Proceso: Administración de Bienes y Servicios. Subproceso: Control Patrimonial

Transcripción

1 Proceso: Administración de Bienes y Servicios Procedimiento: Control y Administración de Bienes Muebles (ABS-CP-P-02) CONTENIDO Descripción Políticas Responsabilidades y Autoridad para el Desarrollo Referencias Formatos y Anexos Página 1 de 21

2 I. Descripción Objetivo Verificar y controlar el inventario físico de bienes muebles asignados a las entidades académicas y dependencias, así como conciliar el resultado de las existencias físicas con los registros contables de la base de datos del SIIU a fin de mantener actualizado y depurado el inventario de bienes muebles. Alcance Es de observancia y aplicación al personal de las entidades académicas, dependencias y demás personal participante en este procedimiento. Definiciones y Terminología Bienes de activo fijo: Constituido por el conjunto de bienes muebles e inmuebles, requeridos para el funcionamiento normal de las operaciones propias de la universidad, que no están destinados para ser comercializados, sino para ser utilizado para los fines académicos y administrativos. Bienes en desuso: Son aquellos que han perdido su utilidad para la Universidad Veracruzana, principalmente por su deterioro, o la acción del tiempo o por haber concluido el contrato, convenio, proyecto o programa para el cual se adquirieron o recibieron. Bienes extraviados: Son los bienes de activo fijo que se pierden por descuido o negligencia del usuario. Bienes hacinados: Conjunto de cosas del mismo tipo que se amontona o pone con estrechez en un lugar. Bienes inservibles: Son aquellos que han sufrido una avería técnica y no son susceptibles de reparación o la misma no resulta rentable. Bienes muebles: Los bienes son muebles por su naturaleza o por disposición de la Ley. Son muebles por su naturaleza, los cuerpos que pueden trasladarse de un lugar a otro ya se muevan por si mismos o por efecto de una fuerza exterior, y son bienes muebles por determinación de la Ley, entre otros, las patentes, marcas y derechos de autor; la producción artística, literaria, científica y tecnológica; los productos químicos, biológicos y agropecuarios; los activos biológicos; los vehículos automotores, así como las donaciones de derechos y donaciones en especie Bienes no localizados: Bienes de activo fijo no encontrados en el momento del levantamiento físico del inventario, se consideran en esa situación porque pudieran haberse movido del área o espacio donde se encuentran asignados. Bienes obsoletos: Son aquellos que aun estando en condiciones de servir, han perdido su utilidad para la Universidad Veracruzana, en virtud de ya no reunir las características físicas o capacidades mínimas requeridas. Página 2 de 21

3 Bienes robados: Son los bienes de activo fijo extraídos de manera ilícita. Bienes sobrantes: Son los bienes de activo fijo que están de más en una Entidad Académica o Dependencia, pertenecientes a otra, que resultan del levantamiento físico del inventario. Circular: Documento en el cual se comunica la obligación a las Entidades académicas y dependencias de realizar el LFI anual. CUTAI: Coordinación Universitaria de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales. DCP: Dirección de Control Patrimonial. Denuncia de Hechos: Es la denuncia de eventos ocurridos, ante el Ministerio Público Investigador que corresponda. Donativo: Corresponden a los bienes muebles e inmuebles que ceden a la Universidad Veracruzana personas físicas o morales. Guarda: Acción de conservar en buen estado un bien asignado para el ejercicio de las actividades institucionales HERMES: Sistema de Administración y Seguimiento de Correspondencia de la Universidad Veracruzana. Inventario: Representa el valor de los bienes propiedad de la Universidad Veracruzana destinados a la venta, a la producción o para su utilización. Inventario físico: Es la verificación periódica de las existencias con que cuenta la Universidad Veracruzana y se deberá realizar por lo menos una vez al año, preferentemente al cierre del ejercicio (LGCG). LFI: Levantamiento Físico del Inventario. Levantamiento físico del inventario: Consiste en la inspección física y recuento de los bienes muebles para comprobar su existencia y cerciorarse de que concuerden con el registro patrimonialcontable. Mobiliario y equipo: Conjunto de objetos necesarios para el desarrollo de las actividades cotidianas de las entidades académicas y dependencias, tales como: equipo de cómputo y tecnologías de la información, equipo médico y de laboratorio, instrumental médico y de laboratorio, equipo y aparatos audiovisuales, cámaras fotográficas y de video, muebles de oficina, estantería, etc. Resguardo: Documento firmado por el usuario o responsable de la custodia y guarda de un bien mueble patrimonio de la Universidad Veracruzana. SAFR: Secretaría de Página 3 de 21

