PROGRAMA DE ORIENTACIÓN UNIDAD DE FARMACIA HOSPITAL SANTIAGO ORIENTE DR: LUIS TISNE BROUSSE

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1 PROGRAMA DE ORIENTACIÓN UNIDAD DE FARMACIA DR: LUIS TISNE BROUSSE DICIEMBRE

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5 PAGINA PROGRAMA DE ORIENTACIÓN 3 INTRODUCCIÓN 6 PROPÓSITO 6 OBJETIVOS 6 ETAPAS DEL PROCESO DE ORIENTACIÓN PRESENTACIÓN GENERAL DE LA UNIDAD DE FARMACIA ETAPA DE ORIENTACIÓN ESPECÍFICA ETAPA DE ORIENTACIÓN DE FUNCIONES A REALIZAR ETAPA DE EVALUACIÓN DEL PROCESO DE ORIENTACIÓN 7 RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE LA UNIDAD DE FARMACIA 8 PROCEDIMIENTO DE ORIENTACIÓN PRESENTACIÓN GENERAL: ORIENTACIÓN AL PUESTO DE TRABAJO: EVALUACIÓN DEL PROCESO DE ORIENTACIÓN DEL FUNCIONARIO: 10 EVALUACION PROCESO DE ORIENTACIÓN 10 DOCUMENTOS DE APOYO A LA ORIENTACIÓN 12 MANUAL DEL PROCESO DE ORIENTACIÓN DE LA UNIDAD DE FARMACIA DEFINICIÓN DE LA UNIDAD DE FARMACIA MISIÓN OBJETIVOS DE LA UNIDAD DE FARMACIA DISTRIBUCIÓN DE LA PLANTA FÍSICA Y EQUIPAMIENTO UNIDAD DE FARMACIA DE HOSPITALIZADOS Y URGENCIA 15 4

6 4.2 UNIDAD DE DISTRIBUCIÓN DE INSUMOS FUNCIONES DE LA UNIDAD DE FARMACIA UNIDAD DE FARMACIA HOSPITALIZADOS Y FARMACIA DE URGENCIA UNIDAD DE DISPENSACIÓN DE INSUMOS ORGANIGRAMA RECURSOS HUMANOS 20 Control de Cambios Versión Descripción Fecha 01 Creación DICIEMBRE 5

7 UNIDAD DE FARMACIA Centro de Responsabilidad Farmacia INTRODUCCIÓN Cuando un trabajador ha sido seleccionado para ocupar algún cargo dentro de la Unidad de Farmacia, es necesario efectuar un proceso de orientación y de capacitación, en el cual se proporcione la información y los conocimientos necesarios para facilitar la incorporación a su nuevo puesto de trabajo, aún cuando este ya cuente con experiencia en otros establecimientos hospitalarios de las funciones a realizar. El proceso de orientación del nuevo funcionario proporciona las herramientas básicas de las funciones a desempeñar y le permitirá integrarse rápidamente al equipo de trabajo de la Unidad, reduciendo las ansiedades o temores, que comúnmente son generadas por el desconocimiento de la Unidad y las funciones que ha de realizar. PROPÓSITO Dar las herramientas básicas para facilitar la incorporación de un nuevo funcionario, generando un proceso de acompañamiento, orientación, socialización y seguimiento de la inserción laboral de la persona, orientado a generar sentido de pertenencia de la persona con su equipo de trabajo, la institución y con el servicio público. OBJETIVOS Conocer la Unidad de Farmacia. Apoyar al nuevo funcionario en el conocimiento de su cargo. Entregar o dar a conocer las funciones y expectativas de desempeño del nuevo funcionario/a. Colaborar con la integración de la persona al grupo humano con quienes trabajará. Apoyar el aprendizaje de las funciones y la gestión de éstos respecto del cargo que asume. 6

8 Dar a conocer las conductas y responsabilidades que asume. Incentivar el compromiso con sus funciones, la Unidad y la Institución. ETAPAS DEL PROCESO DE ORIENTACIÓN 1.- PRESENTACIÓN GENERAL DE LA UNIDAD DE FARMACIA El Jefe de Farmacia guía al nuevo funcionario al momento de su ingreso a todas las Sub-Unidades y lo presenta a los diferentes encargados de cada Unidad y los funcionarios que trabajan en ella. También en esta etapa le informa de las funciones básicas que se realizan en cada Sub-Unidad. 2.- ETAPA DE ORIENTACIÓN ESPECÍFICA En esta etapa el Jefe de Farmacia orienta al funcionario sobre las funciones generales de cada Sub-Unidad y además las funciones que debe realizar. 3.- ETAPA DE ORIENTACIÓN DE FUNCIONES A REALIZAR En esta etapa el profesional encargado de la Sub-Unidad donde se va a desempeñar el funcionario, lo orienta en forma directa sobre sus funciones encomendadas 4.- ETAPA DE EVALUACIÓN DEL PROCESO DE ORIENTACIÓN Se deberá evaluar en el plazo de a lo menos dos meses, al funcionario incorporado, por medio de la aplicación de Pautas Evaluación de los elementos de mayor prioridad asociados al proceso de orientación tanto general como especifica. RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE LA UNIDAD DE FARMACIA 7

