Herramienta de Ventas Espacio BG

Transcripción

1 Herramienta de Ventas Espacio BG

2 Contenido Propósito 1 Objetivos 1 Ingreso al Sistema 2 Menús de la pantalla principal 5

3 Propósito Espacio BG es un sistema de información que proporciona las herramientas de gestión de ventas a través del uso de tecnología de última generación. Su propósito es lograr ventajas competitivas como: confiabilidad, portabilidad, rapidez, etc., esto con la finalidad de reducir el time-to-market en nuevos productos. Esta guía rápida contiene la estructura, conceptos e información básica de la operación de la pantalla principal de Espacio BG, con la finalidad de que pueda usarla efectivamente. Objetivos Conocer la información básica de la operación de la pantalla principal de Espacio BG. Apoyar a través de las diferentes opciones con las que cuenta el sistema para el logro de una venta más efectiva. Comprender el alcance que tiene esta herramienta a través de la ilustración de las funciones que la conforman. 1

4 Capítulo 1 Ingreso al Sistema Paso 1: Conéctese a la dirección de InternetI Para ingresar a la herramienta Espacio BG es necesario conectarse a Internet y escribir la siguiente dirección: Paso 2: Usuario y Contraseña Para ingresar teclee su usuario y la contraseña. CUIDADO! Escribe el usuario y la contraseña respetando mayúsculas y espacios. Al momento de accesar al Sistema, éste hará una serie de validaciones que pueden arrojar los siguientes resultados: 2

5 Si El usuario y la contraseña son correctos El usuario y la contraseña son incorrectos Entonces mostrará el mensaje Usuario y contraseña correctos Usuario y/o contraseña incorrectos Existen varias sesiones abiertas y exceden de 3 (puede tener tres sesiones abiertas simultáneamente) El usuario está bloqueado o en sesión abierta. Máximo número de sesiones excedidas Usuario bloqueado. Para desbloquearlo se le indicará al usuario que tiene que esperar 10 minutos antes de volver a intentarlo Paso 3: Recuperar Contraseña Si llega a olvidar su contraseña, puede hacer clic en el botón inferior Recuperar Contraseña. Oprimir el botón recuperar contraseña. Al oprimir, se abre la pantalla para recuperar la señal con el usuario y correo electrónico registrado. 3

6 En este correo recibirá la contraseña; cabe mencionar que el correo electrónico que el usuario capture, debe coincidir con el que se dio de alta la cuenta en el sistema. 4

7 Menús de la pantalla principal Capítulo 2 Ubicación de los grupos de consulta y administración En la pantalla principal encontraremos los siguientes grupos de botones: Información del Usuario Accesos directos Menú Principal Widgets Las opciones del menú pueden variar ya que es un elemento configurable dependiendo del perfil de usuario. 5

8 2.1 Accesos Directos 2.1 Accesos directos 2.2 Información del usuario 2.3 Menú principal 2.4 Widgets Los accesos directos dentro de la pantalla principal están conformados de la siguiente forma: Acceso Directo Auto Individual. Permite entrar al cotizador de Auto Individual. 2. Acceso Directo Gastos Médicos Mayores (GMM). Permite ingresar al cotizador de GMM (liga de Enlace BG). 3. Acceso Directo Vida Individual. Permite usar el cotizador de Vida Individual; así como el acceso directo al cotizador de GMM (liga de Enlace BG). 4. Acceso Directo Autos Flotillas. Permite utilizar el cotizador de Flotillas (liga de Enlace BG). 5. Acceso Directo Seguimiento de Expedientes. Permite la consulta de expedientes. 6. Acceso Directo Mi Producción. Permite acceder al reporte de producción de Agentes (IDN). 6

9 2.2 Información del Usuario En esta sección se muestran sus datos de usuario y las opciones del sistema que le permiten realizar diferentes acciones como cambiar la contraseña, editar los datos del perfil, cambiar de oficina, buscar elementos en el portal o salir de la herramienta Muestra la fotografía y/o imagen del perfil de usuario. 2. Nombre y correo electrónico. Muestra el nombre completo del usuario y su correo electrónico. 3. Este apartado permite tener acceso a las opciones: Cambiar de oficina. Cambiar contraseña. Modificar Mi Perfil. 4. Muestra los datos del perfil del usuario, por ejemplo: Número de oficina. Clave de agente. Promotoría a la que pertenece. 5. En este campo podrá buscar: Cotizaciones de Auto Individual, GMM y Vida guardadas en Espacio BG. Consulta de pólizas de los ramos Auto Individual, Vida y GMM emitidas en Espacio BG. Campo de Asunto de avisos y mensajes emitidos a través de Espacio BG. 6. Salir. Permite cerrar la sesión del usuario dentro del sistema. 7

