Sede electrónica del Ayuntamiento de Valencia

Transcripción

1 Sede electrónica del Ayuntamiento de Valencia

2 Índice 1. Introducción Descripción del caso de negocio Registro electrónico Consultas personalizadas Facturación electrónica Nómina electrónica Solicitud de documentos Obtención directa de documentación por parte del Ayuntamiento Autoliquidaciones electrónicas Conclusión Cuadro resumen Descripción de los interesados del proyecto Entregables del proyecto La Sede Electrónica Interoperabilidad Carpeta ciudadana Gestores de servicio Verificador de documentos El Catálogo de Procedimientos Funcionamiento del Catálogo de procedimientos Generador de formularios Mantenimiento de tasas Calculador de tasas Servicios de integración Gestor Documental Funcionalidad del núcleo de gestión documental Modelo documental Implantación en otras Administraciones Públicas Página 2 / 17

3 1. Introducción El Ayuntamiento de Valencia, con la colaboración de Capgemini, puso en marcha en mayo de 2012 la nueva sede electrónica que pretende convertirse en la principal ventanilla de interlocución con los ciudadanos. La sede electrónica es accesible a través de internet en la siguiente dirección: A través de la sede electrónica los ciudadanos pueden acceder a los servicios prestados por el Ayuntamiento, realizando los trámites con las máximas garantías técnicas y jurídicas exigidas por la Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, así como por todo el marco legislativo derivado a partir de dicha ley. El proyecto de sede electrónica del Ayuntamiento es diferencial respecto a otras sedes electrónicas por ser el primero que permite acceder a un gran número de servicios de la Administración Electrónica disponibles en el contexto del Ayuntamiento de Valencia, la Generalitat Valenciana, así como en el ámbito Estatal. Todo ello sin perjuicio de la sencillez y de un uso intuitivo, y garantizando la accesibilidad de todos los servicios técnicamente factibles. La sede electrónica y catálogo de procedimientos forman parte de un ambicioso programa de proyectos cuya misión es incrementar la eficiencia y racionalizar los procesos administrativos a través de la renovación tecnológica del corazón de tramitación así como la revisión de los procesos administrativos del Ayuntamiento de Valencia Descripción del caso de negocio La justificación económica para la ejecución del proyecto se basa principalmente en los ahorros potenciales de costes tanto para el Ayuntamiento de Valencia como para los ciudadanos. La metodología para el cálculo de los costes tanto en la vertiente de costes internos de las Administraciones Públicas como en la vertiente del coste para el ciudadano, si bien está ampliamente desarrollada, es extensa de describir y está disponible a través del método simplificado de medición de cargas administrativas y de su reducción de la FEMP (Federación Española de Municipios y Provincias). Se presenta a continuación un resumen de los datos económicos que justifican la ejecución del proyecto. Desde el punto de vista del ciudadano los costes de realización de un trámite de manera presencial se descomponen en conceptos tales como el desplazamiento a los registros presenciales del Ayuntamiento, obtención de certificados y realización de copias, tiempos de desplazamiento, esperas y realización del trámite. Página 3 / 17