4 SIIU: Sistema Integral de Información Universitaria. Transferencia: Es el cambio de un bien mueble de una entidad académica o dependencia a otra. II. Políticas Generales Regresar 1. Los titulares y administradores de las entidades académicas y dependencias son responsables de vigilar la guarda, conservación y posesión de los bienes a su cargo; manteniéndolos actualizados (Artículo 70 fracción III de la Ley Orgánica: Artículo 317 fracciones IX, XIX, XX y Artículo 336 fracción XV del Estatuto General. 2. Los miembros de la comunidad universitaria que incumplan en tiempo y forma con las obligaciones incluidas en este Procedimiento y las indicadas en la Legislación Universitaria aplicable, se harán acreedores a las infracciones y sanciones establecidas en los artículos 110 al 114, capítulo II de la Ley Orgánica en vigor. 3. La Dirección de Control Patrimonial y las Secretarías de es son las áreas responsables de registrar y controlar en el SIIU, el inventario de bienes muebles e inmuebles propiedad de la Universidad Veracruzana. 4. Los titulares y administradores de las entidades académicas y dependencias deberán elaborar el reporte Resultado Levantamiento Físico de inventario de Bienes Muebles y presentarlo en el momento de la verificación del LFI y Control de Bienes Semestral, Programado y por Proceso de Entrega-Recepción ante la DCP o SAFR que corresponda. 5. La desincorporación de bienes sólo podrá realizarse si se autoriza mediante Acuerdo del Rector(a). 6. La correspondencia y comunicación oficial con las entidades académicas y dependencias universitarias se realizará a través del Sistema de Administración y Seguimiento de correspondencia (HERMES). 7. La DCP y SAFR elaborarán respectivamente el acta administrativa y anexos de los resultados del LFI programado y del proceso de entrega-recepción, correspondiente a sus regiones, recabando la firma de los responsables del control patrimonial en las entidades académicas y dependencias; y la SAFR enviará copia del acta administrativa y anexos a la DCP. 8. La DCP es la dependencia responsable de integrar los resultados del LFI programado, semestral y del proceso de entrega-recepción de todas las regiones para proporcionar informes sobre el inventario consolidado del patrimonio universitario a la SAF y a los organismos fiscalizadores o de transparencia que se lo requieran. Página 4 de 21

5 LFI semestral: 9. Los titulares y administradores de las entidades académicas y dependencias deberán realizar las actividades necesarias que permitan cumplir en tiempo y forma con el LFI de manera semestral de los bienes muebles asignados, sujetándose a lo establecido en la circular correspondiente, con fundamento en los artículos 314, 317 fracciones XIX y XX, 336 fracción XIII y XIV del Estatuto General. 10. La Secretaría de instruirá, mediante comunicado oficial, la fecha de entrega del LFI de bienes muebles semestral. 11. Los titulares de las entidades académicas y dependencias deberán entregar el resultado del LFI semestral impreso con anexos y firmas autógrafas, a la DCP si corresponden a la región Xalapa, y a su SAFR si corresponden a las regiones externas. 12. El LFI semestral deberá incluir la verificación de la totalidad de los bienes muebles (del presente ejercicio y de años anteriores), asignados a la entidad académica o dependencia. 13. Los titulares y administradores de las entidades académicas y dependencias deberán realizar y preparar la documentación del total de los bienes muebles para el LFI programado y por proceso de entrega-recepción, con fundamento en el artículo 70 de la Ley Orgánica Fracción III. 14. La SAFR debe recibir los resultados del LFI semestral correspondientes a sus entidades académicas y dependencias, elaborar la bitácora y enviar el informe general a la DCP. LFI por proceso de entrega recepción: 15. La DCP y SAFR deberán verificar que las entidades académicas y dependencias hayan realizado el LFI por proceso de entrega-recepción, de los bienes muebles asignados, asentando los resultados y compromisos en actas administrativas de los funcionarios entrantes y salientes. 16. Los titulares y administradores de las entidades académicas y dependencias deberán realizar y preparar la documentación del LFI por el total de los bienes muebles asignados, para su proceso de entrega-recepción con fundamento en el artículo 336 fracción XVIII del Estatuto General; y entregar el resultado a la DCP, si se trata de la región Xalapa, y a su SAFR, si se trata de las otras regiones. En ambos casos, también se deberá entregar a la Contraloría General. LFI programado: 17. La DCP y la SAFR elaborarán el Programa Anual de Levantamientos Físicos (PALFI) (ABS-CP-F- 40), para la región correspondiente. 18. La DCP y SAFR deberán verificar que las entidades académicas y dependencias hayan realizado el LFI programado, de los bienes muebles asignados, asentando los resultados y compromisos en actas administrativas del titular y administrador. Página 5 de 21

6 Actualización de la información: 19. La DCP y SAFR son las áreas responsables de realizar los movimientos de transferencia entre las entidades académicas y dependencias. 20. Los bienes muebles a cargo de las entidades académicas y dependencias deberán permanecer dentro de las instalaciones, a excepción de aquellos que por su uso y/o razón justificada deban salir de las mismas, para lo cual será obligatorio cumplir con los requisitos del formato: Vale de salida de mobiliario y equipo (ABS-CP-F-14), mismo que tendrá una vigencia máxima de 6 meses a partir de la fecha de su emisión, el cual podrá ser renovado presentando el bien mueble para su verificación física. 21. Los titulares y administradores de las entidades académicas o dependencias: a. Deberán adherir a los bienes muebles que se registren en el patrimonio, la etiqueta de código de barras correspondiente; b. Deberán mantener actualizada y en buen estado la etiqueta de código de barras adherida y, en caso de existir daño en la misma, solicitar a la DCP o SAFR una nueva y adherirla inmediatamente. c. En caso de que la etiqueta de código de barras no haya sido adherida al bien mueble dentro de los 10 días hábiles siguientes a recibirla, por cualquier motivo: extravío, acción, omisión, negligencia o descuido, estarán obligados a solicitarla nuevamente con cargo a su presupuesto. d. Deberán actualizar y mantener disponibles los reportes de Resguardos de Bienes FWRMYQ del total de los bienes muebles asignados y en su caso, los formatos de Vale de salida (ABS-CP-F-14); así como, verificar que las características físicas de los bienes coincidan con las registradas en el SIIU (número de inventario, serie, modelo, marca, entre otros), con los datos impresos en la factura y con los datos del reporte Resguardos de Bienes FWRMYQ. e. Deberán realizar la actualización de las ubicaciones y de los responsables de los bienes muebles, a través de la forma: Cambio de ubicación de Activo Fijo FWACUAF. f. Solicitar autorización a la DCP y/o SAFR, para realizar las transferencias de los bienes muebles que estén bajo su resguardo, observando que la entidad académica o dependencia destino, lo utilice para los fines que fueron adquiridos. g. En caso de conocerse la sustracción, extravío, siniestro o destrucción parcial o total, de bienes muebles patrimonio de la Universidad Veracruzana o que se tengan bajo custodia, guarda y resguardo de la comunidad universitaria, deberán elaborar un acta administrativa con la presencia de dos testigos y deberá notificarlo por escrito, en un plazo no mayor a 24 horas, a la Dirección de Asuntos Jurídicos dependiente de la Oficina del Abogado General, con copia a su superior jerárquico inmediato, al Administrador de la entidad académica o dependencia, y a la Secretaria de, a través de la Dirección de Control Patrimonial o de la Secretaría de, según corresponda; conforme a lo establecido a los artículos 60 fracción II y 65 del Reglamento para el Control Patrimonial. Página 6 de 21

