Este taller se realizó con el auspicio de:

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1 CAMARA DE CUENTAS DE LA REPUBLICA DOMINICANA INFORME DE AUTO EVALUACION DEL CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL PERIODO JULIO A SEPTIEMBRE DE 2009 FACILITADORES: 1. Edison E. Estrella, Proyecto Transparencia en la Administración Pública-USAID 2. Cristian Fabián M. Dirección de Auditoría Interna-CCRD PARTICIPANTES: 69 FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS DE LA CAMARA DE CUENTAS DE LA REPUBLICA Este taller se realizó con el auspicio de: Santo Domingo, República Dominicana Octubre 16 del

2 INDICE CAP. CONTENIDO PAGINA I. NATURALEZA Y ALCANCE DE AUTO LA EVALUACION 3 II. EL CONTROL INTERNO EN LA CCRD 4 III. RESULTADOS DE LA AUTO EVALUACION 6 A. CALIFICACIÓN DEL MARCO DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL 6 Comentarios sobre el control interno institucional Conclusiones sobre la calificación. B. AMBIENTE DE CONTROL (AMC) 8 Comentarios sobre AMC. Opiniones del personal Recomendaciones C. VALORACION Y ADMINISTRACION DE RIESGOS (VAR) 12 Comentarios sobre VAR. Opiniones del personal Recomendaciones D. ACTIVIDADES DE CONTROL (ACO) 15 Comentarios sobre ACO. Opiniones del personal Recomendaciones E. INFORMACION Y COMUNICACIÓN (ICO) 17 Comentarios sobre ICO. Opiniones del personal Recomendaciones F. MONITOREO Y EVALUACION. (MYE) 19 Comentarios sobre MYE Opiniones del personal Recomendaciones ANEXOS: Cuadro de valoraciones promedio de componentes y elementos. 21 Gráfica de barras calificación por componentes. 22 Fotografías Participantes TAECIIs 23 2

3 CAMARA DE CUENTAS DE LA REPUBLICA DOMINICANA (CCRD) INFORME DE AUTO EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL La auto evaluación del Sistema de Control Interno Institucional aplicado por la CCRD se realizó a través de tres talleres que contaron con la participación de 70 servidores públicos de la Institución, durante diez horas, se utilizó como criterios las disposiciones de la Ley SINACI, su Reglamento, las normas y las mejores prácticas de control interno. La participación activa de funcionarios y empleados en el Taller posibilitó la acumulación de opiniones y recomendaciones sobre su diseño, funcionamiento y operación, así como difundir, analizar y conocer la aplicación del SINACI a nivel institucional. Esta información se presenta en detalle en los siguientes capítulos. I. NATURALEZA Y ALCANCE DE LA AUTO EVALUACIÓN Al auto evaluar el control interno institucional con una muestra del personal de la CCRD se enfocaron las actividades desarrolladas en Septiembre del 2009, tomando como referencia los criterios establecidos en la normativa de control interno disponible, que incluye los componentes: Ambiente de control; Valoración y administración de riesgos; Actividades de control; Información y comunicación; y, Monitoreo y evaluación. La comprensión y auto evaluación de los controles internos institucionales implantados en las actividades relacionadas con las funciones de la CCRD, se realizo en dos sesiones: 1. La primera dirigida a recordar los principales objetivos de la CCRD, compartir y afirmar el conocimiento de los conceptos, componentes, elementos y normativa del SINACI, analizar el formato y contenido del cuestionario utilizado para la auto evaluación, conocer el método para valorar y calificar las respuestas, y la recepción, validación, tabulación y análisis de los resultados. 2. En la segunda sesión se presento un resumen de resultados de auto evaluación y el análisis estadístico de los 69 cuestionarios completados. Al iniciar la sesión se expuso el resumen de los resultados de auto evaluación institucional a base de la matriz de los elementos y los cuestionarios. Se motivo a los participantes a comentar, opinar y recomendar acciones a base de los resultados, utilizando la estructura del SINACI. Al finalizar el TAECII se reconoció la participación de los funcionarios y empleados y se completó el proceso con la evaluación del Taller por los participantes. Los comentarios, opiniones y sugerencias presentadas en la segunda reunión del Taller se realizo en forma directa por un grupo de 40 de los 69 participantes, que representa el 60%. La invitación y participación en el Taller contó con el apoyo de la Presidenta de la CCRD y los directores de las áreas de operativas y de apoyo, lo que se concreto en propuestas importantes de cambio y mejora en las operaciones. 3

