registro de la información se divide en tareas de instalar códigos y de registro de documentos. Las tareas de instalar códigos, se refieren a las estructuras: Plan de cuentas, las tablas de entidades, partidas, fuentes de financiamiento, organismos financiadores, Rubros de recurso, etc.

5 5 También contiene comprobantes de almacenes, trámites y activos fijos para el manejo eficiente de los módulos de almacenes y activos fijos, y para la realización de trámites. Abrir una base de datos. Para poder abrir una base de datos es necesario que exista una conexión ODBC con el servidor de bases de datos, en caso de que exista, se deberá hacer clic en abrir del menú archivo. Con esta operación aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: Se deberá ingresar el nombre de la conexión DSN (conexión ODBC con el servidor de bases de datos), el nombre de la base de datos, el nombre del usuario y la contraseña correspondiente, a continuación se debe hacer clic en el botón Aceptar. Si todo está correcto (la conexión, el nombre del usuario y la contraseña), la base de datos está lista para poder ser utilizada de acuerdo a las prioridades que tenga el usuario que la abrió. Mantenimiento de códigos Para la buena administración del sistema de contabilidad integrada, es necesario realizar el mantenimiento de códigos de los siguientes elementos: Clasificadores generales. Entidades.

6 6 Fondos. Contabilidad Plan de cuentas. Cuentas auxiliares. Clasificadores presupuestarios. Rubros de recursos. Categorías programáticas. Partidas presupuestarios. Fuentes de financiamiento. Organismos financiadores. Entidades de transferencia. Clasificador económico del gasto. Clasificador económico del recurso. Clasificador tesorería. Relacionador contabilidad gasto Relacionador contabilidad recurso Clasificadores Banco Interamericano de Desarrollo. Categorías. Componentes. Actividades. Etapas de procedimientos Costos Tablas Banco Interamericano de Desarrollo Solicitudes de desembolso Procesos para adquisiciones. Cada una de estas tablas y clasificadores, para cada uno de los módulos con los que cuenta el sistema, se los describe más detalladamente adelante en este documento Los clasificadores generales Se cuentan con dos clasificadores generales Entidades Entidades. Fondos de financiamiento. La estructura de este clasificador, es similar a la del plan de cuentas (en forma de árbol o cascada como se prefiera) pero a diferencia de este, cuenta con una estructura de 4 niveles ( ): Primer nivel: un dígito. Segundo nivel: dos dígitos.

7 7 Tercer nivel: dos dígitos. Cuarto nivel: dos dígitos. Para editar esta tabla se hace clic en Entidad del menú Clasificadores generales/datos. Este comando muestra el siguiente formulario: Lista de elementos Código del elemento Código del elemento padre Nombre del elemento Sigla del elemento Agregar nuevo registro. Nombre del elemento padre Para agregar un registro se deben seguir los siguientes pasos: 1. Haga clic en el botón Nuevo (opcional). 2. En la casilla de código, introduzca el código del elemento padre 3. Agregue el código propio del elemento(tomar en cuenta el número de dígitos del nivel). 4. Introduzca el nombre del elemento, en la casilla correspondiente. 5. Introduzca la sigla en la casilla correspondiente. 6. Haga clic en el botón Guardar

8 8 Editar un registro existente. Para editar las propiedades de un registro existente se deben seguir los siguientes pasos: 1. Busque el registro o elemento de la lista, y seleccionarlo (hacer un clic en el elemento). 2. Cambie las propiedades del registro (exceptuando el código). 3. Haga clic en el botón Guardar Eliminar un registro. Para eliminar un registro, se deben seguir los siguientes pasos: 1. Busque el registro o elemento de la lista, y seleccionarlo (hacer un clic en el elemento). 2. Hacer clic en el botón Eliminar. 3. Confirme la eliminación del registro. Fondos de financiamiento La estructura de este clasificador, es similar a la del plan de cuentas (en forma de árbol) pero a diferencia de este, cuenta con una estructura de 3 niveles ( ): Primer nivel: un dígito. Segundo nivel: dos dígitos. Tercer nivel: dos dígitos. Para editar esta tabla se hace clic en Fondos del menú Clasificadores generales/datos. Este comando muestra el siguiente formulario:

9 9 Lista de elementos Código del elemento Código del elemento padre Nombre del elemento Sigla del elemento Nombre del elemento padre Agregar nuevo registro. Para agregar un registro se deben seguir los siguientes pasos: 1. Haga clic en el botón Nuevo (opcional). 2. En la casilla de código, introduzca el código del elemento padre 3. Agregue el código propio del elemento(tomar en cuenta el número de dígitos del nivel). 4. Introduzca el nombre del elemento, en la casilla correspondiente. 5. Introduzca la sigla en la casilla correspondiente. 6. Haga clic en el botón Guardar Editar un registro existente. Para editar las propiedades de un registro existente se deben seguir los siguientes pasos: 1. Busque el registro o elemento de la lista, y seleccionarlo (hacer un clic en el elemento). 2. Cambie las propiedades del registro (exceptuando el código). 3. Haga clic en el botón Guardar

