MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES UNIDAD DE GESTION EDUCATIVA LOCAL ANTABAMBA MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

Transcripción

1 INFORME TECNICO SUSTENTATORIO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES El presente Manual de Organización y Funciones, es un documento normativo que establece la organización y funciones de las múltiples acciones que realiza el personal de la Unidad de Gestión Educativa Local 308, en concordancia con el D.S. N ED, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones de las Direcciones Regionales y de las Unidades de Gestión Educativa y D.S. N ED; que aprueba el Reglamento de la Gestión del Sistema Educativo. Describe la naturaleza, fines, funciones específicas, responsabilidades y autoridad a partir de la estructura orgánica establecidas en el Reglamento de Organización y Funciones, asimismo proporciona información a los funcionarios y servidores públicos sobre sus funciones y ubicación dentro de la estructura general de la Unidad de Gestión Educativa Local 308 Antabamba y las relaciones formales que correspondan. En su elaboración se ha tomado como referencia las orientaciones dadas por la Oficina de Apoyo a la Administración de la Educación del Ministerio de Educación; con el propósito de garantizar MISION, VISION y objetivos orientados a brindar un servicio educativo de calidad con las políticas del sector y los requerimientos de la comunidad. En su elaboración se ha tenido en cuenta el equilibrio funcional, la línea de autoridad, responsabilidad y coordinación para que este sea un instrumento básico de Gestión Institucional, ágil, veraz, oportuno y concordante con la realidad educativa del ámbito jurisdiccional. El Manual de Organización y Funciones consta de (05) Títulos, Diecisiete (17) capítulos y setenta (70) Artículos, Organigrama Estructural, Cuadro Orgánico de Cargos. El Director de la Unidad de Gestión Educativa Local 308, los Jefes de Área, el Jefe de asesoría Jurídica, el Jefe de Órgano de Control Institucional, invocan a los trabajadores de la UGEL 308, al cumplimiento de las funciones que se les asigne, en el cargo que les corresponde, brindando una atención amable, eficaz, transparente y oportuna a los usuarios para que nuestra institución refleja un servicio educativo y de calidad, Área de Gestión Institucional. Antabamba, Enero del

2 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES 2016 AREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL OFICINA DE PLANIFICACION 2

3 PRESENTACIÓN El Manual de Organización y Funciones, más conocido como MOF por sus siglas, es un documento formal que las entidades elaboran para plasmar parte de la forma de organización que han adoptado y sirve como guía para todo el personal, ya que es un instrumento de gestión técnico normativo. El MOF contiene esencialmente la estructura organizacional, comúnmente llamada Organigrama, y la descripción de las funciones específicas a nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollándolas a partir de la estructura orgánica y funciones generales establecidas en el Reglamento de Organización y Funciones, de todos los puestos en la entidad. También se suele incluir en la descripción de cada puesto el perfil considerados en el Cuadro de Asignación de Personal así como los indicadores de evaluación, del mismo modo fórmula los requisitos esenciales exigibles y establece las relaciones internas del cargo, precisando las interrelaciones jerárquicas, funcionales de autoridad y coordinación. Hoy en día se hace mucho más necesario tener este tipo de documentos, no solo porque todas las certificaciones de calidad lo requieran, si no porque su uso interno y diario, minimiza los conflictos de áreas, marca responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden. Además, es la piedra angular para implantar otros sistemas organizacionales muy efectivos como: evaluación de desempeño, escalas salariales, desarrollo de carrera y otros, la existencia del MOF en una organización es de vital importancia y por ello se debe cuidar el proceso de su elaboración. La Unidad de gestión Educativa Local de Antabamba ha tomado como referencia para su elaboración las orientaciones dadas por la Oficina de Apoyo a la Administración de la Educación del Ministerio de Educación; con el propósito de garantizar la Misión, Visión y objetivos orientados a brindar un servicio educativo de calidad con las políticas del sector y los requerimientos de la Sociedad. 3

4 En su diseño se ha tenido en cuenta el equilibrio funcional, la línea de autoridad, responsabilidad y coordinación para que éste sea un instrumento básico de gestión institucional, ágil, veraz, oportuno y concordante con la realidad educativa del ámbito jurisdiccional de la UGEL de Antabamba. Exhortando a todos los Servidores que la UGEL de Antabamba al cumplimiento de sus funciones que se les asigna de acuerdo al cargo que desempeñan brindando un servicio con eficiencia, eficacia, pertinente, amable y oportuna a los usuarios y seamos una institución moderna que refleje el mejor servicio educativo de calidad y modelo a nivel de la Región de Apurímac Área de Gestión Institucional Oficina de Planificación Antabamba, Enero del

5 ÍNDICE INTRODUCCION 3 TÍTULO I: DISPOSICIONES GENERALES 5 Capítulo I : Objetivo y alcance 5 Capítulo II : Naturaleza, Ámbito Jurisdiccional y Fines 6 Capítulo III : Base Legal 7 Capítulo IV : Criterio de Diseño 8 TÍTULO II: ESTRUCTURA ORGÁNICA Y FUNCIONES 10 Capítulo V : Estructura Orgánica 10 Capítulo VI : Organigrama Estructural 11 Capítulo VII : Cuadro Orgánico de Cargos 12 Capítulo VIII : Funciones 13 TÍTULO III: ORGANIZACIÓN INTERNA 17 Capítulo IX : Órgano de Dirección 17 Capítulo X : Órgano de Control 25 Capítulo XI : Órgano de Asesoramiento 30 Capítulo XII : Órgano de Apoyo 34 Capítulo XIII : Órgano de Línea 54 Área de Gestión Pedagógica Área de Gestión Institucional Capítulo XIV : Órgano de Participación 79 Capítulo XV : Órgano de Ejecución Descentralizado 81 TÍTULO IV: DE LAS RELACIONES INSTITUCIONALES E INTERINSTITUCIONAES Capítulo XVI : Relaciones Institucionales 82 Capítulo XVII : Relaciones Inter-Institucionales 82 TÍTULO V: DE LAS DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS 82 5