7 h. En caso de que el bien mueble haya sido robado o siniestrado, se deberá informar en un plazo no mayor a 24 horas, por comparecencia o por escrito, ante el Ministerio Público o a la Dirección Municipal de Protección Civil respectivamente. i. Deberán requerir a los responsables de cualquier daño producido a los bienes muebles propiedad de la Universidad Veracruzana, por actos u omisión imputables a ellos, o por incumplimiento e inobservancia a la legislación universitaria y/o procedimientos administrativos aplicables vigentes, debiendo restituir a satisfacción de ésta, los importes estimados de los daños y perjuicios causados, conforme a lo establecido a los artículos 67, 69, 70 y 71 del Reglamento para el Control Patrimonial. Regresar III. Responsabilidades y Autoridad para el Desarrollo El LFI de Bienes Muebles se divide en: 3.1 Semestral 3.2 Programado o por Proceso de Entrega-Recepción 3.1 LFI DE BIENES MUEBLES SEMESTRAL RESPONSABLE ACTIVIDAD SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Secretario de 1. Instruye a las entidades académicas y dependencias a través de circular, a realizar el LFI de bienes muebles semestral y enviar el resultado conciliado y sus anexos en la fecha y hora establecida en el calendario de entrega del LFI, a la DCP o a la SAFR, según corresponda. ENTIDADES ACADEMICAS Y DEPENDENCIAS Titular y Administrador de la entidad académica o dependencia Administrador 2. Reciben la circular, se dan por enterados e inician las actividades del LFI. 3. El titular, instruye al Administrador para que realice y prepare la documentación del total de los bienes muebles asignados a la entidad o dependencia. 4. Realiza el LFI por el total de los bienes muebles asignados, apegado a la Metodología: Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles (ABS-CP-OT-01). 5. Concilia los resultados obtenidos con los registros contables en el Sub Módulo de Activo Fijo del SIIU y determina el resultado, soportándolo con evidencia documental o digital. 6. Captura en la forma Resultado del Levantamiento Físico de Página 7 de 21

8 Titular de la entidad académica o dependencia Administrador / Titular de la EA o Dep/Persona asignada Inventario de Bienes Muebles (FWALFIB) y emite el Reporte con el mismo nombre (FWRLFIB) e integra sus anexos. 7. Turna el Reporte y sus anexos al titular de la entidad académica o dependencia. 8. Recibe, analiza y firma de autorización en el Reporte con sus anexos; asimismo, estampa el sello de la entidad académica o dependencia. 9. Entrega, o instruye al Administrador, o a quien designe, a que se presente a entregar el Reporte y sus anexos en la fecha y hora establecida en el calendario de entrega del LFI, a la DCP o a la SAFR, según corresponda. 10. Se presenta en la DCP o SAFR y entrega el Reporte con sus anexos en la fecha y hora establecida en el calendario de entrega del LFI. 11. Espera a que el personal de la DCP o SAFR, lo revise cuantitativa y cualitativamente. DIRECCIÓN DE CONTROL PATRIMONIAL O SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS REGIONAL Patrimonial o Secretario de Jefe de Departamento de Analista de Seguimiento 12. Recibe del titular, Administrador o a quien éste designe el Reporte Resultado del LFI de Bienes Muebles (FWRLFIB) y sus anexos; revisa y turna al Jefe de Departamento de Coordinador. 13. Recibe y verifica cuantitativamente el contenido del Reporte Resultado del LFI de Bienes Muebles (FWRLFIB) y sus anexos. 14. Turna el Reporte Resultado del LFI de Bienes Muebles (FWRLFIB) y sus anexos al Analista de Seguimiento, y supervisa sus actividades. 15. Recibe el Reporte con sus anexos, revisa que la documentación esté completa y cumpla cualitativamente los requisitos establecidos en la Metodología: Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles (ABS-CP-OT-01) conforme al Análisis del Resultado del LFI (ABS-CP-F-38). Si está completa y cumple los requisitos, continúa en el Punto Si están incompletos los anexos o contienen errores lo devuelve al Administrador de la entidad académica o dependencia. Y se le agenda cita para una revisión, indicando hora y día. Regresa el Punto Accede a la forma Resultado del LFI de Bienes Muebles (FWALFIB) en el Sub Módulo de Activo Fijo del SIIU, y completa el proceso de cierre de cada entidad académica o dependencia. 18. Captura en la Bitácora del Levantamiento Físico de Inventario (ABS- CP-F-36), las cifras de los bienes reportados por cada entidad académica o dependencia, anotados en el Reporte Resultado del LFI de Bienes Muebles (FWRLFIB) y soportadas con la evidencia documental de los anexos. Página 8 de 21

