MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. ALMACÉN JUDICIAL (Actualización 2016)

Transcripción

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2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ALMACÉN JUDICIAL (Actualización 2016) Guatemala, mayo de

3 ÍNDICE INTRODUCCIÓN 3 OBJETIVO DEL MANUAL 4 ALCANCE 4 NORMAS GENERALES DEL MANUAL 4 DESCRIPCIÓN DE LA DEPENDENCIA 5 OBJETIVO DE LA DEPENDENCIA 5 BASE LEGAL 5 FUNCIONES 6 POLITICA INSTITUCIONAL A LA QUE RESPONDE 6 ORGANIGRAMA UNIDAD 7 PROCEDIMIENTOS (DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE FLUJO) 8 PROCESO No. 1: ÁREA DE BODEGA Recepción de objetos Recepción de Valores Recepción de objetos de difícil o peligrosa conservación Destrucción de objetos por orden de Juez o Presidencia del Organismo Judicial Entrega de objetos al interesado Donación Exhibición de evidencia para peritaje Entrega de evidencia para audiencia o debate Subasta de objetos Ingreso a Bóveda externa. 41 PROCESO No. 2: ÁREA DE VEHÍCULOS Recepción de Vehículos Devolución de vehículos Donación de Vehículos Vehículos a subastar, inactivados en la Superintendencia de Administración Tributaria -SAT Entrega de vehículos en comiso para uso interno del Organismo Judicial Subasta de Vehículos 62 PROCESO No. 3: ÁREA DE ASESORÍA LEGAL 68 i

4 3.01 Solicitar, gestionar y procurar el comiso, la afección al Decreto Número del Congreso de la República de Guatemala, uso temporal o destrucción de bienes según las leyes vigentes 68 PROCESO No. 4: VALUACIÓN Valuación de bienes en comiso, que hayan sido declarados en afección al Decreto Número del Congreso de la República de Guatemala o pertenecientes al Organismo Judicial 71 GLOSARIO 73 ii

5 INTRODUCCIÓN El presente instrumento es parte fundamental para el desarrollo de las actividades administrativas y como auxiliar de la administración de justicia del Almacén Judicial del Organismo Judicial, pues consiste en el desarrollo del Manual de Procedimientos que tiene por objetivo describir los pasos que se deben seguir en cada uno de los procesos que se desarrollan para las actividades Administrativas y de ámbito Judicial. Con este Manual administrativo se pretende que cada empleado tenga el conocimiento de las actividades que debe realizar de manera exacta, así mismo que se fomente la colaboración con otro tipo de actividades que realizan otros compañeros y la relación existente entre los mismos. El manual de procedimientos, es el documento por medio del cual se describe la sucesión cronológica de las actividades más importantes del Almacén Judicial, especificando las tareas individuales de cada trabajador e identificando al responsable de las mismas, las que serán representadas por medio de diagramas de secuencia. 3

6 OBJETIVO DEL MANUAL El Manual de Procedimientos es una herramienta administrativa que proporciona a la organización parámetros para la realización de ciertas actividades que requieran la implementación de estándares de tiempo y de responsabilidad. ALCANCE El presente manual está enfocado a los procedimientos de guarda, conservación y venta en subasta pública de los bienes que dan lugar a la actividad jurisdiccional. La implementación del mismo tiene como fin, facilitar la realización de dichas actividades a todo el personal de la dependencia. NORMAS GENERALES DEL MANUAL Proporcionar una copia a cada empleado de la Unidad para que sea conocido por todos y sirva de guía al momento de ejecutar sus actividades. Deberá hacerse una revisión del contenido cada año para mantenerlo actualizado con relación a los cambios que se presenten e informar a los empleados sobre el fiel cumplimiento de los procedimientos que se establecen. Servirá como medio de comunicación entre los empleados y el encargado de la Unidad. Deberá emplearse como herramienta de control. 4

7 DESCRIPCIÓN DE LA DEPENDENCIA El Almacén Judicial, fue creado como dependencia administrativa de la Presidencia del Organismo Judicial, para la guarda, conservación y venta en su caso, de bienes muebles de lícito comercio, relacionados con hechos que dan lugar a la actividad judicial. Le corresponde la conservación y mantenimiento de toda evidencia que está bajo responsabilidad de los tribunales de justicia del país, así como realizar las diligencias correspondientes para la gestión adecuada de los diferentes comisos. Se encuentra estructurado por la Administración, Sub Administración y las Áreas de Apoyo Administrativo, Bodega, Vehículos, Asesoría Legal y los Almacenes Regionales y Departamentales; tal como se muestra en el organigrama de dicha Unidad. OBJETIVO DE LA DEPENDENCIA Ser una dependencia administrativa del Organismo Judicial, que se encarga de la guarda, custodia, conservación, venta y destrucción en su caso, de bienes muebles de ilícito comercio, relacionados con hechos que den lugar a la actividad judicial. BASE LEGAL Constitución Política de la República de Guatemala. Decreto 69-71, del Congreso de la República de Guatemala creación del Almacén Judicial. Código Penal. Código Procesal Penal. Acuerdos de Corte Suprema de Justicia y Presidencia del Organismo Judicial aplicables a la dependencia. Acuerdo No. 81/005 de la Presidencia del Organismo Judicial y de la Corte Suprema de Justicia Creación de la Dirección de Servicios de Gestión Tribunalicia y la Dirección de Servicios del Área Jurisdiccional. 5

8 Acuerdo Número de la Contraloría General de Cuentas, referente a normas de control interno que contiene la norma 1.10 y que literalmente dice: La máxima autoridad de cada ente público debe apoyar y promover la elaboración de manuales de funciones y procedimientos para cada puesto de trabajo y procesos relativos a las diferentes actividades de la entidad. FUNCIONES Guarda, conservación y venta en su caso, de bienes muebles de lícito comercio, relacionados con hechos que den lugar a la actividad judicial. Integrar al sistema digital los objetos a que se refiere el inciso anterior, con el objeto que forme parte del proceso de inventario y control de evidencia. Orden y funcionamiento administrativo del personal. Gestionar ante los Juzgados y Tribunales del país la pronta remisión de los objetos e instrumentos del delito y demás bienes muebles. Elaborar las actas correspondientes a la devolución de evidencia, siempre y cuando sea autorizada por el Juez Competente. Realizar gestiones ante la Presidencia del Organismo Judicial para realizar las subastas públicas. Valuar todos los bienes que serán subastados. Resolver todos los asuntos administrativos que sean ordenados por la Presidencia del Organismo Judicial. POLITICA INSTITUCIONAL A LA QUE RESPONDE Fortalecer la credibilidad del Organismo Judicial y la confianza de la población en la administración de justicia y en la prestación de otros servicios. Impulsar mecanismos de transparencia, buenas prácticas y anti-corrupción en el Organismo Judicial. Privilegiar acciones de fortalecimiento en la agilización de procesos. Dar continuidad al Sistema de Integridad Institucional y a las normas de comportamiento ético del Organismo Judicial. 6

