GRUPO MARITIMEX POLÍTICA DE COMPRAS ADMINISTRATIVAS

Transcripción

1 Nombre: Código: Fecha: 13/01/2017 N revisión: 01 Concepto Nombre Puesto Elaborado: Antonio Godínez Coordinador de C.I. Revisado: Rebeca López Joan Cárdenas Argelia López Gerente de Compras Dirección de Finanzas Gerencia de Control Interno Autorizado: Ricardo Eversbusch G. Alejandro Eversbusch G. Ricardo Eversbusch A. Cristian Eversbusch A. Dirección General Dirección de Otras Líneas Dirección de Líneas Dirección de Buques Página 1 de 15

2 1. Objetivo: Establecer el proceso de compras administrativas, para asegurar la adquisición de artículos y servicios requeridos de acuerdo a las necesidades de Grupo Maritimex, mediante un procedimiento que garantice ahorros, calidad en los productos y servicios adquiridos, y optimización de tiempos de entrega, que nos permita estandarizar artículos y satisfacer las expectativas de las diferentes áreas del grupo. 2. Alcance: Esta política es de observación general para todas las empresas de Grupo Maritimex que realicen compras de Carácter Administrativo. 3. Definiciones: Solicitud de compra: Documento generado en AX mediante el cual se realiza la solicitud de compra Colaboradores: Trabajadores pertenecientes a cualquiera de las empresas de Grupo Maritimex Usuario solicitante en AX: Colaborador definido para realizar las Solicitudes de compra en el sistema AX, responsable de recibir las solicitudes autorizadas de los colaboradores, crear las Solicitudes de compra en AX y de la recepción de los artículos solicitados Orden de Compra (OC): Documento emitido por el departamento de compras mediante el cual se realiza la solicitud de las mercancías o servicios al proveedor Formato de recepción y entrega de artículos y servicios recibidos: Formato mediante el cual se da constancia de la recepción de las mercancías y servicios y acuse de entrega de los mismos a los solicitantes Dynamics AX: Sistema para la administración y control de la información, mediante el cual se lleva a cabo el control del Proceso de Compras Portal de Proveedores: Portal mediante el cual los proveedores deben subir sus facturas para procesarlas para pago Facturar: Proceso que lleva a cabo el departamento de cuentas por pagar mediante el cual se registran los pasivos de las compras administrativas. Página 2 de 15

3 3.9.- Servicios generales: Servicios solicitados para el mantenimiento del edificio corporativo u oficinas en puerto Servicios especializados: Servicios solicitados para consultoría o asesoramiento técnico SAT: Servicios de administración tributaria CFDI: Comprobante Fiscal Digital Por Internet Software: Conjunto de programas y rutinas que permiten a los equipos computacionales realizar determinadas tareas Hardware: Conjunto de elementos físicos o materiales que constituyen una computadora. 4. Responsabilidades: Colaboradores: Identificar los productos y servicios que se requieren en el área, y solicitar la autorización del Gerente de Área para dar inicio con el proceso de compra. Solicitar al Usuario solicitante en AX la elaboración de la Solicitud de compra en el sistema Dynamics AX. Verificar que las características de los productos o servicios entregados por el proveedor correspondan a los solicitados. Notificar al departamento de compras cualquier faltante de producto, mala calidad en los servicios o errores en facturación Usuario solicitante en AX: Elaborar la Solicitud de compra en el sistema Dynamics AX indicando las especificaciones del artículo y/o servicio, aplicando al centro de costos que hizo la solicitud. Verifica que los datos de la factura (productos, volumen y costo) coincidan con lo que se ha recibido. Validar la factura en el portal de proveedores. Realizar el registro de la recepción de mercancía y/o servicio en el portal de proveedores. Página 3 de 15

4 4.3.- Departamento de compras: Recibir y revisar las Solicitudes de compra por medio del sistema Dynamics AX. Realizar el proceso de cotización y selección de proveedor conforme a lo establecido en esta política. Procesar la Orden de Compra en el sistema Dynamics AX y enviar a autorización. Enviar la Orden de compra al proveedor que se le haya adjudicado la compra para generar el pedido. Dar seguimiento de la compra hasta la recepción de artículo y/o servicios Gerentes de Área: Revisar el correo de solicitud de autorización de la compra enviado por los colaboradores. Enviar correo de respuesta autorizando la compra o solicitando las correcciones que correspondan. Validar el cumplimiento de los servicios especializados contratados por su área Director de Finanzas: Ingresar al sistema Dynamics AX para revisar y autorizar las órdenes de compra. En caso de que una orden de compra no sea autorizada deberá notificar al departamento de compras para que se realice su corrección o cancelación Archivo-Almacén: Recibir los artículos y/o verificar el cumplimiento de los servicios generales que hayan sido requeridos por medio de orden de compra. Notificar al Usuario solicitante en AX que realizó la Solicitud de compra la llegada de los artículos y salvaguárdalos mientras no se realice su entrega. Llevar un registro de las entregas de artículos y de los servicios generales recibidos y presentarlo en forma semanal al departamento de compras. Página 4 de 15