4 Las calificaciones obtenidas y el análisis de los resultados incluidos en las opiniones y recomendaciones para actualizar y mejorar el diseño, la aplicación y el funcionamiento del control interno de la CCRD se detallan en el capítulo III de este Informe. II. EL CONCEPTO DE CONTROL INTERNO EN LA CCRD. El art. 22 de la Ley 10-07, define el control interno: Se entenderá por control interno el proceso, bajo rectoría y evaluación permanente de la Contraloría General de la República, ejecutado por la dirección superior y los servidores públicos de cada entidad u organismos bajo el ámbito de esta ley, diseñado para: 1. Proporcionar seguridad razonable de la adecuada recaudación y el debido manejo e inversión de los recursos públicos. 2. Lograr los objetivos institucionales de: a) Efectividad, eficiencia y economía operacional; b) Protección de activos; c) Confiabilidad de la información; d) Responsabilidad, transparencia, legalidad y probidad de la gestión; e) Cuidado y protección del ambiente. 3. Rendir cuentas de la gestión institucional. Art Responsables del Control Interno. El titular de cada entidad u organismos bajo el ámbito de la presente Ley, es el principal responsable del establecimiento y cumplimiento del control interno en la respectiva institución. Los servidores públicos en los diferentes niveles de responsabilidad de la entidad u organismo, responderán por el mantenimiento y cumplimiento del control interno de las operaciones o actividades a su cargo. Completado el Taller, 69 funcionarios y servidores de la Institución que representan el 11% está informado, tiene conocimiento de los conceptos de control interno y en condiciones de aplicarlo. Con esta línea de base debería considerarse completar la auto evaluación de las actividades sustantivas o generadores de valor agregado. El enfoque para el diseño y aplicación del Control Interno en la CCRD, así como la auto evaluación está orientado a conocer y aplicar controles suaves en las actividades, estos pueden no estar definidos de manera formal, pero su aplicación genera resultados efectivos para el cumplimiento de los objetivos de la Institución y de las unidades operativas. La normativa sobre las operaciones, las disposiciones legales y los documentos técnicos, incluyen el diseño formal del control interno de la CCRD, conforme las disposiciones de la Ley

5 III. RESULTADOS DE AUTO EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO Los resultados resumidos de los 69 cuestionarios completados y las opiniones y recomendaciones de los participantes en los talleres se detallan a continuación. Los facilitadores expusieron el contenido conceptual del SINACI, el mecanismo de auto evaluación utilizado y la respuesta a las inquietudes de los participantes, así como colaborar en la edición del informe validado por una representación de dos participantes de cada uno de los tres grupos. A. VALORACION Y CALIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO DE LA CCRD Los resultados globales al auto evaluar el control interno institucional fueron aplicados por una muestra de 69 funcionarios y servidores de la CCRD, que representa el 11% del personal total de la Institución. Se realizaron en el tercer trimestre del 2009 y la fecha de cierre el 30 de septiembre del Resultados de la calificación por componentes: COMPONENTES VALORACIÓN CALIFICACIÓN % 1. Ambiente de control (AMC) 16,93/28 Aceptable 60,45 2. Valoración y administración de riesgos (VAR) 11,74/20 Regular 58,68 3. Actividades de control (ACO) 9,05/16 Regular 56,53 4. Información y comunicación (ICO) 10,00/16 Aceptable 62,52 5. Monitoreo y Evaluación (MYE) 12,62/20 Aceptable 63,11 TOTAL 60,33/100 Aceptable 60,33 a. Comentarios sobre el control interno de la CCRD El análisis de la información acumulada incorpora los veinte y cinco elementos del control interno institucional y los 69 cuestionarios valorados por los participantes en los talleres, se comprobó que todos los cuestionarios cumplieron las especificaciones para validar las repuestas. La valoración de 60,33/100 puntos cumple el nivel de aceptación en el estrato inferior, con muchas posibilidades de mejora. El componente Monitoreo y Evaluación es el mejor valorado con 12,62/20 puntos, calificado como aceptable y representa el 63,11%. Los componentes Actividades de Control valorado con 9.05/16 puntos y el 56,53%, junto a la Valoración y Administración de Riesgos valorado con 11,74/20 puntos y el 58,68%, son calificados como regulares, bajo el nivel de aceptación, requieren acciones para su mejora. 5

