Información de Costos para la Alta Dirección

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1 Área Contabilidad y Costos Contenido Informes especiales Información de Costos para la Alta Dirección (Parte III) - 1 Incidencia de los Tributos en los Costos Empresariales - 6 Servicios Fiduciarios (Parte I) - 9 aplicación práctica.análisis y Dinámica de las Cuentas 14,16 y17 del Nuevo Plan Contable -11 General Empresarial (Parte I) GLOSARIO contable -14 Ficha Técnica Información de Costos para la Alta Dirección (Parte III) Autor : C.P.C. Isidro Chambergo Guillermo Título : Información de Costos para la Alta Dirección (Parte III) Fuente :, Nº Primera Quincena de Enero 2010 Resumen La decisión gerencial en la empresa está fundamentada en base a la información económica y financiera que se prepara para los miembros de la alta dirección por parte de los funcionarios responsables de cada una de las oficinas de la empresa, esta información deber ser confiable, razonable y oportuna. En este artículo se presenta tres aspectos fundamentales que consideramos importante para la gestión de una Institución: planeamiento empresarial, control de gestión y presupuesto empresarial. Palabras Claves Planeamiento.. Gestión. Presupuesto empresarial. 1. Planeación, control y decisiones sobre inventarios La función gerencial en una empresa significa manejar una serie de información con respecto a la empresa que está a cargo del gerente, y una de esa información está basada en la proyección de la información económica y financiera que le proporciona el planeamiento empresarial, razón por la cual, el tipo de costos que necesita la alta dirección en relación a los costos y gastos está directamente ligada con los procedimientos de los costos estándar, el costeo directo, el punto de equilibrio, la relevancia de los costos en el corto plazo, la inversión del capital, la incidencia de los costos en los precios y los presupuestos, entre otra información de costos como son el control de gestión y la toma de decisiones sobre los inventarios. 1.1.Planeamiento empresarial Toda empresa diseña sus planes estratégicos para el logro de sus objetivos empresariales y las metas que se ha planteado la alta dirección, este planeamiento puede ser de corto, mediano y largo plazo según considere la empresa y los recursos del entorno de la misma. cabe destacar que el presupuesto refleja la necesidad de la empresa en términos cuantitativos fundamentalmente, el cual es producto de haber realizado un plan operativo institucional y resumido en este documento que se denomina presupuesto 1. El planeamiento empresarial constituye un sistema gerencial que implica qué hacer, es decir la fuerza de la empresa se centra en todos aquellos objetivos que son factibles de realizar y qué actividades debidamente razonadas en función de las oportunidades y amenazas que tiene la empresa, para cuyo efecto es necesario que el grupo humano que tiene la entidad debe estar debidamente relacionada con la organización. Cuando el planificador piensa en la planificación de la empresa a su cargo, debe analizar cuatro ángulos que consideramos importantes, por ejemplo: Primero: El planeamiento empresarial trata con el porvenir de las decisiones actuales teniendo en cuenta la causa 1 Jeftee, Evoli. Planeación Estratégica. y efecto en el tiempo de que se programe la planificación de la empresa, es decir identifica las oportunidades y peligros que surgirán en el futuro, lo cual con algunos datos adicionales la empresa podrá enfrentar mejor dichas situaciones. Segundo. El planeamiento es un proceso que se inicia con el establecimiento de metas a lograr por la empresa mediante políticas y estrategias a fin de lograr esas metas. Tercero. La planeación es una actitud, es decir una forma de vida, requiere de una dedicación para actuar en base en la observación del futuro y una determinación permanente en el logro de los objetivos. Cuarto. La planeación formal reúne tres tipos de planes fundamentales, como son los planes estratégicos, programas de mediano plazo, los presupuestos de corto plazo y los planes operativos de la organización. De la idea al emprendimiento Del análisis de contenido del trabajo técnico de Mariano Ángel Rodríguez (2008) De la Idea al Emprendimiento extraemos la siguiente gráfica, que nos hace pensar en los costos estratégicos gerenciales en base a la Visión y Misión que tiene la empresa, a fin de delinear las estrategias generales en los diferentes niveles estratégicos del negocio, que deberán generar eficiencia, calidad y satisfacción del cliente. Los enfoques estratégicos se deben basar en (1) la cadena de valor, (2) el posicionamiento estratégico y (3) el inductor del costo. La cadena de valor relacionada con las funciones básicas de los negocios como por ejemplo, la investigación del mercado, el diseño del producto, la producción, la distri- -1