4 Para analizar y cuantificar los costes para el Ayuntamiento nos basaremos en los datos que representan el volumen de trabajo anual: instancias presentadas en los registros de entrada certificados emitidos notificaciones administrativas emitidas La valoración de los costes se ha realizado según la metodología con los siguientes datos económicos por concepto: Presentación de un trámite de manera presencial: 80 Presentación telemática de un trámite: 5 Notificación por correo certificado: 3 Notificación telemática: 0 Todo ello da un ahorro potencial de 26 millones de euros al año que repercutiría tanto en los ciudadanos como en el propio Ayuntamiento. La web municipal del Ayuntamiento de Valencia, y principalmente su Sede Electrónica, brindan a los ciudadanos y empresas multitud de servicios relacionados con la Administración Electrónica. Servicios que se pueden clasificar en servicios de tramitación y gestión; servicios de subscripción y servicios de información. Asimismo, el Ayuntamiento de Valencia hace uso de servicios de Administración Electrónica ofrecidos por otras instituciones para así reducir las cargas administrativas en la gestión municipal. Dado que la solución está consolidada, en los siguientes puntos se ofrecen los indicadores de reducción de cargas administrativas que ha supuesto la implementación de distintos servicios de Administración Electrónica en el periodo iniciados sobre la oficina virtual y continuados con la sede electrónica Registro electrónico El registro electrónico permite a la ciudadanía presentar solicitudes para iniciar trámites o bien realizar la subsanación de documentación de procedimientos ya iniciados en los que consta como interesado, sin necesidad de trasladarse a las dependencia municipales. Según el método simplificado, la diferencia entre presentar una solicitud presencialmente o presentarla electrónicamente se cuantifica en 75. Los ciudadanos han iniciado de forma electrónica trámites, lo que supone un ahorro acumulado de Consultas personalizadas La sede ofrece a través de su carpeta ciudadana la posibilidad de obtener información personalizada del estado de tramitación de los expedientes de los que un ciudadano es parte interesada, datos de empadronamiento, información tributaria, y en general consultar la información obrante en las bases de datos municipales. Estas consultas están cuantificadas según el método simplificado en 5, lo que unido a que los ciudadanos han realizado desde la puesta en marcha consultas personalizadas, se obtiene un ahorro de Facturación electrónica El Ayuntamiento de Valencia decidió impulsar el uso de la facturación electrónica mediante la implantación de una plataforma que le permita recibir e integrar en sus sistemas de información las facturas de sus proveedores de forma telemática. Se ha recibido 422 facturas electrónicas, lo que ha supuesto que proveedores, algunos de ellos ubicados fuera de nuestra ciudad, no se hayan tenido que desplazar a nuestras Página 4 / 17

5 dependencias para que sus facturas sean registradas. Teniendo en cuenta nuevamente que el ahorro que se estima, según el método simplificado, para estos casos es de 75, se ha conseguido un ahorro de Nómina electrónica Desde la puesta en marcha de la emisión electrónica de las nóminas, se ha puesto a disposición de los empleados del Ayuntamiento un total de nóminas. A partir de este dato, y teniendo en cuenta la valoración del coste directo que le atribuye el método simplificado, el Ayuntamiento ha podido obtener un ahorro de Solicitud de documentos Los ciudadanos pueden solicitar, mediante la web municipal y la sede electrónica, la emisión y obtención de certificados de empadronamiento y de justificante de pago de tributos así como de duplicados de los mismos. Este servicio evita desplazamientos innecesarios, y en el caso de la solicitud mediante la sede evita incluso la actuación de personal municipal para la emisión de documentos al ser un proceso totalmente automatizado. Se han emitido electrónicamente certificados de empadronamiento y duplicados y justificantes de pago, estimando el ahorro conseguido en este apartado por valor de Obtención directa de documentación por parte del Ayuntamiento El Ayuntamiento de Valencia tiene la posibilidad de obtener directamente cierta documentación obrante en otras Administraciones, previo consentimiento de los ciudadanos a dicha obtención, y que antes debía ser aportada por los mismos. Actualmente se está realizando la obtención directa de los siguientes documentos: Situación de deuda con la Seguridad Social (TGSS) Vida Laboral (TGSS) Informe Pensionistas Pensiones Actuales (INSS) Estar al corriente obligaciones tributarias (AEAT) Nivel de Renta (AEAT) Según el método simplificado de medición de cargas administrativas y su reducción, se consigue un ahorro de 5 por cada documento que se obtiene por este cauce en lugar de que sea aportado por el ciudadano. Se han solicitado y obtenido por esta vía, previo consentimiento de los interesados, un total de documentos. El uso de este servicio ha permitido un ahorro estimado de Autoliquidaciones electrónicas El pago de determinados impuestos y tasas municipales se realiza por el sistema de autoliquidación. En estos casos debe rellenarse un impreso en el que se indica la cantidad a pagar y que se presentará en la entidad bancaria autorizada para realizar el pago. Con objeto de simplificar este proceso, el Ayuntamiento de Valencia pone a disposición de los ciudadanos un servicio disponible en su web municipal, llamado gestor de autoliquidaciones, que permite autoliquidar los siguientes impuestos y tasas: Impuesto sobre el incremento de valor de los terrenos de naturaleza urbana (plusvalía) Impuesto sobre construcciones, instalaciones y obras Impuesto sobre vehículos de tracción mecánica Tasa por expedición de la Cédula de Habitabilidad Página 5 / 17

