MANUAL DE USUARIO SECRETARIA

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1 MANUAL DE USUARIO SECRETARIA SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTARIA SisGeDo v 2.0

2 OPCIONES GENERALES Los diversos módulos y pantallas del sistema se componen de objetos y páginas web cuyas características de operación son las mismas, por tanto a continuación detallamos algunos controles y formas de operación que se aplicarán para cualquier módulo donde estos se presenten. MENÚ PRINCIPAL Pestaña o solapa principal. Haga click en la pestaña o solapa principal para ver el sub Menú. Submenú Web Inicio. Desde donde se encuentre, haga click en este link para ir a la página principal. Identificación del usuario en el sistema. Si es un visitante se le identifica como ANONIMO.

3 INGRESO DEL USUARIO AL SISTEMA Ingresar al portal web del Gobierno Regional Huánuco, mediante la página: Luego seleccionar el link SISGEDO

4 Hacer un Click en la opción Ingresar al Sistema Ingresar en la pantalla principal el Nombre de Usuario, Contraseña y Código de Seguridad, asignado y lego hacer click en el link.::ingresar::. El escritorio de trabajo para usuarios registrados

5 REGISTRO DE USUARIOS Seleccionar la pestaña o solapa principal Administración y luego el Submenú Usuarios. Seleccionar el Submenú Nuevo Usuario, para proceder a ingresar los datos personales y de la cuenta del usuario, según corresponda.

6 Tipo de usuario Seleccionar la opción OPERADOR Vigente hasta Seleccionar la fecha vigente hasta la culminación de su contrato

7 Estado Seleccionar la opción ACTIVADO.::Registrar::. Seleccionar la opción.::registrar::.

8 Luego se muestra el cuadro de almacenamiento de datos donde se genera un nuevo código de Usuario. Luego elegir la opción Explorar Usuarios y Asignar Permisos Asignación de permiso para el OPERADOR 1º. Seleccionar con chek el campo de registro del usuario registrado 2º. Seleccionar la barra de botones Permisos

9 Otorgar permisos para la opción buscar, Reportes Documentos y Catálogos, considerando la opción CONTROL TOTAL. 1º. Registrar el código de usuario 2º. Permiso para que el operador tenga el CONTROL TOTAL en el menú principal/sub menús 3º. Y como último paso hacer CLIK en la opción.::grabar Permiso::. Cuadro de confirmación que EL ALMACENAMIENTO DE DATOS SE HIZO CORRECTAMENTE

10 REGISTRO, CLASIFICACIÓN Y DERIVACIÓN DE DOCUMENTOS Después de ingresar al sistema el escritorio de trabajo para el usuario registrado y las opciones más usadas se encuentran en forma de iconos de acceso directo. Para el REGISTRO DE UN DOCUMENTO GENERADO, se realiza el siguiente proceso: Documentos > Documentos en Proceso 2º. Seleccionar el ícono Documentos en Proceso 1º.Seleccionar la pestaña o solapa principal Documentos Documentos > Documentos en Proceso > Explorar Documentos en Proceso Esta opción es la misma del sub menú En proceso del menú Documentos. En esta opción tendrá acceso y se mostrará todos los documentos en proceso que tiene el usuario. Luego de hacer click en Documentos en Proceso, se mostrará el siguiente cuadro de búsqueda de documentos: 2º. Elegir la opción Nuevo Documento 1º. Por defecto se muestra el siguiente formulario

11 Ventana de Nuevo Documento Hacer CLIK en la opción.::continuar::. Elegir la Prioridad de atención del Doc.: URGENTE o NORMAL Por defecto el sistema registra los datos de la oficina Elegir la fecha mediante el calendario Elegir el tipo de documento generado Según el tipo de documento el sistema asignara el Nº correlativo al Doc. y si es interno Elegir el medio por el cual el documento será recepcionado Adjuntar el archivo del Doc. generado Plazo de días para su atención según el TUPA En esta misma pantalla de ingreso del documento, existe la sección Destino(s) -Derivación del documento donde usted podrá, si lo desea, derivar su documento en el mismo momento que lo está registrando. Por lo tanto al dar por registrado su documento ya aparecerá como derivado. Puede ingresar datos de la U.O. origen del Doc. Click en la opción Añadir el documento

12 Se añadió el documento original Se muestra el cuadro con el documento ORIGINAL registrado Seleccionar con un check la opción Copia para enviar el documento de conocimiento la U.O. interesada, de ser el caso Llenar los datos con destino a la Unid. Org. Que se derivara la copia Click en la opción Añadir el documento registrado en COPIA

13 Click en la opción.::graba::. el documento registrado Se muestra el cuadro con el documento COPIA registrado Cuadro de confirmación que EL ALMACENAMIENTO DE DATOS SE HIZO CORRECTAMENTE

14 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Documentos > Documentos por Recibir Esta opción es la misma del sub menú Por Recibir del menú Documentos. 1º.Seleccionar la pestaña o solapa principal Documentos 2º Abril con un Click en Documentos por Recibir Al hacer click en el ícono Documentos por Recibir, se presenta el siguiente formulario: Documentos > Documentos en Proceso > Explorar Documentos Por Recibir > Buscar 1º. Digitar el Registro y seleccionar la opción Todos º Abril con un Click en Buscar

15 Cuadro de búsqueda Documentos > Documentos por Recibir > Explorar Documentos por Recibir > Buscar > Recepcionar 2º Hacer Click en la barra de botones Recepcionar 1º Una vez que ha seleccionado los registros que desea recepcionar. Aparece el siguiente cuadro de registro: En esta pantalla debe verificar la lista de registros que serán recepcionados. Click en.::grabar::.

16 Luego de presionar el botón Grabar la recepción, estos documentos pasarán a estar en sus documentos en proceso.

17 ARCHIVAMIENTO Para realizar el proceso archivar un documento en primer lugar se debe crear el Archivador. Catálogo < Documento Archivados/Procesados Crear Archivador Catálogo < Documento Archivados/Procesad < Archivadores < Nuevo Archivador 2º. Registrar los datos del archivador. 1º. Registrar los datos del archivador.

18 Cuadro de confirmación que EL ALMACENAMIENTO DE DATOS SE HIZO CORRECTAMENTE del Nuevo Archivador

19 Archivar documento Documentos > Documentos en Proceso > Esta opción es la misma del sub menú Archivados del menú Documentos. Seleccionar el ícono Documentos en Proceso Documentos > Documentos en Proceso > Explorar Documentos en Proceso 1º. Seleccionar la opción Todos º. Seleccionar la opción.::buscar::.

20 Luego se muestra el siguiente formulario 1º. Seleccionar el registro que se desea archivar 2º. Hacer Click en la barra de botones Archivar 1º. Registrar: forma, Archivador y Acciones, del documento. 2º. Hacer Click en la barra de botones.::grabar::.

21 Cuadro de confirmación que EL ALMACENAMIENTO DE DATOS SE HIZO CORRECTAMENTE de Grabación del Archivo

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