6 TITULO I DISPOSICIONES GNERALES CAPITULO I OBJETIVO Y ALCANCE Articulo 1º.- Objetivo El Manual de Organización y Funciones de la Unidad de Gestión Educativa Local de Antabamba, es un documento técnico normativo de gestión, que tiene los siguientes objetivos: a) Definir y establecer las responsabilidades, atribuciones, funciones, relaciones internas y externas y los requisitos de los cargos establecidos en el Cuadro para Asignación de Personal. b) Facilitar el desarrollo de las funciones operativas y administrativas, así como la coordinación y comunicación entre sus integrantes, eliminando duplicidad de esfuerzos, confusión e incertidumbre para el cumplimiento de las funciones asignadas a los cargos. c) Servir como instrumento de comunicación e información para entrenar, capacitar y orientar permanentemente al personal. d) Establecer las bases para el sistema de control interno y facilitar el control de las funciones delegadas. Artículo 2º.- Alcance El contenido del presente Manual de Organización y Funciones, es de aplicación obligatoria a quienes desempeñan las funciones de los cargos de Funcionarios, directivos, profesionales, técnicos, auxiliares y personal de servicio (titulares, destacados y/o contratados) que laboran en la Unidad de Gestión Educativa Local de Antabamba, asimismo cuenta con órganos desconcentrados denominados instituciones y programas educativos, para el desarrollo de sus actividades. 6

7 CAPITULO II NATURALEZA, AMBITO JURISDICCIONAL Y FINES Artículo 3º.- Naturaleza La Unidad de Gestión Educativa Local Educación Antabamba, es un Órgano Desconcentrado y depende Jerárquicamente de la Dirección Regional de Educación y Presupuestalmente del Gobierno Regional de Apurímac, tiene personería Jurídica de derecho público. Artículo 4º.- El Ámbito jurisdiccional La Unidad de Gestión Educativa Local Educación Antabamba, comprende 07 distritos de la Provincia de Antabamba siendo las siguientes: a. Antabamba, El Oro, Huaquirca, Juan Espinoza Medrano, Oropesa, Pachaconas y Sabayno. Artículo 5º.- Fines Los fines de la Unidad de Gestión Educativa Local Antabamba Son: Fortalecer las capacidades de gestión pedagógica, institucional y administrativa de las instituciones educativas para lograr su autonomía. Pedagógica. Promover y asegurar estrategias para que las instituciones y programas educativos formen niños, adolescentes y jóvenes en el contexto de una educación integral, para su desarrollo personal, social y económico sustentado en valores, en concordancia con las exigencias del desarrollo económico y social del país. Impulsar la cohesión social; articulando acciones entre instituciones públicas y privadas. Contribuir a generar un ambiente favorable para la formación integral de las personas, en el desarrollo de capacidades locales y propiciar la organización de las instituciones educativas. Sensibilizar la prestación de servicios educativos en el manejo y cumplimiento de los instrumentos de gestión, orientándolos en la planificación, organización, coordinación, dirección y evaluación hacia el logro de la calidad 7

8 educativa, satisfaciendo las necesidades de la población que lo demande. Promover el aporte de los gobiernos regionales, municipales, instituciones de educación superior, públicas y privadas, así como otras entidades de la sociedad civil. Asumir y adecuar a nuestra realidad políticas educativas y pedagógicas establecidas por el Ministerio de Educación y por nuestra institución. CAPITULO III BASE LEGAL Artículo 6º.- Base Legal El presente Manual de Organización y Funciones, determina la naturaleza, funciones, estructura orgánica y relaciones de la Unidad Ejecutora 308 de Antabamba, Gobierno Regional de Apurímac y el Ministerio de Educación, se sustenta en las siguientes normas legales vigentes: a) Constitución Política del Estado. b) Ley Nº Ley Orgánica de Gobiernos Regionales. c) Ley Nº Ley de Modernización de la Gestión del Estado. d) Ley Nº Ley de Bases de la Descentralización. e) Ley Nº Ley General de Educación. f) Decreto Ley Nº Ley Orgánica del Ministerio de Educación y su modificatoria Ley Nº g) D.S. Nº ED-Reglamento de la Gestión del Sistema Educativo. h) D.S Nº PCM, Lineamientos para la elaboración y aprobación del Reglamento de Organización y Funciones i) D.S.Nº PCM,.Lineamientos para la elaboración y aprobación del Cuadro de Asignación de Personal y su Derogatoria según Literal e) de la Única Disposición complementaria Derogatoria del Reglamento General de la Ley Nº Ley del Servicio Civil, aprobado por el D.S. Nº PCM, encontrándose en consulta. j) Resolución Ministerial Nº ED, declaran concluido el proceso de transferencia de funciones sectoriales en materia de educación, cultura, ciencia, tecnología, deporte y recreación a diversos gobiernos regionales. 8

9 CAPITULO IV CRITERIOS DE DISEÑO Artículo 7º.- Criterios de Diseño Los siguientes criterios sirven de base para la formulación del presente Manual de Organización y Funciones y se tomarán en cuenta para su actualización: 4.1 Eficacia y Eficiencia La eficacia está expresada como la capacidad de los directivos y servidores para alcanzar metas y resultados planificados, por lo que las funciones deben distribuirse adecuadamente aprovechando al máximo los recursos disponibles; así mismo deben permitir la evaluación de los resultados y orientarlos hacía el logro de los objetivos funcionales. La eficiencia está referida a producir el máximo resultado con el mínimo de recursos, (materiales, energía, tiempo, etc.). Se busca la mayor eficiencia en la utilización de los recursos, por lo tanto debe eliminarse duplicidad o superposición de funciones y atribuciones entre funcionarios y servidores. 4.2 Racionalidad Las funciones deben diseñarse o rediseñarse en forma racional, con el fin de obtener el máximo de efectividad con el menor costo posible. 4.3 Unidad de Mando Todo cargo dependerá jerárquicamente de un solo superior. 4.4 Autoridad y Responsabilidad Se debe establecer con claridad las líneas de autoridad, así como los niveles de mando y responsabilidad funcional, de modo que les permita a los Directores de nivel superior delegar autoridad a los niveles inferiores. Las responsabilidades deben ser claramente definidas, para que no exista el riesgo que pueda ser evadida o excedida por algún funcionario o servidor. 9

