SOFTWARE DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

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1 SOFTWARE DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA UNIDAD DE INFORMÁTICA Director: Coordinadores: Analista de Sistemas Programador Coordinador Programa Universidad Virtual Henry Martínez Olga Lucia Bravo Ballén Oscar Javier Silva Romero Peter Fonseca Buitrago Álvaro Enrique Palacios Villamil Marco Aurelio Ortiz Auxiliares de Investigación Adelaida Amaya Pinzón Andrés Ricardo Romero Ángela Viviana Montañez Astrid Ximena Parra Betty Johanna Bolaños Carlos José Acuña Carolina Acosta Cifuentes Daniel Alejandro Ardila Daniel Enrique Quintero Daniel Felipe Moreno David Alexander Arenas David Leonardo Maldonado Diana Janneth Organista Diego Fernando Rubio Erika Patricia Rodríguez Erika Milena Padilla Esther Yaneth Garzón Ingrid Milena Quintero Jeffer Cañon Jenny Teresa Jaramillo Jhon Alexander Soto García Julián Ramírez Leidi Diana Rincón Rincón Leydy Johana Poveda Sanabria Liliana Teresa Salazar Maria Alejandra Enríquez Meiby Viviana Uyaban Natalia Ibeth Cifuentes Sonia Janeth Ramírez Sue Ellen López Trabajo desarrollado por CAROLINA ACOSTA CIFUENTES 1

2 1. INTRODUCCIÓN El software de Administración y Gestión de Personal es un programa que permite manejar y administrar el personal de una empresa de una forma más fácil y agradable, es decir, en cuanto al procesamiento, liquidación y pago de nómina, y si se desea, la selección, contratación, autoliquidación y liquidación de contratos, logrando así, la disminución de costos administrativos, evitando errores en cálculos y procedimientos que pueden causar el pago de costosas indemnizaciones. Además proporciona confidencialidad y seguridad en el manejo de la información de la empresa, especialmente la relacionada con el departamento de Recursos Humanos. RRHHSearch Versión 0.97 es un programa de Recursos Humanos que se encarga de manejar las hojas de vidas recibidas por las empresas; es de gran ayuda para tener un estricto control de la información de una forma sistematizada, ahorrando en espacio, ya que la recepción de éstas se convierte en un problema por la cantidad y lo engorroso de manejarlas, por tal razón, es de suma importancia, que sea implementado en el área de Recursos Humanos de cualquier organización, lo ideal sería que conociera este software, pudiera manejarlo muy bien y tener un amplio conocimiento. RRHHSearch realiza búsquedas con características específicas que se necesitan de las personas para la ocupación de la vacante, después de haber introducido los datos en el programa. RRHHSearch permite configurar y grabar esta solicitud, evitando volver a establecer los datos de una búsqueda y el mismo sistema brinda la información totalmente actualizada al momento de la consulta, de modo que automáticamente descarta aquellos currículums que ya fueron considerados con anterioridad. Por estos motivos y muchos más, RRHHSearch se constituye en un potente e innovador sistema de información, especialmente preparado para todos aquellos que participen en la selección y búsqueda de personal, ya que optimiza tiempos de decisión y 2

3 evaluación, cuenta con toda la información estandarizada, evitando la lectura de currículums impresos de variadas formas y tamaños, que hace más lento el trabajo operativo y resulta un instrumento ágil, rápido, práctico y de elevada efectividad. La Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad Nacional necesita conocer el software de Recursos Humanos, con el fin de que esté al alcance de estudiantes, profesores, empleados y demás personas que estén interesadas en manejarlo, ya que muchas empresas reconocidas en el país requieren implementarlo, para conseguir excelentes resultados, por lo tanto, es indispensable realizar una investigación sobre este software, cómo es su instalación, qué se necesita, sus principales características, de modo que sea de gran utilidad y que a largo plazo esté al alcance de todos los interesados en la página Web de la facultad. 3

4 2. TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN TABLA DE CONTENIDO RRHHSerach Instalación de RRHHSearch Herramientas básicas de RRHHSearch Ingreso de currículums en RRHHSearch Estructura de las hojas de vida en RRHHSearch Manejo de las ventanas de RRHHSerach CONCLUSIONES WEBGRAFÍA