5 4.7.- Coordinador de Cuentas por Pagar: Revisar el portal de proveedores y verificar que las facturas de materiales y servicios recibidos ya se encuentren autorizadas en el sistema. Realizar los registros de los pasivos, así como también la programación y solicitud de los pagos (facturar). Verificar que los registros contables sean correctos Tesorería Realizar la cancelación de los pasivos mediante el pago. 5. Desarrollo: 5.1 Solicitud de compra: Los colaboradores de Grupo Maritimex deberán enviar al Gerente de Área un correo electrónico en el que solicitarán la autorización de la compra de artículos o la contratación de un servicio. En el correo se deberá especificar lo siguiente: Volumen Articulo y/o servicio Especificaciones técnicas Periodo requerido de entrega (acorde al calendario), en caso de alguna urgencia se deberá justificar porque se requiere urgente. Anexar ficha técnica, diseño y/o arte (en caso de aplicar) Muestra del producto (en caso de aplicar) Centro de Costos El Gerente de Área deberá revisar el correo de solicitud de compra y verificará que los materiales o servicios requeridos sean razonables con relación a las actividades y responsabilidades del área que solicita Si la solicitud es aceptada, el Gerente de Área deberá comunicar la autorización vía correo electrónico en el cual se incluirá al Usuario solicitante en AX. En caso de que la solicitud sea rechazada el Gerente de Área enviara un correo al colaborador en el que explicará las razones del rechazo para su corrección. Página 5 de 15

6 5.1.4 Una vez que el Gerente de Área envíe el correo de autorización, el Usuario solicitante en AX deberá ingresar al sistema Dynamics AX y elaborará la Solicitud de compra de acuerdo con los artículos, servicios y especificaciones del correo de autorización. Por lo que se refiere a las solicitudes para la compra de laptops, impresoras, cartuchos, toners, no break, mouse, etc. (hardware) y software, la solicitud de compra deberá ser elaborada por el Usuario solicitante en AX asignado al departamento de TI a quien se deberá incluir en el correo electrónico de autorización De forma diaria el departamento de compras ingresará al sistema Dynamics AX para revisar las Solicitud de compra que hayan sido cargadas al sistema y verificará que cumplan con lo siguiente: No. De Solicitud de compra Nombre de la empresa y departamento solicitante Nombre del artículo y/o servicio Cantidad de artículos y/o servicios a solicitar Descripción detallada del artículo y/o servicio Anexar ficha técnica o diseño (en caso de que aplique) Muestra del producto (en caso de que aplique) Fecha de entrega, en caso de requerir entrega urgente se deberá contar con justificación autorizada Documento anexo en el que se justifique la compra Centro de costos En caso de que la Solicitud de compra no cumpla con las especificaciones mencionadas en el punto o tenga errores, el departamento de compras cancelará la Solicitud de compra en AX indicando el motivo de cancelación y el sistema le notificará al Usuario solicitante en AX Si la Solicitud de compra cumple con todos los requisitos, el departamento de compras dará inicio al proceso de cotización y selección de proveedor Todas las Solicitudes de compra deberán ser atendidas siguiendo lo establecido en esta política. Página 6 de 15

7 5.2 Cotización y Selección del Proveedor: El departamento de compras es el único facultado para realizar las negociaciones por compras de carácter administrativo, las cuales deberán realizarse bajo los principios de objetividad, transparencia, legalidad y no discriminación El departamento de compras deberá obtener por lo menos 3 propuestas de cotización con las cuales se elaborará el cuadro comparativo en el que se seleccionará al proveedor que se le asignará la compra. (Anexo COM-001) Toda compra deberá adjudicarse considerando los siguientes criterios: Precio Calidad Plazo de entrega Condiciones de pago Comunicación y colaboración Nivel de servicio Capacidad productiva y técnica Cobertura geográfica Capacidad financiera Cumplimiento normativo Apoyo al desarrollo y conservación del entorno Toda compra deberá realizarse respetando el proceso de cotización y solo se podrán realizar asignaciones directas en los siguientes casos: En caso de compras con importes menores a $ 2,000. Cuando la compra se tenga que realizar al fabricante de una marca especifica. Cuando sea una exigencia justificada del colaborador. Cuando sea proveedor único en el mercado. Cuando el proveedor ofrezca el financiamiento de los productos o servicios y esto sea en beneficio al grupo. Toda asignación directa deberá contar con autorización por escrito del Director de Finanzas. Página 7 de 15

