PARTE II ORGANIZACIONES DE MANTENIMIENTO APROBADAS VOLUMEN I PROCESO DE CERTIFICACIÓN DE OMAs Capítulo 8 Evaluación de registros de mantenimiento

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1 PARTE II ORGANIZACIONES DE MANTENIMIENTO APROBADAS VOLUMEN I PROCESO DE CERTIFICACIÓN DE OMAs (Sección de la RAP 145 NE) Índice Página Sección 1 - Antecedentes PII-VI-C Objetivo....PII-VI-C Alcance...PII-VI-C Generalidades PII-VI-C Análisis de antecedentes y documentación relacionada. PII-VI-C Lista de verificación...pii-vi-c8-2 Sección 2 Procedimientos...PII-VI-C Introducción....PII-VI-C Evaluación.. PII-VI-C Resultado.... PII-VI-C8-5 Sección 1 Antecedentes 1. Objetivo El objetivo de este Capítulo es el de proporcionar orientación al inspector de aeronavegabilidad para evaluar el cumplimiento de los requerimientos relacionados con registros de mantenimiento, tanto en el proceso de certificación como el de vigilancia requerido en la sección de la RAP 145 NE. 2. Alcance El alcance está orientado a los siguientes aspectos: a) Explicar la finalidad de los requerimientos contenidos en la RAP , relativos a registros de mantenimiento que debe hacer una organización de mantenimiento (OM) de los trabajos efectuados; b) Cubrir los procedimientos necesarios a seguir por el auditor para evaluación de cumplimiento reglamentario durante el proceso de certificación y durante el programa/plan de vigilancia definido por la DGAC. Estos procedimientos a su vez, cubren lo siguiente: Que los registros han sido hechos de una forma y manera aceptable a la DGAC; Que se entregan copias al operador de aeronave de las certificación de conformidad de mantenimiento emitidas por la OM, además de los datos de mantenimiento que han servido de base para llevar a cabo reparaciones y/o modificaciones mayores; y Que los registros se conserven por lo menos por dos años y se protejan. Página: PII-VI-C8-1

2 3. Generalidades 3.1 Cada OM debe definir los formularios que utilizará para efectuar el registro de los trabajos que realicen. 3.2 La OM requiere de procedimientos aceptables para la DGAC que le permita asegurar, el registro del detalle de todos los trabajos de mantenimiento que se realizan, desde que la aeronave o componente de aeronave es recibido en las instalaciones de la OM hasta que se emite el certificado de conformidad de mantenimiento; 3.3 Una copia del certificado de conformidad de mantenimiento y todos los registros asociados que se requieren para mantener el control de la aeronavegabilidad de la aeronave o componente de aeronave deben ser suministrados al operador de la aeronave una vez terminados los trabajos. Los registros que contienen antecedentes del control de vida de los componentes de aeronaves como vida límite, tipo del último mantenimiento realizado, número total de horas, ciclos acumulados o el tiempo calendario, etc., son indispensables para que el operador de la aeronave pueda controlar y mantener la condición de aeronavegabilidad de la aeronave y componentes de aeronave. La legibilidad y autenticidad de los registros son aspectos fundamentales a considerar por la OM. 3.4 La OM debe conservar por un período de dos años, desde que se firma la certificación de conformidad de mantenimiento, copia de todos los registros que respalden los trabajos realizados a una aeronave o componente de aeronave y mantenerlos en un lugar protegido de cualquier aspecto que los puede dañar o de personas que puedan alterar los datos registrados en estos documentos Análisis de antecedentes y documentación relacionada Aspectos como los que a continuación se detallan, se deben considerar antes de iniciar la evaluación de una OM: a) Revisión de los requerimientos indicados en la sección RAP ; y MACs y MEIs relacionados; b) Análisis de no conformidades, encontradas en auditorías/inspecciones anteriores (realizadas por la DGAC, auditorías internas, auditorías de terceros), específicamente relacionadas con los registros de mantenimiento; y c) Revisión de los procedimientos establecidos en el MOM, relativos a los requerimientos para los registros de mantenimiento; d) Análisis de la lista de medición de cumplimiento (LMC) en lo referido a registros de mantenimiento para establecer el criterio de la auditoria a efectuar. e) Análisis del resultado de las auditorias de valoración realizadas para verificar la efectividad de su SMS. 5. Lista de verificación 6.1 Cada auditor tiene que desarrollar su lista de verificación en la fase de preparación de la auditoría o inspección, considerando como referencia para el tema contenido en este capítulo en primer lugar la LMC RAP , luego la CA ,, el MOM y documentos resultados de auditorías e inspecciones anteriores. 6.2 Para la elaboración de la LV correspondiente a la evaluación del sistema de registros el auditor debe utilizar la designación LV8-MIA. Página: PII-VI-C8-2

