INSTRUCTIVO PARA LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS CON TERMINALES DE RF REGISTRO DE CAMBIOS

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1 INSTRUCTIVO PARA LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS CON TERMINALES DE RF /V2 FECHA DE VIGENCIA/ VERSION No /V1 NUMERAL NA REGISTRO DE CAMBIOS RAZÓN DEL CAMBIO Eliminación de casos que se pueden encontrar al momento de la toma física del inventario OBJETIVO: Describir los pasos necesarios para la elaboración de conteos s con los terminales portátiles con Radiofrecuencia (R.F.) PROCESO: GESTIÓN DE ALMACENAMIENTO GENERALIDADES Incluye las actividades desde la revisión y cierre de transacciones en el WMS hasta la toma física con los Terminales de R.F. Este procedimiento aplica para las agencias que tienen instalado WareHouse Management System (WMS). Este procedimiento abarca conteo con radiofrecuencia en ciego aplicable para cantidades y fechas de vencimiento Registros en línea en el sistema que permite evidenciar los movimientos ejecutados durante el ejercicio del inventario Responsable del conteo: Auxiliares Logísticos, Asistentes de Administración s DEFINICIONES CEDI: Centro de Distribución W.M.S.: Es un Sistema de Gestión de Bodegas y Administración de las Operaciones en un CEDI en Tiempo Real soportado con un sistema de Radiofrecuencia. Su nombre se debe a las siglas en inglés Warehouse Management System. R.F.: Radio frecuencia, medio por el cual las terminales portátiles reciben las órdenes de trabajo, asociadas a los procesos que se realizan en el CEDI. Terminal Portátil con R.F.: Equipo de cómputo con el cual el operario en el almacén, recibe instrucciones para realizar tareas específicas en su jornada de trabajo. Sislog OL: es el software que íntegra los módulos de facturación, comunicaciones y trazabilidad de la operación. Administración del Sistema, Gestión de Clientes, gestión de transporte, Sislog AL: es el software que integra los módulos de entradas, salidas, devoluciones, inventario. Impresora Térmica: Impresora en la cual se obtiene una impresión por calentamiento (en determinados puntos) de un papel que es sensible al calor (similar al utilizado en los equipos para fax). Es utilizada para imprimir las etiquetas de identificación de productos, etiquetas de paleta y ubicaciones en el CEDI. Etiqueta de Paleta: Rótulo o membrete que contiene los datos de la mercancía que se está recibiendo de un proveedor o cliente.

2 Etiqueta de Ubicación: Rótulo o membrete que contiene el código de la posición de estantería (calle, posición, nivel). Etiqueta de Contenedor: Rótulo o membrete que contiene los datos del pedido que se está alistando o separando con el terminal portátil de RF. Etiqueta de Bulto: Rótulo o membrete que contiene todos los datos del pedido que se está despachando a un destinatario final. Ubicación de Almacenamiento: Posición de estantería, generalmente a partir del 2do nivel, para almacenar los productos recibidos de los clientes. Ubicación de Picking: Posición de estantería, generalmente en el primer nivel, de donde los operarios procederán a tomar los productos para los pedidos de salida de los clientes. Repesca: proceso mediante el cual, se ordena a un operario dirigirse nuevamente a una ubicación de Picking para separar un pedido con el Terminal Portátil de R.F. Albarán: El albarán es un documento que acredita la entrega o recibo de un pedido. El receptor de la mercancía debe firmarlo para dar constancia de que la ha recibido correctamente. También se le conoce como Remisión, Traslado, Nota de Entrega, entre otros. Matrícula: Identificación del vehículo (Placa) en el cual van a ser cargados y despachados los pedidos alistados. PASO 1 DESCRIPCIÓN VERIFICACIÓN DE FINALIZACIÓN DE TRANSACCIONES EN WMS RESPONSABLE 1,1 Antes de iniciar la toma física del inventario, El Coordinador s o el s debe verificar que las siguientes transacciones en el W.M.S. hayan quedado finalizadas: Confirmación de Recepción: Verificar que todos los vehículos recibidos hayan quedado cerrados, en el siguiente menú de Sislog AL: ENTRADAS CONFIRMACION DE RECEPCIÓN Paletas en Muelle: Verificar que no hayan quedado paletas recibidas en muelle sin ubicar en Ubicaciones de Almacenamiento, en el siguiente menú de Sislog AL: ENTRADAS UBICAR PALETAS En caso de quedar paletas en muelle, se debe definir si se efectúa su ubicación en Almacenamiento o se procede a su conteo en muelle, o en caso de haber sobrestock ubicarlas en la zona de sobrestock. Entradas Pendientes por Recibir o Confirmar: Verificar que no se encuentre ninguna expedición de entrada en estado Pendiente por Recibir ( PE ) o Pendiente por Documentar ( RE ), en el siguiente menú de Sislog AL: ENTRADAS CONSULTA DE PEDIDOS En la opción Situación se selecciona PE y se consulta; posteriormente se consulta las situaciones RE. En caso de encontrar pedidos pendientes, solucionar con el Coordinador de Operaciones o Jefe Negocio la novedad y documentar la expedición de entrada. Nota: Todos los pedidos de entrada deben estar en estado CO.

