Consultas. Comparación Filtros vs Consultas Tipos de Consultas Crear, reutilizar y Ejecutar Consultas. Consultas Diapositiva 1.

Transcripción

1 Consultas Comparación Filtros vs Consultas Tipos de Consultas Crear, reutilizar y Ejecutar Consultas Consultas Diapositiva 1

2 Qué son? Una consulta es un objeto de base de datos que permite extraer campos y registros de las tablas, basándose en los criterios que proporcione Crear una consulta es como hacer una pregunta a Access. Al ejecutar la consulta, Access da la respuesta Cuáles son los clientes de Pinamar? Consultas Diapositiva 2

3 Qué son? Las consultas se utilizan para ver, modificar y analizar datos de formas diferentes Las consultas y las tablas en las que se basan son interactivas Si cambia los datos de la hoja de datos de resultados de la consulta, también se cambiarán los datos de las tablas en las que se basa la consulta Si cambia los datos de las tablas, también cambiarán los resultados de la consulta Cada vez que se ejecute la consulta, los datos estarán actualizados También pueden utilizarse como el origen de registros para formularios e informes La información no se almacena varias veces para varias consultas, sino que la información se almacena sólo una vez en una tabla. Lo que se hace es acceder de diferentes formas a la información Consultas Diapositiva 3

4 Comparación n Filtros vs Consultas Similitudes Ambos son utilizados para seleccionar datos Diferencias Consultas Filtros Pueden extraer datos procedentes de varias tablas Seleccionan datos procedentes de una sola tabla Se pueden guardar y reutilizar Se pierde cuando se cierra la Tabla Consultas Diapositiva 4

5 Tipos de Consultas De Selección Es el tipo de consulta más habitual Obtiene los datos de una o más tablas y muestra los resultados en una hoja de datos. Permite: Actualizar los registros Agrupar los registros Realizar cálculos (sumas, promedios, cuentas, etc.) De Actualización Realiza cambios globales en un grupo de registros de una o más tablas Por ejemplo, puede aumentar los precios un 10 por ciento para todos los productos lácteos o bien puede aumentar los sueldos un 5 por ciento al personal de una determinada categoría Permite cambiar los datos de las tablas existentes De Eliminación Existen otros tipos de consultas pero éstos no se verán en el curso Permite eliminar registros de una o más tablas que cumplan con determinados criterios Por ejemplo, puede utilizar una consulta de eliminación para quitar productos que ya no se fabrican Consultas Diapositiva 5

6 Consultas a una Tabla El resultado es muy similar a lo visto en Filtro por formulario Se obtienen los datos filtrados por algún criterio Por ejemplo, mostrar los datos personales de los clientes Crear una consulta nueva Botón Nuevo Crear una consulta en vista Diseño Agregar la tabla que contiene los datos desde el cuadro Mostrar tabla En este caso Clientes Consultas Diapositiva 6

7 Consultas a una Tabla Agregar los campos que desea mostrar en el resultado de la consulta En caso de tener que incluir campos consecutivos se puede hacer de una sola vez seleccionándolos a todos con SHIFT y luego arrastrando. En este caso incluimos el Nombre, Apellido y Teléfono Ordenar los registros Ejecutar la consulta Con el botón Ejecutar desde la vista Diseño Doble clic desde la Ventana Base de Datos Botón vista Hoja de datos Guardar la consulta Consultas Diapositiva 7

8 Consultas Multitabla Para mostrar en los resultados campos que no pertenecen a esa tabla, sino campos de otra tabla relacionada, se agrega dicha tabla y se establece la relación que hay entre ellas (JOIN) La consulta devolverá sólo los resultados en que el valor de la clave principal de la tabla de la izquierda sea igual al valor de la clave externa de la otra tabla Si no establece las relaciones se produce un Producto Cartesiano (por cada uno de los valores de la izquierda, aparece la combinación con cada uno de los valores de la tabla derecha) Consultas Diapositiva 8

