Qualiac Compras MULTI- IDIOMAS / MULTI- LEGISLACIONES MULTI- ENTIDAD COMPRAS

Transcripción

1 COMPRAS Qualiac Compras Qualiac Compras está totalmente integrado con el resto de módulos de Qualiac ERP y potencia de facto la colaboración en el conjunto de la organización. Se adapta de manera flexible y rápida a los diferentes procesos de compras de su empresa. Como herramienta de monitorización, dispone de numerosos indicadores listos para su uso. Como herramienta de gestión habitual y operativa puede gestionar, e incluso automatizar, todos los flujos de compras, estratégicos o no, desde la definición de las necesidades internas a través de un portal web, hasta el pago de facturas, incluyendo diferentes informes estadísticos. Puesto que permite a sus proveedores visualizar en tiempo real informaciones que les interesan, como el plan de recepción, los pedidos en curso, los niveles de stock, la calidad de las recepciones y el pago de facturas, la relación con ellos será más fiable. Al servicio del rendimiento de la empresa, Qualiac Compras le ayuda a reducir costes y a mejorar los plazos y la calidad de entrega. Gracias a su nivel elevado de personalización y a su potencia de parametrización, Qualiac Compras está totalmente orientado a los usuarios y se adapta a su negocio. Funcionalidades potentes y personalizables para su estrategia de compras: solicitud de compra, reaprovisionamiento, concurso de licitación, presupuesto, pedido abierto, acuerdos, solicitud de inversión y pedido de compra. Integración nativa con otras áreas de Qualiac ERP: finanzas, activo inmovilizado, ventas, gestión de proyecto, stocks, producción y mantenimiento. MULTI- IDIOMAS / MULTI- LEGISLACIONES Cobertura internacional: Estados Unidos, Francia, Inglaterra, España, Suiza, Polonia, Bélgica, Portugal, Italia, Canadá, etc. Consideración de las características propias de estos países. Gestión del catálogo electrónico de proveedor. Acceso directo a la página web del proveedor (Punch- Out). Modelización de flujos de compra y firma electrónica. Mejora de la relación con el proveedor y del cumplimiento de las condiciones de pago. Tratamiento más rápido de las facturas de proveedor gracias al conector estándar con la solución de reconocimiento automático de documentos de facturas de Readsoft. Planifica y gestiona los aprovisionamientos estratégicos. El modulo Qualiac Gestión de documento electrónico garantiza la seguridad y la trazabilidad de todos los documentos entrantes y salientes. MULTI- ENTIDAD Gestión de sociedad, empresa, entidad o centro. Entrada de datos multi- entidad. Informes y consultas por entidad para extracción (vista financiera, geográfica, por áreas, etc.). Creación y mantenimiento de parámetros centralizados. Análisis intra- grupo. 1/8

2 Un manual de referencia eficiente Datos estadísticos parametrizables: múltiples criterios de selección y de extracción en todas las consultas. Informes y consultas estándar. PROVEEDORES Proveedores multi- dirección, multi- terceras partes (pedido, facturación, entrega, pago) y multi- domiciliaciones bancarias. Gestión del grupo y de las filiales. Gestión del factoring. Gestión de los contactos, con desglose por dirección. Limite de volumen de negocio personalizable, con mensaje de bloqueo o alertas. Definición libre de las familias de proveedores, con distintas jerarquías como precios, acuerdos o estadísticas. Monitorización en tiempo real de eventos comerciales, financieros y de stock del proveedor: - Concursos de licitación, solicitudes de compra, pedidos de compra. - Abonos, litigios y facturas electrónicas. - Acceso a los productos en stock de proveedores. Previsiones de stocks: trazabilidad con el pedido de compra y la solicitud de compra. ARTÍCULOS Definición libre de tipologías de artículos: genéricos, prestación de servicios, subcontratación, inmovilizaciones, materias primas, semielaborados, almacenados (número de lote de proveedor, número de serie, ), equipos, etc. Multi- coeficientes de conversión según los artículos y su utilización: aprovisionamiento, stocks, producción, entrega, ventas (kg/tonelada, palet/unidad, pesos/longitudes, etc.). Gestión de las fechas de caducidad. Identificación por códigos de barras (EAN, ITF), y