3 1.1.4 Pedidos de Salida Procesados, Activados o en Curso: Verificar que todos los pedidos que han sido previamente Procesados ( PR ), Activados ( AC ) y los que estén en Curso ( CU ), hayan quedado en estado Terminado ( TE ), en el siguiente menú de Sislog AL: ACTIVACION DE PEDIDOS Nota: En caso de existir estas situaciones favor remitirse al Procedimiento de Entrada de Mercancía y/o Procedimiento Salida de Mercancía. Repesca de Faltas: Verificar que no haya quedado ningún pedido en estado de Repesca ( NT ), en el siguiente menú de Sislog AL: REPESCA DE FALTAS En caso contrario, activar la Repesca del Pedido para que quede Terminado y Documentado. Para activar la Repesca del Pedido de Salida, se cambia manualmente el estado de NT (No Tratado) a RE (Repesca) y se guardan los cambios para que un operario proceda con el alistamiento del pedido. Generación de Albarán en OL y AL: Verificar que todas las Expediciones de Entrada hayan quedado documentadas con su Albarán en OL y AL. Menú de AL: ENTRADAS GENERACION DE ALBARAN INTERNO Menú de OL: SISLOG OL (a nivel de empresa) GESTION DE PEDIDOS ENTRADAS DE MERCANCIA IMPRESIÓN MULTIPLE DE ALBARANES Todas las Expediciones de Entradas deben quedar documentadas en OL y AL para que el sistema actualice los saldos s en ambos. Nota: En caso de dudas favor remitirse al Procedimiento Entrada de Mercancía y/o Procedimiento Salida de Mercancía Impresión de Etiquetas de Bulto: Verificar que todos los Pedidos de Salida, hayan quedado con sus respectivas Etiquetas de Bulto de modo que su situación en el sistema cambie de estado Terminado ( TE ) a Extraído ( EX ) en AL y se actualicen los saldos. Verificarlo en el siguiente menú de Sislog AL: MANIPULACION / ETIQUETADO EMPAQUETADO POR COMPOSICION En caso contrario, proceder a imprimir las Etiquetas de Bulto de los pedidos de salidas pendientes para cerrar el proceso.

4 Asociación de Pedidos a una Matrícula: Verificar que todos los Pedidos de Salida hayan quedado asociados a una Matrícula de modo que el pedido inicie su proceso de cargue y en OL pueda cambiar la situación de Sin Preparar ( S01 ) a Preparado ( S02 ). Verificarlo en el siguiente menú de Sislog AL: EXPEDICION MANTENIMIENTO PLANTILLAS DE CARGA En caso contrario, identificar los pedidos a través de la pantalla y proceder a asociarlos a una matrícula para cerrar el proceso Confirmación de Etiquetas de Contenedor: Verificar que todas las Etiquetas de Contenedor hayan quedado asociadas a sus respectivos Pedidos de Salida y a la matrícula asignada de modo que el pedido cambie de la situación Sin Preparar ( S01 ) a la situación de Preparado ( S02 ) en OL. Verificarlo en el siguiente menú de Sislog AL: EXPEDICION SELECCIÓN Y CONFIRMACION DE CONTENEDORES En caso contrario, identificar los pedidos a través de la pantalla y proceder a asociar sus etiquetas de contenedor a una matrícula para cerrar el proceso Comunicación y Relación de Pedidos de Salida: Verificar que todos los Pedidos de Salida hayan quedado Comunicados y Relacionados en Sislog OL para que puedan cambiar su situación de Preparado ( S02 ) a situación Comunicado y Relacionado ( S03 ). En esta situación es necesario que queden todos los pedidos para que se puedan actualizar los saldos en Sislog OL y Sislog AL y se puedan generar devoluciones asociadas a los pedidos de salida. Verificarlo en el siguiente menú de Sislog OL a nivel de Almacén: SISLOG OL (a nivel de empresa) GESTION DE EXPEDICIONES COMUNICACIÓN Y RELACION EXPEDICIONES DE SALIDA En caso contrario, identificar los pedidos a través de la pantalla y proceder a Comunicarlos y Relacionarlos en Sislog OL para cerrar el proceso Verificar que las paletas en el sistema estén en los siguientes estados: UD, BL, ST, NA Monitor de Tareas: Verificar que todas las tareas (Entradas, Reposiciones, Reubicaciones, Tránsitos, Salidas, Picking y Relocalizaciones) asignadas a los operarios del CEDI hayan quedado finalizadas CONTROL MONITOR DE TAREAS En caso contrario, identificar la Expedición de Entrada o Pedido de Salida pendiente por finalizar y realizar todo el proceso para cerrar el documento en el sistema.