6 b. Conclusiones sobre la auto evaluación. Considerando la naturaleza de las actividades de la CCRD, creada en 1854, la valoración de su sistema de control interno institucional de 60,33/100 puntos es bajo, debemos proyectarla como Institución modelo de la administración pública dominicana. El grupo estima que 75 puntos es la meta a lograr en la próxima auto evaluación. La mayoría de las instituciones públicas no están aplicando el principio de auto evaluación establecido en la Ley 10-07, no obstante la CCRD inicia el proceso como ejemplo para las instituciones públicas. La calificación de aceptable al sistema de control interno institucional refleja la existencia de oportunidades importantes para mejorar. La valoración del sistema de control interno demuestra posibilidades importantes de mejora en todos los componentes, de manera especial en el de Actividades de Control y Valoración y Administración de Riesgos, relacionados con criterios de transparencia en la rendición de cuentas y la consecución de los objetivos institucionales. La Cámara de Cuentas se encuentra en un proceso de mejora importante, tomando como base una evaluación técnica y está incorporando acciones dirigidas al diseño y capacitación especializada del personal con proyecciones para el El análisis de la información y la documentación disponible con referencia a los requerimientos normativos del área administrativa de la CCRD es una oportunidad para actualizarlo y formalizar los criterios relacionados con las actividades de apoyo para el ejercicio del control y auditoria. Vistos los resultados de la evaluación es evidente la necesidad de encaminar esfuerzos para mejorar la Institución y tomar acciones correctivas para fortalecer el control interno. Los resultados generales son el marco de referencia para introducir cambios en el enfoque de las acciones desarrolladas. No solo hacer grupos de enfoque, sino que se desarrollen los productos orientados a acciones para mejorar. Si esta evaluación se aplicara comenzando desde el nivel superior, lo más probable es que la valoración sea excelente. Es importante que la cúpula tome en cuenta que limitar el acceso a las diferentes áreas hace poco efectiva la ejecución de varias actividades. Los documentos técnicos requieren ser actualizados para fortalecer el control interno operativo completando el diseño y funcionamiento en la CCRD y las unidades que la integran. 6

7 B. EL AMBIENTE DE CONTROL Fomentar un ambiente propicio para la operación del control interno, mediante la generación de una cultura de administración y control que promueva, entre el personal de la Institución, el reconocimiento del control como parte integrante de los sistemas institucionales. Constituye la base para el funcionamiento del resto de componentes del control interno. Este componente fue valorado con 16.93/28 puntos, calificado como aceptable y representa el 60.45% de su ponderación total. AMBIENTE DE CONTROL, Elementos. VALORACIÓN CALIFICACIÓN % 1. Integridad y ética pública.( a) 2,50/4 Aceptable 62,5 2. Ambiente de confianza y compromiso del personal con el control interno y adhesión a las políticas institucionales y específicas aplicables. (b, c y j). 3. Políticas y prácticas de gestión de recursos humanos y competencia del talento humano. (d y l) 2,44/4 Aceptable 61,0 1,98/4 Regular 49,5 4. La filosofía y estilo de administración. 2,38/4 Regular 59,5 5. Estructura organizacional y acciones coordinadas y coherentes. (f y g) 2,17/4 Regular 54,3 6. Asignación de responsabilidad y delegación de autoridad. (g y h) 2,48/4 Aceptable 62,0 7. Documentación de los sistemas y procesos. (k) 2,54/4 Aceptable 63,5 TOTAL 16,93/28 Aceptable 60,45 ( ) Literales asignados a los elementos en el Reglamento a la Ley del SINACI, están consolidados en veinticinco para facilitar la auto evaluación. a. Comentarios sobre AMC: Los elemento mejor valorado es la documentación de los sistemas y procesos con 2,54/4 puntos, está sobre la línea de aceptación y representa el 63,5% de la percepción del grupo. 7

