IMPLEMENTANDO UN SISTEMA DE INFORMACIÓN COMPUCLUB. Bogotá Colombia ESTADO DEL ARTE Y GESTION DE LA INFROMACIÓN INFORMACIÓN UNIDAD 1

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1 ESTADO DEL ARTE Y GESTION DE LA INFROMACIÓN IMPLEMENTANDO UN SISTEMA DE INFORMACIÓN UNIDAD IMPLEMENTANDO UN SISTEMA DE INFORMACIÓN Esta unidad permite al estudiante entender los conceptos básicos de un sistema de información, conocer la estructura de un sistema, sus componentes y funcionalidad. El estudiante establecerá las relaciones de los entes de información y sus respectivas características. A través de un ejercicio se desarrollará la implementación de estos conceptos. La información es un proceso dentro de la organización, conocer los estados de información en la empresa o negocio facilita los diferentes procesos de gestión para la toma de decisiones Este capítulo permite al estudiante entender los conceptos básicos de un sistema de información, conocer la estructura de un sistema, sus componentes y funcionalidad. El estudiante establecerá las relaciones de los entes de información y sus respectivas características. A través de un ejercicio se desarrollara la implementación de estos conceptos. La información es un proceso dentro de la organización, conocer los estados de información en la empresa o negocio facilita los diferentes procesos de gestión para la toma de decisiones. En este núcleo se especifica el alcance de las diferentes características que se pueden incluir en un sistema de información. COMPUCLUB Bogotá Colombia 2016

2 IMPLEMENTANDO UN SISTEMA DE INFORMACIÓN Objetivos - Establecer el ciclo de vida del sistema de información en las organizaciones y su estructura - Determinar los componentes de una base de datos y su funcionalidad Descripción del capitulo Este capitulo permite al estudiante entender los conceptos básicos de un sistema de información, conocer la estructura de un sistema, sus componentes y funcionalidad. El estudiante establecerá las relaciones de los entes de información y sus respectivas características. A través de un ejercicio se desarrollara la implementación de estos conceptos. La información es un proceso dentro de la organización, conocer los estados de información en la empresa o negocio facilita los diferentes procesos de gestión para la toma de decisiones. En este núcleo se especifica el alcance de las diferentes características que se pueden incluir en un sistema de información. ESTADOS DE LA INFORMACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN Las organizaciones cada día se enfrentan a un mundo cambiante y globalizado, que obliga a la toma de decisiones rápidas y efectivas. Para ello cuentan en muchas ocasiones con sistemas de información que permite mantener registros de las actividades en forma unificada y organizada. Para minimizar el riesgo en la toma decisiones administrativas y corporativas las empresas requieren de herramientas poderosas que permitan rápido análisis de su operación. La Gestión de la Información es una herramienta de la inteligencia de negocios que nos permite de manera rápida facilitar la toma de decisiones. Mediante el uso de herramientas tecnológicas el gerente, directivo o supervisores pueden contar con datos de la operación de sus departamento, empresa o unidad de negocio, la cual puede ser analizada y generar una buena toma de decisiones. Ejemplo: Un gerente de ventas desea conocer como es el comportamiento de ventas por ciudad, producto y vendedor del último trimestre, con el cual puede visualizar donde radica la problemática de cumplimiento de ventas de la organización. Los reportes de análisis o de gestión, son uno de los resultados de la gestión de información, para ello la unidad de negocio debe contar con registros de operación de ventas, estos registros son los que se evalúan y analizan. Los Usuarios del proceso de gestión de Información se pueden definir en:

3 DIRECCIÓN: Son los directores de la organización encargados de visualizar el futuro de las mismas pero analizando la realidad del comportamiento de sus propios indicadores. Los usuarios de dirección normalmente consumen datos para el análisis y toma de decisiones de variables globales y de la industria donde se desenvuelve la empresa. GERENCIA Y SUPERVISIÓN: verifican y auditan los procedimientos para que sean eficientes. La gerencia normalmente cumple un plan de acción que debe llevar a cabo. Para ello establece indicadores y está comparando continuamente la operación realizada con las metas establecidas. Para ello los usuarios de gerencia y supervisión requieren de un portal de gráficos con cifras significativas OPERACIÓN: interesados en los sistemas transaccionales en las operaciones de la organización, como la generación de la facturación. Son los encargados de registrar el día a día de una empresa en los sistemas de información Por qué es importante la Gestión de la Información? Las organizaciones pueden agilizar sus procesos y tener control sobre la información, predecir que será lo conveniente y tener control sobre todos los procesos, lo que le permitiría predecir comportamiento de la organización. La importancia en la Gestión de la información radica fundamentalmente en mantener en orden la información que se maneja en la organización, esto con el fin de realizar una administración correcta de la misma que permita llevarla a modelos de toma de decisiones que generen resultados reales en su comportamiento, el proceso en sí de generar este tipo de análisis y vincularlo como un proceso fundamental para cada uno de los movimientos se llama Inteligencia de Negocios. La gestión de información es parte de la inteligencia de negocios, se requiere para poder evaluar el comportamiento de una empresa. Se debe destinar un tiempo considerable por parte de la dirección, supervisores y coordinadores en establecer cuál es el modelo adecuado de datos donde se registre lo relevante de las operaciones de una unidad organizacional. Estas operaciones son las bases para la construcción y el análisis de los datos que se vuelven gráficos o reportes de datos CICLO DE VIDA DE LA INFORMACION EN LA ORGANIZACIÓN Proceso de Información en la organización Extracción Consolidación Explotación Visualización

4 Etapa De Extracción Corresponde a la etapa en la cual los sistemas transaccionales se encargan de la captura, proceso y generación de la información oficial de la empresa, en donde se cumple con los requisitos legales de contabilidad, control y demás elementos que se utilizan para la operación diaria de las organizaciones. En esta etapa, las aplicaciones comerciales y administrativas tales como: contabilidad, nómina, personal, inventario, facturación i y todas aquellas que solucionan un problema específico de la empresa, están produciendo información general y específica de acuerdo con las necesidades de los usuarios, pero que en general están diseñadas para producir los informes y documentos que se requieren en el control y estado diario, semanal y mensual de las operaciones regulares de la empresa. En este punto, el nivel de toma de decisiones estratégicas es muy incipiente, ya que los objetivos son otros diferentes. Esto no obvia que existan muchos sistemas transaccionales que ofrezcan algún tipo de información útil para algunas decisiones gerenciales. En general esta información registrada por los sistemas transaccionales, contiene muchos más datos que los que se requieren para la toma de decisiones, por lo cual se debe realizar un proceso de análisis y definición de la información requerida por los usuarios. En esta etapa también se obtienen los datos externos que afectan la operación de la organización. Estas fuentes externas pueden ser de muchos estilos y características y tienen la dificultad de que la empresa no tiene control sobre esa información, por lo cual su exactitud y la forma como se obtenga dependen de terceros. En la misma forma los formatos en que están contenidos son diferentes y en muchos casos carecen de un diseño y una estructura adecuada, por lo cual es necesario realizar procesos que mejoren esta información y la dejen factible de ser utilizada y aprovechada. Una vez se tiene la información producida por los sistemas transaccionales, se inicia la inteligencia del negocio, la cual corresponde al proceso de ajuste para realizar los análisis sobre las fuentes de datos existentes en la organización. Etapa De Consolidación Después del proceso de análisis empresarial y gerencial en profundidad, se realiza la selección de la información generada por los sistemas transaccionales y las fuentes externas, consolidando en una bodega de datos, toda la información necesaria para realizar los diferentes análisis requeridos por la dirección en la toma de decisiones que permitan la competitividad de la organización. En este punto, es necesario la aplicación de metodologías que permitan obtener una información depurada y consolidada, que responda a las necesidades de la empresa y que sirva para los análisis por realizar. Una metodología muy usada es la creación de data marts, los cuales corresponden a tablas de hecho generadas según las necesidades de un departamento en especial y que

