RISE Time & Billing Portal Time Entry

Transcripción

1 RISE Time & Billing Portal Time Entry Guia para Usuarios Empleados residenciales Piloto Arizona V.1.0_AZResEmp_ Page 1

2 Tabla de Contenidos Introducción y Lineamientos... 3 Accesso al sistema del Portal RISE Time & Billing... 4 Registro para Empleados... 5 Accesso & Sign-in para empleados en el Portal RISE Time & Billing... 8 Cómo registrar sus tiempos (Información de Nómina)... 9 Registro de otra Información de Empleados Entrada de Tiempos de Entrenamiento, Enfermedad y Vacaciones Cómo modificar sus registros de tiempo Notas V.1.0_AZResEmp_ Page 2

3 Introducción y lineamientos: Programa para empleados residenciales: Bienvenidos al Portal para registro de Tiempos y Cobranza de Rise (RISE Time & Billing Portal). RISE está presentando este sistema basado en la web que eventualmente reemplazará el uso de Time Trax. El registro exacto y el seguimiento de los tiempos sirve para diferentes propósitos esenciales: Asegura que los empleados sean remunerados correctamente por el tiempo que trabajan además de que registra que RISE cumplió con los días (unidades) de servicio para los cuales fue contratado. Durante el periodo de prueba, usted continuará registrando su tiempo en Time Trax así como en el sistema web. Nosotros compararemos los dos sistemas para verificar la exactitud y el funcionamiento correcto del Portal RISE Time & Billing. Registre su tiempo como lo hace habitualmente en Time Trax hasta que reciba nuevas instrucciones. Efectivo de manera inmediata, registre su tiempo en el Portal RISE Time & Billing. Para ello deberá utilizar el servidor winterm de su programa. Cada empleado debe registrarse en el Portal RISE Time Tracking & Billing. El registro es un proceso que se requiere completar una sola vez. Cuando inicie su turno, usted hará un Check In. Cuando termine su turno, usted hará un Check Out. Utilice el campo para notas de acuerdo con las instrucciones de su jefe de equipo/coordinador. Lea las instrucciones para el registro de horas de entrenamiento, enfermedad o vacaciones. Siga las instrucciones mencionadas en este paquete de entrenamiento. Consulte con su Jefe de Equipo/Coordinados o con su Asistente Administrativo/Especialista de Recursos en caso de que tenga dudas o necesite ayuda. Ellos son los responsables de verificar sus registros de tiempo y comunicarse con usted en lo referente al sistema. V.1.0_AZResEmp_ Page 3

4 Cómo accesar al sistema del Portal RISE Time & Billing Paso Procedimiento Pantalla o Comentario 1. Asegúrese que la computadora winterm y el monitor estén encendidos. 2. La pantalla que aparece se llama escritorio. La computadora de su programa tiene un ícono en el escritorio para el Internet. Seleccione (hacienda doble click) el ícono y entre el URL del Portal RISE Time & Billing Portal en la barra de dirección (tal como se muestra a la derecha). 3. La página de entrada al portal RISE Time & Billing se abrirá en el monitor. V.1.0_AZResEmp_ Page 4

5 Registro para Empleados Paso Procedimiento Pantalla o Comentario 1. Cada empleado debe registrarse en el sistema. Este proceso solo debe realizarse una vez. 2. Para registrarse, haga click en la pestaña denominada Access tab y seleccione del menú el campo denominado Registration. 3. Escriba su Registration ID Nota: Su Registration ID es su primer inicial, apellido y los últimos cuatro dígitos de su número de Seguridad Social (SSN). Por ejemplo, si su nombre es John y los últimos 4 dígitos de su SSN son 1234, entonces su Registration ID es jdoe Escriba su nombre. Nota: Debe escribir su nombre de la misma manera que lo escribió cuando lleno sus documentos de pre-servicio. No utilize sobrenombres, apodos ni abreviaciones. V.1.0_AZResEmp_ Page 5

6 Paso Procedimiento Pantalla o Comentario 5. Escriba su Apellido. Nota: Debe escribir su nombre de la misma manera que lo escribio cuando lleno sus documentos de pre-servicio. No utilize sobrenombres, apodos ni abreviaciones. Si su nombre cambia (por matrimonio, etc,) y presenta al departamento de Payroll una forma de cambio completa y una nueva tarjeta de seguridad social, deberá trabajar con su asistente administrativo/especialista de recursos para cambiar su nombre en el RISE Time & Billing Portal. 6. Escriba su dirección de correo electrónico dos veces. RISE Time & Billing Portal Time Entry (Residential Employees) Nota: Utilice una dirección de correo electrónico donde quiera que se envíe su contraseña en caso de que la olvide. Si no tiene una dirección de correo electrónico, utilice la dirección de correo electrónico de RISE de su asistente administrativo/especialista de Recursos. Contacte a su asistente administrativo/especialista de Recursos si necesita ayuda. 7. Set Password creando una contraseña que recuerde fácilmente. Nota: Debe utilizar al menos 4 caracteres. V.1.0_AZResEmp_ Page 6

7 Paso Procedimiento Pantalla o Comentario 8. Haga click en Register. RISE Time & Billing Portal Time Entry (Residential Employees) Noae: Usted recibirá un mensaje de que el registro se ha completado. V.1.0_AZResEmp_ Page 7

8 Accesso & Sign-In al Portal RISE Time & Billing para empleados Paso Procedimiento Pantalla o Comentario 1. Asegúrese que la computadora winterm y el monitor estén encendidos. 2. La pantalla que aparece se llama escritorio. La computadora de su programa tiene un ícono en el escritorio para el Internet. Seleccione (hacienda doble click) el ícono y entre el URL del Portal RISE Time & Billing Portal en la barra de dirección (tal como se muestra a la derecha). 3. La página de entrada al portal RISE Time & Billing se abrirá en el monitor V.1.0_AZResEmp_ Page 8