8 5.2.5 Solo se podrán asignar compras a aquellos proveedores que se encuentren dados de alta en la base de datos de proveedores, en caso de que algún proveedor que no esté dado de alta en el sistema ofrezca mejores condiciones comerciales, el departamento de compras solicitará el alta cumpliendo con el procedimiento y la documentación establecida en la Política de alta, baja o modificación de base de datos maestros. 5.3 Orden de Compra: Todas las compras de carácter administrativo deberán estar formalizadas con Orden de compra, contratos o convenios aprobados por la Dirección de Finanzas con la finalidad de asegurar la calidad, precio y tiempo de entrega Una vez que se ha seleccionado al proveedor al que se le asignará la compra y que se ha verificado que se encuentra dado de alta en la base de datos de proveedores, el departamento de compras procesará la Orden de compra en el sistema Dynamics AX derivada de la Solicitud de compra previamente creada por el Usuario solicitante en AX y la enviará para su autorización El Director de finanzas deberá ingresar al sistema Dynamics AX y revisará las órdenes de compra pendientes de autorizar. Solo serán autorizadas las órdenes de compra que cumplan con todos los requisitos y por aquellas que sean rechazadas el sistema enviara una notificación de rechazo al departamento de compras Una vez que la orden de compra ha sido aprobada, el departamento de compras deberá ingresar al sistema Dynamics AX y realizará el envío de la orden de compra al proveedor adjudicado Toda Orden de compra, contrato, convenio o negociación deberá establecer una condición de pago de 30 días contados a partir de la recepción de la factura, solo se podrán otorgar pagos anticipados cuando exista autorización expresa y por escrito de la Dirección de Finanzas y/o Dirección General. 5.4 Recepción: El horario para recepción de artículos o servicios será de 9:00 am a 4:00 pm, a excepción de aquellos que debido a sus características o urgencia sea necesario que la recepción se realice en un horario diferente. Página 8 de 15

9 5.4.2 El personal de Archivo-Almacén será el responsable de recibir los artículos comprados y de verificar que los volúmenes y características correspondan a los requeridos en la orden de compra y con la factura En caso de que los volúmenes o las características de los artículos entregados no correspondan a lo facturado, la entrega será rechazada y el personal de Archivo- Almacén lo comunicará al departamento de Compras para que se comunique con el proveedor y realice las aclaraciones correspondientes Una vez que se verificó que la entrega fue correcta, el personal de Archivo- Almacén llenará el Formato de recepción y entrega de artículos y servicios recibidos y comunicará al Usuario solicitante en AX la recepción de dicho material. (Anexo COM-002) En cuanto el Usuario solicitante en AX reciba y valide que los artículos o servicios recibidos corresponden con lo solicitado y con lo facturado, deberá confirmar la entrada de los artículos en el sistema Dynamics AX. En caso de que lo entregado no corresponda a lo solicitado inicialmente, el Usuario solicitante en AX deberá comunicarlo al departamento de compras para que realice la devolución y cambio de los artículos o la cancelación de los servicios Es responsabilidad del personal de Archivo-Almacén mantener un control de las recepciones y entregas realizadas y presentarlo en forma semanal al departamento de compras para cotejar contra lo registrado en sistema. 5.5 Recepción de facturas: La recepción de Facturas de Proveedores solo se realizará mediante el portal de proveedores, en el que cada uno de los proveedores deberá ingresar sus facturas para que sean programadas para pago El portal de proveedores validará de forma automática si el CFDI cargado por el proveedor fue certificado por el SAT Por las facturas que no se encuentren certificadas por el SAT, el portal de proveedores notificará en forma automática al proveedor que la factura ha sido rechazada Es responsabilidad de los Usuarios solicitantes en AX verificar que los volúmenes, artículos e importes en la factura son correctos, en caso contrario Página 9 de 15