6 Tasa por actuaciones urbanísticas Tasa por servicio de bodas Tasa por prestación de servicios sanitarios Los ciudadanos han generado autoliquidaciones sobre los impuestos y tasas mencionadas anteriormente. Calculando un ahorro mínimo de evitar una entrega de documento en presencial, se estima un ahorro de 5 por autoliquidación, lo que supone un ahorro aproximado de Conclusión El uso de la Administración Electrónica y los servicios electrónicos que el Ayuntamiento ofrece a la ciudadanía están aportando un importante ahorro de costes tanto a los propios ciudadanos como al Ayuntamiento. Existe un conjunto importante de servicios ofrecidos en la web municipal, que no aparecen reflejados en este documento porque el método simplificado no ofrece criterios para medir su carga administrativa y el coste de su reducción, si bien su uso también supone un ahorro de costes significativo. Como ejemplo de estos servicios se puede nombrar: La cita previa Los servicios de subscripción como las alertas de polen; el registro de demandantes de VPP; Valencia Ya informa El buzón de sugerencias El perfil de contratante Cuadro resumen El siguiente cuadro refleja el ahorro estimado, según el método de simplificación de cargas administrativas, que ha supuesto el uso de los servicios citados. Servicio Ahorro Registro electrónico Consultas personalizadas Facturación electrónica Nómina electrónica Solicitud de documentos Obtención de documentación de otras AAPP Autoliquidaciones electrónicas Total: Página 6 / 17

7 El presupuesto del proyecto ha sido de entre costes internos y servicios y el potencial de ahorro en solo un año es de 26 millones de euros por lo que la justificación económica resulta evidente. Cabe destacar además que parte de la inversión en infraestructura hardware y licencias de software (gestor documental, bus de servicios, etc.), está siendo ya utilizada por otros servicios de Administración electrónica que se han construido y otros que se construirán en proyectos incluidos en el programa de proyectos de renovación tecnológica anteriormente mencionado, lo cual contribuirá a acelerar los plazos de retorno de inversión. El objetivo de la sede electrónica es obvio, y es maximizar el nivel de ahorro de la Administración mediante un incremento del uso de los servicios telemáticos y ampliando la oferta de servicios disponibles a través de este medio Descripción de los interesados del proyecto Del punto anterior se deduce que los principales actores beneficiarios del proyecto son la propia Administración Pública y los ciudadanos, pudiendo afirmar que es un proyecto que beneficia a la Sociedad en general. No obstante, a continuación se enumeran los principales actores impactados por la ejecución del proyecto: Ayuntamiento de Valencia: o o o Incremento de la eficiencia por la racionalización y simplificación de la arquitectura tecnológica. El mantenimiento de los procedimientos administrativos se convierte en una tarea más sencilla y la mayor parte de las operaciones de mantenimiento de los trámites disponibles en la sede electrónica no requieren de desarrollos técnicos complejos. Todo ello se traduce en una drástica reducción de costes. Reducción de los tiempos de adaptación a cambios normativos de los procedimientos existentes. Reducción de los tiempos de puesta en marcha de nuevos procedimientos Otras Administraciones Públicas: o Disponibilidad de una plataforma genérica, probada, y de fuentes abiertas para la implantación en distintas administraciones públicas con un alto grado de integrabilidad y un reducido coste de puesta en marcha de procedimientos Ciudadanos y Sociedad en general o o Posibilidad de realizar a través de internet la mayor parte de trámites existentes en el Ayuntamiento de Valencia. Optimización y racionalización de los costes de operación de la Administración Pública. 2. Entregables del proyecto 2.1. La Sede Electrónica La nueva sede electrónica del Ayuntamiento de Valencia, es un desarrollo propio de fuentes abiertas que pretende convertirse en referente de disponibilidad de servicios electrónicos personalizados con alto nivel de sofisticación. Página 7 / 17