9 ORGANIGRAMA UNIDAD El Almacén Judicial está conformado estructuralmente de la siguiente manera: PRESIDENCIA DEL ORGANISMO JUDICIAL DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE GESTIÓN TRIBUNALICIA ADMINISTRACIÓN ALMACÉN JUDICIAL SUB - ADMINISTRACIÓN ASESORÍA LEGAL APOYO ADMINISTRATIVO ÁREA DE BODEGA ÁREA DE VEHÍCULOS ALMACENES JUDICIALES REGIONALES Y DEPARTAMENTALES 7

10 PROCEDIMIENTOS (DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE FLUJO) PROCESO No. 1: ÁREA DE BODEGA 1.01 Recepción de objetos AJ Recepción de Objetos Pagina: 1/1 JUZGADO COMPETENTE / MINISTERIO PÚBLICO AUXILIAR DE BODEGA DIGITALIZADOR INICIO Elabora y presenta oficio para ingreso de bienes 1 Tipo de solicitud? 2 Ministerio Público Revisa si se adjunta orden de secuestro firmada por juez competente, causa o proceso, cadena de custodia, sellos y datos generales del oficio 3 Juzgado competente Revisa si se adjunta oficio firmado por juez competente, causa o proceso, cadena de custodia, sellos, datos generales del oficio 4 Requisitos completos? 5 SI Objetos embalados? 6 SI Recibe 17 NO Devuelve papelería al interesado 16 NO Revisa documentación con bienes físicos 8 Deja el bien embalado, haciendo constar por medio de una observación en el oficio (1) 7 NO Proceso de revisión correcto? 9 SI Recibe copia 15 Recibe oficio de notificación 14 Devuelve copia del oficio, al interesado 11 Firma y sella oficio y copia de ingreso 10 Almacena el bien, registra en el sistema y coloca etiqueta de identificación 13 Verifica lo recibido, ingresa al sistema firmando electrónicamente, y genera el formato habilitado. 12 FIN (1) Se debe anotar a mano en el oficio de ingreso del objeto lo siguiente: Se recibe el presente sobre, caja, bolsa, etc., con la indicación escrita y/o verbal de la persona que ingresa el oficio, de lo que contiene (La persona que ingresa el oficio debe firmar y sellar la observación). 8

11 1.01 Recepción de Objetos No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Juzgado competente / Ministerio Público DESCRIPCIÓN : Elabora y presenta oficio para ingreso de bienes. No. OPERACIÓN : 2 DESCRIPCIÓN : Si la solicitud es realizada por el Ministerio Público, continúa en operación número 3. Si la solicitud es realizada por Juzgado competente, continúa en operación número 4. No. OPERACIÓN : 3 DESCRIPCIÓN : Revisa si se adjunta orden de secuestro firmada por juez competente, causa o proceso, cadena de custodia, sellos y datos generales del oficio. No. OPERACIÓN : 4 DESCRIPCIÓN : Revisa si se adjunta oficio firmado por juez competente, causa o proceso, cadena de custodia, sellos, datos generales del oficio. No. OPERACIÓN : 5 DESCRIPCIÓN : Si los requisitos están completos, continúa en operación número 6. Si los requisitos no están completos, continúa en operación número 16. No. OPERACIÓN : 6 DESCRIPCIÓN : Si los objetos están embalados, continúa en operación número 7. Si los objetos no están embalados, continúa en operación número 8. No. OPERACIÓN : 7 DESCRIPCIÓN : Deja el bien embalado, haciendo constar por medio de una observación en el oficio. Se debe anotar a mano en el oficio de ingreso del objeto lo siguiente: Se recibe el presente sobre, caja, bolsa, etc., con la indicación escrita y/o verbal de la persona que ingresa el oficio, de lo que contiene (La persona que ingresa el oficio debe firmar y sellar la observación). Continúa en operación número 10. No. OPERACIÓN : 8 DESCRIPCIÓN : Revisa documentación con bienes físicos. No. OPERACIÓN : 9 DESCRIPCIÓN : Si el proceso de revisión es correcto, continúa en operación número 10. Si el proceso de revisión no es correcto, continúa en operación número 16. No. OPERACIÓN : 10 DESCRIPCIÓN : Firma y sella oficio y copia de ingreso. 9

12 No. OPERACIÓN : 11 DESCRIPCIÓN : Devuelve copia del oficio, al interesado. Continúa en las operaciones número 12 y número 15. No. OPERACIÓN : 12 RESPONSABLE : Digitalizador DESCRIPCIÓN : Ingresa al sistema, confronta el o los objetos con lo consignado en el oficio que remite el solicitante, luego confirma el correcto ingreso de los datos firmando electrónicamente en el sistema. Posteriormente el sistema genera el formato autorizado por Contraloría General de Cuentas, habilitando el registro para que el Auxiliar de Bodega pueda visualizar la información del mismo, para proceder con el almacenamiento del bien. No. OPERACIÓN : 13 DESCRIPCIÓN : Almacena el o los objetos donde corresponda y registra en el sistema la ubicación donde se almacena, coloca etiqueta de identificación que incluye la ubicación física del o los objetos y el correspondiente código asignado por el sistema. No. OPERACIÓN : 14 RESPONSABLE : Juzgado competente / Ministerio Público DESCRIPCIÓN : Recibe oficio de notificación y finaliza el procedimiento. No. OPERACIÓN : 15 RESPONSABLE : Juzgado competente / Ministerio Público DESCRIPCIÓN : Recibe copia y finaliza el procedimiento. No. OPERACIÓN : 16 DESCRIPCIÓN : Devuelve papelería al interesado. No. OPERACIÓN : 17 RESPONSABLE : Juzgado competente / Ministerio Público DESCRIPCIÓN : Recibe y continúa en operación número 1. 10

13 1.02 Recepción de Valores. AJ Recepción de Valores Pagina: 1/1 JUZGADO COMPETENTE / MINISTERIO PÚBLICO AUXILIAR DE BODEGA ADMINISTRADOR / SUB Y ENCARGADO DE BODEGA DIGITALIZADOR INICIO Elabora y presenta oficio para ingreso de valores 1 Tipo de solicitud? 2 Ministerio Público Revisa si se adjunta orden de secuestro firmada por juez competente, causa o proceso, sellos, datos generales del oficio y verifica si es en depósito o en comiso. 3 Juzgado competente Revisa si se adjunta oficio firmado por juez competente, causa o proceso, sellos y datos generales del oficio. Verifica el resguardo si es en depósito o en comiso. 4 Requisitos completos 5 SI Valores embalados? 6 NO NO Recibe 17 Devuelve papelería y valores al interesado 16 NO Verificación correcta? 10 Revisa documentación con valores físicos 9 SI A SI Recibe copia 15 Devuelve copia del oficio al interesado 12 Firma, sella oficio y copia de ingreso y observa embalaje en bolsa de evidencia del Organismo Judicial 11 Hace constar por medio de una observación en el oficio (1) 7 Observa desembalaje de los valores, realizado por el MP o Juzgado 8 Trasladan los valores a bóveda para su resguardo correspondiente 14 Verifica lo recibido, ingresa al sistema firmando electrónicamente, y genera el formato habilitado 13 A FIN Procedimiento: AJ 1.10 Ingreso a Bóveda Externa (1) Se debe anotar a mano en el oficio de ingreso de los valores lo siguiente: Se recibe el presente sobre, caja, bolsa, etc., con la indicación escrita y/o verbal de la persona que ingresa el oficio, de lo que contiene (La persona que ingresa los valores debe firmar y sellar la observación). 11