códigos de barras 2D. Gestión de los impuestos asociados a las compras. Gestión del precio de catálogo: precio de catálogo comprado estándar, precio de pedido de compra, precio de catálogo de proveedor, descuentos, etc. Gestión de etiquetas. Gestión de descripción adicional, textos y atributos asociados que se pueden imprimir en formularios de compra. Se pueden definir reglas de control de bloqueo o señalización asociadas con umbrales para cada artículo: variación entre las cantidades pedidas y recibidas, control de la cantidad facturada, precio facturado y el control del importe Gestión electrónica de documentos: características técnicas, imágenes, etc. Gestión de los artículos de sustitución. FAMILIAS DE ARTÍCULOS Elaboración gráfica y sencilla de familias de artículos. Gestión del precio de catálogo y contrato por familias. Regla heredada por agrupación de artículos. Asignación de reaprovisionamiento (cálculo de las necesidades netas, artículos faltantes, etc.) por familias de artículos. Imputaciones contables y analíticas. Imputaciones de activos inmovilizados. CATALOGOS DE ARTICULOS POR PROVEEDOR Gestión de referencias para un periodo de validez. Unidad múltiple, embalaje múltiple (gestión del coeficiente de conversión). Gestión del impuesto adicional. Trata todo tipo de gastos, como derechos de aduana, cuotas anexas, etc. Identificación por código de norma: UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code), EAN, etc Propuesta automática del proveedor cuando se crea el pedido de compra: proveedores principal y secundarios. Generación automática de estadísticas cuantitativas y cualitativas por pareja de artículo- proveedor. Archivado de precios para análisis de varios años. Gestión de precios avanzada: precio de catálogo estándar, precio negociado y escalado de precios. Gestión de calendarios y plazos de entrega. Posibilidad de tratar cantidades distintas como cantidad solicitada, cantidad pedida, cantidad mínima y máxima, cantidad usual, cantidad de pedido de reposición, cantidad económica, etc. Gestión del importe pedido mínimo. 2/8

3 Creación automática de catálogos. Gestión electrónica de documentos: características técnicas, imágenes, etc. Acceso a la página web del proveedor. Posibilidad de crear flujos de compras que corresponden con su negocio mediante una librería de etapas altamente configurable. Ejemplos de etapas por definir: solicitud de compra, concurso de licitación, presupuesto, pedido de compra, recepción, factura directa, firma. Ejemplos de flujos de compras: - Pedido de compra - recepción - factura, etc. - Factura directa - Solicitud interna - entrega interna Gestión de un número ilimitado de flujos de compra, incluyendo la numeración manual o automática del pedido de compra, de solicitudes de compra, de inversiones, de concursos de licitación, de solicitudes de presupuestos,... Barra de avance para informar al usuario del estado del pedido. FIJACIÓN DE PRECIOS Y DESCUENTOS Gestión multi- moneda. Ayuda a la selección del proveedor: simulación de precios. Gestión del precio por proveedor o por familia de proveedores, por fabricante y por artículo o por familia de artículos. Cálculo de descuentos altamente configurables: número ilimitado de descuentos acumulables, cascadas multi- nivel por cantidad y volumen de negocio proveedor, por porcentaje y volumen de negocio proveedor. Inclusión de artículo gratuito, presente o no, en un pedido de compra. Gestión de descuentos de final de periodo mensual, trimestral, anual, etc. Gestión de escalados. Aplicación de precios a una línea de pedido de compra o a un pedido de compra completo. Archivado de precios de catálogo. Importación de precios de catálogo. Gestión del estado de los pedidos y visualización gráfica de su avance dentro de sus procesos Gestión controlada para los usuarios habilitados: gestión de los importes, autorizaciones por proyecto, servicio, etc. Posibilidad de definir una jerarquía de firmantes. Generación de varios pedidos a partir de una solicitud de compra. Posibilidad de crear una factura asociada a varios pedidos de compra o varias recepciones. Reglas de monitorización de la integración nativa con otros módulos de Qualiac ERP: finanzas (control de disponibilidad presupuestaria en tiempo real), activo inmovilizado, stocks, mantenimiento, producción, gestión de proyectos, e- procurement. Gestión de importe autorizado por el usuario. PERSONALIZACIÓN DE FLUJOS DE COMPRAS 3/8