3 Sección 2 Procedimientos 1. Introducción 1.1 En la práctica, los métodos de cumplimiento del RAP 145 desarrollados por alguna OM pueden diferir de los desarrollados por otra, por lo tanto, se hace muy difícil cubrir en esta sección todos los aspectos que permitan al inspector evaluar el cumplimiento reglamentario de los métodos propuestos o aplicados, por parte de todas las OMs. El auditor tiene que estar conciente que los procedimientos detallados en esta sección son sólo una guía de temas que se recomienda considerar durante una certificación o inspección de una OM, la cual puede ser utilizada como base para desarrollar otros procedimientos ya adaptados de forma "personalizada" a la OM que se está evaluando. 2. Evaluación 2.1 Registros de los trabajos realizados y contenido de los registros de mantenimiento.- Mediante el uso de la técnica de muestreo, verifique los siguientes aspectos: a) Asegúrese que los registros de las aeronaves o de los componentes que se encuentran bajo mantenimiento muestren: 1) La información adecuada sobre la discrepancia, defectos, o falla de aeronavegabilidad; 2) Detalles de las observaciones detectadas durante el trabajo y de las rectificaciones que se hayan realizado; 3) Tiempo total que lleve en servicio y el estado de mantenimiento en que se encontraba al entrar en las instalaciones de la OM; b) Asegúrese que los registros vigentes de todo componente de aeronave con duración limitada, muestren: 1) Cuál es dicho límite; 2) El número total de horas; 3) Los ciclos acumulados, o el tiempo transcurrido; y 4) El número de horas/ciclos/días que queden antes de que llegue el momento de retirar dicho componente. Nota.- Es importante que exista evidencia de la conservación con datos auténticos de los componentes que han sido instalados; los registros sean los adecuados para demostrar que todos los requisitos para la emisión de la certificación de conformidad de mantenimiento fueron cumplidas, incluyendo los certificados de los subcontratistas. c) Si los registros se realizan en papel, evidencie que éste sea lo suficientemente resistente como para aguantar el trato normal y el archivado; d) Si los registros son electrónicos, verifique que sean guardados de tal forma que se evite su alteración no autorizada, y ese medio de almacenamiento digital sea seguro (afirmación que se logra evidenciar a través de documentos que acrediten que se han llevado a cabo en forma regular auditorías de sistemas informáticos), y si es almacenamiento externo, que tenga una identificación externa y un envase de protección; e) Que los registros se hayan completado en forma adecuada; f) Verifique que las firmas consignadas en los registros hayan sido realizadas de acuerdo a lo determinado por el operador, g) Que los registros estén legibles, que el texto sea entendible, y se relacione con la acción de mantenimiento definida, independientemente del tiempo de conservación y del medio que se hayan utilizado; h) Si se emplea un sistema computarizado, que exista por lo menos un sistema de respaldo que se actualice por lo menos cada veinticuatro (24) horas. Es necesario verificar que el sistema tenga Página: PII-VI-C8-3

4 los medios para proteger los programas contra la posibilidad de que personas no autorizadas traten de alterar (intencional o no intencionalmente), la base de datos y que contenga características que permita rastrearla; por ejemplo empleando tarjetas magnéticas u ópticas del personal en combinación con el número de identidad personal (NIP), que sólo el titular conozca y que ha de teclearse en la computadora; i) Si el mantenimiento de los registros se realiza con microfilm o almacenamiento óptico, los registros han de ser tan legibles como el original, y seguir siéndolo durante todo el tiempo de retención; j) Que los registros estén con sus datos completos, con todas las referencias descritas y con las firmas y sellos correspondientes a los técnicos de mantenimiento de aeronave que ejecutaron las actividades de mantenimiento y las personas que las certificaron; k) Cuando correspondan a trabajos efectuados a una aeronave/componente de aeronave, que estos contengan, como mínimo la información de los siguientes datos 1) Los datos característicos de la aeronave, o componente de aeronave, que está siendo sometido a trabajos de mantenimiento (nombre, matrícula, serie, modelo, número de parte, etc.); 2) La identificación de las órdenes de trabajo del mantenimiento a realizar; 3) La fecha de inicio de los trabajos; 4) La referencia a los datos de mantenimiento utilizados para efectuar los trabajos; 5) La identificación de los componentes utilizados como repuesto, con su respectivo formulario RAP 001 o equivalente, cuando sea aplicable; 6) La descripción de los trabajos realizados; 7) La fecha de terminación de los trabajos de mantenimiento, el nombre y apellidos de la persona que los realizó y el nombre, apellido, sello y firma del personal que inspeccionó y certificó; 8) La indicación del tiempo total en servicio de cada componente, de ser aplicable; y 9) Número del certificado de aprobación de la OMA que ejecutó el trabajo, número de licencia y nombre de la persona que emitió la certificación de conformidad de mantenimiento (retorno al servicio) de la aeronave, o componente de aeronave. l). 2.2 Registro de la certificación de conformidad de mantenimiento.- Atendiendo a la importancia de los registros de la certificación de conformidad de mantenimiento como evidencia de los trabajos de mantenimiento realizados verifique los siguientes aspectos. a) Que los registros evidencien la entrega al operador de la aeronave/componente de aeronave, de una copia del certificado de conformidad emitido por la OMA RAP 145, sobre los trabajos realizados; b) Evidencias de que todas las aeronaves que han sido objeto de mantenimiento, antes de su operación, se le haya expedido la correspondiente certificación de conformidad de mantenimiento; c) Que la OMA mantenga en sus registros, un archivo con copia de cada certificación de conformidad de mantenimiento, junto con una copia de toda la información aprobada de reparación o modificación efectuada a la aeronave o componente de aeronave; y d) Que la información del operador relacionada con una modificación, o reparación, mayor de una aeronave o componente de aeronave, cuente con la aprobación de la DGAC del Estado de matrícula. Página: PII-VI-C8-4