14 1.02 Recepción de Valores No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Juzgado competente / Ministerio Público DESCRIPCIÓN : Elabora y presenta oficio para ingreso de valores. No. OPERACIÓN : 2 DESCRIPCIÓN : Si la solicitud es realizada por el Ministerio Público, continúa en operación número 3. Si la solicitud es realizada por Juzgado competente, continúa en operación número 4. No. OPERACIÓN : 3 DESCRIPCIÓN : Revisa si se adjunta orden de secuestro firmada por juez competente, causa o proceso, sellos, datos generales del oficio y verifica si es en depósito o en comiso. No. OPERACIÓN : 4 DESCRIPCIÓN : Revisa si se adjunta oficio firmado por juez competente, causa o proceso, sellos y datos generales del oficio. Verifica el resguardo si es en depósito o en comiso. No. OPERACIÓN : 5 DESCRIPCIÓN : Si los requisitos están completos, continúa en operación número 6. Si los requisitos no están completos, continúa en operación número 16. No. OPERACIÓN : 6 DESCRIPCIÓN : Si los valores están embalados, continúa en operación número 7. Si los valores no están embalados, continúa en operación número 9. No. OPERACIÓN : 7 DESCRIPCIÓN : Hace constar por medio de una observación en el oficio. Se debe anotar a mano en el oficio de ingreso de los valores lo siguiente: Se recibe el presente sobre, caja, bolsa, etc., con la indicación escrita y/o verbal de la persona que ingresa el oficio, de lo que contiene (La persona que ingresa los valores debe firmar y sellar la observación). No. OPERACIÓN : 8 DESCRIPCIÓN : Observa desembalaje de los valores, realizado por el Ministerio Público o Juzgado. Continúa en operación número 11. No. OPERACIÓN : 9 DESCRIPCIÓN : Revisa documentación con valores físicos. No. OPERACIÓN : 10 DESCRIPCIÓN : Si la verificación es correcta, continúa en operación número 11. Si la 12

15 verificación no es correcta, continúa en operación número 16. No. OPERACIÓN : 11 DESCRIPCIÓN : Firma, sella oficio y copia de ingreso y observa embalaje en bolsa de evidencia del Organismo Judicial. No. OPERACIÓN : 12 DESCRIPCIÓN : Devuelve copia del oficio al interesado. Continúa en operaciones número 13 y número 15. No. OPERACIÓN : 13 RESPONSABLE : Digitalizador DESCRIPCIÓN : Ingresa al sistema, confronta el o los objetos con lo consignado en el oficio que remite el solicitante, luego confirma el correcto ingreso de los datos firmando electrónicamente en el sistema. Posteriormente el sistema genera el formato autorizado por Contraloría General de Cuentas, habilitando el registro para que el Auxiliar de Bodega pueda visualizar la información del mismo, para proceder con el almacenamiento del bien. No. OPERACIÓN : 14 RESPONSABLE : Administrador / Sub y Encargado de Bodega DESCRIPCIÓN : Trasladan los valores a bóveda para su resguardo correspondiente. Continúa en Procedimiento: AJ 1.10 Ingreso a Bóveda Externa y finaliza el procedimiento. No. OPERACIÓN : 15 RESPONSABLE : Juzgado competente / Ministerio Público DESCRIPCIÓN : Recibe copia y finaliza el procedimiento. No. OPERACIÓN : 16 DESCRIPCIÓN : Devuelve papelería y valores al interesado. No. OPERACIÓN : 17 RESPONSABLE : Juzgado competente / Ministerio Público DESCRIPCIÓN : Recibe y finaliza el procedimiento. 13

16 1.03 Recepción de objetos de difícil o peligrosa conservación. AJ Recepción de objetos de difícil o peligrosa conservación Pagina: 1/1 JUZGADO COMPETENTE / MINISTERIO PÚBLICO AUXILIAR DE BODEGA DIGITALIZADOR INICIO Elabora y presenta oficio para ingreso de bienes 1 Tipo de solicitud? 2 Ministerio Público Juzgado competente Revisa si se adjunta oficio firmado por juez competente, causa, cadena de custodia, sellos y datos generales del oficio 4 Revisa si se adjunta orden de secuestro firmada por juez competente, causa, cadena de custodia, sellos y datos generales del oficio y verifica si es en depósito o en comiso. 3 Requisitos completos? 5 NO SI Verifica el tipo de producto (Art. 4 Decreto del Congreso de la República de Guatemala) (1) 6 Recibe 17 Devuelve papelería al interesado para su corrección 16 NO De lícito comercio? 7 A Firma y sella oficio y copia de ingreso (2) 9 Revisa documentación con bienes físicos y realiza inventario 8 SI Recibe copia 15 Recibe oficio de notificación 14 Devuelve copia del oficio al interesado 10 Envía oficio al Juzgado / MP notificando de los objetos recibidos y archiva copia 13 Almacena el bien, registra en el sistema y coloca etiqueta de identificación 12 Verifica lo recibido, ingresa al sistema firmando electrónicamente, y genera el formato habilitado 11 FIN A (1) No se reciben productos de ilícito comercio tales como los descritos en la Ley de Narcoactividad. (2) Se debe anotar a mano en el oficio de ingreso de las sustancias lo siguiente: Se recibe el presente sobre, caja, bolsa, etc., con la indicación escrita y/ o verbal de la persona que ingresa el oficio, de lo que contiene (La persona que ingresa el oficio debe firmar y sellar la observación). 14

17 1.03 Recepción de objetos de difícil o peligrosa conservación. No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Juzgado competente / Ministerio Público DESCRIPCIÓN : Elabora y presenta oficio para ingreso de bienes. No. OPERACIÓN : 2 DESCRIPCIÓN : Si la solicitud es realizada por el Ministerio Público, continúa en operación número 3. Si la solicitud es realizada por Juzgado competente, continúa en operación número 4. No. OPERACIÓN : 3 DESCRIPCIÓN : Revisa si se adjunta orden de secuestro firmada por juez competente, causa, cadena de custodia, sellos y datos generales del oficio y verifica si es en depósito o en comiso. No. OPERACIÓN : 4 DESCRIPCIÓN : Revisa si se adjunta oficio firmado por juez competente, causa, cadena de custodia, sellos y datos generales del oficio. No. OPERACIÓN : 5 DESCRIPCIÓN : Si los requisitos están completos, continúa en operación número 6. Si los requisitos no están completos, continúa en operación número 16. No. OPERACIÓN : 6 DESCRIPCIÓN : Verifica el tipo de producto (Art. 4 Decreto del Congreso de la República de Guatemala). No se reciben productos de ilícito comercio tales como los descritos en la Ley de Narcoactividad. No. OPERACIÓN : 7 DESCRIPCIÓN : Si son de lícito comercio, continúa en operación número 8. Si no son de lícito comercio, continúa en operación número 16. No. OPERACIÓN : 8 DESCRIPCIÓN : Revisa documentación con bienes físicos y realiza inventario. No. OPERACIÓN : 9 DESCRIPCIÓN : Firma y sella oficio y copia de ingreso. Se debe anotar a mano en el oficio de ingreso de las sustancias lo siguiente: Se recibe el presente sobre, caja, bolsa, etc., con la indicación escrita y/o verbal de la persona que ingresa el oficio, de lo que contiene (La persona que ingresa el oficio debe firmar y sellar la observación). No. OPERACIÓN : 10 DESCRIPCIÓN : Devuelve copia del oficio al interesado. Continúa en operaciones número 11 y número

