Cómo Llevar y Mantener Documentos Importantes para Usted y su Familia

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1 Cómo Llevar y Mantener Documentos Importantes para Usted y su Familia Por qué llevar registros/archivos? Hay muchas razones para llevar archivos/. Usted puede necesitar guardar documentos para obtener un seguro, llenar los impuestos o para obtener un préstamo. Si sus documentos están organizados, esto le ayudará a: Identificar sus fuentes de ingreso Identificar sus gastos - usted puede olvidarse de un gasto a menos que usted lo registre cuando ocurre Identificar cualquier mejora que usted lleve a cabo en su propiedad Preparar las declaraciones de impuestos Risk Management Project - This project was made possible in part by grants from USDA/CSREES under Award Number USDA/RMA under Award Number 07IE C Por qué llevar registros/archivos? El mantenimiento de archivos/registros puede ayudarle para: Saber a donde va su dinero Qué clase de documentos debo Usted puede usar su chequera para llevar el registro de sus ingresos y gastos. En su chequera usted debería registrar las cantidades de los depósitos y de los gastos. Manejar las diarias responsabilidades financieras de su familia Localizar fácilmente los y los papeles de la casa cuando son necesarios Usted también necesita guardar recibos de las compras grandes (computadoras, electrodomésticos, etc.). Esto le ayudará a demostrar el valor de sus posesiones ante la compañía de seguros de ser necesario. Qué clase de documentos debo Usted debe mantener sus de una manera ordenada y en un lugar seguro Guarde anualmente los /documentos de ingresos y de gastos Un método es mantener todos los relacionados con un artículo en particular en un fólder que ha sido identificado apropiadamente Qué clase de documentos debo Los básicos son los documentos que todos deberíamos guardar. Éstos son los documentos que prueban sus ingresos y gastos. Por ejemplo, si usted posee una casa o inversiones, sus básicos deben contener los documentos relacionados con esos artículos. Ingresos extractos (balances) bancarios Gastos - recibos, cheques o otra prueba de pago Casa - declaraciones de cierre de compra, facturas de compra y venta, prueba de pago, pólizas de seguro

2 Qué clase de documentos debo Uno de los básicos es la prueba de pago Generalmente, usted prueba el pago con un recibo, un extracto bancario, un extracto de la tarjeta de crédito o un cheque cancelado Si hace pagos en efectivo, usted debe tener un recibo firmado que indique la cantidad y la razón del pago Si usted hace pagos por transferencia de fondos electrónica usted puede probar el pago mediante un extracto bancario Usted debe guardar sus que usted crea puedan ser necesarios en el futuro Plan de retiro/de ahorros de un año hasta permanentemente Guarde las declaraciones trimestrales de su plan de retiro hasta que usted reciba su balance anual; si todo es correcto, destruya los balances trimestrales Guarde los balances de fin de año (balances anuales) hasta que usted se retire o cierre su cuenta Extractos bancarios de un año hasta permanentemente. Revise sus cheques cada año y relaciónelos con sus impuestos, gastos de su negocio, mejoras en el hogar y pagos de hipoteca. Destruya los que no tengan ninguna importancia a largo plazo. Facturas de un año hasta permanentemente Revise sus cuentas por lo menos una vez al año Facturas de compras grandes - (joyería, electrodomésticos, antigüedades, autos, muebles, computadoras, etc.) deben ser mantenidas en su archivo de seguro como prueba de su valor en caso de pérdida o de daño Recibos y extractos de la tarjeta de crédito -a partir de 45 días a siete años Guarde sus recibos originales hasta que usted reciba su extracto mensual; destruya los recibos si los dos coinciden Guarde los extractos por siete años si sus gastos están relacionados con los impuestos Expedientes de la casa desde seis años hasta permanentemente Mantenga todos los que documenten el precio de compra y el costo de todas las mejoras permanentes - tales como remodelaciones, adiciones e instalaciones. Mantener estos documentos es importante porque cualquier mejora que usted haga en su casa, así como los costos en que usted incurra cuando la venda, se deben agregar al precio original de compra. Esto disminuye su rentabilidad cuando usted vende su casa. Por lo tanto, usted disminuye los impuestos de ganancias sobre el capital Los documentos que demuestren los costos incurridos en la venta y la compra de propiedades, tales como cuotas legales y la comisión del agente de bienes raíces Manténgalos por seis años después de haber vendido su casa