2 bución, el marketing y el servicio al cliente. El posicionamiento del mercado, relacionado con el liderazgo de los costos y la innovación tecnológica de los productos y el inductor del costo como mecanismo de distribución de los costos indirectos de fabricación en un sistema de costeo basado por actividad. Estrategia del Negocio El control de gestión de acuerdo a los entendidos es el proceso de vigilar la calidad de las actividades de la empresa, concentrado fundamentalmente en el aspecto financiero y económico, en las políticas empresariales y en los indicadores de gestión seleccionados para medir la gestión de los funcionarios en la empresa. El control de gestión de la empresa está relacionado con la planificación empresarial, la ejecución del plan de acción, la dirección de las actividades y consecuentemente con los resultados de la medición de la calidad del trabajo realizado por los Proceso de Gestión Empresarial 3 Planificación responsables en la empresa tal como grafica Cruz Lezama Osain en su obra Indicadores de Gestión que sirvió como fuente de información para este párrafo. Gestión Empresarial Ejecución Plan Estratégico Estrategia Funcional Eficiente Dirección Estrategia de Operaciones de Gestión Fuente: Mariano Ángel Rodríguez (2008) De la idea al emprendimiento. Mide la Calidad del Desempeño 1.2. de gestión Se puede decir que el control de gestión debe servir de guía para alcanzar eficientemente los objetivos trazados por la empresa, para cuyo efecto podemos definir el control gerencial como un proceso de retroalimentación de información de uso eficiente de los recursos disponibles de la empresa para el logro de los objetivos planteados por la misma 2. La gerencia general de una empresa tiene dos pilares fundamentales: la planificación y el control de gestión gerencial, tal como se puede ver en la figura que se extrae de la obra Indicadores de Gestión del autor Cruz Lezama Osain publicada a través la página Monografía.com. Gerencia Estratégica Planificación Estratégica (lo previsible) Respuesta Estratégica (lo inesperado) Fuente: Cruz Lezama Osain Indicadores de Gestión. Con la finalidad de tener un eficiente control sobre la gestión de la empresa, es necesario considerar algunas características, como por ejemplo: - Integración del personal de la empresa - Exactitud en el cumplimiento del plan de acción - Oportunidad en el desarrollo de la gestión - Concentración en los puntos estratégicos de control - Objetividad en el desarrollo del trabajo - Flexibilidad en el plan de trabajo de la empresa - Coordinación permanente en el desempeño diario Cuadro Nº 1 Plan estratégico de utilidades a largo plazo Estado de resultados del plan de cinco años Caso Práctico Nº 1 Planeamiento empresarial de corto plazo Para tener un panorama general de un planeamiento de corto plazo, se muestran varios planes presupuestales resumidos de la empresa Manufacturera S. A., los mismos que han sido seleccionados con fines ilustrativos tomando como referencia a tratadistas de la especialidad como Glenn Welsch, George Terry, Dolores Hernández y Jorge E. Burbano Ruiz, los cuales contienen resúmenes de información anual, y los comentarios que se dan a cada uno de ellos cubren los detalles esenciales para que se tenga una comprensión general del plan anual presupuestal y ofrecer una visión de conjunto sobre el planeamiento de corto plazo 4. Cuentas Real Proyectado Ventas 5,691 5,963 6,100 7,000 7,400 8,000 8, Costos variables 3,700 3,870 3,940 4,650 4,880 5,350 5,890 6,360 Utilidad marginal 1,991 2,093 2,160 2,350 2,520 2,650 2,910 3,140 Costo fijo 1,100 1,160 1,310 1,400 1,430 1,470 1,580 1,680 Varios costos Utilidad antes IR ,000 1,110 1,210 1,346 1,480 Impuesto renta proyectado Utilidad neta Razones: Margen utilidad Rendimiento inversión Tendencia de ventas Pérez Campaña, Marisol. (2003) Sistemas de control de Gestión. Conceptos básicos para su diseño. 3 Cruz Lezama, Osain. Indicadores de Gestión Monografia.Com 4 Welsch, Glenn A. Presupuesto y Planificación y control de utilidades. -2 Instituto Pacífico