18 No. OPERACIÓN : 11 RESPONSABLE : Digitalizador DESCRIPCIÓN : Ingresa al sistema, confronta el o los objetos con lo consignado en el oficio que remite el solicitante, luego confirma el correcto ingreso de los datos firmando electrónicamente en el sistema. Posteriormente el sistema genera el formato autorizado por Contraloría General de Cuentas, habilitando el registro para que el Auxiliar de Bodega pueda visualizar la información del mismo, para proceder con el almacenamiento del bien. No. OPERACIÓN : 12 DESCRIPCIÓN : Almacena el o los objetos donde corresponda y registra en el sistema la ubicación donde se almacena, coloca etiqueta de identificación que incluye la ubicación física del o los objetos y el correspondiente código asignado por el sistema. No. OPERACIÓN : 13 DESCRIPCIÓN : Envía oficio al Juzgado / Ministerio Público notificando de los objetos recibidos y archiva copia. No. OPERACIÓN : 14 RESPONSABLE : Juzgado competente / Ministerio Público DESCRIPCIÓN : Recibe oficio de notificación y finaliza el procedimiento. No. OPERACIÓN : 15 RESPONSABLE : Juzgado competente / Ministerio Público DESCRIPCIÓN : Recibe copia y finaliza el procedimiento. No. OPERACIÓN : 16 DESCRIPCIÓN : Devuelve papelería al interesado para su corrección. No. OPERACIÓN : 17 RESPONSABLE : Juzgado competente / Ministerio Público DESCRIPCIÓN : Recibe y finaliza el procedimiento. 16

19 1.04 Destrucción de objetos por orden de Juez o Presidencia del Organismo Judicial. AJ Destrucción de objetos por orden de Juez o Presidencia del Organismo Judicial Pagina: 1 / 2 ADMINISTRADOR /SUB ÁREA DE ASESORÍA LEGAL JUEZ / PRESIDENCIA ENCARGADO DE BODEGA COMISIÓN DIGITALIZADOR AUXILIAR DE BODEGA INICIO Ordena a la Asesoría Legal del Almacén Judicial, elaborar el memorial de solicitud de destrucción de objetos ingresados por Juzgados y Tribunales 1 Solicita con visto bueno del administrador a Juez competente, la destrucción de bienes (por caducidad, ley, propiedad intelectual y contaminación ambiental), adjuntando informe de bodega (1) 2 Verifica caso y analiza 3 Recibe la negativa del juez 16 NO Es procedente la destrucción? 4 A SI Recibe orden de destrucción, se procede a verificar lugar, hora y fecha y según sea el caso se comisiona a personal del Almacén Judicial 6 Emite orden de destrucción 5 Procede a la destrucción de los bienes 9 Según programación, verifica presencia de los miembros de la comisión 8 Ubica físicamente los objetos a destruir 7 Elabora acta correspondiente para dejar constancia de los objetos destruidos 10 B (1) Número de causa, tipo de objeto a destruir y registro interno. 17

20 AJ Destrucción de objetos por orden de Juez o Presidencia del Organismo Judicial Pagina: 2 / 2 ADMINISTRADOR /SUB ÁREA DE ASESORÍA LEGAL JUEZ / PRESIDENCIA ENCARGADO DE BODEGA COMISIÓN DIGITALIZADOR AUXILIAR DE BODEGA Informa al Juzgado correspondiente sobre la destrucción (Adjunta certificación de acta) 11 B Recibe documentación, verifica los objetos, elabora acuse, descarga del sistema firmando electrónicamente y genera formato habilitado 12 Recibe acuse de Destrucción 13 Entrega documentación completa a Auxiliar de Bodega 14 Recibe documentación y archiva 15 FIN A 18

21 1.04 Destrucción de objetos por orden de Juez o Presidencia del Organismo Judicial. No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Administrador / Sub DESCRIPCIÓN : Ordena a la Asesoría Legal del Almacén Judicial, elaborar el memorial de solicitud de destrucción de objetos ingresados por Juzgados y Tribunales. No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Área de Asesoría Legal DESCRIPCIÓN : Solicita con visto bueno del Administrador a Juez competente, la destrucción de bienes (por caducidad, ley, propiedad intelectual y contaminación ambiental) adjuntando informe de bodega que contenga nmero de causa, tipo de objeto a destruir y registro interno. No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Juez / Presidencia DESCRIPCIÓN : Verifica caso y analiza. No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Juez / Presidencia DESCRIPCIÓN : Si es procedente la destrucción, continúa en operación número 5. Si no es procedente la destrucción, continúa en operación número 16. No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Juez / Presidencia DESCRIPCIÓN : Emite orden de destrucción. No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Administrador / Sub DESCRIPCIÓN : Recibe orden de destrucción, se procede a verificar lugar, hora y fecha y según sea el caso se comisiona a personal del Almacén Judicial. No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Encargado de Bodega DESCRIPCIÓN : Ubica físicamente los objetos a destruir. No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Administrador / Sub DESCRIPCIÓN : Según programación, verifica presencia de los miembros de la comisión. No. OPERACIÓN : 9 RESPONSABLE : Comisión DESCRIPCIÓN : Procede a la destrucción de los bienes. No. OPERACIÓN : 10 RESPONSABLE : Comisión DESCRIPCIÓN : Elabora acta correspondiente para dejar constancia de los objetos destruidos. No. OPERACIÓN : 11 RESPONSABLE : Administrador / Sub DESCRIPCIÓN : Informa al Juzgado correspondiente sobre la destrucción. (Adjunta certificación de acta). 19

22 No. OPERACIÓN : 12 RESPONSABLE : Digitalizador DESCRIPCIÓN : Recibe documentación, verifica los objetos, elabora acuse dirigido a autoridad competente y descarga del sistema confirmando el egreso a través de la firma electrónica, y genera formato habilitado por Contraloría General de Cuentas. No. OPERACIÓN : 13 RESPONSABLE : Juez / Presidencia DESCRIPCIÓN : Recibe acuse de cumplimiento de la instrucción girada de destrucción. No. OPERACIÓN : 14 RESPONSABLE : Digitalizador DESCRIPCIÓN : Entrega documentación completa a Auxiliar de Bodega. No. OPERACIÓN : 15 DESCRIPCIÓN : Recibe documentación y archiva, finalizando el procedimiento. No. OPERACIÓN : 16 RESPONSABLE : Administrador / Sub DESCRIPCIÓN : Recibe la negativa del Juez y finaliza el procedimiento. 20