10 La delegación de la autoridad debe tener un medio efectivo de control, para establecer el cumplimiento de las funciones asignadas. Por su parte, todo empleado debe estar obligado a informar a su superior sobre las actividades ejecutadas y los resultados obtenidos, en función a lo planificado. 4.5 Segregación de Funciones Las funciones deben ser definidas y limitadas de modo que exista independencia y separación entre funciones incompatibles (autorización, ejecución, registro, custodia de fondos, valores, etc.), debiendo estos distribuirse entre varios cargos a fin de evitar que estas funciones, incompatibles se concentren en manos de una sola persona o unidad orgánica, ya que existiría el riesgo de incurrirse en errores, despilfarros, actos irregulares o ilícitos. 4.6 Sistematización Las funciones y tareas son parte integrante de sistemas definidos, y se interrelacionan con los procesos, sub proceso y procedimientos. En tal sentido deben tener un fin, es decir definirse en base a cumplimiento de objetivos funcionales orientados a la satisfacción del usuario y estar interrelacionados entre sí. 4.7 Trabajo en Equipo La conformación de equipos de trabajo, permite simplificar y flexibilizar la organización, reduciendo y agilizando la cadena de mando y facilitando la ubicación de personal profesional en esos niveles, disminuyendo de esta forma los costos debido a que se requerirá menos cargos jefaturales; así mismo permite comunicaciones directas, reduciendo las formalidades burocráticas. 4.8 Mejoramiento Continuo Actividad recurrente a fin de optimizar la capacidad de la organización que le permita satisfacer permanentemente las necesidades de sus usuarios externos e internos; debidos a que las organizaciones se vuelven obsoletas o están en continuo cambio e innovación. 10

11 4.9 Planeamiento y actualización del Manual de Organización y Funciones La organización debe responder a objetivos definidos en el proceso de planeamiento estratégico que le permita el uso racional de los recursos materiales y financieros; así como del potencial humano. La organización es dinámica en tal sentido el MOF debe ser actualizado, en razón a la ejecución de nuevas funciones o reasignaciones funcionales, buscando el equilibrio, flexibilidad y capacidad de desarrollo entre los miembros de la unidad orgánica. TÍTULO II ESTRUCTURA ORGÁNICA Y FUNCIONES CAPITULO V ESTRUCTURA ORGANICA Artículo 8º.- Estructura Orgánica La Unidad de Gestión Educativa Local de Antabamba tiene la siguiente estructura orgánica: ORGANO DE DIRECCIÓN Dirección de la UGEL Antabamba ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL Área de Control Institucional ORGANO DE ASESORAMIENTO Área de Asesoría Jurídica ORGANO DE APOYO Área de Administración ORGANOS DE LINEA Área de Gestión Pedagógica Área de Gestión Institucional ORGANO DE PARTICIPACIÓN Consejo Participativo Local de Educación (COPALE). 11

12 CAPITULO VI ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL UGEL ANTABAMBA Articulo 9º.- La UGEL Antabamba tiene el siguiente organigrama estructural. AREA DE CONTROL INSTITUCIONAL DIRECCIÓN UGEL ANTABAMBA CONSEJO PARTICIPATIVO DE EDUCACIÓN AREA DE ASESORÍA JURIDICA AREA DE ADMINISTRACION AREA DE GESTIÓN PEDAGÓGICA AREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL PROGRAMAS PRIMARIA SECUNDARIA INICIAL 12

13 CAPITULO VII ORGANIGRAMA FUNCIONAL DE LA UNIDAD DE GESTION EDUCATIVA LOCAL. Nº 308 ANTABAMBA Articulo 10º.- La UGEL Antabamba cuenta con el siguiente Cuadro de Asignación de Personal: CARGOS TOTAL Nº ORD. CARGO CLASIFICADO NOMENCLATURA ESTRUCTURALES NECESARIO OBSERVACIONES A ORGANO DE DIRECCION 4 01 Director del Programa Sectorial Director UGEL 1 Designado 02 Técnico Administrativo I 1 Archivo 03 Oficinista II 1 Mesa de partes y archivo 04 Secretaria III 1 Adj. al Director B ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL B.1 Dirección de Auditoría Interna 2 05 Director Sistema Administrativo II Auditor Interno 1 06 Secretaria II 1 C ORGANO DE ASESORAMIENTO C.1 Área de Asesoría Jurídica 2 07 Director Sistema Administrativo II 1 Designado 08 Abogado I 1 D ORGANO DE APOYO D.1 Área de Administración E E Director de Sistema Administrativo II. Contador I (Contabilidad) Especialista Administrativo I (Personal) Especialista Administrativo I (Logística) Especialista Administrativo I (Tesorería) Técnico Administrativo I (Contabilidad) Técnico Administrativo I (Personal) Técnico Administrativo I (Logística) Técnico Administrativo I (Tesorería) Secretaria I Trabajador de Servicio I Trabajador de Servicio I ORGANO DE LINEA Área de Gestión Pedagógica Director del Programa Sectorial II Especialista en Educación. II. Especialista en Educación. II. Especialista en Educación.. Especialista en Educación. Especialista en Educación. Especialista en Educación Secretaria I Jefe de área Jefe de área 1 Designado