10 10 Eliminar un registro. Para eliminar un registro, se deben seguir los siguientes pasos: 4. Busque el registro o elemento de la lista, y seleccionarlo (hacer un clic en el elemento). 5. Hacer clic en el botón Eliminar. 6. Confirme la eliminación del registro. Contabilidad Este módulo permite registrar información relacionada con la contabilidad de la institución, para el manejo adecuado de la contabilidad mediante el sistema financiero integrado Contabilidad Visual, se deben realizar las siguientes tareas: Realizar un buen mantenimiento de los clasificadores y tablas relacionadas con este módulo. Registrar de manera adecuada los documentos necesarios, con los que cuenta este módulo. Generar los reportes (o informes), de manera ordenada y acorde a las necesidades de la institución, es necesario aclarar que la información que genera el sistema es simplemente el reflejo de los datos registrados (introducidos) al sistema. Tablas y clasificadores de contabilidad Para el manejo de una buena contabilidad se tiene que realizar una buena organización y actualización de las siguientes tablas: Plan de Cuentas Cuentas auxiliares Creación y edición del plan de cuentas

11 11 Para que se pueda realizar una buena contabilidad, se debe de tener un plan de cuentas debidamente estructurado y diseñado para la institución. Para poder crear y editar el plan de cuentas, se tiene que tomar en cuenta que su estructura es en forma de árbol(o cascada) con la siguiente máscara: Como se puede ver el plan de cuentas tiene como máximo 5 niveles, que lo describimos a continuación: Primer nivel: un dígito. Segundo nivel: un dígito. Tercer nivel: un dígito. Cuarto nivel: dos dígitos. Quinto nivel: tres dígitos. De acuerdo a la estructura descrita anteriormente podremos crear el plan de cuentas. Ahora es el momento de crear y editar el plan de cuentas y para empezar haremos clic en Plan de cuentas del menú Contabilidad / Datos. Con esto visualizaremos el siguiente formulario (ventana):

12 12 Lista de cuentas Código de la cuenta Código de la cuenta padre Nombre de la cuenta Nombre de la cuenta padre Propiedades de la cuenta Crear una cuenta nueva Para crear una nueva cuenta se debe seguir los siguientes pasos: 1. Definir las características de la cuenta. Una cuenta puede ser de balance o de orden o de resultados. Una cuenta puede ser genérica o de almacén o de activos o de depreciación. La cuenta puede o no tener cuentas auxiliares. La cuenta puede o no ser cuenta no monetaria. 2. Hacer clic en el botón Nuevo (opcional). 3. Ingresar el código de la nueva cuenta en la casilla correspondiente. Al realizar esta operación, primero se debe introducir el código de la cuenta

13 13 padre(en caso de que no sea una cuenta de nivel 1), y agregar a este un código propio(tomar en cuenta el nivel y la cantidad de dígitos del nivel) 4. Ingresar el nombre de la cuenta en la casilla correspondiente. 5. Definir las características (propiedades) de la cuenta. 6. Hacer clic en el botón Salvar. NOTA: El ingreso de las cuentas se debe hacer en forma jerárquica, esto quiere decir que si se quiere crear una cuenta en un nivel determinado, deberá existir una cuenta padre de dicha cuenta a excepción de las cuentas de nivel 1. Es hora de realizar otra consideración muy importante: la propiedad Balance, Resultados y Orden debe ser indicada para la clasificación de las cuentas que participarán en el estado de resultados y balance general. La lógica es la siguiente: debe indicarse primero la cuenta de nivel uno, por ejemplo INGRESOS, y posteriormente hacer un CLIC en Resultados de la siguiente manera: Las cuentas que se consideran de balance pueden ser: Activo, Pasivo y Capital, o de otra manera pueden ser: Activo y Pasivo y capital ; las cuentas de resultados pueden ser: Ingresos, Egresos y Ajuste por inflación y tenencia de bienes. Las posibilidades quedan abiertas al criterio del contador. Se sigue el mismo criterio para la propiedad de Genérica, Almacén, Activos y Depreciación. Es importante recordar que no es necesario indicar esta propiedad a todas las cuentas, es suficiente con indicar a las cuentas de primer nivel: Activo Pasivo Capital

14 14 Ingresos Egresos Ajuste por inflación y tenencia de bienes (Si esta cuenta existiera) Cuentas de orden Créditos Cuentas de orden Débitos Para corregir nombres de cuentas es suficiente seleccionar el texto con el RATON y modificarlo, las mismas quedaran salvadas luego de presionar el botón Salvar Ejemplo: Se tiene el siguiente plan de cuentas:: Activo Activo Corriente Activo Disponible Caja y Bancos De las anteriores cuentas podemos notar los siguientes aspectos: La cuenta Activo es una cuenta de primer nivel, y su código es 1 La cuenta Activo Corriente es una cuenta de segundo nivel y tiene como código 1 Como la cuenta Activo Corriente tiene como cuenta padre a Activo su código completo será 1.1. Hay que hacer el mismo análisis para las cuentas Activo Disponible y Caja y Bancos. Pasada la etapa de creación del plan de cuentas, este puede ser modificado, ya sea agregando nuevas cuentas, eliminando cuentas, o modificando las propiedades de las cuentas. Cuando se realice la modificación de las propiedades de alguna cuenta, es necesario hacer clic en el botón Salvar para que los cambios sean guardados, caso contrario dicha cuenta no sufrirá cambios. En el momento que se decida eliminar alguna cuenta, es preciso decidir si realmente es necesario, porque si dicha cuenta tiene cuentas hijas(ramas), estas también serán eliminadas. NOTA: Para poder imprimir el plan de cuentas, solo es necesario hacer clic en el botón imprimir que se encuentra en la parte inferior izquierda del formulario.