8 Algunas características: Cumple escrupulosamente los requisitos de seguridad, identificación y autenticación electrónica establecidos en la Ley 11/2007 de Acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, en la Ley 3/2010 de Administración Electrónica de la Comunidad Valenciana y en la propia ordenanza reguladora del uso de la administración electrónica en el Ayuntamiento de Valencia que acaba de entrar en vigor. Se aumenta la relación y fidelización del ciudadano en la carpeta ciudadana, que permite: acceder a la información particular, realizar operaciones, cumplir trámites administrativos, recibir notificaciones, consultar el estado de tramitación, validar copias en papel de documentos validos electrónicos La sede permite iniciar trámites y dejarlos pendientes hasta obtener todos los documentos necesarios para acabar de realizar el trámite por registro de entrada, lo que supone ofrecer una carpeta de borradores al ciudadano que antes debía iniciarlos nuevamente. La sede electrónica es un ejemplo de interoperabilidad lo que nos permite dar servicios electrónicos personalizados con múltiples instituciones externas y aplicaciones internas de forma totalmente transparente al ciudadano. Se crea el tablón de edictos electrónicos donde se publican los actos y comunicaciones que en virtud de una norma legal o administrativa se hayan de publicar por este medio. Desde su puesta en marcha se han publicado edictos electrónicos. La publicación de un edicto lleva aparejada la obligación de constatar fehacientemente el momento de la publicación, requisito que la sede cumple utilizando un servicio de certificación de la publicación ofrecido por la Autoridad de Certificación ACCV. El Ayuntamiento tiene un universo de 334 procedimientos administrativos en su catálogo. La anterior oficina virtual permitía iniciar 30 procedimientos específicos. En la nueva sede, se pueden iniciar más de 263 procedimientos específicos. Que representan sobre el 87% de los 303 procedimientos municipales que se pueden iniciar a través de un registro. Página 8 / 17

9 La sede trabaja sobre un gestor documental corporativo, estructurado de forma homogénea con el catalogo de procedimientos administrativos municipales de forma que un cambio en cuanto al tipo, número de documentos o tasa se actualiza automáticamente en la sede electrónica. Este catálogo es actualizado de forma descentralizada por los servicios municipales y permite la gestión de versiones y su publicación en la sede, gestionar casos que nos permiten particularizar los procedimientos y, en caso que el procedimiento tenga una tasa, también permite gestionar cálculo de tasas Interoperabilidad La interoperabilidad de la Sede Electrónica del Ayuntamiento de Valencias es una de sus características más destacables y que merece un capítulo aparte. Esta sede interactúa de manera intensiva tanto con servicios y componentes ofrecidos por aplicaciones municipales, como con aplicaciones y servicios ofertados por otros organismos ya sea a nivel autonómico o estatal. La sede electrónica se sustenta sobre una plataforma de interoperabilidad orientada a servicios que se ha desplegado en el Ayuntamiento de Valencia como evolución de sistemas verticales a una arquitectura orientada a servicios. En la siguiente imagen se presenta un esquema de interoperabilidad en el que se reflejan las integraciones más importantes que dan soporte a la sede. Página 9 / 17

10 Entre las integraciones realizadas para la puesta en marcha de la sede cabe destacar, por ejemplo, la que resuelve la problemática de la representación electrónica. La Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, define en su artículo 23 las formas de representación, y posibilita a las Administraciones Públicas la habilitación a personas físicas o jurídicas para la realización de determinadas transacciones electrónicas en representación de los interesados. Por otro lado, el Ayuntamiento de Valencia en su Ordenanza municipal reguladora del uso de la administración electrónica capacita a los ciudadanos a actuar por medio de representantes en los trámites que se realicen por medios electrónicos ante el Ayuntamiento de Valencia. Entre las formas de representación se contempla la Representación habilitada en el Registro de Representación Electrónica de la Comunitat Valenciana. La sede está integrada, mediante una capa de servicios web, con el Registro de Representación Electrónica de la Comunitat Valenciana, lo que permite a los ciudadanos ejercer su derecho a ser representados electrónicamente de forma transparente previo otorgamiento de la representación en dicho registro. El Registro de Representación Electrónica de la Comunitat Valenciana está gestionado por la ACCV (Agencia de Tecnología y Certificación Electrónica) dependiente de la Generalitat Valenciana. Al iniciar la tramitación de un procedimiento, un ciudadano puede decidir cómo está actuando en dicho trámite. Puede actuar como interesado, o como representante de una persona física, siempre que mantenga otorgada tal representación en el Registro de Representación Electrónica. Otra posibilidad que ofrece la sede, es que un colegiado oficial pueda iniciar un procedimiento como representante de un tercero por el hecho de estar adherido a un convenio de representación. Dicho convenio debe haber sido firmado previamente por el Ayuntamiento, la ACCV y el Colegio Oficial correspondiente. Actualmente el Ayuntamiento de Valencia tiene firmado convenios de representación electrónica con el Colegio Oficial de Gestores Administrativos y con el Colegio Oficial de Graduados Sociales. Página 10 / 17