5 posteriormente unidas a los otros data marts generados en la organización, conforman la bodega de datos. Las bodegas de datos son, estructuras de datos que seleccionan e integran los datos recolectados por los diferentes sistemas transaccionales y otras fuentes de datos. Son el instrumento para desarrollar la inteligencia del negocio y soportan la conversión de los datos en información. En muchos casos, es importante la asesoría de personas que tengan experiencia en la creación de estas bodegas, ya que es muy importante un trabajo exhaustivo y muy ordenado con los usuarios claves, para obtener una bodega eficiente y eficaz que sea la base para la aplicación de las herramientas que facilitan el análisis de los datos ya depurados filtrados y almacenados. Una vez tenemos una bodega de datos consolidada y con la información relevante definida por los usuarios, entramos en la etapa de explotación. Etapa De Explotación En esta etapa se comienzan a aplicar las herramientas existentes para dejar listos los datos de la bodega en manos de los usuarios, quienes deben estar en capacidad de empezar a aprovechar y explotar la información ya depurada y filtrada que hay en la bodega de datos. En esta etapa tenemos dos tecnologías que nos permiten realizar un proceso de explotación de los datos, con el fin de poder tomar mejores decisiones soportadas con información real de nuestra organización. La primera son los cubos OLAP1, los cuales se definen como una tecnología de bases de datos que maneja más de dos dimensiones y que permite ver desde diferentes dimensiones los datos almacenados en la bodega de datos. En los cubos OLAP, los datos se organizan jerárquicamente, creando información ordenada y consistente que contribuye a realizar un análisis dinámico de ella, no de transacciones sino de consultas e informes. Etapa De Visualización Una vez realizados los procesos de explotación y aplicadas las herramientas adecuadas para este proceso, viene una etapa donde lo realizado en el paso anterior se puede mejorar al aplicar herramientas que permiten una mejor visualización de los resultados, y que, de una manera gráfica y capaz de aprovechar los conceptos de color y diseño, ayudan a conocer lo que está sucediendo. En este punto es fundamental, la identificación de indicadores que faciliten el análisis de los datos y permitan crear los famosos tableros de control, Balance Scored Card. En general en esta etapa contamos con modelos y herramientas para extraer información estructurada e inteligente de las bodegas de datos, creando un conjunto de reglas, indicadores, preguntas y analizadores que permiten convertir los datos en información y realizar su observación.

6 TIPOS DE SISTEMAS DE INFROMACION EN UNA ORGANIZACIÓN Los sistemas de información se desarrollan y evolucionan en las organizaciones, inician en su estado natural conocido como datos crudos, los cuales salen de la operación de la organización, estos datos se conocen como sistemas transaccionales y registran todos los datos los cuales resultan de la operación de un negocio, ejemplo ventas, inventarios, horas de nomina entre otros. El segundo tipo de información que puede aparecer en una organización es el de inteligencia de negocios, los sistemas de inteligencia de negocios son sistemas en los cuales la información almacenada es de gran uso para la toma de decisiones. Esto permite que las decisiones se tomen de una manera mas ajustada al comportamiento de las operaciones de la empresa. El tercer tipo permite explotar los datos almacenados y permite observar comportamientos común de los datos, el caso mas practico es el comportamiento de las ventas, cuando se aplican análisis estadísticos sobre los datos los usuarios pueden determinar comportamientos que faciliten decisiones estratégicas sobre el negocio. Este tipo de sistema de información se conoce como Minería de datos Finalmente están los simuladores, los cuales permiten intercambiar los datos de una organización con sus variables exógenas, las variables de la economía permite simular el comportamiento de la organización en sus sector. SISTEMA TRANSACCIONAL Son aplicaciones comerciales y administrativas encargadas de registrar a diario y actualizando las bases de datos en tiempo real, los eventos y transacciones que ocurren en las organizaciones, tales como: Contabilidad, cartera, facturación, nomina, aplicaciones administrativas y en general todos los programas que permiten procesar y almacenar los sucesos diarios que afectan el funcionamiento de la empresa. Algunas características de los sistemas transaccionales son: Aplicaciones complejas Se basan en procesos y procedimientos Cambian periódicamente Buscan responder a las necesidades operativas de las personas de la organización Un sistema transaccional es un conjunto de datos que almacena la operación de la organización, estos datos se encuentran almacenados en una estructura específica Los sistemas de datos transaccionales se componen de: 1- Tablas 2- Registros 3- Campos Una tabla es el componente que se compone de registros, los registros a su vez se componen de datos o campos. Los campos, según la información que maneje, se clasifican en diferentes

7 tipos. Las tablas se pueden unir entre ellas y estas uniones se conocen como relaciones entre tablas. Ejemplo: Una organización desarrolla su proceso de ventas, para ello ha diseñado un conjunto de componentes que esta constituido por sus clientes, vendedores, productos y sucursales donde funciona la empresa. La organización maneja un registro de todas las ventas que realiza. De cada cliente la información básica que la empresa registra es: 1. Nombre del cliente 2. Teléfono 3. Dirección 4. Ciudad 5. Fax 6. Contacto principal 7. Mail contacto Cada uno de estos datos se conoce como campo, el conjunto de datos que hace referencia a un solo cliente se conoce como registro. El conjunto de registros, de todos los clientes se conoce como tabla de datos. Cada cliente tiene un conjunto de facturas, los cuales constituyen en otra tabla y para unirlos la tabla de clientes y la tabla de facturas se deben unir mediante un campo en común el cual puede ser el código del cliente o su identificación. En el gráfico se muestra una tabla de datos, las columnas son los campos de la tabla, cada fila corresponde a un registro y el conjunto de las filas forman una tabla de datos.