23 1.05 Entrega de objetos al interesado. AJ Entrega de objetos al interesado Pagina: 1 / 2 JUZGADO COMPETENTE / MINISTERIO PÚBLICO AUXILIAR DE BODEGA DIGITALIZADOR ENCARGADO DE BODEGA ADMINISTRADOR / SUB ENCARGADO DE RATIFICACIÓN INICIO Elabora oficio para devolución/entrega de evidencia/bienes al interesado 1 Revisa si el oficio tiene la información completa tanto del objeto como de la persona interesada (1) 2 Completa requisitos 23 NO Devuelve papelería al interesado 22 Requisitos completos? 3 SI Reproduce copia de documento de identificación (2) 4 Revisa si la evidencia/ objeto se encuentra en el Almacén Judicial y traslada la información al Encargado de Bodega 5 SI Designa a la personal o trabajador que ratificará la firma personal o electrónicamente ante la Autoridad que ordenó 7 Evidencia en bodega? 6 NO Ratificación? 8 Física Firma y sello de recepción 25 B Juez o Fiscal Procede a la ratificación electrónica 10 Informa a la Autoridad competente que con la información proporcionada no se encuentra la evidencia, con visto bueno del Administrador / Sub 24 Realiza la ratificación de la orden de entrega de manera electrónica 9 Electrónica Se constituye al Juzgado que emitió la orden de devolución y solicita firma del Juez competente en forma personal 12 Confirma la ratificación electrónica y elabora oficio con visto bueno del Administrador / Sub 11 Traslada orden ratificada 13 A (1) Destinatario, datos de la evidencia, datos del interesado, firma y sello. (2) Documento Personal de Identificación -DPI-, gafete institucional. 21

24 AJ Entrega de objetos al interesado Pagina: 2 / 2 JUZGADO COMPETENTE / MINISTERIO PÚBLICO AUXILIAR DE BODEGA DIGITALIZADOR ENCARGADO DE BODEGA ADMINISTRADOR / SUB ENCARGADO DE RATIFICACIÓN A Ubica físicamente los objetos 14 Objeto embalado? 15 SI Entrega del contenido? 16 NO Total Recibe acuse 28 B Facciona el acta, entrega los bienes y el interesado firma de conformidad, elabora y envía acuse 27 Entrega bienes embalados al interesado, firmando el Acta correspondiente, dejando a su criterio el desembalaje 26 Parcial Fiscal Desembala los objetos y extrae los que se van a entregar, embalando nuevamente los objetos restantes 18 Solicita presencia de Fiscal para desembalar el objeto 17 Recibe documentación, verifica los objetos, elabora acuse, descarga del sistema firmando electrónicamente y genera formato habilitado 19 Recibe documentación y archiva 21 Regresa documentación a Auxiliar de Bodega 20 B FIN 22

25 1.05 Entrega de objetos al interesado. No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Juzgado Competente / Ministerio Público DESCRIPCIÓN : Elabora oficio para devolución/entrega de evidencia/bienes al interesado. No. OPERACIÓN : 2 DESCRIPCIÓN : Revisa si el oficio tiene la información completa tanto del objeto como de la persona interesada: Destinatario, datos de la evidencia, datos del interesado, firma y sello. No. OPERACIÓN : 3 DESCRIPCIÓN : Si los requisitos están completos, continúa en operación número 4. Si los requisitos no están completos, continúa en operación número 22. No. OPERACIÓN : 4 DESCRIPCIÓN : Reproduce copia de Documento Personal de Identificación -DPI-, gafete institucional. No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Digitalizador DESCRIPCIÓN : Revisa si la evidencia/objeto se encuentra en el Almacén Judicial y traslada la información al Encargado de Bodega. No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Digitalizador DESCRIPCIÓN : Si la evidencia está en bodega, continúa en operación número 7. Si la evidencia no está en bodega, continúa en operación número 24. No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Administrador / Sub DESCRIPCIÓN : Designa a la persona o trabajador que ratificará la firma personal o electrónicamente ante la Autoridad que ordenó. No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Administrador / Sub DESCRIPCIÓN : Si la ratificación es electrónica, continúa en operación número 9. Si la ratificación es física, continúa en operación número 12. No. OPERACIÓN : 9 RESPONSABLE : Encargado de Bodega DESCRIPCIÓN : Realiza la ratificación de la orden de entrega de manera electrónica. No. OPERACIÓN : 10 RESPONSABLE : Juzgado Competente / Ministerio Público (Juez o Fiscal) DESCRIPCIÓN : Procede a la ratificación electrónica. No. OPERACIÓN : 11 RESPONSABLE : Encargado de Bodega DESCRIPCIÓN : Confirma la ratificación electrónica y elabora oficio con visto bueno del Administrador / Sub. Continúa en operación número

26 No. OPERACIÓN : 12 RESPONSABLE : Encargado de Ratificación DESCRIPCIÓN : Se constituye al Juzgado que emitió la orden de devolución y solicita firma del Juez competente en forma personal. No. OPERACIÓN : 13 RESPONSABLE : Encargado de Ratificación DESCRIPCIÓN : Traslada orden ratificada. No. OPERACIÓN : 14 DESCRIPCIÓN : Ubica físicamente los objetos. No. OPERACIÓN : 15 DESCRIPCIÓN : Si el objeto está embalado, continúa en operación número 16. Si el objeto no está embalado, continúa en operación número 27. No. OPERACIÓN : 16 DESCRIPCIÓN : Si la entrega del contenido es Parcial, continúa en operación número 17. Si la entrega del contenido es Total, continúa en operación número 26. No. OPERACIÓN : 17 DESCRIPCIÓN : Solicita presencia de Fiscal para desembalar el objeto. No. OPERACIÓN : 18 RESPONSABLE : Juzgado Competente / Ministerio Público (Fiscal) DESCRIPCIÓN : Desembala los objetos y extrae los que se van a entregar, embalando nuevamente los objetos restantes. No. OPERACIÓN : 19 RESPONSABLE : Digitalizador DESCRIPCIÓN : Recibe documentación, verifica los objetos, elabora acuse de entrega dirigido Juzgado y descarga del sistema confirmando el egreso a través de la firma electrónica, y genera formato habilitado por Contraloría General de Cuentas. No. OPERACIÓN : 20 RESPONSABLE : Digitalizador DESCRIPCIÓN : Regresa documentación a Auxiliar de Bodega. No. OPERACIÓN : 21 DESCRIPCIÓN : Recibe documentación y archiva. Finaliza el procedimiento. No. OPERACIÓN : 22 DESCRIPCIÓN : Devuelve papelería al interesado. No. OPERACIÓN : 23 RESPONSABLE : Juzgado Competente / Ministerio Público DESCRIPCIÓN : Completa requisitos. Continúa en operación número 1. 24