11 Selección de la representación electrónica Carpeta ciudadana Cuando un ciudadano accede a la carpeta ciudadana previa identificación, la sede muestra un resumen personalizado de la información que las distintas bases de datos municipales contienen del ciudadano que se ha identificado ante ella. Esta información proviene de las bases de datos de Ciudadano, Contribuyentes, Padrón y Expedientes. Además se indica en cuales de ellas está registrado el ciudadano identificado. Dentro de la carpeta ciudadana se puede consultar el estado de tramitación de las instancias, expedientes, información tributaria, datos de empadronamiento, multas de tráfico y O.R.A. y gestionar la representación electrónica. Desde la carpeta, el ciudadano puede consultar el estado de tramitación de sus instancias, no sólo de las iniciadas electrónicamente sino también de las presentadas en los registros presenciales. Esta consulta está conectada con el back-end de seguimiento de expedientes, lo Página 11 / 17

12 que permite facilitar información de instancias cuya fecha de presentación se remonta a El número de instancias cuya información está disponible a través de la sede se eleva a más de instancias. Se pueden consultar las instancias que se iniciaron actuando como interesado o como representante. De cada instancia se obtiene información de datos generales de la misma: su número de registro de entrada; fecha de presentación; en qué registro se presentó; el asunto. Quién la está tramitando actualmente y desde cuándo. Se tiene acceso a los documentos que acompañaron la presentación del trámite. Cabe la posibilidad de consultar la instancia presentada y si es preciso obtener el justificante de presentación. También es posible, aportar documentación a la instancia presentada por ejemplo por requerimiento de subsanación de documentación. Al igual que de las instancias, la sede facilita información de los expedientes en lo que el ciudadano autenticado consta como interesado o como representante. Puede ver los datos generales del expediente; su situación actual; los movimientos entre unidades administrativas; las actuaciones realizadas sobre él, así como los acuerdos adoptados. También es posible aportar documentación, siempre y cuando el expediente no se haya finalizado. El número de expedientes de los cuales la sede ofrece información, actualmente es de más de expedientes. La carpeta ciudadana dedica un apartado importante a la información tributaria, que mediante la oficina virtual tributaria, ofrece un conjunto de opciones destacables: consulta de recibos pendientes; recibos pagados; anulados; consulta de la situación tributaria de bienes inmuebles, vehículos, etc; gestión de domiciliaciones; pago mediante referencia de cobro. Entre las muchas opciones enumeradas, el ciudadano tiene disponible una lista de recibos y liquidaciones pendientes de pago, separados por concepto tributario y estado de tramitación (voluntaria; ejecutiva,..) Al seleccionar una de estas liquidaciones se obtiene el detalle de la misma y desde ese punto puede realizar el pago telemático de dicha liquidación. La oficina virtual tributaria contempla 3 tipos de pago telemático: Pasarela de pago (nuevo ejemplo de interoperabilidad, en este caso con red.es); pago a través de banca electrónica y pago con tarjeta. También se ofrece la posibilidad de obtener un documento cobratorio con el cual acudir a cualquier oficina de las entidades colaboradoras indicadas y efectuar el pago; e incluso realizar este pago mediante cajeros automáticos. En relación a la información tributaria, cabe destacar la autonomía que la sede ofrece al ciudadano para gestionar sus domiciliaciones. Un ciudadano puede gestionar la domiciliación de un tributo sin necesidad de que intervengan terceras personas. Lo mismo ocurre con la modificación de datos personales tributarios. El ciudadano tiene capacidad para modificar su información general, así como los datos de contacto Gestores de servicio Como un ejemplo más de la importancia que tiene la interoperabilidad en el diseño de la sede electrónica, ésta tiene capacidad de integrarse con las oficinas virtuales de aquellas empresas, fundaciones u organismos que ofrecen servicios de competencia municipal. Actualmente se encuentra integrada con la oficina virtual de Emivasa, empresa creada por el Ayuntamiento de Valencia y Aguas de Valencia, S.A. para gestionar el servicio público de suministro de agua, y con MCG, que se encarga de la gestión de multas de tráfico y O.R.A. Con Emivasa, a través de la sede, un ciudadano puede consultar el historial de sus facturas de agua; gestionar los datos de la domiciliación bancaria; introducir la lectura del contador; presentar una reclamación; solicitar el alta de un contrato de suministro; etc. Con respecto a la gestión de multas, una persona puede ver el detalle de la multa; pagarla de forma electrónica o imprimir una cara de pago de la misma y realizar el pago en un banco o cajero Verificador de documentos Como no podía ser de otra forma, la sede cuenta con verificador de documentos, que es un elemento que según la Ley 11/2007, debe estar presente en toda sede electrónica. Su cometido es permitir la validación de la autenticidad de una copia de un documento firmado electrónicamente y posibilitar su cotejo. Para ello se utiliza identificador único de documento Página 12 / 17