4 Un enfoque flexible orientado a su organización WORKFLOWS Y PORTALES : INTEGRACIÓN NATIVA Y PRODUCTIVIDAD Informaciones push : enviadas en tiempo real a través de la mensajería integrada en los flujos. Posibilidad de realizar acciones directamente desde los e- mails de los usuarios, por ejemplo: aprobación de una solicitud de compra, de presupuesto o de inversión, aprobación de pago, de litigio de una factura, etc.. Integración sencilla de estas informaciones en sus portales o intranets corporativas. Creación del portal Qualiac e integración de contenidos externos. GESTIÓN DE SOLICITUDES DE INVERSIÓN Flujos configurables de las solicitudes de inversión, incluyendo las etapas de aprobación. Creación automática de nuevos centros analíticos (centros de coste, Unidades de Negocio, ) a partir de una solicitud de inversión. Creación automática de líneas de presupuesto provisionales. Generación de contratos de inversión. REAPROVISIONAMIENTO INTERNO (SOLICITUDES DE SERVICIO) SOLICITUDES DE COMPRA Gestionar la solicitud de compra en función de los catálogos de proveedores, los catálogos internos y externos de todo empleado o usuario. Solicitudes de compra multi- proveedor. Generación automática de solicitudes de compra desde otros módulos de Qualiac ERP: - Gestión de stocks: cálculo de necesidades, método de faltantes, Wilson, Trend, - Gestión de producción, gestión de mantenimientos, gestión de proyectos Propuesta automática del mejor proveedor en función de criterios configurables de calificación y evaluación. Gestión parametrizable de reagrupamiento de pedidos: creación de uno o mas pedidos a partir de una solicitud de compra. Seguimiento y trazabilidad completa, extremo a extremo, de los pedidos y las recepciones correspondientes a las solicitudes. Actualización automatizada de previsiones de stocks. Control de presupuesto en tiempo real a nivel de compromiso previo. Creación de catálogos y puesta a disposición por departamento. Control en tiempo real si los artículos solicitados están disponibles en stock. Creación automática de solicitudes de compra para reaprovisionamiento externo en caso de ruptura de stock. Gestión de las entregas internas entre departamentos y cálculo de la tasa de servicio. Reserva de cantidades en stock y de números de lote. PEDIDOS DE COMPRA Y PEDIDOS ADICIONALES Gestión de distintos tipos de pedidos, como : - pedidos de compra, - pedidos abiertos, - pedidos programados. Introducidos por el usuario o generados desde las solicitudes de compra. Seguimiento gráfico del avance de los pedidos en tiempo real e histórico de la evolución: fecha, hora y usuario Posibilidad de controlar las cantidades y los precios de catálogo autorizados. Se pueden aplicar descuentos a una única línea del pedido de compra o a la totalidad. Registro de la fecha y del lugar de entrega a todos los niveles: encabezamiento del pedido y en líneas del pedido. Cálculo automático de las fechas en función de los plazos de los proveedores. 4/8

5 Asignación automática de uno o mas gestores para el pedido: comprador, asistente, contacto del proveedor, etc. Pedidos de compra con múltiples terceras partes: las terceras partes de pedido, entrega, factura y pago pueden ser diferentes. Gestión del factoring. Gestión de las previsiones de stocks fechadas. Gestión del compromiso y control del presupuesto en tiempo real: informativo o bloqueante. Gestión de pedidos adicionales y trazabilidad de las sucesivas versiones de los documentos comerciales. Posibilidad de adjuntar documentos y heredar dichos documentos de las solicitudes de compra. Gestión automática o manual de pedidos de crédito basados en una diferencia de importe o de cantidad. Transmisión de la orden de pedido por archivo electrónico, PDF, informe, fax, cxml, etc. Alta productividad al utilizar plantillas y duplicación de pedidos. Posibilidad de añadir fácilmente textos personalizados a un pedido de compra o a cualquier línea del pedido. Gestión de los anticipos en el pedido y en la