9 Registro y Actualización o Analista de Actualización Analista de Validación de Bienes Muebles Registro y Actualización o 19. Valida las cifras de los bienes de cada Reporte de Resultado del LFI de Bienes Muebles (FWRLFIB), y las compara con las cifras de la Bitácora (ABS-CP-F-36). 20. Separa los anexos que soportan las solicitudes de registro, actualizaciones o modificaciones de bienes en el Sub Módulo de Activo Fijo del SIIU y los fotocopia. 21. Entrega al, los anexos originales y la fotocopia, con las solicitudes de registro, actualizaciones o modificaciones de los bienes en el Sub Módulo de Activo Fijo del SIIU. 22. Recibe y revisa los anexos originales y la copia, con las solicitudes de registro, actualizaciones o modificaciones de bienes en el Sub Módulo de Activo Fijo del SIIU, y turna al Registro y Actualización o. 23. Recibe, revisa y analiza los anexos originales, con las solicitudes de registro, actualizaciones o modificaciones de bienes en el Sub Módulo de Activo Fijo del SIIU. 24. Sella en la copia, el acuse de recibido y regresa al Jefe del Departamento de. 25. Turna al Analista de Actualización de Bienes Muebles, los anexos originales, con las solicitudes de registro, actualizaciones o modificaciones de los bienes en el Sub Módulo de Activo Fijo del SIIU. 26. Recibe los anexos originales, analiza y realiza las solicitudes de registro, actualizaciones o modificaciones de bienes requeridas en el Sub Módulo de Activo Fijo en el SIIU en el Sub Módulo de Activo Fijo del SIIU, y turna al Analista de Validación de Bienes Muebles. 27. Recibe los anexos originales, revisa y valida los registros, actualizaciones o modificaciones capturadas por el Analista de Actualización de Bienes Muebles en el Sub Módulo de Activo Fijo del SIIU. 28. Si la captura es correcta, estampa el sello de Validado, archiva los anexos originales en el expediente correspondiente, e informa los registros, modificaciones y actualizaciones realizadas, al Jefe del Departamento de Registro y Actualización. Continúa en el punto En caso de que no sea correcta la captura en el Sub-Módulo de Activo Fijo del SIIU, notifica al Analista de Actualización las inconsistencias detectadas. Regresa al Punto Recibe notificación de la actualización de datos en el SIIU, e informa al Jefe de Departamento de Control de Bienes. Jefe de Departamento de 31. Recibe notificación y valida los registros, actualizaciones o Página 9 de 21

10 Patrimonial o Secretario de modificaciones en el Sub-Módulo de Activo Fijo del SIIU. 32. Al finalizar el plazo establecido en el calendario de recepción de LFI, revisa e imprime la Bitácora del Levantamiento Físico del Inventario (ABS-CP-F-36) y firma de revisado. 33. Envía la Bitácora (ABS-CP-F-36) al Patrimonial o Secretario de. 34. Recibe y revisa Bitácora (ABS-CP-F-36) y firma de autorizado. Continúa en el Punto El SAFR turna al Patrimonial la Bitácora (ABS-CP- F-36) de su región y los Reportes del Resultado del LFI de Bienes Muebles (FWRLFIB) con sus anexos digitales. DIRECCION DE CONTROL PATRIMONIAL 36. Recibe la Bitácora (ABS-CP-F-36) de las regiones foráneas y los Patrimonial Reportes del Resultado del LFI de Bienes Muebles (FWRLFIB) con sus anexos digitales. SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS REGIONAL Secretario de 37. Elabora semestralmente la Bitácora (ABS-CP-F-36) consolidada, y la envía a la Secretaría de y a la Contraloría General para su conocimiento. 38. Solicita por oficio a las SAFR dar seguimiento a los resultados del LFI de bienes muebles semestral para que le informen sobre su avance o solventación. 39. Recibe el oficio, lo analiza e instruye al, a que realice el seguimiento a los compromisos del LFI de bienes muebles regionales. Analista de Seguimiento Jefe de Departamento de Patrimonial o Secretario de 40. Recibe la instrucción, imprime la Bitácora (ABS-CP-F-36) y la entrega al Analista de Seguimiento del LFI para que inicie el seguimiento a los compromisos del LFI de bienes muebles de la región y supervisa sus actividades. 41. Recibe la Bitácora (ABS-CP-F-36), la analiza y elabora el oficio de solicitud de avances en la solventación de compromisos establecidos en las Actas Administrativas (ABS-CP-F-21) de cada entidad académica o dependencia. 42. Turna la Bitácora (ABS-CP-F-36) y los oficios, al Jefe de Departamento de. 43. Recibe la Bitácora (ABS-CP-F-36) y los oficios, los revisa y turna al Patrimonial o al Secretario de Administración y Finanzas. 44. Recibe la Bitácora (ABS-CP-F-36) y los oficios, los revisa, firma y envía a los titulares de cada entidad académica o dependencia con Página 10 de 21