15 15 Cuentas auxiliares Ahora es el momento de la creación de cuentas auxiliares para aquellas cuentas (del plan de cuentas) que así lo precisen. Para poder editar las cuentas auxiliares se debe ir a Cuentas Auxiliares del menú Contabilidad / Datos. Cuyo comando muestra el siguiente formulario: Este formulario nos presenta dos tipos de vista. La primera (imagen anterior) nos presenta las cuentas auxiliares una por una (registro por registro) para su edición. La segunda (imagen de abajo) nos presenta en forma de lista o matriz(como se prefiera) donde cada fila es una cuenta auxiliar, y cada columna representa a cada una de las propiedades.

16 16 En la parte inferior de este formulario tenemos a disposición un navegador. Este navegador cuenta con los siguiente comandos: Ir al primer registro. Ir al anterior registro. Ir al siguiente registro. Ir al último registro. Agregar un nuevo registro. Guardar los cambios. Eliminar el registro actual. Editar el registro actual. Cancelar los cambios realizados. Cuando se edita o se crear un nuevo registro, las casillas se habilitan y cambian de color, así también los botones comandos de guardar y cancelar del navegador se habilitan, y los demás se deshabilitan.

17 17 De esta manera se pueden realizar los cambios necesarios los cuales pueden ser guardados o cancelados. Este botón permite cerrar el formulario, que se encuentra en la parte inferior derecha del formulario. Agregar un registro Para agregar un nuevo registro se deben seguir los siguientes pasos: 1. Hacer clic en el botón Nuevo 2. Llenar todos los campos del registro (Código, nombre, dirección, teléfono y fax). 3. Hacer clic el en botón Guardar cambios Modificar un registro Para modificar un registro existente se deben seguir los siguientes pasos: 1. Hacer clic en el botón Editar 2. Llenar todos los campos del registro (Código, nombre, dirección, teléfono y fax). 3. Hacer clic el en botón Guardar cambios Eliminar un registro Para eliminar un registro existente, se deben seguir los siguientes pasos. 1. Hacer clic en el botón Eliminar 2. Confirmar la eliminación del registro.

18 18 Documentos de contabilidad Dentro del módulo de contabilidad se cuentan con cuatro tipos de comprobantes, tres de los cuales están relacionados con la compra de bienes y servicios que necesita la institución en determinado momento. Estos cuatro tipos de comprobantes o documentos (como se los quiera llamar), son descritos ampliamente más adelante. Comprobante integrado de contabilidad Comprobante integrado Para registrar los comprobantes integrados de contabilidad, se elige Comprobante integrado del menú Contabilidad/Datos Con esta operación se mostrará el formulario de registro de comprobantes.

19 Encabezado del comprobante 19 Cuerpo del comprobante Analicemos primero la ventana del encabezado del comprobante: La lista desplegable de entidades nos permite elegir uno para realizar el registro de los comprobantes, al elegir uno de la lista, el programa busca el número correlativo del proyecto para el comprobante, en el ejemplo tenemos el 1. El número del comprobante es automático, solamente se permite cambiar el número del primero, los posteriores se numerarán correlativamente. La lista desplegable de tipo de documento nos permite definir el tipo de comprobante que estamos registrando, el cual puede ser:

20 20 Ingreso Egreso Traspaso Apertura La fecha debe mantener el formato dd/mm/aaaa, por ejemplo 27 de diciembre de 1997 tendrá que ser 27/12/1997, no olvidemos mantener la cronología de las fechas relativa a la numeración de los mismos. El tipo de cambio, es necesario para que el programa realice tareas de actualización de cuentas no monetarias para el cálculo de los estados financieros a moneda constante. La moneda en que se registrará el comprobante se indica al inicio, y se mantiene aún después de salvado el comprobante. El CHECK Presupuesto, solo se indica cuando se consigna el presupuesto inicial o una reformulación del mismo, estos comprobantes no son tomados en cuenta para la contabilidad. La glosa o concepto puede contener hasta mil caracteres que describan la transacción, no es necesario presionar ENTER para el retorno de carro. Para Abandonar esta ventana y pasar a la siguiente en forma cómoda presionamos la tecla TAB, otra manera es utilizar el RATON. Finalizamos llenando el encabezado del comprobante definiendo si el comprobante estará cerrado o abierto, como también si el comprobante es o no de actualización. En el ejemplo que seguimos, registremos los siguientes datos: Notemos que al presionar TAB automáticamente se activa la ventana del cuerpo del comprobante:

21 21 En esta ventana se encuentran reducidos los espacios de las columnas, en la realidad son más amplios y para poder verlos debemos utilizar las teclas del cursor o el RATON. Podemos ajustar el ancho de las columnas utilizando el RATON. Recurso: Esta columna permite registrar el código del recurso que se está utilizando, esto si recordamos el código, caso contrario se presiona la tecla F2 o hacer clic con el botón secundario del ratón para visualizar la lista de recursos disponibles. Al presionar F2(o el botón secundario del ratón), la lista de recursos se mostrará para elegir el recurso a utilizarse:

22 22 Para elegir el recurso deseado solo se debe hacer clic sobre el mismo y seguidamente hacer clic en el botón para cerrar el formulario. Con esta operación el código del recurso elegido aparecerá automáticamente en la casilla correspondiente. La misma operación se debe seguir para registrar las siguientes columnas: Partida Fuente Organismo Entidad de transferecia (ET) Costo (Centro de costo) BID Cate (Categoría Banco Interamericano de Desarrollo) BID Comp (Componente Banco Interamericano de Desarrollo) BID Acti (Actividad Banco Interamericano de Desarrollo) Categoría: Esta columna permite registrar un código de categoría, esta columna está relacionada con las columnas partida, fuente, organismo y ET (Entidad de transferencia), y todas estas están relacionadas con diferentes presupuestos. Para solicitar la lista de categorías bastará con presionar la tecla F2 o hacer clic con el botón secundario del ratón. Al presionar F2(o el botón secundario del ratón), el plan de cuentas se mostrará para elegir una cuenta de la siguiente manera:

23 23 En la parte superior de la pantalla se encuentra la lista de categorías programáticas de la institución, ya sean programas, sub programas, proyectos, etc. En la parte inferior se encuentra la lista de presupuestos asignados a una determinada categoría. Para visualizar la lista de presupuestos asignados un determinado programa o proyecto, bastará con hacer doble clic sobre uno de estos. La lista de presupuestos, nos presenta 8 columnas: Partidas Fuentes de financiamiento. Organismos financiadores Entidades de transferencia Monto presupuestado Monto comprometido Monto devengado Monto pagado Para elegir un presupuesto, bastará con hacer doble clic sobre el presupuesto deseado o presionar el botón aceptar, de esta manera quedarán elegidos los códigos de categoría, partida, fuente, organismo y ET (Entidad de Transferencia), para el cuerpo del comprobante.

24 24 Cuenta: La columna cuenta permite registrar un código de cuenta consignado en el plan de cuentas, si recordamos el código que deseamos registrar, simplemente lo anotamos y aparecerá el nombre de la misma en la columna nombre, caso contrario presionemos la tecla F2(o hacer clic con el botón derecho de ratón) para solicitar el plan de cuentas: Auxiliar: Solo si la cuenta tiene la propiedad Con cuentas auxiliares, debemos consignar el código del auxiliar. Al presionar F2(o el botón secundario del ratón), el plan de cuentas se mostrará para elegir una cuenta de la siguiente manera: Para elegir la cuenta Caja chica con el auxiliar AL01 Andrew Lawson presione doble clic en la lista de auxiliares o presione Salir, de esta manera quedarán seleccionados los códigos para el cuerpo del comprobante. Seguimos y vamos a la columna Debe y Haber, y consignamos el monto en dichas columnas.

25 25 Presionando TAB cambiamos a la columna Glosa, donde podemos cambiar la glosa general del comprobante por una específica del registro correspondiente al mayor: Finalizamos llenando el número de cheque correspondiente a la transacción, si es que el caso así lo requiere. Para retornar a la primera columna, presionamos TAB y luego presionamos Flecha Abajo para consignar el siguiente registro: Repetimos la operación para los siguientes registros hasta completar el comprobante. Una vez registrado el comprobante procedemos a salvarlo para que quede registrado, presionando el botón salvar Una vez terminado de registrar un comprobante podemos revisar y editar otros comprobantes utilizando el navegador que se encuentra en la parte inferior del formulario: Cada uno de los botones existentes, tiene una función específica que se describe a continuación: Ir al primer registro. Ir al anterior registro. Ir al siguiente registro. Ir al último registro.

26 26 El presupuesto: Un instrumento de planificación financiera y operativa que refleja la política económica de un proyecto estructurado en base a procesos democráticos. Establece las acciones productivas y procesos institucionales a cumplirse en cada una de las entidades. Por lo tanto es un conjunto integrado de decisiones que determina los propósitos y los medios para lograrlo. El presupuesto de egresos aprobado constituye una autorización máxima anual para ejecutar gastos; por lo tanto los compromisos contraídos no pueden exceder de las previsiones asignadas en cada ejercicio presupuestal. En el caso específico del programa, usted puede exceder los montos presupuestados, pero el programa le notifica esta situación y pide su consentimiento. El programa ejecuta el presupuesto con los momentos: Presupuesto, Compromiso, Devengado y Ejecutado (Pagado o Ingresado), y son básicamente dos pasos los que deben realizarse para su correcta ejecución, el primero es el del establecimiento del presupuesto y posteriormente el registro de los comprobantes. Para la formulación del presupuesto, consignamos el CHEK de Presupuesto en el encabezado del comprobante: Debemos tener en cuenta las siguientes reglas para la formulación del presupuesto: los gastos se presupuestan en la columna del haber y se ejecutan en la columna del debe; los ingresos se presupuestan en la columna del debe y se ejecutan en el haber. Biblioteca de comprobante contables. Esta es una herramienta muy útil para el registro de comprobantes, esta biblioteca, contiene modelos de comprobantes de contabilidad, los cuales pueden crearse o recuperarse según sea el caso, así de esta manera se evita el arduo trabajo de registrar comprobantes que se repiten periódicamente, o también el registro de comprobantes un poco difíciles de registrar. Para crear un modelo de comprobante de contabilidad se deben seguir los siguientes pasos

27 27 1. Realizar el comprobante modelo. 2. Presionar el botón para acceder a la biblioteca de comprobantes. Con cuya operación el programa nos presentará la siguiente ventana: 3. En la casilla de código, escribir un código que identifique al comprobante modelo realizado. 4. Presionar el botón guardar Para recuperar un modelo de comprobante contable, se deben seguir los siguientes pasos: 1. Presionar el botón para acceder a la biblioteca de modelos de comprobantes contables. Con esta operación el programa nos mostrará la siguiente ventana: 2. Hacer doble clic en el modelo de comprobante contable que se desea recuperar de la lista o escribir el código del mismo en la casilla correspondiente. 3. Presionar el botón abrir.