9 Consultas Multitabla Alias: NombreCampo Consultas Diapositiva 9

10 Especificar los criterios Los criterios de consulta son las reglas que sigue la consulta para determinar la información que va a extraer Cuando establece los criterios de una consulta, Access extrae sólo los campos y los registros que coinciden con los criterios Puede especificar criterios de consulta para varios campos a la vez Consultas Diapositiva 10

11 Uso de caracteres comodín Los caracteres comodín son una forma conveniente de extraer información que sigue un modelo o de la que sólo recuerda una parte del valor *? []! - # Hace coincidir cualquier número de caracteres Hace coincidir cualquier carácter alfabético individual Hace coincidir cualquier carácter individual situado entre los corchetes Hace coincidir cualquier carácter que no se encuentre entre los corchetes Hace coincidir cualquier carácter de un intervalo de caracteres. Debe especificar el intervalo en orden ascendente Hace coincidir cualquier carácter numérico individual Consultas Diapositiva 11

12 Uso de caracteres comodín Los caracteres comodín se suelen utilizar en los campos con un tipo de datos Texto, pero también se pueden usar con otros tipos de datos Consultas Diapositiva 12

13 Consulta de Parámetros Es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra un cuadro de diálogo propio que solicita información Por ejemplo, criterios para recuperar registros o un valor que desea insertar en un campo Puede diseñar la consulta para que solicite más de un dato Por ejemplo, puede diseñarla para que solicite dos fechas Access puede entonces recuperar todos los registros que se encuentren entre esas dos fechas Ejemplo, mostrar los clientes que hayan realizado pedidos en una determinada fecha o entre un rango de fechas En el momento de ejecutarla, pide por cuadro de diálogo cada uno de los parámetros. Consultas Diapositiva 13

14 Consultas con campos calculados Los campos calculados combinan uno o varios campos con uno o varios operadores a fin de realizar cálculos Esta combinación de operadores y campos se denomina expresión y se usa para indicar a Access los cálculos que se van a realizar en los datos Consultas Diapositiva 14

15 Consultas con campos calculados Consultas Diapositiva 15

16 Utilizar funciones de agregado Con las funciones de agregado se pueden determinar varias estadísticas en conjuntos de valores También se puede agrupar y realizar cálculos en varios campos Las consultas de Access admiten las siguientes funciones de agregado: Suma Promedio Cuenta Min Máx DesvEst Var Consultas Diapositiva 16

17 Propiedades de la combinación Doble clic LEFT OUTER JOIN Sirve para casos especiales en donde uno quiere ver qué elementos de una tabla no tuvieron movimiento de registros en una tabla relacionada con la primera. Muestra los valores de los campos de la tabla izquierda y los valores de los campos de la tabla derecha en donde la relación entre claves sea igual (esto es lo que trae cuando se hace un JOIN normal), y además todos los valores de los campos de la izquierda que no tengan correlación con los de la derecha Ej. Ver los productos en los que nunca se realizó ningún pedido. Consultas Diapositiva 17

18 Propiedades de la combinación LEFT OUTER JOIN El resultado que devuelve es que los productos que nunca fueron vendidos tienen una fila sola de Nombre de producto y el valor del campo de la derecha en NULO. Por lo que podemos hacer un agrupamiento por Nombre y mostrar sólo los que el IDPedido sea NULO. Obtenemos como resultado que 68 productos de los 189 existentes no fueron pedidos nunca. Consultas Diapositiva 18

19 Subconsultas Consultas que fueron guardadas con anterioridad pueden ser utilizadas para hacer otras consultas sobre éstas. Ej. Si guardáramos una consulta para los Productos vigentes (Suspendido = Falso), ésta consulta puede ser utilizada para calcular la suma de las cantidades pedidas por producto de sólo esos productos vigentes. Consultas Diapositiva 19

20 Consultas de actualización Se actualizan los registros que cumplan con los criterios determinados. No muestra resultados, sino que ejecuta los cambios y avisa cuántos registros van a ser actualizados con el nuevo valor. Ej. Aumentar un 10% los precios de los productos del Rubro pasado por parámetro. Consultas Diapositiva 20

21 Consultas de Eliminación En este caso los registros que cumplen con los criterios son eliminados de la tabla Ej. Podríamos eliminar los Productos suspendidos Consultas Diapositiva 21