recepción. Gestión del impacto contable de las garantías relativas a los contratos. LICITACIONES Y PRESUPUESTOS Selección de proveedores y de proveedores potenciales. Formato configurable de concursos de licitación. Envío automático a los proveedores seleccionados. Introducción de las respuestas de los proveedores: aceptación, rechazo, motivos e histórico de esas respuestas. Generación automática de los pedidos y/o los contratos retenidos. Posibilidad de adjuntar respuestas y archivos asociados (archivos Word, Excel, PDF, etc.) Posibilidad de recibir artículos no planificados. Actualización de stock en tiempo real. Creación automática de fichas de inmovilizaciones y fichas de equipos. Referencia al informe del albarán de entrega con sus cantidades, gestión de las diferencias entre el contenido del albarán de entrega y las cantidades recibidas realmente. Gestión de números de lote y de las ubicaciones. Utilización de códigos de barras. Intercambios electrónicos facilitados a través de los filtros de comunicación estándar de Qualiac. DEVOLUCIÓN Y CRÉDITO Devoluciones definitivas o temporales incluyendo una gestión personalizable de los motivos de la devolución. Reconocimiento inmediato de la cantidad de devolución al mismo tiempo que el control de recepción o a posteriori. Generación automática de créditos debidos a devoluciones según distintas reglas configurables: diferencia entre las cantidades pedidas y recibidas, variación de precio, etc. Generación de créditos por el total de un pedido (seguimiento e impacto directo sobre el Páguese). CONTROL DE RECEPCIÓN Pedidos de compra unitarios y/o múltiples. Recepción en cantidad, importe o en porcentaje. Productividad: propuesta automática de los elementos solicitados en el momento de la recepción, por ejemplo la cantidad. Generación automática de recepción con fecha. Cálculo automático de las cantidades faltantes. Plan de pedidos pendientes de recepción. Recepción antes o después de la factura. Creación automática de los asientos de facturas pendientes de recibir en tiempo real o al fin de un cierre de periodo (mensual, trimestral, ). Generación de los gastos anticipados para las recepciones que lleguen después de generar la factura. Gestión de los artículos de sustitución. CONTROL DE LA FACTURA Control de la factura basado en los pedidos de compra, la recepción, o en ambos. Generación automática o manual del control de la factura. Conciliación de varios pedidos y recepciones. Conciliación parcial por cantidad y/o importe. Todos los elementos pueden ser modificados: precio, cantidad, IVA, cuenta general, centros de costes, etc. 5/8

6 Posibilidad de añadir el coste del transporte a la factura o a una línea de factura. Gestión de las facturas de transporte atrasadas que están asociadas al pedido de compra original, impactando en el cálculo del precio unitario medio ponderado. Facturación antes o después de la recepción. Firma electrónica por , en un portal corporativo o directamente mediante Qualiac, para la gestión del Páguese según las diferentes categorías de compra definidas. Gestión de varios tipos de IVA. Posibilidad de adjuntar y visualizar la factura. Conector de Lectura Automática de Documentos, con la solución INVOICES de ReadSoft. Duplicación de las facturas directas. CONTRATOS Y MERCADOS Mercados y contratos con uno o varios proveedores. Gestión de proveedores y fechas de vencimiento en el encabezado del contrato o a nivel de las línea del contrato. Varias líneas del contrato representan un artículo o una familia de artículos. Gestión de los importes previstos, pendientes y los importes reales a nivel de encabezado y de líneas de detalle. Definición flexible de reglas para la puesta al día de la deuda pendiente y del importe real (por ejemplo, los elementos recibidos pueden alimentar la deuda pendiente o el importe real). Gestión de las cantidades previstas, deudas pendientes e importes reales a nivel de las líneas del contrato. Automatización de los pedidos según el registro de vencimientos o bien en la solicitud. Adjuntar documentos contractuales. Gestión de textos libres. Generación de líneas de presupuesto previstas. Gestión y trazabilidad de las clausulas adicionales. Gestión de las