3 Tomando Decisiones Tome tres decisiones antes de empezar a llevar archivos: 1. Elija un lugar para guardar sus archivos. Por ejemplo en una oficina en su casa, ó en un cajón en la cocina, ó en un gabinete en el dormitorio. Encuentre un lugar para almacenar todos los papeles que usted necesitará para manejar sus finanzas. 2. Decida quién tomará la responsabilidad de mantener los registros en su familia. Algunas de las tareas pueden ser compartidas o ser delegadas pero al menos una persona debe estar encargada de llevar los archivos 3. Designe un horario para llevar su contabilidad. Trate de cumplir con ese horario. Mensualmente balancee el talonario de cheques. Entre los ingresos, los gastos y pague las cuentas pendientes. Así usted estará al día con su información Organice sus Expedientes/Documentos La manera más fácil de no perder de vista sus financieros es instalar un sistema de archivo. Todo lo que usted necesita es un lugar para almacenar fólderes. Divida sus archivos en dos áreas: 1) Expedientes financieros actuales 2) Registros permanentes El sistema de cada familia será diferente. Divida cada área en categorías que tengan sentido para usted Expedientes financieros actuales Es aconsejable archivar documentos en los siguientes fólderes: 1) Cuentas por pagar. Ponga las cuentas que tiene que pagar en este fólder. Cuando las pague, póngalas en el archivo permanente 2) Papeles a archivar. Ponga todos los papeles en este archivo excepto las cuentas por pagar. Es aconsejable revisar y botar los papeles que no son necesarios una vez al mes 3) Un cuaderno. Utilícelo para llevar ingresos y gastos Los nombres de cada fólder en el archivo permanente pueden ser: Resumen de los. Guarde una lista de donde se guardan los importantes, una lista de consejeros financieros, y/o una libreta con un resumen de documentos financieros. Esta información será la más útil en caso de emergencia Plan de gasto anual. Entre lo que usted espera gastar en alimento, ropa, vivienda, transporte, etc. Registre lo que realmente se gasto y ajuste su plan cada mes de ser necesario Cuentas bancarias. Guarde las copias de los extractos bancarios, de los depósitos de ingreso y la información de su institución financiera incluyendo el nombre de la persona con la que usted habla regularmente en el banco (asesor financiero) Los nombres de cada fólder en el archivo permanente pueden ser: Cuentas de crédito. Guarde cuentas pagadas, una lista de los números de cuenta y el número de teléfono al que debe llamar si le roban una tarjeta de crédito Vivienda. Si usted está alquilando, guarde una copia del contrato. Si usted compra una casa, mantenga todos los recibos de pago de la hipoteca Inventario de la casa. Anote el valor de artículos importantes que usted compro o recibió como regalos durante el año. Transfiera esta información una vez al año a su inventario completo de la casa. Manténgalo en una caja de seguridad

4 Pólizas de seguro. Mantenga una lista de las compañías y de los números de la póliza en una caja de seguridad Llaves. Para eliminar el problema de llaves perdidas, ponga copias de las llaves en sobres etiquetados, sellados dentro de un fólder Recibos de pago. Expedientes de impuesto. Mantenga una lista de sus ingresos y una lista de sus deducciones durante el año Usted no tiene que guardar todos los documentos por siempre Revise sus archivos una vez al año Mantenga los recibos y otros documentos usados para preparar su declaración de impuestos por lo menos por seis años Usted puede guardar su copia de devoluciones de impuesto sobre la renta indefinidamente Usando una Caja de Seguridad Cualquier cosa que usted no puede sustituir o es costoso o difícil de sustituir debe estar en una caja de seguridad o en un lugar que sea resistente al fuego. Algunas sugerencias son: Las partidas de nacimiento y de defunción Escrituras de propiedades inmobiliarias Títulos de vehículos Inventario de la casa (en el acontecimiento que su casa se queme, esto es un expediente valioso cuando usted exija el pago a la compañía de seguros) Usando una Caja de Seguridad Testamento (guarde el original y guarde una copia firmada de su testamento en una caja de seguridad o con su abogado o el encargado de la corte del distrito en su condado) Certificado de matrimonio o disolución de matrimonio Records de Servicio Militar Contratos Lista de sus pólizas de seguro Registro de Ingresos y Gastos Registro de Ingresos y Gastos Uno de los que usted guarda le debería decir cuanto gana y cuanto gasta de un solo vistazo Otra forma de hacerlo es utilizar un cuaderno para llevar los ingresos y los gastos en diferentes columnas. También puede utilizar una página por cada categoría de gasto que usted cree Independiente del sistema que usted elija, escoja categorías que le ayuden a entender a donde va su dinero Por ejemplo, usted puede poner todos los gastos por alimentos en una categoría o usted puede tener dos listas: una para alimentos y otra para cuando sale a comer Combine o divida las categorías como usted crea que es conveniente pero manténgalas simples. Cuanto más simples son los, es más probable que usted los mantenga actualizados Al final del mes, entre los ingresos y los gastos totales en cada categoría. Transfiera estos valores a un plan anual de gasto en el cual usted ha enumerado ingresos y los gastos previstos para cada mes. Compare lo que usted gasto con lo que usted planeó gastar y después ajuste su plan de gastos