13 que se incorpora a toda copia verificable que la sede emite. Este identificador se incorpora, por ejemplo, en los certificados de empadronamiento emitidos por la sede electrónica o en los justificantes de presentación ante el registro electrónico de entrada El Catálogo de Procedimientos Se describe a continuación la solución Catálogo de procedimientos y motor de presentación de trámites que constituye el corazón de la presentación de trámites en la sede electrónica del Ayuntamiento de Valencia. En los siguientes apartados se describen los principales componentes de alto nivel de la solución así como las interfaces de comunicación más representativas, todo ello desde un punto de vista funcional. En la figura se ilustran los componentes de la arquitectura que se describen en los siguientes apartados: Funcionamiento del Catálogo de procedimientos El catálogo de procedimientos es uno de los componentes diferenciadores de la sede electrónica del Ayuntamiento de Valencia, no obstante, dicho componente no da servicio exclusivamente a la sede electrónica sino que constituye la fuente de información sobre los procedimientos administrativos iniciados a instancia o de oficio, para todos los sistemas del Ayuntamiento. La cualidad más significativa de este componente es la posibilidad de realizar completamente el proceso desde la definición hasta la puesta en marcha de un nuevo trámite sin necesidad de realizar un mantenimiento evolutivo de la sede electrónica. Página 13 / 17