9 Dar la bienvenida y presentar al nuevo funcionario en todas las Sub-Unidades de Farmacia. Entregar información completa sobre su cargo, lugar físico, su dependencia jerárquica, las funciones que realizará en general, con especial énfasis en aquellas funciones críticas, dar a conocer las funciones del equipo de trabajo, de su trabajo, de su unidad, cómo se relacionan con sus propias actividades y si corresponde los subalternos que serán de su dependencia. Indicar los aspectos más importantes de las funciones de la Unidad, su ámbito de acción, tipo de beneficiario que atiende y la relevancia de entregar un servicio de calidad al cliente. Hacer entrega física del puesto de trabajo, disponer que se entregue el inventario de equipos si corresponde, material de oficina y otros elementos facilitadores del desempeño del cargo como por ejemplo: lista de citófonos, teléfonos, nómina de autoridades y jefaturas, correos electrónicos, computador, clave de acceso a los sistemas informáticos, según funciones a desempeñar. Señalar la ubicación de otras dependencias y lugares relevante tales como: Unidades relacionadas, baño, casino, vestuarios, etc. Entregar información sobre formalidades en el trato con los usuarios, las jefaturas, subalternos y compañeros de trabajo, conducto regular, uso de uniformes y credencial de identificación y otras de igual naturaleza. Presentarle la persona que lo apoyará en sus primeros días de trabajo. PROCEDIMIENTO DE ORIENTACIÓN 1.- Presentación General: Bienvenida y acompañamiento del funcionario en la presentación de todos los integrantes de la Unidad. Charla de presentación de la Unidad: - Definición de la Unidad 8

10 - Misión - Visión - Objetivo general y específicos de la Unidad - Organización - Líneas de Dependencia Jerárquica - Canales de comunicación y formalidades - Planta Física - Equipamiento - Recursos humanos - Horario de Trabajo - Funciones y Actividades - Responsabilidades funcionarias - Organización del trabajo - Aspectos específicos de Seguridad del paciente, según funciones. - Normas, protocolos. - Procedimientos específicos - Manejo de Eventos adversos en la atención - Normas y disciplina 2.- Orientación al puesto de trabajo: Este proceso, corresponde a una orientación específica por parte del Jefe directo de la Sub-Unidad donde se le explicará sus funciones. a) Se le debe entregar una completa información sobre su cargo, lugar físico, su dependencia jerárquica, las funciones que realizará en general, con especial énfasis en aquellas funciones críticas. Se dará a conocer las funciones del equipo de trabajo, de su trabajo, de su unidad, cómo se relacionan con sus propias actividades y si corresponde los eventuales subalternos que serán de su dependencia. 9

11 b) Se le indicará los aspectos más importantes de las funciones, su ámbito de acción, tipo de beneficiario que atiende y la relevancia de entregar un servicio seguro y de calidad al cliente tanto interno como externo. c) Se le entregará físicamente el puesto de trabajo, además del inventario de equipos si corresponde, material de oficina y otros elementos facilitadores del desempeño del cargo como por ejemplo: lista de citófonos, teléfonos, nómina de autoridades y jefaturas, correos electrónicos, según funciones a desempeñar, etc. d) Se le debe indicar la ubicación de otras dependencias y lugares relevante tales como: Servicios clínicos, Unidades de Apoyo u otras Unidades relacionadas, baño, casino, vestuarios, etc. e) Se le entregará información sobre formalidades en el trato con los usuarios, las jefaturas, subalternos y compañeros de trabajo, conducto regular, uso de uniformes y credencial de identificación y otras de igual naturaleza. f) Se debe presentarle a la persona que lo apoyará en sus primeros días de trabajo. 3.- Evaluación del proceso de orientación del funcionario Una vez concluido el programa de orientación, este debiera tener una evaluación por parte de quien participó del programa, como asimismo, de todos quienes desempeñaron alguna función en el desarrollo del mismo, de tal forma, de evaluar el cumplimiento de los objetivos del programa y como una manera de recoger sugerencias para su mejoramiento futuro. Esta evaluación se realizará al tercer mes de su incorporación a la Unidad. ( Se adjunta Pauta de Evaluación) 10