8 La calificación de las políticas y prácticas de gestión de recursos humanos y competencia del talento humano es valorada con 2.17/4 puntos y representa el 49.3%, distante del nivel de aceptación de 60%, demuestra posibilidades de mejora importantes. b. Opiniones de los participantes. 1. Integridad y ética pública La difusión de la Ley sobre Administración Pública, el código de ética y otros materiales, mediante talleres, conferencias y publicaciones a lo interno y externo, al menos una vez cada ejercicio financiero. El código de ética esta definido, pero no se da a conocer mediante conferencias y talleres, la promoción es importante. Además tenerlo disponible en la pagina Web de la CCRD, hacer una mayor difusión en folletos, carteles y otros instrumentos. 2. Ambiente de confianza y compromiso del personal con el control interno. Programar y ejecutar la discusión sobre los controles internos de la CCRD con los empleados por grupos interdisciplinarios o por unidades operativas y administrativas. Hace falta programar y desarrollar foros abiertos para la administración pública. Mayor difusión en los controles internos en todas las áreas de la institución conforme un diseño institucional actualizado Mayor participación e información a los empleados sobre las actividades programadas y realizadas en la CCRD, los servidores se mantienen al margen de la información, un ejemplo es la limitación en la distribución de la Revista de la CCRD, titulada Cuentas. 3. Políticas y prácticas de gestión de recursos humanos. La difusión y aplicación del reglamento interno de recursos humanos es importante. Debe difundirse las políticas de recursos humanos e incluirse en el presupuesto para que se apliquen y sean de conocimiento por parte de los empleados. Las políticas sirven de consulta permanente para conocer nuestros derechos y obligaciones. Al ingreso de un nuevo servidor debe entregarse la Ley y el Reglamento, así como participar en un taller de inducción. Se carece de información sobre el método de selección de personal, hace tiempo se aplicaba examen de evaluación, debe tomarse en cuenta los resultados de la evaluación del personal, promover e incentivar al personal y aplicar la retroalimentación requerida. Revisar los resultados y ubicar a los servidores que lo merecen en posiciones para las cuales tengan los conocimientos, los que no sean calificados desvincularlos de la Institución. 8

9 Un intenso programa de capacitación técnica es necesario para exigir al personal mayor rendimiento y productividad. Ofrecer y garantizar a los empleados calificados estabilidad laboral. 4. La filosofía y estilo de administración. El Pleno de la CCRD a través de resoluciones oportunamente difundidas define el estilo de gestión y genera el apoyo del personal. Hace falta que los empleados participen al definir las metas, incluyendo motivaciones para lograrlas. El grupo sugiere una mejor distribución del trabajo, mayor delegación de funciones y que sea de manera equilibrada. Una buena administración debe tomar en cuenta a los empleados desde el nivel más bajo hasta el de mayor jerarquía. El Reglamento a la Ley de la CCRD existen muchas comisiones que deben ser funcionales, o de lo contrario eliminarse, si están funcionando deben comunicar los resultados. La asignación de atribuciones a los directores de las funciones sustantivas para tomar decisiones respecto a comunicaciones con otras entidades es necesaria para agilizar los trámites relacionados con la obtención de información y la coordinación de actividades. Un buen instrumento de comunicación es Outlook, utilizándolo habría mayor comunicación, ya que el acceso físico es limitado, mucho personal no tiene al servicio de Internet y equipos de computación. A cada dirección le asignaron un miembro del Pleno para coordinar y supervisar las actividades, sugerimos mayor contacto. 5. Estructura organizacional y acciones coordinadas y coherentes La organización y su administración al delegar autoridad a los niveles directivos es poco horizontal, como funciona en la gerencia moderna. Trasladar a los directores la facultad sobre las decisiones de su ámbito de acción, sin que exista la necesidad de aprobaciones superiores para comunicarse con los funcionarios públicos que rinden cuentas a la CCRD. La estructura de la CCRD es muy vertical, se hace necesaria una revisión para mejorar los procesos y evitar trámites burocráticos. Más coordinación entre los departamentos que están relacionados por las actividades técnicas. Ejemplo la DGAP con Dirección General de Auditoría, para fines de compartir los datos, apoyarse en las funciones y la retroalimentación. 9

10 6. Asignación de responsabilidad y delegación de autoridad. Completar los manuales de descripción de puestos, dotando al personal de un ejemplar de las que le competen al iniciar sus actividades o al cambiar de posición en la CCRD. Una mayor delegación de autoridad dirigida a los directores generales para promover y optimizar su trabajo es necesaria. 7. Documentación de los sistemas y procesos Documentar y difundir el marco de control interno institucional a base de la Ley y su Reglamento. Que se divulguen y apliquen las normas e instructivos preparados para el área financiera, administrativa y de apoyo de la Institución. Se desarrollo un software para crear información de cada libramiento. Se lleva un control más o menos adecuado a la utilización de la documentación y lo que se hace con la misma. c. Recomendaciones: 1. Es necesario un mecanismo sistematizado de difusión del control interno institucional y la ética pública con base en la Ley y su reglamento para todo el personal. 2. Revisión, actualización y difusión a través de talleres del Reglamento de Recursos Humanos y otros relacionados con la Ley En la evaluación específica a los empleados se tome en cuenta y se implemente planes de acción para mejorar los puntos débiles que deben ser fortalecidos y capacitarlos. 4. Fomentar la descentralización de la administración para que los directores tengan mayor capacidad de decisión e independencia en sus funciones. 5. Desarrollar un producto para la inducción del personal de nuevo ingreso y ejecutarlo en forma periódica. 6. Realizar el TAECII para las diferentes unidades de la CCRD, incluyendo uno específico para el nivel superior. La auto evaluación formalizada para la Institución en un informe por cada ejercicio fiscal. 7. Desarrollar eventos de capacitación para actualizar al personal en las nuevas disposiciones relacionadas con las funciones de control, auditoría y de apoyo. 8. Evaluar el desempeño del personal, revisar y actualizar la estructura de puestos, la asignación de responsabilidades y motivar al personal. 9. Mayor autoridad y funciones a los directores para firmar correspondencia relacionada con la solicitud de información y otras relacionadas con las acciones de control. La Ley establece la obligación de la firma de la Presidenta que debe reconsiderarse. 10. Actualizar y mejorar la estructura organizativa y una mayor aplicación de las disposiciones de la Ley 10-04, las guías técnicas y otros instructivos formales. 10