5 Calculando su Valor Neto Cuál es su valor neto? Para descubrirlo, sume todo lo que usted posee (sus activos) y resta el total de todo lo que usted debe (sus deudas). Este valor será necesario para: Solicitar un préstamo Establecer la cobertura cuando compra un seguro Trazar su progreso financiero Hacer planes para el futuro Calculando su Valor Neto Aquí están algunas pautas para calcular el valor de sus activos: Pida que un agente de propiedades inmobiliarias estime el valor de su casa en el mercado de hoy No utilice el precio que usted pagó por su propiedad Haga una estimación conservadora del valor de los artículos en su casa Use una guía de precios de autos usados para saber cual es el valor de su auto Calculando su Valor Neto Aquí están algunas pautas para calcular el valor de sus activos: Cualquier persona que ha tenido una venta de garaje sabe que los muebles y los electrodomésticos no se venden por lo que usted piensa que valen Use el periódico para saber cual es el valor comercial de las acciones y los fondos mutuos Revise su póliza de seguro para determinar el valor que recibirá en su seguro de vida El valor actual de su pensión es la cantidad que usted podría recibir si usted renuncia a su trabajo hoy Calculando su Valor Neto Aquí están algunas pautas para calcular el valor de sus deudas: El balance de su préstamo de hipoteca en su casa puede estar en su extracto mensual. Si no, pida al prestamista la amortización de su hipoteca Enumere el balance que debe en todas sus cuentas y los préstamos Las cuentas actuales incluyen lo que usted debe al dentista, la cuenta del agua de este mes, la cuenta del teléfono, etc. Valor Neto: Activos totales menos Deudas totales Papeles de Adopción Certificado de Nacimiento Certificado de Defunción Licencia de Matrimonio Certificado de Divorcio Arkansas Department of Health Division of Vital Records 4815 West Markham, Slot 44 Little Rock, AR Teléfono: (501) Web site: Licencia de Conducción Contacte de Revenue Office de su ciudad Para más información acerca de la localización de esta oficina en su condado contacte: Arkansas Department of Finance and Administration Office of Driver Services Web site:

6 Pólizas de Seguros Contacte la agencia que le vendió el seguro. Para asistencia en como localizar la compañía, contacte: Department of Insurance 1200 West Third Street Little Rock, AR Teléfono: (501) Fax: (501) Web site: Seguro Social Línea Gratuita: Web site: Devoluciones de Impuestos Federales sobre la renta (ingresos); llene el formulario 4506 del IRS para solicitar una copia de su anterior retorno. Entre en contacto con el centro de servicio del IRS si usted lleno sus impuestos en Arkansas. RAIVS Team 3651 South Interregional Highway Stop 6716 AUSC Austin, TX Web site: La propiedad y los impuestos personales; entre en contacto con la oficina de colector de impuesto de su condado. Una lista comprensiva de los asesores de impuesto, de los colectores y de otros funcionarios del condado está disponible en: Assessment Coordination Department 1614 West Third Street Little Rock, AR Teléfono: (501) Impuestos sobre la renta (ingresos) del estado; envié una carta a la sección del impuesto sobre la renta con su nombre como aparece en su declaración de impuestos y el nombre de su esposa(o), si llenaron sus impuestos como esposos, números de Seguro Social, el año de impuesto o los años por los cuales usted necesita copias. No olvide firmar su petición. Individual Income Tax Research Section P. O. Box 3628 Little Rock, AR Web address: Para Más M s Información Internal Revenue Service Por cuanto tiempo debería guardar mis documentos? Documentos familiares Importantes 15.pdf Ejemplo de un Sistema de Archivo 75.pdf Inventario del Hogar 130.pdf Para Más M s Información Como Preparar mi Valor Neto y mi Balance de Ingresos 49.pdf Como Reemplazar Documentos Importantes 45.pdf Inventario de la Caja de Seguridad 51.pdf Valor de Autos Nuevos y Usados - Kelley Blue Book Referencias de la Presentación Héctor Germán Rodríguez M.S. Research Specialist 217 Agriculture Building Department of Agricultural Economics and Agribusiness University of Arkansas hrodrig@uark.edu

7 Renuncia de Responsabilidad Este material se proporciona como una herramienta educativa y no es un substituto de asesoramiento profesional. Ni la Universidad de Arkansas ni ninguno de sus empleados, hace garantía, expresa ó implícita, asume responsabilidad legal ó responsabilidad por la exactitud o la utilidad de cualquier información divulgada en este documento.