12 Fecha: / / EVALUACION PROCESO DE ORIENTACIÓN Datos del Funcionario Nombre del Funcionario Fecha de ingreso en las Unidad: / / Fecha de Inicio Orientación: / / Fecha de Termino de orientación en el puesto: / / Componentes de la Orientación Señale SI o NO, en relación a la información recibida SI NO Recibió manual de orientación y otros Tuvo un recorrido por la Unidad Tuvo una primer entrevista con el Jefe inmediato de su puesto Fue presentado oficialmente a sus compañeros de trabajo Lo ubicaron en su área de trabajo Recibió orientación específica para el desempeño de sus funciones: Guías y protocolo Reglamentos internos de la Unidad Procedimientos 11

13 Manejo de eventos adversos Manejo de seguridad del paciente Está al tanto de sus responsabilidades, frente al uso de recursos informáticos? Le fue de utilidad la información recibida para el mejor desempeño en su puesto. Nombre y Firma del Funcionario Nombre y firma del Jefe inmediato DOCUMENTOS DE APOYO A LA ORIENTACIÓN El proceso de orientación en la Unidad deberá ser apoyado por elementos que faciliten la entrega de información al nuevo funcionario, los cuales serán: 1. Manual de Orientación del Funcionario (documentos escrito) 2. Pauta de Evaluación Proceso de Orientación. 3. Manual de funciones de la Unidad 4. Manual de procedimiento de la Unidad. 5. Sistema de Apoyo, descripción de la Unidad y sus funciones( Power point) Estos instrumentos de apoyo se entienden que forman parte del proceso de orientación del nuevo funcionario. 12

14 MANUAL DEL PROCESO DE ORIENTACIÓN DE LA UNIDAD DE FARMACIA 1. DEFINICIÓN DE LA UNIDAD DE FARMACIA La Unidad de Farmacia del Hospital Santiago Oriente Dr. Luis Tisné Brousse, es una Unidad de apoyo clínico, terapéutico integrado y funcionalmente establecido, dependiente de la Subdirección Administrativa del Hospital. Esta Unidad, tendrá como función, almacenar y distribuir medicamentos e insumos clínicos y no clínicos necesarios para satisfacer de forma oportuna, eficiente los requerimientos necesarios para mejorar la salud de los pacientes de este Hospital. Para cumplir con este objetivo, la Unidad de Farmacia está en constante coordinación con los Servicios Clínicos, Unidades de Apoyo y Administrativas del Hospital, estableciéndose las funciones y responsabilidades de cada integrante de la Unidad de Farmacia La Unidad de Farmacia está formada por las siguientes sub- unidades: I. UNIDAD DE FARMACIA: Farmacia de hospitalizados Farmacia de Urgencia 24 hrs. III. UNIDAD DE DISTRIBUCIÓN DE INSUMOS Dispensación de insumos Paquetización 2. MISIÓN Brindar servicios farmacéuticos a los pacientes hospitalizados, desarrollando una atención farmacéutica eficiente, segura, oportuna e informada contribuyendo al uso racional de medicamentos e insumos clínicos y no clínicos. Lo anterior, en coordinación, con los Servicios Clínicos y Unidades de Apoyo logrando un trabajo en equipo y uso eficiente de los recursos financieros, teniendo en consideración la 13

15 capacitación continua del personal en el manejo de tecnología avanzada que dispone el Hospital e incentivando el trabajo en equipo y manejo de buenas relaciones personales. 3. OBJETIVOS DE LA UNIDAD DE FARMACIA Objetivo General: Otorgar servicios farmacéuticos que conduzcan al uso racional de medicamentos e insumos y a la optimización del uso de los recursos financieros, con la finalidad de colaborar en la entrega de una atención de salud más oportuna, eficiente y de mayor calidad a nuestros usuarios. Objetivos Específicos: Optimizar la dispensación de medicamentos a través del sistema de dosis unitaria y sistema automatizado de dispensación. Optimizar la dispensación de insumos clínicos a través de armarios automatizados Mantener un arsenal farmacológico y de insumos clínicos actualizado a través del Comité de Farmacia, Abastecimiento y Farmacovigilancia Establecer procesos de almacenamiento y distribución de medicamentos, insumos clínicos y no clínicos del Hospital. Asegurar el cumplimiento de todos los procesos de las subunidades de Farmacia Capacitar en forma continua al personal sobre aspectos técnicos, atención al paciente y trabajo en equipo 4. DISTRIBUCIÓN DE LA PLANTA FÍSICA Y EQUIPAMIENTO La Unidad de Farmacia está formada por las siguientes sub-unidades: 14