10 2.3 Menú Principal El sistema muestra una lista de opciones en forma de columna en el lado izquierdo de la pantalla principal Ayuda El botón ayuda le da acceso a los manuales de navegación de Espacio BG Administración de Portal Muestra el conjunto de opciones para gestionar diferentes funciones del portal tales como catálogos, usuarios, permisos, entre otras. 8

11 La administración de portal contiene los siguientes submenús: Administración de usuarios Mensajes y Avisos Conjunto de opciones para administrar los catálogos de usuarios y sus características relacionadas. Contiene los siguientes submenús: Usuarios promotorías.- administrar (altas, bajas y consultas) para usuarios de promotorías. (dar de alta Agentes). En esta opción tendrás acceso a la bandeja de entrada que reflejará los mensajes y avisos internos dirigidos al usuario. Los mensajes y avisos contienen los siguientes submenús: Mensajes (bandeja de entrada) En este módulo el usuario puede enviar mensajes dentro del sistema a Agentes que estén en su misma oficina (mensajería interna). El Promotor se puede comunicar con sus Agentes a través de estos mensajes, los cuales se muestran en el widget de avisos y mensajes, en una pantalla que funciona como bandeja. También se pueden enviar mensajes sobre productos, nuevas tarifas etc Avisos En este apartado puede consultar los avisos vigentes y no vigentes publicados por la Compañía y dirigidos a la fuerza de ventas Cotización y Emisión Conjunto de opciones para acceder a los diferentes cotizadores y emisores disponibles en el portal. El botón de cotización y emisión contiene los siguientes submenús: Administración de Accede al conjunto de cotizaciones realizadas por el Cotizaciones usuario para consultarlas, modificarlas, reimprimirlas o emitirlas. Se encuentran disponibles las cotizaciones de Auto Individual, Vida y GMM. 9

12 Autos Individual Esta opción te permite dar de alta una nueva cotización de un Seguro de Auto Individual. Aplica para todos los productos disponibles. En Espacio BG se encuentra disponible el manual de cotización de Autos Individual Autos Flotillas Conjunto de opciones para cotizar y administrar flotillas de automóviles Renovaciones Autos Individual Autos Flotillas contiene los submenús de: Cotizador emisor flotillas.- da de alta una nueva cotización de flotilla de autos, o modifica una existente para agregar vehículos Consulta de pólizas flotillas.- permite buscar y consultar una flotilla de autos para poder reimprimir carátulas y avisos de cobro. En Espacio BG se encuentra disponible el manual de cotización Flotillas. Consulta la cartera de pólizas de Auto Individual por vencer y permite cotizar y emitir la renovación correspondiente Vida Individual Este botón te permite dar de alta una nueva cotización de un Seguro de Vida Individual. Aplica para todos los productos disponibles Gastos Médicos Mayores En Espacio BG se encuentra disponible el manual de cotización de Vida. Este botón permite dar de alta una nueva cotización de un Seguro de Gastos Médicos Mayores Familiar. Aplica para todos los productos disponibles. Esta opción contiene los submenús: Búsqueda.- consulta de cotizaciones, pólizas y dictamen de selección de riesgos de GMM Trámites complementarios.- consulta del trámite complementario de endoso de antigüedad. En Espacio BG se encuentra disponible el manual de cotización de GMM. Daños seguirá estando disponible desde Enlace BG con su usuario y contraseña actual. 10