14 Nº ORD. CARGO CLASIFICADO NOMENCLATURA CARGOS E Área de Gestión Institucional Director del Programa Sectorial II Especialista en Racionalización I Planificador I Ingeniero Estadístico I Especialista en Finanzas I Asistente en Servicio, de Educacion y Cultura Secretaria I ESTRUCTURALES TOTAL NECESARIO Jefe de área 1 Designado OBSERVACIONES CAPITULO VIII FUNCIONES Artículo 11º.- La Unidad de Gestión Educativa Local de Antabamba, cumple las siguientes funciones: 1. POLÍTICAS Y NORMATIVIDAD En el marco de las políticas priorizadas durante los años , para que todos los niños, niñas y adolescentes del Perú aprendan, con pertinencia y calidad que ninguno se quede atrás, el Ministerio de Educación ha iniciado la movilización nacional de transformación de la educación que desencadena un proceso permanente y sostenible de participación de todos los sectores de la comunidad a lo largo del periodo escolar: Dar a conocer, orientar y supervisar la aplicación de la política y normatividad educativa nacional, regional y local así como evaluar sus resultados. Formular, ejecutar, evaluar y administrar las políticas locales de educación, cultura, ciencia, tecnología, deporte y recreación de su jurisdicción, contribuir en la formulación de la política educativa regional y nacional. Diseñar, ejecutar y evaluar el Proyecto Educativo Local y los programas de desarrollo de la cultura, ciencia, tecnología, deporte y recreación de su jurisdicción, en concordancia con los proyectos educativos regionales y 14

15 nacionales y con el aporte, en lo que corresponda, de los gobiernos locales e instituciones de la sociedad civil. Orientar y evaluar los proyectos educativos institucionales de las instituciones educativas de su jurisdicción. Formular proyectos para el desarrollo educativo local y gestionarlos ante las instancias no gubernamentales de cooperación técnica internacional y nacional. 2. PROVISIÓN DE SERVICIOS: Asegurar y supervisar los servicios educativos que brindan las instituciones educativas en su jurisdicción, preservando su autonomía institucional. Coordinar con la Dirección Regional de Educación de Apurímac, la autorización del funcionamiento de instituciones educativas públicas y privadas de educación básica. Promover y ejecutar estrategias y programas de alfabetización y otros programas estratégicos en el marco de las políticas y programas nacionales y regionales, de acuerdo con las características socio - cultural y lingüísticas de cada localidad. Promover centros culturales, bibliotecas, teatros y talleres de arte así como de deporte, recreación y brindar apoyo sobre la materia a los gobiernos locales que lo requieran., esta acción la realiza en coordinación con los organismos públicos descentralizados de su localidad. Coordinar con los gobiernos locales y otras instituciones especializadas públicas y privadas, el establecimiento de programas de prevención y atención integral; así como, programas de bienestar social dirigidas especialmente a la población escolar en situación de pobreza y extrema pobreza. Determinar y atender las necesidades de infraestructura, mobiliario y equipamiento. Asegurar que las instituciones educativas puedan contar con los textos y materiales educativos en los tiempos establecidos. 3. DESARROLLO PEDAGÓGICO: Promover y asesorar los procesos de diversificación y desarrollo curricular en las instituciones educativas de educación básica. 15

16 Asesorar la gestión pedagógica en las instituciones educativas de su jurisdicción, fortaleciendo su autonomía institucional. Participar en las acciones de evaluación y medición de la calidad educativa que ejecuta la Dirección Regional de Educación y el Ministerio de Educación. Participar en la formulación, ejecución y evaluación de proyectos de investigación, experimentación e innovación pedagógica que aporten al mejoramiento de la calidad del servicio educativo local. Incentivar la creación de centros de recursos educativos y tecnológicos que contribuyan a mejorar los aprendizajes en las instituciones educativas. La Unidad de Gestión Educativa Local, realiza el monitoreo, supervisión acompañamiento, y mantenimiento de los recursos asignados a las instituciones educativas de su ámbito. 4. DESARROLLO INSTITUCIONAL: Promover, asesorar y evaluar la formación y funcionamiento de redes educativas como forma de cooperación, intercambio de experiencias exitosas y ayuda mutua entre centros y programas educativos de su jurisdicción Fortalecer a las instituciones educativas, promoviendo su autonomía, capacidad de innovación y funcionamiento democrático y la pertenencia a redes con la participación de la sociedad. Apoyar y modernizar el desarrollo y la adaptación de nuevas tecnologías de comunicación y de la información para conseguir el mejoramiento del sistema educativo con una orientación intersectorial. Impulsar, organizar e implementar el Consejo Participativo Local de Educación, a fin de generar acuerdos y promover la vigilancia ciudadana. Identificar las necesidades de capacitación del personal, directivo, docente y administrativo, desarrollar programas de formación continua, así como brindar facilidades para la superación profesional. Suscribir convenios y contratos para lograr el apoyo y cooperación de la comunidad nacional e internacional que sirvan al mejoramiento de la calidad educativa en su jurisdicción, de acuerdo a las normas establecidas sobre la materia. Formular, programar y evaluar el presupuesto de la Unidad de Gestión 16

17 Educativa Local, con participación del Consejo Participativo Local de Educación (COPALE) y las instituciones educativas y gestionar su financiamiento, en coordinación con la Dirección Regional de Educación de Apurímac y el MINEDU. El balance del año escolar y rendición de cuentas tiene el objetivo de promover el acceso a la información, fortalecer la transparencia y el dialogo en todos los niveles de la Gestión Educativa a partir de los aprendizajes de los estudiantes hasta los procesos administrativos como un ejercicio ciudadano y el deber de los servidores públicos a brindar información a la ciudadanía en general, de ser solicitada. La Unidad de Gestión Educativa Local, dará cuenta de cómo los procesos institucionales han contribuido al logro de las metas de las instituciones educativas. La Unidad de Gestión Educativa Local, supervisa que los documentos de gestión estén preparados para el inicio del año escolar. 5. ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Y RECURSOS: Brindar apoyo administrativo y logístico a las instituciones educativas públicas de su jurisdicción. Determinar las necesidades de infraestructura y equipamiento, así como participar en su construcción y mantenimiento, en coordinación con el gobierno local, regional e instituciones especializadas. Ejecutar el presupuesto de la Unidad de Gestión Educativa Local, con participación de las instituciones educativas. Administrar los recursos humanos, materiales, financieros y patrimoniales a su cargo, en concordancia con la normatividad establecida por los respectivos sistemas administrativos. Conducir el proceso de evaluación, ingreso y permanencia del personal docente y administrativo, atendiendo los requerimientos y con la participación de las instituciones educativas polidocente y unidocente. Actuar como instancia administrativa en los asuntos de su competencia. 17