renovaciones. Actualización masiva de precios. Definición de diferentes circuitos de mercados. Gestión de criterios: fecha de contrato, fecha de la firma, número de presupuesto, periodicidad, número de pedidos de compra realizados y a realizar, preavisos, etc. Integración nativa con el conjunto del ERP INTEGRACIÓN CON STOCKS Actualización de las cantidades a partir de las recepciones y las entregas internas. Actualización de precios en base a distintos métodos: PUMP (Precio Unitario Medio Ponderado), PUMP final de periodo, FIFO, LIFO, precio de compra, precio de última factura, precio estándar, etc. Consideración de los costes de distribución, de seguros o de cualquier otro coste adicional no previsto en el pedido de compra. Impacto sobre las cantidades durante el flujo de trabajo de compras: desde la solicitud de compra hasta la factura, el impacto sobre las cantidades se repercute y se registra. Gestión de los números de lote, números de serie, palets, bobinas, todo tipo de contenedor, códigos EAN Control de calidad integrado: estado de calidad, stock en cuarentena y liberaciones de stock. Gestión segura de documentos asociados a los lotes. Gestión de reaprovisionamiento automático : - Métodos configurables basados en los artículos o las familias de artículos: cálculo de las necesidades netas o brutas, método de artículos faltantes, formula de cantidad de pedido económica (Wilson), método de la tendencia (Trend). - Generación de la solicitud de compra y el pedido de compra a partir de los umbrales de stock de alarma y de seguridad. - Asignación del mejor proveedor en base a criterios configurables. INTEGRACIÓN CON FINANZAS Control presupuestario en origen: - Notificación o bloqueo en tiempo real cuando se crea un pedido de compra o una solicitud de compra. - Autorización del desbloqueo en el caso de superación del presupuesto. - Actualización del presupuesto gastado en tiempo real: compromiso previo, compromiso, recepción facturada y contabilización de factura. - Justificación y control de los presupuestos gastados desde las compras. Monitorización de los compromisos previos y los compromisos: - Compromiso previo en la solicitud de compra, - Compromiso en el pedido de compra, - Aplazamiento de los compromisos, 6/8

7 - Revocación y conciliación automática mediante el flujo de compra. Automatización de los asientos contables: - Generación y cancelación de las facturas pendientes de recibir, deudas provisionadas a medida que progresan o según una periodicidad parametrizable - Conciliación automática, - Asientos de anticipo a proveedores, - Gastos anticipados, - Asientos asociados a facturas - Confirmación automática de pago o litigio, incluyendo un motivo configurable. INTEGRACIÓN DE ACTIVO INMOVILIZADO DE ALQUILER Y DEL MANTENIMIENTO GMAO Activo inmovilizado: - Gestión de las previsiones de activo inmovilizado. - Gestión automática del umbral fiscal. - Propuesta de las imputaciones contables correctas según el umbral. - Gestión del desglose de líneas de pedido en varios activos inmovilizados (por ejemplo, una línea de pedido de compra de 10 computadores genera automáticamente 10 listados de activo inmovilizado). - Gestión de las fusiones de las líneas del pedido de compra en un único listado de activo inmovilizado y/o sobre un listado de activo inmovilizado ya existente. - Conversión automática de un pedido de gasto en un pedido de activo inmovilizado, y viceversa. - Los métodos, duraciones y tipos de amortización aparecen en los artículos y pueden ser modificados en la recepción, durante la conciliación con la factura, según la parametrización elegida. - Todo los datos de una línea de pedido de compra pueden registrarse automáticamente en el listado de inmovilización correspondiente. La parametrización permite especificar los datos en función de las familias de inversión consideradas (número de serie, número de inventario, etc.). - Gestión del estado provisional del activo inmovilizado: solamente los contables podrán validar la conversión en un listado de activo inmovilizado definitivo. - Trazabilidad completa, extremo a extremo, cuando varias facturas se fusionan en un único listado de activo inmovilizado: enlaces hacia las facturas de compra desde las