13 2.3.5 Información de Productos Sección informativa donde se encuentra la descripción del portafolio de productos, así como el acceso a la descarga de condiciones generales y diferentes formatos para su solicitud y emisión Administración de Ventas Conjunto de opciones relativas a temas de administración de ventas para Agentes y Promotores, como reportes, comisiones, entre otras. El botón administración de ventas contiene los siguientes submenús: Préstamos Conjunto de opciones que permiten a los Agentes administrar (cotizar y consultar) préstamos a comisionistas. Contiene los submenús: Consulta de préstamos vigentes.- permite consultar los préstamos vigentes del Agente, su corrida mensual y estatus actual Simulador.- permite cotizar un préstamo en base a los ingresos del comisionista Simulador manual.- permite cotizar un préstamo ingresando los parámetros manualmente Reportes Muestra el conjunto de reportes. Contiene los siguientes submenús: Información gestión de negocio.- es un conjunto de reportes que son consultados desde Espacio BG a través del Sistema IDN (Sistema de Indicadores de Desempeño de Negocio, es una plataforma de información ejecutiva de negocio (Business Intelligence) que contiene diferentes herramientas para la generación de reportes relacionados al desempeño de la fuerza de ventas, tales como emisión, cobranza, metas, etc.) Reportes BG contiene las siguientes opciones: Deudor 11

14 General, Deudor Total, Deudor con Accesorios, Avisos de Vencimiento, Previos de Cancelación, Rechazos Cobranza Electrónica, las opciones anteriores contienen el reporte IDN Producción de Agentes.- estos reportes son consultados desde la aplicación ADN (Sistema de Administración Distribuida de Negocio, es una plataforma tecnológica desarrollada por Banorte- Generali para habilitar la cotización y emisión delegada hacia la fuerza de ventas de la compañía. Esta plataforma está siendo reemplazada por Espacio BG de forma progresiva, por lo que después del lanzamiento de este nuevo sistema convivirá con algunos componentes del sistema ADN por algún tiempo). El Agente podrá ver sólo su información y los usuarios Promotores podrán ver los reportes como un sumarizado de todos los Agentes que pertenezcan a su promotoría. Estos reportes ya estaban antes en Enlace BG Bonos y comisiones.- estos reportes son consultados desde la aplicación ADN. El Agente podrá ver sólo su información y los usuarios Promotores podrán ver los reportes como un sumarizado de todos los Agentes que pertenezcan a su promotoría. Estos reportes ya estaban antes en Enlace BG Reporte de movimientos.- estos reportes son consultados desde la aplicación ADN. El Agente podrá ver sólo su información y los usuarios Promotores podrán ver los reportes como un sumarizado de todos los Agentes que pertenezcan a su promotoría. Estos reportes ya estaban antes en Enlace BG Constancia de percepciones y retenciones.- estos reportes son consultados desde la aplicación ADN. El Agente podrá ver sólo su información y los usuarios Promotores podrán ver los reportes como un sumarizado de todos los Agentes que pertenezcan a su promotoría. Estos reportes ya estaban antes en Enlace BG Estado de cuenta de bonos.- estos reportes son consultados desde la aplicación ADN. El Agente podrá ver sólo su información y los usuarios Promotores podrán ver los reportes como un sumarizado de todos los Agentes que pertenezcan a su promotoría. Estos reportes ya estaban antes en Enlace BG. 12

15 Estado de cuenta de comisiones.- estos reportes son consultados desde la aplicación ADN. El Agente podrá ver sólo su información y los usuarios Promotores podrán ver los reportes como un sumarizado de todos los Agentes que pertenezcan a su promotoría. Estos reportes ya estaban antes en Enlace BG Estado de cuenta fiscal.- estos reportes son consultados desde la aplicación ADN. El Agente podrá ver sólo su información y los usuarios Promotores podrán ver los reportes como un sumarizado de todos los Agentes que pertenezcan a su promotoría. Estos reportes ya estaban antes en Enlace BG Oficina de Servicios En esta sección el usuario puede efectuar trámites en Bizflow (Plataforma de Gestión de Procesos de Negocio (Business Process Management o BPM), es el sistema institucional de Banorte-Generali para la implementación y control de flujos de trabajo (workflows) que de forma primaria opera el CNS (Centro Nacional de Servicios) con el cual se le da trámite a todas las solicitudes de la fuerza de ventas desde su inicio hasta su cierre) que se pueden iniciar desde Espacio BG (trámites delegados al Agente). El beneficio es que el Agente ya no tendrá que acudir a oficinas para realizar el trámite, podrá iniciarlo desde el portal Espacio BG. Esta sección contiene los siguientes submenús: Consulta de pólizas Seguimiento de expedientes Seguimiento en línea a reparación del auto En esta sección del menú el usuario puede consultar pólizas de Autos, Vida, GMM y Daños. En esta opción el Agente podrá consultar el seguimiento de sus expedientes físicos para todos los ramos. Esta opción permite dar seguimiento a los siniestros de autos por daños materiales Consultar trámite Esta opción del menú sirve para consultar un trámite de Bizflow, por ejemplo la consulta de un endoso. Incluye la opción del folio Bizflow, en donde el usuario podrá consultar un folio de algún trámite de Auto Individual realizado en Bizflow. 13