5 RECOMENDACIONES PREVIAS AL INVENTARIO En las ubicaciones de Almacenamiento, debe corresponder a la parametrización de la misma en el maestro de artículos del WMS. La estantería debe estar totalmente identificada con las etiquetas de las ubicaciones, la cual se leerá a través del código de barras impreso en la misma. Toda la mercancía deberá estar ubicada en las ubicaciones del CEDI; se recomienda no dejar paletas en muelle. Los Pasillos deben estar libres y sin mercancía en el piso. Si hay sobrestock, la mercancía debe estar en un lugar destinado para esto y con una ubicación identificada (pasillo virtual) y con el mismo estándar de una ubicación de Almacenamiento o Picking. Es importante verificar que todos los artículos estén identificados con sus correspondientes códigos de barras; si un artículo no tiene el código de barras deberá re-etiquetarse. Todos los operarios deben estar preparados y capacitados para realizar la toma física del inventario, y el manejo de las Terminales de Radio Frecuencias TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO CON LOS TERMINALES DE R.F Ingreso en el sistema a la opción s: La siguiente pantalla muestra la forma del ingreso de los Responsables del conteo a través de la Terminal de Radio Frecuencia, ingresando el número de operario y la clave personal. Coordinador de Inventarios/ Coordinador de operaciones 3.1 La pantalla anterior muestra el menú principal de la Terminal de Radio Frecuencia. 3.2 Para ingresar a la función de Inventario las opciones son: Digite 3 para Otras funciones Digite 3 para Inventario 3.2.2

6 3.3 Producto en Ubicación de Almacenamiento o Picking/CONTEO CIEGO Para las ubicaciones de Almacenamiento o Picking, el procedimiento utilizado será a través del módulo de Inventarios del programa de la Terminal de Radio Frecuencia de tal forma que el conteo se realice en unidades o cajas según sea el caso. Descripción del programa de Inventarios Una vez el Responsable del conteo ingrese a la opción s, debe leer la ubicación de Almacenamiento o Picking Inmediatamente el programa mostrará la siguiente pantalla Si en la pantalla anterior, en el campo de paleta (P) se informa el número de la misma, significa que la ubicación está ocupada, si por el contrario el sistema no informa la paleta, significa que la ubicación está vacía; posteriormente el Responsable del conteo pulsará la tecla ENTER. Pantalla de información del producto En la pantalla anterior se muestra el código interno del artículo con las variables logísticas, el propietario al que pertenece el artículo, la descripción corta del artículo y la cantidad por caja. El Responsable del conteo debe ingresar las cantidades físicas encontradas en la ubicación. Igualmente debe seleccionar el formato en que se encuentren las cantidades, es decir en unidades ( U ) o Cajas ( C )

7 El Responsable del conteo deberá ingresar la información la fecha de caducidad ya que el sistema no muestra la información de cantidades ni fechas de vencimiento Al confirmar la información el sistema se verá cómo se observa a continuación Pantalla de información de lotes El sistema no muestra los lotes por lo cual el Responsable del conteo deberá presionar F4 para realizar el ingreso correspondiente Se ingresa el lote de mercancía Se confirma el lote de mercancía Al presionar Enter se guarda la información y se generan los movimientos de asociados a las transacciones generadas

8 3.4 Una vez finalizado el conteo bien sea de picking o de ubicaciones de almacenamiento asignadas, el Responsable del conteo se debe dirigir al Coordinador de inventario/coordinador de operaciones para informar la culminación de lo asignado. 3.5 Finalizado todo el conteo y liberado el almacén los Responsable del conteo se deben dirigirse donde el Coordinador de Operaciones y/o Jefe de Negocio y entregar el Terminal de Radio Frecuencia a su cargo asignada para el inventario. APROBADO POR CARGO Gerente Nacional de Operaciones NOMBRE Jaime Velandia