14 La figura muestra el proceso de puesta en marcha de un nuevo trámite en la sede electrónica y, como es lógico, el primer paso consiste en recoger la información funcional sobre el procedimiento a modelar. Parte de dicha información será mostrada al ciudadano en forma de literatura descriptiva pero otra parte importante además de ser mostrada al ciudadano será utilizada por el motor de presentación para autoconfigurarse y tomar las acciones necesarias. La fase de parametrización es la que aglutina las tareas de índole más técnica. Sin embargo, la mayor parte de operaciones pueden ser realizadas por usuarios funcionales sin conocimientos técnicos. Incluso las pantallas, para conectar campos de datos del formulario de instancia con fuentes de datos en forma de web services, cuentan con interfaces gráficas que simplifican la configuración y la conexión del control de interfaz de usuario con el web service u origen de datos de base de datos. Así mismo, el cálculo de la tasa asociada al trámite puede ser definido de forma altamente flexible mediante un código interpretado en lenguaje javascript, el cual nos permitirá definir desde los cálculos más sencillos hasta los más complejos que requieran evaluar diversos campos del formulario de instancia y realizar comprobaciones por tramos, fechas o cualquier otro criterio. La publicación o puesta en marcha del trámite se puede realizar de forma inmediata o diferida, indicando la fecha de publicación del trámite. Será el gestor documental el encargado de liberar la publicación del trámite cuando venza la fecha de publicación. De la misma manera es posible configurar casos de un procedimiento que se despubliquen de forma automática para que otros entren en funcionamiento de forma automática, funcionalidad, especialmente útil ante un cambio de normativa que afecta a un caso de un procedimiento (por ejemplo, caso de familia numerosa que requiere aportar cierta documentación y que a partir de la entrada en vigor de una nueva ordenanza cambian los requisitos) Generador de formularios Este componente está basado en la herramienta open source Orbeon forms builder y permite diseñar de una forma amigable y con un alto grado de flexibilidad cualquier formulario para la recogida de datos del ciudadano. Entre las funcionalidades más destacables que aporta se encuentran las siguientes: Gran variedad de controles de usuario de tipo básico (etiquetas, cajas de texto, listas desplegables, botones de selección única (radial) o múltiple (check), calendario, etc. Definición de bloques o subformularios: posibilidad de definir bloques reutilizables facilitando la construcción y mantenimiento de los formularios (por ejemplo, datos del interesado, datos del vehículo, etc.) Multiidioma: posibilidad de agregar múltiples idiomas para un formulario. Renderización en modo edición o solo lectura. Integración asistida con orígenes de datos en web services o base de datos. Página 14 / 17

15 La herramienta cumple con el estándar W3C XForms. La integración de Orbeon forms builder ha buscado maximizar la cohesión para facilitar la actualización del componente open source y beneficiarse así de la evolución del motor de generación de formularios con nuevos componentes y funcionalidades Mantenimiento de tasas El módulo de mantenimiento de tasas es donde se define la lógica para el cálculo de la tasa para cada caso de procedimiento. El usuario accede a la definición de cada tasa de una forma sencilla a partir de la denominación del procedimiento y caso. Dispone de un entorno integrado para la edición y prueba de la lógica de la tasa Calculador de tasas El calculador de tasas es un servicio de integración (web service) especialmente significativo y que recibe como parámetro desde el sistema externo (la sede electrónica) el código de procedimiento y caso, así como el formulario de instancia con los datos aportados por el ciudadano y que se emplearán para calcular la tasa. El servicio comprueba que el par procedimiento y caso dispone de una tasa, y entonces extrae los datos y evalúa la función de cálculo devolviendo un valor numérico al sistema externo Servicios de integración El catálogo de procedimientos ofrece los datos al resto de sistemas a través de web services. Existe un amplio catálogo de servicios para obtener la lista de procedimientos, detalle de un procedimiento, lista de casos de un procedimiento, lista de valores de las taxonomías de clasificación, cálculo de la tasa, etc Gestor Documental El tercer bloque funcional requerido en la solución es la infraestructura de gestión documental, común al catálogo de procedimientos y aplicación consumidora de los servicios del catálogo (sede u otros sistemas). La integración de un gestor documental como componente base de la solución se decide en base a que gran parte de los servicios que provee constituyen un estándar de facto de la industria del software, de forma análoga a los servicios de un sistema de gestión de bases de datos. El bloque de gestión documental se abstrae en dos componentes que simbolizan en primer lugar la funcionalidad ofrecida por el sistema, y que no se desarrolla ad hoc para el mismo, y en segundo lugar la información que es gestionada por el sistema Funcionalidad del núcleo de gestión documental La funcionalidad empleada del gestor documental forma parte del catálogo habitual de este tipo de sistemas y se encuentra descrita en la abundante literatura existente en torno a este tipo de sistemas. El tipo de integración realizada en el diseño de la solución ofrece una capa de abstracción a nivel de framework de desarrollo que hace posible integrar cualquier gestor documental que disponga de los servicios requeridos por la solución. Así pues, es posible optar por productos open source como Alfresco o Nuxeo haciendo las correspondientes adaptaciones en la capa de abstracción Modelo documental Un aspecto propio de la solución que debe ser tenido en cuenta es la definición funcional de los contenidos (documentos, objetos multimedia como imágenes, video, etc. más sus metadatos) que se almacenan en el gestor documental. Esta definición constituye el modelo documental o metamodelo que rige el comportamiento del sistema de gestión documental. Si bien dicho modelo puede ser y es mucho más extenso (por ejemplo, noticias, edictos, contenido web de Página 15 / 17