11 copia a los administradores, solicitando avances en la solventación de los resultados del LFI semestral. ENTIDADES ACADEMICAS Y DEPENDENCIAS Titular y Administrador 45. Reciben oficio de solicitud de avances, revisan y realizan actividades necesarias para solventar los compromisos pendientes en tiempo y forma, de acuerdo a lo establecido en la Metodología: Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Semestral (ABS-CP-OT-01). 46. Reúnen la evidencia documental de los avances en la solventación de compromisos establecidos en las actas administrativas, y la envían con oficio, a la Dirección de Control Patrimonial o Secretaría de. DIRECCIÓN DE CONTROL PATRIMONIAL O SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS REGIONAL 47. Recibe el oficio con la evidencia documental de los avances en la Patrimonial o Secretario de solventación de resultados pendientes, los revisa y turna al Jefe de Departamento de. Jefe de Departamento de Analista de Seguimiento Registro y Actualización o 48. Recibe, analiza y valida el oficio con la evidencia documental de los avances en la solventación de compromisos pendientes, turna al Analista de Seguimiento y supervisa sus actividades. 49. Recibe el oficio y verifica que la evidencia documental solvente los compromisos. Si se solventaron los compromisos, continúa en el Punto En caso de no solventar los compromisos establecidos en el acta, regresa al Punto Separa los anexos que soportan las solicitudes de registro, actualizaciones o modificaciones de bienes en el Sub Módulo de Activo Fijo del SIIU y los fotocopia. 52. Entrega al, los anexos originales y la fotocopia, con las solicitudes de registro, actualizaciones o modificaciones de los bienes en el Sub Módulo de Activo Fijo del SIIU. 53. Recibe y revisa los anexos originales y la copia, con las solicitudes de registro, actualizaciones o modificaciones de bienes en el Sub Módulo de Activo Fijo del SIIU, y turna al Registro y Actualización o. 54. Recibe, revisa y analiza los anexos originales, con las solicitudes de registro, actualizaciones o modificaciones de bienes en el Sub Módulo de Activo Fijo del SIIU. 55. Sella en la copia, el acuse de recibido y devuelve al Jefe del Departamento de. 56. Turna al Analista de Actualización de Bienes Muebles, los anexos Página 11 de 21

12 Analista de Actualización Analista de Validación de Bienes Muebles Registro y Actualización o Jefe de Departamento de Patrimonial o Secretario de originales, con las solicitudes de registro, actualizaciones o modificaciones de los bienes en el Sub Módulo de Activo Fijo del SIIU. 57. Recibe los anexos originales, analiza y captura las solicitudes de registro, actualizaciones o modificaciones de bienes requeridas en el Sub Módulo de Activo Fijo en el SIIU, y turna al Analista de Validación de Bienes Muebles. 58. Recibe los anexos originales, revisa y valida los registros, actualizaciones o modificaciones capturadas por el Analista de Actualización de Bienes Muebles en el Sub Módulo de Activo Fijo del SIIU. 59. Si es correcta la captura, estampa el sello de Validado, archiva los anexos originales en el expediente correspondiente, e informa los registros, modificaciones y actualizaciones realizadas, al Jefe del Departamento de Registro y Actualización. Continúa en el punto Si no es correcta la captura en el Sub-Módulo de Activo Fijo del SIIU, notifica al Analista de Actualización las inconsistencias detectadas. Regresa al Punto Recibe notificación de la actualización de datos en el SIIU, e informa al Jefe de Departamento de Control de Bienes. 62. Recibe notificación y valida los registros, actualizaciones o modificaciones en el Sub-Módulo de Activo Fijo del SIIU. 63. Al final del plazo de calendario para recibir los LFI, revisa e imprime la Bitácora (ABS-CP-F-36) semestral y firma de revisado. 64. Envía la Bitácora (ABS-CP-F-36) al Patrimonial o Secretario de, e informa los resultados de los LFI semestrales. 65. Recibe y revisa la Bitácora (ABS-CP-F-36) y firma de autorizado. Continúa en el Punto El SAFR turna al Patrimonial la Bitácora (ABS-CP- F-36) de su región y los anexos digitales. DIRECCION DE CONTROL PATRIMONIAL 67. Recibe la Bitácora (ABS-CP-F-36) de las regiones foráneas y los anexos Patrimonial digitales. 68. Elabora semestralmente la Bitácora (ABS-CP-F-36) consolidada y la envía a la Secretaría de, para su conocimiento y toma de decisiones. Página 12 de 21

13 SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Secretario de 69. Recibe y revisa la Bitácora (ABS-CP-F-36) consolidada e instruye a la Dirección de Control Patrimonial a actualizar el inventario de la UV, publicarlos en el portal de la CUTAI y tomar acciones que permitan depurar el inventario de bienes muebles. DIRECCION DE CONTROL PATRIMONIAL 70. Recibe la instrucción y sube el Reporte de inventario por Patrimonial dependencia con cortes por ubicación (FWRIUBI) al repositorio asignado por la CUTAI para su publicación; y realiza las acciones necesarias que permitan depurar el inventario de bienes muebles. Fin de la Etapa Regresar 3.2 LFI DE BIENES MUEBLES PROGRAMADO O POR PROCESO DE ENTREGA-RECEPCIÓN RESPONSABLE ACTIVIDAD DIRECCION DE CONTROL PATRIMONIAL O SECRETARIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS REGIONAL 1. Elabora el formato Programa Anual de Levantamientos Físicos de Patrimonial o Secretario de Inventario (PALFI) (ABS-CP-F-40) programado o por proceso de entrega-recepción para su región y lo turna a la Secretaría de para su autorización. Secretario de Patrimonial o Secretario de Jefe de Departamento de Patrimonial o Secretario de Analista Verificador 2. Recibe, revisa y autoriza el formato PALFI (ABS-CP-F-40) y lo turna al Patrimonial y Secretario de Administración y Finanzas respectivamente, para su ejecución. 3. Recibe el formato PALFI (ABS-CP-F-40) autorizado, entrega e instruye al Coordinador a que lo ejecute. 4. Recibe el PALFI (ABS-CP-F-40), organiza su ejecución proponiendo al Patrimonial o Secretario de Administración y Finanzas, el Analista Verificador a comisionar para que realice las verificaciones de los LFI. 5. Elabora, firma y turna el formato de Oficio de notificación de LFI y de comisión (ABS-CP-F-41) del Analista Verificador para que se presente en la entidad académica o dependencia a verificar el LFI y el control de los bienes asignados a la misma. 6. Recibe Oficio de notificación de LFI y de comisión (ABS-CP-F-41) para que se presente en la entidad académica o dependencia a verificar el LFI y el control de bienes, mediante pruebas selectivas o Página 13 de 21