18 TÍTULO III ORGANIZACIÓN INTERNA CAPÍTULO IX ÓRGANO DE DIRECCIÓN Articulo 12º.- El titular de la Unidad de Gestión Educativa Local Antabamba, es el funcionario con mayor nivel jerárquico en su ámbito, con autoridad y facultad para adoptar decisiones resolutivas y administrativas de acuerdo a Ley. Su cargo es de confianza de acuerdo a norma específica sobre la materia, es designado por el Director Regional de Educación de Apurimac. El órgano de dirección cuenta con personal encargado de desarrollar las acciones de actas y certificados, trámite documentario e imagen institucional. ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DEL ÓRGANO DE DIRECCIÓN Artículo 13º.- La Estructura Orgánica Interna del Órgano de Dirección es: 01 Director de Programa Sectorial IlI 01 Técnico Administrativo l 01 Oficinista ll 01 Secretaria III TOTAL 04 servidores Director de Programa Sectorial III Artículo 14º.- Son funciones y atribuciones específicas del titular de la Unidad de Gestión Educativa Local Antabamba - Director: a. Representar legalmente a la Unidad Ejecutora N 308. Educación Antabamba. b. Asegurar la aplicación y adecuación de la política y normatividad educativa en su ámbito y liderar el proceso de mejoramiento continuo de la calidad, equidad y eficiencia del servicio educativo. 18

19 c. Conducir e incrementar la productividad y mejorar la eficiencia de los procesos de gestión pedagógica, institucional y administrativa de las instituciones programas y redes educativas a su cargo. d. Disponer la planificación de las actividades técnico administrativas de los programas y proyectos de su competencia. e. Impulsar el funcionamiento del Consejo Participativo Local de Educación en coordinación con los gobiernos locales a fin de generar acuerdos concertados y promover la vigilancia y el control ciudadano. f. Conducir la formulación, ejecución y evaluación del proyecto educativo local de la unidad de gestión educativa local y los planes operativos anuales en coordinación con el consejo participativo local COPALE aprobándolos de acuerdo a los dispositivos legales vigentes. g. Proporcionar asesoramiento y asistencia técnico-pedagógica, institucional y administrativa a las instituciones educativas y otras entidades educativas a su cargo. h. Implementar medidas encaminadas a modernizar, desconcentrar y fortalecer la gestión administrativa de las instituciones educativas. i. Impulsar el proceso de descentralización de la gestión en las instituciones educativas, programas y redes educativas en el marco de la normatividad vigente fortaleciendo su autonomía y participación. j. Conformar el comité local de alfabetización y aplicar estrategias efectivas y pertinentes para disminuir el analfabetismo en la provincia y promover la ejecución de los programas estratégicos multisectoriales, de acuerdo a las normas del sector. k. Identificar necesidades de capacitación de personal de las instituciones educativas y desarrollar programas de formación continua. l. Suscribir convenios, contratos y acuerdos con entidades públicas y privadas, nacionales e internacionales, para ejecutar programas de acción conjunta encaminadas a mejorar la calidad de la educación, la cultura, el deporte, la recreación, la ciencia y la tecnología en su ámbito geográfico. m. Orientar la formulación, ejecución y evaluación del presupuesto participativo de la sede institucional y las instituciones educativas de su jurisdicción. n. Implementar mecanismos de participación y vigilancia ciudadana para garantizar una gestión transparente y equitativa. 19

20 o. Gerenciar la entidad a su cargo y evaluar la gestión de las unidades a su cargo y de las instituciones educativas de su ámbito adoptando las acciones preventivas y correctivas pertinentes. p. Conducir el proceso de evaluación e ingreso del personal docente, administrativo y desarrollar acciones de personal atendiendo los requerimientos de la institución educativa en coordinación con la Dirección Regional de Educación de Apurímac. q. Promover la práctica de la ética en las relaciones laborales, así como ante los usuarios finales del servicio que presta la entidad a su cargo. r. Conformar las comisiones de Nombramientos y Reasignaciones del personal en su jurisdicción. s. Mantener la coordinación permanente con el Jefe de O.C.I., para el ejercicio del Control Institucional, cautelando la adecuada implementación y la asignación de recursos suficientes para la normal ejecución de sus actividades de control (Art. 17 de la Ley y Arts. 12 y 18 de la R.C. Nª CG). t. Delegar funciones y atribuciones que faciliten y flexibilicen la desconcentración de la gestión en las instituciones educativas así como asumir las que sean delegadas por la Dirección Regional de Educación de Apurímac. u. Otras funciones que se le asignen. 1. Grado de responsabilidad: Es responsable de la conducción, desarrollo, acreditación de la UGEL- de Antabamba. Es el titular de la Unidad Ejecutora, responsable de las funciones, programas, subprogramas, actividades y proyectos a su cargo, que Conllevan al logro de los objetivos institucionales y, en lo específico, al cumplimiento de las metas establecidas en el presupuesto institucional. 2. Líneas de dependencia: Tiene como Órgano Superior Inmediato al Director Regional de Educación Apurímac, Presupuestalmente con Pliego del Gobierno Regional y Normativamente con el Ministerio de Educación. 20

21 3. Coordinación: Coordina directamente con el Pliego en el aspecto Presupuestal. Para el cumplimiento de su trabajo coordina a nivel regional con la Dirección Regional de Educación Apurímac y con el Ministerio de Educación e instituciones relacionadas con el quehacer educativo; así como con funcionarios y autoridades de la localidad. 4. Requisitos mínimos: Título Profesional Universitario y/o profesor que incluya estudios Relacionados con la especialidad. Capacitación especializada en el Área. Amplia experiencia en la Dirección de programas del área Los que por norma se señala en el D.S. N ED. FUNCIONES DEL TECNICO ADMINISTRATIVO l (Trámite Documentario) Artículo 15º.- El Técnico Administrativo, depende jerárquicamente del Director de la Unidad de Gestión Educativa Local de Antabamba y cumple las siguientes funciones: a. Dirigir y supervisar la expedición y visación de certificados de estudios, y firma constancia de acuerdo a las actas que obran en los archivos. b. Orientar y controlar la certificación y autenticación de copias de documentos originales que obran en el archivo de la Unidad de Gestión Educativa Local de Antabamba. c. Promover y participar en coordinación con el Área de Gestión Institucional en la racionalización de procedimientos y trámites. d. Coordinar con la Dirección y los Órganos de Línea el trámite oportuno y la conservación de los expedientes que se generen. e. Difundir y capacitar al personal de la UGEL N 308 y de las Instituciones Educativas en materia de trámite documentario y archivo. f. Dirigir y controlar la conservación, custodia y depuración de la documentación destinado al archivo de acuerdo a la normatividad legal vigente. g. Seguimiento de los documentos que requieren atención y/o respuesta. h. Atender al público usuario y orientar en la presentación de sus expedientes y 21