3 Área Contabilidad y Costos a) De la lectura del cuadro Nº 1, se observa que las ventas se han proyectado con un crecimiento que va del 100% en el año 2010 hasta 155.7% en el año b) El margen de la utilidad antes de los impuestos tiene un promedio del 15% anual. c) El rendimiento sobre la inversión antes del impuesto proyectado tiene un promedio del 29% anual, excepto el año 2010, que su rendimiento es casi la mitad del promedio. d) Se señala que el impuesto a la renta es un monto proyectado y no corresponden al 30% de tasa que se paga normalmente. En el cuadro Nº 2 se amplía el presupuesto de ventas correspondiente al año proyectado del 2010, de dos productos que la empresa fabrica y vende por zonas de venta a fin de profundizar el análisis para tener la información necesaria a fin de que la alta dirección pueda tomar decisiones. Cuadro Nº 2 Resumen del Plan Táctico de Ventas Volumen en Nuevos Soles Por distrito de venta Para el año que terminará el 2010 Responsabilidad es Producto A Producto B Unidad Importe Unidad Importe Zona 1 A, S/.5: B,S/.2.20 S/.2,162, ,000 S/. 1,700, ,000 S/. 462,000 Zona 2 A, S/.5.10; B=1.10 2,907, ,000 2,550, , ,000 Zona 3 A,S/.5.10;B,S/ ,068, , , , ,000 TOTAL S/. 6,137,000 1,000,000 S/. 5,066, ,000 S/ ,000 Tendencia ventas % , Una vez que se han recibido las políticas sobre la planificación de la empresa, el siguiente paso en la elaboración de los planes de utilidades para la empresa es desarrollar el plan de ventas. Los planes estratégicos y tácticos de venta constan de partes diferentes: a) el volumen planificado de ventas, el precio unitario planificado para cada producto, b) el plan promocional de ventas y otros costos promocionales; y c) el plan de gastos de venta, como son la remuneración a vendedores y otros gastos relacionados con la distribución de los productos. Cuadro Nº 3 Resumen del presupuesto de producción Por unidades de productos Para el año que terminará el 31 de diciembre de 2010 Concepto Producto A Producto B Unidades presupuestadas en unidades 1,000, ,000 (+) Inventario final planificado 200, ,000 Unidades totales requeridas 1,200, ,000 (-) Inventario inicial productos terminados 240, ,000 Producción planificada para el , ,000 Tendencia producción planificada (%) Una vez concluido el plan de ventas de la empresa, el siguiente paso es la elaboración del presupuesto de producción, el cual implica determinar el número de unidades de cada producto que debe ser fabricado para cumplir el plan de ventas y mantener los niveles planificados del inventario de artículos terminados. Al planificar las necesidades de producción, se necesita saber acerca de los niveles del inventario de artículos terminados que habrán de incluirse en los planes. La planificación y programación de la producción son funciones de la fábrica que son los determinantes de la cantidad de productos a producir y de los tiempos de producción, por lo tanto el plan de producción es de responsabilidad de la gerencia de producción. Cuadro Nº 4 Presupuesto de materia prima directa, en unidades Por materia, por producto, por departamento Por unidades de productos Para el año que terminará el 31 de diciembre de 2010 Por producto: prima X prima Y prima Z A 960,000 1,920,000 1,920,000 B 920, ,000 1,480,000 2,440,000 1,920,000 Por dpto.: Nº 1 1,480,000 Nº 2 1,920,000 Nº 3 520,000 1,920,000 2,440,000 1,920,000 Tomando como base el presupuesto de producción, los funcionarios responsables de la producción están en condiciones de elaborar el presupuesto de cantidad de materia prima que se utilizará en la fabricación de los productos que se han planificado. En el caso del cuadro Nº 4, la cantidad de materia prima se ha distribuido por producto y por departamento con la finalidad de medir más adelante el rendimiento en la gestión. Cuadro Nº 5 