14 por el total de los bienes muebles asignados. 7. Elabora, prepara y emite la información que ocupará en la verificación del LFI y el control de bienes. 8. Acude a la entidad académica o dependencia, presentándose ante el titular y el administrador respectivamente, y les entrega el Oficio de notificación (ABS-CP-F-41) en original y copia, recabando la firma y sello como acuse de recibido. ENTIDADES ACADEMICAS Y DEPENDENCIAS Titular de la entidad 9. Recibe el Oficio de notificación (ABS-CP-F-41), firma el acuse e académica o dependencia instruye al administrador para que realice y prepare la documentación del total de los bienes muebles asignados a la entidad o dependencia. Administrador Titular de la entidad académica o dependencia 10. Recibe copia del Oficio de notificación (ABS-CP-F-41) y las instrucciones para realizar el LFI por el total de los bienes muebles asignados, conforme a la Metodología: Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles (ABS-CP-OT-01). 11. Concilia los resultados obtenidos con los registros contables en el Sub Módulo de Activo Fijo del SIIU y determina el resultado, soportándolo con evidencia documental o digital. 12. Captura en la forma Resultado del Levantamiento Físico de Inventario de Bienes Muebles (FWALFIB) y emite el Reporte con el mismo nombre (FWRLFIB) e integra sus anexos. 13. Turna el Reporte y sus anexos al titular de la entidad académica o dependencia. 14. Recibe, analiza y firma de autorización en el Reporte con sus anexos; asimismo, estampa el sello de la entidad académica o dependencia. 15. Recibe al Analista Verificador comisionado por la DCP o por la SAFR para verificar el LFI y el control de bienes. DIRECCION DE CONTROL PATRIMONIAL O SECRETARIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS REGIONAL Analista Verificador 16. En la fecha programada, se presenta en la entidad académica o dependencia y solicita el reporte Resultado del Levantamiento Físico de Inventario de Bienes Muebles (FWRLFIB) y los anexos del mismo. 17. Verifica, coteja y determina el cumplimiento del contenido del Reporte anterior y sus anexos, mediante pruebas selectivas o al total de los bienes muebles asignados, que la documentación esté completa y cumpla cualitativamente los requisitos establecidos en la Metodología: Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles (ABS-CP-OT-01) conforme al Análisis del Resultado del LFI (ABS-CP-F-38). 18. Verifica, comprueba y determina el cumplimiento del control de los bienes asignados a la entidad académica o dependencia, de acuerdo Página 14 de 21

15 Jefe de Departamento de Patrimonial o Secretario de Jefe de Departamento de a las políticas, procedimientos y normatividad universitaria aplicable. 19. Elabora Acta Administrativa (ABS-CP-F-21), con base en los resultados determinados en la verificación del cumplimiento, estableciendo las incidencias de la revisión y compromisos a cumplir. 20. Turna el Acta Administrativa (ABS-CP-F-21) con los anexos de la misma, al Jefe de Departamento de Coordinador, para su revisión. 21. Recibe, analiza y turna el Acta Administrativa (ABS-CP-F-21) con sus respectivos anexos, al Patrimonial o Secretario de. 22. Recibe, revisa y autoriza el contenido del Acta Administrativa (ABS- CP-F-21) con sus respectivos anexos, y la devuelve al Jefe de Departamento de. 23. Convoca por oficio al titular de la entidad académica, administrador y demás personal de la comunidad universitaria involucrado en el proceso, a la lectura del Acta Administrativa (ABS-CP-F-21) con el resultado de la verificación del LFI y control de bienes, para establecer compromisos y firmarla. 24. En los casos aplicables, instruye al Jefe de Departamento de Control de Bienes o para que lo representante en el evento indicado. 25. En la fecha y hora convocada, preside la lectura del acta con el personal de la comunidad universitaria convocado. 26. Imprime un tanto del Acta Administrativa (ABS-CP-F-21) original por cada participante y un sólo tanto de los anexos originales. 27. Recaba las firmas de conformidad de los participantes en los tantos originales del Acta Administrativa (ABS-CP-F-21) y en el único tanto de anexos. 28. Digitaliza los anexos para distribuirlos con cada Acta Administrativa (ABS-CP-F-21) original firmada entre los participantes, conservando un tanto original en la Dirección de Control Patrimonial o en la SAF. 29. Turna al Analista de Seguimiento, el Acta Administrativa (ABS-CP-F- 21) y los anexos originales firmados. Página 15 de 21