11 C. VALORACION Y ADMINISTRACION DE RIESGOS: Identifica y evalúa los riesgos relevantes derivados de los factores ambientales que afecten el logro de los objetivos institucionales; así como emprender las medidas pertinentes para afrontar exitosamente tales riesgos. La identificación de riesgos relacionados con los objetivos sustantivos de la CCRD sobre el manejo y control continuo de la función de auditoria y control independiente se valoro con 11,74/20 puntos, es regular en la escala de calificaciones y representa el 58,68%. VALORACION Y ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS, Elementos. 1. Determinación de los objetivos institucionales y su desarrollo en las operaciones y actividades. (a, b y c) 2. Estándares o indicadores mensurables de resultado, desempeño e impacto de la gestión. VALORACIÓN CALIFICACIÓN % 2,54/4 Aceptable 63,5 2,40/4 Aceptable 60,0 3. Identificación de riesgos 2,37/4 Regular 59,3 4. Determinación de las acciones para administrar los riesgos 2,21/4 Regular 55,3 5. Revisión periódica de objetivos 2,21/4 Regular 55,3 TOTAL 11,74/20 Aceptable 58,68 a. Comentarios sobre VAR El elemento determinación de los objetivos institucionales y su desarrollo es calificado como aceptable, valorado con 2.54/4 puntos y representa el 63,5%, el mejor del grupo. La determinación de las acciones para administrar los riesgos y la revisión periódica de objetivos se valoraron con 2.21/4 puntos, calificadas como regulares y el 55,3%. b. Opiniones de los participantes 1. Determinación de los Objetivos Institucionales La determinación de los objetivos debe ser evaluada con relación al plan estratégico. Debe haber mayor participación del personal en la determinación de los objetivos. Los objetivos institucionales están claramente definidos, difundidos y los participantes los conocen y los apoyan. 11

12 Los objetivos están claros, difundidos y revisados, hay que seguir dándolos a conocer al interior de la CCRD y lo externo. 2. Estándares o indicadores mensurables de resultado Es necesaria mayor información y difusión de los estándares o indicadores. Los problemas detectados por limitaciones en la información se resuelvan pronto. Las unidades operativas en cuanto detecte errores o indicios de irregularidades debe remitir la información a la dirección pertinente para su verificación. 3. Identificación de riesgos Hay un alto nivel de riesgo en la logística disponible para hacer la auditoria considerando las remuneraciones, los equipos y programas de computación que limitan alcanzar los objetivos. La auditoria que se realiza requiere de auditores especialistas en áreas de compras, informática, crédito público, gestión, entre otras, y la capacitación con esta dirección. Limitación de recursos financieros asignados en el presupuesto para ejecutar las operaciones sustantivas de la CCRD. La falta oportunidad en la información generada y entregada por las instituciones públicas para realizar las auditorias. Seguir y aplicar las reglas al solicitar información cuando las instituciones demoran la entrega de informes y documentación, sin tomar en cuenta que afecta nuestra imagen al producir resultados poco oportunos. Falta apoyo de la dirección superior para exigir el cumplimiento de los plazos legales para recibir la información formal en tiempo oportuno y en todos los niveles. No se aplica el desacato. Los riesgos han sido identificados y se esta trabajando sobre ellos, es necesario formalizar su identificación y priorizarlos 4. Determinación de acciones para administrar los riesgos Sin opinión. 5. Revisión periódica de los objetivos El grupo sugiere que la revisión de los objetivos se realice al menos dos veces al año en junio y octubre, con el fin de darle seguimiento a los logros alcanzados. A partir de los dos objetivos sustantivos establecidos en la primera sesión del Taller hay que mejorar la difusión de los informes producidos por la CCRD, hacerlo en forma oportuna. 12