inmovilizaciones y enlaces hacia el formulario de inmovilización desde el módulo de compras. Alquiler: - Indicación desde la línea de pedido de compra o una de recepción, si se adquiere la propiedad como activo (lo que genera un listado de activo inmovilizado), o para un alquiler (leasing, alquiler de larga duración, alquiler, etc.) - Generación automáticamente los formularios de alquiler. - Posibilidad de generar un listado de activo inmovilizado sólo para la parte de depreciación, de conformidad con IAS / IFRS. - La validación definitiva de los listados de arrendamiento permite asociarlos a un contrato de alquiler. Mantenimiento : - Generación de los equipamientos: enlace nativo entre los formularios de equipamiento y los listados de activos inmovilizados (número de serie, inventarios, etc.). - Actualización de los precios de los ordenes de trabajo (precios estimados y reales). DOCUMENTOS PARAMETRIZABLES Cartas de litigio por entregas retrasadas. Cartas adicionales para concursos de licitación, pedidos de compra, presupuestos, etc. Automatización y productividad: edición de las cartas por lotes. Tratamiento automático de la respuesta retenida: generación de contratos, de mercados, de pedidos. 7/8

8 INDICADORES DE MONITORIZACIÓN Y ANÁLISIS ACHATS Soporte de decisión integrado en el módulo de compras: visibilidad en tiempo real que permite el análisis, la gestión y la negociación. Volumen de negocio proveedor plurianual configurable: por proveedor, por categoría, por familia de proveedores; por artículo, por categoría y por familia de artículos. Número de pedidos por proveedor, categorías, familias de proveedores; número de líneas por artículo/familia de artículos. Clasificación ABC configurable de los proveedores. Lista de proveedores Top 10 configurable. Plan de recepción por periodos configurables. Informe de plazos y de retrasos del proveedor. Informe y consulta de la ficha del proveedor en tiempo real: - Número de solicitudes de compra, número de pedidos sobre stock, sobre inversión, Volumen de negocio proveedor plurianual (N, N- 1, N- 2, ). - Número de facturas vencidas, no vencidas, en litigio, - Evaluación parametrizable del proveedor: cualitativa y cuantitativa. Consulta en tiempo real por artículo y familia de artículos: - Último precio de compra y precio de catálogo, - Última solicitud de compra y pedido de compra en curso, - Proveedor principal y último proveedor efectivo, - Volumen de negocio proveedor N, N- 1, N- 2, - Último pedido completado, última cantidad pedida, último precio en factura, proveedor del último pedido, número de contratos y catálogos activos, número de concursos de licitación en curso, número de solicitudes de compra y de pedidos de compra en curso, etc. Simulador de pedidos y comparativa de precios. Búsquedas avanzadas en todas las pantallas Qualiac. Opción de guardar y exportar con un clic estas consultas a Excel. Herramienta integrada de consulta: Qualiac Query. Integración y encapsulación de herramientas decisionales en Qualiac (conectores estándar Qualiac hacia BusinessObjects y Cognos). Gestión de las plantillas de gráficos, de solicitud de compra o de pedido de compra. Gestión libre e ilimitada del número de atributos del artículo: fotos, documentos, URL de acceso a los sitios web de los proveedores, etc. Posibilidad de definir un atributo como obligatorio: por ejemplo, obligación de indicar un número de kilómetros y una categoría para los coches de alquiler. Gestión flexible de todo tipo de artículos: artículo genérico, artículo en stock, servicio, inversión, etc. Integración completa en tiempo real con Qualiac ERP: - Generación de solicitudes de compra y pedidos de compra, - Gestión de las recepciones, - Control presupuestario interactivo en tiempo real (gestión del compromiso previo y/o del compromiso), - Actualización del stock. PUNCH OUT FUNCIONALIDADES E- PROCUREMENT Publicación de los catálogos internos y los catálogos de su proveedor. Gestión de catálogos Punch- Out: conexión directa interactiva con el sitio web del proveedor. Elección en el catálogo del proveedor, sobre su sitio web, e integración automática de los artículos seleccionados en el e- procurement Qualiac. Entrada fuera de catálogo. 8/8