8 En el grafico se interpreta la unión de las tablas mediante el uso de un campo común. Los tipos de datos varían de acuerdo al programa de implementación. A continuación definimos los más generales. TEXTO Para introducir caracteres alfa-numéricos. (Cadenas de TEXTO O conjunto de palabras). NUMÉRICO: Para introducir valor numéricos únicamente. Algunos PROGRAMAS separan los tipos de datos en números enteros y/o decimales. VERDADERO/FALSO: Representan valores binarios en el sistema. Verdadero o FALSO. Algunos programas lo manejan como 0 (falso) y 1(verdadero). FECHA/HORA: Representan valores de fechas y horas en formatos Independientes. OBJETOS: Representan otros objetos definidos en caracteres ESPECIALES TALES Como imágenes, videos, música, etc. Normalmente estos poseen un tamaño extenso SISTEMA DE INTELIGENCIA DE NEGOCIOS La Inteligencia de Negocios es un proceso que se implementa en una organización, con el fin de analizar la operación de la misma y tomar decisiones basados en los datos histór ii icos generados en las empresas. En la inteligencia de negocios se recopilan, almacenan y analizan datos de la operación de las organizaciones en sus diferentes campos. El propósito de este, está en poder determinar las causas del por qué suceden las diferentes acciones en un escenario y momento determinado. Por otra parte la inteligencia de negocios sirve como herramienta para la toma de decisiones en las organizaciones, facilita analizar los datos que se producen como resultado de las operaciones que realiza la empresa o unidad. La inteligencia establece tres elementos importantes en una organización: recolección de datos, almacenamiento y resúmenes de datos. Los datos son totalizados u operados sobre las acciones básicas de las diferentes operaciones. Las diferentes áreas de la organización realizan actividades y procedimientos, los cuales producen datos históricos. Estos datos son almacenados en sistemas transaccionales que desarrolla o adquiere la empresa con el fin de que se registre la operación de la misma. Los sistemas que se usan para el almacenamiento de las transacciones diarias se conocen con el nombre de SGD Sistema de Gestión de Datos o Sistemas de Información Transaccional. El

9 objetivo de estos sistemas consiste en recolectar datos, validar la entrada de datos y almacenar la información en repositorios para su posterior consulta y procesos. Un ejemplo clásico de este tipo de resúmenes es el comportamiento de ventas de un departamento, empresa u organización, el análisis del comportamiento de ventas por cada uno de los vendedores, descubrir cuáles son las ventas de cada uno de estos vendedores en cada producto. En este informe también puede descubrirse las ventas del periodo que se han realizado. En general se podrá obtener cualquier análisis de información sobre las ventas de la empresa siempre y cuando se cuente con los datos básicos. Implementar soluciones de Inteligencia de negocios involucra muchos aspectos financieros, administrativos y tecnológicos: Desde lo financiero las organizaciones deben invertir fuertes sumas de dinero en tres aspectos: la adquisición de tecnologías, contratación de personal idóneo e inversión en las adaptaciones culturales de la empresa. Desde lo administrativo la implementación de las soluciones para proyectos de inteligencia de negocios debe soportar y respetar los procesos administrativos de la organización, Entender las técnicas aplicadas desde la planeación, organización, ejecución y control facilita incorporar la inteligencia de negocios en el día a día de la empresa. Finalmente desde lo tecnológico, la adquisición de hardware y software genera trauma en el comportamiento de la empresa, aunque se pude suponer que las organizaciones cuentan con la tecnología suficiente para la implementación de este tipo de proyectos Los usuarios de la inteligencia de negocios, son personas que cumplen con roles de supervisión y control. Para que este estado sea efectivo y se pueda implementar en una empresa se requiere contar con un sistema de gestión de datos SGD transaccional Beneficios de la inteligencia de negocios Manejar el crecimiento el reto para las empresas es evolucionar, es crecer Y esto significa cambio. Que tan ágiles son mis procesos para enfrentar los cambios y las necesidades puntuales de la empresa Control de costos el manejo de costos es el detonador que fuerza a muchas empresas a considerar una solución de inteligencia de negocios, para tener la capacidad de medir gastos y ver esto a un nivel de detalle que identifique la línea de negocio, producto, centro de costo, entre otras. iii Entender mejor los clientes las empresas almacenan toneladas de Información valiosa relacionada a sus clientes. El reto es transformar esta información en conocimiento y este conocimiento dirigido a una gestión comercial que represente algún tipo de ganancia para la empresa. Ventas Cruzadas, ventas incrementales, retención de clientes, anticipar nuevas Oportunidades, medición de efectividad de campanas e identificar los patrones de compras y/o comportamiento de los clientes hacen de la Inteligencia de negocios un elemento vital para lograr los objetivos de la empresa.