27 No. OPERACIÓN : 24 RESPONSABLE : Encargado de Bodega DESCRIPCIÓN : Informa a la Autoridad competente que ordena la entrega de los objetos que con la información proporcionada no se encuentra la evidencia, con visto bueno del Administrador / Sub. No. OPERACIÓN : 25 RESPONSABLE : Juzgado Competente / Ministerio Público DESCRIPCIÓN : Firma y sello de recepción, finalizando el procedimiento. No. OPERACIÓN : 26 DESCRIPCIÓN : Entrega bienes embalados al interesado, firmando el Acta correspondiente, dejando a su criterio el desembalaje. No. OPERACIÓN : 27 DESCRIPCIÓN : Facciona el acta, entrega los bienes y el interesado firma de conformidad, elabora y envía acuse. No. OPERACIÓN : 28 RESPONSABLE : Juzgado Competente / Ministerio Público DESCRIPCIÓN : Recibe acuse y finaliza el procedimiento. 25

28 1.06 Donación. AJ Donación Pagina: 1 / 1 INSTITUCIÓN SOLICITANTE DE DONACIÓN (NO LUCRATIVA) PRESIDENCIA SECRETARIA ENCARGADO DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRADOR / SUB VALUADOR DIGITALIZADOR DEL DEPARTAMENTO INICIO Elabora solicitud de donación dirigida al Presidente del Organismo Judicial, especificando el o los bienes requeridos 1 Recibe solicitud y traslada al Almacén Judicial 2 Recibe expediente y traslada a donde corresponda 3 Verifica existencia de lo solicitado e informa 4 Existencia de lo solicitado? 5 A NO SI Recibe 16 Informa a Institución que realizó solicitud, que no hay bien 15 Informa al Administrador / Sub que no hay existencia 13 Informa a Presidencia que no hay existencia 14 Informa a Administración que si hay existencia y adjunta resolución o sentencia de comiso 6 Traslada informe de existencia a Valuador para realizar avalúo 7 Facciona Acta de avalúo y regresa expediente a Administrador o Sub 8 Ordena por medio de resolución la donación a la Institución solicitante y traslada al Almacén Judicial 10 Informa a Presidencia la existencia del bien y adjunta el comiso y el avalúo correspondiente 9 Recibe expediente completo, facciona Acta de donación y entrega el bien, informando a Presidencia de lo actuado 11 Verifica y descarga el bien del sistema firmando electrónicamente, genera formato habilitado 12 A FIN 26

29 1.06 Donación No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Institución solicitante de donación (No lucrativa) DESCRIPCIÓN : Elabora solicitud de donación dirigida al Presidente del Organismo Judicial, especificando el o los bienes requeridos. No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Presidencia DESCRIPCIÓN : Recibe solicitud y traslada al Almacén Judicial. No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Secretaria DESCRIPCIÓN : Recibe expediente y traslada a donde corresponda. No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Encargado del Departamento DESCRIPCIÓN : Verifica existencia de lo solicitado e informa. No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Encargado del Departamento DESCRIPCIÓN : Si hay existencia de lo solicitado, continúa en operación número 6. Si no hay existencia de lo solicitado, continúa en operación número 13. No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Encargado del Departamento DESCRIPCIÓN : Informa a Administración que si hay existencia y adjunta resolución o sentencia de comiso. No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Administrador / Sub DESCRIPCIÓN : Traslada informe de existencia a Valuador para realizar avalúo. No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Valuador DESCRIPCIÓN : Facciona Acta de avalúo y regresa expediente a Administrador o Sub. No. OPERACIÓN : 9 RESPONSABLE : Administrador / Sub DESCRIPCIÓN : Informa a Presidencia la existencia del bien y adjunta el comiso y el avalúo correspondiente. No. OPERACIÓN : 10 RESPONSABLE : Presidencia DESCRIPCIÓN : Ordena por medio de resolución la donación a la Institución solicitante y traslada al Almacén Judicial. No. OPERACIÓN : 11 RESPONSABLE : Administrador / Sub DESCRIPCIÓN : Recibe expediente completo, facciona Acta de donación y entrega el bien, informando a Presidencia de lo actuado. 27

30 No. OPERACIÓN : 12 RESPONSABLE : Digitalizador del Departamento DESCRIPCIÓN : Verifica y descarga el bien del sistema confirmando el egreso a través de la firma electrónica, y genera formato habilitado por Contraloría General de Cuentas. Finaliza el procedimiento. No. OPERACIÓN : 13 RESPONSABLE : Encargado del Departamento DESCRIPCIÓN : Informa al Administrador / Sub que no hay existencia. No. OPERACIÓN : 14 RESPONSABLE : Administrador / Sub DESCRIPCIÓN : Informa a Presidencia que no hay existencia. No. OPERACIÓN : 15 RESPONSABLE : Presidencia DESCRIPCIÓN : Informa a Institución que realizó solicitud, que no hay bien. No. OPERACIÓN : 16 RESPONSABLE : Institución solicitante de donación (No lucrativa) DESCRIPCIÓN : Recibe y finaliza el procedimiento. 28

31 1.07 Exhibición de evidencia para peritaje. AJ Exhibición de evidencia para peritaje Pagina: 1/1 JUZGADO COMPETENTE SECRETARIA ENCARGADO DE DEPARTAMENTO DIGITALIZADOR INICIO Presenta oficio para solicitar el bien para su exhibición 1 Recibe oficio y traslada al Encargado del Departamento 2 Recibe oficio, verifica requisitos y traslada a Digitalizador (1) 3 Verifica existencia del bien 4 Recibe 13 Devuelve al interesado 12 NO Requisitos completos y/o existencia del bien? 5 SI Ubica la evidencia físicamente 7 Entrega oficio a Encargado de Departamento indicando la existencia del bien 6 Embalado? 8 SI NO Exhibe la evidencia y se facciona el documento que respalda la exhibición de la evidencia (2) 10 Indica al interesado que el Fiscal debe presentarse a desembalar 9 Procede al resguardo de la evidencia 11 FIN (1) Verifica la correcta descripción de los bienes a entregar y datos del interesado, firma y sello y que esté dirigido al Almacén Judicial. (2) La evidencia será exhibida únicamente al Juez o Secretario del juzgado solicitante o la persona nombrada por el Juez. 29

32 1.07 Exhibición de evidencia para peritaje No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Juzgado competente DESCRIPCIÓN : Presenta oficio para solicitar el bien para su exhibición. No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Secretaria DESCRIPCIÓN : Recibe oficio y traslada al Encargado del Departamento. No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Encargado de Departamento DESCRIPCIÓN : Recibe oficio, verifica requisitos y traslada a Digitalizador. Verifica la correcta descripción de los bienes a entregar y datos del interesado, firma y sello y que esté dirigido al Almacén Judicial. No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Digitalizador DESCRIPCIÓN : Verifica existencia del bien. No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Digitalizador DESCRIPCIÓN : Si los requisitos están completos y/o si hay existencia del bien, continúa en operación número 6. Si los requisitos no están completos y/o si no hay existencia del bien, continúa en operación número 12. No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Digitalizador DESCRIPCIÓN : Entrega oficio a Encargado de Departamento indicando la existencia del bien. No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Encargado de Departamento DESCRIPCIÓN : Ubica la evidencia físicamente. No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Encargado de Departamento DESCRIPCIÓN : Si está embalado, continúa en operación número 9. Si no está embalado, continúa en operación número 10. No. OPERACIÓN : 9 RESPONSABLE : Encargado de Departamento DESCRIPCIÓN : Indica al interesado que el Fiscal debe presentarse a desembalar. No. OPERACIÓN : 10 RESPONSABLE : Encargado de Departamento DESCRIPCIÓN : Exhibe la evidencia y se facciona el documento que respalda la exhibición de la evidencia. La evidencia será exhibida únicamente al Juez o Secretario del juzgado solicitante o la persona nombrada por el Juez. 30