5 3. RRHHSearch 0.97 RRHHSearch es un sistema de administración de base de datos de currículums, que permite realizar búsquedas de personal o recursos humanos de forma ordenada y eficiente. Se encarga de administrar toda la información necesaria de un departamento de recursos humanos de cualquier empresa, sea grande o pequeña, y todo ello mediante un riguroso control de todas las hojas de vida disponibles. Esto ayuda en todos los procesos de selección y búsqueda de personal, agilizando todos los trámites posibles. Con el programa de RRHH se puede: Capturar Currículums vía Internet con RRHHWeb, , o ingresarlos manualmente en la base de datos. Archivar ordenadamente los CV y verlos en un formato estándar. Realizar búsquedas por cualquier combinación de datos que hayan sido ingresados (formación, sexo, edad, etc.) Realizar el seguimiento de las entrevistas de los candidatos. RRHHSearch permite realizar búsquedas por infinitos parámetros, especialmente discriminados de acuerdo a los requerimientos específicos de cada puesto en particular. Una vez que se decida cuáles son los requisitos mínimos indispensables para realizar una búsqueda sobre un perfil determinado, RRHHSearch procesa toda la información sobre los datos cargados de los currículums y le brinda un listado de la cantidad de postulantes que se ajustan para dicho empleo. Posteriormente se accede a cada formulario y así avanzar en el proceso de selección. Además permite ingresar los comentarios y evaluaciones luego de la entrevista personal, no sólo por el selector de Recursos Humanos sino también por cualquier personal jerárquico que se involucre en el 5

6 proceso de selección y decisión quedando de este modo, toda la información grabada y registrada para ser consultada en el futuro. De esta manera se convierte en una solución de mucha utilidad, dado que el proceso propiamente dicho evita la acumulación de currículums en papeles, agiliza la transmisión de la información porque cualquier persona autorizada en la empresa que vaya a utilizar el programa, accede al mismo desde su propio PC evitando la circulación de material confidencial dentro de la organización. 3.1 Instalación de RRHHSearch NYS Diseño Interactivo es una empresa de diseño de soluciones de software y comunicación en medios interactivos (Internet, intranets, CD-Rooms, kioscos, etc.) y el desarrollo de aplicaciones orientadas a brindar servicios y solucionar problemas específicos. Por eso, RRHHSearch surgió de la necesidad que se presentaba en el área de Recursos Humanos de la empresa, organizar toda la información del personal que labora allí, pero de manera sistematizada, por lo tanto, se creó este programa, que funciona bajo Windows 95, 98, 2000 o XP y se puede descargar el demo en la página Web para manejarlo por un período de treinta días, totalmente gratis. Se creará una carpeta en el disco local C: en Archivos de programa, denominada RRHHSearch. Si se desea implementarlo en la empresa, se debe comprar la licencia de este programa, de forma que optimice las funciones del área de Recursos Humanos, y así reducir los costos que implican el manejo y control de información del personal de la empresa. 3.2 Herramientas básicas de RRHHSearch RRHHSearch es la herramienta que el selector de personal utiliza en su trabajo cotidiano para realizar búsquedas y administrar los currículums almacenados en la base de datos. Es el componente más importante del paquete de RRHH y cuyo alcance es: 6

7 Recibir los currículums que han sido cargados en Internet desde el RRHHWeb e incorporarlos a la base de datos principal. Realizar búsquedas inteligentes sobre los currículums. Permitir al selector administrar los currículums, incluyendo el seguimiento de los mismos mediante el ingreso de datos postentrevista. Importar información desde otros sistemas de base de datos como Oracle, Database o Microsoft SQL Server. Barra de menús RRHHSearch es muy fácil de manejar, las opciones que están en la barra de Menú son las indispensables del programa, situada bajo la barra del título del programa, los menús de izquierda a derecha sirven para: Sistema: Esta opción permite configurar RRHHSearch y salir del programa. Módulos: Búsquedas, agregar/modificar/borrar, importar, copia de respaldo, ajustar base. Ventana: Mosaico horizontal, mosaico vertical, cascada, organizar iconos. Ayuda: Muestra la ayuda de RRHHSearch. 7

8 Barra de herramientas Búsquedas: Esta opción también se activa con la tecla F2. Permite, como su nombre lo indica, la búsqueda de hojas de vida, por medio de criterios, al definirlos y ejecutarlos, aparecerán los respectivos resultados. Los pasos a seguir son: 1. En la ventana de Búsquedas, se establecen los criterios en la opción Nueva, en la ventana abierta se definen en las secciones de General, Áreas de formación, Idiomas, Áreas de experiencia, Áreas de interés y Fotos. 8