16 1) Unidad de Farmacia: Hospitalizados y Urgencia 2) Unidad de Distribución de Insumos y Paquetización 4.1 UNIDAD DE FARMACIA DE HOSPITALIZADOS Y URGENCIA a) Distribución de la planta física considerando las siguientes áreas: Recepción de recetas Oficina de Químicos farmacéuticos Sala de reenvasado Lugar para estacionar los carros de transporte Bodega para almacenar medicamentos y sueros Sector donde se realiza la distribución de medicamentos y llenado de carros por sistema automatizado de dispensación de medicamentos Área administrativa de ingreso de recetas b) Equipamiento de la Unidad de Dispensación: Carros de transporte Caseteras individualizadas por Servicio, paciente y pieza Maquina de dispensación de medicamentos automatizada Dos refrigeradores, uno destinado a vacunas y otro a medicamentos. El área de reenvasado está equipada con una reenvasadora de sólidos orales (excluyendo polvo) Cinco computadores y un mueble con llave para los medicamentos controlados Sistema neumático, para despachar medicamentos urgentes. 15

17 4.2 UNIDAD DE DISTRIBUCIÓN DE INSUMOS. a) Distribución de la planta física considerando las siguientes áreas: Recepción de pedidos de insumos Unidad de bodega Área Administrativa. b) Equipamiento de la Unidad de Distribución de Insumos: Estanterías tipo mecano para almacenar los insumos Estación de trabajo con computador. (para ingresar todos los productos y además rebajar los stock por Servicio Clínico de acuerdo a las solicitudes) Estantería para guardar la documentación Selladora para fraccionar o sellar insumos. 5. FUNCIONES DE LA UNIDAD DE FARMACIA 5.1 UNIDAD DE FARMACIA HOSPITALIZADOS Y FARMACIA DE URGENCIA Dentro de la Farmacia de Hospitalizados funciona la Farmacia de Urgencia que tiene como función principal, la dispensación de medicamentos durante las 24 horas. Esta Farmacia de Urgencia se encuentra físicamente inserta dentro de la Farmacia de Hospitalizados La Unidad de Farmacia es responsable de la dispensación de medicamentos, la cual se realiza de acuerdo a los siguientes mecanismos: 16

18 - Dosis unitaria - Reposición Inmediata - Reposición de stock Para realizar esta función es necesario que los medicamentos sean prescritos por profesionales facultados para ello, a través de una receta médica que cumplan los requisitos establecidos en el Código Sanitario. La Farmacia de Urgencia tiene como objetivo principal la dispensación de medicamentos y algunos insumos clínicos en forma inmediata y durante las 24 horas. Esto lo realiza vía estafeta o correo neumático. También es función de esta Unidad realizar reenvasado de medicamentos y control de inventario de Kardex. Además de la dispensación de medicamentos en la Farmacia se realizan otras funciones como: a) Mantención del Arsenal Farmacológico b) Programación de las necesidades de medicamentos del Hospital c) almacenamiento de Medicamentos en Kardex. d) Cumplir con las disposiciones reglamentarias vigentes para estupefacientes y psicotrópicos y otros medicamentos sujetos a control legal (D.S. Nº 466/84 Art. 24). e) Información técnica de medicamentos f) Información De Gestión de la Unidad. g) Control de stock de Medicamentos en los Servicios Clínicos, Unidades de Apoyo Clínicos. h) Coordinación con médicos tratantes de los Servicios clínicos para optimizar la terapia farmacológica de los pacientes. i) Reenvasado de medicamentos en dosis unitaria j) Registro de medicamentos en la cuenta corriente del paciente. 17

19 5.2 UNIDAD DE DISPENSACIÓN DE INSUMOS La sub unidad de distribución de insumos dispensa insumos que se cargan a los pacientes hospitalizados por sistema automatizado de dispensación. También se realizan diferentes paquetes de insumos. 18

20 6. ORGANIGRAMA DIRECCION SUB-DIRECCION ADMINISTRATIVA JEFE FARMACIA SECRETARIA FARMACIA CENTRAL INSUMOS F.HOSPITALIZADO 1 QF44 hrs+22 hrs 3 TP Farmacia F.URGENCIA 1 QF 22 hrs 8 TP Farmacia 1 QF 22 hrs 3 ADM 1 AUX. 19

21 7. RECURSOS HUMANOS o Jefe de Unidad: 1 Químico Farmacéutico Secretaria o Unidad Farmacia. - Farmacias Hospitalizados. 1 Químico Farmacéutico 44 hrs.y 22 hrs. 2 Técnicos Paramédicos de Farmacia 1 Administrativo - Farmacia Urgencia. 1 Químico Farmacéutico 22 hrs. 8 Técnico Paramédico o Unidad de dispensación Insumos: 1 Químico Farmacéutico (22hrs. semanales) 3 Administrativos 1 Auxiliar Servicio 20