33 No. OPERACIÓN : 11 RESPONSABLE : Encargado de Departamento DESCRIPCIÓN : Procede al resguardo de la evidencia y finaliza el procedimiento. No. OPERACIÓN : 12 RESPONSABLE : Digitalizador DESCRIPCIÓN : Devuelve al interesado. No. OPERACIÓN : 13 RESPONSABLE : Juzgado competente DESCRIPCIÓN : Recibe y finaliza el procedimiento. 31

34 1.08 Entrega de evidencia para audiencia o debate. AJ Entrega de evidencia para audiencia o debate. Pagina: 1/1 JUZGADO COMPETENTE SECRETARIA ENCARGADO DE DEPARTAMENTO DIGITALIZADOR ENCARGADO DE RATIFICACIÓN INICIO Presenta oficio para solicitar el bien para su entrega 1 Recibe oficio y traslada al Encargado de Departamento 2 Recibe oficio, verifica requisitos y traslada a Digitalizador (1) 3 Verifica existencia del bien 4 Requisitos completos y/o existencia del bien? 5 NO Recibe 18 Devuelve al interesado 17 SI Juez Procede a la ratificación electrónica 10 Electrónica Ratificación? 8 Realiza la ratificación de la orden de entrega de manera electrónica 9 Traslada oficio a donde corresponda para ratificación 7 Física Elabora oficio con visto bueno del Administrador / Sub y hace entrega de la evidencia, traslada a Digitalizador 14 Entrega oficio a Encargado de Departamento indicando la existencia del bien 6 Se constituye al Juzgado que emitió la orden de devolución y solicita firma del Juez competente en forma personal 12 Traslada orden ratificada al Encargado de Departamento 13 Recibe notificación 16 Confirma la ratificación electrónica y elabora oficio con visto bueno del Administrador / Sub y hace entrega de la evidencia y traslada a Digitalizador para su respectivo descargo 11 Recibe documentación, verifica y descarga la evidencia del sistema firmando electrónicamente, genera formato habilitado y elabora acuse de entrega 15 FIN (1) La evidencia será entregada únicamente al Juez o Secretario del juzgado solicitante o la persona nombrada por el Juez. 32

35 1.08 Entrega de evidencia para audiencia o debate No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Juzgado Competente DESCRIPCIÓN : Presenta oficio para solicitar el bien para su entrega. No. OPERACIÓN : 2 RESPONSABLE : Secretaria DESCRIPCIÓN : Recibe oficio y traslada al Encargado de Departamento. No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Encargado de Departamento DESCRIPCIÓN : Recibe oficio, verifica requisitos y traslada a Digitalizador. La evidencia será entregada únicamente al Juez o Secretario del juzgado solicitante o la persona nombrada por el Juez. No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Digitalizador DESCRIPCIÓN : Verifica existencia del bien. No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Digitalizador DESCRIPCIÓN : Si los requisitos están completos y/o si hay existencia del bien, continúa en operación número 6. Si los requisitos no están completos y/o no hay existencia del bien, continúa en operación número 17. No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Digitalizador DESCRIPCIÓN : Entrega oficio a Encargado de Departamento indicando la existencia del bien. No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Encargado de Departamento DESCRIPCIÓN : Traslada oficio a donde corresponda para ratificación. No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Encargado de Departamento DESCRIPCIÓN : Si la ratificación es electrónica, continúa en operación número 9. Si la ratificación es física, continúa en operación número 12. No. OPERACIÓN : 9 RESPONSABLE : Encargado de Departamento DESCRIPCIÓN : Realiza la ratificación de la orden de entrega de manera electrónica. No. OPERACIÓN : 10 RESPONSABLE : Juzgado competente (Juez) DESCRIPCIÓN : Procede a la ratificación electrónica. No. OPERACIÓN : 11 RESPONSABLE : Encargado de Departamento DESCRIPCIÓN : Confirma la ratificación electrónica y elabora oficio con visto bueno del 33

36 Administrador / Sub y hace entrega de la evidencia y traslada a Digitalizador para su respectivo descargo. Continúa en operación número 15. No. OPERACIÓN : 12 RESPONSABLE : Encargado de Ratificación DESCRIPCIÓN : Se constituye al Juzgado que emitió la orden de devolución y solicita firma del Juez competente en forma personal. No. OPERACIÓN : 13 RESPONSABLE : Encargado de Ratificación DESCRIPCIÓN : Traslada orden ratificada al Encargado de Departamento. No. OPERACIÓN : 14 RESPONSABLE : Encargado de Departamento DESCRIPCIÓN : Elabora oficio con visto bueno del Administrador / Sub y hace entrega de la evidencia, traslada a Digitalizador para descargo de evidencia en el sistema. No. OPERACIÓN : 15 RESPONSABLE : Digitalizador DESCRIPCIÓN : Recibe documentación, verifica y descarga la evidencia del sistema firmando electrónicamente, generando el formato habilitado por Contraloría General de Cuentas y elabora acuse de entrega. No. OPERACIÓN : 16 RESPONSABLE : Juzgado competente DESCRIPCIÓN : Recibe notificación y finaliza el procedimiento. No. OPERACIÓN : 17 RESPONSABLE : Digitalizador DESCRIPCIÓN : Devuelve al interesado. No. OPERACIÓN : 18 RESPONSABLE : Juzgado competente DESCRIPCIÓN : Recibe y finaliza el procedimiento. 34

37 1.09 Subasta de objetos. AJ Subasta de objetos Pagina: 1 / 3 ENCARGADO DE BODEGA AUXILIAR DE BODEGA VALUADOR ÁREA DE ASESORÍA LEGAL ADMINISTRADOR / SUB DIRECTORA/ GESTIÓN TRIBUNALICIA ÁREA ADMINISTRATIVA DEL ORGANISMO JUDICIAL SECRETARIA COMISIÓN ADJUDICATARIO DIGITALIZADOR INICIO Elabora listado digital, registrando las características de cada bien (1) 1 Ubica físicamente y agrupa en partidas o lotes los bienes a subastarse 2 Valúa las partidas o lotes asignando precio base y facciona el Acta correspondient e 3 A Conforma el expediente el cual debe contener todos los documentos correspondiente s de una subasta y traslada al Área de Asesoría Legal 4 Recibe expediente completo y elabora proyecto de Resolución 5 Recibe expediente completo, lo revisa y traslada para visto bueno de la Dirección de Gestión Tribunalicia 6 Revisa expediente y proporciona visto bueno para la subasta correspondient e y traslada expediente a Presidencia 7 NO Presidencia Autoriza subasta? 8 SI Secretaría General de la Presidencia Traslada expediente completo a Auditoría Interna 9 Auditoría Interna Verifica expediente, emite dictamen y traslada a Presidencia 10 B (1) De conformidad con la naturaleza del bien el Administrador / Sub podrá solicitar un dictamen a la institución correspondiente. 35