9 2. Al escoger Agregar, después de haber definido el criterio, aparece la siguiente ventana donde se elige el dato, el operador lógico que puede ser igual, distinto, mayor, contiene, no contiene, entre otros y el valor que se desea especificar y Aceptar. En este caso se quiere saber cuáles son las personas que tienen 22 años, por lo tanto, el dato es la edad, la comparación igual a y el valor 22. Hay que tener en cuenta la sección, porque cada una contiene sus propios datos. 3. La definición del criterio aparece en la ventana de Nueva Búsqueda, se guarda y se le coloca el nombre de la búsqueda y si se desea una observación acerca de ésta y aceptar. Se almacenará en la base de datos del programa. 4. En la ventana de búsquedas aparecerá la definición realizada. En el ejemplo dado, es Edad de los aspirantes, con la fecha y hora en que se realizó, y para ver las personas que cumplen con esta condición se escoge la opción de Ver resultados. 9

10 5. Aparecerán todos los registros encontrados, de acuerdo al criterio definido, con un pequeño resumen y se procede a escoger algunas de las opciones presentadas, para ver la descripción detallada de la hoja de vida de la persona. En la ventana de Búsquedas se puede modificar o borrar alguna condición hecha previamente, seleccionándola y escogiendo estas opciones. ABM Fichas: Esta opción permite agregar, modificar o borrar las hojas de vida que se encuentran registradas en la base de datos. Primero se debe escoger el país de origen del postulante y digitar su documento de identidad y Aceptar. 10

11 De inmediato aparecerá la hoja de vida del aspirante, donde se puede editar y guardar los cambios hechos o borrarla definitivamente. Importar: RRHHSearch permite importar datos a la base existente, ya sea desde el módulo RRHHWeb (captura de los currículums en Internet), en el cual las personas ingresan sus datos desde la página 11

12 Web de la empresa, o desde otros sistemas, está opción debe ser con la supervisión del proveedor del programa. 3.3 Ingreso de currículums en RRHHSearch Para almacenar las hojas de vida que ha recibido la empresa, hay tres formas de ingresarlas a la base de datos de RRHHSearch: Manualmente: Al tener la hoja de vida del aspirante, se introducen los datos en el formulario predeterminado que trae RRHHSearch, donde se guarda la información personal, académica, trayectoria laboral, entre otros aspectos. Esta labor la realiza el encargado de seleccionar el personal de la empresa, aunque hay que tener en cuenta que es una labor tediosa porque pueden ser muchas hojas de vida, pero significará un ahorro de tiempo y espacio. Automática: Desde Internet, ya sea en el navegador Explorer o Nestcape, los aspirantes a la vacante pueden llenar sus datos en el formulario predeterminado, sin necesidad de entregar la hoja de 12

13 vida directamente a la empresa. Esta herramienta se habilita en la página Web de la misma, y es RRHHWeb, que facilita las labores del área de Recursos Humanos. Esta información se guarda temporalmente en los servidores de RRHHWeb, mientras que el personal autorizado para esta labor, con su respectivo nombre de usuario y contraseña, la descarga a la base datos de RRHHSearch, importándola de tal forma que queden almacenadas en el programa; esto se puede hacer a cualquier hora del día, dependiendo de la necesidad de la empresa. Ingreso automático desde otra base ya existente: En caso de tener una base de datos ya existente de currículums en otro programa, se puede importar a RRHHSearch, mediante la creación de un archivo de intercambio en el cual la información se dispone de una manera determinada para que RRHHSearch pueda reconocerla. 3.4 Estructura de las hojas de vida en RRHHSearch En RRHHWeb los datos son ingresados directamente por el postulante en la página dispuesta para tal fin, y otros por el selector de personal luego de haber tenido una entrevista con el postulante. El formulario predeterminado de RRHHSearch que se usa para introducir la información contenida en las hojas de vida de los aspirantes y del personal de la empresa tiene 6 secciones, que a su vez están conformadas por varios grupos descritos a continuación: Identificación y contacto: En esta sección se encuentran los nombres, apellidos, el documento de identificación, los teléfonos, el , así como los datos demográficos, de residencia y de estructura del grupo familiar. Demográficos: En este subgrupo se ingresan el sexo, día, mes, año y país de nacimiento, edad, estado civil, número de hijos. Residencia: Permite la entrada de datos relacionados con el país de residencia, ciudad, dirección residencial, barrio. 13

