COORDINACIÓN DE PRENSA Y COMUNICACIONES MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Transcripción

1 CONTENIDO Pág. Presentación 2 Antecedentes... 3 Misión... 4 Visión... 4 Objetivos Generales.. 5 Objetivos Particulares 5 Políticas... 6 Base legal 7 Estructura orgánica.. 8 Organigrama estructural... 9 FUNCIONES Coordinación de prensa y comunicaciones 10 Enlace Red Prensa. 13 Monitoreo y Análisis de Medios.. 14 Calidad Apoyo Administrativo ANEXOS 17 GLOSARIO. 18 DO-DIR de enero de de 18

2 PRESENTACIÓN La información concentrada en este documento tiene un propósito ilustrativo para dar a conocer la misión, visión, políticas, estructura y funciones de la Coordinación de Prensa y Comunicaciones (CPyC); así como de sus áreas internas. Es un herramienta de trabajo necesaria para normar y precisar las funciones de cada área que conforma la estructura organizativa, al delimitar a su vez, sus responsabilidades y lograr mediante su adecuada implementación la correspondencia funcional entre puestos y estructura. Éste documento es un instrumento dinámico, sujeto a cambios que surgen de las necesidades propias de la CPyC con base en una revisión técnica permanente para mantener su utilidad; al ser una guía para cumplir con el propósito de ofrecer cada día mejores resultados que atiendan las necesidades de la comunidad universitaria y la sociedad interesada a través de resultados medibles y evaluables que son generados a partir del Sistema de Gestión de Calidad implantado. Al ser un documento de orden general, se vinculan a él otros documentos con mayor especificidad para el desempeño de las tareas y actividades de cada uno de los que laboran en ésta dirección; como es el que describe la conformación del Comité Interno de Calidad, en él se establecen las funciones, políticas de operación y medición de resultados para garantizar la satisfacción de los usuarios internos y externos a través de cada una de las actividades que se realizan en esta dependencia; y el catálogo de perfiles de puestos de la CPyC, en éste se describe el perfil de cada uno de los cargos, su organización, jerarquía, requisitos y actividades a desempañar con el cometido que en conjunto la CPyC cumpla con las atribuciones y funciones que la norma le ha conferido. A t e n t a m e n t e Coordinación de Prensa y Comunicaciones DO-DIR de enero de de 18

3 ANTECEDENTES El 31 de agosto de 1990 se creó el Departamento de Comunicación Social, según dictamen constitutivo del H. Consejo General Universitario adquiere las funciones del Departamento de Relaciones Públicas. Sin embargo, cuando la nueva Ley Orgánica de la Universidad de Guadalajara establece la estructura de Red Universitaria, el departamento adquiere el nombre de Oficina para formar parte del subsistema de la Secretaría General en diciembre de En cumplimiento con la fracción X del artículo 35 de la Ley Orgánica que refiere Promover todo lo que contribuya al mejoramiento académico, administrativo y patrimonial de la Universidad, el 7 de septiembre de 1994 mediante el dictamen No. 685 se aprobó en su totalidad el Reglamento Interno de la Administración General de la Universidad de Guadalajara. Sin embargo, el entorno exige nuevas tendencias que obligan a la Universidad de Guadalajara a permanecer en evolución; un ejemplo, es la creación de la Dirección General de Medios a partir de la fusión de la Oficina de Comunicación Social con otras dependencias como Radio Red Universidad, la Dirección de Producción Audiovisual y la creación de la Dirección de Información. La Dirección de Prensa y Comunicaciones a partir de enero del 2004, antes Oficina de Comunicación Social ha reorganizado las funciones para encauzar las actividades a resultados que proyecten una mejor imagen de la institución ante la comunidad universitaria y la sociedad en general a través del cumplimiento de las funciones establecidas en el Dictamen No. II/2004/375 de manera específica en el artículo 22H. En enero del 2009, la Dirección de Prensa y Comunicaciones, se reorganiza de manera interna con el fin de fortalecer los mecanismos de comunicación interna para dar una difusión eficaz del quehacer universitario y de esta manera posicionar la imagen de la Universidad. A partir de diciembre de 2012 el Consejo General Universitario aprueba el dictamen para la modificación de la denominación de la Coordinación General de Comunicación Social No. IV/2012/392, artículo 22A, artículo 22B, Artículos transitorios; primero y tercero. Por lo anterior, la Coordinación de Prensa y Comunicaciones, antes Dirección de Prensa y Comunicaciones se ajusta internamente para dar cumplimiento de esta determinación a fin de seguir prestando productos y servicios de calidad que den difusión del quehacer universitario y fortalezcan la imagen de la Institución. DO-DIR de enero de de 18