38 AJ Subasta de objetos Pagina: 2 / 3 ENCARGADO DE BODEGA AUXILIAR DE BODEGA VALUADOR ÁREA DE ASESORÍA LEGAL ADMINISTRADOR / DIRECTORA/ ÁREA SUB GESTIÓN ADMINISTRATIVA DEL SECRETARIA COMISIÓN ADJUDICATARIO DIGITALIZADOR TRIBUNALICIA O.J. B Presidencia Recibe expediente, emite Resolución y traslada copia del mismo a la Secretaría de Comunicación Social y Protocolo para su publicación en el Diario Oficial y otro de mayor circulación 11 Elabora Forma de pago 220-C de cada partida adjudicada, entregándoselas a los adjudicatarios para que efectúen el pago en la agencia bancaria correspondiente 18 Notifica a los miembros de la Comisión designada para la subasta 14 Comunicación Social Publica conforme lo establece el Artículo 5 del Decreto (2) 12 Recibe el expediente 13 Da inicio al Acto de Subasta procediendo a adjudicar las partidas al mejor postor 16 Recibe notificación para integrar Comisión de Subasta 15 Facciona Acta de Adjudicación de conformidad con bases 17 C (2) Debiendo publicarse el aviso en el Diario Oficial y otro de mayor circulación, dentro de un plazo no menor de 15 días, ni mayor de

39 AJ Subasta de objetos Pagina: 3 / 3 ENCARGADO DE BODEGA AUXILIAR DE BODEGA VALUADOR ÁREA DE ASESORÍA LEGAL ADMINISTRADOR / SUB DIRECTORA/ GESTIÓN TRIBUNALICIA ÁREA ADMINISTRATIVA DEL O.J. SECRETARIA COMISIÓN ADJUDICATARIO DIGITALIZADOR C Recibe del adjudicatario las Formas de pago 220-C ya canceladas, verifica en el SDJ el pago efectuado e imprime constancia 21 Elabora la forma de entrega de partidas que contiene la descripción de los bienes e imprime 22 Entrega los bienes por partida o lote 23 Informa por escrito de lo acontecido en la subasta a Presidencia del Organismo Judicial 27 SI Facciona el Acta de Cancelación y cierre de subasta 24 Recibe la forma de pago 220-C de las partidas que le adjudicaron 19 Efectúa pago? 20 NO Pierde derecho de adjudicación (3) 29 Informa por escrito de lo actuado en la subasta a Presidencia del Organismo Judicial 26 Recibe los objetos y de conformidad firma 28 A Recibe expediente, verifica y descarga los objetos en el sistema firmando electrónicamente, genera formato habilitado 25 FIN A (3) En una próxima subasta, se incluirán las partidas con un 20% menos de su precio. 37

40 1.09 Subastas de objetos. No. OPERACIÓN : 1 RESPONSABLE : Encargado de Bodega DESCRIPCIÓN : Elabora listado digital, registrando las características de cada bien. De conformidad con la naturaleza del bien el Administrador / Sub podrá solicitar un dictamen a la institución correspondiente. No. OPERACIÓN : 2 DESCRIPCIÓN : Ubica físicamente y agrupa en partidas o lotes los bienes a subastarse. No. OPERACIÓN : 3 RESPONSABLE : Valuador DESCRIPCIÓN : Valúa las partidas o lotes asignando precio base y facciona el Acta correspondiente. No. OPERACIÓN : 4 RESPONSABLE : Encargado de Bodega DESCRIPCIÓN : Conforma el expediente el cual debe contener todos los documentos correspondientes de una subasta y traslada al Área de Asesoría Legal. No. OPERACIÓN : 5 RESPONSABLE : Área de Asesoría Legal DESCRIPCIÓN : Recibe expediente completo y elabora proyecto de Resolución. No. OPERACIÓN : 6 RESPONSABLE : Administrador / Sub DESCRIPCIÓN : Recibe expediente completo, lo revisa y traslada para visto bueno de la Dirección de Gestión Tribunalicia. No. OPERACIÓN : 7 RESPONSABLE : Directora / Dirección de Servicios de Gestión Tribunalicia DESCRIPCIÓN : Revisa expediente y proporciona visto bueno para la subasta correspondiente y traslada expediente a Presidencia. No. OPERACIÓN : 8 RESPONSABLE : Presidencia DESCRIPCIÓN : Si autoriza subasta, continúa en operación número 9. Si no autoriza subasta, finaliza el procedimiento. No. OPERACIÓN : 9 RESPONSABLE : Secretaría General de la Presidencia DESCRIPCIÓN : Traslada expediente completo a Auditoría Interna. No. OPERACIÓN : 10 RESPONSABLE : Auditoría Interna DESCRIPCIÓN : Verifica expediente, emite dictamen y traslada a Presidencia. 38

41 No. OPERACIÓN : 11 RESPONSABLE : Presidencia DESCRIPCIÓN : Recibe expediente, emite Resolución y traslada copia del mismo a la Secretaría de Comunicación Social y Protocolo para su publicación en el Diario Oficial y otro de mayor circulación. No. OPERACIÓN : 12 RESPONSABLE : Comunicación Social DESCRIPCIÓN : Publica conforme lo establece el Artículo 5 del Decreto Debiendo publicarse el aviso en el Diario Oficial y otro de mayor circulación, dentro de un plazo no menor de 15 días, ni mayor de 30. No. OPERACIÓN : 13 RESPONSABLE : Secretaria DESCRIPCIÓN : Recibe el expediente. No. OPERACIÓN : 14 RESPONSABLE : Administrador / Sub DESCRIPCIÓN : Notifica a los miembros de la Comisión designada para la subasta. No. OPERACIÓN : 15 RESPONSABLE : Comisión DESCRIPCIÓN : Recibe notificación para integrar Comisión de Subasta. No. OPERACIÓN : 16 RESPONSABLE : Comisión DESCRIPCIÓN : Da inicio al Acto de Subasta procediendo a adjudicar las partidas al mejor postor. No. OPERACIÓN : 17 RESPONSABLE : Comisión DESCRIPCIÓN : Facciona Acta de Adjudicación de conformidad con bases. No. OPERACIÓN : 18 DESCRIPCIÓN : Elabora Forma de pago 220-C de cada partida adjudicada, entregándoselas a los adjudicatarios para que efectúen el pago en la agencia bancaria correspondiente. No. OPERACIÓN : 19 RESPONSABLE : Adjudicatario DESCRIPCIÓN : Recibe la forma de pago 220-C de las partidas que le adjudicaron. No. OPERACIÓN : 20 RESPONSABLE : Adjudicatario DESCRIPCIÓN : Si efectúa pago, continúa en operación número 21. Si no efectúa pago, continúa en operación número 29 39