16 Nueva cotización autos Esta sección permite al usuario enviar una cotización nueva de Autos como un trámite Bizflow Mantenimiento autos Permite acceder a las opciones de trámites dentro de Bizflow para el mantenimiento de pólizas de Autos Re-expedición póliza-autos Permite acceder a la opción de re-expedición de pólizas de Auto Individual a través del sistema Bizflow (básicamente se levanta un folio en Bizflow para iniciar el trámite) Solicitud de Esta opción del menú permite acceder a la liga del papelería sistema ARMA (Sistema de Administración de Recursos Materiales, es el sistema mediante el cual se gestionan las órdenes de compras de la compañía, en la cual la fuerza de ventas puede registrar sus solicitudes de insumos tales como papelería entre otros) para solicitud de papelería, es una opción que actualmente ya se encuentra en Enlace BG Consulta de Comprobante Fiscal Digital. En esta opción el usuario podrá consultar, guardar e imprimir el Comprobante Fiscal Digital de pólizas de todos los ramos. (Sólo de los recibos que ya estén pagados por cada póliza). En Espacio BG se encuentra disponible el manual de la Oficina de Servicio Administración de Cotizaciones Esta sección permite consultar cotizaciones guardadas dentro de Espacio BG. Disponibles cotizaciones de Auto Individual y Vida, otras próximamente Consulta de Pólizas Esta sección permite consultar pólizas emitidas dentro de Espacio BG y pólizas de sistemas centrales. Disponibles cotizaciones de Auto Individual y Vida, y pólizas de Auto Individual, Vida y GMM. 14

17 2.4 Widgets Información del Usuario Accesos directos Menú Principal Widgets Las opciones del menú pueden variar, ya que es un elemento configurable dependiendo del perfil de usuario Indicadores En este widget se muestra la información relacionada con los indicadores de venta. Si es un Agente, sólo contendrá la información que le corresponda. Si es un Promotor, el sistema mostrará dentro del widget las gráficas correspondientes a los indicadores de venta acumulados por promotoría. Si no es un Agente o Promotor, el sistema mostrará el acceso Al dar clic sobre cualquiera a los de reportes las gráficas, de manera el sistema general. muestra el acceso al reporte correspondiente. 15

18 2.4.2 Mensajes En este widget se muestra información relacionada a los cinco mensajes y cinco avisos más recientes. Del lado derecho el widget cuenta con un scroll vertical para poder ver los mensajes y avisos en forma de lista. Cuando haga clic a un mensaje, el sistema desplegará en el área de trabajo el mensaje correspondiente. Cuando haga clic a un aviso, se desplegará una ventana (pop up) con el archivo pdf del aviso. Al hacer clic en la liga de mensajes o avisos, el sistema mostrará la pantalla de la bandeja de los mensajes o avisos según corresponda Calendario En este widget se muestra la información relacionada a los eventos que haya creado en su calendario. Puede crear o programar un nuevo evento, mostrarlo o eliminarlo. El calendario muestra a primera vista el día actual, en adición, enlista los elementos o citas programadas para ese día. 16

19 Al dar clic sobre la liga de calendario o sobre cualquier evento en la lista dentro del widget, el Sistema mostrará en el área de trabajo el calendario con la vista de día, mes, etc Promoción En este widget se muestra la información relacionada a las promociones. En esta sección, cuando haga clic en las imágenes pequeñas de las promociones, éstas se desplegarán en el recuadro principal del widget. El widget tendrá un efecto de carrusel, éste cambiará las imágenes cada cierto tiempo de manera automática. Al dar clic sobre el recuadro principal de la promoción, el sistema desplegará en una ventana (pop up) la información correspondiente. 17