16 la sede, etc.), nos ceñiremos a destacar la parte de definición que aplica al catálogo de procedimientos y motor de presentación de trámites. Así pues, se diferencian dos categorías de alto nivel en la taxonomía documental: A) Contenidos o elementos de configuración del sistema: Son los que se introducen desde el catálogo de procedimientos y sirven para almacenar la definición funcional del trámite. Incluye desde la definición (descriptiva y operativa) del procedimiento y sus casos relacionados, la definición xforms del formulario de instancia, así como manual del procedimiento, flujogramas y otro tipo de documentación relacionada con el procedimiento administrativo. B) Contenidos o documentos del trámite: Son los documentos generados por el sistema o aportados por el ciudadano durante la realización del trámite. Estos documentos empiezan siendo categorizados como borrador o partes de un trámite pendiente para terminar por ser consolidados durante el proceso de presentación y transferidos al subsistema de tramitación. Las capacidades funcionales del gestor documental (gestión de la retención y disposición, categorización para archivo histórico, flujos documentales, etc.) se aplican principalmente sobre este tipo de documentos. Si bien la documentación del trámite queda presentada desde la sede y con el ingreso en el subsistema de tramitación, el ciclo de vida de estos documentos continuará con la tramitación y algunos de ellos continuarán siendo gestionados de por vida en el sistema de archivo documental electrónico. 3. Implantación en otras Administraciones Públicas La solución planteada ha sido considerada como una de las más innovadoras en el Estudio comparativo de los Servicios Públicos online en los 20 mayores Ayuntamientos españoles realizado por la Fundación Orange. También se ha considerado como una de las mejores prácticas a compartir por otras administraciones locales, por lo que ha sido cedida para ser utilizada sin coste a otros ayuntamientos en el marco de la Red Española de Ciudades Inteligentes. A nivel metodológico se han identificado las fases a abordar en el proyecto de integración de la solución. Cuanto mayor sea la cobertura funcional proporcionada por la solución (menor gap ) menos tareas aparecerán en las siguientes fases y menos esfuerzo y tiempo será requerido hasta la puesta en marcha. Todos los componentes de aplicación están desarrollados con tecnología J2EE y para su despliegue requieren de un servidor de aplicaciones, siendo Tomcat versión 6 el que se ha probado en nuestro caso. Así mismo, a nivel de base de datos se ha integrado con Oracle 11g si bien no existen restricciones a priori que impidan su integración en otros SGBD como MySQL. En nuestro caso, se ha utilizado como herramienta de gestión de contenidos Oracle UCM, por lo que, en caso de no utilizar dicha herramienta, habría que replicarlo en otro gestor documental. La manera de abordar este cambio consistiría en implementar los métodos (buscar, leer, insertar, etc) de acceso al gestor documental específico dentro de la capa de integración o framework de aplicaciones. Página 16 / 17

17 Algunos servicios consumidos por el motor de presentación deben existir previamente en el entorno donde se integre el sistema. El ejemplo más claro es el de autoliquidaciones que, descrito de manera muy resumida, debe generar una referencia del pago a realizar que será comunicada a través de la pasarela de pago (red.es o GVA) a la entidad financiera seleccionada por el usuario, y ésta a su vez devolverá al Ayuntamiento a través del Cuaderno 60.2 para poder hacer los cuadres correspondientes en los sistemas financieros. Otros componentes no implementados en la sistema son la firma desatendida y generación de copia verificable que en el caso del Ayuntamiento de Valencia se integra con su portafirmas corporativo, y el propio applet de firma, que puede reemplazarse o el applet específico que cumpla con los requisitos corporativos de firma electrónica. Firmado electrónicamente por: Pedro Belenguer Guillén Servicio de Tecnologías de la Información y Comunicación Ayuntamiento de Valencia Página 17 / 17