22 documentos para realizar gestiones en la UGEL Antabamba. i. Elaborar información estadística de los expedientes y documentos en forma mensual y efectuar las acciones correctivas que tuviera lugar. j. Elaborar certificados de estudios de las instituciones educativas públicas y privadas, en sus diferentes niveles y/o modalidades. k. Orientar a los Directores de las Instituciones Educativas sobre aspectos de trámite documentario y archivo. l. Recepcionar, registrar, clasificar, derivar y realizar el seguimiento y control de los expedientes que ingresan a la UGEL, previa verificación de los requisitos mínimos. m. Visar los certificados de estudios que se expiden en las Instituciones Educativas del ámbito jurisdiccional de la UGEL, de acuerdo a las actas que obran en sus archivos, así como rectificar los errores en los nombres y apellidos que se hubieran producido. n. Visar certificados para cursar estudios en el exterior y para postular a instituciones de educación superior. o. Visar el cuadro de méritos de los cinco primeros alumnos de educación secundaria. p. Llevar el control de las nóminas de matrícula y las actas de evaluación a través del inventario correspondiente. q. Realizar otras funciones de su competencia que le encargue el Director. r. Cumplir con la recepción y entrega de cargo debidamente documentado, al asumir o dejar el cargo (vacaciones, culminación de servicios y otros). 1. Línea de dependencia: Depende jerárquicamente del Director - Responsable de Trámite Documentario de la UGEL- Antabamba. 2. Grado de responsabilidad: Es responsable de la ejecución de sus funciones y de los trabajos asignados por su jefe inmediato. 3. Coordinación: Para el cumplimiento de sus funciones coordina con el jefe inmediato. 22

23 4. Requisitos mínimos: Titulo de Institutos Tecnológicos 02 años de experiencia en labores de la especialidad. Capacitación técnica en el área. Capacitación en relaciones públicas y/o humanas. Capacitación en computación. FUNCIONES DEL OFICINISTA II Artículo 16º.- El Oficinista depende jerárquicamente del Director de la Unidad de Gestión Educativa Local de Antabamba y/o del Técnico Administrativo, cumple las siguientes funciones: a. Apoyar a la Secretaria en funciones específicas de trámite documentario, archivo y soporte logístico. b. Digitar, registrar y archivar la documentación que sea requerida por el personal de la Dirección. c. Orientar e informar al público usuario sobre la situación de la documentación que se encuentra en trámite en la Dirección. d. Certificar y autenticar copias de documentos originales relacionados con actas y certificados, que obran en el archivo. e. Clasificar, archivar y custodiar las actas, certificados y nóminas de las instituciones educativas. f. Visar certificados para cursar estudios en el exterior y para postular a Instituciones de Educación Superior. g. Verificar los Títulos Técnicos expedidos por las Instancias Instituciones Educativas Públicas. h. Ubicar y verificar los datos contenidos en los certificados de estudios para visación contrastando con las actas existentes en el archivo de la UGEL Antabamba. i. Ingresar, clasificar, archivar, conservar y custodiar las nóminas, actas, certificados y otros documentos administrativos pedagógicos que se tramitan en la UGEL Antabamba. j. Entregar certificados visados a los interesados presentando el recibo de pago por derecho de trámite. 23

24 k. Apoyar en el requerimiento, almacenamiento y distribución de materiales y útiles de oficina. l. Efectuar el seguimiento de los expedientes que procesan las diferentes áreas y oficinas de la UGEL Antabamba. m. Entregar las actas y nóminas, visadas u observadas por el Área de Gestión Pedagógica a los directores de las instituciones educativas públicas y privadas, constando en el libro de cargos de entrega. n. Realizar otras funciones de su competencia que le encargue su Jefe inmediato o el Director de la UGEL; y las mismas o similares funciones del grupo ocupacional al que pertenece o. Realizar otras funciones que le asigne el técnico administrativo - trámite documentario. p. Reemplazar a la secretaria en caso de ausencia q. Cumplir con la recepción y entrega de cargo debidamente documentado, al asumir o dejar el cargo (vacaciones, culminación de servicios, otros). 1. Línea de dependencia: Depende jerárquicamente del Técnico Administrativo - Responsable de Tramite Documentario de la UGEL- Antabamba. 2. Grado de responsabilidad: Es responsable de la ejecución de sus funciones y de los trabajos asignados por su jefe inmediato. 3. Coordinación: Para el cumplimiento de sus funciones coordina con su jefe inmediato. 4. Requisitos mínimos: Titulo de Institutos Tecnológicos 1 año de experiencia en labores de la especialidad. Capacitación técnica en el área requerida. Capacitación en relaciones públicas y/o humanas. Conocimiento en computación. 24