14 Contacto: Se refiere a la localización del aspirante; en el caso de contactarlo, se tiene el , tipo de teléfono (particular, celular, laboral, mensajes), el número, el horario para llamar. Grupo familiar: En esta casilla, al darle clic, se desplegarán tres opciones: Agregar, Modificar, quitar. En la primera permite ingresar los siguientes datos: El parentesco se elige dependiendo de la familia del aspirante, si es soltero, casado, con hijos, etcétera; se encuentran el cónyuge, hermano, hijo, madre, padre u otro, y se procede a llenar sus datos principales. Sección Formación: Contiene la información de los estudios realizados por el aspirante. Hay tres subgrupos: Formación secundaria: Tipo (bachiller, mercantil/comercial, técnico/industrial, humanístico/social), estado (interrumpido, en curso, completo), institución, cantidad de años completos (para el caso de en curso o suspendido). Formación superior: Al elegir esta opción, se despliega el siguiente cuadro de diálogo, que será llenado dependiendo de la formación del aspirante. 14

15 Idiomas: En este subgrupo se llenan los datos correspondientes al idioma, donde se especifica el nivel de lectura, habla y escritura, ya sea poco, bien o muy bien, en el cuadro de diálogo desplegado. Sección Experiencia laboral: Se encuentra la descripción de trabajos anteriores y los conocimientos específicos en alguna área por parte del aspirante. 15

16 Experiencia laboral: Al especificar un puesto desempeñado, se desplegará la siguiente ventana, para realizar una descripción detallada. Conocimientos específicos: En este subgrupo se describen otros conocimientos adquiridos del aspirante, por ejemplo cursos de sistemas, técnicos, entre otros. Sección Expectativa laboral: En esta sección se describe cuáles son las áreas laborales de interés del postulante y las condiciones de trabajo que le gustaría tener. 16

17 Sección Fotos: Esta sección está orientada a actividades como publicidad y agencias de modelos. Incluye las fotografías del postulante y su descripción física. Hay dos subgrupos: Lista de fotos: Para ingresarlas, RRHHSearch permite capturarlas directamente desde una cámara digital o un escáner o desde un archivo ya existente. 17

18 Descripción física: Especificaciones del aspirante en cuanto a las medidas (pecho, cintura, cadera), la altura (en centímetros), presencia (muy buena, buena, regular, mala), contextura (grande, mediana, chica). Sección Observaciones: El selector de personal puede incluir datos adicionales, que no se encuentran en el formulario predeterminado, además de anotaciones relacionadas con el proceso de selección. Se especifica la fecha de ingreso de la hoja de vida a la base de datos y la fecha de última actualización. 18

19 3.5 Manejo de las ventanas de RRHHSerach En RRHHSearch se pueden manejar varias hojas de vida a la vez, es decir, las que se deseen ver, se abren y desde el Menú Ventana se visualizarán, además se especifican las formas de manejarlas tales como: Mosaico horizontal: Esta visualización presenta simultáneamente las hojas de vida de forma horizontal en la pantalla como se muestra a continuación: Mosaico vertical: Permite ver las hojas de vida de forma vertical, para poder compararlas y tener una mejor vista de ellas en la pantalla. 19

20 Cascada: Esta vista despliega las ventanas abiertas de forma descendente, no es muy recomendable por la poca visualización de ellas en la pantalla. 20

21 4. CONCLUSIONES El programa de RRHHSearch es de gran utilidad para el departamento de Recursos Humanos de una empresa, ya que facilita el manejo de las hojas de vida de los aspirantes, sin tener que emplear espacio físico para su almacenamiento. RRHHSearch es un software enfocado a las necesidades de las empresas, ya sean grandes o pequeñas, específicamente al área de Recursos Humanos, que maneja la información tanto de los aspirantes a vacantes de la empresa como la de los empleados de la misma. Todo departamento de Recursos Humanos de una empresa, debería contar con un software especializado para la organización de las hojas de vida, evitando problemas en la gran información que se maneja, ya que se sistematiza, logrando así eficiencia y un buen control de ellas. El software aplicado al área de Administración es muy importante para las empresas, ya que optimiza los procesos en cuanto al manejo de personal en una empresa, además existen otros programas que mejoran la producción, la facturación y otras actividades que desempeña diariamente, las cuales necesitan que se lleven a cabo de una forma eficiente y rápida. 21

22 5. WEBGRAFÍA