4 Misión La Coordinación de Prensa y Comunicaciones es la instancia responsable de difundir y procesar la información que la Universidad de Guadalajara genera para impulsar los logros y dar a conocer las actividades que se realizan en esta casa de estudios, fortaleciendo su imagen institucional, y posicionándola como un actor social trascendente en el estado, país y a nivel internacional, lo anterior es resultado de un equipo de trabajo profesional y consolidado que utiliza estándares de calidad, eficiencia, y eficacia, con el fin de ofrecer una serie de elementos y herramientas que fomenten en el usuario una visión amplia de la realidad que atraviesa nuestra institución procurando, en todo momento, la formación de un criterio sólido. Visión Para el año 2030, la Coordinación de Prensa y Comunicaciones está consolidada como la fuente de información institucional de la Universidad de Guadalajara, estableciendo alianzas estratégicas con medios locales, nacionales e internacionales para promover y difundir el quehacer universitario, la ciencia y tecnología, así como la cultura y el deporte. Establece nuevas técnicas de comunicación gracias al profesionalismo de su personal. Sus actividades responden a las necesidades de la red universitaria y la sociedad." DO-DIR de enero de de 18

5 Objetivos Generales Fortalecer la imagen pública de la institución y de sus actores principales. Generar estrategias efectivas de comunicación interna. Establecer una relación con los medios de comunicación, en donde prevalezca la institucionalidad y el profesionalismo. Objetivos Particulares Diseñar e implementar estrategias mediáticas que permitan el fortalecimiento de la imagen de la Universidad de Guadalajara. Sistematizar y analizar la información que sobre la Universidad emiten los medios de comunicación. Prevenir crisis mediáticas y tener la capacidad de reacción adecuada antes de que éstas sucedan. Generar y mantener vínculos de comunicación permanente entre todas las dependencias de la Red. Promover y difundir el ejercicio de las funciones sustantivas de la Universidad. Garantizar la difusión y cobertura de las actividades académicas de investigación y extensión realizadas por la Universidad. DO-DIR de enero de de 18

6 Políticas Establecer estrategias para la estandarización y fomento de la adecuada imagen institucional ante los medios, la comunidad universitaria y la sociedad interesada. Vincular a las dependencias que integran la Red Universitaria para su adecuada coordinación en las actividades de difusión de información. Establecer canales de comunicación adecuados para que las actividades que se realizan en la red universitaria sean difundidas con oportunidad y veracidad en los medios impresos y electrónicos. Fomentar y coordinar la difusión de investigaciones, eventos y el quehacer universitario a través de medios impresos y electrónicos institucionales, así como los medios externos locales, nacionales e internacionales. Informar a los funcionarios e integrantes de la Red de Comunicación de los acontecimientos relevantes que impacten directamente a la universidad a través de la compilación de notas obtenidas del monitoreo de los medios electrónicos e impresos. Elaborar, establecer y difundir los criterios y estrategias para la difusión de información institucional de las entidades de la Red Universitaria. Fomentar la divulgación científica para establecer un puente de unión entre los productores del conocimiento científico y el público en general, al hacer noticia de los temas científicos, académicos, un poco áridos; y volverlos accesibles y atractivos. Certificar seguimiento de productos y servicios para dar a conocer el quehacer universitario al interior y exterior de la Universidad de Guadalajara. Mejorar la capacidad de respuesta a las solicitudes con resultados medibles y evaluables de manera interna y externa que permitan la mejora continua de cada uno de ellos. DO-DIR de enero de de 18