Presupuesto de compra de materia prima Para el año que terminará el 31 diciembre del 2010 prima X prima Y El presupuesto de compras es responsabilidad directa del jefe de compras, quien trabaja bajo la supervisión directa del gerente de producción. Es responsabilidad directa del jefe de compras estar enterado acerca del mercado para los artículos que deba comprar. Por tanto, es también responsabilidad del jefe de compras planificar los costos unitarios que se utilizarán en el presupuesto de compras. Cuadro Nº 6 Presupuesto de mano de obra directa Por productos, por departamento Para el año que terminará el 30 diciembre de 2010 prima Z Unidades requeridas 1,480,000 2,440,000 1,920,000 (+) Inventario final 245, , ,000 unidades requeridas 1,725,000 2,810,000 2,370,000 (-) Inventario inicial 220, , ,000 Unidades que comprarán 1,505,000 2,450,000 1,910,000 Precio estimado S/ S/ S/ Costo total de compra S/. 451,500 S/. 490,000 S/. 477,500 Unidades a producir Horas estándar horas Costo Hora costo Por producto: A 960, ,000 S/.1.50 S/.1,440,000 B 520, , ,000 1,168,000 1,752,000 Por departamento Centro costo corte 488, ,000 Centro costo confec. 192, ,000 Centro costo Termin. 488, ,000 1,168,000 S/.1,752,000-3

4 La mano de obra directa se define como los costos directamente identificables con la producción de unidades de específica de artículos terminados. El plan de producción suministra los datos necesarios para planificar el costo de la mano de obra directa que se utilizará en la producción. Cuadro Nº 7 Empresa Manufacturera S.A. Presupuesto de servicio del edificio de la fábrica Para el año que terminará el 31 diciembre de 2010 Sueldo de supervisión S/. 24,000 Reparación y mantenimiento 28,000 Depreciación del activo fijo de la fábrica 50,000 Seguro de la fábrica 3,600 Tributos de la fábrica 2,400 Sueldos administración de la fábrica 27,000 Calefacción de la planta 13,000 Agua de la planta 2,000 Asignación de los costos: S/.150,000 Ventas (20%) S/. 30,000 Administración (20%) 30,000 Fábrica (60%) 90,000 S/. 150,000 La distribución de los desembolsos de los gastos por servicio de la fábrica se puede realizar en una forma básica como se ha indicado anteriormente, pero también se puede distribuir en base al costo por actividades. Concepto Cuadro Nº 8 Costos indirectos de fabricación Por departamento Dpts. Product. Corte Confecc Terminado Servic. Gener. Energía Dpto. Serv. Repara ciones general Sueld. de supervis. 120,000 22,440 35,040 86,000 36,000 13,600 S/. 313,080 Mano de obra 145,800 3,648 44, ,696 indir. Mantenimiento 10, ,240 6,800 22,584 Combustible 24,000 24,000 Suministros 22,240 1,440 14,600 11,360 49,640 Gastos viaje 7,040 7,040 Comunicaciones 7,856 7,856 Deprec. de planta 7, ,392 1,560 5, ,560 Seg. de la fábrica 1, ,036 Trib. de la planta 1, ,164 Papelería 3,744 3,744 Sueldos y salarios adm. 26,000 14,800 40, ,280 29, , , ,000 40, ,200 Asignac. servicios 90,000 Tot. costo indir. S/.779,200 El cuadro Nº 8 muestra los costos indirectos de fabricación presupuestados en los departamentos productivos y en los departamentos de servicios. También suele suceder que los costos incurridos en los departamentos de servicios de la fábrica pueden ser distribuidos tomando como base algunos inducto- res que indiquen causa-efecto y se asigne a los departamentos productivos. Para nuestro caso el total de los costos indirectos de fabricación ascienden a S/. 779, Cuadro Nº 9 Presupuesto de inventarios iniciales y finales Para el año que terminará al 31 de diciembre de 2010 Inventario Inventario inicial Inventario final prima Unidad Costo Unidad Costo X 220, , , ,500 Y 360, , , ,000 Z 460, , , , ,000 Producción en proceso 10, ,800 10, ,800 (Producto B-Dpto. 3) Productos terminados Producto A 240, , , ,000 Producto B 100, , , , , ,600 La política de niveles de inventario depende del acuerdo que tenga el directorio de la empresa en concordancia con el comportamiento del mercado. Se debe recordar que en este nivel, los gerentes habrán planificado el costo de producción. Cuadro Nº 10 Presupuesto de costo de venta presupuestado Uso de la materia prima directa: Inventario inicial S/. 