PLAN DE COMUNICACIÓN DEL SERVICIO DE PERSONAL DOCENTE INVESTIGADOR, RETRIBUCIONES Y SEGURIDAD SOCIAL

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1 Página 0 de 7 PLAN DE COMUNICACIÓN DEL SERVICIO DE PERSONAL DOCENTE INVESTIGADOR, RETRIBUCIONES Y SEGURIDAD SOCIAL ELABORA REVISA APRUEBA FECHA /07/ /10/2013 FIRMA Asesor RR.HH. Equipo Servicio Jefe Servicio 0

2 Página 1 de 7 INDICE Pág. 1. OBJETIVO RESULTADOS A OBTENER CANALES ACCIONES DE COMUNICACIÓN PLANES DE ACCIÓN VOCABULARIO EN LA COMUNICACIÓN

3 Página 2 de 7 OBJETIVO La finalidad del Plan de Comunicación del Servicio de P.D.I., Retribuciones y Seguridad Social de la Universidad de Cantabria es la de difundir información y contenidos relacionados con la actividad del Servicio, intentando contribuir a que todos los grupos de interés tengan acceso fácil a la información, potenciando de ese modo el intercambio de ésta, así como la participación y la evaluación de la calidad del Servicio. Asimismo es objetivo del Plan identificar la información determinante para el Servicio y sus grupos de interés, estructurándola de tal forma que facilite a todos ellos la información y documentación de su interés al tiempo que les facilite el conocimiento y seguimiento de las actuaciones en los que ellos tengan interés particular. RESULTADOS A OBTENER INDICADOR VALOR OBJETIVO Porcentaje de disposición de página web actualizada % Reuniones anuales del equipo del Servicio para trazar las líneas estratégicas de comunicación del mismo... 4 Grado de satisfacción de la comunidad universitaria con las estrategias de comunicación realizadas... 3 sobre 5 Número de días en que se tarda en contestar solicitudes de información o consulta... 2 días Número de días en que se tarda en responder a una queja o sugerencia... 1 día Elaboración de Memoria anual del Servicio... 1 Número de Boletines Informativos lanzados... 6 Número de solicitudes de información/asesoramiento respondidas % Número de quejas y sugerencias respondidas % Número de respuestas obtenidas a encuestas CANALES: Buzón de quejas y sugerencias (Campus Virtual) Solicitudes de información (E-administración [SharePoint] y ) Web del Servicio Boletines electrónicos de Información Correo electrónico SharePoint (Espacio de Administración Electrónica del Servicio) Memoria anual del Servicio LimSurvey (gestión de encuestas) 2

4 Página 3 de 7 DESTINATARIOS GRUPOS DE INTERES RESPONSABLE DE COMUNICACIÓN CONTENIDO MECANISMO EVALUACIÓN DE COMUNICACIÓN PERSONAL SPDIRYSS Planes de mejora y/o Lista de correo electrónico reorganización Reuniones parciales Encuesta de Clima PERSONAL SPDIRYSS Implantación de proyectos Lista de correo electrónico Reuniones parciales PERSONAL SPDIRYSS Personal SPDIRySS Incidencias detectadas Lista de correo EQUIPO DE GOBIERNO Correo (electrónico/interno) Planes, estratégica (Rector, Vicerrectores, Gerente) Web Servicio / Intranet UC Cuestionario de percepción Incidencias o novedades en Correo (electrónico/interno) PDI, PAS, etc legislación, servicios, personas Web Servicio / Intranet UC UNIDADES FUNCIONALES UC de contacto, etc.. Redes sociales Encuesta de satisfacción USUARIOS INDIVIDUALES Encuesta Web (Limsurvey) Encuesta de satisfacción USUARIOS INDIVIDUALES Cambios en los servicios Convocatorias Lista de correo electrónico Encuesta de satisfacción PROVEEDORES, ALIADOS Correo electrónico Cambios en contacto, etc. Jefes de Sección Web del Servicio PUBLICO EN GENERAL ACCIONES DE COMUNICACIÓN Personal SPDIRySS Servicios SPDIRySS Convocatorias Web del Servicio Acción Objetivo del Mensaje Audiencia Medio Frecuencia Responsable Estado Evaluación Boletín informativo del SPDIRSS Novedades y eventos relevantes Comunidad Universitaria E mail Bimensual Ejecutado Carta de Servicios del SPDIRSS Información de compromisos del Comunidad Universitaria / Bianual / E mail / Web SPDIRSS Proveedores Permanente Ejecutado Encuesta de satisfacción Detección de necesidades y usuarios/clientes expectativas Plantilla de la UC E mail / LimeSurvey Anual Ejecutado Memoria del Servicio Información sobre actividad y gestión Plantilla de la UC y Órganos de Gobierno E mail / Web Anual / Permanente Ejecutado Novedades en la legislación Noticias relevantes que afectan a la Asesoría Jurídica, Auditoría Interna, E mail Puntualmente Jefe Servicio Ejecutado 3