16 Analista de Seguimiento Registro y Actualización o Analista de Actualización Analista de Validación de Bienes Muebles 30. Recibe el Acta Administrativa (ABS-CP-F-21) con sus anexos, captura los datos en el formato Bitácora del Levantamiento Físico de Inventario (ABS-CP-F-36) programado o por proceso de entregarecepción. 31. Valida y compara los datos capturados en la Bitácora (ABS-CP-F-36) con los del Acta Administrativa (ABS-CP-F-21) y sus anexos. 32. Archiva el Acta Administrativa (ABS-CP-F-21) en el expediente respectivo. 33. Separa los anexos que soportan las solicitudes de registro, actualizaciones o modificaciones de bienes en el Sub Módulo de Activo Fijo del SIIU y los fotocopia. 34. Entrega al Coordinador, los anexos originales y la fotocopia, con las solicitudes de registro, actualizaciones o modificaciones de los bienes en el Sub Módulo de Activo Fijo del SIIU. 35. Recibe y revisa los anexos originales y la copia, con las solicitudes de registro, actualizaciones o modificaciones de bienes en el Sub Módulo de Activo Fijo del SIIU, y turna al Registro y Actualización o. 36. Recibe, revisa y analiza los anexos originales, con las solicitudes de registro, actualizaciones o modificaciones de bienes en el Sub Módulo de Activo Fijo del SIIU. 37. Sella en la copia, el acuse de recibido y entrega al Jefe del Departamento de. 38. Turna al Analista de Actualización de Bienes Muebles, los anexos originales, con las solicitudes de registro, actualizaciones o modificaciones de los bienes en el Sub Módulo de Activo Fijo del SIIU. 39. Recibe los anexos originales, analiza y captura las solicitudes de registro, actualizaciones o modificaciones de bienes requeridas en el Sub Módulo de Activo Fijo en el SIIU en el Sub Módulo de Activo Fijo del SIIU, y turna al Analista de Validación de Bienes Muebles. 40. Recibe los anexos originales, revisa y valida las solicitudes de registros, actualizaciones o modificaciones capturadas por el Analista de Actualización de Bienes Muebles en el Sub Módulo de Activo Fijo del SIIU. 41. Si la captura es correcta, estampa el sello de Validado, archiva los anexos originales en el expediente correspondiente, e informa los registros, modificaciones y actualizaciones realizadas, al Jefe del Departamento de Registro y Actualización. Continúa en el punto En caso de que la captura no sea correcta, notifica al Analista de Actualización las inconsistencias detectadas. Regresa al Punto 39. Página 16 de 21

17 Registro y Actualización o Jefe de Departamento de Patrimonial o Secretario de 43. Recibe notificación de la actualización de datos en el SIIU, e informa al Jefe de Departamento de Control de Bienes. 44. Recibe notificación y valida los registros, actualizaciones o modificaciones en el Sub-Módulo de Activo Fijo del SIIU. 45. Trimestralmente, revisa e imprime la Bitácora (ABS-CP-F-36), programado o por proceso de entrega-recepción y firma de revisado. 46. Envía la Bitácora (ABS-CP-F-36) al Patrimonial o Secretario de, e informa los resultados y compromisos de los mismos. 47. Recibe y revisa la Bitácora (ABS-CP-F-36) y firma de autorizado. Continúa en el Punto El SAFR turna al Patrimonial la Bitácora (ABS-CP- F-36) de su región, las actas administrativas y sus anexos digitales, incluyendo los Reportes Resultado del Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles (FWRLFIB). DIRECCION DE CONTROL PATRIMONIAL 49. Recibe la Bitácora (ABS-CP-F-36) de las regiones foráneas, las actas Patrimonial administrativas y sus anexos, digitales. 50. Elabora trimestralmente Bitácora (ABS-CP-F-36) consolidada y la envía a la Secretaría de y a la Contraloría General, para su conocimiento. 51. Solicita por oficio a las SAFR dar seguimiento a los resultados de los LFI de bienes muebles programados y por proceso de entrega-recepción de las regiones, para que le informen los avances en la solventación de compromisos. SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS REGIONAL Secretario de Analista de Seguimiento Jefe de Departamento de 52. Recibe el oficio, lo analiza e instruye al, a que realice el seguimiento a los compromisos del LFI de bienes muebles regionales. 53. Recibe la instrucción, imprime la Bitácora (ABS-CP-F-36) y la entrega al Analista de Seguimiento del LFI para que inicie el seguimiento a los compromisos del LFI de bienes muebles de la región y supervisa sus actividades. 54. Recibe la Bitácora (ABS-CP-F-36), la analiza y elabora los formatos de oficio de solicitud de avances en la solventación de compromisos establecidos en las Actas Administrativas de cada entidad académica o dependencia. 55. Turna la Bitácora (ABS-CP-F-36) y los oficios, al Jefe de Departamento de. 56. Recibe la Bitácora (ABS-CP-F-36) y los oficios, los revisa y turna al Página 17 de 21

18 Patrimonial o Secretario de Administración y Finanzas Patrimonial o al Secretario de Administración y Finanzas. 57. Recibe la Bitácora (ABS-CP-F-36) y los oficios, los revisa, firma y envía a los titulares de cada entidad académica o dependencia con copia a los administradores, solicitando avances en la solventación de compromisos establecidos en el acta administrativa. ENTIDADES ACADEMICAS Y DEPENDENCIAS Titular y Administrador 58. Reciben oficio de solicitud de avances, revisan y realizan actividades necesarias para solventar los compromisos establecidos en el acta administrativa, apegadas a la Metodología: Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Semestral (ABS-CP-OT-01) 59. Reúnen la evidencia documental de los avances en la solventación de compromisos establecidos en las actas administrativas, y la envían con oficio, a la Dirección de Control Patrimonial o Secretaría de. DIRECCIÓN DE CONTROL PATRIMONIAL O SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS REGIONAL 60. Recibe el oficio con la evidencia documental de los avances en la Patrimonial o Secretario de solventación de compromisos establecidos, los revisa y turna al Jefe de Departamento de. Jefe de Departamento de Analista de Seguimiento Registro y Actualización o 61. Recibe, analiza y valida el oficio con la evidencia documental de los avances en la solventación de compromisos pendientes, turna al Analista de Seguimiento y supervisa sus actividades. 62. Recibe el oficio y verifica que la evidencia documental solvente los compromisos. Si es correcta continúa en el Punto En caso de no solventar los compromisos establecidos en el acta, regresa al Punto Separa los anexos que soportan las solicitudes de registro, actualizaciones o modificaciones de bienes en el Sub Módulo de Activo Fijo del SIIU y los fotocopia. 65. Entrega al Coordinador, los anexos originales y la fotocopia, con las solicitudes de registro, actualizaciones o modificaciones de los bienes en el Sub Módulo de Activo Fijo del SIIU. 66. Recibe y revisa los anexos originales y la copia, con las solicitudes de registro, actualizaciones o modificaciones de bienes en el Sub Módulo de Activo Fijo del SIIU, y turna al Registro y Actualización o. 67. Recibe, revisa y analiza los anexos originales, con las solicitudes de registro, actualizaciones o modificaciones de bienes en el Sub Módulo de Activo Fijo del SIIU. 68. Sella en la copia, el acuse de recibido y regresa al Jefe del Página 18 de 21