13 Hace falta seguimiento a los objetivos establecidos, evaluando el grado de cumplimiento en fechas clave, por ejemplo cada trimestre c. Recomendaciones: 11. Dotar a los auditores de la logística, apoyo y asistencia técnica programada para hacer su trabajo con mayor calidad y oportunidad. 12. El grupo sugiere la preparación del plan estratégico institucional para el periodo Definir los indicadores de resultados institucionales y difundirlos entre todo el personal de la Organización. 14. Los inconvenientes que tienen las personas que acuden a la CCRD a dejar y/o buscar información en relación a las funciones de la DGAP, las medidas de seguridad son excesivas, por ello muchas personas se devuelven sin dejar la información, esto genera ausencia de información o retraso en la recepción y afecta el desarrollo del trabajo. 15. Dotar del acceso al servicio de fotocopiado o dotar de un equipo a las unidades que justifiquen el requerimiento. 16. Investigar y definir el mecanismo para comprobar y validar que la información recibida sea formal y real. 17. Cuando la información contiene errores, se debe documentar la causa y la consecuencia administrativa a seguir, promoviendo la visita a las instituciones con fines de comprobación. 13

14 D. ACTIVIDADES DE CONTROL El diseño y adopción de medidas y prácticas de control interno, que mejor se adapten a los procesos organizacionales, a los recursos disponibles, a las estrategias definidas para enfrentar los riesgos y las características generales de la institución, coadyuvando en el logro de sus objetivos. Las actividades de control para prevenir o evitar los riesgos relacionados con la consecución de los objetivos de la CCRD fueron valoradas con 9,05/16 puntos, es calificada como regular y representa el 56,53%. ACTIVIDADES DE CONTROL, Elementos VALORACIÓN CALIFICACION % 1. Controles integrados e inmersos y análisis de su costo/beneficio (a y b) 2,38/4 Regular 59,5 2. Actividades de control de los objetivos de las operaciones y acatamiento legal.( c y e) 2,35/4 Regular 58,8 3. Actividades de control del sistema de información y acatamiento legal. (d y e). 2,45/4 Aceptable 61,3 4. Actividades de control del cuidado y protección del ambiente.(f) 1,86/4 Regular 46,5 TOTAL 9,05/16 Aceptable 56,53 a. Comentarios sobre ACO. Las actividades de control del sistema de información y acatamiento legal es el elemento mejor valorado con 2.45/4 puntos, es aceptable en la escala de calificación y representa el 61,3%. Es el referente positivo del componente. Las actividades de control y protección del ambiente tiene el menor nivel de valoración con 1,86/4 puntos, calificado como regular y representa el 46,5% y amplias posibilidades de mejora. b. Opiniones de los participantes. 1. Controles Integrados e inmersos en el análisis de su costo beneficio Los controles estén dirigidos a las instituciones y operaciones más representativas. 2. Actividades de Control de los objetivos de las operaciones Un sistema que permita dar seguimiento al cumplimiento de los objetivos de la CCRD y la aplicación de la Ley

15 3. Actividades de Control del sistema de información Desarrollo de un programa informático (software) apropiado para facilitar el trabajo de la CCRD, que sea compatible con los programas usados para la producción de información de las instituciones públicas. 4. Protección del ambiente. Emisión de ruido y gases de la planta eléctrica afectan las actividades. Instalaciones sanitarias incomodas y ausencia de lugar para la alimentación. Revisar los conectores eléctricos defectuosos. c. Recomendación: 18. Reciclar la documentación que haya superado el período exigido para su conservación y los recursos se dirijan al mejoramiento del ambiente en las instalaciones de la CCRD. 19. Dotar a la planta eléctrica de un filtro para controlar el humo y buscar alternativas para reducir el efecto del ruido. 20. Mejorar las instalaciones de los servicios higiénicos, asignar área para comedor, el transporte del personal, reparar los conectores eléctricos e instalar equipos que eviten la pérdida de información en caso de apagones. 21. Crear una política para el uso ecológico de los materiales en la Institución. 22. Uso continuo y permanente de la mensajería interna (correo electrónico), evitando el gasto en impresiones en papel. 23. Adquirir o desarrollar un programa informático (software) para recopilar la información sobre la ejecución presupuestaria de la administración pública y facilite su análisis y evaluación. 15