10 deberá realizar el rechazo en portal de proveedores para que de forma automática se genere el correo de notificación de rechazo al proveedor y queda pendiente la confirmación del ingreso de los artículos. 5.6 Registro de pasivos y pago: El personal de cuentas por pagar ingresará al sistema Dynamics AX, y por las facturas que ya se encuentren aprobadas en el portal de proveedores se iniciará el proceso de Facturar con el cual se generarán los pasivos El Personal de cuentas por pagar hará la programación de los pagos con base en los días de crédito capturados en el sistema y a lo negociado con el proveedor El personal de tesorería deberá realizar los pagos de acuerdo al programa establecido por el departamento de Cuentas por pagar y también realizará la cancelación de los pasivos Una vez que se realicen los pagos, el departamento de cuentas por pagar deberá revisar que los registros son correctos y corresponden a las facturas programadas El departamento de cuentas por pagar será el responsable de notificar a los proveedores cuando ya se haya realizado el pago de sus facturas. 5.7 Evaluación de proveedor: De manera anual el departamento de compras deberá realizar evaluaciones de los proveedores con los que se trabajó en el periodo, con la finalidad de identificar y evitar asignar compras a aquellos proveedores que han tenido incumplimientos en la calidad, plazos de entrega o condiciones comerciales de los artículos o servicios requeridos. Los aspectos a evaluar y los criterios de ponderación son los siguientes: Calidad en el producto o prestación de servicio 35% Nivel de precios y condiciones de crédito 35% Cumplimiento en los plazos de entrega 20% Flexibilidad 5% Calidad de la información 5% No se podrán asignar ordenes de compras a aquellos proveedores que en ejercicios anteriores hayan tenido calificaciones negativas. Página 10 de 15

11 5.8 Expedientes: El departamento de compras será el responsable de integrar un expediente histórico en formato electrónico en el cual se deberá resguardar las evidencias de los procesos de cotización (3 propuestas y cuadro comparativo) y en caso de asignación directa se deberá archivar el documento de autorización. Página 11 de 15

12 Anexo COM-001 COM-001 Cuadro Comparativo Proyecto: Proveedor: Proveedor: Proveedor: Contacto: Contacto: Contacto: Teléfono: Teléfono: Teléfono: No. Partida Artículo y/o servicio Descripción Cantidad Unidad P.U. Importe P.U. Importe P.U. Importe 1 $0.00 $0.00 $ TOTAL $0.00 $0.00 $0.00 TIEMPO DE ENTREGA CONDICIONES DE PAGO ADICIONALES PROVEEDOR 1 PROVEEDOR 2 PROVEEDOR 3 Proveedor adjudicado **los precios expresados en el presente son antes de IVA Justificación en caso de no asignar compra a propuesta más baja: ELABORÓ AUTORIZÓ Página 12 de 15

13 Anexo COM-002 FORMATO DE RECEPCIÓN Y ENTREGA DE ARTÍCULOS Y SERVICIOS RECIBIDOS COM-002 REPRESENTACIONES MARÍTIMAS SA DE CV RMA500422PT2 FRONTERA 67, COL. TIZAPAN, C.P MÉXICO CDMX FOLIO: Fecha de Recepción Folio de Orden de Compra Nombre del proveedor Folio de factura No. Cantidad Descripción Unidad Observación Nombre del que recibe (almacén) Se hace entrega de los artículos y/o servicios indicados en la parte superior a: Departamento: Nombre: Fecha: Página 13 de 15

14 Proceso de Compras GRUPO MARITIMEX DIAGRAMA DE FLUJO COMPRAS ADMINISTRATIVAS COLABORADORES GERENTE DE AREA USUARIO SOLICITANTE AX (US) DEPARTAMENTO DE COMPRAS (DC) DIRECCIÓN DE FINANZAS PROVEEDOR ARCHIVO ALMACÉN A Detecta necesidad y envía correo de solicitud de autorización Recibe solicitud de autorización Recibe correo electrónico de autorización Recibe solicitud de compra y valida que las especificaciones son correctas Recibe orden de compra para autorización Recibe orden de compra y valida las especificaciones y datos H Recepción de artículos y/o servicios Generales. Autoriza solicitud? No Si D C Elabora solicitud de compra No Especificaciones correctas? Si Si Autoriza? No I Entrega artículos y/o servicios Artículos y/o servicios correctos? No Si B Recibe notificación de cancelación de solicitud para corrección E Realiza proceso de cotización y selección de proveedor Rechaza la orden de compra y notificación al DC y al US L Envío de factura a través del portal de proveedores de Maritimex Notifica al DC la entrega incorrecta. D F Elabora orden de compra F G Confirma Orden de Compra y la envía al proveedor Recibe y verifica que los artículos y/o sevicios sean los que se requirieron Artículos y/o servicios correctos? SI No Realiza la aclaración con el proveedor y solicita la entrega I J Elabora el FREASR y notifica la recepción al US G Portal de Proveedores K Verifica la factura ingresada en el portal de proveedores Factura correcta? SI Solicita devolución y cambio de artículos o cancelación de servicios No K No se confirma recepción en AX Dynamics y se notifica al proveedor I L M Se confirma recepción en AX Dynamics N Página 14 de 15