7 Base Legal Dictamen de Creación de la Dirección General de Medios No. II/2004/375, artículo 22H, fracciones I-VII. Acuerdo del H. Consejo General Universitario de creación y modificación de la denominación a la Coordinación de Prensa y Comunicaciones No. IV/2012/392, artículo 22A, 22H y artículo tercero transitorio. DO-DIR de enero de de 18

8 ESTRUCTURA ORGÁNICA Dirección de Prensa y Comunicaciones Enlace Red Prensa Monitoreo y Análisis de Medios Calidad Apoyo Administrativo DO-DIR de enero de de 18

9 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL Coordinación Calidad Apoyo Administrativo Enlace Red Prensa Monitoreo y Análisis de Medios DO-DIR de enero de de 18

10 COORDINACIÓN DE PRENSA Y COMUNICACIONES ÁMBITO: Administración General. TIPO DE ORGANISMO: Consultivo. OBJETIVO GENERAL: Coordinar y sistematizar la información de carácter institucional, los procedimientos para su difusión, así como la vinculación de las distintas dependencias universitarias con los medios de comunicación para cuidar que el contenido de la información que se difunde proyecte la exacta dimensión de los acontecimientos que organiza o se llevan a cabo en la Universidad de Guadalajara. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR: Coordinación General de Comunicación Social DEPENDENCIAS ADSCRITAS: Ninguna. ÓRGANOS INTERNOS: Enlace Red Prensa Monitoreo y Análisis de Medios Gestión de Calidad Apoyo Administrativo FUNCIONES GENERALES 1 : 1. Fungir como vocero de la Universidad de Guadalajara a través de una comunicación interna eficaz; 2. Atender las representaciones que el Rector General le asigne; 3. Proponer ante las autoridades universitarias, políticas institucionales en materia de la información periodística y editoriales que la Universidad genera; 4. Coordinar la organización y logística del Premio Jalisco de Periodismo, 5. Apoyar, en su ámbito de competencia, a las distintas entidades universitarias en la planeación y operación de sus sistemas de información y en la generación de comunicaciones, a fin de mejorar la proyección eficaz de cada una de las entidades de la Red Universitaria 6. Coordinar y sistematizar la información universitaria de carácter institucional, así como los procedimientos para su difusión; 7. Difundir a través de los medios de comunicación local, nacional e internacional, la información que la Universidad de Guadalajara genere; 8. Analizar y evaluar sistemáticamente, el impacto que los procesos de comunicación institucional tienen en la comunidad universitaria y en la opinión pública; 1 Con base en las funciones y atribuciones para la Coordinación de Prensa y Comunicaciones establecidas en Dictamen del H. Consejo General Universitario No. IV/2012/392. DO-DIR de enero de de 18

11 9. Incrementar la presencia de la Universidad de Guadalajara en la sociedad, divulgar la actividad científica, así como la difusión y promoción de las actividades e información universitaria; 10. Promover la comunicación interna y registrar, analizar y evaluar el impacto que la comunicación institucional tienen en la comunidad universitaria y en la opinión pública, 11. Fungir como presidente del Comité Interno de la Calidad 2, 12. Liderear los procesos que se deriven de cada área, 13. Liderar, difundir e impulsar de forma sistemática el compromiso con la calidad y la satisfacción de los usuarios, así como contribuir a fortalecer la comunicación interna 14. Autorizar la estructura y la documentación que contribuya al sistema de gestión de calidad implantado en la CPyC, y 15. Y las demás que establezca la normatividad aplicable, así como las que se deriven de las funciones anteriores. 2 Las actividades del Presidente del Comité Interno de la Calidad están descritas en el DO-DIR Funciones del Comité Interno de la Calidad. DO-DIR de enero de de 18