9 Cómo registrar su tiempo (Información de Nómina) RISE Time & Billing Portal Time Entry (Residential Employees) Paso Procedimiento 1. Una vez completado el sign in, se abre la pantalla de Time Review. Vea las ilustraciones de la derecha. (Esta pantalla no muestra ningún nombre.) Pantalla o Comentario Usted tendrá 3 opciones para escoger: Add Payroll Add Other Add Residential Para realizar un registro, seleccione el botón Add Residential. 2. La pantalla de Residential Hours aparecerá en el monitor. V.1.0_AZResEmp_ Page 9

10 Paso Procedimiento 3. 1) Seleccione su número de Program: dando un click en la flecha que desplazará una lista de números de programa. 2) Seleccione su nombre dando un click en la flecha de la caja Employee: que desplazará una lista con nombres de empleados. 3) Seleccione cualquier Code: HAB o RRB IGNORE estas opciones: Service Date: Check In: Check Out: Notes: 4. Vaya directamente al botón de Check In/Out que se encuentra al final de la página. Pantalla o Comentario Dé un click en el botón Check In/Out. Usted puede utilizar la caja Notes: cuando realice un check out, o cuando lo recomiende su Jefe de Equipo/Coordinador. V.1.0_AZResEmp_ Page 10

11 Paso Procedimiento 5. La pantalla Time Review aparecerá de nuevo. (Usted vió esta pantalla cuando hizo el sign in vea p.9 paso 1) Usted hizo un Check In, por lo que la pantalla Time Review ahora muestra la siguiente información (la letra en rojo indica que el empleado hizo un check in y no ha hecho un check out): Item ID Approved (NO) Client (nombre del cliente) Employee (su nombre) Date fecha en que se hizo el registro. Prg (su número de programa Code (HAB or RRB) Hrs/Miles (en blanco) Bill Units (en blanco) Time IN (el tiempo exacto en qu ese hizo el check in) Time Out (mostrará el tiempo exacto en que haga su check out) Pantalla o Comentario V.1.0_AZResEmp_ Page 11

12 Paso Procedimiento Pantalla o Comentario 6. Al final de su turno, entre de Nuevo al sistema. Una vez más, la pantalla de Time Review aparecerá en el monitor. Seleccione (dando un click) el número de Item ID Este número es único para usted y para su Time In (tiempo de entrada) al inicio de su turno. 7. La pantalla Residential Hours aparecerá de Nuevo en el monitor. Vaya directamente al botón Check In/Out al final de la página. De un click en el botón de Check In/Out. Use el botón de Save solo si ha ingresado información en la caja de Notes: V.1.0_AZResEmp_ Page 12

13 Paso Procedimiento Pantalla o Comentario 8 Utilice la caja de Notes: de acuerdo con las instrucciones de su Jefe de Equipo/Coordinador. 9. Opcional: Usted puede revisar su registro de tiempo siguiendo todos los pasos para accesar la pantalla de Time Review y dando un click en su Item ID #. (El Item ID # cambiará con cada registro que haga en el sistema.) 10. Recuerde que debe registrar su tiempo en Time Trax durante el periodo de prueba. V.1.0_AZResEmp_ Page 13

14 Otros registros de tiempo de Empleados (Horas de entrenamiento, enfermedad, vacaciones, etc.) Paso Procedimiento 1. Usted registrar sus horas de entrenamiento, enfermedad, vacaciones, etc. accesando al sistema como lo hizo anteriormente y dando un click en el botón Add Other. Pantalla o comentario 2. Después de presionar el botón Add Other, usted verá la paantalla Other Hours. 3. Dé un click en la fleche situada junto a la categoría Program, y asegúrese de seleccionar el número de programa correcto en que usted está trabajando. V.1.0_AZResEmp_ Page 14

15 Paso Procedimiento 4. NOTA IMPORTANTE: Los empleados del programa Residencia solo pueden utilizar los siguientes tipos de la categoría Other Hours: Sick Hours (horas de enfermedad) Training Hours (horas de entrenamiento) Vacation Hours (horas de vacaciones) Pantalla o Comentario 5. Dé un click en la fleche situada junto a la categoría Type: y seleccione Training Hours si quiere hacer un registro de horas de entrenamiento. Utilizará el mismo procedimiento para seleccionar cualquier otro tipo de horas. 6. Dé un click en la fleche situada junto a la categoría Service Date: y elija la fecha apropiada del calendario. V.1.0_AZResEmp_ Page 15

16 Paso Procedimiento 7. Si usted está registrando horas de entrenamiento o Training hours en la caja de Hours: escriba el número de horas a registrar. Pantalla o comentario En la caja Notes: escriba el título del entrenamiento al que asistió. En la caja Notes escriba para qué fue el entrenamiento. Dé un click en el botón Save. 8. Después que hizo click en Save, la pantalla Time Review screen aparecerá. Nota: si desea revisaar su registro de tiempo de entrenamento, utilice los mismos pasos que siguió para revisar su registro de tiempo. Cómo cambiar sus registros de tiempos NOTA: Los registros de tiempo solo pueden modificarse por su Jefe de Equipo/Coordinador o por su Asistente Administrativo/Especialista de recursos. Si cree que ha cometido un error en algún registro, contacte a alguna de estas personas. V.1.0_AZResEmp_ Page 16

17 Notas V.1.0_AZResEmp_ Page 17