5 Página 4 de 7 sobre personal docente investigador, retribuciones y Seguridad Social Envío de certificados de percepciones a personal externo Comunicación de altas y bajas a Unidades y Servicios que tienen necesidad de conocimiento de dichas alteraciones Comunicación de cambios en el nombramiento o cese de cargos académicos Convocatorias periódicas de reunión del equipo del Servicio Delegaciones de firma Plan Estratégico del Servicio Posicionamiento en redes sociales gestión del personal o las retribuciones y la Seguridad Social Envío telemático de los certificados de percepciones anuales a personal externo. Facilitar la actualización de datos a Servicios que requieren de conocer permanentemente de una relación actualizada de personas vinculadas con la UC Actualización permanente de ceses y nombramientos de cargos académicos Convocatorias periódicas del equipo del Servicio para analizar la marcha y valorar correcciones y/o acciones de mejora Información puntual de delegaciones de firma de cargos académicos, en especial del Rector Informar a usuarios y Gis en general de los planeamientos que el Servicio se fija para un periodo no inferior a dos años Unidad de Gestión de la Investigación, Servicio Gestión Académica, COIE, Servicio Personal PAS, Formación y Acción Social, etc Personal Externo E mail Anual Servicio de Infraestructuras E mail Permanente Servicios y Unidades administrativas de la UC Integrantes del Servicio de PDI, Retribuciones y Seguridad Social Integrantes del Servicio de PDI, Retribuciones y Seguridad Social Plantilla de la UC, Servicios y Unidades administrativas de la UC y Órganos de Gobierno Jefe Sección Retribuciones y SS Jefe de Sección de PDI Ejecutado Ejecutado E mail Permanente Jefe Sección de PDI Planificado Outlook Mensual como mínimo Jefe Servicio Ejecutado E mail Permanente Jefe Servicio Planificado E mail Bi anual Jefe Servicio Ejecutado Crear cuenta de Twitter Sociedad Red Social Permanente Personal del Servicio Ejecutado 4