25 FUNCIONES DE LA SECRETARIA III Articulo.17º.- Depende jerárquicamente del Director de la UGEL Antabamba, cumple las siguientes funciones: a. Recepcionar, registrar, clasificar y distribuir los documentos que ingresan al despacho de la Dirección. b. Tomar dictado, redactar documentos según las indicaciones del Director digitar la correspondencia, preparar la documentación para el despacho y firma de la Dirección. c. Organizar y mantener actualizado el archivo de acuerdo a las normas vigentes, cuidando y estableciendo la seguridad, conservación y confidencialidad. d. Realizar el seguimiento y control de la documentación que se encuentran en trámite e informar al público usuario sobre su situación. e. Efectua prioritariamente, el seguimiento de los documentos recepcionados del Ministerio de Educación, Congreso de la República, Contraloría General de la República, Defensoría del Pueblo y otras entidades, informando sobre su nivel de avance y cumplimiento. f. Preparar los pedidos de materiales y útiles de oficina para la Dirección, recepciona, distribuye y cuida de su seguridad y control. g. Velar por la seguridad, conservación y mantenimiento del mobiliario, equipos y acervo documentario y mantiene actualizado el margesí de bienes. h. Gestionar la producción e impresión de los documentos que sean requeridos por el despacho. i. Atender y efectuar llamadas telefónicas, remitir y recepcionar documentos vía internet, fax, en cumplimientos de las actividades administrativas. j. Registrar el control de asistencia, inasistencia, permisos, licencias, vacaciones, desplazamiento interno y externo y hojas de producción del personal de la Dirección. k. Organizar la agenda de actividades diarias del Director(a), concertar citas y reuniones previstas en la agenda. l. Organizar y mantener la ambientación de la oficina a su cargo. 25

26 1. Líneas de dependencia: Depende jerárquicamente del Director de la UGEL- Antabamba. 2. Grado de responsabilidad: Es responsable de la ejecución de sus funciones y de los trabajos asignados por el Director y jefes de áreas, así como del trámite documentario oportuno. 3. Coordinación: Para el cumplimiento de sus funciones coordina con su jefe inmediato y jefes de áreas. 4. Requisitos mínimos: Diploma de secretariado ejecutivo y/o título no universitario de un centro superior de estudios relacionado al área. 2 años de experiencia en labores administrativas. Capacitación en relaciones públicas y/o humanas. Certificado en computación e informática. CAPÍTULO X ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL Articulo 18º.- La Oficina de Control Institucional ejecuta las acciones y actividades de control de conformidad con la Ley del Sistema Nacional de Control y demás disposiciones a fin de promover la correcta y transparente gestión de los recursos y bienes de la entidad, cautelando la legalidad y eficiencia de sus operaciones así como el cumplimiento de los fines y metas Institucionales actividades además supervisa vigila y verifica los actos y resultados de la gestión en atención al grado de eficiencia, eficacia, transparencia economía consignadas en el Plan Anual de Control y las Normas Específicas. El Órgano de Control Institucional desarrolla sus funciones con independencia funcional y técnica respecto de la administración de la entidad, se encuentra sujeta a los principios y facultades establecidas en la Ley del Sistema Nacional de 26

27 Control, por lo tanto no participa en los procesos a cargo de la administración de la entidad. ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Artículo 19º.- La Estructura Orgánica Interna del Órgano de Control Institucional: Jefe del Área. Secretaria. Total 02 Servidores Artículo 20º.- Son Funciones Generales del Órgano de Control Institucional: a. Formular, ejecutar y evaluar el Plan Anual de Control de conformidad con la política y planes del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República. b. Realizar acciones y/o actividades de control auditorias: financieras, de gestión, exámenes especiales, actividades de control a las diferentes áreas y oficinas de la Entidad; así como a las instituciones educativas de la jurisdicción de conformidad a las pautas que señala la Contraloría General de la República y el Plan Anual de Control. c. Realizar el seguimiento de medidas correctivas dispuestas por el titular de la entidad como consecuencia de las acciones y actividades de control verificando su materialización efectiva, incluyendo el seguimiento de procesos administrativos y judiciales. d. Ejecutar las acciones y actividades de control no programadas que disponga la Contraloría General de la República o las que sean requeridas por el titular de la Entidad conforme a las normas e. Evaluar y calificar las denuncias sobre hechos presuntamente irregulares en agravio del Estado, e informar sobre los resultados al Titular de la Entidad y a los usuarios. f. Evaluar y calificar las denuncias presentadas al Órgano de Control Institucional por los usuarios. g. Promover el ejercicio del Control Preventivo e impulsar el fortalecimiento del Control Interno en las áreas y oficinas de la Entidad e instituciones educativas 27

28 h. para el eficiente transparente y probo ejercicio de la función pública en el uso de los recursos del Estado y la observancia del marco legal vigente. i. Formular y proponer el Presupuesto Anual del Órgano de Control Institucional para su aprobación respectiva. j. Observar y verificar el cumplimiento de las resoluciones expedidas por el Titular de la Entidad. k. Otras que establezca la Contraloría General de la Republica y las normas específicas. El Órgano de Control Institucional esta orgánicamente conformada por un (01) Jefe del Órgano de Control Institucional, (Auditor interno), y una (01) secretaria. FUNCIONES DEL JEFE DEL ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL (AUDITOR INTERNO) Director del Sistema Administrativo II Artículo 21º.- El Jefe del Órgano de Control institucional, en concordancia con los Artículos 15º y 16º del Reglamento pertinente, depende funcional y administrativamente de la Contraloría General de la República, la misma que en condición de ente rector del Sistema Nacional de Control, es competente para los efectos de su designación y separación así como para supervisar y evaluar el desempeño de sus funciones y mantiene coordinación permanente con el Titular de la Institución. Asimismo de conformidad con el Art. 182 del Reglamento del OCI, no está sujeto a mandato del Titular de la Entidad respecto al cumplimiento de funciones o actividades propias de la labor de control gubernamental y a las asignadas por la Contraloría General. Además del cumplimiento de las funciones generales descritas le corresponden las siguientes: a. Dirigir, coordinar y evaluar el desarrollo de las actividades programadas y no programadas por el Órgano de Control Institucional. 28