12 ENLACE RED OBJETIVO: Diseñar, planificar y dar seguimiento a las estrategias de difusión de los eventos y/o actividades académicas, logros e información de importancia para la comunidad universitaria a través de los productos y servicios de la Dirección de Prensa y Comunicaciones. Además de mantener contacto permanente con las dependencias Universitarias. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR: Coordinación de Prensa y Comunicaciones FUNCIONES GENERALES: 1. Mantener comunicación permanente con todas las dependencias de la Red Universitaria, en especial con los responsables de extensión y difusión; 2. Diseñar, planificar y dar seguimiento a las peticiones de difusión de actividades y/o evento; 3. Proveer de asesoría y/o capacitación en materia de comunicación y difusión dirigido a los responsables de extensión y difusión de la Red Universitaria; 4. Fortalecer los canales de comunicación con las dependencias Universitarias para acrecentar la difusión de las tareas, logros y reconocimientos universitarios; 5. Elaborar informes, proyectos y presupuesto del área; 6. Diseñar las herramientas para la difusión de actividades académicas e información relevante para la comunidad universitaria; 7. Implementar instrumentos para la difusión del quehacer universitario y la divulgación de la ciencia; 8. Apoyar a las distintas entidades universitarias en la planeación y operación de sus sistemas de información y en la generación de comunicaciones, por medio de la elaboración y difusión de la Cartelera Universitaria, a fin de mejorar la imagen proyectada por cada una de las entidades de la Red Universitaria 9. Publicar en el portal principal de la Universidad de Guadalajara de información referente al quehacer universitario para conocimiento de la comunidad en general. 10. Documentar, instrumentar y alinear mecanismos que contribuyan al sistema de gestión de calidad implantado en la CPyC, y 11. Las demás que establezca la normatividad aplicable, así como las que se deriven de las funciones anteriores. DO-DIR de enero de de 18

13 PRENSA OBJETIVO: Proveer a los medios de comunicación la información institucional que genera la Red Universitaria mediante productos y servicios de calidad que logren la satisfacción de éstos, así mismo coadyuvar en la difusión del quehacer universitario como parte de su responsabilidad social en una acción de transparencia y rendición de cuentas. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR: Coordinación del área de Prensa FUNCIONES GENERALES: 1. Promover una imagen de la Universidad bajo los criterios de institución dedicada a la docencia, investigación, extensión de la cultura y los servicios; 2. Mantener una relación institucional y profesional con los medios de comunicación; 3. Servir como enlace entre los medios de comunicación y la Red Universitaria. 4. Difundir las actividades universitarias a través de los medios de comunicación externos; 5. Dar a conocer la opinión de la Universidad de Guadalajara sobre temas de trascendencia social; 6. Elaborar informes, proyectos y presupuesto del área; 7. Documentar, instrumentar y alinear mecanismos que contribuyan al sistema de gestión de calidad implantado en la CPyC, y 8. Las demás que establezca la normatividad aplicable, así como las que se deriven de las funciones anteriores. DO-DIR de enero de de 18

14 MONITOREO Y ANÁLISIS DE MEDIOS OBJETIVO: Mantener informados de las noticias a los funcionarios de la UdeG para su conocimiento y toma de decisiones, analizar la imagen que se genera sobre la casa de estudios en los medios de comunicación y contribuir a cuidar la imagen institucional. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR: Coordinación de Prensa y Comunicaciones FUNCIONES GENERALES: 1. Monitorear y sistematizar de manera permanente la información que surja acerca de la Universidad en los medios de comunicación externos; 2. Realizar análisis de contenido de la información relativa a la Universidad que se maneja en los medios de comunicación externos; 3. Mantener informada a la comunidad universitaria de manera permanente sobre las noticias que se generan en los medios de comunicación externos sobre la Universidad; y a los funcionarios además, se les da a conocer cualquier información o nota de relevancia para la toma de decisiones o relativa a la casa de estudios; 4. Proveer de información oportuna y trascendente a los actores de la Universidad que lo requieran sobre algún tema específico publicado en los medios externos para dar a conocer posturas o información en nombre de la Institución; 5. Elaborar informes, proyectos y presupuesto del área; 6. Documentar, instrumentar y alinear mecanismos que contribuyan al sistema de gestión de calidad implantado en la CPyC, y 7. Las demás que establezca la normatividad aplicable, así como las que se deriven de las funciones anteriores. DO-DIR de enero de de 18