5 2.3 Conservación de los registros de mantenimiento.- De acuerdo a lo requerido en la reglamentación sobre la conservación de los registros de mantenimiento verifique los siguientes aspectos: a) Que los registros estén en un lugar adecuado para su conservación, de fácil acceso y protegidos contra fenómenos ambientales y riesgo (siniestros), tales como incendios inundaciones, fuego, robo, fraude, etc., y otros desastres naturales; b) Si se disponen de medios de almacenamiento digital que sirvan de respaldo, estos estén conservados en un lugar seguro pero distinto al que se emplea para guardar los discos, disquetes etc., de los que se usan diariamente; en forma ordenada y de fácil acceso para su revisión; c) Mediante un muestreo a la documentación, asegúrese que los registros de mantenimiento y reparación hayan sido conservados hasta que se haya producido, el primero de los hechos siguientes: 1) Se haya repetido el mantenimiento o la modificación, o fue reemplazados por otro mantenimiento o modificación posterior; y 2) De haya efectuada una reparación general (overhaul) a la aeronave, célula, motor, hélice, equipo, o partes componentes de éstos, que fue objeto de mantenimiento o modificación; d) Asegúrese que los registros que hayan sido retirados de la conservación por haber perdido su validez, sea producto por haber realizado trabajos posteriores a los componentes o sus piezas, a los que originalmente ya se habían efectuado trabajos; e) Verifique que se mantengan registros por lo menos por el lapso de dos (2) años después de realizado el mantenimiento, modificación o reparación, y firmado la certificación de conformidad de mantenimiento de la aeronave o componente de aeronave; y f) Verifique que los registros de la OMA tengan referencias (incluyendo el estado de revisión) de los datos de mantenimiento utilizados. 3. Resultados 3.1 Los resultados obtenidos de la evaluación de cumplimiento de los requerimientos reglamentarios relacionados con el documento que acredita que el mantenimiento ha sido realizado adecuadamente se producen como consecuencia de dos actividades distintas: de certificación, y de vigilancia. 3.2 Debido a que la evaluación de los registros de mantenimiento: certificado de conformidad de mantenimiento, requisitos del personal de certificación, MOM, etc., el resultado obtenido debe ser coordinado y consensuado con los auditores encargados de esos requerimientos. 3.3 Luego de la ejecución de la auditoría in situ para certificación, el equipo auditor se reúne para analizar los hallazgos en conjunto. Los pasos a seguir en este caso están detallados en el capítulo 2 de este volumen. 3.4 Al concluir la auditoría como parte del programa/plan de vigilancia analice los hallazgos con la OMA, y remita de forma oficial los mismos concediendo un plazo (mutuamente acordado) para la aplicación de las acciones correctivas. Es importante resaltar que se debe analizar el historial de los trabajos certificados durante el incumplimiento de los requerimientos para evaluar el impacto en la seguridad y definir las acciones a seguir. Estas acciones pueden resultar inclusive en invalidación de los certificados de conformidad emitidos por la OMA. Luego que se remitan las acciones correctivas a las no-conformidades, y éstas sean aceptables a la DGAC, cierre la auditoría mediante carta remitida a la OMA. Conserve todos los documentos cursados en el archivo de la OMA que se encuentra en las instalaciones de la DGAC. Nota.- Recuerde que la labor de un buen auditor es siempre velar por el cumplimiento de la regulación, aportando con esto al logro de la seguridad operacional Página: PII-VI-C8-5

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