16 E. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Establecer sistemas adecuados para obtener, procesar, generar y comunicar de manera eficaz, eficiente y económica la información financiera, administrativa, de gestión y de otro tipo, requerida para sus procesos, transacciones y actividades con miras a cumplir los objetivos institucionales. La información y comunicación permanente tiene la cualidad de ser dinámica, pues los resultados de las operaciones relevantes requieren ser conocidas en los niveles directivos y son la base para administrar eficazmente la CCRD y tomar decisiones relacionadas con su funcionamiento. Valorado con 10/16 puntos, calificado como aceptable y representa el 62,52 %. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN, Elementos 1. Calidad y suficiencia del sistema integrado de información (financiera y/o de gestión) (a y b). VALORACIÓN CALIFICACIÓN % 2,56/4 Aceptable 64,0 2. Controles de acceso, aplicación y otros de los sistemas integrados.(c) 2,61/4 Aceptable 65,3 3. Canales de comunicación interna y externa.(d) 2,40/4 Aceptable 60,0 4. Archivo institucional. (e) 2,75/4 Aceptable 68,8 TOTAL 10,00/16 Aceptable 62,52 a. Comentarios sobre ICO. El elemento archivo institucional obtuvo 2,75/4 puntos, calificado como aceptable y representa el 68,8%, es el mejor puntuado, todos los elementos están sobre el nivel de aceptación del 60%. b. Opiniones de los participantes. 1. Calidad y suficiencia del sistema integrado de información Se debe fortalecer los esfuerzos para que la información financiera este integrada en el SIGEF. La información recibida físicamente es inoportuna. Sobre los mecanismos de comprobación, hay instituciones que no registran las operaciones diferentes a los contenidos del SIGEF. 16

17 2. Controles de acceso, aplicación y otros de los sistemas integrados Sin opinión. 3. Canales de comunicación interna y externa Invitaciones de última hora para charlas y conferencias. Usar el Outlook para evitar el uso de papel en las comunicaciones internas. Eliminar los trámites para tener acceso al Director de Auditoría. Ausencia de una extensión telefónica para la comunicación de los auditores que están en la sede central de manera temporal. Las posibilidades de mejorar los canales de comunicación al interior de la CCRD son amplias, a nivel externo hace falta una mejor promoción. 4. Archivo institucional Archivo central para evitar archivos particulares. Se esta modernizando los archivos y sus actividades en varias áreas, archivo financiero del estado y la correspondencia, La custodia de los libramientos originales de las operaciones de la administración pública en la CCRD debe mantenerse, por la debilidad de las instituciones en el manejo de la información presupuestaria. En el edificio de la CCRD se dispone de los libramientos originales de los últimos diez ejercicios fiscales, se comenta que la documentación debe mantenerse de los últimos 25 ejercicios fiscales. c. Recomendaciones: 24. Crear interfaces con los órganos rectores relacionados con el control y con las unidades internas de la CCRD. 25. Instalar un buzón para compilar sugerencias del personal. 26. Crear respaldo electrónico de todos los archivos. 27. Considerar el uso del microfilm para mantener los libramientos de pago originales en el archivo de la Institución. 28. Mejorar el flujo de información entre los niveles superiores y los empleados para una mejor orientación y calidad del trabajo, las preguntas sin respuestas en el cuestionario de auto evaluación reflejan la poca comunicación existente. 17

18 F. MONITOREO Y EVALUACION (MYE) Evaluar de manera continua el funcionamiento de los controles, para determinar la vigencia, efectividad y calidad del control interno en el marco del SINACI y finalmente formular recomendaciones para agregar valor al control de los procesos del Sistema Integrado de Administración Financiera y el logro de los objetivos institucionales. El monitoreo y evaluación fue valorado con 12,62/20 puntos, y calificado como aceptable y representa el 63,11%. MONITOREO Y EVALUACION (MYE), Elementos 1. Supervisión permanente de la efectividad de los controles, auto evaluación de control interno. (a y b) 2. Evaluación del cumplimiento de los controles previos de las órdenes de pago y evaluación de la calidad y efectividad de la supervisión sobre la ejecución de los contratos de bienes y servicios. (d y e) VALORACIÓN CALIFICACIÓN % 2,45/4 Aceptable 61,3 3,65/4 Aceptable 66,3 3. Evaluación de la calidad de la tecnología informática. (c) 2,50/4 Aceptable 62,5 4. Evaluaciones de confiabilidad de la información financiera y administrativa de la entidad u organismo e informes de las evaluaciones y formulación de recomendaciones. (g y h) 5. Evaluación de la efectividad del proceso de control interno y de la gestión institucional y el seguimiento de las recomendaciones. (j) 2,66/4 Aceptable 66,5 2,36/4 Regular 59,0 TOTAL 12,62/20 Aceptable 63,11 a. Comentarios sobre MYE El elemento Evaluaciones de confiabilidad de la información financiera y administrativa de la entidad u organismo e informes de las evaluaciones y formulación de recomendaciones fue valorado con 2.66/4 puntos y representa el 66,5% y está relacionado con las funciones de control externo aplicadas a la CCRD en sus operaciones (auditoría externa contratada). El resto de elementos fueron valorados como aceptables, a pesar de que el caso de la Evaluación del cumplimiento de los controles previos de las órdenes de pago es una función asignada a la Unidad de Auditoría Interna en el Gobierno Central, pero no aplica 18