15 CALIDAD OBJETIVO: Dar seguimiento al adecuado funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad de la Coordinación de Prensa y Comunicaciones. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR: Coordinación de Prensa y Comunicaciones FUNCIONES GENERALES: 1. Apoyar al Coordinación en la integración del programa anual de trabajo, en la preparación del informe anual de actividades, así como en el seguimiento y evaluación de los proyectos; 2. Apoyar y asesorar a las coordinaciones en la elaboración de documentos y proyectos que faciliten la operación interna y la implementación del sistema de gestión de calidad de la dependencia; 3. Proponer el plan de capacitación anual para el personal de la dependencia que contribuya a su formación y competencias; 4. Promover estrategias al director para el adecuado ambiente de trabajo del personal de la dependencia; 5. Proponer al director y a los coordinadores estrategias, mecanismos y canales de comunicación entre los diferentes niveles de la jerarquía y el personal de la dependencia; 6. Planificar e implementar procesos de seguimiento, análisis y mejora necesarios para demostrar y asegurar la conformidad del Sistema de Gestión de la Calidad, así como mejorar continuamente su eficacia; 7. Coordinar y dar seguimiento a los procesos de auditoría, tanto internos como externos; 8. Elaborar informes, proyectos y presupuesto del área; 9. Asesorar, revisar, actualizar, dar seguimiento y verificar que la documentación del Sistema de Gestión de Calidad cumpla con los requerimientos de la normatividad institucional y de la norma ISO 9001:2008; y 10. Las demás que establezca la normatividad aplicable, así como las que se deriven de las funciones anteriores. DO-DIR de enero de de 18

16 APOYO ADMINISTRATIVO OBJETIVO: Gestionar en tiempo y forma los recursos humanos, económicos, materiales y de infraestructura para proporcionar las herramientas necesarias para el desempeño de las funciones sustantivas de la CPyC y la prestación de productos y servicios a los usuarios. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR: Coordinación de Prensa y Comunicaciones FUNCIONES GENERALES: 1. Establecer el control administrativo necesario para la operación de la dirección; 2. Gestionar y dar seguimiento a las solicitudes de los recursos, para que cada una de las áreas pueda desempeñar las funciones sustantivas conferidas a la CPyC y realice la prestación de productos y servicios a los usuarios. 3. Recibir solicitudes de las coordinaciones sobre las condiciones de los espacios de trabajo, equipos y servicios para su atención y seguimiento con la Coordinación General de Medios; 4. Apoyar en el control y actualización de los resguardos de los bienes muebles e inmuebles de la dependencia, así como la actualización permanente del inventario de activos fijos; 5. Entregar la nómina y elaborar los trámites administrativos para el control de la plantilla de personal; 6. Elaborar informes, proyectos y presupuesto del área; 7. Documentar, instrumentar y alinear mecanismos que contribuyan al sistema de gestión de calidad implantado en la CPyC, y 8. Las demás que establezca la normatividad aplicable, así como las que se deriven de las funciones anteriores. DO-DIR de enero de de 18

17 ANEXOS Catálogo de perfiles de puestos Funciones del Comité Interno de La Calidad (DO-DIR ) Consulta: (Organigrama) (Coordinación de la Dirección de Prensa y Comunicaciones) DO-DIR de enero de de 18

18 GLOSARIO Estrategia Guía de acción que ayuda a la organización a cumplir la misión. Función Manual de organización Misión Conjunto de tareas o actividades que cuando están alineadas a los objetivos contribuyen al logro de la misión de la organización. Conjunto de información, entre ellas la representación gráfica de la organización, autoridades, jerarquías, funciones y líneas de autoridad de una organización. Resultado de la planeación, que expresa la razón de ser y el propósito de la organización. Objetivos Organigrama Perfil de puestos Políticas Metas hacia las cuales se dirigen los esfuerzos. Representación gráfica de de la estructura de la organización o de una de sus áreas y de las relaciones que guardan entre sí los órganos que la integran. Conjunto de características ideales que el empleado debe tener para el adecuado cumplimiento de sus actividades. Orientaciones o directrices que rigen la actuación de una persona o entidad en un asunto o campo determinado. Valores Visión Las creencias fundamentales e inamovibles que tenemos acerca de lo que es importante para nosotros. Resultado de la planeación, que indica cómo se visualiza la organización para un futuro, generalmente de medio término. DO-DIR de enero de de 18