10 Indicadores de gestión los indicadores de desempeño me permiten representar medidas enfocadas al desempeño organizacional con la capacidad de representar la estrategia organizacional en objetivos, métricas, iniciativas y tareas dirigidas a un grupo y/o individuos en la organización. Dentro de las capacidades funcionales de los indicadores de gestión podemos mencionar: el monitoreo, análisis y la administración. monitorea lo procesos críticos de negocio y las actividades utilizando métricas que me den una alerta sobre un problema potencial o alguna gestión que debo realizar. analiza la raíz de los problemas explorando la información de múltiples perspectivas en varios niveles de detalles. administra los recursos y procesos para dirigir la toma de decisiones, optimizar el desempeño. Esto nos permite tener una visión global de la empresa con la capacidad de dirigir la organización en la dirección correcta. SISTEMA MINERÍA DE DATOS El sistema de minería de datos es un proceso de explotación de información, la información almacenada puede ser modelada a través de algoritmos estadísticos, Los modelos permiten definir el comportamiento de los datos bajo ciertas condiciones. Los componentes básicos de u sistema de minería de datos los constituye El modelo algorítmico de análisis estadístico La fuente de datos y esquema de almacenamiento Escenario de estudio Definición de variables de estudio Existen nueve modelos algorítmicos para el desarrollo de la minería de datos: Algoritmo de árboles de decisión de Microsoft Algoritmo de clústeres de Microsoft Algoritmo Bayes naive de Microsoft Algoritmo de asociación de Microsoft Algoritmo de clústeres de secuencia de Microsoft Algoritmo de serie temporal de Microsoft Algoritmo de red neuronal de Microsoft (SSAS) Algoritmo de regresión logística de Microsoft Algoritmo de regresión lineal de Microsoft La fuente de datos es un esquema especial, basado en el sistema transaccional, se debe definir una tabla de movimientos que analizar y cruzar tablas maestros. Las tablas de movimiento se conocen como tablas de hecho. Las tablas de hecho requieren de una o más llaves que permitan unir alas tablas maestras. Las tablas de hechos deben tener campos numéricos donde se va a aplicar los cálculos y análisis. El escenario de estudio es el proceso donde se determina el comportamiento de las variables de estudio. El tipo de datos y forma de comportamiento. Se plantea los casos a ejecutar y estudiar. Determina como es el almacenamiento de datos y qiue tipo de estadísticas puede proporcionar.

11 CONCLUSIONES Que es un sistema de información? Un sistema de información es un conjunto de datos que en forma organizada se puede generar información de datos para la toma de decisiones. La forma como se organiza un sistema de información depende del ciclo donde se encuentre. Los sistemas transaccionales se componen de campos, registros, tablas y bases de datos. Los sistemas de inteligencia de negocios, se componen de sistemas transaccionales contra un plan de estrategias. La minería de datos se compone de algoritmos de análisis, fuentes de datos, almacenamientos y caso de estudio B. Como es el ciclo de vida? Dependiendo el estado de la información el ciclo de vida puede estar en cuatro estados: a. Sistema transaccional b. Sistema inteligencia de negocios c. Minería de datos d. Simuladores C. Como se implementa un sistema? Se determina el problema a solucionar, en él se redacta la situación que se desea implementar o estudiar, dependiendo de estado en que se encuentre la información se deben tomar acciones especiales de operaciones. En general para implementar un sistema de información se debe definir: 1. Determine el caso y la situación que desea resolver 2. Plantee los componentes que desea implementar 3. Documente los componentes 4. Implemente la solución según el estado. BIBLIOGRAFÍA 1. Hacia la inteligencia de los negocios, Politecnico Grancolombiano, Fernando Davila Ladrón de Guevara 2. Guía de Análisis, Diseño e Implantación de Sistemas o Sistemas de Información 1, 2 y 3, word press.com. Luis Castellanos i Tomado de: sigma.poligran.edu.co/politecnico/apoyo/cuadernos/intelligence.pdf ii Tomado de : Pagina oficial Politecnico Granclombiano iii Tomado de: Pagina oficial Politecnico Granclombiano