28 28 Creación de reportes contables Esta parte del sistema de contabilidad integrada es fundamental para la obtención de una información rápida y ordenada, pero toda la información saliente es enteramente dependiente de la buena alimentación de datos al mismo. Este sistema puede obtener distintos tipos de reportes, para la creación de estos se debe ingresar al menú Reportes/Contables: Sumas y saldos, Balance general, Estado de resultados. Para la creación de los reportes de Sumas y saldos, Balance general y Estado de resultados, se ingresa a Contables del menú Reportes. Al hacer clic en Sumas y saldos, Balance general o Estado de resultados, se muestra un formulario igual al siguiente: Lista de entidades Lista de Fondos Este formulario debe ser llenado de la siguiente manera:

29 29 1. Elegir las entidades (chequear en el cuadro de la parte izquierda de cada entidad), de las cuales se desea obtener el reporte. 2. Elegir los fondos (chequear en el cuadro de la parte izquierda de cada fondo), de los cuales se desea obtener el reporte. 3. Introducir la fecha a la cual se desea el informe, es decir que al ser creado el informe sólo se tomarán en cuenta los comprobantes registrados anteriormente a la fecha especificada. 4. Chequear la moneda en la cual se desea el informe, este puede estar en moneda nacional(bolivianos) y/o en moneda extranjera(dólares). 5. Definir el nivel hasta el cual se quiere acceder(tanto en las entidades como en los fondos). 6. Elegir el destino del informe(puede ser en pantalla o directamente a la impresora). 7. Hacer clic en el botón Proceder. NOTA: Hay que hacer notar que cuando se hace clic en una entidad o fondo, todos los elementos hijos de este son chequeados automáticamente y viceversa, pero también existe la posibilidad de ir eligiendo(de los elementos hijos) cuales se desean incluir en el informe. Estado de Variación del Patrimonio Neto, Origen y aplicación de fondos y Determinación del capital de trabajo. Para la creación de los reportes de Origen y Aplicación de Fondos y Estado de Variación del Patrimonio Neto, se ingresa a Contables del menú Reportes. Al hacer clic en cualquiera de las opciones anteriores, se muestra un formulario similar al siguiente:

30 30 Lista de entidades Lista de Fondos Este formulario debe ser llenado de la siguiente manera: 1. Elegir las entidades (chequear en el cuadro de la parte izquierda de cada entidad), de las cuales se desea obtener el reporte. 2. Elegir los fondos (chequear en el cuadro de la parte izquierda de cada fondo), de los cuales se desea obtener el reporte. 3. Introducir la fecha a la cual se desea el informe, es decir que al ser creado el informe sólo se tomarán en cuenta los comprobantes registrados anteriormente a la fecha especificada. 4. Elegir la moneda en la cual se desea el informe, este puede estar en moneda nacional(bolivianos) o en moneda extranjera(dólares). 5. Definir el nivel hasta el cual se quiere acceder(tanto en las entidades como en los fondos). 6. Elegir el destino del informe(puede ser en pantalla o directamente a la impresora). 7. Hacer clic en el botón Proceder. NOTA: Hay que hacer notar que cuando se hace clic en una entidad o fondo, todos los elementos hijos de este son chequeados automáticamente y viceversa, pero también existe la posibilidad de ir eligiendo(de los elementos hijos) cuales se desean incluir en el informe. Libros mayores Para crear los libros mayores se debe elegir Libros mayores del menú Contables/Reportes.

31 31 Al hacer clic en esta opción se ingresará al siguiente formulario. Lista de entidades Lista de Fondos Plan de cuentas Este formulario debe ser llenado de la siguiente manera: 1. Elegir las entidades (chequear en el cuadro de la parte izquierda de cada entidad), de las cuales se desea obtener el reporte. 2. Elegir los fondos (chequear en el cuadro de la parte izquierda de cada fondo), de los cuales se desea obtener el informe.

32 32 3. Elegir las cuentas (chequear en el cuadro de la parte izquierda de cada fondo), de las cuales se desea obtener el informe. 4. Definir el periodo(en el informe sólo se incluirán los comprobante registrados en el intervalo de tiempo especificado). 5. Chequear la moneda en la cual se desea el informe, este puede estar en moneda nacional(bolivianos) y/o en moneda extranjera(dólares). 6. Hojas separadas, si se chequea esta opción cada mayor empezará en una hoja nueva. 7. Elegir el destino del informe(puede ser en pantalla o directamente a la impresora). 8. Hacer clic en el botón Proceder. NOTA: Hay que hacer notar que cuando se hace clic en una entidad, fondo o cuentas, todos los elementos hijos de este son chequeados automáticamente y viceversa, pero también existe la posibilidad de ir eligiendo(de los elementos hijos) cuales se desean incluir en el informe. Detalle de saldos de cuentas auxiliares Para crear el detalle de saldos de cuentas auxiliares, se debe elegir Detalle de saldos de cuentas auxiliares del menú Contables/Reportes. Al hacer clic en esta opción se ingresará al siguiente formulario.