29 b. Asesorar al Titular de la Entidad en asuntos relacionados con el sistema nacional de control sin carácter vinculante. c. Asesorar, orientar y coordinar con los jefes de áreas, responsables de las oficinas, Comisiones de la Entidad y directores de las instituciones educativas para el cumplimiento de las Normas Legales Vigentes. d. Estudiar, analizar y adecuar las normas y demás disposiciones sobre aspectos de Control Interno de la Entidad. e. Participar en acciones de información y difusión sobre Normas el Sistema de Control. f. Realizar el despacho y coordinar con el Titular de la Entidad asuntos vinculados a su cargo. g. Revisar, aprobar y visar y suscribir los informes y documentos emitidos por el Órgano de Control Institucional. h. Evaluar, calificar las denuncias disponiendo la realización de las acciones que sean pertinentes. i. Cumplir con la recepción y entrega de cargo debidamente documentado, al asumir o dejar el cargo (vacaciones, culminación de servicios y otros). j. Administrar la Unidad asignada a su cargo, sujetándose a las políticas y normas de la Entidad, manteniéndose la autonomía e independencia funcional normada a través de los Arts. 12 y 13 del Reglamento del OCI. k. Participa en el proceso de selección del personal del Órgano de Control Institucional a su cargo. l. Coordina permanentemente con el Titular de la Entidad, especialmente en los aspectos siguientes: Para comunicarle cualquier falta de colaboración de los funcionarios y servidores de la Entidad o el incumplimiento de la Ley N y el Reglamento del OCI. El cumplimiento de las Normas Técnicas de Control Interno. En la formulación del Plan anual de Control, para la visación y la asignación presupuestal correspondiente, por parte del Titular de la Entidad. Para la Ejecución de acciones de control no programadas que solicite el Titular de la Entidad, en concordancia con lo dispuesto en el Plan Anual de Control y lineamientos impartidos por la Contraloría General. Otros aspectos prioritarios de carácter operativo que sean necesarios. 29

30 SECRETARIA Articulo 22º.- Depende jerárquicamente del Jefe del Órgano de Control Institucional, sus funciones son las siguientes: a. Recepcionar, registrar, clasificar, distribuir y/o archivar los documentos recibidos; tramitando y descargando los que son atendidos y/o producidos por el OCI. b. Atender e informar al usuario, bajo los términos de la estricta RESERVA sobre la situación de la documentación en trámite en el OCI, realizando el seguimiento y control de la documentación e informando al Jefe del OCI, así como a los auditores, sobre los asuntos de su competencia. c. Redactar, digitar y organizar la documentación que se le asigne, para el despacho y firma del Jefe del OCI, así como con la Dirección y demás áreas y estamentos de la UGEL- Antabamba Nº 308. d. Llevar la agenda de reuniones del personal del OCI. e. Organizar y llevar el Registro de Control Interno del Personal del OCI. f. Organizar y mantener actualizando el archivo de la oficina, de acuerdo a las normas vigentes, cuidando su seguridad, conservación y confidencialidad g. Coordinar la impresión de documentos y demás materiales que se generen en el OCI. h. Velar por la seguridad, conservación y mantenimiento del mobiliario, equipo y acervo documental de la jefatura y mantener actualizado el inventario físico del OCI. i. Preparar los pedidos de materiales y útiles de oficina, recepcionar y distribuir correctamente. j. Realizar el foliado de la documentación y expedientes que emite la oficina así como del anillado y otros. k. Gestionar la impresión y ejecutar el fotocopiado de los documentos que sean requeridos por el personal de la oficina. l. Elaborar el consolidado de producción estadística de los documentos ingresados a la oficina. m. Revisar el Correo electrónico del Órgano de Control Institucional y contestar los s oportunamente, previa coordinación. 30

31 n. Cumplir con la recepción y entrega de cargo debidamente documentado, al asumir o dejar el cargo (vacaciones, culminación de servicios y otros). o. Ejecutar otras tareas afines que asigne la Jefatura del OCI. 1. Líneas de dependencia: Depende jerárquicamente del Jefe del Órgano de Auditoria Interna 2. Grado de responsabilidad: Responsable de la ejecución de sus funciones y de los trabajos asignados por su Jefe inmediato, así como del trámite documentario oportuno. 3. Coordinación: Para el cumplimiento de sus funciones coordina con el Jefe del Órgano de Control Institucional. 4. Requisitos mínimos: Título Profesional no universitario de Técnico en Secretariado Ejecutivo otorgado por una institución de nivel superior. Experiencia en labores de Secretariado. Capacitación en computación e informática. CAPÍTULO XI ÓRGANO DE ASESORAMIENTO Artículo 23º.- Órgano de Asesoría Es el Órgano encargado de prestar el asesoramiento de carácter jurídico - legal a la Institución. ORGANIZACION Y FUNCIONES. Artículo 24º.- La estructura orgánica interna del órgano de asesoramiento es: Jefe de Asesora Jurídica. 01 Abogado 31

32 Artículo 25º.- Son funciones generales de del Área de Asesoría Legal las siguientes: a. Asesorar a la Unidad de Gestión Educativa Local en asuntos de carácter jurídico legal. b. Emitir opinión legal sobre los recursos de impugnación en asuntos relacionados al servicio del sector como instancia administrativa, incluyendo la formulación del proyecto de resolución. c. Sistematizar y difundir la legislación educativa en coordinación con la Oficina de Asesoría Jurídica de la Dirección Regional de Educación. d. Participar en la formulación de proyectos de resolución, disposiciones, contratos, convenios y otros actos jurídicos de competencia de la Unidad de Gestión Educativa Local. e. Absolver consultas de carácter jurídico legal formuladas por las dependencias de la Institución FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL ASESOR JURIDICO Director del Sistema Administrativo II Artículo 27º.- Representado por el abogado asesor, depende del titular de la UGEL Antabamba y realiza las siguientes funciones. El Asesor Legal tiene las siguientes funciones específicas: a. Asesora al Titular de la Entidad y demás dependencias de la institución en la aplicación de los dispositivos legales relacionados con el desarrollo de sus actividades. b. Emite dictamen u opinión legal sobre recursos impugnativos, respecto de los expedientes relacionados al servicio del sector como instancia administrativa, incluyendo el proyecto de resolución, en tiempo oportuno conforme a la normatividad vigente. c. Visar los proyectos de dispositivos legales, resoluciones, normas administrativas y otros documentos afines elaborados por la institución. d. Elaborar y visar los convenios y contratos en las cuales intervengan la institución y revisar los que sean propuestos por las dependencias de la 32