15 Proceso de pago CUENTAS POR PAGAR Tesoreria N O Genera los pasivos y programa los pagos. Realiza pagos y cancela los pasivos. Verifica la aplicación de los pagos. B Simbologia Inicio, fin de proceso Proceso Proceso automatizado o reporte generado en sistema. Decisión o proceso con 2 opciones de seguimiento Conector de procesos Riesgo Actividad de Control A B C D E F G H I J K L M N O Descripción de actividades INICIO DEL PROCESO: El proceso se llevará a cabo por evento cuando derivado de sus actividades los usuarios detecten la necesidad de un artículo o servicio de carácter administrativo. Fin del proceso La solicitud de compra solo podrá ser elaborada por los Usuarios Solicitantes en AX de acuerdo a lo siguiente: Compras de Software o hardware: Usuario solicitante en AX asignado al área de TI. Compras de otros artículos o servicios (papelería, cafetería, ferretería, etc.): Usuario solicitante en AX asignado al área que requiere la compra. La solicitud de compra deberá elaborarse cumpliendo con lo establecido en los puntos y de esta política. Dynamics AX no permite realizar corrección a las solicitudes de compra una vez que han sido enviadas al departamento de compras, por lo que en caso de que no cumplan con los requerimientos establecidos en el punto de esta política se cancelará y de ser necesario deberá realizar nuevamente su captura cumpliendo dichos puntos. Solicita cotizaciones al menos a tres proveedores; una vez recibidas, elabora cuadro comparativo con las propuestas. La selección del proveedor debe realizarse considerando los siguientes criterios: -precio, calidad, plazo de entrega, condiciones de pago, comunicación y colaboración, nivel de servicio, capacidad productiva y técnica, cobertura geográfica, capacidad financiera, cumplimiento normativo y apoyo al desarrollo y conservación del entorno. Puntos 5.2.2, y de esta política. Se notifica al departamento de compras y al Usuario Solicitante las causas del rechazo, se realizan las correcciones correspondientes para que se vuelva a realizar el envío de la orden de compra o para que se realice la cancelación de la compra. El envío de facturas solo se podrá realizar por medio del portal de proveedores de Maritimex. Con base en los procesos 4.4 y 4.6 la revisión del cumplimiento de los servicios contratados se realizará de la siguiente manera: *El cumplimiento de los servicios generales (relacionados al mantenimiento de oficinas del edificio corporativo u oficinas en puertos) deberá ser verificado por el personal de Archivo Almacén. * El cumplimiento de los servicios especializados (relacionados a consultoría o asesoramiento técnico) deberá ser verificado por el Gerente del Área que los solicita. El departamento de compras es el responsable de realizar las aclaraciones con los proveedores por entregas incorrectas y de solicitar que la entrega correcta se realice a la brevedad posible. Cuando los artículos y/o servicios entregados coincidan con lo requerido en la orden de compra y con la factura, se realizará la recepción y se dejará constancia mediante el Formato de Recepción y Entrega de Artículos y Servicios Recibidos (FREASR) La recepción de facturas solo se realizará mediante el portal de proveedores en el cual de forma automática el sistema verifica que el documento haya sido certificado por el SAT. Adicional el Usuario Solicitante deberá verificar los datos y los importes de la factura sean correctos. Cuando las facturas ingresadas al portal de proveedores sean rechazadas, el proveedor deberá enviar la factura correcta a través del portal de proveedores para que se vuelva a realizar su validación. Mediante la confirmación de la recepción se da por aprobada la factura y a partir de este momento podrá ser programada para pago. Continúa proceso de pago de facturas. Cuentas por pagar generará los pasivos en el sistema a través de la opción Facturar y se programan los pagos de acuerdo a las fechas establecidas. Página 15 de 15