33 33 Lista de entidades Lista de Fondos Plan de cuentas Este formulario debe ser llenado de la siguiente manera: 1. Elegir las entidades (chequear en el cuadro de la parte izquierda de cada entidad), de las cuales se desea obtener el reporte. 2. Elegir los fondos (chequear en el cuadro de la parte izquierda de cada fondo), de los cuales se desea obtener el informe. 3. Elegir las cuentas (chequear en el cuadro de la parte izquierda de cada fondo), de las cuales se desea obtener el informe. 4. Definir la fecha a la cual se desea el informe (en el informe sólo se incluirán los comprobantes registrados hasta la fecha especificada). 5. Chequear la moneda en la cual se desea el informe, este puede estar en moneda nacional(bolivianos) y/o en moneda extranjera(dólares). 6. Elegir el destino del informe(puede ser en pantalla o directamente a la impresora). 7. Hacer clic en el botón Proceder. NOTA: Hay que hacer notar que cuando se hace clic en una entidad, fondo o cuentas, todos los elementos hijos de este son chequeados automáticamente y viceversa, pero también existe la posibilidad de ir eligiendo(de los elementos hijos) cuales se desean incluir en el informe.

34 34 Cédula de morosidad Para crear la cédula de morosidad, se debe elegir Cédula de morosidad del menú Contables/Reportes. Al hacer clic en esta opción se ingresará al siguiente formulario. Lista de entidades Lista de Fondos Plan de cuentas Este formulario debe ser llenado de la siguiente manera:

35 35 1. Elegir las entidades (chequear en el cuadro de la parte izquierda de cada entidad), de las cuales se desea obtener el reporte. 2. Elegir los fondos (chequear en el cuadro de la parte izquierda de cada fondo), de los cuales se desea obtener el informe. 3. Elegir las cuentas (chequear en el cuadro de la parte izquierda de cada fondo), de las cuales se desea obtener el informe. 4. Definir la fecha a la cual se desea el informe (en el informe sólo se incluirán los comprobantes registrados hasta la fecha especificada). 5. Chequear la moneda en la cual se desea el informe, este puede estar en moneda nacional(bolivianos) o en moneda extranjera(dólares). 6. Elegir el destino del informe(puede ser en pantalla o directamente a la impresora). 7. Hacer clic en el botón Proceder. NOTA: Hay que hacer notar que cuando se hace clic en una entidad, fondo o cuentas, todos los elementos hijos de este son chequeados automáticamente y viceversa, pero también existe la posibilidad de ir eligiendo(de los elementos hijos) cuales se desean incluir en el informe. Comprobantes contables y libros diarios,. Para crear informes de comprobantes y libros diarios se debe elegir Contables menú Reportes. Al hacer clic en cualquiera de las opciones anteriores, se ingresará al siguiente formulario.

36 36 Lista de entidades Lista de Fondos Este formulario debe ser llenado de la siguiente manera: 1. Elegir las entidades (chequear en el cuadro de la parte izquierda de cada entidad), de las cuales se desea obtener el reporte. 2. Elegir los fondos (chequear en el cuadro de la parte izquierda de cada fondo), de los cuales se desea obtener el informe. 3. Definir el periodo(en el informe sólo se incluirán los comprobante registrados en el intervalo de tiempo especificado). 4. Chequear la moneda en la cual se desea el informe, este puede estar en moneda nacional(bolivianos) y/o en moneda extranjera(dólares). 5. Elegir el destino del informe(puede ser en pantalla o directamente a la impresora). 6. Hacer clic en el botón Proceder. NOTA: Hay que hacer notar que cuando se hace clic en una entidad o fondo, todos los elementos hijos de este son chequeados automáticamente y viceversa, pero también existe la posibilidad de ir eligiendo(de los elementos hijos) cuales se desean incluir en el informe. Flujo de efectivo Para crear el informe de Flujo de caja o efectivo se debe elegir Flujo de efectivo del menú Contables/Reportes.

37 37 Al hacer clic en esta opción se ingresará al siguiente formulario. Lista de entidades Lista de Fondos Este formulario debe ser llenado de la siguiente manera: 1. Elegir las entidades (chequear en el cuadro de la parte izquierda de cada entidad), de las cuales se desea obtener el reporte. 2. Elegir los fondos (chequear en el cuadro de la parte izquierda de cada fondo), de los cuales se desea obtener el informe. 3. Definir el periodo(en el informe sólo se incluirán los comprobante registrados en el intervalo de tiempo especificado). 4. Elegir la moneda en la cual se desea el informe, este puede estar en moneda nacional(bolivianos) o en moneda extranjera(dólares). 5. Elegir el destino del informe(puede ser en pantalla o directamente a la impresora). 6. Hacer clic en el botón Proceder. NOTA: Hay que hacer notar que cuando se hace clic en una entidad o fondo, todos los elementos hijos de este son chequeados automáticamente y

38 38 viceversa, pero también existe la posibilidad de ir eligiendo(de los elementos hijos) cuales se desean incluir en el informe. Presupuestos Este módulo permite registrar información relacionada con la contabilidad presupuestaria de la institución, para el manejo adecuado de la contabilidad mediante el sistema financiero integrado Contabilidad Visual, se deben realizar las siguientes tareas: Realizar un buen mantenimiento de los clasificadores y tablas relacionadas con este módulo. Registrar de manera adecuada los documentos necesarios, con los que cuenta este módulo. Generar los reportes (o informes), de manera ordenada y acorde a las necesidades de la institución, es necesario aclarar que la información que genera el sistema es simplemente el reflejo de los datos registrados (introducidos) al sistema. Los clasificadores presupuestarios Se refieren tanto a los recursos como a los gastos públicos y en cada una de estas clasificaciones la información se clasifica de diferente manera como se expone a continuación: Clasificador institucional del sector publico Este clasificador agrupa a las instituciones públicas en base al Decreto Supremo del , "Reglamento de la Ley de Ministerios del Poder Ejecutivo". Presenta los diferentes niveles de ubicación de cada institución, dentro de los grandes niveles de agregación. El propósito fundamental es el establecer los límites y coordinación de funciones. jurisdicción y competencia de cada institución, y sobre todo las responsabilidades asignadas constitucionalmente a cada institución. Clasificadores de recursos Son las formas de agrupar, ordenar y presentar a los recursos públicos con la finalidad de efectuar análisis y proyecciones económicas y financieras que se requieren en un período determinado Finalidad Se utiliza básicamente para:

39 39 Análisis económico-financiero, para tomar decisiones oportunas en los diferentes niveles institucionales en los que se subdivide el sector público boliviano Conocer las fuentes de financiamiento de que dispondrá el sector público. Conocer los efectos que tendrán los ingresos públicos en la actividad económica Determinar el ahorro o desahorro, superávit o déficit financiero. Formular la política presupuestaria de un año fiscal. Asignar los recursos a los niveles institucionales legalmente establecidos Los clasificadores de recursos aprobados son: Por rubros Económicos Rubros de recurso Agrupa a los recursos según la similitud de las operaciones que los generan, y se pueden apreciar los recursos generados por la institución, a partir de los diferentes rubros que financian sus gastos. Por otra parte permite a las instituciones disponer de la información necesaria para observar el comportamiento de cada uno de los rubros de recaudación. Permite a los órganos rectores aplicar una política nacional acorde a la situación económica y social imperante en un determinado momento, utilizando los correctivos necesarios (presión tributaria, eficiencia impositiva, ventas externas e internas, balanza comercial, etc). La estructura de este clasificador, es similar a la del plan de cuentas (en forma de árbol o cascada como se prefiera) pero a diferencia de este, cuenta con una estructura de 5 niveles( ): Primer nivel: un dígito. Segundo nivel: un dígito. Tercer nivel: un dígito. Cuarto nivel: un dígito. Quinto nivel: un dígito. Para editar esta tabla se hace clic en Rubros de recurso del menú Clasificadores presupuestarios/datos.

40 40 Este comando muestra el siguiente formulario: Lista de elementos Código del elemento Código del elemento padre Nombre del elemento Agregar nuevo registro. Nombre del elemento padre Para agregar un registro se deben seguir los siguientes pasos: 1. Haga clic en el botón Nuevo (opcional). 2. En la casilla de código, introduzca el código del elemento padre 3. Agregue el código propio del elemento(tomar en cuenta el número de dígitos del nivel). 4. Introduzca el nombre del elemento, en la casilla correspondiente. 5. Haga clic en el botón Salvar

41 41 Editar un registro existente. Para editar las propiedades de un registro existente se deben seguir los siguientes pasos: 1. Busque el registro o elemento de la lista, y seleccionarlo (hacer un clic en el elemento). 2. Cambie las propiedades del registro (exceptuando el código). 3. Haga clic en el botón Guardar Eliminar un registro. Para eliminar un registro, se deben seguir los siguientes pasos: 1. Busque el registro o elemento de la lista, y seleccionarlo (hacer un clic en el elemento). 2. Haga clic en el botón Eliminar 3. Confirme la eliminación del registro. Categorías programáticas Es el clasificador que agrupa los gastos según los niveles programáticos definidos (programas, sub programas, proyectos, actividades u obras), en las cuales se subdivide la acción de las instituciones públicas, para el cumplimiento de los objetivos y metas. Permite identificar la producción terminal, la producción intermedia directa e indirecta, los recursos reales y financieros que se emplean en la consecución de los mismos. Establece la responsabilidad funcionaria en el uso y aplicación de los recursos. Realiza aproximaciones a costos en la producción de bienes y servicios que se producen a nivel de categorías programáticas. Permite identificar con claridad los gastos corrientes y los gastos de capital (stock de capital, reemplazo de activos reales).

42 42 La ejecución del presupuesto, es de responsabilidad de determinadas unidades ejecutoras y de funcionarios responsables del uso de las partidas y rubros, y del logro de las metas. Para editar esta tabla se hace clic en Categorías programáticas del menú Clasificadores presupuestarios/datos. Este comando muestra el siguiente formulario: Este formulario nos presenta dos tipos de vista. La primera (imagen anterior) nos presenta registros uno por uno (registro por registro) para su edición. La segunda (imagen de abajo) nos presenta en forma de lista o matriz (como se prefiera) donde cada fila es un registros, y cada columna representa a cada una de las propiedades.

43 43 En la parte inferior de este formulario tenemos a disposición un navegador. Este navegador cuenta con los siguientes comandos: Ir al primer registro. Ir al anterior registro. Ir al siguiente registro. Ir al último registro. Agregar un nuevo registro. Guardar los cambios. Eliminar el registro actual. Editar el registro actual. Cancelar los cambios realizados. Cuando se edita o se crear un nuevo registro, las casillas se habilitan y cambian de color, así también los botones comandos de guardar y cancelar del navegador se habilitan, y los demás se deshabilitan.