6 Página 5 de 7 PLANES DE ACCIÓN Elaborar un manual de procedimiento para actualizar la página web del Servicio. Establecer un protocolo de comunicación que acerque las actuaciones del Servicio a sus usuarios. Establecer encuentros de colaboración con los Servicios de PDI, Retribuciones y Seguridad Social de otras Universidades para intercambiar conocimientos, experiencias. Utilizar el soporte informático e Internet como herramienta fundamental de comunicación y difusión. Dar una respuesta rápida a las demandas de información. Dar a conocer internamente los servicios que ofrece el Servicio de P.D.I., Retribuciones y Seguridad Social. Elaborar, mantener y actualizar la web del Servicio y su espacio de Administración Electrónica. Implantar un sistema de recogida de datos para evaluación de la calidad del servicio. Desarrollo e implantación de sistemas coordinados con otros servicios. Proporcionar a la Gerencia información relacionada con las acciones del Servicio para que disponga en todo momento de información actualizada. Presentar de forma periódica, a los órganos competentes, informes de situación de la actividad que desarrolla el Servicio. VOCABULARIO EN LA COMUNICACIÓN: Canales o soportes: Instrumento a través del cual se transmite el mensaje. Códigos: el lenguaje que se emplea en la comunicación Comunicación: Proceso de transmisión y recepción de ideas, información y mensajes. Comunicación ascendente: Esta comunicación fluye desde los subordinados a los superiores y continúa ascendiendo por la jerarquía organizativa. Comunicación cruzada: La comunicación cruzada incluye el flujo horizontal de información entre personas de niveles organizativos iguales o similares, y el flujo diagonal entre personas en diferentes niveles que no tienen relaciones de dependencia directa. Comunicación descendente: Este tipo de comunicación fluye de las personas situadas en los niveles más altos de la jerarquía organizativa hacia las que se encuentran en los niveles inferiores. Comunicación formal: es toda aquella comunicación fomentada por la Jefe del Servicio de la empresa y que fluye por los canales formalmente establecidos. Comunicación informal: es la comunicación que surge de forma espontánea en las organizaciones debido a la interacción social entre sus miembros, por lo que es tan variada, dinámica e inconstante como las personas. Dentro de ésta se incluye al rumor. Cuadro de mando: Herramienta de gestión que facilita la toma de decisiones, y que recoge un conjunto coherente de indicadores que proporcionan a la alta Jefe del Servicio y a las funciones responsables una visión comprensible del negocio o de su área de responsabilidad. La información aportada por el cuadro de mando, permite enfocar y alinear los equipos directivos, las unidades de negocio, los recursos y los procesos con las estrategias de la organización. Documento de mejora: Documento que contiene la información relativa al Plan de mejora existente en una entidad o Servicio. Emisor: la persona (o grupo de personas) que trata de hacer partícipe a otros de lo que él posee. Entidad: Entiéndase por entidad un Centro, un Departamento, un Servicio o 5

7 Página 6 de 7 cualquier unidad administrativa o de servicios, organizada de forma que tenga competencias directas sobre planes o procesos. Estrategia: Plan estructurado para lograr objetivos. Grupo de Mejora: Conjunto de personas que pretenden alcanzar propósitos u objetivos comunes (profesionales), tienen un sentido de identidad compartido, ofrecen oportunidades de participación e interacción entre sus miembros; están dotados de cohesión interna; tienen una estructura de funcionamiento y una duración limitada y medible en el tiempo. Indicador: Según la norma UNE (2003): Dato o conjunto de datos que ayudan a medir objetivamente la evolución de un proceso o de una actividad. Mensaje: la expresión del contenido de la comunicación. Misión: Objeto de ser de una entidad. Lo que la diferencia de otra de la misma naturaleza. Plan de Comunicación: Estrategias de comunicación que permiten a través de los medios y soportes adecuados cubrir las necesidades de comunicación que presentan los individuos y grupos que componen una organización. Procedimiento: conjunto de fases sucesivas de un fenómeno u operación artificial y que se caracteriza por estar definido explicita y documentalmente. Se trata de aquellos documentos que establecen las responsabilidades y los criterios seguidos en las actuaciones relacionadas con la standarización y la racionalización de tareas realizadas en la gestión y prestación de servicios. Son objeto de procedimiento aquellas facetas o conjunto de actividades que sean consideradas relevantes para una determinada área funcional en función de: el consumo de recursos, el impacto en la satisfacción de los usuarios, objetivos directivos u otro criterio previamente establecido. Proceso: conjunto de actuaciones, decisiones, actividades y tareas que se encadenan de forma secuencial y ordenada para conseguir un resultado que satisfaga plenamente los requerimientos del cliente al que va dirigido. Propietario del objetivo: Persona responsable de la realización de las acciones y recursos necesarios, para garantizar la consecución del mismo. Propietario del proceso: Persona responsable de la gestión del proceso asignado y por tanto de sus resultados, de su rentabilidad, y de la organización necesaria para el óptimo funcionamiento del proceso. Receptor: la persona o grupo de personas a quién se dirige el mensaje en un proceso de comunicación. Retroalimentación: el feedback, momento en el que el emisor se convierte en receptor para captar la comprensión, o la respuesta a su mensaje. La retroalimentación nos permite conocer el éxito de la comunicación. Ruido: entendemos cualquier tipo de interferencia producida durante el proceso de comunicación, que dificulta la circulación de los mensajes, o los desvirtúa. 6