257,600 S/. Compra de materia prima 1,419,000 1,676,600 (-) Inventario final 260,000 Costo de la materia prima directa 1,416,600 Mano de obra directa 1,752,000 Costos indirectos de fabricación 779,200 Costo de fabricación 3,947,800 (+) Inventario inicial de materia prima 13,800 subtotal 3,961,600 (-) Invent. final de productos en proceso 13,800 Costo de producción 3,947,800 (+) Invent. inicial productos terminados 944,400 Subproductos 4,892,200 Menos: Invent. final productos terminados 837,600 Costo de lo vendido S/.4,054,600 El costo de venta presupuestado que se indica en al cuadro Nº10 está resumiendo lo que será el costo de la producción que se colocará en el mercado en el período que se señala, ese monto será integrado al estado de ganancias y pérdidas presupuestado que la gerencia tendrá a la vista por el departamento de contabilidad en coordinación con la oficina de planificación y desarrollo de la institución. -4 Instituto Pacífico

5 Área Contabilidad y Costos Concepto Cuadro Nº 11 Presupuesto de gastos de venta- Para el año que terminará el 31 de diciembre de 2010 Oficina Central Zona 1 Salario supervisión 144,000 72,000 86,000 46, ,000 Gastos viaje 38,907 25,279 30,812 11, ,639 Comunicaciones 15,861 9,379 14,828 4,915 44,983 Depreciación Papelería y útiles 11,049 11,049 Gastos de viaje 25,913 25,913 Comisiones de venta 84, ,280 42, ,800 Fletes 19,198 19,471 7,844 46,513 Publicidad 60,000 24,000 36,000 12, , , , , , ,497 Servicio edificio 30,000 gasto 989,497 Zona 2 2 Zona 3 3 El presupuesto de gastos de venta es consecuencia del plan operativo que realiza el jefe de la oficina de ventas, cuyas necesi- dades del año han sido cuantificadas con la finalidad de alcanzar las metas dispuestas por el directorio de la empresa. Cuadro Nº 12 Presupuesto de gastos de administración - Para el año que terminará el 31 de diciembre de 2010 Administrac. Contabilidad Tesorería Supervisión S/. 60,000 S/. 48,000 S/. 36,000 S/. 144,000 Gastos viaje 9,000 1,200 1,200 11,400 Comunicación 9,114 1,210 3,158 13,482 Depreciación 600 2,400 1,200 4,200 Seguro Tributos Papelería ,829 2,561 Abogados 1,800 1,800 Incobrables 12,190 12,190 Auditores 2,400 2,400 S/. 83,516 S/. 54,020 S/. 26,177 S/. 193,713 Servicio S/. 30,000 general S/. 223,713 El cuadro Nº 12 refleja los gastos en que incurrirán las oficinas de administración, contabilidad y tesorería durante el período económico. Estas cifras se van ajustando a medida que los desembolsos se van ejecutando y analizando sus variaciones y la gestión que vienen realizando los funcionarios responsables de la empresa. Cuadro Nº 13 Presupuesto de otros ingresos y gasto Por el año que terminará el 31 de diciembre 2010 Otros Ingresos:: Intereses ganados S/. 5,000 Ingresos Varios 37,120 S/. 42,120 Otros Gastos: Gastos de intereses 13,750 Neto S/. 28,370 Normalmente los ingresos ordinarios son los contemplados en la Norma Internacional de Contabilidad 18, Ingresos en sus diferentes matices, pero también pueden ver otros ingresos y gastos de carácter ocasional, los cuales van incidir en el presupuesto y en los estados financieros que se elaboran en el departamento de contabilidad. Cuadro Nº 14 Estado de resultado presupuestado Ventas S/. 6,137, Costo de ventas 4,054, Utilidad bruta en ventas 2,082, Menos: Gastos de venta 989, Gastos de administración ,213, Utilidad de operación 869,190 14,16 Otros ingresos y gastos 28, Utilidad antes impuesto a la renta S/. 897, Participación de los trabajadores 10% (89,756) (1.46) Impuesto a la renta (242,341) (3.94) Utilidad después impuesto y participaciones 565,463 9,21 Éste es uno de los documentos importantes que maneja la gerencia general para tomar decisiones económicas y financieras dada su estructura que está relacionada con los ingresos, costos y gasto presupuestados constituyendo un referente para hacer gestión. Puede observarse que se estima la participación de los trabajadores en S/. 86,106 y el cálculo estimado del impuesto a la renta por S/. 232,486, quedando una utilidad estimada después de la participación e impuesto al renta de S/. 542,468 que representa el 8.91% del monto de las ventas. Fuente de consulta: Glenn Welsch. Presupuesto y control de utilidades. Polimeni, Ralph. Contabilidad de Costos. Backer Jacobsen. Contabilidad de Costos. James Cashin. Contabilidad de Costos. John Neuner. Contabilidad de Costos. -5