44 44 De esta manera se pueden realizar los cambios necesarios los cuales pueden ser guardados o cancelados. Este botón permite cerrar el formulario, que se encuentra en la parte inferior derecha del formulario. Agregar un registro Para agregar un nuevo registro se deben seguir los siguientes pasos: 1. Hacer clic en el botón Nuevo 2. Llenar todos los campos del registro. 3. Hacer clic el en botón Guardar cambios Modificar un registro Para modificar un registro existente se deben seguir los siguientes pasos: 4. Hacer clic en el botón Editar 5. Llenar todos los campos del registro. 6. Hacer clic el en botón Guardar cambios Eliminar un registro Para eliminar un registro existente, se deben seguir los siguientes pasos. 1. Hacer clic en el botón Eliminar 2. Confirmar la eliminación del registro.

45 45 Partidas presupuestarias La estructura de este clasificador, es similar a la del plan de cuentas (en forma de árbol) pero a diferencia de este, cuenta con una estructura de 5 niveles ( ): Primer nivel: un dígito. Segundo nivel: un dígito. Tercer nivel: un dígito. Cuarto nivel: un dígito. Quinto nivel: un dígito. Para editar esta tabla se hace clic en Partidas presupuestarias del menú Clasificadores presupuestarios/datos. Este comando muestra el siguiente formulario:

46 46 Lista de elementos Código del elemento Código del elemento padre Nombre del elemento Agregar nuevo registro. Nombre del elemento padre Para agregar un registro se deben seguir los siguientes pasos: 1. Haga clic en el botón Nuevo (opcional). 2. En la casilla de código, introduzca el código del elemento padre 3. Agregue el código propio del elemento(tomar en cuenta el número de dígitos del nivel). 4. Introduzca el nombre del elemento, en la casilla correspondiente. 5. Haga clic en el botón Salvar Editar un registro existente. Para editar las propiedades de un registro existente se deben seguir los siguientes pasos: 1. Busque el registro o elemento de la lista, y seleccionarlo (hacer un clic en el elemento). 2. Cambie las propiedades del registro (exceptuando el código). 3. Haga clic en el botón Guardar Eliminar un registro.

47 47 Para eliminar un registro, se deben seguir los siguientes pasos: 1. Busque el registro o elemento de la lista, y seleccionarlo (hacer un clic en el elemento). 2. Haga clic en el botón Eliminar 3. Confirme la eliminación del registro. Fuentes de financiamiento Permite conocer donde se originan los recursos que permiten financiar los gastos de las entidades públicas, se encuentra íntimamente ligado con el clasificador de gastos, se reflejan por la ejecución de los gastos en el presupuesto. La estructura de este clasificador, es similar a la del plan de cuentas (en forma de árbol) pero a diferencia de este, cuenta con una estructura de 2 niveles (0.0): Primer nivel: un dígito. Segundo nivel: un dígito. Para editar esta tabla se hace clic en Fuentes de financiamiento del menú Clasificadores presupuestarios/datos. Este comando muestra el siguiente formulario:

48 48 Lista de elementos Código del elemento Código del elemento padre Nombre del elemento Agregar nuevo registro. Nombre del elemento padre Para agregar un registro se deben seguir los siguientes pasos: 1. Haga clic en el botón Nuevo (opcional). 2. En la casilla de código, introduzca el código del elemento padre 3. Agregue el código propio del elemento(tomar en cuenta el número de dígitos del nivel). 4. Introduzca el nombre del elemento, en la casilla correspondiente. 5. Haga clic en el botón Salvar Editar un registro existente. Para editar las propiedades de un registro existente se deben seguir los siguientes pasos: 1. Busque el registro o elemento de la lista, y seleccionarlo (hacer un clic en el elemento). 2. Cambie las propiedades del registro (exceptuando el código). 3. Haga clic en el botón Guardar Eliminar un registro.

49 49 Para eliminar un registro, se deben seguir los siguientes pasos: 1. Busque el registro o elemento de la lista, y seleccionarlo (hacer un clic en el elemento). 2. Haga clic en el botón Eliminar 3. Confirme la eliminación del registro. Organismos financiadores Agrupa los niveles institucionales, tanto internos como externos, organismos bilaterales y multilaterales, que financian los gastos que se efectúan en un período determinado, se identifican a través de la formulación y ejecución del presupuesto de gastos. Esta relacionado con el clasificador de fuentes de financiamiento. La estructura de este clasificador, es similar a la del plan de cuentas (en forma de árbol) pero a diferencia de este, cuenta con una estructura de 3 niveles (0.0.0): Primer nivel: un dígito. Segundo nivel: un dígito. Tercer nivel: un dígito. Para editar esta tabla se hace clic en Organismos financiadores del menú Clasificadores presupuestarios/datos. Este comando muestra el siguiente formulario:

50 50 Lista de elementos Código del elemento Código del elemento padre Nombre del elemento Agregar nuevo registro. Nombre del elemento padre Para agregar un registro se deben seguir los siguientes pasos: 1. Haga clic en el botón Nuevo (opcional). 2. En la casilla de código, introduzca el código del elemento padre 3. Agregue el código propio del elemento(tomar en cuenta el número de dígitos del nivel). 4. Introduzca el nombre del elemento, en la casilla correspondiente. 5. Haga clic en el botón Salvar Editar un registro existente. Para editar las propiedades de un registro existente se deben seguir los siguientes pasos: 4. Busque el registro o elemento de la lista, y seleccionarlo (hacer un clic en el elemento). 5. Cambie las propiedades del registro (exceptuando el código). 6. Haga clic en el botón Guardar Eliminar un registro.