19 Analista de Actualización Analista de Validación de Bienes Muebles Registro y Actualización o Jefe de Departamento de Patrimonial o Secretario de DIRECCION DE CONTROL PATRIMONIAL Patrimonial Departamento de. 69. Turna al Analista de Actualización de Bienes Muebles, los anexos originales, con las solicitudes de registro, actualizaciones o modificaciones de los bienes en el Sub Módulo de Activo Fijo del SIIU. 70. Recibe los anexos originales, analiza y captura las solicitudes de registro, actualizaciones o modificaciones de bienes requeridas en el Sub Módulo de Activo Fijo en el SIIU en el Sub Módulo de Activo Fijo del SIIU, y turna al Analista de Validación de Bienes Muebles. 71. Recibe los anexos originales, revisa y valida las solicitudes de registros, actualizaciones o modificaciones capturadas por el Analista de Actualización de Bienes Muebles en el Sub Módulo de Activo Fijo del SIIU. 72. Si la captura es correcta, estampa el sello de Validado, archiva los anexos originales en el expediente correspondiente, e informa las solicitudes de los registros, modificaciones y actualizaciones realizadas, al Registro y Actualización. Continúa en el punto Si no es correcta la captura en el Sub-Módulo de Activo Fijo del SIIU, notifica al Analista de Actualización las inconsistencias detectadas. Regresa al Punto Recibe notificación de la actualización de datos en el SIIU, e informa al Jefe de Departamento de Control de Bienes. 75. Recibe notificación y valida los registros, actualizaciones o modificaciones en el Sub-Módulo de Activo Fijo del SIIU. 76. Trimestralmente, revisa e imprime la Bitácora (ABS-CP-F-36), programado o por proceso de entrega-recepción y firma de revisado. 77. Envía la Bitácora (ABS-CP-F-36) al Patrimonial o Secretario de, e informa los resultados y compromisos de los mismos. 78. Recibe y revisa la Bitácora (ABS-CP-F-36) y firma de autorizado. Continúa en el Punto El SAFR turna al Patrimonial la Bitácora (ABS- CP-F-36) de su región y los anexos digitales. 80. Recibe la Bitácora (ABS-CP-F-36) de las regiones foráneas y los anexos digitales. 81. Elabora trimestralmente la Bitácora (ABS-CP-F-36) consolidada y la envía a la Secretaría de, para su conocimiento y toma de decisiones. Página 19 de 21

20 SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Secretario de DIRECCION DE CONTROL PATRIMONIAL Patrimonial 82. Recibe y revisa la Bitácora (ABS-CP-F-36) consolidada, e instruye a la Dirección de Control Patrimonial a tomar acciones que permitan depurar el inventario de bienes muebles. 83. Recibe la instrucción y realiza las acciones necesarias que permitan depurar el inventario de bienes muebles. Fin de la etapa Regresar IV. Referencias IDENTIFICACIÓN S/N NOMBRE DEL DOCUMENTO a) Ley Orgánica de la Universidad Veracruzana b) Estatuto General de la Universidad Veracruzana c) Ley General de Contabilidad Gubernamental d) Reglamento para el Control Patrimonial de la Universidad Veracruzana Regresar V. Formatos y otros Documentos IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL DOCUMENTO 2 ABS-CP-F-21 Acta Administrativa 3 ABS-CP-F-36 Bitácora del Levantamiento Físico del Inventario 5 ABS-CP-F-38 Análisis del Resultado del LFI 7 ABS-CP-F-40 Programa Anual de Levantamientos Físicos de Inventario 8 ABS-CP-F-41 Oficio de notificación de verificación y de comisión (clave) Otros 13 ABS-CP-OT-01 Metodología: Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Regresar Página 20 de 21

21 VI. Histórico de revisiones NO. DE REVISIÓN FECHA REVISIÓN O MODIFICACIÓN SECCIÓN O PÁGINA MODIFICADA DESCRIPCIÓN DE LA REVISIÓN O MODIFICACIÓN 0 Abril 2008 NA Documento de nueva creación 1 Febrero 2009 Todo el Documento Se analizaron y modificaron los procedimientos 2 Marzo 2013 Todo el Documento Se analizó y modifico el procedimiento. Se cambió el nombre de Regularización de Bienes de Activo Fijo a Actualización de Bienes de Activo Fijo de acuerdo a la normatividad vigente 3 Octubre de 2015 Todo el documento Se modificó todo el procedimiento, por lo que se también se cambia su nombre de : Actualización de Bienes de Activo Fijo a Control y Administración de Bienes Muebles VII. Firmas de autorización PROPONE AUTORIZA AUTORIZACIÓN FECHA ENTREGA EN VIGOR L.C. Francisca Lucía González Gaytán de Patrimonial Mtra. Clementina Guerrero García Secretario de 9/Oct/2015 9/Oct/2015 Regresar Página 21 de 21