19 en el caso de la CCRD que hace evaluaciones ex post a las operaciones sustantivas y administrativas. b. Opiniones de los participantes. 1. Supervisión permanente de la efectividad de los controles, auto evaluación de control interno. En las unidades existe un buen control interno, pues el seguimiento a las actividades, el resultado de auto evaluación no coincide exactamente, pues la evaluación se aplicó a nivel general de la CCRD 2. Evaluación del cumplimiento de los controles previos de las órdenes de pago y evaluación de la calidad y efectividad de la supervisión sobre la ejecución de los contratos de bienes y servicios. Elemento que no aplica en el funcionamiento de la CCRD. 3. Evaluación de la calidad de la tecnología informática. No hay programas de auditoria instalados en los equipos. Problemas para la instalación del antivirus en los equipos portátiles. El fortalecimiento es necesario, existen deficiencias y ausencia de programas para mejorar la calidad del trabajo. La inversión en equipos de computación, impresoras, y actualizar los equipos existentes es una necesidad. Las unidades operativas de la CCRD requiere de programas informáticos para desarrollar las actividades de auditoría y análisis y evaluación, más efectivamente. 4. Evaluaciones de confiabilidad de la información financiera y administrativa de la entidad u organismo e informes de las evaluaciones y formulación de recomendaciones En el Informe de la CCRD al Congreso, se incluyeron recomendaciones, pero el informe final no las mantuvo. Las facilidades son limitadas para el traslado a las instituciones para hacer las validaciones en las entidades controladas. En cumplimiento de la Ley la CCRD debe hacer recomendaciones, con carácter obligatorio que están ausentes en el informe al Congreso 5. Evaluación de la efectividad del proceso de control interno, de la gestión institucional y el seguimiento de las recomendaciones Planificar una actividad de seguimiento a las recomendaciones contenidas en los informes de auditoría interna, función de la CGR, y la externa por la CCRD. 19

20 Seguimiento a las recomendaciones del informe de auto evaluación ejecutado con la participación de una muestra del personal de la Institución, en el tercer trimestre del El proceso de auto evaluación de control interno se esta iniciando, es la primera ocasión que los funcionarios participan en un evento de este contenido y orientación, se acercan al conocimiento de las disposiciones de la ley SINACI. La ausencia de recomendaciones elimina la posibilidad de hacer seguimiento a su cumplimiento. c. Recomendaciones: 29. La auto evaluación del control interno institucional debe ser una práctica aplicada de manera continua una vez cada ejercicio, de preferencia en el tercer trimestre. 30. Aumentar la muestra de participantes para la siguiente auto evaluación. 31. Fortalecer los esfuerzos para que la información financiera de la CCRD este integrada en el SIGEF. 32. Conocer y cumplir la guía de análisis presupuestario y las de auditoría, aplicar las leyes, en especial la y su reglamento en lo relativo al cumplimiento en la entrega de informes como la base de la rendición de cuentas y las posibilidades de verificar la confiabilidad de los datos e informar sobre la transparencia de los mismos. 33. Actualizar la guía de análisis presupuestario, existen varios mecanismos e instituciones creados en fechas posteriores a la aprobación de la Guía y no han sido incorporados los informes, las funciones y reportes de los nuevos organismos. Santo Domingo, RD., 16 de octubre del

21 ANEXO 1 21

22 ANEXO 2 22

23 ANEXO 3 1er TAECII Personal Administrativo y Apoyo General, Julio/09 2do TAECII - Estenio Montas, Director Capacitación, Oct./09 23

24 2do TAECII Participantes DAGP, CCRD, Oct/09 3er TAECII Participantes DGA, Oct./09 24

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